Khóa luận: Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh

Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

MỤC LỤC


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT
1
2
3

CHỮ VIẾT TẮT
CBCCVC
HĐND
UBND

CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ
Cán bộ, công chức, viên chức
Hội đồng nhân dân
Ủy ban nhân dân


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là di sản quý báu của quốc gia, là ký ức thiêng liêng của
dân tộc. Nó chứa đựng những thông tin phong phú, đa dạng có độ tin cậy cao,
phản ánh một cách trung thực và toàn diện mọi mặt của đời sống xã hội. Tuy
nhiên tài liệu lưu trữ sẽ mãi chỉ là những vật vô tri nếu như chúng ta không tiến
hành tổ chức khai thác sử dụng để các giá trị to lớn của nó “thức dậy” phục vụ
cho xã hội, phục vụ cho lợi ích chính đáng của mỗi con người. Từ nhận định
trên, Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm chỉ đạo các ngành, các cấp, các cơ quan
lưu trữ đẩy mạnh công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Trong báo cáo Chính
trị của Ban Chấp hành Trung ương Đảng trình bày tại Đại hội đại biểu toàn quốc
lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, đã nêu rõ nhiệm vụ trọng
trách của ngành lưu trữ là: Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia, tài liệu lưu trữ phải cùng các
nguồn lực khác trong cả nước tham gia xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phải đóng
góp trực tiếp vào các lĩnh vực nghiên cứu, xây dựng và phát triển xã hội. Trong
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng chính phủ
“Về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” nhấn mạnh để
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần thực hiện nghiêm túc các vấn đề sau: Đẩy
mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức
về công tác lưu trữ; Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào
việc bảo quản, bảo vệ an toàn, bảo hiểm và quản lý khai thác tài liệu lưu trữ; Bố
trí diện tích thích đáng để thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu
trữ; Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động giới thiệu và tạo mọi điều kiện
thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu
quả.
Theo quy định của Hiến pháp 2013 và Luật tổ chức chính quyền địa

phương năm 2015, Ủy ban nhân dân (UBND) huyện Đầm Hà vừa là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân (HĐND) huyện, vừa là cơ quan hành chính
Nhà nước tại địa phương. Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của

3


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

UBND huyện Đầm Hà đa dạng về loại hình (tài liệu hành chính, tài liệu khoa
học công nghệ, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử) phong phú về nội dung
(phản ánh mọi mặt hoạt động của UBND huyện như quản lý kinh tế, nông, lâm,
ngư nghiệp và tiểu thủ công nghiệp, quản lý văn hóa, quản lý tài nguyên và môi
trường…) có giá trị to lớn phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý hành chính nhà
nước tại địa phương. Tuy nhiên trên thực tế, việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
tại UBND huyện Đầm Hà hầu như chưa được thực hiện do việc phân cấp quản lý
tài liệu lưu trữ không được rõ ràng, nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ còn
thấp và hầu như chưa ban hành được văn bản nào quy định rõ ràng, cụ thể về
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Từ đó, việc quy định các hình thức phát huy giá
trị tài liệu chưa đa dạng, phong phú, hạn chế việc tiếp cận tài liệu của độc giả
khiến cho giá trị to lớn của những tài liệu này cứ mãi “ngủ yên”. Bởi vậy việc đề
ra và thực hiện hệ thống giải pháp nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ
quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh là vô
cùng cần thiết.
Xuất phát từ những lý do và thực trạng trên, em quyết định lựa chọn đề
tài “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại
UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.

2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài này nhằm hướng tới một số mục tiêu như sau:
- Nghiên cứu thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ trong
phục vụ công tác quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà;
- Đánh giá thực trạng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý
hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà;
- Đề xuất một số giải pháp giúp cho lưu trữ UBND huyện Đầm Hà phát
huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý hành chính nhà
nước tại địa phương.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1.Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là vấn đề phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

4


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung khảo sát về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản
lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà giai đoạn 2012 - 2016.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu đã đặt ra, đề tài cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
Một là: Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Đầm Hà,
số lượng, thành phần, nội dung của khối tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành

chính nhà nước đang được bảo quản tại đây. Từ đó, làm rõ ý nghĩa của tài liệu
lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương.
Hai là: Nghiên cứu những quy định hiện hành của UBND huyện Đầm Hà
về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhu cầu độc giả khai thác sử dụng tài liệu.
Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá về kết quả đạt được cũng như những tồn tại, đồng
thời phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế trong việc phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại địa phương.
Ba là: Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Đầm Hà trong phục vụ các hoạt động quản
lý hành chính nhà nước tại địa phương.

5. Lịch sử nghiên cứu
Qua tìm hiểu, nghiên cứu em đã tổng hợp được một số đề tài, luận văn,
bài viết có liên quan đến vấn đề “phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý
hành chính nhà nước” được bao hàm trong “công tác lưu trữ” nói chung và
nghiệp vụ “tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ” nói riêng. Cụ thể như sau:

- Giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của nhóm tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do NXB Đại
học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 đưa ra những cơ sở lý luận
về tài liệu lưu trữ (khái niệm, đặc điểm, phân loại, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ),
đồng thời phân tích thực tiễn việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ (thu thập và
xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng và
thống kê tài liệu lưu trữ) ở nước ta trước những năm 90 của thế ký XX.
- Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của GVC.TS.Chu Thị Hậu

