1 STOCTAKING MANUAL

Application:

Import, Local purchasing, Manufacturing parts (PYMAC part)

Production Control Div
Prepared by Ha T Thu Thuy
May - 2009


(2times/per year - Each separate 6 months)


Document

Title
Sub Title

Step 1: Make Stocktaking Plan

Description

Ex: Stocktaking general schedule

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 Ha Thuy

Revise;Name

Kế hoạch này có đầy đủ các thông tin. Chúng ta luôn giữ 2

ngày không sản xuất để vừa chuẩn bị kiểm kê và kiểm kê
Để chi tiết hơn nữa về kế hoạch kiểm kê


Document

Title
Sub Title
Description

Step 2: Register master Stocktaking

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

Register master ST information Job flow

Revise;Name

May, 2009 – Ha Thuy


Document

Title
Sub Title
Description

Step 2: Register master Stocktaking
YMC & IT register master ST info.

Send information to YMC & IT Div

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 Ha Thuy

Revise;Name

Gửi những thông tin này cho ngời phụ trách hệ thống bên YMC, v ngời
phụ trách bên IT để đăng kí lịch TIVOLI sau khi đã họp và xác nhận kế
hoạch kiểm kê với các xởng

IMPORTANT
INFORMATION
(Never forget)

(A): Là ngày bắt đầu tạo lập dữ liệu kiểm kê trong hệ thống
(B): Là ngày bắt đầu in phiếu kiểm kê
(C): Là ngày lấy tồn kho cuối trong hệ thống (thờng là ngày cuối cùng của
tháng có kiểm kê)
(D): Là ngày bắt đầu có tồn kho mới trong hệ thống (Sau khi đã cập nhật
tồn kho thực tế vào trong hệ thống)
Lu ý: Ngy lấy tồn kho mới phải luôn luôn lấy trớc ngày chạy MRP gần nhất
sau kiểm kê để có thời gian sửa đổi các lỗi hệ thống báo sau kiểm kê. Và
để có qty order chính xác, vì từ ngày lấy tồn kho cuối đến ngày lấy tồn


Document

Title
Sub Title
Description

Step 2: Register master Stocktaking
IC group register ST date

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 Ha Thuy

Revise;Name

Đăng kí ngày kiểm kê của
kỳ này tơng ứng với ngày
lấy tồn kho cuối thờng là
ngày cuối cùng của
tháng có kiểm kê.


Document

Title
Sub Title

Step 2: Register master Stocktaking
IC group register master ST

Description

4
5
6

7

8
9
10
11

Date; Name
Revise;Name

1
2
3

STOCTAKING - PYMAC III

12
13
14
15

May, 2009 – Ha Thuy


Document

Title
Sub Title

Step 3: Register print out ST slip
1. ST item list

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 Ha Thuy

Revise;Name
List chi tiết cần phải
kiểm kê
List chi tiết này là list chi tiết cần phải in phiếu để kiểm kê. Kiểm tra lại
với từng xởng, chi tiết nào không cần in phiếu kiểm kê thì ghi N vào
cột change

Description

Lu ý: Chỉ sửa đổi ở cột change màu xanh và ghi N, không thay đổi bất cứ thông tin nào khác,
giữ nguyên định dạng để gửi lại cho YMC, nếu cần sửa đổi thông tin gì trong file này phải sử
dụng form của nhóm PSS (cần hỏi lại ngời phụ trách nhóm PSS)


Document

Step 3: Register print out ST slip
2. ST pilot item list

Title
Sub Title

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 Ha Thuy

Description

List chi tiết sản xuất thử phải Revise;Name
Trong list này cần phải chuyển
đổikê
status cho những chi tiết no ang sn xuất thử sẽ
kiểm

chuyển
sang mass trong ngy lấy tồn kho trên hệ thống vì thời gian và ngàylấy tồn kho trên hệ
thống trùng với thời gian và ngày chạy status monthly
change từ cần
kiểm kê sang
không cần kiểm
kê (insert thêm
cột change
status)

(Reason: stock part must be controlled by
Mass-production & Trial part)
Mục đích của việc chuyển

