KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Nhóm THM

NHÓM: THM

GVHD: Trần Thị Xuân Viên

1


Nhóm THM

Tên thành viên:
Trần Thị Thủy Hồng
2. Phạm Thị Hằng
3. Nguyễn Văn Hiệp
4. Nguyễn Hòa
5. Nguyễn Bùi Phương Thảo
6. Lê Ngọc Hoài Thanh
7. Nguyễn Thái Dùng
8. Nguyễn Đình Khả
9.Phạm Tuấn Anh
1.

2


Nhóm THM

Đề tài

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

I.Tổng quan về nhóm:
1.

Khái niệm về nhóm:
Thế nào là làm việc nhóm?

-Một nhóm có thể hình thành theo nhiểu cách khác nhau: Các nhóm bạn học tập có
khi hình thành do sự chỉ định của thầy cô, nhóm sở thích hình thành do sự rủ rê nhau,
và các nhóm làm việc trong một cơ quan, đơn vị là do sự tuyển dụng theo nhu cầu của
đơn vị đó. Vì thế, có những nhóm hình thành và gắn kết rất lâu, nhưng cũng có những
nhóm chỉ hoạt động cùng nhau trong một thời điểm nào đó. Nhưng điều quan trọng là,
không phải nhóm nào cũng có những mục đích hay có những hoạt động cùng nhau.
Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm chí một dự án chung
không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhóm làm việc. Nếu nhóm đó
được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán, có lẽ sẽ không có sự tác động qua lại
liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ tư tưởng bè
phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được. Ngược
lại, một nhóm làm việc vẫn có thể phát triển dù các thành viên không cùng làm việc
hay sinh hoạt trong một môi trường, một không gian nhất định.
Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc là nhóm tạo ra được một tinh thần hợp tác,
biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng nhau
đạt đến một kết quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra.
- Khái niệm: ‘‘Nhóm’’ là tập hợp nhiều người cùng có chung mục tiêu, thường
xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy
tắc chung chi phối lẫn nhau

3


Nhóm THM

Nhóm được chia thành 2 loại:
+ Chính thức: Là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, trên cơ
sở quyết định của tổ chức đó.
+ Không chính thức: Là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức,
trên cơ sở quyết định của tổ chức đó.

Các yếu tố hình thành nhóm:





Mục tiêu
Sự tương tác giữa các thành viên
Các quy tắc nhóm
Vai trò, trách nhiệm của các thành viên trong nhóm

2 .Tầm quan trọng của nhóm:
Tạo điều kiện tăng năng xuất và hiệu quả công việc
Giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn.
Tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân có
thể bổ trợ lẫn nhau.
 Đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh.




Các yếu tố tác động đến nhóm:

Bối cảnh, quy mô nhóm, sự đa dạng của các thành viên trong nhóm, các chuẩn mực
nhóm, lãnh đạo…
VD: Hoàn cảnh sinh hoạt nhóm tốt thì công việc của nhóm dễ hoàn thành hơn,quy mô
nhóm quá ít hay nhiều ảnh hưởng tới tiến độ làm việc của nhóm, người lãnh đạo có quyết
đoán hay không cũng ảnh hưởng đến tổ chức hoạt động nhóm....

3.Các loại nhóm:
1. Nhóm chính thức là nhóm thực hiện những công việc cụ thể theo cơ cấu tổ chức.
Trong các nhóm chính thức, mục tiêu của tổ chức là cơ sở thúc đẩy và định hướng các
hoạt động cá nhân. Nhóm chính thức có thể phân loại nhỏ hơn hay thành nhóm chỉ huy
và nhóm nhiệm vụ.
- Nhóm chỉ huy được xác định theo sơ đồ tổ chức. Nó bao gồm một nhà quản lý và
một số nhân viên dưới quyền. Ví dụ, nhóm gồm hiệu trưởng trường tiểu học và mười hai
giáo viên hay nhóm kiểm toán bưu chính bao gồm một tổ trưởng và năm nhân viên.
4


