Khóa luận: Nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.44 MB, 76 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
HỆ THỐNG BẢNG BIỂU
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Cụm từ viết tắt
CTLT
HĐND
TLLT
UBND
Cụm từ đầy đủ
Công tác lưu trữ
Hội đồng nhân dân
Tài liệu lưu trữ
Uỷ ban nhân dân
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
HỆ THỐNG BẢNG BIỂU
Hình
1.1
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Nội dung
Trụ sở UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn
Trình độ cán bộ, nhân viên của văn phòng UBND
huyện Chợ Đồn
Kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn
Hộp, bìa hồ sơ tài liệu
Đặt tên cho các giá đựng tài liệu
Số lượng độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
tại UBND huyện Chợ Đồn giai đoạn 2012-2016
Trang
15
25
29
30
32
37
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị đối với các cơ quan, tổ chức và
cá nhân, là di sản quý báu của quốc gia, dân tộc phục vụ cho nhiều mục đích
khác nhau của đời sống, xã hội, để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ
khi cần thiết. Bởi vậy tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn trong các kho lưu
trữ. Nhưng nếu chỉ bảo quản an toàn tài liệu trong kho lưu trữ thì những tài liệu
quý giá đó mãi chỉ là những vật “ngủ yên”, Vì thế bảo quản an toàn và kéo dài
tuổi thọ của tài liệu là chưa đủ chúng ta cần tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ để “đánh thức” những vật vô tri có giá trị đó phục vụ cho các cơ quan, tổ
chức, cá nhân nói riêng và cho toàn dân tộc nói chung. Từ nhận định trên về tầm
quan trọng của hai nghiệp vụ cuối cùng này Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm
chỉ đạo các ngành, các cấp, các cơ quan lưu trữ đẩy mạnh công tác bảo quản và
công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong báo cáo Chính trị của
Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ
VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ nhiệm vụ trọng trách của
ngành lưu trữ là: ‘‘Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia’’ [7]. Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi
thọ của tài liệu dài hay ngắn còn phụ thuộc vào điều kiện bảo quản chúng. Để
lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị sờn, rách, hư hỏng hoặc mất mát
bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật
tiến tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ. Tài liệu lưu trữ phải cùng các nguồn
lực khác trong cả nước tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải đóng góp
trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển xã hội. Không chỉ
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ mà còn là nhu cầu cấp bách hàng ngày của
toàn dân. Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là công đoạn cuối cùng
của cả quá trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Sử dụng tài liệu lưu trữ là mục đích
hoạt động của ngành lưu trữ và kết quả cuối cùng để đánh giá trình độ phát triển
của công tác lưu trữ với tư cách là một lĩnh vực hoạt động của xã hội, đồng thời
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
4
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
đánh giá kết quả đóng góp của ngành lưu trữ vào sự nghiệp chung của đất nước.
Huyện Chợ Đồn là huyện miền núi vùng cao của tỉnh Bắc Kạn, có độ cao
giảm dần từ Bắc xuống Nam, từ Đông sang Tây. Địa hình chia cắt mạnh bởi hệ
thống sông suối khá dày đặc.Huyện Chợ Đồn chịu ảnh hưởng chung của khí hậu
Miền Bắc Việt Nam. Được hình thành từ một nền nhiệt cao của đới chí tuyến và
sự thay thế của các hoàn lưu lớn theo mùa, kết hợp với điều kiện địa hình nên
mùa đông (từ tháng 10 năm trước đến tháng 4 năm sau) giá lạnh, nhiệt độ không
khí thấp, khô hanh, có sương muối; mùa hè (từ tháng 5 đến tháng 9) nóng ẩm,
mưa nhiều. Ngoài chênh lệch về nhiệt độ theo các mùa trong năm, khí hậu Chợ
Đồn còn có những đặc trưng khác như sương mù nên việc bảo quản, khai thác sử
dụng tài liệu gặp rất nhiều khó khăn.
Xuất phát từ những lý do và thực trạng trên, em quyết định chọn đề tài
“Nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn”. Làm đề tài khóa luận tốt
nghiệp.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của để tài là vấn đề bảo quản và khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn.
Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung khảo sát về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài
2.2.
liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn giai đoạn năm 2012-2016.
3. Mục tiêu của đề tài
-
Đề tài này nhằm hướng tới một số mục tiêu như sau:
Nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu
-
tại Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn.
Đánh giá thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
5
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
-
Khoa Văn thư – Lưu trữ
UBND huyện Chợ Đồn.
Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hơn nữa chất lượng công tác bảo
quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được những mục tiêu đã đạt ra, đề tài cần thực hiện những nhiệm
vụ sau:
Một là: Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Chợ Đồn,
số lượng, thành phần của khối tài liệu đang được bảo quản tại đây, từ đó xác định
vai trò quan trọng của công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại
UBND huyện Chợ Đồn.
