Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ thu chi tại trung tâm phát triển phần mềm đại học đà nẵng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LÊ THỊ GIAO TUYỀN

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT
NỘI BỘ THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN
PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số : 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

N

n

n

o

TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Đà Nẵn - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tá

ả luận văn

Lê T ị G o Tuyền


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ...................................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài ...................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................... 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu .................................................................... 3
5. Bố cục đề tài ....................................................................................... 3
6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu ........................................................ 4
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CÁC KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU .........7
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KSNB TRONG ĐƠN VỊ ...................... 7
1.1.1. Tổng quan về kiểm soát trong quản lý .......................................... 7
1.1.2. Khái niệm về hệ thống KSNB..................................................... 17
1.1.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB ....................................... 22
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ
NGHIỆP CÓ THU ....................................................................................... 29
1.2.1. Đặc điểm hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu .................. 29
1.2.2. Phân loại đơn vị sự nghiệp có thu ............................................... 31
1.2.3. Nội dung các khoản thu, chi tại đơn vị sự nghiệp có thu ............. 32
1.2.4. Tổ chức thông tin phục vụ cho công tác kiểm soát thu, chi tại các
đơn vị sự nghiệp có thu ........................................................................ 35
1.2.5. Qui trình kiểm soát các khoản thu, chi ....................................... 37
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU

CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ
NẴNG ......................................................................................................................44


2.1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI
HỌC ĐÀ NẴNG .......................................................................................... 44
2.1.1. Quá trình hình thành và những thành tựu đạt được của Trung
Tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại học Đà Nẵng .................................... 44
2.1.2. Giới thiệu về hệ thống KSNB tại TTPTPM ................................ 48
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB THU CHI TẠI TTPTPM ............. 61
2.2.1. Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho việc KSNB .................. 61
2.2.2. KSNB các khoản thu tại đơn vị ................................................... 67
2.2.3. KSNB các khoản chi tại đơn vị .................................................. 76
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU
CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG83
2.3.1. Ưu điểm...................................................................................... 83
2.3.2. Hạn chế....................................................................................... 84
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB THU
CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM – ĐẠI HỌC ĐÀ
NẴNG ......................................................................................................................89
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB THU CHI
TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ......................................... 89
3.2. GIẢI PHÁP CỤ THỂ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB
THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ........................ 89
3.2.1. Hoàn thiện thông tin phục vụ KSNB đối với các khoản thu, chi . 90
3.2.2. Hoàn thiện công tác KSNB đối với các khoản thu ..................... 96
3.2.3. Hoàn thiện công tác KSNB đối với các khoản chi .................... 103
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản s o)
PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

BCKT
BCQT
BCTC
CTKT
ĐHĐN
DT
GĐ
GD&ĐT
HT
HTKSNB
HTKT
HSSV
KS
KSNB
KT
KTNB
NS
NSNN
PL
TT
TTPTPM
TSCĐ
XDCB
UBND

Báo cáo kế toán

Báo cáo quyết toán
Báo cáo tài chính
Chứng từ kế toán
Đại học Đà Nẵng
Dự toán
Giám đốc
Giáo dục và Đào tạo
Hạch toán
Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kế toán
Học sinh, sinh viên
Kiểm soát
Kiểm soát nội bộ
Kế Toán
Kiểm toán nội bộ
Ngân sách
Ngân sách Nhà nước
Pháp luật
Trung tâm
Trung tâm Phát triển Phần mềm
Tài sản cố định
Xây dựng cơ bản
Ủy Ban Nhân Dân


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu

Tên bảng

bảng
Bảng 2.1
Bảng 2.2
Bảng 2.3
Bảng 2.4
Bảng 2.5

Đội ngũ cán bộ của Trung tâm Phát Triển Phần Mềm –
ĐHĐN
Hoạt động thu, chi của Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm
– ĐHĐN từ năm 2010 - 2012
Nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên trong bộ máy kế
toán tại TTPTPM
Định mức thu HP trung cấp CQ, LPTS, LPTX đối với
sinh viên được đào tạo tại TTPTPM
Báo cáo chi tiết thu học phí, lệ phí trong năm của
TTPTPM

