Kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình 465

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ MỸ DUNG

KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ
XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 465
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số

: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Đà Nẵng - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số
liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố
trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 2
5. Kết cấu luận văn .................................................................................... 2
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN
XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP ............................................................... 7
1.1. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ. .... 7
1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ......................................... 7
1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ. ........................................ 7
1.2. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ........ 8
1.2.1. Môi trường kiểm soát ...................................................................... 8
1.2.2. Hệ thống kế toán ........................................................................... 12
1.2.3. Các thủ tục kiểm soát .................................................................... 14
1.3. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TRONG
DOANH NGHIỆP ........................................................................................... 16
1.3.1. Khái niệm chi phí xây lắp ............................................................. 16
1.3.2. Phân loại chi phí xây lắp ............................................................... 17
1.3.3. Đặc điểm sản phẩm xây lắp ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí sản
xuất .......................................................................................................... 19
1.4. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH
DOANH XÂY LẮP ........................................................................................ 21
1.4.1. Môi trường kiểm soát .................................................................... 21


1.4.2. Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp .... 22
1.4.3. Các thủ tục kiểm soát chi phí hiện hành ....................................... 26
1.4.4. Các thủ tục kiểm soát sau đối với chi phí xây lắp: ....................... 30
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................ 37
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 465 .. 38

2.1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN CK VÀ XDCT 465 ................................................................. 38
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty: ............................ 38
2.1.2. Đặc điểm hoạt động của công ty cổ phần CK và XDGT 465 ...... 39
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ................................ 40
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty: ................................ 44
2.1.5. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty ..................................... 45
2.2. GIỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI CÔNG TY .......... 47
2.2.1. Đặc thù quản lý ............................................................................. 47
2.2.2. Cơ cấu tổ chức .............................................................................. 47
2.2.3. Chính sách nhân sự ....................................................................... 47
2.2.4. Công tác kế hoạch ......................................................................... 48
2.2.5. Kiểm toán nội bộ ........................................................................... 48
2.2.6. Ban kiểm soát ................................................................................ 49
2.3. HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI
PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP ........................................................................... 49
2.3.1 Tổ chức hệ thống thông tin dự toán ............................................... 49
2.3.2. Tổ chức hệ thống thông tin thực hiện ........................................... 53
2.4. THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 465 ................................. 54
2.4.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: ................................. 54


2.4.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: ......................................... 61
2.4.3. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công: ..................................... 64
2.4.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung: ................................................ 69
2.5. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN
XUẤT CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
465 ................................................................................................................... 71
2.5.1. Ưu điểm......................................................................................... 71

2.5.2. Nhược điểm ................................................................................... 73
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................ 76
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
CK& XDCT 465 ............................................................................................ 77
3.1. HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT ........................................ 77
3.2. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT
CHI PHÍ SẢN XUẤT ..................................................................................... 79
3.2.1. Đối với chi ph ngu ên vật iệu trực tiếp ...................................... 79
3.2.2. Đối với chi ph nh n công trực tiếp .............................................. 81
3.2.3. Đối với chi ph sử ụng má thi công ........................................... 81
3.2.4. Đối với chi ph sản uất chung ..................................................... 83
3.3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT ........ 84
3.3.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. ................................. 84
3.3.2. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp. ......................................... 87
3.3.3. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công. ..................................... 87
3.3.4. Kiểm soát chi phí sản xuất chung ................................................. 89
3.4. KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP QUA PHÂN TÍCH
BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ.................................................................................... 89
3.4.1. Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .................. 89


3.4.2. Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp........................... 91
3.4.3. Phân tích biến động chi phí sử dụng máy thi công ....................... 92
3.4.4. Phân tích biến động chi phí sản xuất chung.................................. 93
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................ 94
KẾT LUẬN .................................................................................................... 95
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)
PHỤ LỤC.

DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu

Tên bảng

bảng

ựng tổng hợp

Trang

2.1

Bảng đơn giá

51

2.2

Phụ ục tổng hợp giá hợp đồng

52

2.3

Biên bản giao nhận hàng

56

2.4

Phiếu nhập kho

57

2.5

Phiếu uất kho

59

3.1

Phiếu uất kho theo hạn mức

80

3.2

Bảng ph n bổ chi ph sử ụng má thi công

82

3.3

Bảng ph n t ch chi ph ngu ên vật iệu trực tiếp

90

3.4

Bảng ph n t ch chi ph nh n công trực tiếp

91

3.5

Bảng ph n t ch chi ph sử ụng má thi công

92

3.6

Bảng ph n t ch chi ph sản uất chung

94


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu

Tên sơ đồ

sơ đồ

Trang

2.1

Sơ đồ tổ chức bộ má quản ý của công t

41

2.2

Sơ đồ tổ chức kế toán tại công t

44

2.3

Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ

46

2.4

Qu trình về thủ tục đặt hàng mua vật tư

55

2.5

Qu trình về thủ tục nhận hàng và nhập kho vật tư

58

2.6

Qu trình về thủ tục uất kho vật tư sử ụng thi công

60

2.7

Qui trình kiểm soát chi ph nh n công đối với công nh n

63

Công ty
3.1

Qu trình tu ển ụng nh n sự

78

3.2

Qu trình kế toán chi ph NVL trực tiếp

80

3.3

Qu trình kế toán chi ph nh n công trực tiếp

81

3.4

Qu trình kế toán chi ph sử ụng má thi công

83

3.5

Qu trình kế toán chi ph sản uất chung

84

3.6

Qu trình về thủ tục đặt hàng mua vật tư

85

3.7

Qu trình về thủ tục uất kho vật tư sử ụng thi công

86


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong tình hình nền kinh tế của đất nước đang gặp nhiều khó khăn cũng

như ảnh hưởng kinh tế toàn cầu đang bị khủng hoảng trầm trọng thì mỗi
doanh nghiệp đều phải tìm mọi cách để chống thất thoát và giảm chi phí trong
hoạt động sản xuất kinh doanh mà vẫn bảo đảm chất ượng sản phẩm. Muốn
àm điều này, các doanh nghiệp ngoài việc đầu tư n ng cao chất ượng công
nghệ mới, nâng cao tay nghề của người ao động, trình độ tổ chức quản lý
hoạt động kinh oanh …mà còn phải sử dụng các phương pháp mới để kiểm
soát chi ph . Đó à êu cầu cấp thiết nhất.
Công ty Cổ phần Cơ kh và X

ựng Công trình 465 là doanh nghiệp

xây lắp. Trong những năm qua, công t đã thi công nhiều công trình trọng
điểm với giá trị lớn, các chủ đầu tư đánh giá cao về chất ượng, kỹ thuật cũng
như tiến độ bàn giao công trình. Trong điều kiện cơ chế đấu thầu cạnh tranh,
công khai, để thắng thầu các công trình, Công ty cần phải có các bước chuẩn
bị kỹ ưỡng về mọi mặt, trong đó công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản
xuất hiệu quả, khắc phục tình trạng lãng phí trong quá trình thi công sẽ góp
phần quan trọng để Công t đạt mục tiêu đã đề ra. Việc kiểm soát tốt chi phí
không những sẽ hạ giá thành, nâng cao khả năng cạnh tranh mà còn đóng góp
tăng ợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
Hiện nay, sự cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường ngày càng gay gắt,
bắt buộc công t đưa ra giá ự đấu thầu phải thấp còn giá vật liệu thì biến
động liên tục, khó kiểm soát. Trong khi đó, Công t chưa thật sự quan tâm
đến vấn đề này nên dẫn đến công tác kiểm soát bộc lộ nhiều hạn chế như hệ
thống sổ sách kế toán, biểu mẫu kế toán chưa phù hợp với thông tin dự toán,
các thủ tục kiểm soát chưa chặt chẽ, công tác ph n t ch chi ph để kiểm soát
sau khi thực hiện chưa được quan tâm. Vấn đề này ảnh hưởng nhất định đến


2

mục tiêu hiệu quả hoạt động của Công ty nên tác giả đã chọn đề tài: “Kiểm
soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Cơ khí và Xây dựng Công trình
465”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Về mặt ý uận: Luận văn tổng hợp những vấn đề ý uận cơ bản về kiểm
soát nội bộ chi ph sản uất tại oanh nghiệp.
Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chi ph
sản uất tại công t cổ phần CK & XDCT 465 trong điều kiện sản uất hiện tại
của Công ty.
Qua đó phát hiện những hạn chế và đưa ra những biện pháp khắc phục
trong công tác kiểm soát chi ph sản uất của Công t .
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác kiểm
soát chi ph sản uất tại Công t cổ phần CK & XDCT 465.
Phạm vi nghiên cứu: Công t cổ phần CK & XDCT 465 chu ên về ĩnh
vực cơ kh và ĩnh vực
kiểm soát chi ph sản uất

ắp nhưng uận văn tập trung nghiên cứu về vấn đề
ắp tại Công t .