5


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

chủ biên do NXB Lao động Hà Nội xuất bản năm 2016 đã trình bày các vấn đề
lý luận chung về tài liệu lưu trữ, tổ chức, quản lý công tác lưu trữ và hướng dẫn
phương pháp thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Đặt biệt giáo trình còn tập hợp các
văn bản quan trọng về Luật, Nghị định, Thông tư và văn bản hướng dẫn nghiệp
vụ lưu trữ theo đúng quy định hiện hành đảm bảo tính cập nhật và thống nhất.
- Luận văn thạc sỹ “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện
tại thành phố Hà Nội” của tác giả Phạm Diệu Linh năm 2009 (Tư liệu Khoa Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn)
thông qua nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại các huyện của thành phố Hà
Nội đã đề xuất một số gải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hợp lý
và hữu ích như thể chế hóa các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ cấp
huyện, ổn định tổ chức lưu trữ cấp huyện, chuẩn hóa các công vụ hướng dẫn và
thực hiện thống nhất nghiệp vụ lưu trữ.
- Luận văn thạc sỹ “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh” của tác giả Trần Văn Quang năm 2014 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) đã nghiên
cứu, khảo sát đưa ra khối lượng, thành phần, nội dung và đánh giá giá trị tài liệu
lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp huyện như Hội
đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện và các phòng, ban giúp việc.
- Luận văn thác sỹ “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp
quận phục vụ công tác quản lý nhà nước tại địa phương” của tác giả Trần Thị
Mai năm 2015 (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn) cho rằng “Thông tin đến với mỗi cơ quan từ
nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin trong TLLT là nguồn thông tin đáng
tin cậy nhất đối với hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương. Các cơ quan lưu
trữ cần quan tâm mở rộng tính công khai đối với tài liệu lưu trữ, mở cửa hơn nữa
các lưu trữ, cải tiến các thủ tục hành chính đối với người có nhu cầu nghiên cứu,

sử dụng tài liệu, đa dạng hóa các hình thức khai thác để mọi cơ quan, tổ chức và
cá nhân được quyền sử dụng và sử dụng thuận lợi nhất, hiệu quả nhất tài liệu lưu
trữ” [12, 105].
- Khóa luận tốt nghiệp "Tổng luận các công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Thị Thảo năm 2011(Tư liệu Khoa Lưu

6


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn)
đã tổng hợp và đưa ra những đánh giá về các công trình nghiên cứu về vấn đề tổ
chức, khai thác sử dụng tài liệu.
- Luận văn thạc sỹ "Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục thuế
phục vụ công tác quản lý thuế tại địa phương (qua khảo sát một số chi cục thuế
tại thành phố Hà Nội” của tác giả Trịnh Thị Thu Hương năm 2015 (Tư liệu Khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn) đã đưa ra một số giải pháp hữu ích, liên quan trực tiếp đến hoạt động tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu nhằm nâng cao hiệu quả công tác này như xây
dựng và hoàn thiện các văn bản pháp lý, đa dạng hóa các hình thức khai thác sử
dụng và mẫu hóa các biểu mẫu để quản lý hoạt đông tổ chức khai thác sử dụng
tài liệu.
- Bài viết “Vai trò của công tác lưu trữ trong nền hành chính nhà nước” của Thạc
sĩ Lã Thị Duyên cho rằng “Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm
năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt
công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, góp phần xây
dựng một nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ

cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành
chính nhà nước được thông suốt” [7, 5].
- Bài viết “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của lưu trữ một số nước trên thế giới và
một số đề xuất đối với lưu trữ Việt Nam” của Thạc sĩ Nguyễn Thị Thúy Bình
đăng trên “Kỷ yếu hội thảo khoa học khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” đã nêu ra kinh nghiệm của một
số nước trên thế giới về phát huy giá trị tài liệu như tạo cơ sở pháp lý cho việc
phát huy giá trị tài liệu, đa dạng hóa các hình thức phát huy giá trị tài liệu theo
hướng hiện đại và đưa ra đề xuất đối vơi lưu trữ Việt Nam.
Qua khảo sát các nguồn tài liệu trên cho thấy hầu hết các công trình,
bài viết chỉ tập trung vào một số chủ đề chủ yếu như lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại cơ quan, tổ chức nhất định mà
chưa đi sâu nghiên cứu về giá trị tài liệu lưu trữ và vấn đề làm thế nào để phát
huy được giá trị đó trong công tác quản lý hành chính nhà nước tại địa phương.

7


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

Có thể nói, kết quả nghiên cứu của các công trình trên đây là nguồn tài liệu tham
khảo quý báu, cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ ở nước ta nói chung và công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ ở một số cơ quan, tổ chức nói riêng để em thực hiện khóa luận này.

6. Phương pháp nghiên cứu
Thực hiện khóa luận này, trước hết em vận dụng một số phương pháp
nghiên cứu sau:

- Cơ sở phương pháp luận biện chứng của Chủ nghĩa Mác - Lênin
- Phương pháp phân tích chức năng để đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của UBND huyện Đầm Hà, từ đó xác định nguồn gốc hình thành
và nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ ở UBND huyện.
- Phương pháp điều tra, thăm dò, khảo sát sát về công tác phát huy giá trị
tài liệu tại UBND huyện Đầm Hà nhằm thu thập thông tin từ cán bộ, công chức,
viên chức (CBCCVC) và độc giả.
- Phương pháp phỏng vấn cán bộ lưu trữ và lãnh đạo Văn phòng, lãnh
đạo Phòng Nội vụ UBND huyện về thực tế công tác phát huy giá trị tài liệu tại
đây.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế, từ đó rút ra
được những ưu điểm và tồn tại trong công tác này để có những giải pháp phù
hợp.
Ngoài các phương pháp chủ yếu trên em còn sử dụng phương pháp
nghiên cứu các giáo trình, luận án, luận văn, khóa luận và một số bài viết đăng
trên tạp chí Văn thư lưu trữ.

