Khảo sát, đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC

MỤC LỤC
DANH MỤC VIẾT TẮT


DANH MỤC VIẾT TẮT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

UBND : Ủy ban nhân dân
HĐND : Hội đồng nhân dân
QĐ : Quyết định
NĐ : Nghị định
TT : Thông tư
TB & XH : Thương binh và xã hội
TS : Tiến sĩ
GV : Giảng viên
MTTQ : Mặt trận toàn quốc
ĐH : Đại học
BNV : Bộ nội vụ


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài :
Trước tình hình đổi mới đất nước trong những năm gần đây, cùng với sự
phát triển của khoa học kỹ thuật, xã hội không ngừng đi lên, công tác hoạt động
văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động tham mưu, giúp việc lãnh đạo và
đang ngày càng khẳng định được vai trò, vị thế của mình trong việc thực hiện
hiệu quả hoạt động lãnh đạo của cơ quan các cấp. Kỹ năng tổ chức và kiểm tra
trong quản trị văn phòng là bộ môn chuyên nghành đòi hỏi phải có vốn kiến
thức, được đào tạo cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ và phải có kinh nghiệm hơn
trong việc thực hiện kỹ năng này áp dụng vào thực tế trong tương lai. Trong thời
gian vừa qua, em cũng vừa được trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, khoa Quản trị
văn phòng tổ chức cho đi kiến tập đề nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, mục
tiêu đào tạo và để sinh viên nắm vững kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn của
mình giữa lý thuyết và thực hành tại cơ quan. Được sự đồng ý của Nhà trường
và khoa Quản trị văn phòng em đã có điều kiện kiến tập tại Ủy ban nhân dân
phường Đống Mác, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội. Qua một thời gian đi
kiến tập ở Ủy ban, em nhận thấy rằng việc bản thân có được các kỹ năng tổ chức
và kiểm tra trong quản trị văn phòng là vô cùng cần thiết cho công việc của
người cán bộ văn phòng trong tương lai. Vì vậy, em thấy rằng đề tài khảo sát,
đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác tổ chức và hoạt động là một đề
tài rất đáng để nghiên cứu, tìm hiểu và áp dụng vào thực tiễn …
Do vậy, em chọn đề tài “ Khảo sát, đánh giá về tổ chức và hoạt động của
văn phòng cơ quan mình công tác “ là vì em nhận thấy được tầm quan trọng của
việc tổ chức và hoạt động trong văn phòng cơ quan. Theo như em được biết :
Tất cả các nhà quản trị nói chung, đặc biệt là các nhà quản trị văn phòng nói
riêng đều phải thực hiện công tác tổ chức và hoạt động trong văn phòng cơ
quan. Thông qua công việc đó, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức của mình
những hoạt động cần thiết và phù hợp với công việc nhằm đạt được thành công
cả trong thời gian ngắn hạn và dài hạn …

3

2. Lịch sử nghiên cứu :
-

Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng – TS. Nguyễn Thị Ngọc An
Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng trên các trang web : Tailieu.vn,

-

vanthuluutru.com, donga.edu.vn, …
Đề cương học phần “ Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng “
khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội – GV.TT. Nguyễn
Đăng Việt.
3. Đối tượng nghiên cứu vấn đề :

-

Đối tượng nghiên cứu : Khảo sát, đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn

-

phòng cơ quan UBND phường Đống Mác.
Phạm vi nghiên cứu : Văn phòng hành chính của Ủy ban nhân dân phường Đống

-

Mác.
Thời gian nghiên cứu : Từ năm 2013 đến năm 2017.
4. Phương pháp nghiên cứu :

-

Phương pháp phân tich
Phương pháp đánh giá
Phương pháp so sánh
Phương pháp tổng hợp.
5. Bố cục:
Chương 1 : Khái quát cơ quan UBND phường Đống Mác

1.1.
1.2.
1.3.

Lịch sử hình thành, phát triển
Cơ cấu tổ chức
Chức năng, nhiệm vụ
Chương 2 : Thực trạng về tổ chức và hoạt động văn phòng UBND phường
Đống Mác
2.1. Lý luận chung về tổ chức hoạt động
2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng
2.3. Thực trạng về hoạt động của văn phòng
2.4. Nhận xét, đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND
phường Đống Mác
Chương 3 : Giải pháp hoàn thiện về tổ chức hoạt động của văn phòng
UBND phường Đống Mác
Qua bài tập lớn “ Khảo sát, đánh giá về tổ chức và hoạt động của văn
4

phòng cơ quan UBND phường Đống Mác “, em mong sẽ giúp người đọc hiểu
them về chức năng quản trọng của bộ môn này, để từ đó người đọc có thể áp
dụng vào thực tiễn đời sống, giúp ích hơn trong công việc và học tập.
Trong thời gian nghiên cứu và hoàn thành bài tập lớn bản thân đã có nhiều
cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất địng. Vì
vậy em rất mong nhận được sự góp ý của các cán bộ trong văn phòng, các thầy
cô bộ môn để bài tập lớn của em được hoàn thiện hơn …

5


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC
1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển :
Nằm ở phía Đông Nam quận Hai Bà Trưng, phường Đống Mác có vị thế

quan trọng trong phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng. Là
phường giáp ranh với các phường Phạm Đình Hổ ( phía Bắc ), phường Bạch
Đằng ( phía Đông ), phường Đồng Nhân ( phía Tây ), phường Thanh Lương và
Thanh Nhàn ( phía Nam ).
Hệ thống chính trị của phường được kiện toàn đầy đủ và hoạt động tốt.
Đảng ủy – HĐND – UBND - Ủy ban MTTQ, các ban nghành đoàn thể, các tổ
chức chính trị xã hội được tổ chức chặt chẽ từ phường tới khu dân cư, tổ dân
phố.
Các thành viên trong hệ thống chính trị luôn là nòng cốt trong việc lãnh
đạo, tổ chức, vận động nhân dân thực hiện các nhiệm vụ chính trị, xây dựng và
phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trên