4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử ụng những phương pháp
nghiên cứu cụ thể sau: Phương pháp quan sát trực tiếp và nghiên cứu tài iệu,
phương pháp ph n t ch, phương pháp tổng hợp, phương pháp so sánh ý
thu ết và thực tiễn kiểm soát chi ph sản uất. Qua đó, su

uận ogic để đánh

giá công tác kiểm soát nội bộ chi ph sản uất tại Công t cổ phần CK &
XDCT 465.
5. Kết cấu luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết uận, nội ung uận văn bao gồm 3 chương:


3

Chương 1: Cơ sở ý uận về kiểm soát chi ph sản uất trong oanh nghiệp
ắp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi ph sản uất tại Công t cổ phần CK
& XDCT 465.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ về chi
ph sản uất tại Công t cổ phần CK & XDCT 465.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Tất cả các doanh nghiệp đều phải hướng tới mục tiêu cuối cùng là thu lợi
để tái đầu tư cho tương ai, cạnh tranh, tồn tại và phát triển. Để thỏa mãn
những mục tiêu ấy thì các tổ chức kinh doanh, các doanh nghiệp, một quốc
gia ù theo con đường phát triển nào thì cũng cần có một hệ thống kiểm soát
chi phí hữu hiệu. Bởi vì những lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ vững
mạnh đem ại cho doanh nghiệp như: Đảm bảo tính trung thực và hợp lý của
các số liệu kế toán trên sổ sách, báo cáo tài chính, giảm bớt rủi ro gian lận
hoặc trộm cắp đối với nhân viên của công ty gây ra; Giảm bớt sai sót không
cố ý của nhân viên của công t g

ra…

Thiết lập một hệ thống một hệ thống kiểm soát chính là xác lập một cơ
chế giám sát mà ở đó nhà ãnh đạo doanh nghiệp không quản lý bằng lòng tin
mà bằng những qu định rõ ràng nhằm:

*Giảm bớt ngu cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh oanh như tăng giá thành,
giảm chất ượng sản phẩm…
*Bảo vệ tài sản khỏi mất mát, hư hỏng…
*Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính
*Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công t cũng như các qu
định của pháp luật
*Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra
*Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và g

ựng òng tin đối với họ.


4

Trên thực tế đã có một số công trình nghiên cứu như “Hoàn thiện công
tác chi ph sản uất

ắp tại Công t Cổ phần Đầu tư X

ựng Công trình

Đô thị Đà Nẵng” của tác giả Ngu ễn Minh Toàn (2011), uận văn thạc sỹ
quản trị kinh oanh, chu ên ngành kế toán – Đại học Đà nẵng; “Tăng cường
kiểm soát chi ph

ắp tại Công t Cổ phần Li ama 7” của tác giả Đoàn Thị

Thu Trang (2012), uận văn thạc sỹ quản trị kinh oanh, chu ên ngành kế
toán – Đại học Đà nẵng; “Tăng cường kiểm soát chi ph
X

ắp tại Công t

ựng 532 - Bộ quốc phòng” của tác giả Dương Thị Như V n (2012), uận

văn thạc sỹ quản trị kinh oanh, chu ên ngành kế toán – Đại học Đà nẵng.
“Hoàn thiện công tác chi ph sản uất
tư X

ắp tại Công t Cổ phần Đầu

ựng Công trình Đô thị Đà Nẵng” của tác giả Ngu ễn Minh Toàn

(2011), uận văn thạc sỹ quản trị kinh oanh, chu ên ngành kế toán – Đại học
Đà nẵng. Luận văn ứng ụng phương pháp uận u vật biện chứng, u vật
ịch sử vào ph n t ch – tổng hợp, iễn ịch – qu nạp, so sánh, đối chiếu đồng
thời sử ụng ý uận cơ bản của khoa học chu ên ngành kế toán, kiểm toán
trong khảo sát thực tế để àm rõ vấn đề nghiên cứu. Từ những ý uận chung
về hệ thống kiểm soát nội bộ và đặc thù riêng biệt của ngành sản uất

