Là nhà quản trị, anh chị phải làm gì để quản lý nhân viên của mình một cách có hiệu quả

Quản trị nguồn nhân lực

Tại sao nói quản trị nhân sự là khó khăn và phức tạp? Theo anh
chị những thay đổi trong cung cách quản trị nhân sự hiện nay là
gì? Là nhà quản trị, anh chị phải làm gì để quản lý nhân viên của
mình một cách có hiệu quả?
Why it is said that HRM is difficult and complicated? What are the changes in HRM these days?
What do you have to do to manage your employees effectively when working as an administrator?

Trả lời
Sự tồn tại và phát triển bền vững của các doanh nghiệp đều cần phải có các yếu tố như con
người, tiền bạc, nguyên vật liệu, kỹ thuật và công nghệ, khoa học và nghệ thuật quản trị,
trong đó quản trị nhân sự là một vấn đề quan trọng cần phải được thực hiện không chỉ dựa
trên lý thuyết về khoa học mà còn là một nghệ thuật. Để làm rõ nhận xét nêu trên, trong
bài viết này sẽ lần lượt liên hệ các vấn đề tại sao nói quản trị nhân sự là khó khăn và phức
tạp, những thay đổi trong cung cách quản trị nhân sự hiện nay và nhà quản trị cần phải làm
gì để quản lý nhân viên một cách có hiệu quả.
I. QUẢN TRỊ NHÂN SỰ LÀ KHÓ KHĂN VÀ PHỨC TẠP:
Hiện nay, khi nói đến một doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả, một giám đốc điều
hành làm ăn thua lỗ thì sau khi xem xét các yếu tố khách quan như doanh nghiệp thiếu
vốn, nhà máy thiếu trang thiết bị... thì yếu tố chủ quan cũng đồng thời được xem xét như
giám đốc không đủ năng lực điều hành công việc và thiếu sự trang bị về kiến thức quản trị
nhân sự hoặc thiếu kinh nghiệm trong chiến lược con người. Điều này cho thấy yêu cầu về
trang bị kiến thức quản trị nhân sự cho nhà quản lý để có thể điều hành doanh nghiệp hoạt
động hiệu quả, vì không giống như quản trị những nguồn tài nguyên khác của doanh
nghiệp, quản trị nhân sự thực sự là khó khăn và phức tạp vì những lý do sau đây:
1. Những yếu tố như máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có
thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể vì con
người là một thực thể rất phức tạp. Mỗi con người là một thế giới riêng biệt, họ
khác nhau về hoàn cảnh cá nhân, năng lực làm việc, sở thích, nguyện vọng, cảm

2
xúc… Trong mỗi con người luôn có sự vận động và thay đổi, thậm chí đôi khi
trong mỗi con người có những mâu thuẫn trong suy nghĩ, lời nói và hành động. Vì
vậy hiểu và đánh giá đúng về mỗi con người là không dễ dàng.
2. Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng, bất
kể tổ chức đó có bộ phận quản trị nhân sự hay không, bởi vì không một tổ chức
nào thiếu yếu tố con người, và đã có yếu tố con người thì cần phải quản trị con
người.
3. Quản trị nhân sự ngày nay trải rộng khắp các nhánh của tổ chức (các bộ phận,
phòng ban), chứ không chỉ tập trung vào chức năng, nhiệm vụ của phòng tổ chức
nhân sự. Điều này cho thấy mọi cấp, mọi bộ phận đều phải có trách nhiệm trong
việc quản lý nhân sự của mình. Quản trị nhân sự không chỉ là quản lý đội ngũ nhân
viên mà ngay cả cấp lãnh đạo cũng cần thiết được quản lý để có thể tối ưu hóa hiệu
suất làm việc của họ. Ở nhiều tổ chức, người ta nghĩ rằng quản trị nhân sự là chỉ
quản trị cấp nhân viên mà quên việc quản lý đội ngũ lãnh đạo.
4. Quản trị nhân sự ngày nay là một khoa học và là một nghệ thuật. Là khoa học vì
nó sử dụng những thành tựu của khoa học để nghiên cứu về con người, đúc kết
những nguyên tắc mang tính lý luận khoa học trong quản lý con người. Là nghệ
thuật bởi quản lý con người không thể tuân thủ những nguyên tắc máy móc, nó đòi
hỏi tính linh hoạt, uyển chuyển trong quản lý con người.
Nghệ thuật về tìm hiểu và điều khiển con người đỏi hỏi những khả năng “linh
cảm” của người lãnh đạo. Những linh cảm đó chỉ có được khi người lãnh đạo có
được hệ thống kiến thức sâu sắc về con người và kiến thức này phải được trải
nghiệm qua thực tế cuộc sống. Điều này sẽ giúp nhà lãnh đạo quản trị nhân sự hiệu
quả để hướng đến thực hiện thành công các mục tiêu của tổ chức hoặc doanh
nghiệp.
II. NHỮNG THAY ĐỔI TRONG CUNG CÁCH QUẢN TRỊ NHÂN SỰ HIỆN NAY:
Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp, đây là
một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. Môi trường

kinh doanh hiện nay đang có những biến đổi nhanh chóng ảnh hưởng đến hoạt động của
doanh nghiệp nói chung và cung cách quản trị nhân sự nói riêng. Do đó, trách nhiệm của


3
các nhà quản trị trong giai đoạn hiện nay là cần nhận thức nhanh chóng và đúng đắn về
những thay đổi trong đặc điểm của doanh nghiệp trước đây và hiện nay, từ đó có những
thay đổi phù hợp trong cung cách quản trị nhân sự để phù hợp với sự thay đổi của môi
trường kinh doanh, cụ thể như sau:
1. Để xem xét những thay đổi trong cung cách quản trị nhân sự hiện nay, đầu tiên cần
xem xét những đặc điểm của tổ chức cũ và mới như sau:
1.1.