Nhóm THM

- Nhóm nhiệm vụ bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn thành một công việc
nào đó theo sự phân công của tổ chức. Nhóm này không quá chú trọng đến thứ bậc trong
các mối quan hệ. Chẳng hạn, nhóm nghiên cứu, nhóm dự án…
Cần lưu ý rằng tất cả các nhóm chỉ huy đều là các nhóm nhiệm vụ. Tuy nhiên, các nhóm
nhiệm vụ chưa chắc đã phải là các nhóm chỉ huy.
2. Nhóm không chính thức là các liên minh giữa các cá nhân được hình thành không phụ
thuộc vào cơ cấu cũng như mục tiêu của tổ chức. Trong môi trường làm việc, các nhóm
này được hình thành do nhu cầu về giao tiếp xã hội.
Nhóm không chính thức lại có thể phân thành nhóm lợi ích và nhóm bạn bè.
- Nhóm lợi ích là nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt được một mục
tiêu cụ thể mà mỗi người trong số họ quan tâm. Chẳng hạn, các nhân viên có thể họp lại

với nhau, nêu ra yêu cầu đối với các cấp lãnh đạo trong việc tăng lương, giải quyết chế
độ, thực hiện các cam kết về đào tạo và phát triển nhân lực,…
- Nhóm tình bạn: được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm chung, bất kể
họ có làm việc cùng nhau hay không. Những đặc điểm chung có thể là tuổi tác, sở thích
(cùng thích thể thao, âm nhạc, du lịch), quan điểm…
Các nhóm không chính thức thực hiện một chức năng quan trọng là thỏa mãn nhu cầu xã
hội của các thành viên: họ có thể cùng nhau chơi thể thao, cùng nhau ăn trưa, cùng nhau
nghỉ ngơi, cùng nhau đi làm hoặc về cùng nhau. Mối quan hệ giữa các cá nhân trong
nhóm, mặc dù mang tính không chính thức, song có ảnh hưởng rất lớn đến hành vi và kết
quả làm việc.
Chú ý: Trong một tổ chức có thể tồn tại đồng thời nhiều nhóm chính thức và không
chính thức.

II. Hoạt động của nhóm:
5


Nhóm THM

1.

Phát triển nhóm:

Để hình thành và phát triển nhóm cần trải qua 5 giai đoạn:


.1Giai đoạn hình thành nhóm:

Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình thành nhóm làm việc. Tập hợp của các cá nhân
khác biệt này giống thời kỳ khởi đầu của quan hệ tình cảm xã hội. Tâm lý thường thấy là

háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu…
Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn
chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo
âu quá.


.2Giai đoạn xung đột(Hỗn loạn, bão táp):

Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc trở. Các cá nhân bộc
lộ tính cách, thói quen, sở thích và bắt đầu va chạm mạnh với nhau. Các bè phái được
hình thành. Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới xung đột đe dọa sự đổ vỡ của nhóm.


.3Giai đoạn bình thường hóa(ổn định):

Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết. Các quan hệ đi
vào ổn định. Các tiêu chuẩn được hình thành và hoàn thiện. Các cá nhân chấp nhận thực
tại của nhau.
Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này. Sự chân thành, tin
tưởng trở nên rõ nét hơn.
Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn
trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên
với toàn bộ nhóm.
Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp
làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó.


.4Giai đoạn hoạt động trôi chảy

Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy.

Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi
những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi
thành viên và với các quyết định của nhóm.
6


Nhóm THM


.5Giai đoạn tan rã(kết thúc):

Giai đoạn sau đó, nếu việc duy trì tốt, nhóm tiếp tục thể hiện tốt, nếu không, sẽ đi vào
giai đoạn Tan rã. Việc kết thúc dự án cũng đưa teamwork bước vào giai đoạn này.

