Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức các cuộc hội họp của tập đoàn FPT

LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện công trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức
các cuộc hội họp của tập đoàn FPT “.
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn
trách nhiệm nếu có sự không trung thực trong vấn đề sử dụng thông tin của công trình nghiên cứu này.
Sinh viên thực hiện
Ký tên


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát, thu thập và tổng hợp thông tin tôi đã nhận
được nhiều sự giúp đỡ của nhân viên và công ty FPT Telecom chi nhánh Xã Đàn
Nhân đây, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô. Đặc biệt, đối với
ThS. Lâm Thu Hằng, bởi cô đã hướng dẫn là giúp đỡ tôi nhiệt tình trong suốt quá trình làm đề tài này.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, tôi đã gặp khá nhiều khó khăn do trình độ nghiên cứu
còn thấp và hạn chế, đồng thời tôi chưa nắm rõ về công tác tổ chức các cuộc hội họp tại các cơ quan nhà
nước và các doanh nghiệp, dù đã cố gắng song bài tiểu luận của tôi còn nhiều thiếu xót. Vì thế, tôi rất
mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô vào bài tiểu luận của tôi.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp cho tôi nhận ra được những điểm sai và thiếu xót
trong bài tiểu luận của tôi sau này.
Tôi xin chân thành cám ơn


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CNTT: công nghệ thông tin
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
QPPL: quy phạm pháp luật


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU
Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp. Đây là một
phương thức tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành viên
thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyếtđịnh. Tuy nhiên, các cuộc hội họp
thường làm tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc, là hai thứ rất quý với cá doanh nghiệp. Do đó, chỉ nên tổ
chức cuộc họp khi cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải nắng gọn và mang lại hiệu quả. Như
vậy, thế nào là cuộc họp? Một cuộc họp gồm những người có liên quan hợp lại để bàn bac, thảo luận và
giải quyết hay quyết định vấn đề nào đó. Để cuộc họp có kết quả, cần phải tiến hành một cách nghiêm
túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội dung.
Với những tầm quan trọng của việc tổ chức hội hộp và hội nghị . Tập đoàn FPT đã chú trọng và
tổ chức nhiều cuộc hội họp và hội nghị của tập đoàn một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, đó là các cuộc
hổi thảo với các tổ chức quốc tế hàng đầu về lĩnh vực công nghệ, những buổi liên hoan văn hóa văn nghệ
trong nội bộ tập đoàn hay những cuộc thi sáng tạo nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của tập đoàn…
Qua đó ta có thể thấy sự chú trọng và quan tâm rất lớn của tập đoàn đến vấn đề này. Nó sẽ giúp cho hoạt
động của tập đoàn ngày càng nâng cao trong lĩnh vực quản trị văn phòng và là cầu nối giúp những nhân
viên trong tập đoàn có cơ hội để đóng góp ý kiến của mình, gắn kết tình cảm của nhân viên trong tập
đoàn.
Qua khảo sát thực tế vấn đề này của tập đoàn em đã chọn đề tài: “ khảo sát và đánh giá công tác
tổ chức hội họp của tập đoàn FPT” với hi vọng sẽ giúp góp phần vào việc nâng cao khả năng công tác tổ
chức hội họp của tập đoàn cũng như đóng góp trong việc giải quyết những hạn chế còn tồn tại về công tác
tổ chức hội họp của tập đoàn FPT.


1. Lý do chọn vấn đề
Các buổi hội họp của một cơ quan tổ chức đều có một nhiệm vụ riêng, từng cuộc họp hay các buổi
hội nghị của cơ quan đều có nội dung để có thể tiến hành tổ chức cuộc họp. Tổ chức hội họp tại các cơ
quan nhà nước và các đơn vị hành chính sự nghiệp công lập đều chịu sự quản lý của cơ quan cấp trên và
cơ quan nhà nước, tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp tư nhân thì ít chịu sự quản lý của cơ quan nhà
nước về hoạt đông cảu văn phòng. Vì vậy, các hoạt động của văn phòng tại các doanh nghiệp đều có sự

yếu kém trong khâu quản lý và thực hiện công việc.

2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu trong đề tài này là bộ phận văn phòng của tập đoàn FPT, do ít chịu sự quản
lý của nhà nước đối với các công ty tư nhân, nên các hoạt động của văn phòng kém hiệu quả hơn sao
với hoạt động văn phòng tại các cơ quan nhà nước. Được thực hiện đúng quy trình của công việc, áp
dụng đúng các chủ trương chính sách của tập đoàn đề ra.
Trong đề tài “ khảo sát và đánh giá công tác tổ chức các cuộc hội họp của tập đoàn FPT” đucợ
giới hạn phạm vi nghiên cứu chỉ trong bộ phận văn phòng của tập đoàn mà không có sự liên hệ gì với
các cơ quan nhà nước hoặc các đơn vị sự nghiệp công lập. Do đó, bộ phận văn phòng của tập đoàn
còn nhiều thiếu xót trong quá trình hoạt động và thực hiện công việc.
Với việc nghiên cứu sâu về hoạt động công tác tổ chức các cuộc hội họp của văn phòng nhằm tìm
ra những điểm mạnh để phát huy tốt hơn công việc, đồng thời, tìm ra những vấn đề yếu kém trong
quá trình hoạt động, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động va làm việc trong văn phòng.
Từ đó, nâng cao vai trò và vị trí của bộ phận văn phòng và bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ
quan, doanh nghiệp.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu vấn đề là tìm ra những điểm mạnh cần phát triển và điểm yếu trong công tác tổ
chức hội họp, đưa ra ý kiến và biện pháp nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng. Với mục đích nâng
cao vai trò của bộ phận trong các cơ quan doanh nghiệp tư nhân và hoạt động trợ giúp lãnh đạo thực hiện
công việc.