Đặc điểm của một tổ chức trước đây: có những đặc trưng cơ bản như sau:
- Các vị trí và công việc được chuyên môn hóa.
- Hệ thống thứ bậc chính thức.
- Các luật lệ và thủ tục vận hành được tiêu chuẩn hóa.
- Biên giới giữa các bộ phận rõ ràng
- Các hoạt động như đào tạo, khen thưởng… được tiêu chuẩn hóa

1.2.

Đặc điểm của một tổ chức hiện nay: có những đòi hỏi như sau:
- Đầu tư cho tương lai nhưng phải đạt những tiêu chuẩn của hiện tại.
- Chấp nhận rủi ro nhưng không được thất bại nghiêm trọng.
- Nâng cao chất lượng hiệu quả công việc nhưng phải quan tâm hơn nữa
đến người lao động.
- Biết tất cả chi tiết nhưng đồng thời phải biết ủy quyền.
- Hết lòng vì tầm nhìn nhưng phải năng động và thích ứng.
- Hãy là người lãnh đạo nhưng phải biết lắng nghe.

2. Từ những thay đổi nêu trên trong đặc điểm của các tổ chức trước đây, ta thấy
những thay đổi mà các nhà quản trị cần quan tâm trong cung cách quản trị nhân sự
hiện nay là:
2.1. Tổ chức đã thay đổi từ việc thực hiện công việc theo chức năng sang thực
hiện công việc đa chức năng. Điều này đòi hỏi hệ thống đào tạo chuyển
hướng từ đào tạo từ chuyên môn hóa sâu sang đào tạo đa kỹ năng diện
rộng. Công việc từ nhiệm vụ đơn giản nhờ chuyên môn hóa hẹp sang công


4
việc đa năng. Người lao động trong môi trường hiện đại cần giỏi chuyên
môn của mình nhưng đồng thời cần am hiểu các chuyên môn có liên quan.
2.2. Tổ chức được xây dựng một cách gọn nhẹ hơn, ít tầng nấc hơn để có thể
chuyển tải thông tin nhanh chóng hơn và dễ dàng phản úng với sự thay đổi
của môi trường. Việc tinh giảm gọn nhẹ bộ máy còn có ý nghĩa quan trọng
trong việc giảm chi phí để tăng khả năng cạnh tranh.
Các giá trị văn hóa của tổ chức cũng đã thay đổi từ bị động sang thế chủ
động. Mối liên hệ giữa các bộ phận ngày càng phụ thuộc vào nhau một
cách chặt chẽ hơn.Vì thế mà sự liên kết giữa các cá nhân để hoàn thành
công việc cũng được tăng lên.
2.3. Cơ sở của việc đánh giá hiệu quả công việc và trả lương đã thay đổi: từ dựa
vào hoạt động chuyển sang dựa vào kết quả. Điều này cho thấy tính thiết
thực và hiệu quả ngày càng được đề cao. Việc trả lương dựa theo kết quả
thay thế cho trả theo công việc đã buộc người lao động quan tâm nhiều
hơn nữa đến kết quả thực hiện công việc của họ .
2.4. Tiêu chuẩn để đề bạt cũng thay đổi: từ dựa vào kết quả công việc sang dựa
chủ yếu vào khả năng. Chính điều này đã mở ra và thúc đẩy công tác đào
tạo hướng đến việc cung cấp những người lao động có năng lực cao cho tổ
chức. Những người trẻ tuổi được đào tạo bài bản có nhiều cơ hội hơn trong

thăng tiến nghề nghiệp.
III. ĐỂ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN MỘT CÁCH CÓ HIỆU QUẢ:
Từ thực trạng quản trị nhân sự là khó khăn, phức tạp và những yêu cầu thay đổi trong cung
cách quản trị hiện nay vừa đề cập nêu trên, trên cơ sở những lý thuyết khoa học về quản trị
nhân sự và tình hình thực tế của từng doanh nghiệp, nhà quản trị phải thực hiện một số
công việc cụ thể sau để đảm bảo quản lý nhân viên của mình một cách có hiệu quả:
1. Xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí công việc cụ thể, xác định rõ những
trách nhiệm, bổn phận, nhiệm vụ phải hoàn thành và yêu cầu cũng như quyền lợi
khác của một vị trí làm việc cụ thể. Việc này xác định cho nhân viên nhận thức rõ
ràng về nghĩa vụ và trách nhiệm của mình và giúp nhà quản trị giao việc phù hợp
với yêu cầu của vị trí công việc mà nhân viên đảm nhận.


5
2. Xây dựng bản tiêu chuẩn công việc, trong đó nêu rõ những yêu cầu về năng lực cá
nhân của nhân viên như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, khả năng giải
quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân mà nhân viên cần có để
đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao. Việc này xác định khả năng của nhân
viên để thực hiện các nghĩa vụ và trách nhiệm của họ và giúp nhà quản trị xây
dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân viên phù hợp.
3. Trên cơ sở những yêu cầu của bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và
quá trình thực hiện công việc của nhân viên, nhà quản trị tiến hành đánh giá kết
quả thực hiện công việc (đánh giá hiệu quả công việc) của nhân viên với một hệ
thống tiêu chuẩn, phương pháp đánh giá đối với kết quả công việc, phương pháp
làm việc, những phẩm chất và kỹ năng của nhân viên có liên quan đến công việc.
Thực hiện tốt đánh giá hiệu quả công việc và thường xuyên nâng cao chất lượng
của việc đánh giá sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cho nhân viên
như: duy trì động lực làm việc của nhân viên và gắn bó họ với tổ chức, thường
xuyên nâng cao hiệu quả công việc, xác định nhu cầu đào tạo, hiểu được nguyện
vọng nghề nghiệp và đánh giá tiềm năng của nhân viên…

