Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp tại công ty TNHH hồ tây một thành viên

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình làm việc tại Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên, được
sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty, tôi
đã có hiểu biết sâu hơn về công tác tổ chức các cuộc hội họp.
Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo cơ quan và đồng nghiệp
trong cơ quan đã giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận này. Đặc biệt, tôi xin cảm
ơn Thầy Nguyễn Mạnh Cường đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài này.
Tuy nhiên do quá trình tìm hiểu có hạn và sự hiểu biết còn hạn chế nên bài tiểu
luận không tránh khỏi những thiếu xót nhất định. Kính mong sự góp ý của thầy
cô và các bạn để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn./.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Đề tài “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các
cuộc hội họp tại Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên” dựa vào sự hướng
dẫn tận tình của thầy giáo bộ môn cùng với quá trình làm việc tại công ty, sự tìm
tòi, học hỏi, sự giúp của các đồng nghiệp trong công ty mà tôi đã hoàn thành đề
tài, không sao chép hoặc sử dụng kết quả của đề tài nghiên cứu nào khác. Nếu
phát hiện có sự sao chép kết quả nghiên cứu của đề tài nào khác, tôi xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm.
Hà Nội, ngày 22 tháng 7 năm 2017
NGƯỜI CAM ĐOAN

Nguyễn Thị Nhàn


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
CP
CT
QĐ

TW
TCQT
HSC
UBND
NĐ
TNHH
TCHCNS

Chính phủ
Chỉ thị
Quyết định
Trung ương
Tài chính quản trị
Tên viết tắt của Công ty dịch vụ - sản xuất Hồ Tây
Ủy ban nhân dân
Nghị định
Trách nhiệm hữu hạn
Tổ chức hành chính nhân sự


MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mọi cơ
quan, tổ chức. Là nơi để trao đổi và bàn bạc. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy
được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành viên thảo
luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định.
Là một sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi nhận thấy cần trang

bị cho mình những đầy đủ những kỹ năng để thực hiện được chức năng tham
mưu, tổng hợp, trợ giúp, điều hành của một nhà quản trị văn phòng. Một trong
những kỹ năng cần thiết đó chính là kỹ năng tổ chức một cuộc họp trong cơ
quan mình làm việc. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ trở nên kém
hiệu quả và mất thời gian. Do vậy để tổ chức cuộc họp cần có những kỹ năng cơ
bản nhất về cách thức để tổ chức và điều hành một cuộc họp thành công.
Trong thời gian làm việc và tìm hiểu tại Công ty TNHH Hồ Tây một thành
viên, tôi nhận thấy hoạt động tổ chức hội họp do Văn phòng công ty đảm nhiệm
là một hoạt động rất bổ ích cho tôi để tìm hiểu thực tế vì đó là công việc mà bất
cứ nhà quản trị văn phòng có năng lực nào cũng phải có khả năng thực hiện nên
do vậy tôi chọn đề tài tài “Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội
họp tại Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên” làm đề tài nghiên cứu của
mình .
2. Đối tượng, mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Nghiên cứu thực tiễn về công tác tác tổ chức hội họp của Công ty TNHH
Hồ Tây một thành viên.
- Mục tiêu nghiên cứu
Đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội họp của Công ty
TNHH Hồ Tây một thành viên.
- Nhiệm vụ nghiên cứu
Phân tích thực trạng tổ chức cuộc họp, hội nghị công tại Công ty TNHH Hồ
5


Tây một thành viên; chỉ ra những mặt đạt được, những hạn chế cũng như
nguyên nhân của những hạn chế đó trong công tác tổ chức hội họp.
Đề xuất một số giải pháp và biện pháp hỗ trợ nhằm nâng cao hơn nữa hiệu
quả tổ chức hội họp của Công ty trong thời gian tới.
3. Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích - tổng hợp
Để thực hiện nghiên cứu này, tôi đã nghiên cứu các tài liệu ở sách, báo, tạp
chí, website có liên quan đến hoạt động tổ chức các cuộc họp, hội nghị trong tổ
chức; các tài liệu của Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên trong khoảng thời
gian 2014 – 2017. Trên cơ sở đó có một cái nhìn khái quát nhất về thực tiễn
công tác tổ chức hội họp tại Công ty, so sánh với hệ thống lý luận để chỉ ra
những ưu, nhược điểm và đề ra các giải pháp hợp lý.
- Phương pháp quan sát thực tế
Trong quá trình làm việc, tìm hiểu tại Công ty TNHH Hồ Tây một thành
viên, tôi có cơ hội được quan sát công tác tổ chức cuộc họp của nhà quản trị văn
phòng trong công ty trên cơ sở quan sát chi tiết từ khâu chuẩn bị đến khâu kết
thúc của một cuộc họp của công ty và đánh giá được một cách khách quan hiệu
quả của hoạt động này.
4. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài
Đề tài có ý nghĩa chỉ ra những ưu điểm, hạn chế của công tác tổ chức các
cuộc họp, hội nghị do bộ phận Văn phòng công ty đảm nhiệm.
Phân tích đánh giá thực trạng tổ chức hội họp tại công ty và đề xuất giải
pháp nâng cao hơn nữa hiệu quả của quá trình tổ chức các cuộc họp, hội nghị.
5. Kết cấu của bài tiểu luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo bài tiểu luận kết
cấu thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác tổ chức hội họp
Chương 2: Khảo sát, đánh giá về công tác tổ chức các cuộc hội họp tại
Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên.
Chương 3. Giải pháp nâng cao công tác tổ chức các cuộc họp tại Công ty
6