địa bàn phường, đẩy mạnh thực hiện các phong trào thi đua yêu nước, các cuộc
vận động lớn của Đảng và Nhà nước.
2.2. Cơ cấu tổ chức :
a.Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường Đống Mác hiện nay được
thể hiện cụ thể như sau:
- Ban chủ tịch gồm:
+ Chủ tịch: Ông Đỗ Quốc Hùng
+ 02 Phó chủ tịch: Bà Nguyễn Thị Lan Anh
Ông Bùi Đình Trọng
b.Số cán bộ, công chức, viên chức của phường :
Hiện tại, cơ quan UBND phường Đống Mác có 18 đồng chí gồm:
- Lãnh đạo UNBD phường: 03 đồng chí
- Cán bộ Quân sự: 03 đồng chí
- Cán bộ Văn phòng - thống kê: 02 đồng chí
6


- Cán bộ Địa chính: 01 đồng chí
- Cán bộ Môi trường đô thị: 02 đồng chí
- Cán bộ Tài chính – Kế toán: 02 đồng chí
- Cán bộ Tư pháp – Hộ tịch: 02 đồng chí
- Cán bộ Văn hóa – Thông tin: 01 đồng chí
- Cán bộ Lao động – TB&XH: 01 đồng chí
- Cán bộ Thị trường: 01 đồng chí
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn :
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường Đống Mác
được quy định tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân như sau
1.3.1: Trong lĩnh vực nội vụ, Ủy ban nhân dân phường Đống Mác thực
hiện, những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a. Lĩnh vực Tôn giáo: (Theo Quyết định công bố số 7026/QĐ_UBND

ngày 25/12/2014 của UBND thành phố Hà Nội quyết định về việc công bố thủ
tục hành chính lĩnh vực Tôn giáo thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Nội
vụ thành phố Hà Nội)
- Tiếp nhận thông báo người đại diện hoặc Ban quản lý cơ sở tín ngưỡng
- Tiếp nhận thông báo dự kiến hoạt động tín ngưỡng diễn ra vào năm sau
tại cơ sở tín ngưỡng
- Chấp nhận đăng ký sinh hoạt tôn giáo
- Tiếp nhận thông báo về việc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp công trình tin
ngưỡng, công trình tôn giáo không phải xin cấp phép xây dựng
- Chấp thuận việc tổ chức quyên góp của cơ sở tín ngưỡng, tổ chức tôn
giáo trong phạm vi một xã.
b. Lĩnh vực Thi Đua Khen Thưởng: (heo quyết định số 7094/QĐ-UBND
ngày 26/12/2014 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành
chính trong lĩnh vực Thi đua khen thưởng thuộc phạm vi chức năng quản lý của
Sở Nội vụ thành phố Hà Nội)
- Tặng giấy khen của Chủ tịch UBND cấp xã về thành tích thi đua theo
đợt hoặc chuyên đề
7


- Tặng giấy khen của Chủ tịch UBND cấp xã về thành tích đột xuất
- Xét tặng danh hiệu gia đình văn hóa.
1.3.2. Trong lĩnh vực Tư Pháp, UBND phường thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây: ( Theo quyết định công bố 5102/QĐ- UBND ngày
19/09/2016 của UBND Thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính
trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp, UBND cấp
huyện, UBND cấp xã thuộc địa bàn thành phố Hà Nội)
a. Các thủ tục hành chính áp dụng chung:
- Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
- Thủ tục chứng thực bản san từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ

chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
- Thủ tục chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả
trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không
ký , không điểm chỉ được )
- Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung hủy bỏ hợp đồng giao dịch.
b. Lĩnh vực hộ tịch:
- Đăng ký khai sinh
- Đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân
- Đăng ký khai sinh lưu động
- Đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con
- Đăng ký lại khai sinh
- Đăng ký kết hôn
- Đăng ký khai tử
- Thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch
- Đăng ký giám hộ
- Cấp bản sao Trích lục hộ tịch…
c. Lĩnh vực nuôi con nuôi:
- Đăng ký nhận nuôi con nuôi (đối với trẻ em tại gia đình/ trẻ em bị bỏ rơi
hoặc mồ côi chưa đưa vào cơ sở nuôi dưỡng)
- Đăng ký nuôi con nuôi (đối với trẻ đang ở tại cơ sở nuôi dưỡng )
8


- Đăng ký nuôi con nuôi thực tế
- Đăng ký lại việc nuôi con nuôi.
d. Lĩnh vực phổ biến giáo dục pháp luật:
- Thủ tục công nhận tuyên truyền viên pháp luật
- Thủ tục thôi làm tuyên truyền viên pháp luật.
e. Lĩnh vực bồi thường nhà nước:
- Thủ tục giải quyết bồi thường tại cơ quan có trách nhiệm bồi thường