đổi
status
System
doesnt care item status on stocktaking day of month

Status 3(First lot) part must be count as mass-production part.
Item status of stocktaking master: 2 : trial is printed as trial
Item status of stocktaking master: 3 : First lot , 4 : Mass-production is printed as Mass-production
Status
on S/T
day

Status on
update
stock

Trial

Trial

Trial

Mass

Mass

Trial

Mass

Mass

S/T slip

Un-match
list

Update
stock

Remarks

Trial
Yes
Mass
Output
No
Dont update stock of mass production parts
Trial
Output
No
Dont update stock of trial parts & mass production parts
Mass
Output
No
Trial
Yes
Mass
Output
No

Dont update stock of mass production parts
Trial
Output
No
Dont update stock of trial parts
Mass
Yes
* Rare case (Only update by manual operation)


Document

Step 3: Register print out ST slip
2. ST pilot item list

Title
Sub Title

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

Description

Revise;Name
Quy luật chuyển đổi
status
chuyển đổi trong
hệ thống sao cho chính xác cần phải hiểu đợc quy luật

Để đăng kí status

chuyển đổi status trong hệ thống.

For
local
part
only

Issue S/T slip

Item status code



Stocktaking day
Issue un-match list
end of month
of item status
Finish to
input S/T slip


S/T slip
trial
S/T slip
trial



Để trách sai sót trên hãy xem ví dụ dới

MRP



Un-match list
Of item status

4 -5 days

Status mass pro on update stock timing



Status monthly



STS

Status monthly

Với kế hoạch sản xuất hàng loạt cho đời xe mới N <= 2 weeks so với ngày kiểm kê -> Cần phải
chuyển đổi status
Với kế hoạch sản xuất hàng loạt cho đời xe mới N >= 2 weeks so với ngày kiểm kê -> Không cần

Step 3: Register print out ST slip
3. ST Zezo list
List chi tiÕt kh«ng cÇn ph¶i
Description
kiÓm kª
NÕu cÇn kiÓm kª chi tiÕt nµo th× ®æi ë cét
change -> Y

Document

Title
Sub Title

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 – Ha Thuy

Revise;Name

Y

NÕu cÇn kiÓm kª chi tiÕt nµo th× ®æi ë cét change -> Y vµ ®æi status
cho nh÷ng chi tiÕt s¶n xuÊt thö cÇn ®æi sang Mass


Document

Title
Sub Title

Description

Step 4: Print out ST slip & CKD ST list
Print ST list
Mµn h×nh in phiÕu
kiÓm kª

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name
Revise;Name

Nªn in phiÕu kiÓm kª chuÈn xong míi in ®Õn phiÕu

May, 2009 – Ha Thuy


STOCTAKING - PYMAC III
Step 4: Print ST slip & CKD ST list
Date; Name
Print ST list
Revise;Name
Màn hình in phiếu
Description
Nên in phiếu trống bằngkiểm
màn kê
hình này. Vì màn hình này cho
phép in theoTờn
sốmn
lơng.
hỡnh

Mc ớch

Document

Title
Sub Title

ng kớ in phiu trng

In phiu trng cho tng xng theo s lng ng kớ

TT

Tờn mc

1
2

6

Gii thớch

1

Phõn loi phiu

Cn
thit

Phiu trng in l s dng chokim kờ

sn xut th hay sn xut hng lot

2

ng kớ mó xng

Cn
thit

Mó s dng cho tng xng (9101,
9102)

3

S lung phiu in

Cn
thit

Da trờn s lng ng kớ ca tng
xng

4

S phiu

hiển
thị

H thng t ng hin th s phiu

tip theo ca ln in trc

5

Xỏc nhn

Cn
thit

Xỏc nhn in phiu

3
4

Mc


Gửi Form đăng kí số lợng kiểm kê tới các xởng để lấy số lợng in phiếu kiểm
kê trống


Document

Title
Sub Title

Step 4: Print ST slip & CKD ST list
ST Slip & ST Blank slip

Description

Phiếu kiểm kê chuẩn đã có đầy đủ
thông tin

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 Ha Thuy

Revise;Name

Đầy đủ thông
tin của một
chi tiết

Phiếu kiểm kê trống chỉ có user còn các thông tin khác các xởng phải
tự ghi vào
Thông tin
phải ghi bằng
tay