Trang
45
46
56
73
73

Bảng 2.6

Mục lục áp dụng cho những khoản chi tại TTPTPM

76

Bảng 3.1

Bảng theo dõi kinh phí hợp đồng phần mềm năm 2011

102

Bảng 3.2

Định mức chi phí sử dụng điện thoại tại TTPTPM

107


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ

Tên sơ đồ

Trang

Sơ đồ 2.1

Cơ cấu tổ chức tại TTPTPM

49

Sơ đồ 2.2

Bộ máy kế toán của TTPTPM

55

Sơ đồ 2.3

Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính

59

Sơ đồ 2.4

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại TTPTPM

61

Sơ đồ 2.5

Lập và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt TTPTPM

63

Sơ đồ 2.6

Trình tự luân chuyển chứng từ tại TTPTPM

64

Sơ đồ 2.7

Qui trình thu học phí tại TTPTPM

67

Sơ đồ 2.8

Quy trình kiểm soát chi hàng hóa, dịch vụ

81

Sơ đồ 3.1

Kiểm soát việc lập và luân chuyển chứng từ chi tiền
mặt tại TTPTPM

93

Sơ đồ 3.2

Quy trình thu học phí mới tại TTPTPM

98


1

MỞ ĐẦU
1 Tín

ấp t ết ủ đề tà

Một trong những giải pháp quan trọng trong quản lý đó là xây dựng cho
được hệ thống KSNB có hiệu quả. Với vai trò quan trọng là đảm bảo cho hoạt
động tài chính kế toán của đơn vị rõ ràng, chính xác, hệ thống KSNB không
những giúp cho đơn vị kiểm soát được các hoạt động kinh tế mà còn đưa ra
các biện pháp ngăn chặn các rủi ro trong kinh doanh nhằm thực hiện hiểu quả
mục tiêu đặt ra ở đơn vị.
Kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong một tổ chức nhằm
đạt được các mục tiêu về: Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, bao gồm cả
việc bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích.
Báo cáo tài chính đáng tin cậy. Tuân thủ luật pháp và các quy định…
Thiết lập và không ngừng hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong quá trình
quản lý và điều hành hoạt động là yếu tố không thể thiếu ở bất kỳ một đơn vị
nào.Tuy nhiên trong các đơn vị thuộc khu vực công hiện nay, khái niệm kiểm
soát nội bộ còn rất mới mẻ, các nhà quản lý thường dựa trên những hiểu biết
cá nhân để quản lý và điều hành chứ không dựa trên những cái nhìn tổng quát
và có hệ thống để quản lý công tác kiểm soát. Trong công tác quản lý tài
chính tại các đơn vị sự nghiệp cần phải theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách
nhiệm, cần phải được kiểm soát chặt chẽ các khoản thu, chi nhằm đảm bảo
hoạt động có hiệu quả, sử dụng tốt các nguồn lực sẵn có nhằm đạt được mục
tiêu đề ra. Ngoài ra, việc thiếu một kỹ năng phân tích từ mục tiêu, rủi ro đến
các hoạt động kiểm soát sẽ dẫn đến tổn hao nguồn lực vào những thủ tục kiểm
soát không cần thiết trong khi lại bỏ sót những rủi ro quan trọng.
KSNB đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các doanh
nghiệp và tổ chức. KSNB giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn
các nguồn lực kinh tế của cơ quan mình như con người, tài sản, nguồn


2

vốn,…góp phần hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động của
mình đồng thời giúp tổ chức xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc
phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển đi lên của tổ chức.
Hiện nay, do qui mô Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại Học Đà Nẵng
ngày càng mở rộng, các hoạt động thu, chi tài chính diễn ra nhiều hơn và nhu cầu
tự chủ về các hoạt động thu, chi tài chính cao hơn, nhưng việc kiểm soát nội bộ
đối với các khoản thu, chi tại Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại Học Đà
Nẵng chưa được quan tâm đúng mức nên không thể tránh khỏi những rủi ro, sai
sót nhất định trong quá trình quản lý tài chính, thông tin kế toán cũng chưa thể đáp
ứng được yêu cầu của quản lý như: tính kịp thời, tính chính xác...
Qua nghiên cứu lý luận về hệ thống KSNB đồng thời tổng kết hoạt động
KSNB tại Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm - Đại Học Đà Nẵng, tôi chọn đề
tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ thu chi tại Trung Tâm Phát Triển
Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng” cho Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Kế toán.
2 Mụ tiêu n

ên ứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích, đánh giá thực trạng công tác
KSNB tại Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm, từ đó đề xuất phương hướng và
một số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường KSNB thu, chi tại Trung Tâm Phát
Triển Phần Mềm – Đại học Đà Nẵng.
3 Đố t ợn và p ạm v n

ên ứu

Về đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác kiểm
soát nội bộ thu chi tại Trung tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại Học Đà Nẵng.
Về phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu được giới hạn ở công tác
kiểm soát các khoản thu chi chủ yếu ở Trung Tâm bao gồm:

- Các khoản thu: Thu học phí Trung cấp chuyên nghiệp hệ chính quy, thu
học phí các lớp chứng chỉ, thu kinh phí quản lý từ các chi nhánh, thu học phí
đại học liên thông, thu từ gia công phần mềm, thiết kế web,thu khác…..