trong hoạt động quản lý hành chính
- Thủ tục chuyển giao quyết định giải quyết bồi thường
- Thủ tục trả lại tài sản
- Thủ tục chi trả tiền bồi thường trong hoạt động quản lý hành chính
- Thủ tục giải quyết khiếu nại về bồi thường nhà nước lần đầu.
f.Lĩnh vực hòa giải ở cơ sở:
- Thủ tục bầu hòa giải viên
- Thủ tục bầu tổ trưởng tổ hòa giải
- Thủ tục thôi làm hòa giải viên
g. Lĩnh vực chứng thực:
- Chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền
sử dụng đất và nhà ở
- Chứng thực di chúc
- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản,...vv
1.3.3. Trong lĩnh vực địa chính – đô thị: (Theo quyết định công bố
4046/QĐ-UBND ngày 31/08/2011 của UBND thành phố Hà Nội về việc công
bố thủ tục hành chính đang thực hiện tại cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội )
- Xác nhận bản khai chuyển nhượng hoặc đơn xin sang tên hợp đồng thuê
nhà ở thuộc sở hữu nhà nước
- Hòa giải tranh chấp đất đai
- Giải quyết khiếu nại về đất đai
- Xác nhận đơn đính chính, thu hồi giấy chứng nhận
- Tra cứu thông tin hồ sơ địa chính
9


- Cung cấp thông tin đất đai từ hồ sơ địa chính
- Xác định tình trạng nhà để phục vụ đăng ký cư trú,... vv
1.3.4. Trong lĩnh vực LĐ – TBXH: ( Theo quyết định công bố 4046/QĐUBND ngày 31/8/2011 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục
hành chính đang thực hiện tại cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội )

- Xác nhận đơn vay vốn Ngân Hàng chính sách xã hội cho thân nhân liệt
sỹ
- Xác nhận đơn đề nghị giải quyết chế độ người có công nuôi dưỡng liệt
sỹ
- Xác nhận đơn đề nghị giải quyết chế độ trợ cấp 1 lần đối với thân nhân
người có công với cách mạng đã chết trước ngày 01/01/1995
- Xác nhận đơn đề nghị chứng nhận người có công với cách mạng
- Xác nhận đơn đề nghị giải quyết chế độ đối với người hoạt động kháng
chiến
- Xác nhận hoàn cảnh người khuyết tật
- Xác nhận đơn đề nghị giám định sức khỏe đối với người bị nhiễm chất
độc màu da cam
- Thủ tục thực hiện trợ cấp xã hội hàng tháng đối với người cao tuổi
- Thủ tục giải quyết chế độ đối với thân nhân liệt sỹ
- Thủ tục ủy quyền hưởng trợ cấp, phụ cấp ưu đãi , ...vv
1.3.5. Lĩnh vực Thanh Tra: (Theo quyết định số 2218/QĐ-UBND ngày
09/5/2016 của UBND thành phố về việc công bố thủ tục hành chính trong lĩnh
vực giải quyết khiếu nại , tố cáo , tiếp công dân , xử lý đơn trên địa bàn thành
phố Hà Nội )
- Giải quyết khiếu nại lần đầu tại cấp xã
- Giải quyết Tố cáo tại cấp xã
- Tiếp công dân tại cấp xã
- Xử lý đơn tại cấp xã
1.3.6. Lĩnh vực giáo dục- đào tạo: ( Theo quyết định công bố 4046/QĐUBND ngày 31/8/2011 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục
10


hành chính đang thực hiện tại cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội )
- Thành lập cơ sở giáo dục mầm non
- Sáng lập, chia tách cơ sở giáo dục mầm non

- Giải thể cơ sở giáo dục mầm non
- Xác nhận đơn xin cấp giấy phép hành nghề dạy học
- Xác nhận đơn xin giấy phép hành nghề ôn luyện thi,…
1.3.7. Lĩnh vực văn hóa: (Theo quyết định công bố 4046/QĐ-UBND ngày
31/8/2011 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính
đang thực hiện tại cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội)
- Thành lập Thư viện cấp xã
- Chia tách, sáp nhập, giải thể hoặc thay đổi nội dung hoạt động đã đăng
ký Thư viện cấp xã
- Đăng ký hoạt động Thư viện cấp xã
- Xác nhận đơn (công văn) đề nghị xếp hạng di tích .
1.3.8. Lĩnh vực công thương: (Quyết định số 8873/QĐ-BCT ngày
24/8/2015 về việc ban hành danh mục THHC thuộc phạm vi chức năng quản lý
của Bộ Công Thương)
- Cấp sửa đổi, bổ sung Giấy xác nhận đăng ký sản xuất rượu thủ công để
bán cho doanh nghiệp có Giấy phép sản xuất rượu để chế biến lại.
- Cấp lại Giấy xác nhận đăng ký sản xuất rượu thủ công để bán cho doanh
nghiệp có Giấy phép sản xuất rượu để chế biến lại.
1.3.9. Lĩnh vực môi trường : (Theo quyết định số 2967/QĐ-UBND ngày
09/6/2016 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính về
lĩnh vực môi trường thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân xã trên
đại bàn thành phố Hà Nội)
- Thủ tục: Tham vấn cộng đồng trong quá trình thực hiện đánh giá tác
động môi trường.
1.3.10. Lĩnh vực quân sự: (Theo quyết định số 1382/QĐ-BQP ngày
08/4/2016 của Bộ Quốc Phòng về việc công bố thủ tục hành chính về đăng ký
nghĩa vụ quân sự, động viên quân đội thuộc phạm vi chức năng của Bộ Quốc
11

Phòng)
- Đăng ký nghĩa vụ quân sự
-Đăng ký phục vụ trong ngạch dự bị
- Đăng ký nghĩa vụ quân sự bổ sung
- Đăng ký nghĩa vụ quân sự chuyến đi khi thay đổi nơi cư trú hoặc nơi
làm việc học tập.