2.Hoạt động nhóm:
2.1.Hội nhập thành viên mới:
-Khó khăn luôn xảy ra khi nhóm mới thành lập hoặc có thêm thành viên mới, thành viên
mới cũng phải giải quyết vấn đề hội nhập của mình.Các thành viên mới có thể thuộc một
trong ba dạng chính như sau:
 Người thích tranh cãi
 Người tốt bụng
 Người có lý
-Cả ba loại này đều gây khó khăn cho quá trình hội nhập:
+Người thích tranh cãi hay phản ứng lại mọi vấn đề,luôn muốn khẳng định sự nổi trội
của mình trong nhóm.
+Người tốt bụng thì luôn có thái độ phụ thuộc vào người khác,sợ hãi không dám đứa
ra ý kiến, chủ ý của bản thân,luôn tìm đến sự an toàn và thuận theo số đông.
+Người có lý thì lo lắng về nhu cầu cá nhân trong nhóm,bướng bỉnh khi hòa hợp với
nhu cầu cá nhân và hoạt động của nhóm.

2.2. Lãnh đạo nhóm liên quan đến nhiệm vụ và các mối quan hệ:
-Để đạt được năng suất trong làm việc nhóm thì phải thỏa mãn hai nhu cầu:
Nhu cầu liên quan đến nhiệm vụ
Nhu cầu liên quan đến các mối quan hệ
- Hai nhu cầu này phải do tất cả các thành viên trong nhóm và nhóm trưởng cùng nhau
phấn đấu để hoàn thành



- Ngoài ra người nhóm trưởng cần có một số kỹ năng khác như: Tầm nhìn, Tự tin, Kỹ
năng tương tác, Kỹ năng Tạo động lực, Trách nhiệm, Chính trực....

2.3. Vai trò trong nhóm và sự vận động:
7


Nhóm THM

-Trong nhóm làm viêc các thành viên luôn có một vai trò nhất định và rõ ràng.Nếu các
vai trò không rõ ràng sẽ dễ gây hiểu lầm,mất đoàn kết ảnh hưởng đến năng xuất
chung.Xung đột về vai trò có thể xảy ra giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với tập thể
hoặc cá nhân với chính vai trò của cá nhân đó.

2.4.Các chuẩn mực, quy định của nhóm:
-Đây là các quy chế, quy tắc mà nhóm tự đề ra để các thành viên theo đó mà thực hiện
-Các chuẩn mực trong nhóm rất quan trọng nó cho phép các thành viên trong nhóm nhận
các phản hồi tích cực, các chuẩn mực được xây dựng có sự tham gia sao cho mục tiêu của
nhóm được thực hiện một cách tốt nhất.

2.5.Sự gắn kết trong nhóm:

-Làm cho nhóm hoạt hoạt động hiệu quả và bền vững hơn.
-Như vậy các thành viên trong nhóm phải phấn đấu để có sự gắn kết cao và tuân theo các
chuẩn mực của nhóm đề ra để hình thành nên một nhóm lý tưởng đạt năng xuất lao động
cao.

3.Thông tin trong nhóm:
-

Thông tin trong nhóm rất quan trọng, nó như là các mạch máu nuôi dưỡng
nhóm.Thông tin càng rõ ràng chính xác thì mọi người sẽ hiểu nhau và hiểu nhiệm
vụ để hợp tác với nhau.

-

Thông tin trong nhóm xảy ra giữa các thành viên với nhóm trưởng và ngược lại,
hoặc giũa các thành viên với nhau.

-

Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ hay có hẹn trước. Ví dụ
như: Những trao đổi bất chợt giữa các đồng nghiệp. Những phương tiện truyền
thống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yết thị, fax, điện thoại. Các phương tiện điện tử
như thư điện tử, mạng nội bộ,… Phim ảnh hội nghị.