TNHH Hồ Tây một thành viên.
CHƯƠNG 1

CỞ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
1.1. Khái niệm hội họp
+ Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải
quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh, chỉ
đạo điều hành hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, thẩm
quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
+ Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung lại với
nhau với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định, vì một cuộc họp
thường liên quan đến nhiều người nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây
nên các vấn đề. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để
xem làm như thế nào để mọi thứ đều tốt.
+ Các kiểu họp khác nhau về quy mô (số lượng người tham dự), tính chất
(chính thức hoặc không chính thức), thời gian,….
+ Tổ chức cuộc họp, hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan
trọng của văn phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự
phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao.
+ Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều
kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm,
nêu lên những hiểu biết của mình về vấn đề mà hội nghị đang bàn bạc, mọi
người đang quan tâm.
+ Qua cuộc họp, hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ
biến, truyền bá, những khó khăn thách thức được bàn bạc, tháo gỡ, các công
việc được triển khai nhanh ít sai sót và mang lại hiệu quả tốt hơn.
+Về mặt kinh tế, nếu cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều
thông tin bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và
ngoài cơ quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc.
Theo Brian Tracy: Hội họp là một phần thiết yếu trong hoạt động của mọi
tổ chức. Là nhà quản lý, bạn sẽ phải dành ¼ sự nghiệp của mình hoặc niều hơn
7

cho các cuộc họp nhóm, cũng như 70-80% sự nghiệp cho những cuộc gặp mặt
đối mặt, một đối một hoặc với nhiều nhóm người.
+ Hội họp cũng là một hoạt động quản lý. Các cuộc hội họp là cơ hội quan
trọng để bạn thể hiện năng lực quản lý (và cả sự thiếu năng lực) cũng như sự
phát triển các kỹ năng giao tiếp, tạo ảnh hưởng và thuyết phục người khác, đồng
thời tiến tới các mục tiêu của doanh nghiệp. (Thuật tổ chức hội họp- Brian
Tracy)
⇒ Hội họp (hội thảo, hội nghị, các cuộc họp) là hình thức hoạt động
của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm
quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư
vấn kiến nghị.
1.2. Các hình thức hội họp ở công ty
Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là rất quan trọng trong hoạt động đối
nội, đối ngoại của công ty. Nó thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo và cán
bộ công nhân viên trong công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội đồng thời quyết
định đến các yếu tố thành công trong hợp đồng cho thuê và sản xuất kinh doanh
của công ty.
Hội họp là hình thức biểu hiện dân chủ trong quản lý và là hình thức truyền
thông trực tiếp. Trên thực tế tại công ty thường có các cuộc họp, hội nghị như:
-

Hội nghị toàn công ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua và đề ra

phương hướng cho năm kế tiếp.
-

Hội nghị hàng tháng quý để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và đôn

đốc nhắc nhở những vấn đề còn đang thực hiện dang dở.

Các cuộc họp giao ban với nội dung là nhìn nhận lại tình hình thực hiện
công việc trong tháng và giải quyết các vấn đề tồn đọng ở các đơn vị, phòng
ban. Đây là cơ sở để báo cáo lên Giám đốc công ty. Mỗi cuộc họp như vậy thì
sẽ được các phòng ban, đơn vị tự đứng ra tổ chức thực hiện.
1.3. Ý nghĩa và yêu cầu khi tổ chức hội họp
1.3.1. Yêu cầu
8


+ Chỉ tiến hành hội họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ
đạo, điều hành của các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác
quan trọng, không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý,
điều hành.
+ Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung thành phần tham dự; đề cao và
thực hiện nghiêm túc chế độ, trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công
việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập
trung thống nhất, thông suốt của quản lý các bộ phận.
+ Phải có chương trình kế hoạch, thực hiện cải tiến đơn giản hóa quy định
thủ tục tiến hành; bố trí hợp lý, đảm bảo chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết
kiệm không hình thức phô trương.
+ Thực hiện nồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý, kết hợp
các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý. Phù hợp với
tính chất yêu cầu và nội dung của vấn đề, phù hợp với tính chất và đặc điểm về
tổ chức và hoạt động của từng cơ quan đơn vị.
+ Tất cả các quản lý phải có sổ ghi chép những nội dung quan trọng trong
cuộc họp để tiến hành thực hiện. Mỗi lần tổ chức hay tham gia cuộc họp quản lý
cần phải ghi rõ các nội dung bao gồm ngày giờ, thành phần tham gia, nội dung
triển khai, ý kiến của người tham gia.
+ Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp, trường hợp đến trễ thì phải thông
báo cho chủ tọa cuộc họp.