12


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
CƠ QUAN UBND PHƯỜNG ĐỐNG MÁC
2.1. Lý luận chung về tổ chức hoạt động :
2.1.1. Khái niệm văn phòng:
Văn phòng UBND là một bộ phận giúp việc cho UBND trong quá trình
điều hành , lãnh đạo cơ quan với hai chức năng là tham mưu và hậu cần. Tham
mưu giúp UBND xã về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản
lý, tổ chức lịch làm việc là một bộ phận phục vụ trực tiếp các công việc hàng
ngày của các ban nghành, tổ chức các buổi làm việc, hội họp các chuyến đi công
tác chuẩn bị tài liệu cho Đảng ủy, HĐND và UBND đảm bảo điều kiện làm việc
cho Ủy ban.
Về cơ bản văn phòng thực hiện 2 chức năng chính sau đây:
(1) Chức năng tham mưu – tổng hợp:
- “ Tham mưu “ là việc tư vấn, góp ý, đề xuất, đưa ra các giải pháp, cách
thức, phương pháp giải quyết, xử lý một vấn đề nào đó; Trên cơ sở đó lãnh đạo
cơ quan xem xét, cân nhắc và đưa ra quyết định cuối cùng.
- “ Tổng hợp “ là hoạt động thống kê, thu thập, phân tích, so sánh, đối
chiếu, tập hợp… các thông tin cần thiết về một vấn đề, chủ đề, lĩnh vực qua đó
tìm ra được những thông tin có giá trị cao, ngắn gọn, hữu ích, có thể sử dụng

cho các hoạt động chỉ đạo, điều hành, phổ biến, thông tin cho các cá nhân, tổ
chức…
- Nội dung chức năng “ tham mưu- tổng hợp “ :
+ Văn phòng thực hiện chức năng này qua các hoạt động tư vấn, góp ý
cho lãnh đạo cơ quan về các vấn đề lớn, phức tạp, chuyên sâu của văn phòng, từ
đó lãnh đạo cơ quan đưa ra các quyết định chỉ đạo cho cả hoạt động của cơ quan
như: Hoạch định, tổ chức, quản lý nguồn nhân sự, cơ cấu tổ chức bộ máy, các
quy trình nghiệp vụ, khen thưởng kỷ luật, điều động thuyên chuyển, giám sát
các hoạt động, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tham mưu xây dựng
bộ máy văn phòng và cơ quan,tham mưu xây dựng và hoàn thiện các quy chế,
13


quy định; tham mưu về nâng cấp và hoàn thiện cơ sở vật chất hạ tầng, … )
+ Văn phòng thực hiện chức năng “ tổng hợp “ thông qua việc thống kê,
phân tích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề liên quan đến hoạt động quản lý của
cơ quan và các cán bộ, nhân viên trong cơ quan.
(2) Chức năng Hậu cần:
- Là hoạt động cung ứng và đảm bảo các yếu tố tổ chức, vật chất và kỹ
thuật để cho các hoạt động chính đạt được các mục tiêu.
- Là bộ phận công tác ở hậu phương lo việc kỹ thuật, y tế , vật chất, trang
thiết bị và các điều kiện khác phục vụ cho các công việc khác.
- Chú trọng đảm bảo tốt công tác văn thư, lưu trữ, hành chính, thủ tục,
quy trình làm việc ngắn gọn, khoa học hiệu quả.
- Thẩm định về hình thức văn bản, nội dung các văn bản do văn phòng
soạn thảo.
- Chủ trì việc quản lý mua sắm, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết
bị, vật tư làm việc cho cơ quan và văn phòng.
- Chủ động phục vụ các cuộc họp và các chuyến công tác của cơ quan,
văn phòng.

- Chủ động thực hiện công tác lễ tân, đối nội đối ngoại.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ:
Văn phòng UBND phường có một số nhiệm vụ cơ bản sau:
- Giúp lãnh đạo xây dựng các chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hàng
năm, 6 tháng, quý, tuần
- Theo dõi nắm tình hình các ban chức năng và báo cáo tiến độ thực hiện
công việc cho chủ tịch UBND phường, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp
giấy giới thiệu, trả lời và giải quyết các đề nghị, kiến nghị của nhân dân.
- Chuẩn bị tài liệu cần thiết trong các cuộc họp và trong việc giải quyết
các công việc hàng ngày của ủy ban.
- Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếp
dân làm công tác văn thư, đánh máy đề xuất các công việc giải quyết hàng ngày.
- Tổ chức điều hành các cuộc họp, hội nghị, ghi biên bản hội nghị.
14


- Tổ chức công tác lưu trữ hồ sơ của UBND để phục vụ cho việc tra tìm
nhanh chóng và thuận tiện.
- Tổ chức công tác văn thư, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn
bản ở bên ngoài cơ quan gửi đến.
=> Để thực hiện tốt các nhiệm vụ này, các nhà quản trị văn phòng phải đi
tìm hiểu sâu, phân tích một cách chi tiết, có phương án phân công hợp lý cho
từng cá nhân thực hiện, giám sát, theo dõi chặt chẽ tiến trình thực hiện để điều
chỉnh kịp thời.
2.2. Thực trạng về cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Đống
Mác:
2.2.1. Cơ cấu tổ chức:
Vì văn phòng UBND phường Đống Mác thuộc diện văn phòng nhỏ so
với các văn phòng UBND khác nên hiện tại văn phòng UBND phường chỉ có 2
cán bộ tiếp nhận hồ sơ và 1 cán bộ tư pháp.