4. Phương pháp nghiên cứu
Đối với đề tài nghiên cứu về công tác tổ chức hội họp, tôi đã sử dụng kiến thức mình đã được học
trên nhà trường cùng với đi thực tế tại Công ty FPT Telecom chi nhánh Xã Đàn tiến hành thu thập thông
tin có liên quan. Đồng thời, cùng với việc đi thực tế tôi còn tìm hiểu thông tin trên internet và các trang
mạng của doanh nghiệp, trang thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước nhằm đưa ra thông tin chính
xác và đầy đủ về vấn đề nghiên cứu.

Với việc tham gia đi thực tế cùng với áp dụng những kiến thức đã được đào tạo trên nhà trường, tôi
hiểu thêm về công tác tổ chứ hội họp trong doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
5. BỐ CỤC CỦA TIỂU LUẬN
Bài tiểu luận gồm 3 chương:
Chương I: Khái quát về tập đoàn FPT.
Chương II: Thực trạng công tác tổ chức hội họp của tập đoàn FPT.
Chương III: Đánh giá công tác tổ chức hội họp và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác
hội hợp trong tập đoàn FPT


NỘI DUNG
CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN FPT
1.1. Giới thiệu chung về tập đoàn FPT

FPT là tên viết tắt của công ty cổ phần FPT, được thành lập vào ngày 13- 9- 1988 với tên
công ty ban đầu là Công ty cổ phần chế biến thực phẩm- The Food Processing Technology. Sau
này tới ngày 27-10- 1990 thì đổi tên công ty thành The Corporation of Financing Promoting
Technology- Công ty Đầu tư và phát triển công nghệ.
FPT là một tập đàn kinh tế lớn tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp
các dịch vụ liên quan tới công nghệ thông tin. Theo thống kê của Chương trình phát triển Liên
Hợp Quốc, FPT là doạng nghiệp lớn thứ 14 của Việt Nam vào năm 2007.
Hiện nay, FPT đang là công ty cung cấp các dịch vụ công nghệ thông tin tốt nhất cả nước
và là tập đoàn đa quốc gia lớn của Việt Nam, cung cấp số lượng công việc và tiến hành đào taaoj
tốt nhất với hệ thống trường học từ mầm non tới đại học. Tập đoàn hoạt động với nhiều lĩnh vực
khác nhau như: công nghệ, viễn thông, giáo dục, phân phối và bán lẻ các sản phẩm công nghệ.
Với sự lớn mạnh của tập đoàn cũng có góp mặt các công ty thành viên như: công ty THNN Phần
mềm FPT( FPT Software), công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT ( FPT Information System),
công ty cổ phần viễn thông FPT ( FPT Telecom), công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến FPT( FPT

online), công ty TNHH giáo dục FPT( FPT education), công ty cổ phần thương mại FPT( fpt
trading), coog ty cổ phần bán lẻ FPT( FPT Retail), công ty đầu tư FPT ( FPT Investment). Hai
công ty liên kết với tập đoàn FPT là: công ty cổ phần chứng khoán ( FPT securities) và công ty
quản lý quỹ đầu tư FPT( FPT capital).
Tập đoàn FPT đã và đang vươn xa ra thê giới với ước mơ biến tập đoàn thành một tập
đoàn đa quốc gia về lĩnh vực công nghệ thông tin. Do đó, tập đoàn FPT đã có những công ty chi
nhánh đặt tại nhiều nước, điển hình là các công ty như: công ty TNHH phần mềm FPT Malaysia
tại Kuala Lumpur Malaysia, công ty phần mềm FPT Software Europe tại Paris Pháp, công ty
TNHH phần mềm FPT Australisia, công ty TNHH phần mềm FPT USA, công ty phần mềm FPT
Software Japan.
Với sức mạnh và nổ lực vươn ra tầm thế giới, FPT đã trở thành tập đoàn vững mạnh nhất
Việt Nam. Cùng với đội ngũ nhân viên đông đảo, hơn 20.000 nhân viên và các chuyên gia về lĩnh
vực công nghệ thông tin, chuyên gia phân tích kinh tế. Các hoạt động chính của tập đoàn là công
nghệ bao gồm phát triển phần mềm, tích hợp hệ thóng, dịch vụ CNTT; viễn thông bao gồm các
dịch vụ về nội dung số hóa, dịch vụ viễn thông, dịch vụ internet tốc độ cao, dịch vụ cung cấp