4. Xây dựng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp như là một mục tiêu hàng đầu
nhằm xây dựng một kênh kết nối chuyển tải từ lãnh đạo doanh nghiệp đến nhân
viên và ngược lại, từ đó xây dựng niềm tin và tạo động lực giúp cho nhân viên
luôn có động lực cao trong việc nỗ lực thực hiện đạt được mục tiêu công việc của
cá nhân cũng như của bộ phận đề ra.
5. Thực hiện việc ủy quyền cho nhân viên ở mức cao nhất có thể nhằm phát huy tính
chủ động của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc; kiểm soát việc thực
hiện ủy quyền để có thể kịp thời hỗ trợ, bổ sung hoặc điều chỉnh khi cần thiết.
6. Xây dựng tốt văn hóa doanh nghiệp, tạo dựng các giá trị và niềm tin để nhân viên
thể hiện sự gắn bó trung thành với doanh nghiệp, qua đó giúp cho công tác quản trị
nhân sự được tốt hơn.
7. Tạo điều kiện về môi trường, phương tiện làm việc thích hợp cho nhân viên: mỗi
nhân viên khi tiến hành nhiệm vụ được giao phải có đầy đủ các công cụ vật chất và
cá nhân để thực hiện công việc được giao. Những công cụ đó bao gồm dụng cụ,


6
không gian làm việc thích hợp, sự hậu thuẫn của người quản lý, khả năng tiếp cận
những kỹ năng và khóa học cần thiết. Bên cạnh đó sự hướng dẫn trực tiếp của
người đi trước, của các nhà quản lý cũng là điều không thể thiếu. Nó giúp nhân
viên thích nghi với vai trò nhiệm vụ mới, hòa đồng với đồng nghiệp và môi trường
làm việc một cách thoải mái.
8. Tiến hành quản trị nhân sự bằng công nghệ thông tin để đảm bảo có được thông tin
xử lý nhanh, tiết kiệm thời gian trong việc thực hiện các vấn đề chấm công, quản
lý quá trình thực hiện công việc, tuyển chọn, sắp xếp đề bạt, đào tạo và phát triển,
đánh giá nhân viên v.v...
Tóm lại, qua trả lời các vấn đề nêu trên, ta thấy việc thực hiện tốt công tác quản trị nhân sự
dựa trên sự nắm vững các lý thuyết khoa học và phân tích đúng đắn sự thay đổi của môi
trường kinh doanh hiện nay sẽ giúp các nhà quản trị đạt được mục đích của quản lý chiến
lược về nhân lực là nâng cao hiệu quả chung của tổ chức bằng cách nâng cao hiệu quả của

từng người lao động.
ĐỀ TÀI 2. Thế nào là một nhà quản trị nhân sự giỏi? Hãy lấy ví dụ một nhà quản lý
giỏi trên thực tế mà anh/chị biết để phân tích và minh họa.
Trả lời
Trong một doanh nghiệp, ta không phủ nhận vai trò quan trọng của các lĩnh vực khác như
quản trị tài chính, quản trị sản xuất, quản trị hành chính, kế toán… nhưng rõ ràng quản trị
nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong mọi doanh nghiệp vì quản trị nhân sự được tiến
hành trong một doanh nghiệp nhằm tối đa hóa lợi nhuận thu được từ tài sản là người lao
động. Do đó, bất cứ cấp quản trị nào cũng phải biết quản trị nhân viên của mình và vấn đề
cần xem xét ở đây là trả lời câu hỏi thế nào là nhà quản trị nhân sự giỏi.
I. NHÀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ GIỎI:
Như đã nêu tại Đề tài 1, quản trị nhân sự là một lĩnh vực phức tạp và khó khăn, nó bao
gồm nhiều vấn đề như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức…, là sự trộn lẫn giữa khoa học và nghệ
thuật, đó là nghệ thuật quản trị con người. Do đó, muốn lãnh đạo nhân viên thành công thì
một nhà quản trị nhân sự giỏi ngoài việc biết phân tích và nắm vững các yếu tố môi trường
có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công tác quản trị nhân sự thì còn phải có nhà
quản trị phải có những bí quyết riêng. Sau đây là một số bí quyết mà những nhà quản trị


7
nhân sự giỏi đã áp dụng và đã đạt được những thành công nhất định trong công việc của
mình:
1. Xác định mục tiêu:
Bí quyết đầu tiên này là nền tảng cho mọi thứ khác. Nếu mục tiêu không rõ ràng,
thì không thể đánh giá được thành quả công việc của nhân viên. Trong hầu hết các
công ty, nhân viên và ban giám đốc có hai mục tiêu khác biệt nhau. Nếu như ban
lãnh đạo và nhân viên không thông tin cho nhau để tìm ra một số mục tiêu chung
mà hai bên đều nhất trí, thì sẽ chẳng có bên nào thỏa mãn, thậm chí lại gây phiền
toái cho nhau.
Nếu như bạn hỏi các nhân viên là họ có làm việc tốt hay không, thì câu trả lời

thông thường nhất sẽ là: "Gần đây, tôi chưa hề bị sếp khiến trách” hoặc "không ai
nói động gì tới tôi là tốt rồi”. Để tránh cho nhân viên có thái độ tiêu cực này, nhà
quản trị phải xác định được mục tiêu rõ ràng, để cho nhân viên biết ngay từ đầu là
họ phải làm cái gì và xem hành vi của mình có phù hợp với mục tiêu hay không.
2. Khen ngợi:
Nhà quản trị nhân sự giỏi thường khen ngợi nhân viên theo các cách như sau:
2.1. Khen ngay lập tức: luôn khen nhân viên vào đúng lúc họ làm tốt hoặc khi
mà họ bắt đầu hiểu và thực hiện được gần đúng công việc; nhà quản trị giỏi
không nên để dành lời khen đó để khen sau vì sẽ mất tính động viên, khích
lệ kịp thời.
2.2. Khen cụ thể: nhân viên nào cũng muốn được sếp khen, nhưng họ cảm thấy
thích nhất khi được sếp nói chính xác là khen họ vì đã làm tốt cái gì vì qua
đó họ thấy được công việc họ đang làm được đánh giá cao.
2.3. Chia sẻ tình cảm: nhà quản trị phát biểu cảm nhận của mình về những gì
mình cảm thấy đối với việc thực hiện tốt công việc của nhân viên; điều này
sẽ được nhân viên xem là một lời khen đích thực và có giá trị cao vì yếu tố
tình cảm là yếu tố thân mật, dễ đi sâu vào lòng người và tạo động lực tốt
cho họ.