3

- Các khoản chi: Chi thanh toán cá nhân, chi mua hàng hóa, dịch vụ, chi
đầu tư phát triển, chi sự nghiệp khác.
4. P

ơn p áp n

ên ứu

Để thực hiện việc nghiên cứu, luận văn đã dựa trên cơ sở phương pháp
luận duy vật biện chứng và sử dụng các phương pháp cụ thể: thu thập thông
tin về công tác kiểm soát thu chi tại Trung tâm bằng các phương pháp quan
sát, phỏng vấn, thu thập tài liệu sau đó tiến hành tổng hợp, phân tích để từ đó
làm rõ vấn đề cần nghiên cứu.
*Ýn

ĩ

o

và t ự t ễn ủ đề tà

Luận văn “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ thu chi ở Trung Tâm
Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng ” đã:

- Góp phần làm rõ nội dung cơ bản về công tác kiểm soát thu chi ở các
đơn vị sự nghiệp làm cơ sở cho việc phân tích công tác kiểm soát thu chi ở
Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng.
- Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát thu, chi ở Trung
Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng luận văn cũng đã nêu được thực
tế về công tác kiểm soát các khoản thu và các khoản chi thường xuyên ở
Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng, những mặt đã đạt được
và những vấn đề còn tồn tại của công tác kiểm soát thu, chi tại đơn vị.
- Và từ những vấn đề đặt ra, đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường
công tác kiểm soát hoạt động thu, chi tại đơn vị nhằm giảm thiểu những sai sót,
gian lận góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính nói riêng và sự phát triển
của Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại Học Đà Nẵng nói chung.
5. Bố ụ đề tà
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, đề tài
được kết cấu thành 3 chương:


4

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CÁC KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU
CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB THU
CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG.
6 Tổn qu n về tà l ệu n

ên ứu

Một số tác giả đã nghiên cứu về công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu,

chi tại các đơn vị sự nghiệp có thu, trong đó chủ yếu nghiên cứu về các đơn vị
sự nghiệp giáo dục đào tạo như :
Luận văn Thạc sĩ của Tác giả Mai Thị Lợi (năm 2008) trong luận văn
“Tăng cường kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách Nhà nước tại Trường Cao
đẳng công nghệ - Đại học Đà nẵng ”
Luận văn đã đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ thu
chi ngân sách tại Trường Cao đẳng Công nghệ như: Xây dựng quy chế chi tiêu nội
bộ của Trường; Xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ phần thu NSNN do Nhà nước
cấp; Xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ chi NSNN do cấp trên cấp; Kiểm soát chi
nghiên cứu khoa học do Nhà nước cấp kinh phí; Kiểm soát thu ngân sách nội bộ
của Trường; Kiểm soát chi ngân sách theo quy định của Đại học Đà Nẵng và
Trường Cao đẳng Công nghệ; Giải pháp tăng cường kiểm soát thu, chi trong môi
trường máy tính của Trường. Những đề xuất này Tác giả tập trung chuyên sâu vào
kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách Nhà nước.
Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Thị Thu Hà (Năm 2010) về đề tài
“Tăng cường kiểm soát thu chi tại Công ty Quản lý hội chợ triển lãm và các
chợ Đà Nẵng”
Luận văn đã chỉ ra được những mặt hạn chế như: công ty chưa có bộ
phận kiểm soát nội bộ, chưa xác định các rủi ro có thể xảy ra đối với công tác


5

thu chi; Các báo cáo kế toán chưa thể hiện được vai trò phân tích chi phí, đôn
đốc thu hồi công nợ thực hiện chưa chặt chẽ. Đồng thời đưa ra các giải pháp
nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện công tác lập dự toán, công
tác kiểm tra đánh giá thực hiện so với dự toán, nâng cao chất lượng hệ thống
thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát và các thủ tục kiểm soát.
Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Thị Anh Nga ( Năm 2011) về đề tài:
“ Tăng cường kiểm soát nội bộ thu chi tại trường Đại Học Phạm Văn Đồng”

