Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ Than Điện Nông Sơn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ THÙY DUNG

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG SƠN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2014


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ THÙY DUNG

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG SƠN

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60 34 30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN

Đà Nẵng – Năm 2014

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Thùy Dung


MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 3
5. Ý nghĩa khoa học của đề tài.................................................................. 3
6. Bố cục đề tài.......................................................................................... 3
7. Tổng quan tài liệu ................................................................................. 3

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH
NGHIỆP ................................................................................................... 6
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP .................................................................................... 6
1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................. 6
1.1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ........................... 9

1.2. NỘI DUNG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG
DOANH NGHIỆP .................................................................................. 17
1.2.1. Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền............ 17
1.2.2. Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền......... 19

1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN .20
1.3.1. Mục tiêu kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền......... 20
1.3.2. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền........... 26

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1........................................................................ 30


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG SƠN ................................................................................ 31
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP THAN - ĐIỆN NÔNG SƠN.... 31
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty............................ 31
2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.................................. 32

2.2. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN LIÊN
QUAN ĐẾN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM. ........... 33
2.2.1. Môi trường kiểm soát.................................................................... 33
2.2.2. Hệ thống thông tin kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn ................................... 40

2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN –
ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM .................................................... 46
2.3.1. Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty ................... 46
2.3.2. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công

ty

....................................................................................................... 47

2.3.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công ty. ....................................................................................... 64

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ....................................................................... 68
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM[[............. 69


3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM ..................................... 69
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN
NÔNG SƠN – QUẢNG NAM ............................................................... 70
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát ở Công ty................................. 70
3.2.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền ở
Công ty .................................................................................................... 73
3.2.3. Hoàn thiện thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty ............................................................................. 79

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ....................................................................... 82
KẾT LUẬN ............................................................................................ 83
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO)
PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BKS

: Ban kiểm soát

CP

: Cổ phần

ĐĐH

: Đơn đặt hàng

HĐ

: Hợp đồng

KH

: Khách hàng

KSNB

: Kiểm soát nội bộ

TK

: Tài khoản

TC – KT

: Tài chính – kế toán


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu

Tên bảng

bảng
1.1
1.2
2.1
2.2

Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu nghiệp vụ
bán hàng
Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu nghiệp vụ
thu tiền
Cơ cấu lao động của Công ty
Bảng giá các loại than được phân loại theo nhóm khách
hàng tại Công ty

Trang
22
24
37
48

Bảng chính sách chiết khấu thanh toán sớm áp dụng cho
2.3

từng nhóm khách hàng tại Công ty CP Than điện Nông

49

Sơn
3.1

Phiếu thẩm định khách hàng

76

3.2

Bảng theo dõi thanh toán tiền hàng

78

3.3

Mẫu Đơn đặt hàng

81


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu

hình

Tên hình

Trang

2.1

Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty

34

2.2

Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty

40

2.3

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ”

43

2.4

Trình tự hạch toán sử dụng phần mềm

43

2.5

Sơ đồ kiểm soát đơn đặt hàng tại công ty

52

2.6

Sơ đồ kiểm soát doanh thu tại phòng KT-TC

56

2.7

Lưu đồ kiểm soát nợ phải thu khách hàng tại Công ty

61

2.8

Lưu đồ kiểm soát nghiệp vụ thu tiền tại Công ty

63


1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc

liệt và gay gắt trên thị trường. Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh, các
doanh nghiệp không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa các mặt
hàng, hạ thấp giá bán sản phẩm, đội ngũ quản lý tốt mà các doanh nghiệp còn
phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát. Bởi vì chức năng kiểm tra,
kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực
hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong tổ
chức doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu về hiệu lực và hiệu quả của
hoạt động, bao gồm cả việc đảm bảo các nguồn lực được sử dụng tối ưu, bảo
vệ tài sản không bị thất thoát, hư hỏng, sử dụng sai mục đích, đảm bảo báo
cáo tài chính tin cậy và chính xác, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các quy
định của Công ty và pháp luật, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và
mọi đối tượng quan tâm của doanh nghiệp. Việc thiết lập một hệ thống kiểm
soát nội bộ chính là việc xác lập một cơ chế giám sát bằng những công cụ rõ
ràng, cụ thể để đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị thì hoạt động bán hàng
thu tiền là một hoạt động quan trọng, nó quyết định đến kết quả của cả quá
trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Vì vậy, việc có một hệ thống kiểm soát
nội bộ thật sự hiệu quả để kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền là một
công việc cần thiết.
Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn – Quảng Nam là Công ty cổ
phần trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Vinacomin - Tổng công ty Công nghiệp
Than - Khoáng sản Việt Nam. Hoạt động chủ yếu của Công ty là hoạt động bán