8
3. Khiển trách: là biện pháp cần thiết để nhà quản trị nhân sự giỏi sửa chữa những
điều sai trái của nhân viên để tạo nên những kết quả tích cực; tương tự như khen
ngợi, việc khiển trách cũng cần được thực hiện đúng theo các yêu cầu sau đây:
3.1. Khiển trách ngay khi nhân viên làm sai, đừng gom các lời khiển trách đó lại
rồi "làm một lượt”. Tuy nhiên, đừng bao giờ khiển trách nhân viên khi họ
đang tìm tòi, học hỏi cách làm tốt công việc vì sẽ làm cho họ chán nản.
3.2. Khiển trách cụ thể, không nên khiển trách chung chung chỉ vì nhà quản trị
không hài lòng với công việc mà nhân viên đang thực hiện; và khi nhân
viên bị khiển trách hỏi tại sao thì nhà quản trị nhân sự giỏi luôn nói rõ

nguyên nhân để họ có thể sửa đổi.
3.3. Chia sẻ tình cảm: một khi nhà quản trị đã giải thích nhân viên làm sai cái gì
thì hãy giải thích nhà quản trị cảm thấy thế nào về điều đó.
3.4. Nói cho nhân viên biết họ tốt thế nào và họ có khả năng để thay đổi hành vi
sai trái ra sao. Nhà quản trị nói với nhân viên rằng hành vi sai trái đó chỉ là
hiện tượng nhất thời, còn về bản chất, họ là những nhân viên tốt. Làm như
thế, nhà quản trị hướng sự chú ý của nhân viên bị khiển trách vào những
điều mà họ đã làm là sai, nghĩa là nhà quản trị khiển trách hành vi chứ
không đánh giá bản chất con người. Điều này giúp họ chấp nhận sự khiển
trách một cách dễ dàng và nhẹ nhàng, đồng thời động viên họ nhanh chóng
sửa đổi để thực hiện công việc tốt hơn.

II. NHÀ QUẢN LÝ GIỎI TRÊN THỰC TẾ MÀ TÔI BIẾT:
Doanh nghiệp tôi đang làm việc là Tổng Công ty Bến Thành, là doanh nghiệp hoạt động
theo mô hình công ty mẹ-công ty con, trong đó Tổng Công ty là công ty mẹ hiện đang góp
vốn và tham gia quản lý tại 34 doanh nghiệp thành viên, hoạt động trong 4 lĩnh vực: du
lịch, thương mại, bất động sản và sản xuất công nghiệp. Ngoài đầu tư vốn và tham gia
quản lý tại các công ty con, công ty liên kết, Tổng Công ty Bến Thành còn trực tiếp tham
gia phát triển và khai thác dự án. Đội ngũ người lao động của toàn hệ thống Tổng Công ty
khoảng 10.000 người, và cũng như những doanh nghiệp khác, vấn đề nhân sự luôn là một


9
vấn đề nóng tại Tổng Công ty Bến Thành, là một trong những mối quan tâm thường xuyên
của Tổng Giám đốc Tổng Công ty.
Tôi có may mắn làm việc trực tiếp dưới quyền Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bến Thành
(Benthanh Group) qua nhiều năm. Và theo nhận định của tôi, ông ta là một nhà quản lý
giỏi, đáp ứng tốt những yêu cầu về kỹ năng đối với một nhà quản trị doanh nghiệp. Là một
nhà quản trị cấp cao, kỹ năng quản trị tốt và tư duy chiến lược đã giúp ông điều hành Tổng
Công ty hoạt động hiệu quả qua nhiều năm, góp phần xây dựng thương hiệu Tổng Công ty

ngày càng nâng cao. Bên cạnh đó, kỹ năng nhân sự của ông cũng được thực hiện một cách
hiệu quả trong suốt quá trình quản lý, điều hành doanh nghiệp, có thể nêu một số công việc
quản trị nhân sự mà ông đã thực hiện như sau:
1. Xây dựng chiến lược nhân sự: trên cơ sở chiến lược kinh doanh của Tổng Công
ty, ông đã cùng với Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty chỉ đạo,
tổ chức nhóm hoạch định chiến lược nhân sự, đồng thời có nhiều ý kiến giá trị
cho việc hoàn thành chiến lược nhân sự của Tổng Công ty. Theo đó xác định rõ
mục tiêu, các bước đi và biện pháp cụ thể trong chiến lược nhân sự để đảm bảo
đáp ứng nguồn đội ngũ nhà quản trị, nguồn nhân viên nghiệp vụ của Tổng Công
ty và các doanh nghiệp thành viên trong tương lai.
2. Chỉ đạo xây dựng các công cụ quản trị nhân sự như bản mô tả công việc, bản tiêu
chuẩn công việc, đánh giá hiệu quả làm việc; thực hiện việc ủy quyền cho các Phó
Tổng Giám đốc và các cấp lãnh đạo trung gian (phòng ban, bộ phận); xây dựng
các quy trình, chính sách công việc… Những việc này giúp cho việc quản lý, điều
hành tại các khâu công việc được thực hiện chủ động, nhanh chóng hơn, khắc
phục được tình trạng thiếu chủ động trong việc thực hiện công việc do không có
ủy quyền hoặc quy trình thực hiện không rõ ràng.
3. Chỉ đạo xây dựng tốt truyền thông nội bộ trong hệ thống Tổng Công ty và các
doanh nghiệp thành viên, thành lập các câu lạc bộ chuyên môn (CEO trẻ, tài chính,
kế toán, nhân sự, pháp chế…) nhằm xây dựng các kênh kết nối, hỗ trợ lẫn nhau
giữa các doanh nghiệp theo tinh thần hiệp lực để cùng nhau phát triển, vượt qua
giai đoạn khó khăn hiện nay.
4. Xây dựng tốt văn hóa doanh nghiệp, tạo dựng các giá trị và niềm tin cụ thể, trong
quá trình quản lý điều hành và tiếp xúc với cán bộ nhân viên công ty, ông thường