ắp

ảnh hưởng đến công tác quản ý và kiểm soát chi ph , uận văn đã đề uất mô
hình kiểm soát nội bộ đối với chi ph sản uất

ắp. Đồng thời, uận văn

nghiên cứu thực tế và ph n t ch, đánh giá hiện trạng công tác kiểm soát chi
ph sản uất

ắp tại Công t CP Đầu tư X

ựng Công trình Đô thị Đà

Nẵng; Và từ đó đưa ra những giải pháp khả thi để hoàn thiện công tác kiểm
soát chi ph

ắp tại Công t CP Đầu tư X

ựng Công trình Đô thị Đà

Nẵng. Điểm mới của uận văn nà so với các đề tài nghiên cứu trước đ

đó

à trong việc ph n t ch biến động chi ph , ngoài ếu tố giá cả và hiệu quả hoạt
động thì ếu tố chất ượng sản phẩm được tác giả em ét trong vai trò à một
biến độc ập để ử ý tốt hơn các ngu ên nh n ẫn đến biến động chi ph .


5

“Tăng cường kiểm soát chi ph

ắp tại Công t Cổ phần Li ama 7”

của tác giả Đoàn Thị Thu Trang (2012), uận văn thạc sỹ quản trị kinh oanh,
chu ên ngành kế toán – Đại học Đà nẵng. Luận văn đã ựa trên những ý uận
chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và đặc thù riêng biệt của ngành

ựng

để đưa ra ý uận về kiểm soát nội bộ chi ph sản uất tại các oanh nghiệp
ắp bao gồm: kiểm soát chi ph ngu ên vật iệu trực tiếp, kiểm soát chi
ph nh n công trực tiếp, kiểm soát chi ph sử ụng má thi công và kiểm soát
chi ph sản uất chung. Luận văn cũng đã khẳng định: Một hệ thống kiểm soát
nội bộ về chi ph sản uất hiệu quả thì cần phải có một môi trường kiểm soát
tốt; hệ thống thông tin khoa học, inh hoạt và kịp thời; đồng thời, phải có các
ch nh sách kiểm soát hữu hiệu. Bên cạnh việc giới thiệu về Công t Cổ phần
Lilama 7, luận văn đã trình bà thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi
ph

ắp tại Công t và đưa ra một số hướng giải qu ết nhằm tăng cường

công tác kiểm soát nội bộ về chi ph sản uất tại Công t nhằm giảm giá thành
sản phẩm

ắp.

“Tăng cường kiểm soát chi ph

ắp tại Công t X

ựng 532 - Bộ

quốc phòng” của tác giả Dương Thị Như V n (2012), uận văn thạc sỹ quản
trị kinh oanh, chu ên ngành kế toán – Đại học Đà nẵng. Luận văn đã hệ
thống các vấn đề ý uận cũng như thực tiễn iên quan một cách ogic và bảo
đảm t nh hệ thống, sử ụng các phương pháp ph n t ch số iệu, tổng hợp,
kiểm chứng và su

ph

uận để trình bà một số vấn đề hạn chế về kiểm soát chi

ắp tại Công t X

ựng 532-Bộ Quốc phòng như chưa qu định rõ

trách nhiệm của từng cá nh n trong kh u sử ụng ngu ên vật iệu tại công
trường; chưa có kế hoạch sử ụng ngu ên vật iệu trong ngắn hạn ẫn đến
tình trạng phòng Vật tư- e má đôi úc bị động trong kh u cung ứng ngu ên
vật iệu cho đội thi công; chưa thành ập Ban mua sắm nhằm kiểm soát chặt
chẽ trong kh u kiểm soát giá, chất ượng vật tư úc mua; chưa có kế hoạch


6

bảo ưỡng thường u ên và định kỳ má thi công; thủ tục kiểm soát chi ph
nh n công chưa chặt chẽ, chỉ mang hình thức chưa năng suất ao động; công
tác phân tích, rà soát c n đối chi ph thực tế và định mức nga sau khi hạng
mục nhỏ công trình hoàn thành chưa được thực hiện. Cuối cùng, bằng kiến
thức đã nghiên cứu, tác giả đã ý giải sự cần thiết phải
việc

ựng hệ thống kiểm soát chi ph

trạng tại Công t X

ựng và thực hiện

ắp thiết thực phù hợp với thực

ựng 532-Bộ Quốc phòng.