1.3.2. Ý nghĩa
+ Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập
thể và tạo ra năng suất lao động cao.
+ Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị.
+ Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ họi đóng góp ý kiến sáng tạo của bản
thân.
+ Phổ biến quan điểm, tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, sữa chữa
lệch lạc trong khi thực hiện nhiệm vụ.
9


Tiểu kết
Như vậy ở chương 1 tôi đã giới thiệu sơ lược Cơ sở lý luận chung về công
tác tổ chức hội họp để hiểu rõ thêm về công tác tổ chức hội họp của công ty
TNHH Hồ Tây một thành viên tiếp theo là chương 2 khảo sát đánh giá về công
tác tổ chức hội họp của công ty.

10


CHƯƠNG 2
KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG
TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN
2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Thực hiện Chỉ thị 12 – CT/TW ngày 31/01/1987 của Ban Bí thư TW
Đảng về Công tác tài chính và tổ chức sản xuất kinh doanh xây dựng ngân sách
Đảng ngày 02/02/1989 Ban Tài chính – Quản trị trung ương đã có quyết định
số11-QĐ/TCQT thành lập Công ty Dịch vụ - Sản xuất Hồ Tây (HSC).
Ngày 08/4/1993, Công ty HSC được thành lập lại trên sơ sở sáp nhập với
Công ty sản xuất dịch vụ Hữu Nghị thuộc Ban Đối ngoại Trung ương theo

Quyết định số 1467 QĐ/UB của UBND thành phố Hà Nội. Tháng 6/1995 trên
cơ sở sự phát triển của các doanh nghiệp Đảng UBND thành phố Hà Nội ra
quyết định số 1661-QĐ/UB thành lập Tổng công ty Hồ Tây thuộc Ban Tài chính
– Quản trị trung ương trên cơ sở sáp nhập Công ty Dịch vụ Sản xuất Hồ Tây;
Công ty Trường An; Xí nghiệp nước khoáng Ba Đình với mô hình và cơ cấu tổ
chức của Tổng công ty theo quyết định 90- TTg ngày 07/3/1994 của Thủ tướng
Chính phủ.
Thực hiện chủ trương sắp xếp đổi mới doanh nghiệp của Đảng theo Nghị
quyết Trung ương 3 khóa IX, Nghị định 63/2001/NĐ-CP ngày 14/9/2001 của
Thủ tướng Chính phủ về chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp của
tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành Công ty trách nhiệm hữu hạn
một thành viên, ngày 29 tháng 1 năm 2004 Ban Tài chính Quản trị TW đã ra
quyết định số 42/ QĐ – TCQT về việc chuyển đổi Tổng công ty Hồ Tây thành
Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồ Tây một thành viên 100% vốn của Đảng ( gọi
tắt là Công ty Hồ Tây). Công ty Hồ Tây có trách nhiệm kế thừa các quyền, nghĩa
vụ và sử lý vấn đề tồn tại của Tổng công ty Hồ Tây chuyển sang.
Ngày 11/4/2007, Bộ chính trị đã ra quyết định số 45- QĐ/TW hợp nhất
ban kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính quản trị
11


Trung ương và văn phòng Trung ương thành Văn phòng Trug ương Đảng nên
hiện nay Công ty Hồ Tây là một doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung
ương Đảng, hoạt động theo Luật doanh nghiệp, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của
các cơ quan chức năng Nhà nước và của Đảng.
CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN
Têngiao dịch: HTC
Mã số thuế: 0101516344
Địa chỉ: Nhà số 1, khu Biệt thự Hồ Tây, đường Đặng Thai Mai, Phường
Quảng An, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội

Đại diện pháp luật: Nguyễn Văn Cháng
Ngày cấp giấy phép: 01/04/2004
Ngày hoạt động: 01/03/2004 (Đã hoạt động 13 năm)
Điện thoại: 047194592/047194593
2.1.1. Cơ cấu tổ chức
- Ban lãnh đạo Công ty bao gồm: Chủ tịch, Tổng giám đốc và các Phó
Tổng giám đốc.
- Các phòng ban, đơn vị, chi nhánh bao gồm:
+ Văn phòng công ty;
+ Phòng Tài chính Kế Toán;
+ Ban Quản lý dự án;
+ Chi nhánh trung tâm quản lý và cho thuê nhà;
+ Chi nhánh Xí nghiệp 2-9;
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
- Chủ tịch, Tổng Giám đốc:
+ Do Văn phòng Trung ương bổ nhiệm có thời hạn. Tổng Giám đốc chịu
trách nhiệm trước Chủ tịch Công ty và pháp luật về điều hành hoạt động của
Công ty, Tổng Giám đốc có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến các hoạt
động thường xuyên của Công ty.
+ Tổ chức thực hiện chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và kế hoạch
kinh doanh hằng năm, phương án đầu tư huy động vốn.
12