Luận văn đã nêu ra được những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát
nội bộ thu chi tại trường chẳng hạn như hoàn thiện môi trường kiểm soát,
kiểm soát phần thu, phần chi do ngân sách Nhà nước cấp, phần thu nội bộ của
trường...đặc biệt là xây dựng được quy chế kiểm soát nội bộ,...
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Nguyễn Hữu Tấn về đề tài “Kiểm soát thu
chi ở Đài phát Thanh truyền hình cấp tỉnh – trường hợp đài phát thanh truyền
hình tỉnh Quảng Nam” (Năm 2010), nghiên cứu về đơn vị sự nghiệp truyền
hình.
Với các giải pháp nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm soát, nâng cao chất
lượng hệ thống thông tin kế toán và phân tích phục vụ kiểm soát thu, chi ....
Những giải pháp được đề xuất dựa trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề lý luận
cơ bản và thực trạng hoạt động kiểm soát thu, chi tại Đài QRT.
Tác giả Hoàng Thị Mỹ Bình (năm 2008) trong luận văn “Tăng cường
công tác kiểm soát hoạt động thu, chi ngân sách Nhà nước tại Quận Liên
Chiểu thành phố Đà Nẵng”
Luận văn này đã phân tích, đánh giá về hoạt động kiểm soát thu, chi
ngân sách và đề xuất những biện pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát
hoạt động thu, chi ngân sách Nhà nước Quận Liên Chiểu.
Tác giả Hoàng Trung Kiên (năm 2008) trong luận văn“Tăng cường kiểm soát
nội bộ đối với các hoạt động thu-chi tại các đơn vị thành viên thuộc Đại học Huế”


6

Luận văn đã phân tích đánh giá về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với
các hoạt động thu, chi tại các đơn vị thành viên thuộc Đại học Huế và đề xuất
những biện pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động
thu, chi. Những đề xuất này mang tính chất chung cho tất cả các loại hình đơn
vị là các Trường Đại học.
Trung tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại học Đà Nẵng là một đơn vị trực

thuộc Đại Học Đà Nẵng, tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên
không có nguồn NSNN cấp. Trung Tâm ngày càng mở rộng qui mô, mạng
lưới chi nhánh rộng khắp và các hình thức thu, chi ngày càng phức tạp và đa
dạng hơn. Không chỉ đơn giản là thu học phí, bên cạnh đó Trung Tâm Phát
Triển Phần Mềm – Đại Học Đà Nẵng còn có các hình thức thu như: thu các
chi nhánh, thu tiền các hợp đồng phần mềm, thu chứng chỉ, thu đại học liên
kết,… và các khoản chi tại Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại Học Đà
Nẵng. Vì vậy, việc kiểm soát các khoản thu, chi tại Trung Tâm Phát Triển
Phần Mềm khá phức tạp, nhưng chưa có đề tài nghiên cứu về vấn đề này.
Luận văn tập trung nghiên cứu việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ
thu, chi tại Trung tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại Học Đà Nẵng. Tác giả đã
nghiên cứu sâu nội dung kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi tại đơn vị như
thu học phí, chi thanh toán cá nhân, chi mua hàng hoá dịch vụ... Đồng thời
luận văn còn đưa ra đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm
soát hoạt động thu, chi tại đơn vị nhằm giảm thiểu những sai sót, gian lận góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính, qua đó giúp cho công tác kiểm
soát các khoản thu, chi được hoàn thiện hơn.


7

CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC
KHOẢN THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KSNB TRONG ĐƠN VỊ
1 1 1 Tổn qu n về

ểm soát tron quản lý

a. Khái niệm về kiểm tra, kiểm soát

Kiểm tra là việc soát xét để đánh giá, phân loại, điều chỉnh các mục
tiêu, định hướng.
Kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng các
hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch. Kiểm soát là những phương
pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót,
khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính
sách và quy trình được thiết lập. [15, tr 20]
Kiểm soát trong quản lý là việc thực hiện đối chiếu kết quả đạt được
với những quy phạm, quy định chung với kế hoạch để từ đó đánh giá, điều
chỉnh làm cho quá trình tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý có
hiệu quả, hiệu lực hơn nhằm đạt mục tiêu định trước.
Kiểm tra, kiểm soát là chức năng cơ bản của quản lý, nó hòa vào tất cả
các giai đoạn của quá trình quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm tra,
quản lý thay đổi thì kiểm tra cũng thay đổi theo. Cụ thể như sau:
- Giai đoạn lập kế hoạch: Kiểm tra hướng vào việc xem xét tính khả thi
của dự án có phù hợp với nguồn lực sẵn có hay không, nếu không phù hợp sẽ
xây dựng một kế hoạch khác.
- Giai đoạn tổ chức thực hiện: Kiểm tra khả năng và sự phù hợp của các bộ
phận có liên quan ở giai đoạn này cũng có thể xây dựng lại một kế hoạch mới.