10
xuyên thể hiện việc khen ngợi, động viên cũng như khiển trách kịp thời để tạo
động lực cho người lao động, đồng thời uốn nắn những hoạt động chậm trễ hoặc
lệch mục tiêu, qua đó giúp cho công tác quản trị nói chung và quản trị nhân sự nói

riêng được tốt hơn.
5. Trong công tác quan hệ đối ngoại với các cơ quan, đối tác, khách hàng và các nhân
vật quan trọng, ông luôn thể hiện một tinh thần nhất quán và thường xuyên nhắc
nhở, động viên cán bộ dưới quyền về việc thiết lập và duy trì tốt các mối quan hệ
cá nhân một cách chính đáng để hỗ trợ tốt cho các hoạt động của Tổng Công ty khi
cần thiết. Đây chính là một mảng công tác quan trọng mà Tổng Công ty đã thực
hiện tốt trong nhiều năm liền dưới sự chỉ đạo của ông.
Có thể nói, qua việc tìm hiểu các kiến thức về quản trị nhân sự và xác định thế nào là một
nhà quản trị nhân sự giỏi, đồng thời liên hệ với một nhà quản lý thực tế mà tôi biết là Tổng
Giám đốc Tổng Công ty Bến Thành, tôi càng hiểu rõ những giá trị khoa học mà môn Quản
trị nhân sự đã đem lại cho người học, cũng như sự cần thiết trang bị kiến thức quản trị
nhân sự cho các nhà quản trị nói chung và cho cá nhân tôi nói riêng.

ĐỀ TÀI 3. Bài tập tình huống.
Trả lời
Câu 1. Những biện pháp Công ty dệt Phong Phú nên làm để thu hút được nhiều ứng
viên hơn:
1. Quảng cáo tuyển dụng của Công ty phải tốt hơn, hấp dẫn hơn, nghĩa là quảng cáo
tuyển dụng phải đảm bảo các tiêu chí sau đây:
1.1. Có hình thức đẹp, hấp dẫn, có tựa đề nổi bật để thu hút sự chú ý của người
đọc. Ví dụ, có thể nêu tựa đề như sau “Cơ hội và thách thức cho vị trí phụ
trách quan hệ công chúng”.
1.2. Có tóm lược cơ cấu tổ chức quản trị hiện nay của Công ty để xác định động
cơ cho ứng viên khi tham gia dự tuyển. Ví dụ khi cơ cấu tổ chức của một
công ty là quản trị trực tuyến thì động cơ của ứng viên sẽ là thu nhập chứ
không phải vì chức vụ hoặc sự thăng tiến, hoặc nếu cơ cấu quản trị là chức
năng thì động cơ của ứng viên sẽ được xác định là vì chức vụ.


11

Vì nếu không nêu rõ cơ cấu tổ chức trong quảng cáo tuyển dụng thì ứng
viên không xác định đúng đắn động cơ của mình. Điều đó dễ dẫn đến tình
trạng khi ứng viên được tuyển vào làm việc một thời gian nhưng sau đó họ
nhận thấy mô hình quản trị của công ty không phù hợp với động cơ của họ
thì họ sẽ dễ dàng ra đi.
1.3. Nêu triết lý kinh doanh của công ty hoặc nêu một câu nói lôi cuốn để hấp
dẫn ứng viên, tác động và lôi cuốn ứng viên có sự ham thích ứng tuyển vào
vị trí công việc để làm việc tại công ty. Ví dụ, có thể nêu “Bạn là người có
tâm huyết đóng góp cho xã hội. Bạn là người muốn cống hiến năng lực vào
những công ty có tiềm năng phát triển mạnh”.
1.4. Xác định đúng yêu cầu tiêu chuẩn của ứng viên phải phù hợp với vị trí
công việc mà Công ty Phong Phú muốn tuyển để việc tuyển dụng được thực
hiện dễ dàng hơn.
Yêu cầu của Công ty Phong Phú là tuyển dụng người phụ trách quan hệ
công chúng nhưng lại đòi hỏi tốt nghiệp đại học ngành báo chí. Đó là yêu
cầu hiếm có người đáp ứng được, nên việc thu hút ứng viên đáp ứng đúng
yêu cầu đề ra đã không thực hiện được.
1.5. Nêu cụ thể đặc trưng của công việc và tiêu chuẩn công việc để ứng viên xác
định sự phù hợp của mình với công việc dự tuyển, tránh mô tả chân dung
ứng viên một cách khái quát như Công ty Phong Phú đã nêu là “có hiểu biết
toàn diện về các hoạt động kinh doanh hiện nay về ngành dệt may”, vì làm
sao để xác định một ứng viên cho công việc phụ trách quan hệ công chúng
có thể có hiểu biết toàn diện về ngành dệt may.
1.6. Nêu rõ những quyền lợi ứng viên được hưởng khi được tuyển vào công ty
như mức lương, các chế độ đãi ngộ …, vì các vấn đề về tài chính là phải rõ
ràng và nghiêm túc để ứng viên hiểu rõ quyền lợi của mình, không nên nêu
chung chung như lương thỏa thuận hoặc lương tương xứng tiềm năng sẽ
thiếu thu hút ứng viên tham gia dự tuyển.
1.7. Nêu rõ và trung thực về địa điểm làm việc, ví dụ nêu rõ ứng viên sẽ làm
việc tại văn phòng công ty hoặc tại chi nhánh để ứng viên cân nhắc, lựa