Hai là: nghiên cứu những quy định hiện hành của UBND huyện Chợ Đồn
về công tác bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhu
cầu khai thác của độc giả khai thác sử dụng tài liệu. Trên cơ sở đó đưa ra đánh
giá về kết quả đạt được và phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế
trong công tác bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Ba là: Nghiên cứu đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu
quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện
Chợ Đồn.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện được đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiên
-
cứu sau:
Cơ sở phương pháp luận biện chứng của Chủ nghĩa Mác – Lênin
Phương pháp phân tích chức năng để đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ,
-
quyền hạn của UBND huyện Chợ Đồn.
Phương pháp điều tra, quan sát, tìm hiểu và rút ra nhận xét về cơ sở vật chất và
tài liệu trong kho lưu trữ UBND huyện Chợ Đồn để nhận định tài liệu và những
nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu cũng như những biện pháp được sử dụng để
bảo quản tài liệu của UBND huyện Chợ Đồn và tình hình tổ chức khai thác, sử
-
dụng tài liệu tại đây.
Phương pháp phỏng vấn những cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ và lãnh đạo
phòng Nội vụ, lãnh đạo UBND huyện Chợ Đồn về công tác bảo quản và tổ chức
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
6
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
-
Khoa Văn thư – Lưu trữ
khai thác, sử dụng tài liệu tại đây.
Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế, từ đó rút ra được những ưu
điểm và tồn tại trong công tác này để có những giải pháp phù hợp.
Ngoài những phương pháp chủ yếu trên em còn sử dụng phương pháp
nghiên cứu tài liệu tham khảo, các luận án, luận văn, khóa luận và một số đăng
trên tạp chí Văn thư lưu trữ.
6. Đóng góp của đề tài
Từ việc nghiên cứu khảo sát tình hình thực tế công tác bảo quản và khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, đề tài đã đánh giá được
hiệu quả, hạn chế cũng như tìm ra được các nguyên nhân của hoạt động này.
Đề tài đề xuất các giải pháp cụ thể giúp UBND huyện Chợ Đồn nâng cao
hiệu quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu tham khảo giúp
cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học nói chung,
công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nói riêng chưa có điều kiện tiếp
cận với thực tế.
7. Lịch sử nghiên cứu
Qua khảo sát thực tế, em đã tổng hợp được một số đề tài, luận văn, bài
viết…có liên quan đến đề tài. Cụ thể như sau:
-
Về cơ sở lý luận công tác lưu trữ có giáo trình: "Lý luận và thực tiễn công tác
lưu trữ" của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình
Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất
bản năm 1990; giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của
GVC.TS. Chu Thị Hậu do Nhà xuất bản lao động Hà Nội xuất bản năm 2016
đưa ra những cơ sở lý luận về tài liệu lưu trữ (Khái niệm, đặc điểm, phân loại, ý
nghĩa của tài liệu lưu trữ trên tất cả các phương diện của đời sống xã hội), đồng
thời phân tích thực tiễn việc thực hiện các nghiệp vụ thu thập và xác định giá trị,
phân loại, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng và thống kê tài liệu lưu
-
trữ ở nước ta.
Luận văn thạc sỹ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện
tại thành phố Hà Nội” của tác giả Phạm Diệu Linh, năm 2009 (Tư liệu Khoa Lưu
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
7
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn)
thông qua nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại các huyện của thành phố Hà
Nội đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này như thể
chế hóa các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ cấp huyện, ổn định tổ
chức lưu trữ cấp huyện, chuẩn hóa các công vụ hướng dẫn và thực hiện thống
-
nhất nghiệp vụ lưu trữ…;
Luận văn thạc sỹ “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, huyện, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh” của tác giả Trần Văn Quang, năm 2014 (Tư liệu Khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) đã
nghiên cứu, khảo sát đưa ra khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ
hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện như hội đồng
nhân dân, huyện, ủy ban nhân dân huyện và các phòng, ban giúp việc… Đồng
-
thời đưa ra đánh giá về giá trị của các tài liệu này.