8

- Giai đoạn chỉ đạo thực hiện: Kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận có
theo kế hoạch đặt ra hay không.
b. Bản chất và vai trò của kiểm soát trong quản lý
Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác động có tổ chức,
có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có
hiệu quả nhất các nguồn lực đã xác định để đạt mục tiêu đã đề ra. Chủ thể
quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo

các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, điều
hành đơn vị. Đối tượng quản lý chính là con người và sự vật, hiện tượng diễn
ra trong đơn vị. Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác nhau do đó trong
quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề phức tạp ở mức độ khác nhau.
Mục tiêu quản lý của đơn vị là sau một quá trình quản lý có thể đo lường và
lượng hóa được kết quả mà đơn vị phải hướng tới trong một thời gian nhất
định.
Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu định hướng và
khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định. Ở mỗi khâu, chức năng kiểm
soát luôn được đề cao bởi nó cho biết mức độ sát thực của quản lý. Để đạt
được kế hoạch đã đề ra, khâu tổ chức thực hiện cần phải được coi trọng trong
toàn bộ quá trình quản lý. Tổ chức thực hiện ở đây bao gồm: từ việc áp dụng
những chủ trương, trình tự đã được định hướng tới việc sử dụng hiệu quả
những nguồn lực đã có. Trong khâu này người quản lý phải vận dụng các kỹ
năng điều hành của mình để quản lý, chỉ đạo phối hợp các bộ phận. Kết quả
hoàn thành được báo cáo và so sánh với các mục tiêu đã đặt ra trong kế
hoạch. Từ kết quả này, người quản lý có thể kiểm tra, đánh giá và điều hành
các hoạt động một cách phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề ra một cách tốt nhất.
Ở khâu định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu đồng
thời kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu đó, xây dựng các


9

chương trình, kế hoạch … Sau khi các chương trình kế hoạch đã được kiểm
soát thì có thể đưa ra các quyết định cụ thể để thực hiện.
Ở khâu tổ chức thực hiện những hướng đã định cần kết hợp các nguồn lực
theo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến và kết quả
của các quá trình để điều hòa các mối quan hệ, điều chỉnh các mục tiêu nhằm
đạt kết quả tối ưu.

Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động để đảm bảo
rằng các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm
3 bước khác nhau: đo lường thành quả lao động, so sánh thành quả thực tế với
một chuẩn mực nào đó và có hành động để chỉnh sửa các sai lệch hoặc các
chuẩn mực không phù hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng
mọi hoạt động được hoàn tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được
mục tiêu của tổ chức.
Theo định nghĩa này, kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một khâu
của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá
trình quản lý. Vì vậy có thể hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý. Tuy
nhiên, chức năng này cũng thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế
và cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa cũng
như những điều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch
sử cụ thể.
Trong một chu trình quản lý của bất kỳ một tổ chức nào thì chức năng
kiểm soát luôn tồn tại và chiếm một vị trí quan trọng trong quy trình quản lý,
công việc này được thực hiện bởi một công cụ chủ yếu đó là hệ thống kiểm
soát nội bộ (Internal control system) của đơn vị. Có nhiều quan niệm và định
nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ song có thể kể đến một vài định nghĩa sau:
- Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các quy định về tổ chức quản lý,
chức năng, nhiệm vụ, phương pháp công tác mà một đơn vị phải tuân theo.