4.Thảo luận và ra quyết định trong nhóm:
-

Nhóm là một tập thể làm việc để đạt được mục tiêu. Rất nhiều công việc cần được
thảo luận và đưa ra quyết định.
8

Nhóm THM
-

Một số hình thức ra quyết định:

 Ra quyết định theo kiểu thờ ơ:là một người nào đó đưa ra quết định nhưng các

thành viên khác không quan tâm, do đó quyết định được nhanh chóng thông qua
 Ra quyết định từ trên xuống: là quyết định được đưa ra từ người nhóm trưởng hay

lãnh đạo cấp cao hơn truyền thông tin xuống dưới và mọi người sẽ làm theo quyết
định đó.
 Ra quyết định theo kiểu thiểu số:là một hay một số ít người nào đó lên ý tưởng rồi

thúc dục, ép buộc mọi người quyết định giống như vậy.
 Ra quyết định theo nguyên tắc đa số:Cách này mang tính chất dân chủ thông qua

các hoạt động như bỏ phiếu hay giơ tay...
 Ra quyết định theo nguyên tắc đồng thuận:là quyết định chỉ được thông qua khi đã

thông qua ý kiến và sự đồng thuận của tất cả mọi người.
-

Một số kỹ năng phát huy ý tưởng như:Phương pháp động não, cây vấn đề, phương
pháp Delphi(dùng bảng hỏi gửi trước), thảo luận nhóm, đóng vai chậu cá...

III.Kỹ năng làm việc nhóm:
1.

Giải quyết các xung đột:
Xung đột là gì?
-Xung đột là quá trình trong đó một bên nhận ra rằng quyền lợi của mình hoặc đối
lập hoặc bị ảnh hưởng tiêu cực bởi một bên khác. Xung đột có thể mang đến
những kết quả tiêu cực hoặc tích cực, phụ thuộc vào bản chất và cường độ của
xung đột, và vào cách giải quyết xung đột.

Tại sao phải giải quyết xung đột?
• Xung đột là một hiện tượng tự nhiên không thể tránh khỏi trong môi trường làm
việc, và không tự mất đi
• Nếu được giải quyết tốt, xung đột có thể đem lại lợi ích cho tổ chức
• Nếu giải quyết không tốt, xung đột nhỏ sẽ gây ra xung đột to lớn hơn và cuối
cùng sẽ phá vỡ tổ chức.

Nguyên nhân dẫn đến xung đột?
9


Nhóm THM

– Mục tiêu không thống nhất
– Chênh lệch về nguồn lực
– Có sự cản trở từ người khác
– Căng thẳng / áp lực tâm lý từ nhiều người
– Sự mơ hồ về phạm vi quyền hạn
– Giao tiếp bị sai lệch

Một số cách giải quyết các xung đột:
Cứng rắn, áp đảo (kiểu cá mập):Cách này là một bên luôn áp đảo bên kia, đặt

lợi ích của nhóm mình lên trước lợi ích của nhóm khác.
Né tránh ( kiểu con rùa):Khi gặp xung đột thì né tránh, sợ sự va chạm,sợ đối
đầu với mâu thuẫn.
Nhường nhịn, xoa dịu (gấu bông):Là quan tâm đến giữa các mối quan hệ chứ
không cần quan tâm đến kết quả quyền lợi.
Thỏa hiệp (con chồn):Mỗi bên phải hi sinh một chút quyền lợi để đạt được một
số quyền lợi khác.
Hợp tác (chim cú):Cách này coi trọng cả mục đích và mối quan hệ.Các bên
hợp tác với nhau để cùng tìm được lợi ích chung.

4 bước để xử lý tốt các công việc:
 Nhìn nhận ra xung đột
 Mọi người lắng nghe nhau
 Tìm hiểu hoàn cảnh và điều kiện
 Cố gắn tiến dần tới sự hòa thuận giữa hai bên

-Một khi giải quyết các mâu thuẫn thông qua bốn bước nói trên thì mâu thuẫn sẽ
không còn và mọi công việc sẽ được xử lý tốt.

