Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ KIỀU LINH

TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số

: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN

Đà Nẵng - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Kiều Linh


MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài .................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu................................................................................... 2
5. Đóng góp của luận văn ...................................................................................... 3
6. Bố cục đề tài ......................................................................................................... 3
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ......................................................................... 3
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ........... 8
1.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ.......................................... 8
1.1.2. Chức năng của KSNB ....................................................................... 10
1.1.3. Mục tiêu của KSNB........................................................................... 10
1.1.4. Các thành phần chủ yếu của hệ thống KSNB .................................. 11
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU
TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ............................................................................. 21
1.2.1. Nội dung cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền .......................... 21
1.2.2. Nội dung KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ................................ 24

KẾT LUẬN CHƢƠNG 1................................................................................ 34
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM
VLXD ĐÀ NẴNG .......................................................................................... 35
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD
ĐÀ NẴNG ........................................................................................................................ 35
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................... 35


2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ................... 36
2.1.3. Đặc điểm hoạt động phân phối ......................................................... 37

2.2. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
VICEM VLXD ĐÀ NẴNG .......................................................................................... 38
2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát ........................................................................ 38
2.2.2. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty .............................................. 44
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP VICEM VLXD ĐÀ NẴNG.............................. 48
2.3.1. Các quy định và chính sách liên quan đến KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty......................................................................... 48
2.3.2. Thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ
Phần Vicem VLXD Đà Nẵng ...................................................................... 51
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD
ĐÀ NẴNG ........................................................................................................................ 69
2.4.1. Những kết quả đạt đƣợc trong công tác KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền ..................................................................................................... 69
2.4.2. Những hạn chế trong công tác KSNB chu trình bán hàng và thu
tiền

......................................................................................................... 72

KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ............................................................................................. 75
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG ................................................. 76


3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM
VLXD ĐÀ NẴNG .......................................................................................................... 76

3.2. GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM VLXD ĐÀ NẴNG ..... 77
3.2.1.Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát ...................................................... 77
3.2.2.Hoàn thiện công tác kế toán phục vụ cho KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền ............................................................................................ 81
3.2.3. Hoàn thiện các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ....... 84
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 .............................................................................. 93
KẾT LUẬN .................................................................................................... 94
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO)
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Ký hiệu

Ý nghĩa

CBTT

Cán bộ thị trƣờng

GTGT

Giá trị gia tăng

HĐQT

Hội đồng quản trị

KH-TT

Kế hoạch thị trƣờng

KSNB

Kiểm soát nội bộ


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số bảng

Tên bảng

Trang

Bảng 2.1

Cơ cấu lao động của Công ty

42

Bảng 3.1

Đơn đặt hàng

82

Bảng 3.2

Hồ sơ khách hàng

85

Bảng 3.3

Đánh giá tình hình thanh toán nợ của khách

86

hàng
Bảng 3.4

Báo cáo bán hàng hàng ngày

90

Bảng 3.5

Bảng theo dõi thanh toán tiền hàng

92


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hình

Tên hình

Trang

Hình 2.1

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

39

Hình 2.2

Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

45

Hình 2.3

Quy trình bán hàng dƣới hình thức bán lẻ

53

Hình 2.4

Quy trình bán hàng qua đại lý

56

Hình 2.5

Hình 2.6

Hình 3.1

Quy trình kiểm soát xét duyệt bán chịu tại
chi nhánh
Quy trình kiểm soát quá trình giao hàng và
lập hóa đơn
Hoàn thiện quy trình kiểm soát quy trình
giao hàng và lập hóa đơn

59

62

88


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chungquyền lợi riêng của ngƣời sử dụng lao động với ngƣời lao động luôn tồn tại
song hành. Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để ngƣời lao động
không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích
chung của toàn tổ chức, của ngƣời sử dụng lao động? Làm sao quản lý đƣợc
các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dƣới
một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tƣởng cảm
tính? KSNB là những phƣơng pháp và chính sách đƣợc thiết kế để ngăn chặn
gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động nhằm đạt đƣợc
sự tuân thủ các chính sách và quy trình đƣợc thiết lập. Ngoài ra, một hệ thống
KSNB vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ƣu để xác
định sự an toàn của nguồn vốn đầu tƣ, xác định hiệu quả điều hành của Ban

quản lý doanh nghiệp cũng nhƣ kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng với chức năng chính là kinh
doanh, cung cấp xi măng khắp các tỉnh miền Trung - Tây Nguyên thông qua
hệ thống chi nhánh. Quá trình bán hàng và thu tiền diễn ra thƣờng xuyên, liên
tục nên dễ xảy ra gian lận, rủi ro. Các gian lận, sai sót trong chu trình bán
hàng và thu tiền sẽ ảnh hƣởng thay đổi doanh thu, chi phí dẫn đến làm sai
lệch kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, hệ thống KSNB nói chung
và KSNB chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng cần đƣợc tổ chức và vận
hành tốt để đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp Công ty mở
rộng kinh doanh cũng nhƣ đạt đƣợc các mục tiêu đề ra.