10

- Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban
giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu
quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc
tuân thủ của chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện sai
sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm

bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn (Chuẩn mực kiểm toán quốc
tế ISA 400).
- Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO ( Committee of Sponsoring
Organizations of Treadway Commiission tạm dịch là Uỷ ban của tổ chức tài
trợ) có thể được xem định nghĩa thể hiện đầy đủ nhất và chính xác nhất về
kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội
đồng quản trị, các nhà quản lý và các cá nhân khác của một tổ chức, được
thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu
sau: Báo cáo tài chính đáng tin cậy; Các luật lệ và quy định được tuân thủ;
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. [16, tr 10]
-Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of
Accountants – IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách
và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; Bảo đảm độ tin cậy
của các thông tin; Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; Bảo đảm hiệu
quả hoạt động và năng lực quản lý.[16, tr 10]
Theo đó kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ
chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để
tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện hiệu quả tất cả các mục tiêu của
đơn vị.
Kiểm soát được thực hiện ở tất cả các giai đoạn trong quá trình quản lý và
nó luôn đóng một vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình quản lý của tổ
chức đó, đó chính là việc thiết lập các mục tiêu cần đạt đến, từ đó thiết kế nên


11

những hoạt động và thủ tục để nắm bắt và điều hành hoạt động của đơn vị
nhằm thực hiện mục tiêu đã định.
Mỗi tổ chức có những đặc điểm riêng, nên trong quá trình quản lý cũng có
những phương pháp kiểm soát khác nhau, quản lý là việc lập kế hoạch và xây

dựng những mục tiêu cụ thể, tổ chức thực hiện những kế hoạch đã lập trên cơ
sở nguồn lực sẵn có của tổ chức để đạt được mục tiêu đã xác định nhằm đạt
hiệu quả cao.
Kiểm soát có mối quan hệ mật thiết với quá trình quản lý qua các giai
đoạn:
* Lập kế hoạch: Là đưa ra mục tiêu tổng thể và mục tiêu bộ phận cho hoạt
động của đơn vị. Những mục tiêu tổng thể và bộ phận này cung cấp những
luận điểm hỗ trợ và những căn cứ cho hoạt động kiểm soát. Tính hiệu quả của
kiểm soát phụ thuộc vào tính đầy đủ và hiệu quả của lập kế hoạch.
* Tổ chức thực hiện: Ở giai đoạn này là tổ chức phân chia công việc cho
nhiều bộ phận, kết hợp các bộ phận đó với nhau trong quá trình thực hiện để
đạt được mục tiêu của tổ chức. Thông qua giai đoạn này việc kiểm soát được
phân chia, uỷ quyền một cách cụ thể cho các bộ phận. Với cách nhìn nhận
này, tổ chức tạo lập tiến trình cho kiểm soát.
* Huy động nguồn lực: Bao gồm các công việc mua sắm máy móc thiết bị,
xây dựng nhà xưởng, nhân sự … quá trình này phải được kiểm soát nhằm xác
định việc cung cấp các nguồn lực là có thật.
* Điều hành hoạt động: Là việc ra chỉ thị, giám sát nhân viên, làm việc với
nhân viên, phối hợp và chỉ đạo công việc. Trong giai đoạn này phải có sự
kiểm tra, kiểm soát thường xuyên về diễn biến và kết quả thực hiện kế hoạch,
dự kiến những hành động cần thiết để đảm bảo vẫn đạt được mục tiêu đã xác
định với hiệu quả cao, ngay cả khi có những thay đổi trong quá trình thực
hiện.


12

Từ đó thấy rằng qui trình kiểm tra kiểm soát là một chức năng không thể
thiếu được trong quá trình quản lý, giúp cho người quản lý nhìn thấy những
bất cập trong đơn vị để từ đó tiến hành điều chỉnh cho phù hợp.

c. Mục tiêu và phân loại kiểm soát
c1. Mục tiêu kiểm soát
Kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý nhằm phát hiện những sai
phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra các biện pháp
ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị.
* Báo cáo tài chính đáng tin cậy
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ
quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy
các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác
và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội
dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
* Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong đơn vị phải đảm bảo các
quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị, phải được
tuân thủ đúng mức. Cụ thể:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên đến các hoạt
động của đơn vị.
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm trong mọi
hoạt động của đơn vị.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo
cáo tài chính trung thực và khách quan.
* Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự ra lãng phí trong hoạt động và


13

sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định
kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp

được thực hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng
cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý.
Khi đơn vị quan tâm đúng mức đến vấn đề hiệu quả trong hoạt động và tổ
chức xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thì cần thiết phải quan tâm đến
các mục tiêu cụ thể như sau:
Cung cấp số liệu đáng tin cậy: Ban giám đốc phải thực sự được cung cấp
những thông tin chính xác để điều hành hoạt động của đơn vị và ra quyết định
chỉ đạo tác nghiệp cụ thể đến từng bộ phận, phòng ban, cá nhân thực hiện.
Bảo vệ tài sản và sổ sách: Sự bảo vệ tài sản và sổ sách phải được hệ thống
kiểm soát nội bộ thực hiện một cách hữu hiệu và nghiêm túc.
Đẩy mạnh tính hiệu quả về mặt điều hành: Các quá trình kiểm soát trong
tổ chức có mục đích là ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nổ lực và sự
lãng phí trong mọi lĩnh vực và ngăn cản cách sử dụng kém hiệu quả các
nguồn lực của đơn vị.
Khuyến khích sự gắn bó với các chế độ đã đề ra: Ban giám đốc xây dựng
các thể thức và nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của đơn vị. Và hệ thống
kiểm soát nội bộ có trách nhiệm đảm bảo hợp lý các nguyên tắc thể thức ấy
được tuân thủ và chấp hành nghiêm túc.
Tuân thủ luật pháp: Đơn vị phải duy trì một hệ thống ghi sổ đúng đắn để
giúp soạn thảo các báo cáo tài chính đáng tin cậy, để ngăn ngừa các sai sót và
gian lận trong kế toán.
Kiểm soát là một chức năng của quản lý, giúp cho nhà lãnh đạo nhìn nhận
xem xét các hoạt động của đơn vị mình, trong quá trình quản lý có những vấn
đề gì cần phải giải quyết và từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh sao cho phù
hợp.


14

c2. Phân loại kiểm soát

Quá trình kiểm soát luôn liên hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với các mục tiêu,
khi tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thay đổi thì cách thức thực hiện
kiểm soát có thể thay đổi theo. Hoạt động kiểm soát có thể được phân thành
nhiều loại khác nhau dựa trên các tiêu thức khác nhau:
T eo qu n ệ v
tr

,

ểm soát

quá trìn

ện àn ,

oạt độn ,

ểm soát b o ồm

ểm soát

ểm soát s u:

- Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước, đó là sự dự đoán
những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình hoạt động, đề phòng rủi ro và
các khó khăn tiềm ẩn. Sự dự đoán trong các hoạt động này đòi hỏi phải là
những người thực sự có trình độ và có nhiều kinh nghiệm thực tế, chi phí cho
loại này rất lớn. Đây là hoạt động kiểm soát quan trọng nhưng chưa được phổ
biến.
- Kiểm soát hiện hành hay còn gọi là kiểm soát tác nghiệp là hoạt động

kiểm soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm vào chức năng
bảo vệ các mục tiêu đã vạch ra, ngăn ngừa phát hiện các sai lầm kiểm tra việc
thi hành các quyết định trong khi thực hiện các thao tác tác nghiệp. Nếu làm
tốt công tác kiểm soát tác nghiệp thì mức độ rủi ro trong quá trình tác nghiệp
sẽ giảm đi.
- Kiểm soát sau là loại kiểm soát được thực hiện sau quá trình thực hiện
các nghiệp vụ kinh tế là hoạt động kiểm soát thông dụng nhất hiện nay. Mặc
dù bị độ trễ về thời gian song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ
căn cứ để đánh giá, đo lường kết quả tác nghiệp. Kiểm soát sau cần được hiểu
là xem xét lại quá khứ nhưng bao giờ cũng hướng vào cải tiến những hoạt
động trong tương lai.
T eo mụ t êu ủ
n ừ ,

ểm soát p át

ểm soát ó t ể
ện,

ểm soát đ ều

r t àn
ỉn :

ểm soát n ăn


15

- Kiểm soát ngăn ngừa là kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai

phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát này thường được thực
hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày
của nhân viên theo chức năng : phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính
hợp lý, sự đầy đủ, chính xác.
- Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, rủi
ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cấp lãnh
đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế những thiệt hại có thể xảy ra.
Kiểm soát phát hiện và kiểm soát ngăn ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau
trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát, do kiểm soát phát hiện thường
được thực hiện sau khi quá trình tác nghiệp đã xảy ra và giúp cho việc các sai
phạm, gian lận được phát hiện trong khi kiểm soát phòng ngừa chưa phát
hiện được. Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự cảnh báo làm
tăng trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng
ngừa.
- Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết
cho việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện.
T eo lĩn vự quản lý,

ểm soát đ ợ

ín ( ểm soát tổ

ểm soát ế toán:

ứ ) và

t àn

ểm soát àn

- Kiểm soát hành chính (kiểm soát tổ chức) tập trung vào các thể thức
kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp,
nghiêm minh và hiệu quả.
- Kiểm soát kế toán bao gồm lập kế hoạch tổ chức và thực hiện các trình tự
cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán và
do đó phaỉ đảm bảo hợp lý rằng :
+ Các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của
quản lý