Luận văn thạc sỹ “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp
huyện phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương” của tác giả Trần Thị
Mai, năm 2015 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn) cho rằng “Hầu hết UBND huyện đều có nhu
cầu được cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục. Thông tin đến với
mỗi cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin trong TLLT là nguồn
thông tin đáng tin cậy nhất, quan trọng nhất đối với hoạt động quản lý nhà nước
tại địa phương. Muốn vậy, các cơ quan lưu trữ cần quan tâm mở rộng tính công
khai đối với tài liệu lưu trữ, mở cửa hơn nữa các lưu trữ, cải tiến các thủ tục hành
chính đối với người có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu, đa dạng hóa các
hình thức khai thác để mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân được quyền sử dụng và
-
sử dụng thuận lợi nhất, hiệu quả nhất tài liệu lưu trữ.”;
Khóa luận tốt nghiệp "Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Thị Thảo năm 2011(Tư liệu Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn)
đã tổng hợp và đưa ra những đánh giá về các công trình nghiên cứu về vấn đề tổ
chức, khai thác sử dụng tài liệu;
Qua khảo sát các nguồn tư liệu trên cho thấy hầu hết các công trình, bài
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
8
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
viết chỉ tập trung vào một số chủ đề chủ yếu như lý luận và thực tiễn công tác
lưu trữ, công tác bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ở một số cơ quan,
tổ chức mà chưa đi sâu bàn luận một cách cụ thể và hệ thống về “nâng cao hiệu
quả công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ”. Có thể nói, kết quả
nghiên cứu của các công trình trên đây là nguồn tài liệu tham khảo quý báu,
cung cấp cái nhìn khá tổng quan về tình hình lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ
ở nước ta nói chung và công tác bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ ở một số cơ quan, tổ chức nói riêng để em thực hiện khóa luận này một cách
chi tiết nhất tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc kạn.
8. Bố cục khóa luận
Ngoài lời nói đầu, Mục lục, Danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, nội
dung chính của khóa luận gồm có 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác bảo quản và tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn
Nội dung của chương này nói về cơ sở lý luận để thực hiện công tác bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND huyện và giới thiệu chức
năng, nhiệm vụ của UBND huyện; đặc điểm, tình hình công tác lưu trữ tại
UBND huyện để làm rõ giá trị, thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của
UBND huyện.
Chương 2. Thực trạng công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn.
Chương này phản ánh tình hình thực tế công tác bảo quản và khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn như:
Về công tác bảo quản: Nội dung cơ bản của công tác bảo quản, các quy
định về công tác bảo quản, nguyên nhân gây hư hại đến tài liệu, xử lý kĩ thuật
bảo quản, trang thiết bị bảo quản.
Về tổ chức khai thác, sử dụng: Nội dung cơ bản của khai thác, sử dụng tài
liệu, đối tượng và các loại hình tài liệu được khai thác; mục đích khai thác, sử
dụng tài liệu; các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu; đánh giá hiệu quả sử dụng
tài liệu lưu trữ.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo
quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
9
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
Bắc Kạn.
Từ những cơ sở lý luận chung ở chương 1, tình hình thực tế ở chương 2,
đề tài đưa ra một số giải pháp như: Xây dựng các văn bản pháp lý về công tác
lưu trữ, công tác bảo quản, công tác khai thác, sử dụng tài liệu, cụ thể:
Về công tác bảo quản tài liệu: Xây dựng kho lưu trữ tài liệu, trang bị các
trang thiết bị bảo quản, tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ…
Về công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu: Đa dạng hóa các hình thức
khai thác và quy trình khai thác, sử dụng TLLT…
Để có thể thực hiện được việc nghiên cứu đề tài này, em đã nhận được
nhiều sự giúp đỡ của cơ quan đến khảo sát như: Lãnh đạo UBND huyện, lãnh
đạo Phòng Nội vụ, lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND, cán bộ làm công tác
lưu trữ.
Bên cạnh những thuận lợi, em gặp không ít khó khăn trong quá trình khảo
sát, thu thập thông tin. Với những khó khăn đó, khóa luận của em không tránh
khỏi những khiếm khuyết. Do đó, em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của
các thầy, cô giáo để khóa luận hoàn thiện hơn. Em xin trân trọng cảm ơn các
thầy giáo, cô giáo Khoa Văn thư-Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các
ông, bà lãnh đạo UBND huyện đã giúp đỡ, góp ý cho em trong quá trình thực
hiện đề tài. Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ths.Trần Văn Quang
là người hướng dẫn khoa học đã giúp em hoàn thiện đề tài.
Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2017
Sinh viên
Hoàng Thị Phiền
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
10
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN,
TỈNH BẮC KẠN
1.1.
Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản và tổ chức khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1.1.1. Khái niệm, ý nghĩa, nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ
1.1.1.1. Khái niệm
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giả
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm
(1990), NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, bảo quản tài liệu lưu trữ được
hiểu là: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp,
trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài
tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại
và tương lai”[9,253].
Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.TS.Vũ Thị Phụng,
Nguyễn Thị Chinh (2006), NXB Hà Nội, khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ
được hiểu là: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt
các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu” [15,200].
Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của GVC.TS
Chu Thị Hậu (2016), NXB Lao động Hà Nội, khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ
được hiểu là: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ
thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ các yêu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu” [5,211].
Qua khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu một cách khái quát bảo quản tài
liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó chủ yếu là
các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
11
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng chúng trong hiện tại và
tương lai.
1.1.1.2. Ý nghĩa
Bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, đặc biệt trong tình
hình thực tế hiện nay do nhiều nguyên nhân như sự phá hoại của tự nhiên hoặc
con người nên nhiều tài liệu lưu trữ đang đứng trước nguy cơ bị xuống cấp, hư
hỏng mà nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì những tài liệu có thể bị mất
mát, hư hỏng mà rất khó hoặc không thể phục hồi lại.