2.2.2. Đội ngũ nhân sự:
Thông tin về đội ngũ nhân sự văn phòng của Ủy ban nhân dân
phường Đống Mác:
ST
T
1

2

Họ và tên

Vị trí công tác

Lê Đình Toàn

Cán bộ văn phòng
tiếp nhận hồ sơ

Nguyễn Kim Nhung Cán bộ văn phòng
tiếp nhận hồ sơ

3

Nguyễn Lưu Vân

a.

Cán bộ tư pháp

Trình độ chuyên

môn
Cử nhân ĐH luật

Thâm niên
công tác
24 năm

Độ tuổi

Cử nhân ĐH
Kinh tế quốc dân

20 năm

1973

Cử nhân ĐH luật

15 năm

1978

1970

Lãnh đạo văn phòng :
Lãnh đạo văn phòng phụ trách công tác văn phòng chung và chịu trách
nhiệm tham mưu tổng hợp ban hành các loại văn bản phục vụ cho Hội đồng
15

nhân dân, Ủy ban nhân dân. Đồng thời có trách nhiệm tổ chức đôn đốc thực hiện
các nhiệm vụ của văn phòng đồng thời thực hiện các nhiệm vụ như :
- Thừa lệnh Chủ tịch UBND xã ký các văn bản thông báo tình hình chủ
trương của Thường trực Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân phường. Ký giấy
mời, giấy họp triệu tập các hội nghị do Ủy ban nhân dân phường chủ trì; duyệt
bản thảo các công văn quyết định, chỉ thị và các văn bản quan trọng khác trước
khi trình ký lãnh đạo cấp trên phê duyệt;
- Tổ chức triển khai thực hiện các chế độ chính sách của Đảng, pháp luật
của nhà nước và sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên đối với văn phòng;
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của văn phòng.
b. Nhân viên văn phòng:
* Nhân viên văn phòng phụ trách công tác lưu trữ:
Công chức được phân công phụ trách nhiệm vụ thu thập, hoàn chỉnh và
bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
phường một cách khoa học; phục vụ kịp thời cho việc khai thác, nghiên cứu;
đảm bảo an toàn, bí mật tài liệu theo đúng quy định hiện hành.
*Nhân viên văn phòng phụ trách công tác lưu trữ:
Công chức thống kê phường là tổ chức chuyên môn do Ủy ban nhân dân
phường trực tiếp quản lý, đồng thời chịu sự lãnh đạo nghiệp vụ của Chi cục
thống kê quận.
Thống kê phường có các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện các cuộc điều tra và báo cáo thống kê theo chương trình công
tác của chi cục thống kê quận và cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của
Ủy ban nhân dân;
- Nguồn số liệu thu thập chủ yếu dựa vào báo cáo của các nghành chuyên
môn của phường, khi cần thiết có thể điều tra thực tế ở các hộ dân cư;
- Lưu trữ có hệ thống và cung cấp số liệu thống kê về tình hình phát triển
kinh tế, xã hội của phường;
- Thống kê dân số, lao động tình hình việc làm, nghành nghề và sản xuất
trên địa bàn.

16


2.3. Thực trạng về hoạt động của văn phòng:
2.3.1. Vị trí chức năng:
- Văn phòng cơ quan Uỷ ban nhân dân phường có chức năng tham mưu,
giúp việc cho Ban Thường trực và Uỷ ban MTTQ phường về công tác tổng hợp,
đối ngoại, thông tin - lưu trữ, hành chính - quản trị của Mặt trận…
- Văn phòng Ủy ban nhân dân là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ
hoạt động của các đại biểu Quốc hội, Đoàn đại biểu Quốc hội tại địa phương.
2.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
a. Tiếp nhận, tổng hợp và xử lý các thông tin đến cơ quan UBND quận,
lập kế hoạch công tác và điều hành của Ban Thường trực UBND phường hàng
tháng, hàng quý đối với cơ quan UBND; lưu trữ các loại văn bản, tài liệu của cơ
quan theo quy định.
b. Dự thảo các báo cáo, chương trình công tác định kỳ về công tác Mặt
trận và giúp Ban Thường trực UBND quận tổ chức, triển khai chương trình phối
hợp thống nhất hành động do UBND quận đề ra trong từng thời gian.
c. Chủ trì và phối hợp với các Ban trong cơ quan để chuẩn bị nội dung các
phiên họp của Ban Thường trực và các hội nghị của UBND quận.
d. Giúp Ban Thường trực UBND quận quản lý công tác hành chính, quản
trị, tài chính của cơ quan phục vụ cho sự điều hành công việc của Ban Thường
trực; giúp Ban Thường trực quản lý nguồn kinh phí hoạt động từ ngân sách và
kinh phí của các đề án, dự án và các quỹ do Ban Thường trực UBND quận quản
lý đúng quy định. Phối hợp với Công đoàn cơ quan Uỷ ban nhân dân quận góp
phần thực hiện chính sách và cải thiện đời sống của cán bộ công chức trong cơ
quan.
e. Tham mưu cho Ban Thường trực Uỷ ban nhân dân quận chủ trì và phối
hợp với các tổ chức thành viên tuyên truyền, vận động Kiều bào tích cực tham
gia xây dựng khối đại đoàn kết toàn dân tộc, hưởng ứng các phong trào, các

cuộc vận động do Đảng, Nhà nước và UBND phát động.
f. Giúp Ban Thường trực Uỷ ban nhân dân quận giữ mối quan hệ với Văn
phòng Uỷ ban Trung ương Việt Nam, Ban đối ngoại Uỷ ban Trung Ương Việt
17