2

Tại Công ty đã thiết lập các thủ tục KSNB đối với chu trình bán hàng và
thu tiền. Tuy nhiên việc kiểm soát còn nhiều bất cập và hạn chế. Xuất phát từ
thực tế đó, tác giả đã chọn đề tài “Tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu
cho luận văn thạc sĩ.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Qua tìm hiểu và đánh giá thực trạng KSNB đối với chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng, nhận biết những hạn
chế và nguyên nhân hạn chế của KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại
Công ty.
Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu: hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền
tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng.

Phạm vi nghiên cứu: Hiện nay, các xí nghiệp sản xuất đƣợc phân cấp tài
chính, tự chủ trong hoạt động còn các chi nhánh kinh doanh xi măng phụ
thuộc vào Công ty, do Công ty trực tiếp kiểm soát về tài chính và kinh doanh.
Do đó, phạm vi nghiên cứu của luận văn giới hạn trong hoạt động KSNB chu
trình bán hàng và thu tiền tại các chi nhánh thuộc Công ty Cổ phần Vicem
VLXD Đà Nẵng.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phƣơng pháp cụ thể nhƣ: quan sát, thu thập tài
liệu, so sánh đối chiếu, tổng hợp, tiếp cận hồ sơ và phân tích.
Kết quả nghiên cứu còn dựa trên hồ sơ tài liệu, các cuộc phỏng vấn trực
tiếp kế toán trƣởng, kế toán viên và các bộ phận chức năng có liên quan để
khảo sát thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty.


3

5. Đóng góp của luận văn
Luận văn góp phần hệ thống hóa và làm rõ các lý luận về KSNB và cụ
thể là KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp.
Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại Công ty, luận văn
phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra
những thành tựu đã đạt đƣợc và những rủi ro có thể xảy ra. Từ đó đƣa ra biện
pháp nhằm tăng cƣờng KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty.
6. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong
doanh nghiệp
Chƣơng 2: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng
Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công ty Cổ phần Vicem VLXD Đà Nẵng
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Việc xây dựng hệ thống KSNB là nhu cầu tất yếu nhằm tăng khả năng
cạnh tranh và là công cụ không thể thiếu của mọi tổ chức. KSNB giúp các nhà
quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế nhƣ: con
ngƣời, tài sản, vốn… góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong
quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng đƣợc
một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng và phát triển
đi lên của doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, vấn đề KSNB tốt để đạt đƣợc mục
tiêu kinh doanh của doanh nghiệp rất cấp thiết và đƣợc chú trọng. Do đó đã có
rất nhiều tác giả nghiên cứu về vấn đề này. Trong quá trình thực hiện luận


4

văn, tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu cùng chủ đề KSNB
chu trình bán hàng và thu tiền. Cụ thể:
Đề tài của tác giả Đăng Thị Cẩm Hà (2012) “Tăng cường kiểm soát nội
bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty TNHH MTV Cấp nước Đà
Nẵng”– Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.
Đặc điểm doanh thu và tiền thu bán hàng của Công ty TNHH MTV Cấp
nƣớc Đà Nẵng là số lƣợng khách hàng lớn và đa dạng, từ khách hàng cá nhân
đến khách hàng doanh nghiệp, tổ chức nên việc KSNB có nhiều tồn tại cần
khắc phục nhƣ: Chƣa có bộ phận độc lập nào kiểm tra, kiểm soát doanh thu
và tiền thu bán hàng; Ít coi trọng công tác kiểm soát hợp đồng cung cấp và
tiêu thụ nƣớc làm ảnh hƣởng đến doanh thu trong kỳ; Việc ghi chỉ số đồng hồ
nƣớc chƣa đƣợc kiểm tra dễ xảy ra sai sót, gian lận nhƣ thƣờng xảy ra tình
trạng nhân viên biên đọc ghi sai chỉ số đồng hồ nƣớc rồi tháng sau mới phát
hiện ra và điều chỉnh; Hóa đơn thu tiền nƣớc không có dấu và chữ ký ngƣời