Hơn nữa, với vị trí của nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa nên
các yếu tố tác động của tự nhiên như nhiệt độ, độ ẩm cao, lũ lụt, vi sinh vật, côn
trùng,... tác động phá hoại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ. Vì vậy công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp, được
đặt ra một cách cấp thiết trong thực tiễn.
Bảo quản tài liệu lưu trữ nếu được thực hiện tốt sẽ góp phần bảo tồn
nguồn di sản văn hóa của dân tộc, của thế giới. Qua đó giúp cho người dân nhận
thức được tầm quan trọng và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ cũng như công tác lưu
trữ.
1.1.1.3. Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
- xây dựng, cải tạo kho lưu trữ: Việc xây dựng và cải tạo kho lưu trữ là
nhiệm vụ hàng đầu của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ, vì theo quy định của
Nhà nước tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.
- Trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: Đây là điều kiện cần thiết
về cơ sở vật chất nhằm thực hiện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Xử lý kỹ thuật bảo quản: Là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật để
bảo quản tài liệu. Trong đó việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật hiện đại cần kết
hợp với các kinh nghiệm truyền thống nhằm hạn chế tối đa quá trình lão hóa tự
nhiên của tài liệu, phòng chống các tác nhân gây hư hại tài liệu , kéo dài tuổi thọ
của tài liệu.
- Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ: Là việc sắp xếp tài liệu trong kho lưu
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
12
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
trữ một cách khoa học nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê, kiểm tra
và tra tìm tài liệu lưu trữ. Trong phạm vi một kho lưu trữ việc tổ chức tài liệu bao
gồm các công việc: sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, sắp xếp hồ sơ trong cặp, hộp,
sắp xếp hộp lên giá, sắp xếp giá trong kho và lập bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu.
Qua những nội dung trên cho thấy công tác bảo quản rất phức tạp và có
liên quan đến nhiều ngành tự nhiên như vật lý, hóa học, sinh vật, khí
tượng,...Các thành tựu của các ngành kho học này đang ngày càng được áp dụng
rộng rãi trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
1.1.2. Khái niệm, mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ
1.1.2.1. Khái niệm
Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn Công tác lưu trữ của nhóm tác giả
Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm
(1990), NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ được hiểu là: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một mặt của hoạt
động thông tin khoa học và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu
của các phòng, kho lưu trữ. Chức năng này đòi hỏi các phòng, kho lưu trữ phải
có những biện pháp tích cực để làm cho tài liệu lưu trữ được sử dụng thuận
lợi”[9,169].
Theo giáo trình Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản của PGS.TS.Vũ Thị Phụng,
Nguyễn Thị Chinh (2006), NXB Hà Nội, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT được
hiểu là: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của
các lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức
chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết có
trong tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học
và các lợi ích chính đáng của công dân” [15,197].
Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của GVC.TS
Chu Thị Hậu (2016), NXB Lao động Hà Nội, tổ chức khai thác, sử dụng TLLT
được hiểu là: “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
13
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu
cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức
và cá nhân” [5,239].
Qua khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu một cách khái quát tổ chức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc liên quan đến việc đáp
ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ
của các cơ quan, cá nhân. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong
những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ.
1.1.2.2. Mục đích
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu
trữ, nhằm đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức , các
nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân. Đối với một cơ quan, tổ
chức tài liệu lưu trữ đặc biệt phát huy hiệu quả khi thông tin trong tài liệu được
khai thác phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin quá
khứ trong tài liệu lưu trữ thành những thông tin tư liệu bổ ích phục vụ sự nghiệp
xây dựng kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử.
1.1.2.3. Ý nghĩa
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội, với
nhân dân , tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, nghiên cứu khoa học,...sẽ mang lại những lợi ích thiết thực cho
người khai thác, sử dụng.
- Đối với các lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng là hệ quả của quá trình
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Từ việc đưa tài liệu ra khai thác, sử dụng mới có
thể đánh giá khách quan kết quả thực hiện các nghiệp vụ trước đó như xác định
giá trị có chính xác không, bảo quản tài liệu có tốt không,...
- Để đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng đa
dạng, phong phú thì các cơ quan lưu trữ phải đấy mạnh các nghiệp vụ như thu
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
14
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
thập, phân loại, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ,..Như vậy
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chính là động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các
công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cũng mang lại nhiều lợi ích cho các lưu
trữ, tạo nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ ngành lưu trữ cả về vật chất lẫn
tinh thần.
1.2.