Nam, Văn phòng quận uỷ, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND quận,
Văn phòng UBND quận, các tổ chức thành viên của Uỷ ban nhân dân quận, Ban
Thường trực Uỷ ban nhân dân các phường, thành phố và các cơ quan liên quan.
2.3.3. Công tác về hoạt động văn thư – lưu trữ của văn phòng UBND
phường Đống Mác:
Ủy ban nhân dân phường Đống Mác áp dụng hình thức văn thức tập
trung, vì:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
các cơ quan Nhà Nước, các tổ chức kinh tế chính trị. Công tác Văn thư được xác
định là một mặt hoạt động của Bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng
công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng chiếm một
phần nội dung hoạt động văn phòng công tác văn thư gắn liền với hoạt động của
cơ quan được xem như một bộ phận quản lý Nhà nước. Vì vậy một cán bộ văn
phòng làm công tác Văn thư đòi hỏi phải có nghiệp vụ và chuyên môn.
Ủy ban nhân dân phường Đống Mác công tác Văn thư do cán bộ văn
phòng quản lý có mô hình tổ chức văn thư tập trung tất cả các khâu nghiệp vụ
của công tác văn thư như: Soạn thảo, giải quyết văn bản đều xây dựng ở văn
phòng.
Tất cả các Văn bản tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như các
văn bản đến mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năng, nhiệm vụ
và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn phòng cơ quan.
=> Do vậy cơ quan chưa ban hành được các văn bản quản lý về công tác
văn thư.

a. Nhận xét về thuận lợi :
Nhìn chung hình thức tổ chức văn thư tập trung ở văn phòng Ủy ban
nhân dân phường Đống Mác là hợp lý vì nó cho phép giảm bớt chi phí cho việc
thực hiện các văn thư cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác văn thư
và trong một số trường hợp, tạo điều kiện cho việc chuyên môn hóa đảm bảo sự
thống nhất trong chỉ đạo về tổ chức nghiệp vụ.
18


Với mô hình tổ chức Văn thư như ở phòng Ủy ban nhân dân phường
Đống Mác đã đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư, cũng như hoạt động
của cơ quan, đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho lãnh đạo góp phần làm cho
bộ máy của ủy ban nhân dân hoạt động được đạt hiệu quả cao nhất. Từ đó cũng
góp phần vào việc phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.
Tuy cơ quan chưa có văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ
nhưng cơ quan đã triển khai thực hiện theo các văn bản quy định về Quản lý
công tác văn thư – lưu trữ của các cơ quan cấp trên, của Cục văn thư Lưu trữ,
Các nghị định của Chính phủ, Bộ, Ban – nghành như:
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư. Quy định chi tiết thi hành một số điều, pháp lệnh lưu trữ quốc gia và
các văn bản khác của Cục lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường và quận.
- Tuy chưa có văn bản quay định rõ ràng nhưng cơ quan đã ban hành các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và quản lý về văn thư lưu trữ.
- Hàng năm Cơ quan tiến hành thu hồi các văn bản ở các phòng, ban,
nghành về nộp - lưu tại văn phòng ủy ban. Văn phòng có trách nhiệm thống kê,
tổng hợp, xây dựng các phông lưu trữ phù hợp theo quy định của Pháp luật để
phân loại hồ sơ và tiến hành nộp lưu.
Do đó đã đạt được những kết quả tốt trong việc thực hiện những nhiệm vụ
công tác văn thư – lưu trữ, góp phần phục vụ tốt nhiệm vụ quản lý nhà nước trên
địa bàn.

b. Nhận xét về khó khăn:
Với mô hình tổ chức Văn thư của Ủy ban nhân dân phường Đống Mác
vẫn còn tồn tại một số vấn đề hạn chế: Công tác phục vụ bản lưu khi chưa kịp
thời do cán bộ Văn thư phải kiểm nhiệm một số công việc khác và số lượng
công việc cũng tương đối nhiều. Vì vậy việc tồn tại những hạn chế là việc không
thể tránh khỏi.
Cơ quan chưa bố trí được cán bộ chuyên trách còn phải kiêm nghiệm,
điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư chưa có khu chuyên dụng,
chỉ có tủ đựng hồ sơ, tài liệu lưu trữ dẫn đến tốn diện tích, không gian làm việc
19


bị thu hẹp…
Không có phòng làm việc riêng cho cán bộ văn thư – lưu trữ, công tác đào
tạo bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm văn thư – lưu trữ còn chưa
đầy đủ, có thể đây cũng chính là nguyên nhân dẫn đến làm hạn chế công tác văn
thư – lưu trữ của cơ quan. Do vậy cơ quan ban hành được các loại văn bản quản
lý về công tác văn thư lưu trữ.
2.3.4. Công tác về soạn thảo và ban hành văn bản của văn phòng
UBND phường Đống Mác:
a. Các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành từ năm 2011
đến tháng 10 năm 2016 được căn cứ theo Sổ đăng ký công văn đi như sau:
Bảng thống kê các văn bản hành chính và số lượng bản căn cứ Sổ
đăng ký công văn đi
STT
Năm
2011