+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuyên chuyển, khen thưởng, kỉ luật quyết định
mức lương và phụ cấp đối với các chức danh quản lí theo quy chế công ty….
- Phó Tổng giám đốc:
+ Do Chủ tịch Công ty bổ nhiệm có thời hạn, giúp Tổng giám đốc điều
hành hoạt động của công ty theo sự phân công và ủy quyền của Tổng giám đốc;
chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được

giao.
- Văn phòng công ty:
+ Có chức năng tham mưu và giúp việc cho Chủ Tịch và Tổng Giám đốc
Công ty về công tác văn phòng; tổ chức cán bộ; kế hoạch; lao động tiền lương
của Công ty.
+ Là đầu mối tổng hợp thông tin, số liệu báo cáo giúp cho việc quản lí,
chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Công ty.
+ Phối hợp hoạt động của các đơn vị, phòng, ban đảm bảo tính thống
nhất, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Sắp xếp kế hoạch và chương trình
làm việc của công ty, lịch làm việc của Lãnh đạo Công ty.
+ Chủ trì phối hợp với các phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc
xây dựng, bổ sung hoàn thiện hệ thống văn bản về quản lí chỉ đạo, điều hành của
công ty.
+ Kiểm tra đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của các phòng,
ban nghiệp vụ, chi nhánh và đơn vị trực thuộc.
+ Dự thảo văn bản được Chủ tịch và Ban Tổng Giám đốc giao, các báo
cáo phục vụ cho họp giao ban, sơ kết, tổng kết năm. Tổ chức các cuộc họp giao
ban và các hội nghị, hội thảo của Công ty, ghi các biên bản theo yêu cầu của
Lãnh đạo công ty.
+ Tiếp nhận và trình lãnh đạo công ty xử lí các công văn tài liệu gửi đến,
phát hành các văn bản của công ty.
+ Thực hiện việc lưu trữ hồ sơ, sử dụng và bảo quản con dấu theo quy
định của công ty.
- Phòng Tài chính Kế toán:
13


+ Thực hiện những công việc về nhiệm vụ chuyên môn tài chính kế toán
theo đúng quy định của Nhà nước hiện hành về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc
kế toán.

+ Theo dõi phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của công ty dưới mọi
hình thái và tham mưu cho Tổng Giám đốc các vấn đề liên quan.
+ Thu thập và xử lí thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh trong Công ty.
+ Báo cáo Tổng Giám đốc về việc đảm bảo nguồn vốn phục vụ hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Đôn đốc thu hồi công nợ để hạn chế tình trạng Công ty bị chiếm dụng
vốn.
+ Theo dõi nguồn vốn của công ty trong các công ty liên doanh, công ty
cổ phần và các khoản vốn đầu tư ra ngoài công ty theo đúng hợp đồng liên
doanh hoặc Điều lệ Công ty Cổ phần đã ban hành.
+ Giữ bí mật về số tài liệu kế toán tài chính và bí mật kinh doanh của
công ty.
- Ban Quản lý dự án:
+ Tham mưu cho Chủ tịch và Tổng Giám đốc công ty trong lĩnh vực quản
lí đầu tư xây dựng.
+ Tổ chức thực hiện, quản lý điều hành các dự án xây dựng được giao.
+ Thống nhất việc quản lí đầu tư xây dựng trong công ty tuân thủ các quy
định của Nhà nước và của Công ty về quản lí đầu tư xây dựng nhằm đảm bảo
hiệu quả đầu tư, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
+ Nghiên cứu, tham mưu, đề xuất với lãnh đạo về các dụ án đầu tư xây
dựng của công ty.
+ Triển khai thực hiện các dự án đầu tư lập dự án trình duyệt tổ chức thực
hiện các bước đầu tư xây dựng, trực tiếp hoặc phối hợp theo dõi giám sát công
trình, thực hiện nghiệm thu, quyết toán, bàn giao đưa công trình vào sử dụng.
+ Xác định khối lượng, chất lượng, chủng loại, vật tư vật liệu, thiết bị
trong quá trình thực hiện dự án.
14

+ Hướng dẫn và giám sát việc thực hiện đầu tư xây dựng của các chi
nhánh.
+ Tập hợp và lưu trữ hồ sơ dự án, đất đai của Công ty.
- Chức năng nhiệm vụ của Chi nhánh Trung tâm Quản lí cho thuê nhà.
+ Có chức năng kinh doanh cho thuê nhà ở, cửa hàn kho bãi.
+ Kinh doanh cho thuê hội trường phục vụ hội nghị, hội thảo.
+ Dịch vụ tư vấn, môi giới cho thuê nhà, đất và kinh doanh bất động sản.
+ Kinh doanh dịch vụ ăn uống, dịch vụ vui chơi giải trí, thẻ dục thể
thao….
+ Tổ chức quản lý, khai thác và cho thuê cơ sở vật chất.
+ Thẩm định giá cho thuê nhà và tài sản; thương thảo với khách thuê về
giá cho thuê.
+ Tổ chức tốt công tác chăm sóc khách hành sửa chữa trang thiết bị và
đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt đông kinh doanh theo phân cấp của công ty.
- Chi nhánh Xí nghiệp 2-9:
+ Kinh doanh dịch vụ vận tải, vận chuyển hành khách.
+ Kinh doanh dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa ô tô.
+ Tổ chức quảng cáo tiếp thị tìm kiếm khách hang đáp ứng nhu cầu kinh
doanh vận chuyển khách và sửa chữa bảo dưỡng ô tô.
+ Cung cấp phương tiện phục vụ nhu cầu vận chuyển của khách hàng.
+ Tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng, trùng tu, đại tu ô tô.
+ Quản lí duy trì nhà xưởng, phương tiện vận tải, trang thiết bị phục vụ
cho yêu cầu vận chuyển và sửa chữa.
+ Tổ chức thi công xây dựng mới và sửa chữa các công trình do Công ty
giao nhằm đáp ứng nhu cầu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
+ Sử dụng khả năng về nhân lực, nguồn vốn để nhận thầu và tổ chức thi
công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp.
+ Cải tạo sửa chữa các công trình, khai thác các công trình bên ngoài
nhằm phát huy và sử dụng tối đa nguồn nhân lực phù hợp với khả năng kinh
doanh.