Điểm chung của các công trình nghiên cứu nà
thống qu trình kiểm soát chi ph
Trước khi thi công:

à đã

ựng có hệ

ắp từ kh u đầu đến kh u cuối:

ựng định mức chi ph tiêu hao và hoạch định

chi phí
Trong khi thi công: kiểm soát bằng các thủ tục để chi tiêu trong định
mức
Sau khi thi công: ph n t ch sự biến động của chi ph thực tế so với định
mức để tìm ra ngu ên nh n tăng, giảm chi ph mà có phương pháp điều chỉnh
cho kỳ sau.
Tuy nhiên, việc đi s u vào ph n t ch và kiểm soát chi phí sản xuất tại
Công ty Cổ phần Cơ kh và X

ựng Công trình 465 thì chưa có một nghiên

cứu nào được thực hiện. Xuất phát từ tình hình đó, tác giả đã đi vào nghiên
cứu công tác Kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần CK & XDCT
465. Trong quá trình thực hiện luận văn nà , tác giả có tham khảo và kế thừa

những lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây
lắp, một số cách thức hoàn thiện hệ thống kiểm soát tại các đơn vị từ những
nội dung nghiên cứu của các đề tài trên, qua đó kết hợp vận dụng phù hợp với
thực tế tại Công ty.


7

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400:
Hệ thống kiểm soát nội bộ à các qu định và các thủ tục kiểm soát do
đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân
thủ pháp luật và các qu định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện
gian lận; để lập Báo cáo tài chính trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý
và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. [10, tr.24, “ Chuẩn mực 400 –
Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” (đợt 3), Bộ Tài chính (2001)]
1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn
vị, tổ chức và trên cơ sở ác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công
việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục
tiêu đặt ra của đơn vị.
a. Bảo vệ tài sản
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng
có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đ ch khác nhau hoặc bị hư hại
nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự

cũng có thể xả ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán,
các tài liệu quan trọng…
b. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp à căn
cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản ý. Như
vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính


8

xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầ đủ và khách quan các
nội dụng chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
c. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:
Hệ thống hiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp phải đảm
bảo các quyết định và chế độ pháp ý iên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mực. Cụ thể hệ thống kiểm
soát nội bộ cần:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các ch nh sách có iên quan đến các
hoạt động của doanh nghiệp.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như ử lý các sai phạm và gian
lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầ đủ, khách quan. Ch nh ác cũng
như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
d. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa
sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động
và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó,
định kỳ các nhà quản ý thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp
được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh
nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản ý, điều hành cán bộ máy quản lý doanh

nghiệp.
1.2. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.2.1. Môi trường kiểm soát
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400:” Môi trường kiểm soát: Là
những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội
đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của


9

hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị”. [12, tr.24, “ Chuẩn mực 400 – Đánh
giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” (đợt 3), Bộ Tài chính (2001)]
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên
ngoài đơn vị có t nh môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý
dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
a. Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản ý đề cập tới các quan điểm
khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các
quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ các qu định và
cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các
nhà quản ý nà đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các
quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.
- Quan điểm kinh oanh, phong cách ãnh đạo của người quản lý cấp cao
trong đơn vị. Bao gồm những vấn đề như:
+ Khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh
+ Xem nhà quản lý doanh nghiệp có tuân thủ các nguyên tắc đạo đức
kinh doanh không
+ Có duy trì mối quan hệ thường u ên đối với nhân viên cấp ưới
không
+ Có thận trọng trong việc trình bày và công bố báo cáo tài chính không.

- Cơ cấu quyền lực tại doanh nghiệp (Việc phân bố quyền lực trong
doanh nghiệp)
+ Nếu việc đưa ra qu ết định quản ý được tập trung và chi phối bởi một
người thì kiểm soát viên cần tập trung chú ý dến phẩm chất và năng ực của
người nắm quyền tập trung đó.
+ Nếu như qu ền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản
lý thì kiểm toán viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của những người


10

phân quyền để đề phòng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao
hoặc lạm dụng quyền hạn này.
+ Phương pháp ủy quyền: Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp
ưới một cách chính thức. Cần có những ủy quyền rõ ràng bằng văn bản sẽ
giúp cho công việc được tiến hành dễ àng và tránh được sự lạm dụng.
Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát (Ủy ban kiểm toán)
sẽ àm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn o sự kiểm soát của nó đến các
hoạt động của người quản lý.
b. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp ý trong doanh
nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý
bảo đảm một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống ưới trong việc ban hành các
quyết định, triển khai các quyết định đó trong toàn bộ doanh nghiệp. Một cơ
cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận
và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên
toàn bộ hoạt động và các ĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng
chéo hoặc bỏ trống, thực hiện phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo
đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát
lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc.