Năm
2012

Năm
2013

Năm
2014

Năm
2015

Năm
2016

1

Tên loại
văn bản
ban hành
Quyết định

153

163

149

152

140

164

2

Tờ trình

41

42

48

45

49

51

3

Công văn

137

128

156

162

169

180

4

Báo cáo

128

137

112

123

131

149

5

Kế hoạch

40

43

42

47

48

46

6

Thông báo

48

42

37

39

41

40

Tổng cộng

547

555

544

568

578

630

Trên đây là Bảng thống kê các văn bản hành chính mà Ủy ban nhân dân
phường Đống Mác ban hành trong 06 năm qua , được lưu trữ lại cho tới thời
điểm hiện tại. Do tính đặc thù của cơ quan là cơ quan hành chính cấp xã, cơ
quan ít ban hành văn bản hơn so với các cơ quan cấp trên và công tác lưu trữ
văn bản đi còn chưa thực sự được chặt chẽ nên số lượng được lưu lại rất ít.
Trong những năm gần đây, khi công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chuyên môn
về công tác văn thư – lưu trữ được chú ý và nâng cao chất lượng cho nên văn
20


bản đi mới thực sự được ghi chép và lưu giữ chặt chẽ, đúng quy định, thủ tục và
quản lý khoa học hơn nên số lượng văn bản những năm gần đây nhiều hơn so
với những năm trước.
2.3.5. Hoạt động về Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý
của cơ quan so với quy định hiện hành:
Trong quá trình kiến tập tại cơ quan em đã được đọc và tham khảo rất
nhiều văn bản do cơ quan ban hành như: Quyết định, Công văn, Tờ trình , ...
Nhìn chung các văn bản do cơ quan ban hành đều tuân thủ và được thực hiện
theo quy định hiện hành ( thực hiện theo Thông tư 01 của Bộ Nội vụ ban hành
ngày 19 tháng 01 năm 2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính).
Thể thức và kỹ thuật trình bày là cách thể hiện của các yếu tố cấu thành
của văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo văn
bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan đều đảm bảo theo yêu
cầu của Thông tư số 01/2011/TT-BNV bao gồm 09 yếu tố thể thức chính và các
yếu tố thể thức kèm theo, tuân thủ về cỡ chữ, phông chữ, kiểu chữ:
- Thể thức: 09 yếu tố
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ;
+ Số, ký hiệu của văn bản;
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành;
+ Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Tên loại và trích yêú nội dung văn bản;
+ Nội dung văn bản;
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan, tổ chức;
+ Nơi nhận;
Ngoài ra còn có Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại
khẩn, mật ) ; Địa chỉ , email và các thông tin của cơ quan ban hành ...
Mặc dù, đội ngũ cán bộ công chức trực tiếp soạn thảo văn bản được đào
21


tạo, bồi dưỡng tương đối cơ bản nhưng một số văn bản hành chính được ban
hành không tránh khỏi những sai sót thường gặp trong văn bản như : lỗi chính tả
, cỡ chữ phần nơi nhận, ngôn ngữ văn phòng sử dụng trong văn bản chưa được
hay hoặc là phần canh lề ...
2.3.6. Công tác sử dụng trang thiết bị của văn phòng UBND phường
Đống Mác:
a. Tình hình ban hành văn bản quản lí về việc tổ chức sử dụng các trang
thiết bị sử dụng:
Có thể thấy rằng trang thiết bị văn phòng là toàn bộ những máy móc ,
trang thiết bị có liên quan đến công việc nhằm đáp ứng nhu cầu làm việc của cơ
quan , phục vụ tốt nhất cho công việc chuyên môn .

Qua quan sát và tìm hiểu thì Ủy ban nhân dân phường Đống Mác cũng
như một số cơ quan nhà nước khác cũng cố một số trang thiết bị văn phòng để
đảm bảo cho công tác văn phòng như:
+ Máy in

+ Máy photo

+ Máy fax

+ Máy tính

+ Điện thoại bàn

+ Điều hòa

+ Mạng internet-Nối mạng cục bộ

+ Giá, tủ chứa hồ sơ , tài liệu

+ Văn phòng phẩm

+ Quạt trần, quạt cây

+ Các bảng biểu mẫu

+ Camera

Ngoài ra Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Đống Mác còn được trang
bị các thiết bị khác như: bàn, ghế, bảng thông báo, hộp đựng con dấu , ... và các
trang thiết bị khác nhằm phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Các trang thiết bị

trong văn phòng được bố trí, sắp xếp một cách hợp lý nhằm thuận lợi cho công
việc với tiêu chí: dễ làm, dễ nhìn và dễ thấy.
b.

Thực trạng về trang thiết bị của cơ quan:
Trụ sở Ủy ban nhân dân phường Đống Mác địa chỉ số 5 phố Đống Mác.
Diện tích 0,15 km2 với dân số 9916 người chia thành 07 địa bàn dân cư với 27
tổ dân phố , 3 khu tập thể lớn là : Tập thể Thông tấn xã Việt Nam, tập thể văn
phòng phẩm Hồng Hà, tập thể Đại học Tổng hợp (nay là Tập thể 51 Cảm Hội).
22


Bên trong văn phòng của trụ sở UBND được bố trí khá hợp lý, vì văn
phòng là bộ mặt của cơ quan nên việc bố trí phòng làm việc khoa học cho văn
phòng là một yếu tố rất quan trọng, nhận thức rõ điều này lãnh đạo UBND
phường Đống Mác đã rất quan tâm trú trọng việc bố trí phòng làm việc khoa học
để cán bộ, nhân viên Văn phòng làm việc hiệu quả, tăng tối đa năng suất lao
động.
Bên cạnh đó văn phòng Ủy ban được bố trí hợp lý , hài hòa giữa nội thất
và các trang thiết bị văn phòng như: Bàn , Ghế tiếp dân , bàn ghế làm việc , máy
vi tính , máy in , điện thoại , quạt , tủ đựng tài liệu , tủ đựng văn phòng phẩm ...
với Ủy ban nhân dân. Qua đó thể hiện một văn phòng khá khoa học và đầy đủ
thiết bị làm việc.
* Ưu điểm :
- Văn phòng được bố trí ở tầng 1, thuận tiện cho việc tiếp nhận, xử lý
công việc
- Cơ quan có quy định rõ ràng thời gian làm việc và chế độ làm việc và
chế độ nghỉ ngơi cho cán bộ, nhân viên.
- Với cách bố trí như vậy sẽ giúp lãnh đạo văn phòng dễ dàng quản lý và
giải quyết công việc chuyên môn, thuận tiện trong công việc tiếp dân một cách