truyền hình băng thông rộng; đào tạo: hệ thống các trường học của FPT từ mầm non tới đại học
bào gồm các trường mầm non FPT, tiểu học FPT, trung học FPT, trung học phổ thông FPT và đại
học FPT với đội nguc giáo viên giảng dạy cấp quốc tế…; lĩnh vực đầu tư: FPT nhấn mạnh đầu tư
vào giáo dục, bất động sản, chứng khoán, tài chính- ngân hành.
Là một tập đoàn luôn được đánh giá cao về chât lượng phục vụ và cung cấp dịch vụ tốt
nhất, luôn nhận được lòng tin từ người tiêu dùng trên khắp cả nước.
1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của tập đoàn FPT
Ban đầu, FPT là một doanh nghiệp nhà nước chuyên hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh
xuât nhập khẩu các lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực phẩm, được thành lập vào
ngày 13-9-1988 với tên là công ty cổ phần chế biến thực phẩm- The Food Processing Technology
Company. Vào ngày 13-9-1988, Viện trưởng Viện nghiên cứu Công nghệ quốc gia đã ký quyết
định thành lập công ty Công nghệ thực phẩm là bổ nhiệm ông Trương Gia Bình làm Giám đốc
công ty. Từ một công ty trực thuộc cơ quan nhà nước cấp bộ hoặc ngang bộ, có chức năng kinh

doanh, xuât nhập khẩu và chuyển giao công nghệ, Ông Trương Gia Bình đã chiêu mộ nhân tài,
thành lập nên công ty và phát triển thành tập đoàn FPT lớn mạnh như ngày nay.
Vào ngày 27-10-1990. Công ty đổi tên thành công ty đầu tư và phát triển công nghệThe Corporation for Financing Promoting Technology, trở thành công ty số 1 Việt Nam về công
nghệ thông tin.
Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đoàn FPT công bố được chấp thuận đổi tên từ "Công ty
Cổ phần Phát triển và Đầu tư Công nghệ" thành "Công ty Cổ phần FPT" viết tắt là "FPT
Corporation".
1.3. Cơ cấu tổ chức của tập đoàn
Cơ cấu tổ chức của tập đoàn được chia thành các bộ phận có chuyên môn riêng và có trách nhiệm thi
hành nhiệm vụ riêng của mỗi bộ phận, đăch biệt là bộ phận văn phòng với công tác hỗ trợ lãnh đạo làm
công tác quản lý văn phòng và các nhiệm vụ nhỏ trong hoạt động chính của văn phòng.


Tuy nhiên, tập đoàn hình thành và phát triển tới ngày nay đã thành lâp được 12 công ty thành viên
và 3 công ty liên kết với nhiều lĩnh vực khác nhau đã góp phần xây dựng và tạo dựng nên thương hiệu
như:
Công ty THNN Phần mềm FPT( FPT Software)
Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT ( FPT Information System)
Công ty cổ phần viễn thông FPT ( FPT Telecom)
Công ty cổ phần dịch vụ trực tuyến FPT( FPT online)
Công ty TNHH giáo dục FPT( FPT education)
Công ty cổ phần thương mại FPT( FPT trading)
Công ty TNHH giải pháp công nghệ FPT
Công ty TNHH phát triển khu công nghệ cao Hòa Lạc FPT
Công ty cổ phần bán lẻ FPT( FPT Retail)
Công ty đầu tư FPT ( FPT Investment)
Công ty quản lý quỹ đầu tư FPT( FPT capital)
Công ty TNHH truyền thông giải trí FPT
Công ty TNHH Dịch vụ tin học FPT
Công ty Cổ phần Đô thị FPT Đà Nẵng ( FPT City JSC)

Ngân hàng cổ phần thương mại Tiên Phong ( Tiên Phong bank)


Tiểu kết:
Tập đoàn FPT là một tập đoàn lớn có nhiều năm hình thành và phát triển thành một tập đoàn lớn
hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau, có trên 25 năm xây dựng và lớn mạnh cho tới bây giờ. Đồng
thời, cùng với sự đi lên ngày càng lớn mạnh thì đội ngũ nhân viên trong tập đoàn ngày càng đông đảo, có
chuyên môn nghiệp vụ cao và có thái độ, tinh thần trách nhiêm trong công việc.


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA TẬP ĐOÀN FPT
2.1. Các hình thức hội họp của tập đoàn FPT
Mỗi một doạnh nghiệp hay một cơ quan nhà nước đều có công việc cần liên qua tới họp hội nghị
hay tổ chức hội họp, tuy nhiên, việc tổ chức hội họp ra sao thì ít nhiều cơ quan lại có sự hiểu biêt riêng do
đặc thù tính chất từng công việc mà có nhiều loại hình, hình thức hội họp khác nhau.
Có nhiều hình thức hội họp nhưng riêng đối với FPT các cuộc họp hay hội nghị thường diễn ra
thường xuyên và được văn phòng chịu trách nhiệm phụ trách tổ chức, có khi các buổi họp nhỏ lẻ tự các
phòng ban tổ chức nhưng đều có ghi biên bản cuộc họp để trong quá trình làm việc có kết quả cuộc họp
để xác minh công việc cho chính xác.
Các hình thức hội họp trong tập đoàn có 2 hình thức lớn nhất là họp trên tổng công ty và họp các
chi nhánh lớn( có 3 chi nhánh lớn là chi nhánh Hà Nội, chi nhánh TP.Hồ Chí Minh, chi nhánh Đà Nẵng)
là:
2.1.1. Tổ chức hội họp trên tổng công ty
Họp hội đồng cổ đông và họp đại hội đồng cổ đông thường niên
Họp ban quản trị tập đoàn
Họp các phòng ban làm việc trên tổng công ty
Họp giám đốc các chi nhánh lớn nhằm việc bàn kế hoạch chiến lược phát triển kinh doanh
Hội nghị tổng kết 6 tháng và tổng kết năm
Hội nghị thành lập công ty…