Như vậ , để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các
nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót ĩnh vực nao, đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: ử ý nghiệp vụ, ghi
chép và bảo quản tài sản.


11

+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
c. Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn
liền với đội ngũ nh n viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường
kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong
hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nh n viên có năng ực và tin cậy, nhiều quá
trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn bảo đảm được các mục
tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế
và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ
nh n viên kém năng ực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo
đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả.
Tóm lại, với những lý do trên các nhà quản lý doanh nghiệp cần có
những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt,
khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự
phải phù hợp với năng ực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải
mang tính kế tục và liên tiếp.
d. Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế
hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa
TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước t nh c n đối tình hình tài

chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương ai à những nhân
tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch
được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó
sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản
ý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân
tố ảnh hưởng.
e. Bộ phận kiểm toán nội bộ: Là nhân tố quan trọng môi trường kiểm
soát, chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên


12

về toang bộ hoạt động của đơn vị trong đó có hệ thống KSNB. Bộ phận kiểm
toán hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có cái nhìn kịp thời và chính xác về các hoạt
động của đơn vị cũng như công tác kiểm soát, từ đó phát hiện ra những sai
phạm, gian lận làm thất thoát tài sản, đề ra biện pháp cải tiến hoạt động.
e. Uỷ ban kiểm soát: Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ
máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên Hội đồng quản trị nhưng
không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu ĩnh vực
kiểm soát. Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.
+ Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ.
+ Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính.
+ Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm
toán viên bên ngoài.
f. Môi trường bên ngoài: Như uật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan
Nhà nước, ngân hàng, cổ đông, chủ nợ.. tuy không thuộc tầm kiểm soát của
nhà quản ý nhưng ảnh hưởng rất lớn đến sự thiết kế và vận hành hệ thống
Kiểm soát nội bộ.
1.2.2. Hệ thống kế toán

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: ” Hệ thống kế toán: Là các
qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng
để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính”. [11, tr.24, “ Chuẩn
mực 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” (đợt 3), Bộ Tài chính (2001)]
Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ
thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ
thống bảng tổng hợp, c n đối kế toán. Trong đó, quá trình ập và luân chuyển
chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ doanh
nghiệp.


13

Mục đ ch của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết thu
thập và phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ
chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết:
- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp
vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp
lý.
- T nh đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh.
- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các
khoản và phí.
- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
- T nh đúng kỳ: bảo đảm việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh thực hiện
kịp thời theo qu định.
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi

vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác
trên các BCTC của doanh nghiệp.
Hệ thống kế toán thông qua việc quan sát, ghi chép, phân loại, tổng hợp
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp
những thông tin cần thiết cho quản lý mà còn có tác dụng trong việc kiểm soát
nhiều mặt hoạt động của doanh nghiệp thông qua hệ thống chứng từ kế toán,
hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng
hợp, c n đối kế toán. Nên nó là bộ phận quan trọng trong hệ thống kiểm soát
nội bộ.


14

Mục đ ch của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự cần nhận biết, thu
thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức
đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.
1.2.3. Các thủ tục kiểm soát:
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: ” Thủ tục kiểm soát là các
quy chế và thủ tục o Ban ãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong
đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể”. [13, tr.24, “ Chuẩn mực 400 –
Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” (đợt 3), Bộ Tài chính (2001)]
Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục
đ ch ch nh à giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang ha có thể gặp phải.
Các thủ tục kiểm soát do nhà quản ý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc bất
kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc ủy quyền, phê
chuẩln.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này trách nhiệm và
công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người
trong bộ phận. Mục đ ch à không để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể
kiếm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức,

công việc của một nh n viên nà được kiểm soát tự động bởi công việc của
một nhân viên khác. Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót
nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận. Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều
kiện n ng cao chu ên môn và thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải
phù hợp với năng ực của người đó.
Điều quan trọng nhất trong sự phân chia công việc trong kế toán là khả
năng ngăn chặn các sai sót, các mầm mống của gian lận và tiêu cực.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc nà qu định sự cách ý giải
thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa
các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ trong tổ chức nhân sự