15


+ Tổ chức bộ máy để quản lí và thi công các công trình đảm bảo chất
lượng theo đúng quy trình, quy định của Pháp luật.
+ Tổ chức việc quảng cáo, tiếp thị phục vụ cho kinh doanh xây lắp.
2.2. Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức các hội họp
Công tác tổ chức hội họp toàn cơ quan được giao cho Văn phòng đảm
nhiệm. Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm chính trong công tác này.
Phó chánh văn phòng TCHCNS phối hợp với các nhân viên trong phòng, các
phòng ban trong công ty tổ chức thực hiện dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng
TCHCNS.
2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
Chuẩn bị cuộc họp là yếu tố đầu tiên quyết định đến sự thành công hay thất
bại của cuộc họp.
- Chuẩn bị nội dung
Người chủ trì định rõ mục tiêu của cuộc họp, hội nghị và sau đó căn cứ vào
đó mà chuẩn bị nội dung cho phù hợp, tất cả đều được phác thảo lên bản kế
hoạch chi tiết của cuộc họp. Những nội dung chuẩn bị gồm có:
+ Báo cáo chính
+ Báo cáo bổ sung
+ Những vấn đề thảo luận
+ Kết luận chương trình hành động
+ Bài phát biểu của lãnh đạo
+ ….
+ Trong thời gian chuẩn bị tổ chức hội nghị người chủ trì đã nắm được
danh sách cá nhân, tổ chức nào viết báo cáo bổ sung, cá nhân hoặc tổ chức nào
viết tham luận cho hội nghị.
+ Tất cả báo cáo và tham luận đều được viết thành văn bản gửi trước cho
người chuẩn bị nội dung chính hoặc gửi cho ban tổ chức hội nghị với khoảng

thời gian được quy định.
+ Bộ phận chuẩn bị nội dung đã căn cứ vào mục đích, yêu cầu, nội dung
của báo cáo chính, báo cáo bổ sung và các tham luận để chuẩn bị những vấn đề
16


cần đưa ra trao đổi, thảo luận trong hội nghị.
- Chuẩn bị thành phần tham dự
Tùy theo tính chất của từng hội nghị ban tổ chức đã xác định rõ:
+ Đối tượng chính của hội nghị là ai, tại sao?
+ Cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và nội bộ thì mời những người nào?
+ Thành phần tham dự phải chuẩn bị những vấn đề gì (báo cáo bổ sung,
tham luận, ủng hộ, giúp đỡ hội nghị những mặt nào).
+ Ban tổ chức đã cho thành phần tham dự hội nghị biết sớm về mục đích,
nội dung, hình thức tham gia để họ chủ động và có kế hoạch.
- Dự kiến thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị
Ban chuẩn bị nội dung cùng với ban chuẩn bị hậu cần đã sớm báo cáo lãnh
đạo để xác định thời gian, địa điểm, chương trình hội nghị.
Khi những vấn đề đã được ấn định thì ban tổ chức sẽ tiến hành các thủ tục
để tổ chức hội nghị:
+ Biên tập lại báo cáo, nhân bản hoặc in và đóng thành hồ sơ tài liệu
nghiêm chỉnh, đẹp có chất lượng để phục vụ hội nghị.
+ Chuẩn bị công văn, giấy mời kèm theo chương trình, hồ sơ tài liệu và các
điều hướng dẫn ban đầu rồi gửi tới các đại biểu để họ biết và chuẩn bị các công
việc cần thiết cho hội nghị.
- Công tác chuẩn bị hậu cần
Song song với bộ phận chuẩn bị nội dung thì bộ phận hậu cần cũng đã tích
cực chuẩn bị cho hội nghị. Tùy theo tính chất, tầm quan trọng, số lượng người
tham dự, thời gian tiến hành hội nghị mà bộ phận hậu cần đã chuẩn bị các mặt
như:

- Hội trường phòng thảo luận
+ Chuẩn bị cơ sở vật chất hỗ trợ cho cuộc họp như quạt, máy chiếu, micro,
loa…
+ Sắp xếp bàn ghế (tùy thuộc vào loại hình và quy mô của cuộc họp mà
chuẩn bị)
- Phòng ở cho khách từ xa đến, có nhu cầu nghỉ ngơi hoặc nghỉ qua đêm
17