tốt nhất mang lại hiệu quả cao trong công việc.
* Nhược điểm:
- Diện tích không gian làm việc còn hạn chế, làm ảnh hưởng đến kết quả
làm việc, không thuận tiện cho việc giao dịch, giấy tờ văn bản dễ có khả năng
nhầm lẫn;
- Còn tồn tại một số hạn chế như: Các trang thiết bị phục vụ cho công việc
còn thiếu như: Máy hủy tài liệu, kho tài liệu, ...
* Phương án đề xuất:
Để nhằm phát triển trụ sở Ủy ban nhân dân phường nói chung, văn phòng
ủy ban nhân dân nói riêng, cần phải có sự đầu tư vốn để xây dựng, mua sắm các
trang thiết bị bảo đảm công việc được hoạt động tốt.
Ngoài ra yếu tố con người còn rất quan trọng trong văn phòng, luôn tạo
23


mọi điều kiện cho cán bộ văn phòng được học tập , nâng cao nghiệp vụ quản lý
văn phòng và làm việc tốt hơn. Từ đó tạo được sự hài hòa giữa con người làm
việc và không gian làm việc. Ngoài ra còn bố trí khu vực phía ngoài dành cho
dân đến giao dịch và làm việc.
2.3.7. Thực trạng về tình hình ứng dụng các phần mềm trong văn
phòng cơ quan:
Việc ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng của UBND phường
Đống Mác hiện nay còn hạn chế. Cơ quan chưa xây dựng được phần mềm trong
công tác quản lý của văn phòng, tất cả mọi thủ tục hành chính của cơ quan đều
được thực hiện bằng biện pháp thủ công nên rất mất thời gian và ảnh hưởng đến
hiệu suất công việc.
Trong thời đại ngày nay với những thành tựu công nghệ tin học, máy tính
và công nghệ thông tin, truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay
đổi căn bản ... Tuy cơ quan chưa xây dựng được các phần mềm quản lý trong
văn phòng như: Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, tài

chính... nhưng cơ quan đã và đang ứng dụng các phần mềm tiện ích phục vụ cho
công việc như: Bộ ứng dụng văn phòng Office; Phần mềm gõ Tiếng Việt; Ứng
dụng nén và giải nén tập tin – Winrar; Ứng dụng phục hồi dữ liệu – Recuva...
*Nhận Xét:
Các phần mềm tiện ích nêu trên cùn đã bước đầu mang lại về những hiệu
quả nhất định như:
- Phần mềm Bộ ứng dụng Office: một công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản và
bảng biểu trong công tác văn phòng khá phổ biến và hữu ích của văn phòng;
- Phần mềm gõ tiếng việt: Soạn thảo các văn bản có nội dung bằng tiếng
Việt gần như là công việc bắt buộc với tất cả nhân viên văn phòng. Do đó bộ gõ
tiếng Việt là một trong những công cụ không thể thiếu trên USB ; Phần mềm cho
phép người sử dụng có thể gõ văn bản với ngôn ngữ có dấu đầy đủ các ký tự
thường xuyên sử dụng khi soạn thảo văn bản hoặc viết thông tin ;
- Ứng dụng nén và giải nén tập tin – Winrar : Winrar là một chương trình
giúp nén và giải nén các tập tin dạng nén, các tập tin này được nén bằng một kỹ
24


thuật đặc biệt làm cho kích thước nhỏ lại để thuận tiện trong việc lưu trữ hoặc
trao đổi trên mạng Internet . Ngoài ra, Winrar có thể nén cùng lúc nhiều tập tin
và thư mục lại thành một tập tin nén duy nhất để giúp cho việc lưu trữ chúng
được thuận tiện.
- Ứng dụng phục hồi dữ liệu – Recuva: Recuva là ứng dụng hỗ trợ hoàn
hảo trong trường hợp bạn vô tình xóa mất dữ liệu hoặc sau khi sử dụng các công
cụ “ dọn dẹp “ hệ thống khác như Ccleaner, Revo Uninstaller hoặc PC
Decrapifier ….,vv
2.3.8. Thực trạng về công tác xây dựng chương trình làm việc:
Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều
hành của công ty được toàn diện, đảm bảo thực thi được những nhiệm vụ trước
mắt cũng như lâu dài của công ty.

Văn phòng công ty đã xây dựng chương trình làm việc thể hiện rõ các
mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công
ty, đơn vị phòng ban cần thực hiện. Thực hiện xây dựng chương trình làm việc
theo đúng nguyên tắc, giải quyết nhiều công việc theo đúng chức năng, nhiệm
vụ được giao, nhanh chóng, không đùn đẩy công việc cho người khác. Công tác
xây dựng chương trình làm việc của UBND phường Đống Mác được thực hiện
như sau:
- Chương trình làm việc hàng tháng: Hàng tháng các phòng ban, đơn vị
trong UBND căn cứ vào dự kiến chương trình làm việc quý, những vấn đề còn
tồn đọng và phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau.
- Chương trình làm việc quý: Trong tháng cuối của mỗi quý các bộ phận,
phòng ban trong công ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc của
quý đó, những kết quả đã đạt được, những thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng
thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc của quý tiếp theo đã ghi trong
chương trình kế hoạch năm và xem xét các vấn đề phát sinh.
- Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng gửi báo cáo thống kê
của năm cũ và xây dựng chương trình làm việc cho năm mới.
* Ưu điểm :
25