7. Đóng góp của đề tài
Từ việc nghiên cứu khảo sát tình hình thực tế trong việc phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà,
đề tài đã đánh giá được ưu điểm, hạn chế và tìm ra các nguyên nhân của hoạt
động này.
Đề tài đề xuất các giải pháp cụ thể giúp UBND huyện Đầm Hà phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại địa phương.
Ngoài ra, kết quả nghiên cứu đề tài có thể làm tài liệu tham khảo giúp

8


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học chưa có
điều kiện tiếp cận với thực tế.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài các phần mở đầu, phần kết luận, đề tài được kết cấu với 3 chương
như sau:
Chương 1. Cơ sơ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động
quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh.
Chương này tập trung nghiên cứu cơ ở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn
của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại
UBND huyện Đầm Hà.
Chương 2. Thực trạng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản
lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh. Chương
này phản ánh tình hình thực tế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND
huyện Đầm Hà để phục vụ quản lý hành chính nhà nước như: đối tượng và các
loại hình tài liệu được khai thác; các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu; đánh
giá hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ và đưa ra nguyên nhân.
Chương 3. Một số giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ
quản lý hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh.
Từ những cơ sở lý luận chung và tình hình thực tế, đề tài đưa ra hệ thống các
giải pháp về hoàn thiện cơ sở pháp lý, nâng cao nhận thức của lãnh đạo và độc
giả, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và đầu tư cơ sở vật chất.
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận, em đã nhận được sự chỉ bảo,
hướng dẫn tận tình từ phía giảng viên hướng dẫn – Tiến sĩ Nguyễn Thị Ngọc
Mai, sự giúp đỡ, tạo điều kiện từ phía lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND
huyện Đầm Hà, chị Hoàng Minh Thơm - cán bộ lưu trữ và tập thể CBCCVC tại
UBND huyện Đầm Hà. Bên cạnh những thuận lợi, em đã gặp phải một số khó
khăn nhất định trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin như việc chia sẻ thông

tin từ các cán bộ lưu trữ của Văn phòng HĐND & UBND huyện còn hạn chế,
chưa cụ thể, các thông tin về Phông Lưu trữ UBND huyện Đầm Hà còn mang
tính chung chung nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Bởi vậy,

9


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô để bài khóa luận được hoàn
thiện hơn. Nhân đây, em cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy, cô giáo trong
Khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền thụ kiến thức
lý luận khoa học về lưu trữ làm căn cứ quan trọng để thực hiện đề tài; Các
CBCCVC của UBND huyện Đầm Hà đã cung cấp thông tin, số liệu phản ánh
thực tiễn công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành chính nhà
nước tại UBND huyện Đầm Hà. Hơn nữa, em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc
tới Tiến sĩ Nguyễn Thị Ngọc Mai đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình
triển khai và hoàn thiện khóa luận.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên
Phạm Thị Nhi

10


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

Chương 1
CƠ SỞ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHỤC VỤ QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TẠI UBND HUYỆN ĐẦM HÀ
TỈNH QUẢNG NINH

1

1

Cơ sở lý luận của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý hành

1

chính nhà nước
Khái niệm, đặc điểm và phân loại tài liệu lưu trữ
Khái niệm tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ không phải là một khái niệm mới mà đã được đề cập đến
trong nhiều tài liệu khác nhau. Trong bài “Bàn về thuật ngữ Tài liệu lưu trữ”
công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3 năm 1999 đề cập đến ba
trường phái cơ bản có quan niệm khác nhau về thuật ngữ này như sau:
Trường phái thứ nhất với đại diện chính là Anh, Mỹ và Úc đưa ra khái
niệm về tài liệu lưu trữ căn cứ vào giá trị tiềm năng của tài liệu sau khi chúng hết
giá trị hiện hành như sau: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành
được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có
trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hơặc bởi những người thừa kế nhằm mục
đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu
trữ của chúng”. Khái niệm này cho thấy để một tài liệu được thừa nhận là tài
liệu lưu trữ cần phải hết giá trị hiện hành và phải còn giá trị lưu trữ được lựa

chọn để tiếp tục bảo quản mà không phụ thuộc vào các điều kiện khác.
Trường phái thứ hai do các nước Châu Âu đại diện đưa ra khái niệm tài
liệu lưu trữ căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ của tài liệu, coi tài liệu lưu trữ là
“toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt thời gian, hình thức và vật mang
tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập ra hoặc nhận được trong quá
trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay tổ chức đó”. Khái niệm
này cho thấy một tài liệu có đặc tính của một tài liệu lưu trữ ngay tại thời điểm
sản sinh ra hoặc nhận được mà không chờ đến khi nó hết giá trị hiện hành và tài
liệu này phải là tài liệu có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng.

11


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

Trường phái thứ ba đưa ra khái niệm về tài liệu lưu trữ chú trọng về nơi
bảo quản. Đại diện cho trường phái này là Liên Xô và hầu hết các nước xã hội
chủ nghĩa trước đây. Khái niệm này được trình bày chính thức trong Từ điển
Thuật ngữ 1982: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ”.
Tuy nhiên, Liên bang Nga hiện nay đã có một số điểm mới về khái niệm tài liệu
lưu trữ thể hiện trong Luật về “Công tác lưu trữ tại Liên bang Nga” coi tài liệu
lưu trữ “là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các thể thức cho
pháp nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật
chất và ý nghĩa của thông tin đối với công dân, xã hội và nhà nước”. Khái niệm
này chú trọng tới ba điều kiện: phải là vật mang vật chất có ý nghĩa, thông tin có
ý nghĩa và có các yếu tố thể thức để nhận dạng vật mang vật chất đó. Vì vậy nó
thuộc diện được bảo quản.
Tại Việt Nam, khái niệm về tài liệu lưu trữ được đưa ra trên cơ sở dung

hòa quan điểm của cả ba trường phái trên. Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương
Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm đề cập tới khái niệm tài liệu lưu trữ theo lưu
trữ học Mác xít như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị,
kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các
phòng, kho lưu trữ” [6, 5]. Khái niệm chính thức về tài liệu lưu trữ tại Việt Nam
được đưa ra trong Khoản 2 Điều 3 Luật Lưu trữ 2011 như sau: “Tài liệu lưu trữ
là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử
được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong
trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp
pháp” [14, 1]. Khái niệm này cho thấy tài liệu lưu trữ phải thể hiện được ba
thuộc tính cơ bản gồm: chứa đựng các thông tin quá khứ có giá trị phục vụ các
nhu cầu của đời sống xã hội; không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thời kỳ lịch sử,
vật mang tin và phương pháp ghi tin; phải đảm bảo giá trị pháp lý.
Tóm lại các khái niệm kể trên, mặc dù có sự khác nhau khi xác định các
đặc điểm của tài liệu lưu trữ nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản là: thứ