- Phòng ăn để chiêu đãi, tổ chức ăn uống sau cuộc họp
- Phương tiện đi lại: Đưa đón các khách mời bằng xe của công ty. Đưa đón
công nhân viên…
- Giờ nghỉ giải lao
- Nghỉ giải trí buổi tối
- Chuẩn bị trật tự an ninh được phân công cho bộ phận bảo vệ công ty.
- Với những hội nghị lớn, trước khi tổ chức thực hiện, công ty tổ chức một
cuộc họp bao gồm ban giám đốc, trưởng các phòng ban đơn vị, những người
được giao tổ chức hội nghị đó để thống nhất những vấn đề sau:
- Bàn bạc, thông qua nội dung báo cáo chính, báo cáo bổ sung và những
vấn đề cần đưa ra thảo luận trong hội nghị.
- Quyết định danh sách khách mời, thường là những người có vai trò vị trí
nào đó đối với mục đích của hội nghị.
- Quyết định chương trình hội nghị, địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị.
- Thư kí hội nghị
Ban lãnh đạo đã ký duyệt thông qua các báo cáo, danh sách đại biểu,
chương trình hội nghị rồi cho biên tập, nhân in các tài liệu phục vụ hội nghị.
- Gửi thư mời, cung cấp tài liệu
Thư mời họp được bộ phận chủ trì soạn thảo và gửi đến các cá nhân tham
dự (thường là trước 1 tuần khi cuộc họp, hội nghị diễn ra)
Tài liệu về cuộc họp, hội nghị được cung cấp cho mọi thành viên có liên

quan, các khách mời cần đến những tài liệu đó để họ có thời gian nghiên cứu
chúng trước khi đi vào buổi họp.
2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp
- Kiểm tra quan sát tại chỗ các công việc đã chuẩn bị
Trước khi diễn ra hội nghị ban chuẩn bị và thư ký đã xem xét lại lần cuối
các văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị, đến hội trường kiểm tra cách trang
trí, khẩu hiệu, biểu tượng, hệ thống điện, ánh sáng, chỗ ngồi, nơi ăn chỗ ở cho
các đại biểu ở xa.
Tất cả những công việc trên đã được kiểm tra chu đáo, cẩn thận. Nếu việc
18


gì chưa đảm bảo thì chấn chỉnh, bổ sung kịp thời để hoàn tất mọi công việc
chuẩn bị cho hội nghị diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp.
- Tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở, phân phối tài liệu, dẫn khách vào chỗ
ngồi trong hội trường
Nếu hội nghị có khách mời từ xa đến thì ban tổ chức cuộc họp đã có kế
hoạch phân công người đón đại biểu.
Nếu là khách mời cấp trên thì đưa khách vào phòng khách trước, sau đó
đưa khách vào ngồi đúng vị trí trong hội trường, đưa chương trình, tài liệu cho
khách.
Với những hội nghị lớn có các đại biểu đại diện cho các cấp tỉnh, thành
phố, trung ương, khách nước ngoài tới dự thì đại diện ban lãnh đạo và ban tổ
chức đã đến thăm và làm việc xã giao trước cũng như trao đổi một số nét về hội
nghị.
- Chương trình hội nghị
Tùy vào phạm vi, tính chất của hội nghị ban tổ chức đã xây dựng chương
trình làm việc cụ thể. Chương trình hội nghị được chuẩn bị từ trước, với những
hội nghị lớn của công ty chương trình hội nghị đã được gửi trước tới đại biểu
kèm theo giấy mời.

Trong nội dung chương trình hội nghị đã ghi các nội dung chính ứng với
thời gian, đồng thời ghi rõ họ tên, chức danh, học hàm, học vị của người chịu
trách nhiệm từng nội dung trong chương trình.
- Điều hành hội nghị
Trong giai đoạn này, người chủ trì đã bám sát bản kế hoạch của hội nghị và
tiến hành gồm các bước sau:
+ Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, chủ tịch đoàn, thư ký đoàn.
+ Đọc diễn văn khai mạc hội nghị.
+ Trình bày báo cáo chính tại hội nghị.
+ Trình bày báo cáo bổ sung.
+ Những tham luận đóng góp với hội nghị.
+Điều hành việc thảo luận trong hội nghị, biết cách vận động mọi thành
19


viên tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng nhận xét, đánh giá, đề nghị cho cuộc
họp.
+ Thư kí đã được phân công sẽ ghi biên bản hội nghị gồm các nội dung
như: diễn biến hội nghị, người điều hành hội nghị, họ tên và nội dung ý kiến của
từng đại biểu, các kết luận…
+ Tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị: âm thanh, ánh sáng, nước uống, an
ninh…
Ban tổ chức đã có cơ chế phân công người đôn đốc, kiểm tra để không xảy
ra sai sót. Sau khi kết thúc hội nghị, bộ phận hậu cần văn phòng đã có kế hoạch
và phân công người tiếp tục làm việc với các bộ phận có liên quan để thanh
toán, giải quyết các công việc về tài chính, kinh phí cũng như các mối quan hệ
sao cho ổn thỏa, tốt đẹp.
2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc
Sau hội nghị, ban tổ chức cuộc họp tiến hành:
- Lập hồ sơ hội nghị bao gồm các giấy tờ sau:

Quyết định của lãnh đạo về việc tổ chức hội nghị.
+ Giấy triệu tập hội nghị hoặc giấy mời.
+ Danh sách đại biểu tham dự hội nghị
+ Chương trình hội nghị.
+ Lời khai mạc hội nghị của lãnh đạo.
+ Báo cáo chính tại hội nghị
+ Các báo cáo bổ sung và tham luận.Bài phát biểu của đại biểu cấp trên.
+ Biên bản hội nghị.
+ Nghị quyết hoặc kết luận của hội nghị.
+ Lời bế mạc hội nghị.
Các tài liệu này sau vài năm sẽ chọn lọc và chỉ lưu lại vào hồ sơ những văn
bản có giá trị.
- Thông báo, triển khai kế hoạch hội nghị
Văn phòng đã giúp lãnh đạo thông báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải
pháp…và các điều kiện cần thiết, nêu được những việc cần quan tâm tới các đơn
20


vị và cá nhân có liên quan, đồng thời yêu cầu họ có kế hoạch thực hiện để hội
nghị được triển khai và có kết quả tốt.
- Tổ chức rút kinh nghiệm
Sau mỗi cuộc họp, hội nghị lớn,ban lãnh đạo công ty, văn phòng và các bộ
phận liên quan đã cùng nhau họp bàn để rút kinh nghiệm.Trong cuộc họp, các bộ
phận chuẩn bị nội dung, hậu cần và những người có liên quan đã kiểm điểm lại
từng khâu, từng việc, tìm ra những mặt thành công, những mặt còn hạn chế, sai
sót, những việc đã làm nâng cao chất lượng hội nghị và cùng nhau rút kinh
nghiệm để những cuộc họp, hội nghị lần sau được tổ chức tốt hơn.
Tiểu kết
Hội họp là một yếu tố quan trọng của công ty. Đây là phương pháp tốt nhất để
lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một lúc. Là cơ hội cho các thành viên

thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định. Tuy
nhiên, các cuộc họp thường làm tiêu tốn nhiều thời gian và tiền bạc, là hai thứ
rất quí đối với chúng ta. Do đó, chỉ nên tổ chức cuộc họp khi cần thiết và đảm
bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn gọn và mang lại hiệu quả. Như vậy, thế nào
là cuộc họp? Một cuộc họp gồm những người có liên quan hợp lại để bàn bạc,
thảo luận và giải quyết hay quyết định vấn đề nào đó. Để cuộc họp có kết quả,
cần phải tiến hành một cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành
phần tham dự và nội dung... (nếu cần thiết, những nội dung chính có thể được
gửi trước cho những người tham dự).

21


Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TẠI
CÔNG TY TNHH HỒ TÂY MỘT THÀNH VIÊN
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
- Thứ nhất, công tác chuẩn bị họp của công ty đã được chuẩn bị một cách kỹ
lưỡng, các tài liệu họp chi tiết. Giúp cho người lãnh đạo cuộc họp cảm thấy tự
tin, thuận lợi trong công việc, đỡ việc di chuyển, gián đoạn giúp cho việc đóng
góp ý kiến một cách chủ động hơn, đưa ra nhưng ý kiến khách quan và quyết
định một cách chính xác hơn.
- Cuộc họp giúp cho các công nhânviên công ty tiếp cận thông tin, vấn đề
hơn..
- Cuộc họp của công ty cũng đã dần kích thích được sự sáng tạo, dám nghĩ
dám làm, đám phát biểu, tạo lên không khí tranh luận sôi nổi trong các cuộc
họp.
3.1.2. Nhược điểm
- Một số ít cuộc họp còn tốn nhiều thời gian và chi phí, thường đưa đến các

quyết định dung hòa, chưa đạt được mục đích cụ thể.
- Năng lực chưa được phát huy hết công suất, nên rất dễ gây ra những bất
đồng quan điểm, dẫn tới phát sinh bè phái – nguy cơ suy nghĩ theo nhóm, cá
nhân tham gia hạn chế, nếu không có sự kiểm soát sát sao.
3.1.3. Nguyên nhân
- Không tách biệt giữa công việc và tình cảm
Không dám nói thẳng nói thật vì muốn làm vừa lòng người khác bằng
cách luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến. Điều đó sẽ làm cho nhân
viên tự hài lòng về chính mình, vì họ nghĩ họ đang được đánh giá tốt. Dẫn tới ai
cũng rất hài lòng nhưng công việc thì không hoàn thành.
- Quá nể nang trong các mối quan hệ
Đối với đồng nghiệp, vì mục đích xây dựng mối quan hệ tốt giữa các
thành viên trong công ty, tỏ ra rất coi trọng đồng nghiệp, nên những cuộc tranh
22


luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng.
Đối với Nhà quản trị, tranh luận coi như là một biểu hiện của việc không
tôn trọng, không biết trên biết dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái
độ làm việc. Và đã làm việc chung với nhau thì việc tranh luận để chọn lọc ra ý
kiến tốt nhất thì hết sức cần thiết, nếu quá nể nang sẽ không thể tranh luận một
cách thực sự được.
Dẫn tới lãnh đạo sai, đồng nghiệp tranh luận sai cũng cho là đúng, không
dám đưa ra chính kiến của mình một cách khách quan vì sợ làm sứt mẻ mối
quan hệ.
- Sự phân công không rõ ràng
Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh
nên ai cũng nghi đó là việc của người khác chứ không phải của mình.
- Tính bảo thủ cá nhân
Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình

là tốt và chẳng chịu chấp nhận ý kiến của bất kỳ ai khác. Một số thành viên
trong tổ chức cho rằng chỉ nên bàn luận trong nhóm nhỏ những người giỏi hoặc
đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia..
Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của
mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không
tốn thời gian.
- Áp dụng cứng nhắc
Thường chúng ta luôn có thói quen bê nguyên mô hình làm việc của
nhóm Phương Tây vào Việt Nam và áp dụng một cách cứng nhắc mà quên mất
rằng Việt Nam chúng ta cũng có tập quán, có bản sắc và tính cách riêng. Nên áp
dụng thế nào thì phải linh hoạt và phù hợp với chính tổ chức của mình, thì mới
có thể đạt chất lượng.
3.2. Giải pháp
3.2.1. Chuẩn bị những thứ cần thiết
Đầu tiên là chuẩn bị phòng họp, bố trí sắp xếp trang thiết bị của cuộc họp
không gian bên trong và không gian bên ngoài.
23