2.1.2

Tổ chức hội họp các chi nhánh lớn

Họp các giám đốc văn phòng đại diện trong chi nhánh làm việc
Họp giữa toàn thể nhân viên trong văn phòng đại diện
Họp giữa các đội nhóm nhỏ, các nhóm làm việc
Các buổi họp giao ban, họp tổng kết, họp rút kinh nghiệm…

Họp trực tuyến giữa các chi nhánh lớn
Các buổi hội họp đều dựa trên kế hoạch làm việc của văn phòng đề ra cho cả tập đoàn và các văn
phòng chi nhánh, chỉ riêng các cuộc hội họp nhỏ lẻ, họp đội nhóm không theo sự kiểm soát của văn
phòng trên tổng và văn phòng các chi nhánh đại diện. những buổi hội họp đều có việc viết báo cáo về quá


trình làm việc của cả đội và sẽ được trình ký duyệt với lãnh đạo. Đối với các văn bản trình ký duyệt, xem
xét việc ra các quy trình làm việc hoặc các thông tin cần xin ý kiên lãnh đạo và ý kiến chỉ đạo trên tổng
công ty thì sẽ được trình nộp lên trên văn phòng tổng công ty.
Quy trình tổ chức hội họp cũng phải tuân thủ theo đúng nguyên tắc là văn phòng tổng công ty đã
đề ra, các quy trình đều phải đảm bảo đúng nguyên tắc, không có sự sai lệch về thông tin, đảm bảo tính
chính xác, yếu tố khách quan và đúng trên thực tế.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức hội họp của tập đoàn FPT
2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
Công tác chuẩn bị cho buổi hội họp là quan trọng, đặc biệt là việc lên kế hoạch chi tiết cho từng
công việc và được sắp xếp theo trình tự. Đối với công tác chuẩn bị cho một cuộc hội hộp có những bước
chuẩn bị:
Trước hết là việc xác định được nội dung, mục đích, ý nghĩa của buổi hội họp đó, công việc này
nhằm xác định đúng chính xác các công việc phải làm sao cho đúng với nội dung và yêu cầu về nội dung

của buổi hội họp. Các công việc đều được hoạch định một cách rõ ràng và thống nhất từng chi tiết nhỏ
trong quy trình thực hiện tốt nhất mà trong khi thực hiện chương trình không có sự trục trặc nào diễn ra.
Khi có một quyết định hội họp thì nhân viên trong văn phòng sẽ là người soạn thảo ra một bản kế
hoạch phù hợp và hợp lý cả về nội dung, mục đích, yêu cầu, ý nghĩa của cuộc hội họp đó. Trong đó, công
việc có liên quan tới nội dung chính của yêu cầu hội họp sẽ đucợ phân chia tới các phòng ban có liên quan
để cùng hỗ trợ làm việc sao cho công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Công việc
được phân chia một cách đồng đều và theo đúng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan,
trách nhiệm của mỗi phòng ban là nghe theo sự hướng dẫn của văn phòng và sự chỉ đạo của ban tổ chức
hội họp cũng chính là ban lãnh đạo của tập đoàn hay ban giám đốc của bộ phận lớn. Kế hoạch sau khi
được soạn thảo sẽ được họp và thông qua ý kiến của các bên có liên quan trong nội dung đó, bản kế hoạch
hoàn chỉnh sẽ được trình cho lãnh đạo văn phòng ký duyệt và bản kế hoạch sẽ đi vào tiến hành.
Theo như sự phân công công việc của văn phòng thì mỗi phòng ban có liên quan sẽ thực hiện
công việc mình được phân công, văn phòng sẽ là bên có nhiệm vụ viết các bài tham luận, bài diễn văn
trong suốt quá trình hội họp diễn ra, soạn thảo ra các chương trình và lập chương trình chi tiết viết chương
trình nghị sự cho hội họp. Ngoài ra, việc lập danh sách đại biểu tham dự, gửi giấy mời tới từng thành
viên, tổ chức được mời tới tham dự hội họp, đồng thời, phân chia công việc mời các đại biểu danh dự lên
đọc tham luận hoặc diễn văn… Công việc chuẩn bị các tài liệu có liên quan tới chương trình hội họp cũng
được chuẩn bị kỹ để đưa vào bài tham luận hoặc bài phát biểu của lãnh đạo tập đoàn. Đối với hội nghị
hay các cuộc hội thảo thì giai đoạn phân công công việc đón tiếp đại biểu cũng được quan tâm tới, đội
ngũ lễ tân sẽ làm nhiệm vụ đón tiếp đại biểu khi đại biểu tới tham dự hội nghị, làm các công việc hậu cần
liên quan như mời nước, bưng bê…, văn phòng sẽ làm nhiệm vụ tuyển chọn lễ tân t
Việc tìm địa điểm tổ chức sự kiện được nằm trong phần công việc quan trọng thứ yếu của bản kế
hoạch, sau khi lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự chương trình hội họp, văn phòng tập đoàn sẽ
tìm địa điểm tổ chức hội họp sao cho phù hợp với yêu cầu của nội dung hội họp, phù hợp với số lượng
khách mời và đại biểu để đặt địa điểm sao cho vừa có không gian và vừa đúng với yêu cầu. Địa điểm phải
được chuẩn bị kỹ lưỡng về âm thanh, công tác hậu cần, các công việc kèm theo. Thời gian đề được xác