12


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

nhất, tài liệu lưu trữ phải có nguồn gốc xuất xứ - do các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý
các công việc theo quy định hợp pháp; thứ hai, phải là bản chính, bản gốc, và
chỉ được phép thay thế bằng bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn

2

bản chính, bản gốc của tài liệu.
Đặc điểm của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có các đặc điểm chủ yếu sau:
Thứ nhất là tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ. Các thông
tin trong tài liệu phản ánh các sự kiện, hiện tượng, biến cố của lịch sử, các thành
tựu lao động sáng tạo của nhân dân, các hoạt động của nhà nước, của cơ quan, tổ
chức hay của một nhân vật tiêu biểu, kiệt xuất trong quá trình tồn tại và phát
triển. Các thông tin này đã xảy ra trong quá khứ, được ghi lại bằng vật liệu và
phương pháp ghi tin nhất định để lưu giữ và truyền lại cho các thế hệ tương lai.
Thứ hai là tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ theo
quy định tại Khoản 2 Điều 3 Luật Lưu trữ 2011 “phải là bản gốc, bản chính.
Trong trường hợp không có bản gôc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao
hợp pháp” để đảm bảo giá trị pháp lý và độ tin cậy cho tài liệu. Tài liệu lưu trữ
mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao như chữ ký của người có
thẩm quyền, dấu của cơ quan, bút tích của tác giả… Do vậy, tài liệu lưu trữ còn
được gọi là “tài liệu gốc, tư liệu gốc hoặc sử liệu gốc”.
Thứ ba là tài liệu lưu trữ do nhà nước thống nhất quản lý. Nó được
đăng ký, bảo quản và khai thác sử dụng theo các quy định của pháp luật để đảm
bảo an toàn, tránh mất mát, thất lạc tài liệu, đặc biệt là các tài liệu quý hiếm và

3

các tài liệu mang thông tin bí mật nhà nước.
Phân loại tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng. Để quản
lý một cách khoa học các loai hình này, các nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc
điểm của mỗi loại hình tài liệu và phân loại chúng một cách hợp lý. Có thể phân
chia tài liệu lưu trữ thành các loại cơ bản sau:

- Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những hoạt
động về quản lý nhà nước trên các mặt khác nhau của đời sống như chính trị,
kinh tế, văn hóa, khoa hoc, lịch sử… Tài liệu hành chính có nhiều thể loại, tùy
thuộc vào những giai đoạn lịch sử khác nhau với các đặc thù khác nhau. Ví dụ

13


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

thời kỳ phong kiến Việt Nam các tài liệu hành chính chủ yếu là chiếu, chỉ, sắc,
dụ…
- Tài liệu khoa học và công nghệ có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên
cứu khoa học, phát mính sáng chế, về thiết kế xây dụng các công trình xây dựng
cơ bản, về thiết kế, chế tạo các sản phẩm công nghiệp, về điều tra, khảo sát, thăm
dò tài nguyên thiên nhiên, địa chất, thủy văn, trắc địa bản đồ. Tài liệu khoa học –
kỹ thuật có nhiều loại như bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ, tài
liệu tính toán…
- Tài liệu nghe nhìn là các loại tài liệu phản ánh hoạt động văn hóa xã hội lao
động sáng tạo của con người và các hoạt động khác. Tài liệu này có khả năng tái
hiện các sự kiện, nhân vật bằng hình ảnh, âm thanh tạo nên những dấu ấn riêng
biệt thú vị. Tài liệu nghe nhìn có thể là các cuộn phim, âm bản ảnh, dương bản
ảnh…
- Tài liệu văn học – nghệ thuật là những tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn
học nghệ thuật của những nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ… Loại tài liệu này chủ yếu
là bản thảo của tác phẩm văn học, nghệ thuật , thư từ trao đổi, tài liệu về các nhà
văn, nhà thơ, nghệ sĩ…
- Tài liệu điện tử là tài liệu sản sinh, tồn tại và tiêu hủy trong môi trường điện tử.

Tài liệu điện tử ra đời do sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin và
máy tính điện tử. Loại hình tài liệu này ngày càng chiếm vai trò quan trọng trong
công tác lưu trữ bởi tính hiện đại và các ưu điểm vượt trội về độ bền cùng với

2
1

khả năng lưu trữ khổng lồ của nó so với tài liệu giấy.
Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc và các nội dung cơ bản của hoạt động quản lý
hành chính nhà nước
Khái niệm quản lý hành chính nhà nước
Khái niệm quản lý hành chính tại Việt Nam hiện nay đã được đưa ra bàn
luận và hình thành một số quan điểm như sau:
Thứ nhất, theo giáo trình Lý luận Hành chính Nhà nước do tác giả
Nguyễn Hữu Hải chủ biên đưa ra khái niệm quản lý hành chính nhà nước là
“hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó là hoạt động chấp hành
và điều hành của hệ thống quản lý hành chính nhà nước trong quản lý xã hội

14


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

theo khuôn khổ pháp luật nhà nước nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định
và phát triển của xã hội” [8, 4]. Khái niệm này nhấn mạnh đến tính quyền lực và
việc sử dụng quyền lực nhà nước của hoạt động hành pháp với mục đích là điều
chỉnh xã hội.
Thứ hai, theo giáo trình Quản lý Hành chính Nhà nước và Quản lý ngành

Giáo dục và Đào tạo của nhóm tác giả Phạm Viết Vượng, Ngô Thành Can, Trần
Quang Cấn quản lý hành chính nhà nước được hiểu là “sự tác động có tổ chức
và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước đối với các quá trình và hành vi hoạt
động của công dân do các cơ quan có tư cách pháp nhân, công pháp trong hệ
thống hành pháp và quản lý hành chính nhà nước tiến hành bằng những văn bản
quy phạm pháp luật, dưới luật để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của nhà
nước, phát triển các mối quan hệ xã hội, duy trì trật tự an ninh công, bảo vệ
quyền lợi công và phục vụ nhu cầu hằng ngày của công dân” [19, 34]. Khái
niệm này nhấn mạnh đến việc tổ chức thực thi quyền hành pháp để quản lý, điều
hành các lĩnh vực đời sống xã hội bằng pháp luật và theo pháp luật.
Như vậy, khái niệm quản lý hành chính nhà nước thống nhất ở nội hàm
là hoạt động chấp hành và điều hành của các cơ quan hành pháp nhằm điều
chỉnh các mối quan hệ xã hội và hành vi của công dân theo pháp luật. Bởi vậy,
có thể hiểu: Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành
pháp của Nhà nước, đó là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền
lực pháp luật nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của
con người để duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật
nhằm thực hiện những chức năng và nhiệm vụ của Nhà nước trong công
cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa, do các cơ
quan trong hệ thông quản lý hành chính từ Chính phủ ở Trung ương xuống
UBND các cấp ở địa phương tiến hành.