2
sĩ và lẻ các loại than. Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty diễn ra thường
xuyên và liên tục, hoạt động phân phối hàng hóa ngày càng mở rộng. Do đó,
công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan
trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty, vì nó ngăn chặn gian lận, giảm

thiểu sai sót, nhằm đạt được sự tuân thủ các nguyên tắc, chính sách và quy trình
đã thiêt lập để nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Hiện nay, tại Công ty đã thiết lập ban kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên,
công tác kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền tại công ty còn khá nhiều
vấn đề chưa hợp lý, tồn tại nhiều thiếu sót. Vì vậy, hoàn thiện kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng và thu tiền là một yêu cầu cấp thiết nhằm hỗ trợ doanh
nghiệp hạn chế những rủi ro, sai sót và gian lận làm ảnh hưởng đến hoạt động
kinh doanh của mình.
Xuất phát từ những yêu cầu trên, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện Kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than – Điện Nông
Sơn – Quảng Nam” làm đề tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ đối với chu
trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn –
Quảng Nam và nêu ra những mặt còn yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội
bộ về hoạt động này tại Công ty. Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn
thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần
Than – Điện Nông Sơn – Quảng Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty CP Than điện Nông Sơn – Quảng Nam.
- Phạm vi nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong
lĩnh vực kinh doanh than tại Công ty CP Than điện Nông Sơn – Quảng Nam.


3
4. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như phương pháp phỏng
vấn ban kiểm soát, kế toán trưởng, kế toán công nợ, kế toán tiêu thụ, thủ kho;
phương pháp đối chiếu, phân tích, quan sát, so sánh đối chiếu; phương pháp
thu thập tài liệu để làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty.
5. Ý nghĩa khoa học của đề tài

Ý nghĩa khoa học: Luận văn hệ thống hóa lý luận cơ bản về công tác
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, đồng thời ứng dụng vào công tác
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Than điện Nông Sơn.
Qua phân tích và đánh giá thực trạng luận văn đã nêu lên những bất cập,
tồn tại đối với các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty, từ đó
đưa ra các biện pháp thích hợp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát này. Các
giải pháp đưa ra giúp đơn vị tham khảo và có tính ứng dụng cao trong thực
tiễn. Công ty Than điện Nông Sơn có thể vận dụng một cách linh hoạt nhằm
tăng cường hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị.
6. Bố cục đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung
chính của luận văn gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền trong các doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
tại Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn – Quảng Nam.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn – Quảng Nam.
7. Tổng quan tài liệu

Hiện nay đã có nhiều Đề tài nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ trong các

4
doanh nghiệp. trong đó tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu
trong cùng lĩnh vực Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. Cụ thể
như đề tài:
Đề tài của tác giả Vũ Ngọc Nam (2007) “Tăng cường kiểm soát nội bộ
đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty thông tin di động (VMS)”.
Luận văn Thạc sỹ Kinh tế, Đại học Đà Nẵng. Trong nghiên cứu này, tác giả
đã nêu ra được đặc thù của ngành bưu chính viễn thông và đặc điểm sản phẩm
của Công ty là sản phẩm đặc biệt vô hình – thông tin di động cho khách hàng.
Tác giả đã dựa trên sự phân cấp quản lý của Công ty, phân tích làm rõ thực
trạng kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty
thông tin di động (VMS) từ đó chỉ ra được những ưu nhược điểm của hệ
thống kiểm soát nôi bộ và doanh thu và tiền bán hàng tại Công ty VMS và các
giải pháp để kiểm soát doanh thu tại các bộ phận có liên quan đến việc bán
hàng như tại các cửa hàng, các đội bán trực tiếp,…
Còn trong lĩnh vực dệt may, đề tài nghiên cứu của tác giả Hồ Tuấn Vũ
(2005) “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty cổ phần
dệt may Hòa Thọ” đã phân tích được thực trạng của chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty theo hướng hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện
hệ thống kế toán và xây dựng các thủ tục kiểm soát.
Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010) “Tăng cường kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn thông Quãng Ngãi”.
Mục đích nghiên cứu: Trong luận văn này, tác giả đã nghiên cứu và
tổng hợp những vấn đề lý luận chung về Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu
bán hàng và kinh doanh sản phẩm đặc thù trong sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp viễn thông có ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng và thu tiền.