Cơ sở thực tiễn
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Chợ Đồn
1.2.1.1. Chức năng
Căn cứ vào Hiến pháp, pháp luật hiện hành và Luật Tổ chức chính quyền
địa phương 2015, UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
UBND huyện vừa là cơ quan chấp hành của HĐND huyện vừa là cơ quan
hành chính Nhà nước địa phương vì vậy thực chất hoạt động quản lý địa phương
của UBND huyện là hoạt động chấp hành và điều hành, quản lý phạm vi lãnh thổ
của huyện theo Hiến pháp, Luật ... Mặt chấp hành trong hoạt động quản lý địa
phương của UBND huyện biểu hiện ở chỗ sự tuân thủ pháp luật và Nghị quyết
của HĐND huyện.
Mặt điều hành trong hoạt động quản lý Nhà nước của UBND huyện thể
hiện trong việc tổ chức chỉ đạo hoạt động của các cơ quan đơn vị thuộc quyền
quản lý của UBND huyện. Đây là một chuỗi tổ chức chỉ đạo hoạt động kế tiếp
nhau từ khâu thu thập thông tin, lên kế hoạch hoạt động, tổ chức lực lượng, giao
nhiệm vụ và tổ chức thực hiện. Trong quá trình điều hành, UBND huyện có
quyền nhân danh Nhà nước ban hành những Quyết định, Chỉ thị cụ thể có hiệu
lực bắt buộc thi hành đối với các cơ quan và cá nhân thuộc đối tượng quản lý.
1.2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
15
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
từ trung ương đến địa phương. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện được
quy định thống nhất tại điều 28 Luật tổ chức chính quyền địa phương. Căn cứ
Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, UBND huyện Chợ Đồn thực
hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm
nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế,
khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục, thể thao, báo chí, phát thanh truyền
hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai, các nguồn tài
nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện các tiêu chuẩn đo lường chất
lượng sản phẩm hàng hóa;
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,
pháp luật pháp lệnh, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết
của HĐND huyện trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã
hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân trong huyện;
- Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang nhân dân và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ
nghĩa vụ quân sự, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đi
lại của người nước ngoài tại địa phương;
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản cũng như các quyền và lợi ích chính đáng
khác của công dân, chống tham nhũng, chống buôn lậu, hàng giả và các tệ nạn
xã hội khác;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương, quy hoạch và
đào tạo đội ngũ viên chức nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự
phân cấp;
- Tổ chức chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương, giải quyết khiếu nại,
tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của huyện theo quy định của
pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
16
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
thời các loại thuế và các khoản thu khác của địa phương;
- Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, quản lý
việc lập hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền;
- Phối hợp với thường trực HĐND và các ban của HĐND chuẩn bị nội
dung các kỳ họp HĐND huyện, xây dựng đề án trình HĐND huyện xét và quyết
định.
1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn
Với đặc thù là một đơn vị hành chính cấp trung gian UBND huyện được
tổ chức và hoạt động theo chế độ tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân
phụ trách với cơ cấu: Chủ tịch, các phó chủ tịch và các ủy viên. UBND do
HĐND cùng cấp bầu ra. Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 đã
phân định rõ những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND và
những vấn đề do Chủ tịch UBND quyết định nhằm đảm bảo cho việc ban hành
các quyết định quản lý đúng đắn và triển khai thực hiện các quyết định đó được
chính xác kịp thời, UBND huyện được các cơ quan chuyên môn tham mưu, giúp
việc theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định. Theo Nghị định số
37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các
cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, huyện, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh như sau:
-Văn phòng HĐND và UBND
- Phòng Nội vụ
- Phòng Kinh tế
- Phòng Tư pháp
- Phòng Lao động - thương binh và Xã hội
- Phòng Giáo dục & Đào tạo
- Phòng Tài nguyên và Môi trường
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
- Phòng Tài chính – Kế hoạch
- Phòng Văn hoá và Thông tin
- Phòng Y tế
- Phòng Thanh tra
Về vị trí và chức năng của các cơ quan chuyên môn:
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
17
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; thực hiện chức năng tham
mưu, giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương
và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cấp
huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý
của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương. Cơ quan chuyên môn thuộc
UBND cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế
công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của UBND cấp huyện, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh.
Một số hình ảnh về UBND huyện Chợ Đồn và sơ đồ cơ cấu tổ chức
của UBND huyện Chợ Đồn (phụ lục 1)
Hình 1.1: Trụ sở UBND huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc kạn
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
18
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
1.2.2. Thành phần, loại hình, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hình
thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện Chợ Đồn
1.2.2.1. Thành phần tài liệu lưu trữ của UBND huyện
UBND cấp huyện là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa
phương trên tất cả các phương diện của đời sống xã hội. Chính vì thế, nguồn tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND cấp huyện rất đa dạng và
phong phú. Qua khảo sát cho thấy tài liệu của UBND cấp huyện phản ánh về các
lĩnh vực hoạt động tại đây như: kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc
phòng... được sản sinh ra từ các cơ quan khác nhau trên địa bàn huyện. Có thể
khái quát về thành phần tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND
-
cấp huyện theo đặc trưng tác giả như sau:
Thứ nhất: Tài liệu do chính UBND huyện sản sinh ra, đây là loại tài liệu có giá
trị thông tin quan trọng nhất đối với các cơ quan nhà nước huyện. Bởi vì nội
dung của những tài liệu này phản ánh toàn diện và đầy đủ các lĩnh vực hoạt động
thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của các cơ quan nhà nước
tại địa phương như: kinh tế, chính trị, văn hóa – giáo dục, y tế, dân số, an ninhquốc phòng... Những tài liệu này chiếm số lượng lớn nhất trong phông và cũng
chứa nhiều thông tin quan trọng nhất bao gồm các loại hình văn bản như: Quyết
-
định, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, đề án, báo cáo
Thứ hai: Tài liệu của HĐND gửi đến dưới dạng các Nghị quyết, quyết định, Chỉ
-
thị nhằm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các hoạt động của UBND huyện.