định thời gian chính xác trong bản kế hoạch và được thông qua thời gian tổ chức trong quá trình họp bàn
kế hoạch tổ chức hội họp

Ngoài ra, trong quá trình hoạt động tổ chức hội họp, bộ phận văn phòng luôn đề ra một phương
án dự phòng các trường hợp bất ngờ như ngày hội họp có thể bị hoãn hoặc di chuyển sang ngày khác,
trường hợp mất điện,…hoặc các trường hợp có thể xảy ra làm cho chương trình gặp trục trặc trong quá
trình hoạt động. Mọi phương án đều có thể được đặt ra nhằm cho chương trình được hoạt động một cách
trôi chảy.
Trong quá trình diễn ra hoạt động tổ chức, các bộ phận, phòng ban được phân công công việc đều
tổ chức các cuộc họp nhằm tổng kết công việc đã hoàn thành, xem xét các công việc chưa được hoàn
thành hoặc công việc có vấn đề sai sót trong quá trình tổ chức để có thể đưa ra phương án kịp thời khắc
phục công việc còn thiếu sót. Việc tổng kết quá trình hoạt động cũng giúp văn phòng nắm rõ đucợ tiến độ
công việc đang được hoàn thành
Mọi công việc diễn ra đều cần phải có kinh phí mới có thể được hoàn thành, các khâu như chuẩn
bị địa điểm, công tác hậu cần hoặc nhiều công việc khác cần được văn phòng và các bên liên quan họp
bàn và làm bản dự trù kinh phí hoạt động. bản dự trù kinh phí sẽ được trình lên lãnh đạo xem xét và quyết
định ký duyệt, đồng thời, ban tài chính kế toán sẽ là bộ phận xem xét lại một lần và cấp kinh phí hoạt
động cho văn phòng để hoàn thiện chương trình. Có trường hợp nếu chương trình hội họp là chương trình
nhỏ hay của đội nhóm thì việc xin cấp kinh phí của ban tài chính kế toán sẽ không được cấp vì đó là hoạt
động của tổ chức các băn phòng thì sẽ trích nguồn quỹ của các văn phòng để hoạt động hoặc xin trợ cấp
chi phí của ban tài chính kế toán của tổng công ty cùng với nguồn quỹ trích ra từ quỹ văn phòng.
2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp
Trước ngày diễn ra hội họp, bộ phận văn phòng sẽ là người kiểm tra cuối các bước chuẩn bị, kiểm
tra các phương án dự phòng và toàn bộ công việc đã hoàn tất, các công việc còn xót lại chưa hoàn thành
sẽ được nhanh chóng hoàn thành trong ngày để ngày mai có thể diễn ra chương trình. Mọi công việc đều
được quan sát kỹ nhằm tránh sai sót trong quá trình chuẩn bị và hoàn tất.
Vào ngày diễn ra hội họp, mọi công việc đề được diễn ra theo đúng quy trình và kế hoạch đã
được đặt ra. Việc sắp xếp hội trường, sẽ được tiến hành ngày hôm trước theo sự sắp xếp khoa học nhằm
việc kiểm soát lượng đại biểu khách mời tới tham dự đầy đủ. Có nhiều hình thức để kiểm soát số lượng
khách mời đại biểu tham dự chương trình hội họp theo như đúng dánh sách khách mời đã được lập sẵn
trong quá trình chuẩn bị như đánh số ghế đại biểu hoặc trong quá trình tiếp đón đại biểu có thể phát tờ
chương trình nghị sự hay giới thiệu chương trình nhằm biết được đã có những đại biểu khách mời nào tới
tham dự.

Công việc đón tiếp cũng được tổ chức một cách chu đáo, toàn bộ đội lễ tân sẽ trực tiếp đón mời
các đại biểu và khách mời. Đội ngũ lễ tân sẽ làm nhiệm vụ của mình từ đầu và xuyên suốt toàn chương
trình
Trong quá trình chương trình bắt đầu, bộ phận lễ tân vẫn có nhiệm vụ đón mời các khách mời và
đại biểu, ban tổ chức chương trình sẽ làm nhiệm vụ ổn định các vị trí và ổn định trật tự, sắp xếp và hoàn
tất công việc, chuẩn bị các giấy tờ tài liệu liên quan đến hội họp như diễn văn khai mạc và bài phát biểu
của lãnh đạo tập đoàn, các bài tham luận và diễn văn đọc trong chương trình, kiểm tra lời viết của MC