Document

Title
Sub Title

Step 4: Print ST slip & CKD ST list
Print CKD stocktaking list

Description

Xem c¸c bíc in vµ kiÓm kª hµng
CKD trong file “Step of CKD
stocktaking” (Click vµo mòi tªn
®Ó xem file chi tiÕt)

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name
Revise;Name

May, 2009 – Ha Thuy


Document

Title
Sub Title

Step 4: Audit ST & receipt ST slip
Make ST audit schedule

Description

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 – Ha Thuy

Revise;Name

Tham kh¶o kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ kiÓm kª
-Audit schedule (Click vµo mòi tªn ®Ó
xem file chi tiÕt)
Vµ c¸ch ®¸nh gi¸ kiÓm kª cña tõng x
ëng
(How to audit?)

Tæng hîp kÕt qu¶ ®¸nh gÝa cña c¸c xëng theo tõng h¹ng môc theo
form audit OK hay NG. Tæng hîp c¸c vÊn ®Ò tèt hay cßn tån t¹i theo
comment cña Auditor cho tõng xëng
Tham kh¶o file tæng hîp ®¸nh gi¸ (Click
vµo mòi tªn ®Ó xem file chi tiÕt)


Document

Title
Sub Title

STOCTAKING - PYMAC III
Check information before ST
date

Date; Name

May, 2009 – Ha Thuy

Revise;Name
Description

Vµo c¸c mµn h×nh Before receipt order, Before Completion order, Before shipment
order ®Ó kiÓm tra vµ hoµn thµnh c¸c order, requirement ®Ó kh«ng bÞ treo trªn hÖ
thèng tríc ngµy kiÓm kª

Mµn h×nh nµy kiÓm tra c¸c
order ®ang bÞ treo trªn hÖ
thèng

Mµn h×nh nµy kiÓm tra c¸c requirement ®ang bÞ


Document

Title
Sub Title

Step 4: Audit ST & receipt ST slip
Receipt ST slip

Description

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 Ha Thuy

Revise;Name

Sau khi các xởng đợc đánh giá kiểm kê xong sẽ thu phiếu kiểm kê và CKD
stocktaking list nộp lên phòng QLSX. Giao bao nhiêu phiếu kiểm kê sẽ phải

nhận lại đúng bằng đó phiếu, các xởng đánh mất phiếu nào phải báo cáo
làm rõ tại sao lại mất.
Tham khảo file giao nhận phiếu
kiểm kê (Click vào mũi tên để xem
file kê
chisau
tiết)
Phiếu kiểm
khi thu sẽ chia thành các BATCH theo User cứ 100 phiếu thành một
BATCH và đánh các BATCH no theo số thứ tự từ 00001 cho đến hết.

00001

9204

Lập form tổng hợp các loại phiếu
kiểm kê đã in cho từng xởng để theo

100

Chữ kí
Ngời input
của ng
phiếu kiểm
ời kiểm
kê xong kí
tra

Chữ kí
của ngời

kiểm tra lại
số lợng
phiếu

Chữ kí
đếm
phiếu
kiểm kê


Document

Title
Sub Title
Description

00010

Step 5: Input result of ST slip
Input ST slip
Nhập phiếu kiểm kê
chuẩn
9101

100

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name
Revise;Name

1. Chọn Insert khi băt
đầu nhập dữ liệ mới
2. Chọn Update khi
dữ liệu đã update
xong muốn vào lại để
xem hoặc sửa
3: Chọn Delete nếu
muốn xóa bỏ dữ liệu
vừa đăng kí sau khi
đã confirrm

Với số kiểm kê chuẩn chỉ
cần nhập số collation và
số lợng

122
Thêm một
dòng

Chènthêm
một dòng

Xóa một dòng


Document

Title
Sub Title
Description

00010

Step 5: Input result of ST slip
Input ST blank slip
Nhập phiếu kiểm kê
trống
9101