2

Đặc điểm của hoạt động quản lý hành chính nhà nước
Quản lý hành chính nhà nước mang những đặc điểm chủ yếu sau:

15

Khóa luận tốt nghiệp

-

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

Quản lý hành chính nhà nước mang tính quyền lực, tính tổ chức và tính mệnh
lệnh đơn phương của nhà nước thể hiện ở chỗ khách thể quản lý phải phục tùng
chủ thể quản lý một cách nghiêm túc;

-

Quản lý hành chính nhà nước có mục tiêu chiến lược, có chương trình và có kế
hoạch để thực hiện mục tiêu đòi hỏi công tác quản lý nhà nước phải có chương
trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm có chỉ tiêu và biện pháp cụ thể để
thực hiện các chỉ tiêu;

-

Quản lý hành chính nhà nước có tính chủ động, tính sáng tạo và linh hoạt cao
thể hiện ở hoạt động xây dựng các văn bản pháp quy hành chính điều chỉnh các
hoạt động quản lý, những quan hệ mới phát sinh chưa ổn định hoặc chưa được
luật điều chỉnh một cách có hiệu quả;

-

Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động mang tính dưới luật thể hiện ở chỗ
bản thân hoạt động quản lý là hoạt động chấp hành pháp luật và điều hành trên
cơ sở luật, các quyết định ban hành trong hoạt động quản lý nhà nước phải phù
hợp với pháp luật và các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên;

-

Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động được đảm bảo về phương diện tổ
chức bộ máy và cơ sở vật chất mà trước hết là bộ máy cơ quan hành chính;

-

Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động mang tính kinh tế vì mọi nhà nước
thực hiện chức năng quản lý hành chính của mình cũng là nhằm phục vụ nền
kinh tế quốc dân;

-

Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động mang tính chính trị rõ rệt. Khi bộ
máy nhà nước hoạt động, quản lý hành chính nhà nước là kênh thực hiện quyền
lực nhà nước. Vì vậy, khi giải quyết bất cứ vấn đề nào trong công tác quản lý
hành chính luôn luôn phải tính đến nhiệm vụ và mục tiêu chính trị;

-

Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động có tính chuyên nghiệp, liên tục đòi
hỏi cán bộ quản lý không chỉ cần có kiến thức lý luận mà còn phải vững vàng về

16


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

pháp lý, có kinh nghiệm thực tiễn về lĩnh vực đảm nhiệm, hoạt động quản lý
hành chính nhà nước phải được tiến hành thường xuyên liên tục;
-

Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động có tính thứ bậc chặt chẽ thông suốt
lừ trên xuống dưới, cấp dưới phục tùng cấp trên, nhận chỉ thị và chịu sự kiểm tra
thường xuyên của cấp trên;

-

Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động mang tính không vụ lợi mà chỉ phục
vụ lợi ích công và lợi ích của công dân, mang tính chất vô tư, công tâm, trong
sạch, liêm khiết nhất.

3

Nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước
- Nguyên tắc bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng cộng sản đối với Nhà nước: Đảng
lãnh đạo quản lý nhà nước bằng nghị quyết, vạch ra đường lối, chủ trương chính
sách, nhiệm vụ cho quản lý nhà nước, cho các mắt xích khác nhau của bộ máy
quản lý. Đảng còn lãnh đạo Nhà nước thông qua công tác cán bộ và công tác
thuyết phục, giáo dục và bằng sự gương mẫu của cán bộ, Đảng viên.
- Nguyên tắc tập trung dân chủ: Về mặt tổ chức, quyền lực nhà nước tập trung
thống nhất vào nhân dân. Quyền lực ấy được nhân dân thực hiện một cách trực
tiếp hoặc thông qua các cơ quan quyền lực nhà nước đại diện cho nhân dân là
Quốc Hội và HĐND các cấp. Về mặt hoạt động, các cơ quan nhà nước ở địa
phương và các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan nhà nước cấp trên,
trong phạm vi thẩm quyền có thể tự quyết định và chịu trách nhiệm về những
vấn đề của địa phương.

- Nguyên tắc thu hút nhân dân tham gia quản lý nhà nước: Hoạt động quản lý
hành chính nhà nước phải thu hút được sự tham gia của nhân dân thông qua các
hình thức khác nhau vào quá trình quản lý, giám sát hoạt động quản lý, đảm bảo
công khai, minh bạch, dân biết, dân làm, dân bàn và dân kiểm tra.
- Nguyên tắc pháp chế: Pháp chế xã hội chủ nghĩa là việc đòi hỏi các cơ quan nhà
nước, các tổ chức xã hội và mọi công dân phải tuân thủ pháp luật một cách triệt
để và chính xác. Để đảm bảo pháp chế trong quản lý nhà nước, những hoạt động
đảm bảo pháp chế trở thành chức năng quan trọng của mọi cơ quan quản lý nhà
nước.