Thứ ba: Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống như: Nghị quyết, Nghị định,
Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, kế hoạch... của các cơ quan như Chính phủ,
UBND tỉnh Bắc kạn các tài liệu này chứa đựng những thông tin về chủ trương,
đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước về các lĩnh vực mà cơ quan nhà
-
nước cấp huyện có nhiệm vụ chấp hành và tổ chức thực hiện tại địa phương.
Thứ tư: Tài liệu của các cơ quan ngang cấp gửi đến, bao gồm các loại nghị
quyết, thông báo, công văn...để trao đổi về các lĩnh vực hoạt động của các cơ
-
quan nhà nước cấp huyện.
Thứ năm: Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên gồm: tài liệu của các phòng,
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
19
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
ban chuyên môn các đơn vị trực thuộc UBND huyện và các xã nhằm xin ý kiến
chỉ đạo hoặc báo cáo kết quả công tác. Tài liệu của các đơn vị sự nghiệp thuộc
huyện như: Ban quản lý dự án, trường đào tạo Nghề, các trường phổ thông,
-
Trung tâm y tế, Trung tâm thể dục thể thao huyện...
Thứ sáu: Tài liệu của các cơ quan, đơn vị hiệp quản như công an huyện, Ban chỉ
huy quân sự huyện, Chi cục thuế huyện, BHXH huyện...tài liệu này chứa đựng
-
những thông tin để kết hợp với UBND huyện giải quyết công việc.
Thứ bảy: Tài liệu của các doanh nghiệp do chính quyền của huyện thành lập và
quản lý như các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước thực hiện cung
cấp dịch vụ công như Công ty nước sạch, Công ty điện lực huyện... Do vậy,
trong thành phần tài liệu lưu trữ UBND huyện cũng xuất hiện tài liệu của các cơ
-
quan này.
Thứ tám: Tài liệu của các hội thuộc sự quản lý của chính quyền Huyện như Hội
khuyến học, Hội nông dân...
Trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa phương
chính quyền huyện cũng có mối liên hệ công tác với nhiều tổ chức chính trị xã
hội như: Thành ủy, huyện ủy, LĐLĐ huyện, huyện đoàn,...
Ngoài ra, trong thành phần tài liệu hành chính có đơn, thư, góp ý, kiến
nghị, khiếu nại, tố cáo của cán bộ, công chức, viên chức, của quần chúng nhân
dân về các vấn đề liên quan đến việc điều hành, chỉ đạo, quản lý của các cơ quan
nhà nước cấp huyện.
1.2.2.2. Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND huyện Chợ đồn
Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn diện, đầy đủ các hoạt động của các cơ quan,
tổ chức tại cấp huyện cho nên các loại hình tài liệu cũng phong phú và đa dạng.
Trong đó, tài liệu hành chính chiếm khối lượng lớn trong hoạt động của UBND
huyện, chủ yếu được thể hiện trên chất liệu giấy. Ngoài ra còn có tài liệu khoa
học – công nghệ bao gồm các bản vẽ, bản tính toán, các bảng thống kê,...Qua
khảo sát và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND, cán bộ lưu
trữ tại UBND cấp huyện, nhận thấy loại hình tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản
trong kho lưu trữ của UBND cấp huyện như sau:
- Thứ nhất, trong quá trình hoạt động của UBND huyện tài liệu hành
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
20
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
chính là tài liệu được sản sinh ra nhiều nhất. Nội dung của tài liệu phản ánh đầy
đủ chức năng quản lý Nhà nước trên mọi mặt của đời sống xã hội từ khi thành
lập đến nay. Đó là những tài liệu về chỉ đạo, quản lý, lãnh đạo, đôn đốc điều
hành của UBND đối với các cơ quan chuyên môn và cơ quan cấp xã, phường, thị
trấn, các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của huyện, những tài liệu về thanh tra,
kiểm tra, báo cáo kết quả công tác của UBND; hồ sơ về các kỳ họp của UBND
về các vấn đề cụ thể trong địa bàn quản lý...
- Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: Hiện nay, trong công
cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Nhà nước đã dành phần ngân sách
đáng kể trong đó có cấp huyện để thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ
bản phục vụ cho phát triển công nghiệp, giao thông thủy lợi, văn hóa xã hội; tài
liệu về triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học; tài liệu khảo sát, điều tra tài
nguyên thiên nhiên tại địa phương. Tài liệu khoa học kĩ thuật có nhiều loại như:
các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiết
công trình, bản vẽ tổng thể công trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu
đồ tính toán; các loại bản đồ địa giới hành chính.
1.2.2.3. Nội dung của tài liệu lưu trữ của UBND cấp huyện
Về cơ bản nội dung của tài liệu lưu trữ UBND cấp huyện đều phản ánh
tình hình kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội của địa phương cũng như những đóng
góp của địa phương với UBND tỉnh qua các giai đoạn khác nhau của lịch sử. Với
những nội dung như vậy, tài liệu lưu trữ UBND huyện có ý nghĩa hết sức quan
trọng về nhiều mặt của xã hội. Trong từng nội dung của tài liệu lưu trữ đều bao
hàm chứa những ý nghĩa thiết thực đối với các nhà nghiên cứu và quản lý tại địa
phương. Bản thân nội dung được phản ánh trong những tài liệu lưu trữ đó đã bao
hàm những giá trị mà nguời sử dụng có thể khai thác cho nhiều mục đích khác
nhau.
Hoạt động của chính quyền và nhân dân UBND huyện trong việc xây
dựng, phát triển kinh tế từ khi Đảng và Nhà nước có chủ trương thực hiện chính
sách đổi mới, nhiều thay đổi trong hoạt động kinh tế - xã hội của từng địa
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
21
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
phương được thể hiện ngày càng rõ nét. Nội dung tài liệu của UBND huyện
được thể hiện qua từng lĩnh vực quản lý của chính quyền, bao gồm: nội chính,
văn hóa – giáo dục, lao động, thương binh- xã hội, kinh tế, quản lý đô thị, khoa
học – công nghệ.
1.2.2.4. Giá trị, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của UBND huyện
Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện là
cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, phản ánh sự lãnh đạo của Đảng và Nhà
nước về chủ trương, đường lối chính sách trên các mặt của đời sống xã hội trên
địa bàn huyện, phản ánh các giai đoạn phát triển, các mốc đánh dấu thành tựu
của UBND huyện.Chính vì thế nó có ý nghĩa trên nhiều lĩnh vực hoạt động của
UBND huyện như:
Thứ nhất: Trên lĩnh vực kinh tế
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện phản ánh những cố gắng nỗ lực của
nhân dân trong công cuộc xây dựng đất nước nói chung và trong phạm vi địa
phương nói riêng phục vụ việc quy hoạch các vùng kinh tế trọng điểm tại địa bàn
huyện...
Thông tin trong tài liệu lưu trữ còn được khai thác để phục vụ việc tìm
kiếm, khai thác tài nguyên, môi trường. Việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
đã giúp các huyện tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của. Các tài liệu lưu trữ
cũng thường xuyên được khai thác và sử dụng để phục vụ việc nâng cấp, tu bổ,
sửa chữa, thiết kế mới các công trình xây dựng cơ bản như: nhà cửa, cầu, đường
thuộc phạm vi quản lý của UBND huyện. Trong lĩnh vực này thông tin trong tài
liệu lưu trữ thực sự đã mang lại hiệu quả thiết thực cho địa phương. Điều này
giúp lãnh đạo huyện có cái nhìn tổng thể về tình hình phát triển kinh tế của địa
phương.
Thứ hai: Trên lĩnh vực Văn hóa – xã hội – Giáo dục
Qua TLLT cho thấy sự chuyển biến trong quá trình thực hiện chủ trương
xây dựng một nền văn hóa tiên tiến, bài trừ tệ nạn xã hội, hủ tục, xây dựng đời
sống văn hóa mới; phản ánh trình độ dân trí, nếp sống của người dân trên địa bàn
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
22
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
huyện giúp lãnh đạo có biện pháp khuyến khích phát huy các nét văn hóa lành
mạnh, hạn chế các biểu hiện tiêu cực. Những tài liệu lưu trữ đã góp phần làm
sáng tỏ những giá trị văn hóa truyền thống của địa phương, là căn cứ đáng tin
cậy để nhà nước công nhận các di sản văn hóa có giá trị trên địa bàn huyện.
TLLT có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội, vì nó cung cấp
thông tin cho việc nghiên cứu sự hình thành và phát triển của các tầng lớp trong
xã hội qua các thời kỳ cũng như các chính sách dân tộc và tôn giáo.
Về lĩnh vực giáo dục và đào tạo tài liệu lưu trữ luôn là nguồn thông tin có
nhiều giá trị chúng cung cấp cho nhà quản lý về việc xây dựng và chỉ đạo thực
hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển giáo dục và đào tạo,
chương trình và kết quả đào tạo trên địa bàn huyện.