5
Từ đó, tác giả đã phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền tại Viễn thông Quảng Ngãi nhằm tìm ra những hạn chế
còn tồn tại trong việc chưa hệ thống hóa thông tin cho công tác kiểm soát,
nhận viên kiêm nhiệm quá nhiều việc, không có sự kiểm tra chéo các bộ
phận….. Trên cơ sở đó, luận văn đề ra các giải pháp thích hợp để tăng cường
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị.
Đề tài của tác giả Đinh Thị Ngân Trang (2007) “Hoàn thiện hệ thống
kiếm soát nội bộ tại Công ty Nuplex Resins Việt Nam” – Luận văn thạc sỹ
kinh tế, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh.
Mục đích nghiên cứu: Luận văn tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm
soát nội bộ tại Công ty Nuplex Resins Việt Nam để tìm ra các nhân tố đe dọa
sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên nhân của các nhân
tố đó. Thông qua kết quả tìm hiểu, đề ra các biện pháp để nâng cao tính hữu
hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các tài liệu, giáo trình tham khảo có liên quan đến việc kiểm soát
doanh thu và thu tiền bán hàng trong các loại hình doanh nghiệp.
Từ những nội dung nghiên cứu các đề tài và tài liệu trên, đề tài của tôi
cũng kế thừa những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán
hàng và thu tiền của doanh nghiệp, tác giả đã tập hợp và hệ thống hóa những
nội dung cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền; kết hợp
với việc tìm hiểu thực trạng về công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ
phần Than điện Nông Sơn – Quảng Nam, đề tài đã tiến hành phân tích làm rõ
thực trạng của Công ty, tìm ra những hạn chế để hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được tốt hơn nhằm đem lại hiệu quả
cho Công ty.


6
CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó
các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động
kiểm soát để đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, khái niệm kiểm soát nội
bộ (KSNB) đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về
vấn đề kiểm soát trong tổ chức và có liên quan đến vấn đề quản trị của doanh
nghiệp.
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các
định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này:
* Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì: “KSNB là một hệ thống
chính sách và tuân thủ nhằm 4 mục tiêu:
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin báo cáo.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định.
- Đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động
- Bảo vệ các tài sản của đơn vị.
Theo đó KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức
trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra
biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của
đơn vị.
* Theo quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), hệ
thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm


7
toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các

quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để
lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả
tài sản của đơn vị. [3, tr. 2]
* Theo quan điểm của Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc
chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO), hệ thống KSNB là một quá trình
chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết
kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định [4, tr.2]
Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO.
Trong định nghĩa này có bốn khái niệm cần lưu ý đó là quá trình, con người,
đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
* KSNB là một quá trình:
Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế
hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần
KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt
động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là
một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức. KSNB sẽ hữu hiệu khi
nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các
hoạt động của tổ chức.
* Con người:
KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là hội đồng quản
trị, ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. KSNB là một
công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý.
Nói cách khác, nó được thực hiện với những con người trong tổ chức, bởi suy


8
nghĩ và hành động của họ. Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp để

kiểm soát và vận hành chúng.
* Đảm bảo hợp lý:
KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý
trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt
đối. Điều này xuất phát từ hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận
hành hệ thống KSNB, đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra các
quyết định, sự thông đồng của các nhân sự hay sự lạm quyền của nhà quản lý
có thể vượt khỏi KSNB. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi
phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá
trình kiểm soát đó.
* Các mục tiêu:
Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác
định chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là các mục tiêu chung cho toàn đơn
vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị thành ba nhóm:
- Nhóm mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin nâng
cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Hệ thống KSNB phải đảm bảo về
tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính nhà quản lý đơn vị phải có trách
nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Nhóm mục tiêu về tính tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo về tính
hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Bên cạnh đó, KSNB còn
phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy
định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được mục tiêu của đơn vị.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp
lý được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự


9
tuân thủ pháp luật và các quy định. Để đạt được các mục tiêu này, cần dựa

trên cơ sở của những chuẩn mực đã được thiết lập. Kết quả đạt được phụ
thuộc vào môi trường kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin truyền thông
và vấn đề giám sát.
1.1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các
đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục
tiêu nhưng theo tổ chức COSO, hệ thống KSNB của một tổ chức được cấu
thành bởi 5 yếu tố cơ bản đó là: môi trường kiểm soát (Control Environment),
đánh giá rủi ro (Risk Assessment), hoạt động kiểm soát (Control Activities), hệ
thống thông tin và truyền thông (Information and Communication), giám sát
(Monitoring). Các yếu tố này không phải tồn tại một cách độc lập trong hệ
thống KSNB mà chúng có mối quan hệ đan xen, tác động qua lại tạo nên tính
hữu hiệu của hệ thống KSNB.
a. Môi trường kiểm soát.
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác
động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận
khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa, lịch sử của tổ chức và
ngược lại nó ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên của tổ chức đó. Các đơn vị có
hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường có các nhân viên đủ năng lực, được
huấn luyện quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm soát.
Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù về quản lý; cơ
cấu tổ chức; chính sách nhân sự; ban giám đốc và ủy ban kiểm toán; công tác
kế hoạch; bộ phận kiểm toán nội bộ và các nhân tố bên ngoài.
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực
hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ


10
không đạt được mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi

trường kiểm soát yếu kém. Ngược lại, môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế
được phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát
bao gồm:
- Đặc thù về quản lý
Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính
chính trực và sự tôn trọng các giá trị đức của những người liên quan đến các
quá trình kiểm soát. Đáp ứng yêu cầu này, những nhà quản lý phải xây dựng
những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn
cản mọi nhân viên trong đơn vị không tham gia vào các hoạt động được xem
là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn hiệu quả hơn, nhà quản lý phải làm
gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến đến
mọi nhân viên bằng những cách thức thích hợp. Một cách khác để nâng cao
tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm
thiểu những sức ép hay các điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành
vi thiếu trung thực.
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn
giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các
mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch,
điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế khi xây dựng một cơ
cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách
nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn
phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động của đơn vị sao cho
không bị chồng chéo, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng,
đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra kiểm
soát giữa các bộ phận.


11
- Chính sách nhân sự

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng
là con người. Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội
ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn là một nhân tố quan trọng trong KSNB cũng
như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của
doanh nghiệp. Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản
lý về việc tuyển dụng , huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen
thưởng cho các nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự
hữu hiệu của môi trường kiểm soát. Có thể xem đây là nhân tố bổ sung cho
nhân tố đảm bảo về năng lực đã nói trên. Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ
bù đắp cho những yếu kém của môi trường kiểm soát.
- Ban Giám đốc và ủy ban kiểm toán:
Thành viên của ban Giám đốc là những người đại diện của các cổ đông
được bầu và có trách nhiệm chính là giám sát quản trị, bao gồm cả đánh giá
và phê chuẩn chiến lược cơ bản của tổ chức.
Ủy ban kiểm toán là những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của
đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm toán. Sự độc
lập và tính hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán là những nhân tố quan trọng trong
môi trường kiểm soát.
- Công tác kế hoạch:
Hệ thống kế hoạch bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ, thu chi,
dự toán đầu tư….đặc biệt là kế hoạch tài chính. Nếu việc lập và thực hiện kế
hoạch được tiến hành nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát
rất hữu hiệu. Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ
thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch
để phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý kịp thời.


12
- Bộ phận kiểm toán nội bộ:

Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện sự giám sát và đánh giá thường
xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có cả hệ thống KSNB. Vì
vậy, kiểm toán nội bộ là một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.
Một đơn vị có bộ phận kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ có được những
thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm
soát nói riêng để đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn.
- Các nhân tố bên ngoài:
Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các
nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản
lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và các quy chế,
thủ tục kiểm soát cụ thể như: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà
nước có thẩm quyền, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý …
Môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quá
trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB doanh nghiệp,
trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hành động kiểm tra,
kiểm soát và điều hành hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
b. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ.Rủi ro
là những nguy cơ làm cho mục tiêu của tổ chức không thực hiện được. Các
nhà quản lý phải đánh giá, phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro
làm cho những mục tiêu, kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng
hoạt động của đơn vị.
Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm:
Xác định rủi ro:
Đánh giá rủi ro trước hết là xác định những rủi ro đối với từng nghiệp
vụ hay đối với cả đơn vị thông qua việc đánh giá những nhân tố bên trong và


13
bên ngoài có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị.

Công việc này không chỉ là xác định những rủi ro hiện hữu mà còn xác định
những rủi ro tiềm ẩn có thể gây thiệt hại cho đơn vị.
Phân tích rủi ro
Sau khi đã xác định được rủi ro thì đơn vị cần phải phân tích rủi ro. Đó
là việc phân tích khả năng xảy ra rủi ro và thiệt hại của nó, từ đó đánh giá
mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến các mục tiêu của đơn vị. Việc phân tích rủi
ro sẽ là cơ sở cho việc đề ra các biện pháp quản lý rủi ro.
Quản lý rủi ro
Sau khi xác định và phân tích rủi ro, đơn vị cần phải tìm các biện pháp
quản lý rủi ro. Quản lý rủi ro không chỉ đề ra các biện pháp ngăn ngừa các rủi
ro như rủi ro thanh khoản … mà còn đề ra các biện pháp nhằm kiểm soát
được các rủi ro để có thể giảm thiểu tối đa thiệt hại đối với đơn vị.
c. Hoạt động kiểm soát
“Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục giúp cho
các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện”. Nó bảo đảm các hoạt động cần
thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục
tiêu của đơn vị. “Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở
để thực hiện các thủ tục kiểm soát. Còn các thủ tục kiểm soát là những quy
định cụ thể để thực hiện các thủ tục kiểm soát.”
Các nguyên tắc (chính sách) kiểm soát.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc, trách nhiệm
và công việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người
trong một bộ phận. Việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa
trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện, thuận lợi
cho công tác kiểm tra. Đảm bảo được nguyên tắc này doanh nghiệp sẽ tránh
được việc một cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc từ đầu