17


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

- Nguyên tắc Kế hoạch hóa: Trong quản lý nhà nước, kế hoạch hoá là nguyên tắc
cơ bản thể hiện ở chỗ tất cả các cơ quan quản lý nhà nước đều tham gia vào quá
trình xây dựng kế hoạch ở các cấp, đồng thời hoạt động của bộ máy quản lý nhà
nước nhằm thực hiện kế hoạch hoá việc phát triển kinh tế - xã hội.
- Nguyên tác kết hợp quản lý theo ngành và theo lãnh thổ: Các đơn vị thuộc các
ngành kinh tế, kỹ thuật đều nằm trên một vị trí địa lý nhất định vừa phải chịu sự
quản lý của ngành vứa chịu sự sự quản lý theo lãnh thổ của chính quyền địa
phương. Hai mặt đó tạo thành một sự thống nhất trong cơ cấu kinh tế chung;
- Nguyên tắc phân định chức năng và quyền hạn: Nguyên tắc này đòi hỏi phải
phân định rõ thẩm quyền mỗi cơ quan, mỗi cán bộ và quan hệ qua lại giữa các

4

chủ thể đó với nhau căn cứ vào nhiệm vụ, chức năng quản lý và sự phân quyền.
Các nội dung cơ bản của hoạt động quản lý hành chính nhà nước
Quản lý hành chính nhà nước là sự hoạt động thực thi quyền hành
pháp: Hành pháp là một trong ba quyền của quyền lực nhà nước thống nhất
mang tính quyền lực chính trị. Chính phủ với tư cách là cơ quan hành pháp cao
nhất thực hiện quyền hành pháp cao nhất đối với toàn dân, toàn xã hội thông qua
hệ thống thể chế hành chính.
Quản lý hành chính là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh: Trong quản
lý hành chính nhà nước, cần có sự tổ chức phù hợp để mọi người đều có vị trí
tích cực đối với xã hội, góp phần tạo ra lợi ích cho xã hội. Ngoài ra cần có sự
điều chỉnh về mặt pháp lý thể hiện bằng các quyết định quản lý về quy tắc, tiêu
chuẩn, biện pháp... nhằm tạo ra sự phù hợp giữa chủ thể và khách thể quản lý,
tạo sự cân bằng, cân đối giữa các mặt hoạt động của quá trình xã hội và hành vi
hoạt động của con người.
Quản lý hành chính nhà nước là sự tác động bằng quyền lực nhà
nước: Sự tác động bằng quyền lực nhà nước là sự tác động bằng pháp luật theo
nguyên tắc pháp chế. Quyền lực nhà nước mang tính mệnh lệnh đơn phương và
tính tổ chức rất cao. Pháp luật phải được chấp hành nghiêm chỉnh, mọi người
đều bình đẳng trước pháp luật.

18


Khóa luận tốt nghiệp

2

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

Cơ sở pháp lý của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là mục tiêu quan trọng cuối cùng của công
tác lưu trữ. Để mục tiêu này được thực hiện thành công, các cơ quan quản lý nhà
nước về lưu trữ cần phải thiết lập một hành lang pháp lý bằng việc xây dựng và
ban hành các văn bản quy định rõ ràng, cụ thể và hợp lý về tổ chức khai thác sử
dụng tài liệu làm căn cứ để triển khai thực hiện việc phát huy giá trị tài liệu. Hiện
nay, pháp luật lưu trữ Việt Nan đã đưa ra những quy định liên quan đến vấn đề
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ như sau:

- Luật lưu trữ 2011 đã dành ra 06 điều quy định khá chi tiết về sử dụng tài liệu lưu
trữ: Điều 29 quy định về Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong
việc sử dụng tài liệu lưu trữ; Điều 30 quy định về sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch
sử; Điều 31 quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan; Điều 32 quy
định về các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; Điều 33 quy định về sao tài liệu
lưu trữ, chứng thực lưu trữ và Điều 34 quy định về việc mang tài liệu lưu trữ ra
khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
- Điều 9 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra quy
định về sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử như sau: “Thẩm quyền cho phép đọc, sao,
chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài
liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác; Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải
thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ
điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức; Khuyến khích việc thực hiện
dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến; Phương tiện lưu trữ tài liệu
lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và
sử dụng trên mạng diện rộng”.
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 2/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ “về việc
tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” đã quy định trách nhiệm
của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và đặc biệt là trách nhiệm của Bộ Nội vụ
– cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ trong công tác phát huy giá trị tài liệu lưu

trữ.

19


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

- Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài chính về
việc ban hành biểu mức thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Thông tư
này đã quy định rõ mức giá của từng hình thức khai thác sử dụng, từng loại hình
tài liệu, là căn cứ quan trọng để UBND huyện Đầm Hà lập biểu giá thu phí khai
thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ UBND huyện.
Các quy định trên chính là căn cứ pháp lý quan trọng để UBND huyện
Đầm Hà tiến hành xây dựng các văn bản quy định về phát huy giá trị tài liệu sao
cho phù hợp với tình hình thực tiễn của cơ quan, tạo nền tảng vững chắc cho
việc triển khai thực hiện công tác phát huy giá trị tài liệu phục vụ quản lý hành

1

3

chính nhà nước tại địa phương.
Cơ sở thực tiễn của việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ quản lý

1

hành chính nhà nước tại UBND huyện Đầm Hà
Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ quản lý

hành chính nhà nước đang bảo quản tại Kho Lưu trữ UBND huyện Đầm Hà
Khối lượng, thành phần
Kho lưu trữ UBND huyện Đầm Hà hiện đang bảo quản 150 mét giá tài
liệu giai đoạn 2001 – 2015, trong đó có khoảng 130 mét giá tài liệu có giá trị
phục vụ quản lý hành chính nhà nước với thành phần cụ thể như sau:

- Các văn bản quy phạm pháp luật. Các văn bản này thường ở dưới dạng Luật,
pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư... hoặc các công
báo chứa đựng những thông tin về chủ trương, đường lối chính sách của Đảng và
Nhà nước về quản lý hành chính nhà nước tại địa phương.
- Tài liệu do chính UBND huyện sản sinh ra trong hoạt động quản lý hành chính
nhà nước tại địa phương. Những tài liệu này chiếm số lượng lớn nhất trong
phông và cũng chứa nhiều thông tin quan trọng nhất bao gồm các loại hình văn
bản như quyết định, chỉ thị, công văn, kế hoạch, đề án, báo cáo...
- Tài liệu của HĐND huyện gửi đến dưới dạng các nghị quyết, quyết định, chỉ thị
nhằm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các hoạt động quản lý hành chính nhà
nước của UBND huyện.
- Tài liệu của các cơ quan hữu quan gửi đến, bao gồm các loại nghị quyết, thông
báo, công văn...để trao đổi về các lĩnh vực hoạt động quản lý hành chính nhà
nước của UBND huyện.
- Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên gồm: tài liệu của các phòng, ban