chương trình và làm công việc điều hành buổi hội họp. Đồng thời, bộ phận văn phòng luôn phải theo dõi,
giám sát tình hình, tránh để xay ra các sự cố ko đáng có khi chạy chương trình.
Khi bắt đầu chương trình, lãnh đạo công ty hoặc trưởng các ban sẽ lên phát biểu khai mạc hội
họp, nếu là hội nghị tổng kết 6 tháng đầu năm và hội nghị tổng kết năm thì trong chương trình hiioj nghị
sẽ có các bài tham luận đọc báo cáo về tình hình làm việc trong tập đoàn, các báo cáo về tình hình làm
việc được tổng hợp và thu thập thông tin từ các văn phòng đại diện, các chi nhánh làm việc của tập đoàn.
Sau đó được tổng hợp thành một bài tham luận để trình và phát biểu trong hội nghị.
Trong quá trình hội nghị đang diễn ra, ban tổ chức luôn chú ý tới thời gian hoạt động và nhắc nhở
các đại biếu chú ý, trong khoảng thời gian phát biểu tham luận thì luôn có khoảng thời gian ngắn là dành
cho nghỉ giữa giờ nhằm tránh các áp lực khi làm việc, tạo không khí thoải mái cho các đại biểu và khách
mời. Tuy nhiên, không phải công tác tổ chức hội họp nào cũng ghép thời gian nghỉ giải lao vào trong giữa
chương trình, có các sự kiện, cuộc họp không nên ghép thời gian nghỉ vào trong chương trình, vì trong
cuộc họp, các thành viên cần sự tập trung để bàn bạc một vấn đề nào đó cho sự phát triển của tập đoàn,
không nên ghép thời gian nghỉ vào trong khung của chương trình.
Các hội nghị hay các sự kiện được tổ chức long trọng, luôn có phần mời các đại biểu được mời
đến tham dự lên phát biểu, điều đó thể hiện sự tôn trọng đối với tập đoàn dành cho các vị đại biểu, khách
mời. Bài diễn văn các được các đại biểu phát biểu có thể được văn phòng chuẩn bị trước, cũng có thể là
cá nhân các đại biểu, khách mời tự chuẩn bị các bài diễn văn.
Kết thúc hội nghị hay sự kiện luôn là phần tặng quà của các đại biểu, khách mời dành cho quý
công ty, tập đoàn hoặc là tập đoàn chuẩn bị các phần quà để tặng các đại biểu, khách mời đến tham dự
chương trình. Có nhiều sự kiện, ở phần cuối chương trình là một cuộc bàn giao hay ký kết hợp đồng giữa

tập đoàn và đối tác về vấn đề hợp tác phát triển kinh doanh, khi có các phần này trong chương trình thì
ban tổ chức cùng kết hợp với phòng ban liên quan thành lập và chuẩn bị các văn bản, tài liệu có liên quan
tới công việc ký kết hoặc bàn giao công việc.
Khi tổ chức họp về công việc thì phần kết là phần tổng kết lại ý kiến, về những công việc vừa
thảo luận để đưa ra quyết định về nội dung của cuộc họp. Mọi quyết định hay ý kiến được đưa ra đều
đucợ ghi nhanh, ngắn gọn vào trong biên bản cuộc họp và được tổng hợp lại một cách chi tiết nhằm phục
vụ cho các công việc liên quan tới nội dung họp bàn. Ban tổ chức sẽ cử ra một đến hai người làm thư ký
để ghi biên bản cuộc họp, tổng hợp thông tin nhanh và chính xác, sau khi kết thúc cuộc họp, trưởng ban
thư ký sẽ có trách nhiệm đọc biên bản ghi chép cuộc họp trước toàn bộ thành viên tham gia cuộc họp
nhằm thể hiện tính minh bạch trong công việc và biên bản ghi chép đó sẽ được lưu lại trong hồ sơ công
việc.
Thông tin trong biên bản cần ghi rõ ngày giờ tổ chức hội họp, các thông tin như việc đọc tham
luận, báo cáo, nội dung các ý kiến góp ý và các ý kiến phản biện, cùng với đó là việc ghi chép quá trình
triển khai và thực hiện hội họp một cách rõ ràng và ngắn gọn sao cho dễ hiểu nhưng đầy đủ thông tin cần
thiết.

2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc


Khi kết thúc hội họp, văn phòng và các phòng ban theo sự phân công công việc như trong kế
hoạch sẽ tiến hành họp và rút kinh nghiệm trong buổi tổ chức hội họp đó, đồng thời, nếu điểm mạnh,
điểm yếu trong quá trình làm việc để rút kinh nghiệm trong các lần tổ chức khác.
Trong suốt quá trình diễn ra hội họp, ban tổ chức và văn phòng đều phải lưu lại các bài diễn văn,
bài tham luận, bài phát biểu của đại biểu khách mời đề nhập và lưu vào hồ sơ công việc được văn phòng
lưu lại. Các ghi chép về quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện đều phải được ghi chép lại, họp thông qua ý
kiến để đưa vào hồ sơ công việc.
Đối với biên bản hội họp sẽ được thông qua ý kiến, nếu các phần công việc phải được thục hiện
trong các giai đoạn tiếp theo thì cần phải được bàn giao ý kiến cho các bộ phận phòng ban liên quan để
kịp thời, nhanh chóng giải quyết công việc, tránh để tồn đọng hay làm chậm tiến độ của công việc làm
ảnh hưởng tới kết quả của tập đoàn. Biên bản ghi chép trong cuộc họp sẽ được xem xét và trình ký duyệt