14
đến cuối. Vì vậy, sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và các cá nhân,

ngăn ngừa được các tiêu cực có thể phát sinh, đồng thời nâng cao năng suất
làm việc.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly
thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa
các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Không được bố trí kiêm nhiệm
giữa các công việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như
tách biệt chức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo quản tài sản hoặc giữa chức
năng thực hiện và chức năng kiểm soát.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người
quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công
việc trong một phạm vi nhất định. Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ
thẩm quyền phê chuẩn cho từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất
kinh doanh tiến triển tốt đẹp, đồng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát hạn
chế được sự tùy tiện khi giải quyết công việc.
d. Hệ thống thông tin truyền thông
Hệ thống thông tin và truyền thông được ví như thành phần liên kết các
yếu tố của hệ thống KSNB. Hệ thống thông tin bao gồm việc thu thập thông
tin, xử lý thông tin là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra
nhằm nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin.
Một hệ thống thông tin truyền thông hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu
kiểm soát chi tiết sau:
- Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong
đơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Truyền thông là sự cung
cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp
trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài. Sự kiểm soát
chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin trung thực và đáng tin cậy, đồng thời


15
quá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời. Hệ thống thông

tin trong đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán là
một bộ phận quan trọng.
- Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị, nó bao gồm:
hệ thống chứng từ, hệ thống sổ sách, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống bảng
tổng hợp, cân đối… trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò
quan trọng đối với công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Trong hệ thống thông tin truyền thông có nhiều phân hệ thì hệ thống
thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng, cung cấp các thông tin tài chính
cho nhà quản lý ra quyết định. Hệ thống thông tin kế toán chủ yếu là hệ thống
kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán,
hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân
chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của
doanh nghiệp.
Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là phải đảm bảo được
chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hoạt động kế toán
hữu hiệu phải đảm bảo được các mục tiêu kiểm soát chi tiết như sau:
- Tính có thực: Nghiệp vụ phải thực tế phát sinh.
- Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có sự
phê chuẩn của cấp liên quan .
- Tính đầy đủ: đảm bảo sự trọn vẹn khi phản ánh nghiệp vụ.
- Sự đánh giá: đảm bảo sự chính xác, không có sai phạm trong việc tính
toán các khoản giá và phí.
- Sự phân loại: đảm bảo nghiệp vụ kinh tế được phản ánh đúng theo
trình tự ghi sổ và ghi đúng vào các sổ sách kế toán liên quan.
- Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
được thực hiện kịp thời theo đúng quy định.


16
Các yếu tố của hệ thống kế toán gồm: hệ thống chứng từ, hệ thống sổ

sách kế toán, báo cáo kế toán.
- Hệ thống chứng từ: chứng từ kế toán là một minh chứng mang tính
pháp lý rằng nghiệp vụ kinh tế có thực sự phát sinh và có ràng buộc trách
nhiệm pháp lý với những người có liên quan. Nếu hệ thống chứng từ được
xây dựng khoa học, đầy đủ, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác
sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm.
- Hệ thống sổ sách kế toán: sổ sách đóng vai trò trung gian giữa chứng từ
và báo cáo tài chính. Bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp, … số
liệu kế toán trên sổ sách kế toán nhằm cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo,
ngoài ra nó có tác dụng lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học.
- Báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình
xử lý số liệu kế toán nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ
tiêu trên báo cáo tài chính. Các thông tin trên báo cáo tài chính không chỉ đơn
thuần là phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà còn thể
hiện tính hợp lý và trung thực của thông tin cũng như việc chấp hành các quy
định, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành.
- Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị. Bao gồm
hệ thống chứng từ; hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán.
e. Giám sát
Giám sát là một bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ, là một quá
trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong suốt thời kỳ
hoạt động để có các điều chỉnh và cải tiến thích hợp.
Giám sát bao gồm việc đánh giá thường xuyên và định kỳ của người
quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét hoạt động của nó có
đúng như thiết kế và cần phải điểu chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của
từng giai đoạn.