16

+ Các nghiệp vụ được ghi sổ là cần thiết để giúp chuẩn bị các báo cáo tài
chính đúng với nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận hoặc các tiêu chuẩn
có thể áp dụng cho các báo cáo này và duy trì khả năng hạch toán của tài sản.
+ Các hoạt động đều được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp, giúp cho
việc thiết lập thông tin kinh tế tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế toán
và thể hiện chính xác, toàn diện hiện trạng tài nguyên của đơn vị, hoặc đơn vị
có nhiệm vụ quản lý và phải có sự điều chỉnh khi có những chênh lệch
+ Cung cấp căn cứ đề ra quyết định xử lý các sai lệch, rủi ro có thể gặp
phải.
d. Quy trình kiểm soát
Mỗi quá trình kiểm soát gồm những công việc được thực hiện theo các
bước sau :
Bước 1: Xác định mục tiêu kiểm soát: Bước đầu tiên, cơ bản là xác định
mục tiêu cần đạt đến. Mục tiêu này có thể là tổng hợp hoặc có thể là chi tiết,
cụ thể rõ ràng. Mục tiêu kiểm soát có thể được xem như là cơ sở để thiết lập
tiêu chuẩn kiểm soát.
Bước 2: Thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát: đây là giai đoạn thiết lập và
đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá quá trình hoạt động của đơn vị, của các tổ

chức.
Bước 3: Đo lường kết quả: Là cơ sở đúng đắn để so sánh và phân tích kết
quả đã thực hiện với các tiêu chuẩn đã thiết lập, tứ dó có những hành động
cần thiết, phù hợp.
Bước 4: So sánh với các tiêu chuẩn: Các kết quả thực hiện sau khi được
đo lường ở bước 3 được dùng để so sánh với các tiêu chuẩn đã thiết lập. Qua
kết quả so sánh sẽ xác định chênh lệch tiêu chuẩn đã thiết lập với kết quả thực
hiện.


17

Bước 5: Phân tích các nguyên nhân gây ra chênh lệch và điều chỉnh: Từ
kết quả chênh lệch ở trên vừa mới thiết lập, xác định các nguyên nhân gây ra
chênh lệch, xu hướng và mức độ ảnh hưởng của những chênh lệch đó.
Bước 6: Đánh giá lại: Đây là sự liên kết giữa chu kỳ kiểm soát trước với
chu kỳ kiểm soát sau để từ đó đưa ra những hành động quản lý đúng cho chu
kỳ tiếp theo.
1.1.2 K á n ệm về ệ t ốn KSNB
a. Khái niệm
Đối với một doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh thường rất
đa dạng và phức tạp, bắt đầu bằng quá trình định hướng và tổ chức thực hiện
những hướng đã định. Trong suốt quá trình đó, việc kiểm tra, kiểm soát luôn
tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động để thực hiện và điều chỉnh mỗi hoạt
động đó. Như vậy, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng
trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội
bộ.
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế, hệ thống kiểm soát nội bộ là: “Một hệ
thống các chính sách và thủ tục nhằm các mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn
vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ

pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”.
Theo đó KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và
trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra
biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra
của đơn vị.
“Hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp,
kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong
tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra
một cách hợp lý. Có thể hiểu đơn giản, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống


18

của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có
và tránh những điều muốn tránh. Cũng trên nguyên tắc này, các hệ thống quản
lý khác nhau có chuẩn mực quốc tế như ISO, TQM, QA/QC đảm bảo sự hoạt
động hiệu quả của một tổ chức đã được xây dựng.
Hệ thống KSNB là toàn bộ các chính sách, thủ tục chịu ảnh hưởng bởi Ban
Giám Đốc, nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế
nhằm quản lý chặt chẽ và có hiệu quả các hoạt động trong phạm vi có thể.Các
thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận hay sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các
ghi chép kế toán và đảm bảo trong thời gian mong muốn lập những thông tin
tài chính tin cậy.HTKSNB vượt ra ngoài những vấn đề liên quan đến chức
năng của hệ thống kế toán.
Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)
Theo VSA 400 Hệ thống KSNB được định nghĩa như sau: “Hệ thống
KSNB là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây
dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định
để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập Báo

cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài
sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế
toán và các thủ tục kiểm soát”.
Trong đó:
Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập Báo cáo
tài chính.
Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và
hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT), Ban Giám đốc đối với
hệ thống KSNB trong đơn vị.