2. Họp nhóm, một số công cụ điều hành nhóm:
2.1 Họp nhóm:
Thông thường, một cuộc họp nhóm dù quy mô lớn nhỏ thế nào, người trưởng nhóm điều
hành cũng phải vận dụng các kỹ năng điều hành cuộc họp. Có một số kỹ năng như sau:
-

Chuẩn bị họp nhóm: bao gồm chuẩn bị chủ đề, mục tiêu, nội dung, thành viên
trong cuộc họp nhóm…
10

Nhóm THM
-

Bắt đầu cuộc họp: Gồm các công việc như làm quen các thành viên, tạo không khí
thống nhất mục tiêu và cách làm việc.
Đưa ra từng chủ đề: Phân tích từng chủ đề là bước quan trọng nhất mọi người
cùng thảo luận và đưa ra quyết định cuối cùng.
Lập kế hoạch hành động: lập ra kế hoạch sau cuộc họp bao gồm: công việc cần
làm gì, ai làm, làm như thế nào, kết quả, thời gian.
Bế mạc cuộc họp: Bao gồm các công việc như đánh giá, suy ngẫm, rút kinh
nghiệm,…

2.2 Một số công cụ điều hành họp nhóm:
- Kỹ thuật động não hay tập trung suy nghĩ(Brainstorm): là càng nhiều ý tưởng
nhận được càng tốt, do đó người điều hành cần tạo ra môi trường để nhận ý tưởng.
- Sử dụng cây vấn đề(Sơ đồ xương cá): Từ vấn đề chính cần thảo luận, người điều
hành sẽ vẽ nó như một cái cây sau đó đặt câu hỏi tại sao để tìm ra nguyên nhân chính bổ
sung vào sơ đồ.
- Sử dụng sơ đồ tư duy(Minmap): Xuất phát từ một vấn đề chính đi phân tích tiếp
mối lien hệ với các vấn đề khác cho đến khi ý kiến trở nên chi tiết cụ thể.
- Sử dụng khung Logic: là một ma trận dạng bảng gồm bốn cột và bốn hàng, cột
gồm các cột nội dung, chỉ báo, nguồn chứng minh, điều kiện. Hàng gồm mục đích, mục
tiêu, kết quả mong đợi, các hoạt động.
- Kỹ thuật sử dụng chậu cá: là dạng thảo luận nhóm, có đóng vai.

3. Cải thiên bản thân trong nhóm làm việc:
- Trong một nhóm các thành viên có sự khác biệt trong cách giao tiếp, ngôn ngữ, quan
điểm, suy nghĩ, nhiệm vụ và quyền hạn… Vì vậy, luôn có khó khăn trong quá trình làm
việc để cải thiện các vấn đề trên, các thành viên cần:
+ Luôn học hỏi các nền văn hóa khác

+ Cải thiện kỹ năng viết
+ Cải thiện kỹ năng nói
+ Cải thiện kỹ năng nghe

4. Quản lí nhóm hiệu quả:
4.1 Vai trò của các thành viên trong nhóm:
11


Nhóm THM

Các thành viên trong nhóm thường có vai trò nhất định, được phân công hoặc nhận
những nhiệm vụ cụ thể. Nhóm chính thức có trưởng phó nhóm, thư ký, hậu cần.. Nhóm
không chính thức cũng có thể có các vai trò đó.

4.2 Phong cách điều hành hoạt động nhóm:
- Phong cách tuyên truyền: Cả nhóm bị động theo dẫn dắt của nhóm trưởng.
- Phong cách tự do: Trưởng nhóm không đưa ra quyết định, để nhóm tự do giải quyết các
công việc.
-Phong cách cộng tác: Nhóm trưởng là người chỉ huy đề xuất các phương án khác nhau
để nhóm bàn bạc và lựa chọn.
…………THEEND……….

12