của lãnh đạo xác nhận đúng thông tin mà trong buổi hội họp đã diễn ra.
Trong biên bản hội họp cần ghi rõ các thông tin cần thiết nhằm mục đích sau này việc lật lại các
cuộc họp được dễ dàng vì người tra tìm dễ hình dung ra nội dung và quy trình của hội họp, thuận tiện cho
việc thực hiện các công việc khác liên qua tới nội dung hội họp.
Đồng thời, công việc chính là hạch toán chi tiêu cho hội họp, dựa trên các phiếu mua và phiếu
chi, sau đó xác nhận lại bản dự trù kinh phí, từ đó xác định ra kinh phí sử dụng cho việc tổ chức hội họp
sau đó quyết toán với ban tài chính kế toán hoặc phòng tài chính kế toán.
Kết thúc hội họp chưa phải là kết thúc hoàn toàn chương trình và các công việc kèm theo phải
thực hiện, việc họp rút kinh nghiệm giữa các phòng ban nhằm tìm ra hướng đi chung cho các công việc
sau này
Tiểu kết:
Công tác tổ chức hội họp là công việc được tổ chức thường niên, trước các kỳ họp luôn có công
tác chuẩn bị sao cho chu đáo, hội họp cũng được tổ chức tốt hơn nhờ các công việc trước, trong và sau hội
họp như tổ chức công tác chuẩn bị, tổ chức công tác điều hành hội họp, tổ chức công việc sau khi hội họp
kết thúc. Tất cả đều làm nên sự thành công của việc chuẩn bị hội họp.


CHƯƠNG III
ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA TẬP ĐOÀN FPT, GIẢI PHÁP NÂNG
CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TRONG TẬP ĐOÀN FPT
3.1. Nhận xét và đánh gái công tác tổ chức hội họp của tập đoàn FPT
3.1.1. Ưu điểm
Công tác tổ chức hội họp luôn là nhiệm vụ mà văn phòng phải thực hiện thường xuyên, các kỹ
năng hay các quy định về công tac tổ chức hội họp các cán bộ nhân viên trong văn phòng nắm rõ. Là một
tập đoàn đa quốc gia và đa lĩnh vực, do đó, các cán bộ nhân viên trong văn phòng luôn làm việc với tính
thần thái độ tốt nhất là trong quá trình chuẩn bị tổ chức các cuộc hội họp.
Do được đào tạo kỹ lưỡng về các mặt chuyên môn và kỹ năng tổ chức sự kiện nên cán bộ nhân
viên văn phòng của tập đoàn FPT luôn nắm rõ các quy định về quy trình tổ chức các cuộc hội họp do
chính phủ và trực tiếp do lãnh đạo tập đoàn ban hành những quy trình làm việc. Vì vậy, mà mọi công việc
trong quá trình tổ chức sự kiện, tổ chức các cuộc hội họp luôn đúng quy trình, quy định của nhà nước về

tổ chức các cuộc hội họp.
Khi có nội dung tổ chức hội họp được tập đoàn giao nhiệm vụ cho văn phòng đảm nhiệm thì mọi
công việc tróng công tác tổ chức hội họp đều được triển khai một cách nhanh chóng và chính xác. Việc
phân công công việc được thực hiện một cách đồng đều các nhiệm vụ nhỏ trong nội dung hội họp, không
có công việc nào bị đình trệ chậm trễ. Ngoài ra, văn phòng khi làm việc xây dựng tổ chức công tác hội
họp luôn có phương án dự phòng nhằm tránh việc đột xuất xảy ra.
Việc lên kế hoạch xây dựng chương trình hội họp luôn nhanh chóng giúp tiến độ công việc được
đẩy nhanh và hoàn thành nhanh. Bản kế hoạch được xây dựng một cách chi tiết và đầy đủ các nội dung
liên quan tới công việc thực hiện để xây dựng chương trình tổ chức hội họp.

3.1.2. Nhược điểm
Do là tập đoàn chuyên lĩnh vực viện thông và cung cấp dịch vụ, mọi công tác tổ chức đều thực
hiện một cách trôi chảy nhưng vẫn còn nhiều nhược điểm trong quá trình chuẩn bị.
Tuy khối văn phòng luôn thực hiện theo các quy định của nhà nước về công tác tổ chức hội họp,
nhưng các quy định vẫn chưa được áp dụng hết và sử dụng hết các quy trình chuẩn trong quy định của
nhà nước. Các quy trình được thực hiện vẫn chưa đúng theo quy định, vẫn còn các trường hợp làm thiếu
xót quy trình.
Sau khi kết thúc hội họp, công việc lập biên bản hội họp, lưu hồ sơ vẫn chưa được thực hiện hoàn
tất, các công việc họp rút kinh nghiệm, bổ sung ý kiến, hoàn tất việc lập hồ sơ vẫn chưa được chú ý tới.
Các hình thức bảo quản hồ sơ lưu trữ vẫn còn thiếu tính khoa học.
Công tác ghi chép biên bản sau cuộc hội họp vần được chú ý hơn, ban thư ký chưa làm hết nhiệm
vụ của mình, tình trạng ghi chép biên bản hội nghị, cuộc họp còn chậm, chưa nắm bắt kịp được nhũng