Thứ ba: Sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ hoạt động quản lý nhà nước
tại địa phương
UBND huyện là cơ quan quản lý Nhà nước, do đó trên thực tế TLLT phục
vụ chủ yếu cho hoạt động lãnh đạo và quản lý. TLLT chứa đựng các thông tin
thực tế và pháp lý có độ tin cậy cao như các quyết định quản lý, kinh nghiệm đã
được đúc rút, số liệu thống kê chân thực trong các báo cáo, tổng kết... những
thông tin đó giúp cho nhà quản lý đưa ra những quyết định đúng đắn giải quyết
nhanh chóng các tình huống trong hoạt động quản lý. Trên thực tế các cơ quan
để đưa ra một kế hoạch phát triển trong một giai đoạn hay một năm đều phải thu
thập được thông tin chính xác, đầy đủ ở nhiều kênh thông tin khác nhau nhưng
thông tin trong tài liệu lưu trữ vẫn là chính xác, xác thực nhất bởi chúng có giá
trị thể hiện ở đặc điểm của tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính chính hoặc bản
sao hợp pháp.
Ví dụ: UBND huyện muốn xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục – đào
tạo năm 2017 cần các thông tin sau:
- Kế hoạch phát triển giáo dục – đào tạo của UBND tỉnh Bắc Kạn năm
2017;
- Báo cáo tổng kết tình hình phát triển giáo dục – đào tạo năm 2016 của
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
23
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
UBND huyện;
- Những tài liệu về đặc điểm tình hình, điều kiện phát triển giáo dục – đào
tạo của UBND huyện năm 2016...
Để tái hiện diễn biến lịch sử phát triển của địa phương một cách khách
quan, có cơ sở tin cậy thì tài TLLT được đánh giá là những bằng chứng xác thực
nhất. Giá trị của tài liệu lưu trữ trước hết là ở tính nguyên gốc. Những nội dung
chính của sự kiện được phản ánh trong văn kiện Đại hội Đảng bộ, báo cáo đánh
giá tình hình kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng địa phương, những Nghị quyết,
Quyết định, Chỉ thị… của Ban chấp hành Đảng bộ, UBND huyện qua các thời
kỳ. Chính vì vậy, khi tiếp cận với tài liệu lưu trữ, các nhà nghiên cứu có điều
kiện đến gần với các sự kiện lịch sử hơn. Hiện nay huyện đã xây dựng được
cuốn sách về lịch sử của địa phương mình như: Lịch sử cách mạng huyện Chợ
Đồn nói về những trận chiến giữa quân du kích của huyện với quân giặc, quân
đội Mỹ nhảy dù xuống trung tâm huyện Chợ Đồn… Tài liệu lưu trữ là nguồn sử
liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn bộ quá trình quản lý nhà nước, là
thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi địa phương. Với ý
nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai
sau những kinh nghiệm quản lý nhà nước qua nhiều thế hệ, từ đó phát huy, kế
thừa những giá trị tốt, học tập để nâng cao trình độ quản lý qua các thế hệ.
Thứ tư: Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin phục vụ nhân dân.
Ai cũng đã hơn một lần cần khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ để xác
nhận những thông tin liên quan đến bản thân như: xác minh lý lịch, thời gian
công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng và kỷ luật; hoặc dùng tài liệu
lưu trữ chứng minh quan hệ nhân thân để giải quyết các vấn đề về sở hữu và
thừa kế tài sản. Với đặc thù là một đơn vị hành chính cấp trung gian, các UBND
huyện trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra thành phần tài liệu khá phong phú
phản ánh nhiều mặt hoạt động của xã hội như chính trị, kinh tế, văn hóa- giáo
dục...nên tài liệu lưu trữ là căn cứ quan trọng để các cơ quan nhà nước và cán bộ,
công chức thực hiện các nhiệm vụ quản lý.
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
24
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa Văn thư – Lưu trữ
Tiểu kết chương 1
Với sự đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung thì tài liệu lưu trữ
ở cấp huyện có giá trị về nhiều mặt. Những giá trị đó có trong nội dung tài liệu
và tùy thuộc vào mục đích sử dụng của đối tượng nghiên cứu. Việc lưu trữ, bảo
quản và khai thác sử dụng chúng không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân các cơ
quan quản lý nhà nước mà giúp ích cho các nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóa
trong việc giữ gìn và phát huy các di sản văn hóa của huyện nói riêng và toàn
dân tộc nói chung. Vì thế lưu trữ huyện cần thực hiện tốt sứ mệnh bảo quản và
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với xã hội. Để làm được điều đó, lưu trữ
huyện phải quan tâm đến vấn đề bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ.
Sinh viên Hoàng Thị Phiền
25
Lớp Đại học Lưu trữ học 13A