20


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

chuyên môn các đơn vị trực thuộc UBND huyện và các xã, thị trấn trên địa bàn

huyện nhằm xin ý kiến chỉ đạo hoặc báo cáo kết quả quản lý hành chính nhà
nước.
- Tài liệu của các cơ quan, đơn vị hiệp quản (Công an huyện, Ban chỉ huy quân sự
huyện, Chi cục thuế, BHXH huyện...) và các đơn vị sự nghiệp thuộc huyện (Ban
quản lý dự án, trường đào tạo nghề, các trường phổ thông, Trung tâm y tế, Trung
tâm thể dục thể thao huyện, Ban quản lý di tích). Những tài liệu này chứa đựng
thông tin để kết hợp với UBND huyện giải quyết công việc liên quan.
- Tài liệu của các doanh nghiệp do chính quyền của huyện thành lập (Công ty
nước sạch, Công ty điện lực huyện...) và các hội thuộc sự quản lý của chính
quyền huyện (Hội khuyến học, Hội nông dân...) có mối liên hệ với UBND huyện
trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước tại địa phương.
Ngoài ra còn có đơn, thư, góp ý, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của
CBCCVC và nhân dân về các vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý hành chính
nhà nước.

2

Loại hình
Tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ quản lý hành chính nhà nước tại
UBND huyện Đầm Hà không chỉ phong phú về nội dung mà còn đa dạng về loại
hình. Tài liệu hành chính trên nền giấy là loại hình chiếm khối lượng lớn, có nội
dung quan trọng, phản ánh đầy đủ chức năng quản lý hành chính nhà nước tại
UBND huyện Đầm Hà từ khi thành lập đến nay. Tài liệu khoa học và công nghệ
chiếm khối lượng ít hơn, chủ yếu là các tài liệu thiết kế, xây dựng các công trình
xây dựng cơ bản phục vụ cho phát triển giao thông, thủy lợi, văn hóa xã hội; tài
liệu về triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học và các loại bản đồ địa giới hành
chính... Một số tài liệu điện tử thuộc khối tài liệu hình thành trong giai đoạn
2014 – 2015 khi UBND huyện tiến hành hoạt động đẩy mạnh ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính. Ngoài ra còn một số lượng
nhỏ tài liệu nghe nhìn bao gồm các băng ghi âm, ghi hình, các bức ảnh về các kỳ

họp của HĐND và UBND, hình ảnh về các sự kiện quan trọng của địa phương
như khởi công các công trình xây dựng lớn, tổ chức các lễ kỷ niệm.

3

Nội dung

21


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

* Nhóm tài liệu tổng hợp: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của
tỉnh về các vấn đề kinh tế - xã hội; hồ sơ về các hội nghị, kỳ họp UBND, thường
trực UBND; Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về các vấn đề quy
hoạch, kế hoạch, đầu tư, công tác thi đua, khen thưởng và công tác lưu trữ;
Chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác quy hoạch, kế hoạch, đầu tư của
huyện; hồ sơ xây dựng, tổ chức thực hiện và đánh giá kết qủa các đề án, dự án,
chương trình, mục tiêu, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội và công tác thi đua,
khen thưởng của huyện; Các báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu
trữ.
* Nhóm tài liệu Nông nghiệp- Lâm nghiệp- Thuỷ lợi: Tài liệu chỉ đạo
của cơ quan trung ương, của tỉnh về nông nghiệp, chính sách phát triển nông
thôn và lĩnh vực lâm nghiệp, thủy lợi; chương trình, kế hoạch, số liệu điều tra
tổng hợp về tình hình biến động, phát triển nông nghiệp của huyện; tài liệu quản
lý việc sử dụng đất lâm nghiệp; tài liệu chống bão lụt và bảo vệ hệ thống đê điều.
* Nhóm tài liệu Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp: Tài liệu chỉ đạo của
cơ quan trung ương, của tỉnh về tiểu thủ công nghiệp, điện lực và giao thông vận

tải; Hồ sơ quản lý việc thực hiện chương trình, dự án phát triển công nghiệp, xây
dựng và phát triển các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, tiểu - thủ
công nghiệp, các công trình điện; chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công
tác giao thông vận tải của huyện; hồ sơ quy hoạch và phát triển mạng lưới giao
thông vận tải.
* Nhóm tài liệu Thương mại - Dịch vụ - Du lịch: Tài liệu chỉ đạo của cơ
quan trung ương, của tỉnh về lĩnh vực thương mại dịch vụ, du lịch; báo cáo về
hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch của huyện; hồ sơ quản lý doanh nghiệp
kinh doanh các loại dịch vụ
* Nhóm tài liệu về văn hóa – xã hội: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung
ương, của tỉnh về lĩnh vực văn hóa – xã hội; Chương trình, báo cáo tổng kết công
tác giáo dục, các số liệu điều tra về văn hóa, xã hội; Báo cáo tổng kết về các hoạt
động văn hóa, thể thao, công tác phát thanh, truyền hình, phát triển hệ thống bưu
điện, truyền thanh, công tác lao động, thương binh và xã hội, quản lý các loại
hình bảo hiểm và công tác chăm sóc, bảo vệ bà mẹ và trẻ sơ sinh trên địa bàn