thông tin cần thiết cho biên bản, cách ghi chưa được rõ ràng, mạch lạc và thống nhất. Cách ghi nắm bắt ý
chính, chưa ghi kịp thông tin cũng là điều mà ban thư ký thường xuyên mắc phải.
3.1.3. Nguyên nhân
Do là doanh nghiệp tư nhân nên các vấn đề chính về văn phòng ít được chú trọng và quan tâm tới,
việc áp dụng các quy định về công tác tổ chức của nhà nước đối với doanh nghiệp còn hạn chế nhiều. Một
số điểm đáng chú ý tới là công việc được hoàn thành rất nhanh chóng nhưng xét về góc độ hiệu quả thì có

nhiều công việc bị cắt bỏ trong quá trình tổ chức hội họp, các khâu tuy nhỏ nhưng lại góp phần hiệu quả
cho công việc, vì ít có tìm hiểu về các quy trình đầy đủ kèm theo ít có sự tìm hiểu về các quy định của
nhà nước dẫn đến việc cắt bỏ một số nghiệp vụ trong công việc.
Hoạt động văn phòng không phải là hoạt động chính của tập đoàn, do đó, văn phòng luôn là nơi
sử dụng các nhân sự để tuyển dụng vào đảm nhiệm vị trí ban thư ký tạm thời. Chưa có nhiều kỹ năng ghi
chép biên bản hội nghị, cuộc hội họp nên việc ghi chép thiếu thông tin chính trong cuộc họp chưa được
nắm rõ.
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp trong tập đoàn FPT
Ban lãnh đạo tập đoàn cần đưa ra quy chế, quy định về việc thực hiên, triển khai công tác chuẩn
bị hội họp theo đúng quy trình mà nhà nước đã ban hành theo các văn bản QPPL. Đồng thời, khuyến
khích cán bộ nhân viên tìm hiểu tra tìm kiến thức về công tác chuẩn bị hội họp nhằm tăng hiệu quả thực
hiện công việc.
Trong quá trình thực hiện công tác chuẩn bị hội họp cần lưu ý việc tuyển dụng ban thư ký đảm
bảo các yêu cầu về kỹ năng viết biên bản ghi chép và có tinh thần trách nhiệm trong công việc, không nên
lơ là khi đang thực hiện công việc được giao.
Khuyến khích nhân viên làm việc tích cực trong các hoạt động lớn của tập đoàn và công việc của
bộ phận văn phòng được thống nhất và minh bạch. Mọi công việc trong khối văn phòng đều được thực
hiện nhanh gọn và nắm bắt thông tin từ lãnh đạo cấp trên nhanh chống thực hiện và giải quyết công việc.
Nếu có công việc cần sự hợp tác giữa các đơn vị khác nhau cần sự đồng thuận và hòa đồng giữa các đồng
nghiệp để hoàn thành công việc được giao một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tiểu kết:
Mọi công việc, nỗ lực cố gắng hay những khuyết điểm từng mắc phải trong khi thực hiện công
việc có thể xảy ra nhưng khi ngồi lại với nhau tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết thì mọi công việc
đều trở nên dễ dàng thực hiện và hoàn thành nhanh chóng. Khi cống việc được hoàn thành thì các cán bộ
nhân viên sẽ có động lực tiến lên và phát triển, đồng thời, tìm tòi ra những cách thực hiện công việc
nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tiết kiệm nguồn nhân lực, vật lực và tài lực vô hạn.


Kết Luận
Công tác tổ chức hội họp là công việc được chia thành nhiều công việc nhỏ với nhau như việc

chuẩn bị xác định nội dung và lên kế hoạch cho nội dung và hoạt động đó; xác định thành phần khách
mời, lên danh sách khách mời đại biểu sẽ mời trong buổi họp hay hội nghị; xác định địa điểm, thời gian tổ
chức; điều hành buổi họp hay hội nghị và những công việc sau khi kết thúc của buổi họp hay hội nghị…
Những công việc này được bộ phận văn phòng của tập đoàn chịu trách nhiệm thực hiện và thi hành, nếu
có các công việc rộng và cần phối hợp với đơn vị khác để hoàn thành được buổi lễ thì văn phòng sẽ là bộ
phận lên kế hoạch chi tiết và phân công công việc rõ ràng. Với bộ phận văn phòng của tập đoàn FPT cũng
hoạt động giống so với các văn phòng tại các đơn vị sự nghiệp nhà nước và cơ quan nhà nước. Đều thực
hiện theo chỉ thị và quản lý trực tiếp từ nhà nước và chính phủ, bộ phận văn phòng luôn đặt ra mục tiêu
không đi chệch hướng với chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đặt ra, thực hiện nhiệm vụ mà
được giao và nâng tầm sứ mệnh là tập đoàn lớn của Việt Nam.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Thành Độ(2012), Giáo trình Quản Trị Văn Phòng, Nxb Đại học Kinh Tế Quốc Dân.
2. />%20to%20chuc%20HN,%20HT%20trong%20TV.pdf
3. ( . tìm hiểu về tập đoàn FPT
4. />option=com_content&view=article&id=183:cty&catid=34:newest&Itemid=73
5. Văn bản QPPL: văn bản Thông tư số 97/2010/TT-BTC của Bộ Tài Chính ban hành về việc
quy định quy chế công tác phí, chế độ chi tổ chức các hội nghị đối với cơ quan nhà nước và
đơn vị sự nghiệp công lập