12
chọn địa điểm làm việc phù hợp nhất với điều kiện cư trú và đi lại của
mình.
1.8. Đảm bảo tính pháp lý về lao động trong việc tuyển dụng, ví dụ nêu rõ ứng
viên là nam hoặc là nữ thì phù hợp cho vị trí công việc mà công ty muốn
tuyển, không được nêu là ưu tiên cho nam hoặc nữ hoặc nêu là ưu tiên ứng
viên có hộ khẩu thường trú tại địa phương.
1.9. Lựa chọn phương tiện đăng quảng cáo tuyển dụng phù hợp, ví dụ với chức
danh mà công ty muốn tuyển thì phải đăng trên báo nào, báo tờ hay báo
mạng. Mặt khác, phải quan tâm lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tuyển dụng
có năng lực vì qua thực tế nhà cung cấp dịch vụ tuyển dụng cho Công ty
Phong Phú đã không cung cấp được nhiều ứng viên.
2. Đồng thời với việc thực hiện quảng cáo tuyển dụng đảm bảo các tiêu chí nêu trên,
để có thể thu hút thêm được nhiều ứng viên hơn và giúp cho việc lựa chọn được
ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển dụng, Công ty Phong Phú cần thực hiện một
số biện pháp sau đây:
2.1. Thông qua các mối quan hệ cá nhân với những người hoạt động trong
ngành quan hệ công chúng để có những thông tin về những ứng viên tiềm
năng.
2.2. Thông qua các hiệp hội ngành dệt may, vì các hiệp hội này với mạng lưới
hội viên rộng khắp và các hoạt động sự kiện của ngành dệt may chắc chắn
sẽ có những thông tin về các ứng viên đang phụ trách công việc quan hệ
công chúng trong lĩnh vực dệt may.
2.3. Qua thông tin từ các nguồn nêu trên, Công ty Phong Phú cần tiếp cận trực
tiếp với những người mà Công ty biết rõ họ có thể phù hợp với vị trí cần
tuyển dụng và đặt yêu cầu tuyển dụng đối với họ để thu hút họ thành ứng
viên cho vị trí công việc mà Công ty cần tuyển.
Có thể nói, khi thực hiện tốt các biện pháp này, Công ty Phong Phú không những thu

hút được nhiều ứng viên hơn mà có thể tiết kiệm được nhiều chi phí cho công tác
tuyển dụng của Công ty.


13

Câu 2. Trong quá trình tuyển chọn ứng viên, Công ty dệt Phong Phú đã mắc phải
những sai lầm sau đây:
1. Tuyển chọn ứng viên Hải là người không đáp ứng đúng tiêu chuẩn đề ra, vì Hải
tuy có quá trình 03 năm từng làm ở vị trí quan hệ đối ngoại của một công ty thực
phẩm, nhưng vị trí phụ trách quan hệ công chúng có những yêu cầu về công việc
không giống như vị trí quan hệ đối ngoại, cụ thể là Hải đã cho thấy anh thiếu sự
nhạy bén của một người làm công việc quan hệ công chúng. Mặt khác, Hải đã
từng làm việc ở một công ty thực phẩm thì Hải khó có thể có hiểu biết toàn diện
về hoạt động hiện nay của ngành dệt may.
2. Công ty Phong Phú tuyển chọn Hải chỉ dựa vào so sánh Hải với các ứng viên
khác là tốt nhất chứ không phải so sánh Hải với vị trí công việc, nghĩa là phải
xem xét Hải có phải là người phù hợp nhất với công việc cần tuyển theo nguyên
tắc “vì việc mà chọn người”.
3. Việc tuyển dụng chỉ dựa vào kinh nghiệm làm việc của Hải mà không dựa vào
kiểm tra kỹ năng thực hiện công việc, do đó khi được tuyển vào làm việc Hải đã
không thể thực hiện kỹ năng làm việc của người làm quan hệ công chúng như viết
một thông cáo báo chí đơn giản.
4. Công ty Phong Phú đã không đặt ra thời gian thử việc đối với Hải, vì đó là biện
pháp kiểm tra cụ thể để đánh giá xem người được tuyển có làm tốt công việc
trong thời gian thử việc hay không. Khi kết thúc thời gian thử việc, Công ty sẽ
quyết định tuyển dụng chính thức hoặc không.
Câu 3. Những nguyên nhân sau đây có thể đã khiến Hải không làm tốt nhiệm vụ của
mình:
1. Giám đốc Lan đã không tin tưởng Hải và đã không trao quyền hạn cụ thể cho Hải.

2. Kinh nghiệm làm việc ở vị trí quan hệ đối ngoại tại công ty thực phẩm và là cộng
tác viên cho một tờ báo của Hải không đáp ứng được yêu cầu công việc của vị trí
quan hệ công chúng trong ngành dệt may.
3. Hải không có đủ năng lực và kinh nghiệm làm việc để đảm nhận vị trí phụ trách
quan hệ công chúng của Công ty Phong Phú.


14

Câu 4. Để cải thiện hiệu quả công tác tuyển dụng, Công ty dệt Phong Phú cần thực
hiện một số việc sau đây:
1. Xây dựng bản mô tả công việc của vị trí quan hệ công chúng nói riêng và các vị
trí công việc cần tuyển nói chung, trong đó đảm bảo liệt kê có hệ thống các trách
nhiệm, bổn phận, nhiệm vụ phải hoàn thành và yêu cầu cũng như quyền lợi khác
của một vị trí làm việc cụ thể.
2. Dựa trên bản mô tả công việc của một vị trí làm việc cụ thể, Công ty Phong Phú
cần xây dựng bản tiêu chuẩn công việc là bản liệt kê những yêu cầu về năng lực
cá nhân của ứng viên như trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, khả năng giải
quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân mà ứng viên cần có để
đảm bảo yêu cầu ứng viên là người phù hợp nhất với công việc.

_____________________________________
The existent and sustainable development of enterprises requires
factors such as people, money, materials, engineering and
technology, science and administration arts, especially HRM is an
important issue that must be made. HRM not only relies on the
theory of science but also is an art. To clarify the above comments,
this article will mention matters of the reason why HRM is difficult
and complex, changes in current HRM and the actions of
administrators need to be done to manage employees effectively.