Trong cuộc họp đa số các sự trao đổi đều mang tính tự phát. Quá trình
cuộc họp diễn ra không hoàn toàn được định trước mà nó chỉ theo một đề cương
cơ bản. Ngoài ra kết quả của cuộc họp không dễ mà được thống nhất nhanh
chóng. Bởi vậy hai điều quan trọng nhất trong công tác chuẩn bị một cuộc họp
là: Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị những vấn đề cần bàn bạc một
cách cụ thể.
Khi một cuộc họp được tiến hành bạn cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi
của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc
họp do vậy trước hết bạn hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc
họp. Thông thường chúng ta cần đến một cuộc họp khi các vấn đề cần giải quyết
bằng tư duy, khi cập nhật thông tin mới hoặc khi cần tổng hợp thông tin.

Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp. Người điều hành chủ
yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng đề cương cho cuộc họp. Cần phân chia thời
gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi
đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.
Một trong những lý do khiến họp hành buồn ngủ đó là cả người tổ chức
cuộc họp lẫn người tham gia đều không hiểu cuộc họp này nhằm mục đích gì. Vì
vậy, để có một cuộc họp thành công trước khi bắt đầu cuộc họp, người lãnh đạo
nên soạn thảo trước vấn đề/ mục tiêu cụ thể mà công ty muốn nói cùng với một
bản thảo luận chi tiết. Công ty nên thông báo trước nội dung, ngày giờ và địa
điểm cuộc họp với nhân viên thông qua các biện pháp giao tiếp nội bộ trong
công ty. Điều này sẽ giúp nhân viên có cái nhìn toàn cảnh, hiểu được mức độ
cần thiết cũng như chuẩn bị sẵn sàng cho các ý kiến muốn đóng góp. Bản thảo
luận chi tiết cũng nên gửi trước 24h để nhân viên có thời gian tham khảo.
3.2.2. Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả
Người điều hành chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả
của cuộc họp. Trước hết bạn phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng phải
giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh
mâu thuẫn và cãi lộn.Cần quan sát các thành viên và ghi nhớ thái độ, ý kiến của
họ trong cuộc họp.
24


Nếu có thể bạn hãy tạo điều kiện cho các thành viên có cơ hội được chào
hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này sẽ phần nào giúp hạn chế tranh cãi gay gắt
hay gây gổ trong cuộc họp căng thẳng.
3.2.3. Mời đúng đối tượng
Trong rất nhiều cuộc họp, chúng ta thường bắt gặp những đối tượng đến
cuộc họp không biết để làm gì. Điều này không phải vì họ không chú tâm, tìm
hiểu trước thông tin mà vì chuyên môn của họ không giúp ích hay đóng góp
được gì cho cuộc họp này. Đây là một trong những tình huống thật sự gây bối

rối và lãng phí tài nguyên, nhân lực khiến ta không thể có một cuộc họp thành
công được. Cuộc họp thành công cũng do đối tượng mời. Mời không đúng đối
tượng khiến cuộc họp trở nên chán nản và mệt mỏi
Vì vậy, người chủ trì chỉ nên mời những thành viên quan trọng và liên
quan đến cuộc họp. Những thành viên được mời đến là những người có thể đưa
ra các ý kiến để giải quyết vấn đề trong cuộc họp đó. Nếu như vậy, nhân viên
chắc chắn sẽ tham gia với một tinh thần thích thú và háo hức hơn rất nhiều. Một
nhóm họp hiệu quả chỉ nên có khoảng từ 5 – 7 người. Số lượng qua đông chỉ
khiến nhiều nhân viên trở thành khán giả cuộc họp và các luồng thảo luận trở
nên lạc đề, xa vời.
3.2.4. Đúng giờ – thay đổi địa điểm tạo sự sáng tạo
Để có một cuộc họp thành công cả người tổ chức lẫn người tham dự đều
nên có thói quen tôn trọng giờ giấc. Hai nguyên tắc cần thiết để đảm bảo thời
gian trong một cuộc họp là:
Đừng bao giờ đến họp muộn
Đừng chờ người đến muộn
Khi tới giờ, công ty nên đóng cửa phòng họp và bắt đầu buổi họp như đã
thông báo. Việc đúng giờ sẽ khiến những ai tới họp sớm cảm thấy được tôn
trọng và người đến dự trễ tự nhận biết được lỗi và sửa chữa cho những lần sau.
Nếu đã bắt đầu họp đúng giờ, công ty cũng nên kết thúc đúng giờ. Đừng
nên có những suy nghĩ “mọi người thảo luận sôi động quá, kéo dài thêm chút
nữa cũng được”, “thêm nửa tiếng nữa chắc cũng không vấn đề gì đâu”,… Là
25