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 Ha Thuy

Revise;Name

100

Với phiếu trống nên dùng
Value list để chọn mã
số và supplier User cho
chính xác


Document

Title
Sub Title
Description

Step 5: Input result of ST slip
Kiểm tra sau khi input

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 Ha Thuy

Revise;Name

In kết quả input ra giấy và check lại với phiếu kiểm kê thực tế từng phiếu một. Nhằm tìm kiếm và
sửa chữa sai sót trong quá trình input. Quá trình input đòi hỏi độ chính xác 100%
Đối với hàng
IKD xem bên
file Step of
CKD
stocktaking
1. Đối với phiếu chuẩn thì chỉ cần
kiểm tra số Collation và số lợng input.
2. Đối với phiếu trống thì phải kiểm
tra: Collation no, Item no, S-U & số lợng
input


Document

Title
Sub Title
Description

Step 6: Make ST report result for ACC
Result of ST

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 Ha Thuy

Revise;Name

Đêm ngày New inventory hệ thống sẽ xử lý kết quả kiểm kê sáng hôm sau
sẽ có kết quả kiểm kê trên hệ thống
Vào màn hình này để
xem kết quả kiểm kê

Có 3 màn hình kết quả kiểm kê:
LD0G1301: Thống kê Kết quả kiểm kê theo user (mối user đạt bao
nhiêu %)
LD0G1300: Thống kê Kết quả kiểm kê theo chi tiết
LD0G1200: Thống kê các chi tiết bị mắc lỗi unmatch status
Kết quả kiểm kê đợc so sánh giữa số lý thuyết trên hệ thống lấy vào ngày
kiểm kê (ngày cuối cùng của tháng có kiểm kê) và kết quả thực tế kiểm kê
cập nhật vào hệ thống)


Document

Title
Sub Title
Description

Step 6: Make ST report result for ACC
Result of ST

1. PST Inventory accuracy
analysis list
Thống kê kết quả kiểm kê
theo user

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name
Revise;Name

Màn hình này chỉ rõ:
User 9101: có tổng items là: 6789 items
Trong đó có: 6786 items đạt tỷ lệ 100%
1 item đạt 70 %
2 items đạt dới 70%
Nh vậy kết quả kiểm kê của User này là 99%
( xem cột AV)
(Xem tơng tự với các user khác)

May, 2009 Ha Thuy


Document

Title
Sub Title

Step 6: Make ST report result for ACC
Result of ST

Description

2. ST master Inventory analysis
report
Thèng kª kÕt qu¶ kiÓm kª theo
tõng chi tiÕt
Sè thùc
Sè lý
tÕ

Sè hÖ thèng ph¶i ®iÒu
chØnh:

+

: Sè lîng thùc tÕ lín h¬n sè lý
thuyÕt nªn hÖ thèng ph¶i ®iÒu
chØnh t¨ng

-

: Sè lîng thùc tÕ nhá h¬n sè lý

thuyÕt

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

May, 2009 – Ha Thuy

Revise;Name

Sè hÖ
thèng
ph¶i
®iÒu
chØnh

KÕt qu¶
thùc tÕ
kiÓm kª


Document

Title
Sub Title

Step 6: Make ST report result for ACC
Result of ST

STOCTAKING - PYMAC III
Date; Name

Description

Revise;Name

3. ST item status Un match
Error list
Đây là list chi tiết unmatch status giữa hệ thống và phiểu kiểm kê input

Status
trên hệ
thống tại
thời điểm
lấy tồn
kho

Số thực tế
đếm là
sx thử

Số thực tế
đếm là
sx hàng
loạt

Số Batch,
số
collation
thực tế

Tổng số
đếm thực
tế cho
từng chi
tiết

Hệ thống
status là 4,
nhng phiếu
kiểm kê lại
sử dụng
phiếu trial
(2)
Hệ thống
status là 2
(trial), nhng
phiếu kiểm
kê lại sử
dụng là
Mass (4)

Tòan bộ các chi tiết unmatch status này sẽ không ghi nhận tồn kho trong hệ thống.
Do vậy, phải kiểm tra từng chi tiết trong list này để điều chỉnh tồn kho bằng