I. HUMAN RESOURCE MANAGEMENT IS DIFFICULT AND
COMPLEX:
Today, when it comes to a business whose operating is not
effective, an executive director failed in business, after considering
the factors such as lack of business capitals, lack of plant
equipment, the subjective factors are also considered such as: the
chief executive is incompetent to run the business, lacks
knowledge of HRM or lacks experience in human strategy. This


15
indicates that the requirement of HRM knowledge for managers to
run the business can operate efficiently is necessary, because
unlike other resources of the business, HR is really difficult and
complicated because of the following reasons:
1. Factors such as machinery, material wealth and technology
will be able to be bought, learnt, copied, but it is impossible
for the human because human being is very complex. Every
human being has a separate world, they have different
personal circumstances, work ability, interests, aspirations,
feelings ... In every man there is always movement and
change, even sometimes in every human being there are
contradictions in thought, words and actions. So to
understand and judge a person is not easy.
2. Human resource management associates with all
organizations in general and businesses in particular,
regardless of whether that organization has HR department
or not, because no one organization lacks the human
element, and once there are people in an organization, there
must be HRM.

3. HRM today spreads across the branches of the organization
(the departments), rather than just focuses on the functions
and tasks of HR division. This shows that every level, every
department should have responsibility for managing their
personnel. Human resource management is not only staff
management but also the leadership to optimize the
performance of their work. In many organizations people
think that HRM is just used for employees and they forget
the leaders.


16
4. Human resource management today is a science and an art.
HRM is a science because it uses the achievements of
science to study human, summarizes the reasonable
scientific principles in people management. It is also an art
because people managing can not adhere to the machinery
principles but it requires versatility, flexibility in managing
people.
The art of understanding and controlling humans requires
the “feeling” ability of the leaders. The “feeling” is taken
only when the leaders have deep knowledge about people
and that knowledge must be put into practice. This will help
leaders to manage the employees efficiently to achieve the
objectives of the organization or business.
II. CHANGES IN PRESENT HRM WAYS:
The HRM way creates the atmosphere for a corporate culture. This
is a decisive factor in the success or failure of a business. The
business environment today is changing rapidly and affects the
operation of the business in general and HRM way in particular.

Therefore, the responsibility of the management today is to realize
fast and correctly the changes in the former and contemporary
characteristics of the business to have the appropriate change in
the HRM way in accordance with the change of business
environment, as follows:
1. To consider changes in the current HRM way, first we have
to consider the old and new characteristics of organization as
follows:
1.1. Previous characteristics of the organization have the
basic features as follows:


17
- The positions and jobs are specialized.
- Official hierarchy.
- The operating rules and procedures are standardized.
- The clear border between divisions
- Activities such as training, rewarding are standardized.
1.2. Current characteristics of the organization have the
following requirements:
- Investing for the future but having current standards.
- Accepting the risk, but not serious failure.
- Improving work efficiency, but paying more attention to
workers.
- Knowing all the details, but at the same time being
aware of authorization.
- Devoting to vision, but dynamic and adaptive.
- Being a leader, but being patient in listening.
2. From the above-mentioned changes in the previous
characteristics of the organization, we find that changes that

the leaders are interested in as follows:
2.1. Organization has changed performing work from by
function to multi-function. This requires the training
systems change from deep specialization to large-scale
skill training. Work from simple task thanks to the
narrow specialization to versatile work. Workers in the
modern environment need to have good professional
knowledge, but also need to study other relevant
expertise.


18
2.2. Organizations are built more simply, fewer layers to
convey information more quickly and easily respond to
the changing of environments. The reduced structure
in a business plays an important role in reducing the
cost and increases competitiveness.
The cultural values of the organization have changed
from passiveness to activeness. The relationship
between these components is increasingly dependent
on each other. So the link between individuals to
complete the work also increases.
2.3. Foundation of work-performance assessment and
paying has changed: from activity-based to resultsbased. This shows the practicality and efficiency is
increasingly enhanced. That result-based payment
replaces activity-based force workers to pay more
attention to the results of their work.
2.4. The criteria for promoting changes: from result- based
to ability-based. This opens up and promotes the
training to aim to provide employees with a high

capacity for organization. Trained young people have
more opportunities for career advancement.
III. TO MANAGEME PERSONNEL EFFECTIVELY:
From the fact that HRM is difficult, complex and changing
requirements in today HRM way as mentioned above, on the basis
of the scientific theory of human resource management and the
actual situation of each enterprise, administrators must perform
some specific tasks to ensure their effective management:


19
1. Develop a job description scheme for each position, clearly
define fulfilled responsibilities, obligations, and duties as well
as other benefits of a specific position. This will determine
the employee to be aware of the obligations and
responsibilities clearly and help administrators give work in
accordance with the requirements of the position that
employees undertake.
2. Develop a job standard scheme, specifying the requirements
for the capacity of individual employees such as education,
work experience, problem solving ability, and other skills and
traits that the employees need to ensure performing well the
work assigned. This will determine the employee's ability to
perform the duties and responsibilities and help managers to
build appropriate recruiting plan and staff training.
3. On the basis of the requirements of the job description and
work standard schemes and the employee’ work performance
process, the managers assess the performance of work (job
performance evaluation) of the employee with a system of
standards, assessment methods for the results, methods of

work, the qualities and skills of staff involved in the work.
Making good evaluation of the work effectiveness and
regularly improve the quality of the evaluation will bring
many benefits to both employees and enterprises, such as
maintaining motivation of employees and their commitment
to organizations, continuous improvement in work efficiency,
identifying training needs, understanding career aspirations
and evaluating the potential of employees.