15

không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện
và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản…
Ở nước ta, để đảm bảo thực hiện nguyên tắc nà , điều 9 – Điều lệ tổ
chức kế toán Nhà nước của Nghị định số 175 – CP ngà 28 tháng 10 năm
1961 đã ban hành:” Cán bộ kế toán tuyệt đối không được kiêm việc giữ quỹ,
giữ kho và việc tiếp liệu.”
- Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của Nhà quản ý,
các cấp ưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong
một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp
thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn
không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh
tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Nguyên tắc này bảo đảm cho hoạt động của
đơn vị không bị ách tắc, mặt khác tạo điều kiện cho cấp ưới phát huy hết khả
năng nhưng đồng thời cũng n ng cao trách nhiệm của từng cá nhân và giảm
bớt sức ép cho nhà quản lý cấp cao.

- Kiểm soát vật chất: Hoạt động nà được thực hiện cho các loại sổ sách
và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số từ trước nhưng chưa sử dụng;
cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và hồ sơ ữ
liệu.
Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực
tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng
cần phải điều tra và xem xét các nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được
những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu
không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phí, mất mát hoặc có
thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.


16

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi
các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện
nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát
nội bộ thường có khu nh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ
chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại.
Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ
độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi
nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp ưới của người đã thực hiện
nghiệp vụ hoặc không độc lập với bất cứ lý do nào.
- Phân tích soát xét lại việc thực hiện: Hoạt động này chính là xem xét
lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế
hoạch, dự toán, kỳ trước và các dữ liệu khác có iên quan như những thông tin
không có tính chất tài ch nh; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng
thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà
quản ly biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu
của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không? Nhờ thường xuyên

nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà
quản ly có thể tha đổi kịp thời chiến ược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều
chỉnh thích hợp.
1.3. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TRONG
DOANH NGHIỆP
1.3.1. Khái niệm chi phí xây lắp
Chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp (gọi tắt là chi phí xây lắp) là biểu hiện
bằng tiền toàn bộ các khoản hao phí về ao động sống và ao động vật hóa
phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp của doanh nghiệp ở một
thời kỳ nhất định và chi phí này cấu thành giá thành sản phẩm xây lắp.


17

1.3.2. Phân loại chi phí xây lắp
Chi phí xây lắp có thể được phân loại theo nhiều cách như sau:
- Phân loại chi phí theo yếu tố chi phí.
- Phân loại chi ph theo ĩnh vực hoạt động kinh doanh.
- Phân loại chi phí theo công dụng kinh tế.
- Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi ph …
Trên góc độ phân loại chi phí nhằm mục đ ch để có thể kiểm soát được
chi ph , người ta phân loại chi phí theo công dụng kinh tế hay theo khoản mục
chi phí. Theo cách phân loại này thì chi phí xây lắp được chia thành các
khoản mục chi ph như sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là tất cả các chi phí về nguyên vật
liệu trực tiếp dùng cho thi công xây lắp như:
+ Vật liệu xây dựng gồm: i măng, thép, cát, đá, gạch, gỗ, nhôm, kính,
nhựa đường,…
+ Vật liệu điện gồm:

điện các loại, bóng đèn, hệ thống quạt, hệ

thống điều hòa, công tắc, ổ cắm,…
+ Vật tư nước gồm: ống nước các loại, vòi xả, bồn đựng, má bơm,…
Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 55% - 70% giá trị
công trình.
- Chi phí nhân công trực tiếp: là khoản tiền ương, tiền công, các khoản
khác phải trả cho nhân công trực tiếp thi công; khoản mục chi ph nà thường
chiếm khoảng 20% - 30% giá trị công trình. Đối với các công trình cải tạo thì
chi phí nh n công thường chiếm tỷ trọng lớn hơn.
Khoản mục này bao gồm; tiền ương ch nh của công nhân trực tiếp tham
gia xây dựng công trình; tiền ương ch nh của công nhân vận chuyển vật liệu
thi công, công nhân làm nhiệm vụ bảo ưỡng bê tông, công nhân dọn dẹp vật
liệu trên công trường, công nhân ghép cốt pha,…Tiền ương ch nh của công