22


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

huyện.
* Nhóm tài liệu Khoa học công nghệ và tài nguyên môi trường: Tài liệu
chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về khoa học, công nghệ - công nghệ
thông tin, quản lý, bảo vệ, khai thác tài nguyên, môi trường; chương trình, kế
hoạch, báo cáo về các hoạt động khoa học, công nghệ - công nghệ thông tin, hồ
sơ tổ chức thực hiện quản lý và bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện.
* Nhóm tài liệu Quốc phòng – An ninh – Trật tự an toàn xã hội: Tài liệu

chỉ đạo của cơ quan trung ương, của tỉnh về công tác an ninh chính trị, giữ gìn
trật tự, an toàn xã hội; kế hoạch, báo cáo về công tác an ninh chính trị, giữ gìn
trật tự, an toàn xã hội của huyện.
*Nhóm tài liệu thi hành pháp luật: Tài liệu chỉ đạo của cơ quan trung
ương, của thành phố về công tác tư pháp; hồ sơ quản lý việc thay đổi, cải chính;
chương trình, kế hoạch, báo cáo về công tác thanh tra, kiểm tra, khiếu nại, tố
cáo.
* Nhóm tài liệu xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính: Tài
liệu chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan Trung ương, của tỉnh về công tác xây dựng,
bảo vệ chính quyền và công tác địa giới hành chính; chương trình, kế hoạch, báo
về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền và bầu cử ở huyện; hồ sơ tổ
chức bầu cử của đại biểu Quốc hội, HĐND các cấp; hồ sơ đặt tên, đổi tên xã, thị
trấn, đường phố.

2
1

Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước tại
UBND huyện Đầm Hà
Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc nghiên cứu xây dựng và ban
hành văn bản quản lý hành chính nhà nước
Để thực hiện tốt việc quản lý hành chính nhà nước tại địa phương,
UBND huyện cần phải thiết lập một hành lang pháp lý vững chắc và hiệu quả
bằng việc xây dựng và ban hành các văn bản quản lý hành chính trên cơ sở các
thông tin pháp lý và thực tiễn chính xác. Việc khai thác thông tin phục vụ soạn
thảo, ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác
nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng bởi tính

23

Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng và tiết kiệm. Việc nghiên cứu
các chủ trương, đường lối của Đảng giúp cho việc xác định nội dung, mục đích
ban hành văn bản đúng trên cơ sở chính trị và pháp luật theo định hướng xã hội
chủ nghĩa. Nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước đã quy định về cùng
vấn đề, để xác định vấn đề đã được điều chỉnh, giải quyết hiệu quả như thế nào,
nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính kế thừa, sát hợp với thực tế của văn bản.
Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua các tài liệu lưu trữ để văn bản
đang soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển của đời sống xã hội. Dựa trên
những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, dự báo về
xu hướng phát triển của các vấn đề trong tương lai, từ đó tìm ra cách thức tác
động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội. Khi ban hành văn bản
áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống các quy phạm pháp luật
đã được ban hành để bảo đảm văn bản áp dụng pháp luật đó là đúng thẩm quyền
và không trái với quy định của pháp luật. Làm tốt các khâu nghiệp vụ của công
tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật được nhanh
chóng, thông suốt và hiệu quả, góp phần loại bỏ những quy phạm lỗi thời, làm
giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng,
hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông
tin cho hoạt động xây dựng hệ thống bản quản lý hành chính nhà nước.

2

Tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà
nước, thúc đẩy công cuộc cải cách hành chính
Tất cả các hoạt động quản lý hành chính nhà nước đều liên quan đến văn

bản, tài liệu. Ví dụ, khi soạn thảo báo cáo tổng kết công tác cuối năm, có thể xem
xét báo cáo của những năm trước về chỉ tiêu công tác đặt ra để đánh giá mức độ
hoàn thành, các biện pháp được áp dụng, những thuận lợi, khó khăn đã gặp
phải… từ đó đưa ra phương hướng công tác cho phù hợp; hoặc để bảo đảm tính
khoa học trong quá trình xây dựng bản quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có
nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra
nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra
nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế.
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin chính xác nhất cho hoạt động quản lý

24


Khóa luận tốt nghiệp

Phạm Thị Nhi, Lớp: ĐH.LTH.13A

hành chính nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả của quản lý nhà
nước. Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính,
xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến. Nếu cung cấp đầy đủ, kịp thời
các thông tin từ tài liệu lưu trữ sẽ góp phần giúp UBND huyện rút ngắn thời gian
ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân.
Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một trong những điều kiện để
thực hiện cải cách thủ tục hành chính của cơ quan. Công việc của UBND huyện
được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ
có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không,

3

giá trị cảu tài liệu lưu trữ có được phát huy tối đa hay không.

Tài liệu lưu trữ là cơ sở quan trọng để kiểm tra hoạt động quản lý hành chính nhà
nước
Kiểm tra là điều kiện tất yếu để phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý
kịp thời thiếu sót trong tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước nhằm bảo
đảm trật tự và nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Sử
dụng thông tin từ văn bản quản lý hành chính nhà nước để theo dõi, điều hành và
kiểm tra công việc trong UBND huyện sẽ đảm bảo khách quan, khoa học, có hệ
thống, có căn cứ chính xác bởi hồ sơ tài liệu lưu trữ chính là chứng cứ chân thực
nhất. Nó có vai trò quan trọng trong việc xem xét các hành vi hành chính trong
quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của UBND huyện, là cơ sở quan trọng
để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các
quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính. Trong một số trường hợp để xử lý các
hành vi vi phạm hành chính trong giai đoạn trước, cần phải tiến hành nghiên cứu
pháp luật có hiệu lực tại thời điểm xảy ra hành vi để truy cứu trách nhiệm pháp

4

lý. Các quy định này đều được chứa đựng trong tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển, hiện đại - nền
hành chính hướng tới phục vụ nhân dân
Mục tiêu quan trọng cuối cùng của công tác lưu trữ tại UBND huyện
Đầm Hà là phát huy giá trị tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng, hiện thực
hóa quyền tiếp cận với thông tin quá khứ của độc giả có nhu cầu khai thác sử
dụng. Ngày nay, đặc biệt trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người càng
nhận thức rõ hơn về giá trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và khai thác

25