20
4. Developing internal communications in the enterprise is a
primary objective to build a connecting canal from business
leaders to employees and vice versa, thereby building
confidence and motivation to help the staff to have high
motivation to make efforts to achieve the goals of the
individual work as well as division.
5. Performing authorization for staff at the highest level can
promote the autonomy of employees during work; controlling
the implementation of authorization to support timely, or
adjust when in need.
6. Building good corporate culture, value and trust so that
employees can express their sincere loyalty to the business,
thereby supporting the work of HRM better.
7. Create environments, suitable work facilities for employees:
when an employee conducts assigned tasks need to have
sufficient tools and materials to perform his personal tasks.
These tools include tools, appropriate work space, the
support of the management, skills training courses. Besides,
the direct guidance of their predecessors and the managers

is also indispensable. It helps employees adapt to new tasks,
get along with colleagues and working environment.
8. Conducting HRM by information technology to ensure fast
information processing, save time in implementing
timekeeping issues, managing the implementation process,
selection, promotion arrangement, training and development,
employee evaluation, etc. ..
In summary, through answering the above issues, we see that
good implementation of HRM depending on good knowledge of


21
scientific theories and proper analysis of the changes in today's
business environment will help managers achieve the purpose of
the strategic management of human resources: improving the
overall effectiveness of organizations by improving the efficiency
of every employee.

TOPIC 2. What is a good human resource management?
Take, for example, a good manager that you know to
analyze and illustrate.
ANSWER
In a business, we do not deny the important role of other sectors
such as financial management, production management,
administrative management, accounting ... but obviously HRM
plays a very important role in every business because HRM is
conducted in a business in order to maximize profits from the
employees. Therefore, any level of administration must know how
to manage its staff and the issue needs to be considered here is
answering the question what a good HR administrator is like.

I. THE GOOD HR MANAGERS:
As stated in topic 1, HRM is a complex and difficult field. It involves
many issues such as psychological, social, moral aspects and is a
mixture of science and art. That is the art of man management.
Therefore, to manage employees successfully, good human
resources managers not only can analyze and master the
environmental factors that affect directly or indirectly the work of
HRM but also have own tips. Here are some tips that good
personnel managers have applied and have achieved certain
success in his work:


22
1. Define objectives:
The first tip is the foundation for everything else. If the goals
are not clear, it is not possible to evaluate the work
performance of employees. In most companies, employees
and board of directors have two different goals. If the board
and staff do not inform each other to find some common
goals that both parties agree, no party will be satisfied, even
cause the annoying thing to each other.
If you ask the staff if they work well or not, the most
common answer would be: "Recently, I have never been
reprimanded by my boss" or "that no one says anything bad
to my work is good ". To prevent employees from having this
negative attitude, the administrator must define clear
objectives to let employees know from the start that what
they must do and consider their behavior consistent with the
objective or not.
2. Praise:

The good HR administrators often praise their staff in the
following way:
2.1. Praise immediately: always praise their employees
when they do something well or when they begin to
understand and perform the job nearly appropriately.
Good managers should not save their compliment for
later because it will lose the encouragement timely.
2.2. Praise specifically: every employee wants to be
commended by his boss, but they like the most is when
the boss gives the direct compliment to them for doing


23
something well because they feel that the work they
are doing is appreciated.
2.3. Share feelings: administrators express their feelings
about what they feel about the good performance of
employees, the employees will consider this action as a
real compliment and high value due because emotional
factors are intimate elements and go into people's
hearts easily and motivate them well.
3. Reprimand: is a necessary measure for the good
administrators to fix wrong things of their staff to create
positive outcomes; like praising, reprimanding should be
done in accordance with the following requirements:
3.1. Reprimand immediately when employees do
something wrong. Do not collect all their mistakes and
"do at a time". However, do not reprimand employees
when they are learning how to do a good job because
this action makes them depressed.

3.2. Reprimand in particular. Do not reprimand in general
because the managers are not satisfied with the work
that employees are doing, and when workers ask why
they are blamed, the good HM managers always tell
them the reasons so that they can fix them.
3.3. Share feelings: when administrators explain what
employees have done wrong, they should explain how
they feel about that.
3.4. Tell employees that how much they're good and how
they can change the misconduct. The administrators
tell the employees that the misconduct is only a


24
temporary phenomenon, but in essence, they are good
employees. In doing so, the administration direct the
attention of reprimanded employees to what they did
wrong. This means that the administrators assess the
action not the human nature. This helps them to
accept the reprimand easily and gently and
encourages them to modify quickly to perform the job
better.
II. A GOOD MANAGER THAT I KNOW:
I'm working for Ben Thanh Corporation, a corporation operating as
a parent and subsidiary company in which the Corporation is the
parent company contributing and participating in management in
34 member companies in four sectors: tourism, trade, real estate
and industrial production. In addition to capital investment and
participation in the management of subsidiaries and associates,
Ben Thanh Corporation also directly participates in the

development and project exploitation. The corporation has 10,000
employees. Like other businesses personnel issues have always
been a hot issue in Ben Thanh Corporation, is one of the frequent
concerns of the General Director of the Company.
I had the good fortune to work directly under Ben Thanh
Corporation General Director (Benthanh Group) for years. And in
my opinion, he is a good manager. He is good at meeting the skill
requirements for an enterprise administrator. As a senior
administrator, good management skills and strategic thinking help
him run the corporation effectively over the years, contributing to
promoting the brand of the corporation increasingly. Besides, his
human skills are effectively implemented during management, and


25
running the corporation. Here are some HR actions that he has
done:
1. Develop HR strategy: on the basis of the business strategy of
the Company, he and the management Board, the Board of
Directors direct and organize personnel planning group, and
have many valuable suggestions for the completion of the
strategy of the corporation. And they define goals, steps and
concrete measures in the HR strategy to meet the demand of
personnel resources and professional staff resources of the
Corporation and the member companies in the future.
2. Direct the development of management tools such as job
description scheme, job standard scheme, work performance
evaluation; authorize the Deputy Director and the
intermediate-level leaders (departments, parts), build job
processes and policies... These things help the management

and administration at all stages be done more quickly, and
overcome the shortage of activeness in performing the work
without authorizing or clear procedures.
3. Direct to build good internal communication within the
Corporation system and member firms, establish professional
clubs (young CEO, finance, accounting, human resources,
laws ...) to build connecting channels, mutual support among
enterprises in the spirit of corporate synergies to grow
together and overcome the current difficulties.
4. Build good corporate culture, values and specific beliefs
during the process of managing and operating and contacting
with company employees, he often expressed the praises,
encouraged and rebuke timely to motivate employees, and