kiểm tra; Việc kiểm soát tiền thu từ đội ngũ nhân viên thu ngân trực tiếp đi
thu tại nhà khách hàng chƣa chặt chẽ dẫn đến bị lợi dụng chiếm dụng vốn; Tổ
chức kế toán tại các chi nhánh cấp nƣớc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Tác giả đã đƣa ra một số biện pháp nhằm tăng cƣờng KSNB về doanh
thu và tiền thu bán hàng nhƣ: Chứng từ hóa đơn tiền nƣớc phải có đủ chữ ký
của các bên liên quan nhân viên thu ngân, ngƣời kiểm soát…; Hóa đơn tiền
nƣớc cần đánh số liên tục trùng với số thứ tự ghi chỉ số đồng hồ nƣớc trong sổ
theo dõi chỉ số đồng hồ nƣớc để kiểm tra, kiểm soát dễ dàng hơn; Nhân viên
thu ngân phải ký vào hóa đơn tiền nƣớc trƣớc khi giao khách hàng, cần có chế
độ khen thƣởng, kỷ luật rõ ràng đối với nhân viên thu ngân, nên có sự luân
chuyển nhân viên trong tổ phát hành hóa đơn, công nợ để tránh tình trạng câu
kết chiếm dụng tiền quỹ dử dụng dài ngày; Tăng cƣờng công tác quyết toán
hóa đơn; Tăng cƣờng kiểm soát công tác quản lý nợ…


5

Đề tài của tác giả Lê Thị Thanh Huyền (2012) “Hoàn thiện kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty CP Gạch men Cosevco” –
Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.
Công ty CP Gạch men Cosevco sản xuất và kinh doanh sản phẩm chính
là gạch lát, gạch ốp. Luận văn đã trình bày khá rõ thực trạng KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền tại Công ty. Trên cơ sở thực tế tại Công ty, tác giả đã nêu
ƣu nhƣợc điểm của công tác KSNB hoạt động bán hàng và thu tiền.
Từ đó tác giả đã đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty: Việc lập kế hoạch tiêu thụ phải có sự tham gia
của bộ phận chuyên môn nghiên cứu thị trƣờng; Mở rộng đối tƣợng áp dụng
chính sách tín dụng, chiết khấu không chỉ cho đại lý, khách hàng quen mà cần
nhắm tới khách hàng mới; Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn để khách
hàng có thể đặt hàng chính xác; Kiểm tra đột xuất quỹ tiền mặt bởi ngƣời thứ

ba độc lập với kế toán và thủ quỹ; Việc lập và duyệt hợp đồng nên tách rời
nhau; Quy định chế độ báo cáo định kỳ hằng ngày, hằng tuần về hoạt động
bán hàng thu tiền của chi nhánh về Công ty, trên cơ sở đó kế toán Công ty
kiểm tra doanh thu bán với lƣợng tiền chuyển về tài khoản Công ty có phù
hợp không; Cần quy định xử phạt trƣờng hợp chiếm dụng tiền tạm thời của
Công ty…
Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Bích Ngọc (2012) “Tăng cường kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Thép Đà Nẵng”–
Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.
Luận văn đã nghiên cứu về thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu
tiền với đặc điểm đặc thù của ngành sản xuất và kinh doanh phôi thép, thép
xây dựng và thép phế liệu. Do hình thức bán hàng tại Công ty chủ yếu là bán
hàng trả chậm nên các thủ tục KSNB chú trọng kiểm soát ba nội dung: hoạt
động bán hàng, nợ phải thu và thu tiền bán hàng. Luận văn đã trình bày rõ


6

quy trình và thủ tục kiểm soát tƣơng ứng trong từng giai đoạn của chu trình
bán hàng và thu tiền tại Công ty. Qua nghiên cứu thực trạng tại Công ty, tác
giả đã tìm ra những mặt đạt đƣợc và hạn chế trong công tác KSNB.
Một số biện pháp giúp hoàn thiện thủ tục KSNB đƣợc đƣa ra nhƣ: Quy
định rõ ràng việc tiếp nhận, xử lý và trả lời khách hàng chỉ do một bộ phận
chịu trách nhiệm, đồng thời nên xây dựng một mẫu đơn đặt hàng thống nhất
của Công ty; Xây dựng một bộ phận độc lập kiểm tra tình hình tài chính
khách hàng giúp công tác xét duyệt hiệu quả hơn; Định kỳ bộ phận theo dõi
nợ phải thu lập bảng phân tích tình hình nợ phải thu theo tuổi nợ, tỷ trọng nợ
để có biện pháp thu nợ đối với từng khách hàng…
Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Bích Trâm (2013)“Tăng cường kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Petec Bình Định”– Luận

văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.
Với đặc điểm của công ty là công tác kế toán đƣợc tổ chức theo mô hình
kế toán tập trung, phƣơng thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ đối
với ngành hàng xăng dầu và xi măng đã làm phát sinh nhiều rủi ro trong việc
bán hàng và thu tiền. Tác giả đã phát hiện đƣợc hạn chế về môi trƣờng kiểm
soát nhƣ hoạt động của ban kiểm soát mang nặng tính hình thức, các kế hoạch
xây dựng chƣa chính xác…; hạn chế về thủ tục kiểm soát nhƣ: phần lớn đi sâu
mảng kế toán, việc tiếp nhận đơn đặt hàng chƣa thống nhất, kiểm soát ghi
nhận doanh thu chƣa thƣờng xuyên, kịp thời… Từ đó đƣa ra các giải pháp
nhằm phát huy hiệu quả của hệ thống KSNB của công ty.
Các luận văn trên đều đã nghiên cứu chuyên sâu về KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền của từng doanh nghiệp với những đặc thù riêng của từng
ngành. Các tác giả đã tìm hiểu các đặc điểm của Công ty và nhận diện đƣợc
các thiếu sót cần điều chỉnh, khắc phục. Từ đó đƣa ra các biện pháp giúp tăng
cƣờng hiệu quả KSNB hơn nữa. Nhƣ vậy, kế thừa những nghiên cứu của các


7

tác giả trƣớc đó, tác giả đã tập hợp và hệ thống hóa những nội dung cơ bản về
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Kết hợp với việc tìm hiểu thực trạng
KSNB tại Công ty CP Vicem VLXD Đà Nẵng, luận văn đƣa ra các giải pháp
góp phần tăng cƣờng công tác kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro, gian lận sai
sót có thể xảy ra.


8

CHƢƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm về KSNB
Sự quan tâm của các cơ quan quản lý nhà nƣớc, các nhà đầu tƣ, ngân
hàng, các giám đốc điều hành, các kế toán và kiểm toán viên… đến vấn đề
KSNB của doanh nghiệp rất lớn. Thực tế trên đã tạo ra rất nhiều định nghĩa,
quan điểm khác nhau về KSNB cũng nhƣ cách thức đánh giá thế nào là một
hệ thống KSNB hữu hiệu giữa các cơ quan quản lý nhà nƣớc, các hội nghề
nghiệp, giới doanh nhân và học giả.
* Theo COSO (Committee of Sponsoring Organizations) - Ủy ban thuộc
Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính:
“KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản lý, hội đồng quản trị
và các nhân viên của đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động;
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính;
- Sự tuân thủ pháp luật và các qui định.”
KSNB là một quá trình. Các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra qua quá
trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. KSNB có mặt trong tất cả các hoạt
động, các bộ phận, gắn chặt với quá trình hoạt động của tổ chức.
KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi Hội đồng quản trị, Ban giám đốc,
nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Chính con ngƣời sẽ vạch ra mục
tiêu, đƣa ra biện pháp kiểm soát và vận hành hệ thống KSNB.


9

Chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vƣợt quá lợi ích mà nó mang
lại từ quá trình kiểm soát đó. Vì các hạn chế tiềm tàng của KSNB nên KSNB

chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức
chứ không thể đảm bảo tuyệt đối. [8, tr.2]
Báo cáo COSO ra đời nhằm đƣa ra một định nghĩa, một cách hiểu chung
đƣợc chấp nhận rộng rãi về KSNB và cũng nhằm hỗ trợ các nhà quản lý
doanh nghiệp thực hiện kiểm soát tốt hơn doanh nghiệp của mình.
* Theo IAFC (International Federation of Accountant) - Liên đoàn kế
toán quốc tế:
Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục đƣợc thiết lập
nhằm thực hiện các mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; đảm bảo độ tin
cậy của các thông tin; đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo
hiệu quả hoạt động. [9, tr.85]
* Theo AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ:
KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phƣơng pháp phối
hợp và đo lƣờng đƣợc thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài
sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng
cƣờng tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính
sách quản lý lâu dài.
* Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400:
Hệ thống KSNB là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc
kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật
và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai
sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử
dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. [1]


10

1.1.2. Chức năng của KSNB
KSNB chủ yếu do nhà quản lý đơn vị xây dựng nhằm tự kiểm tra, soát
xét các hoạt động của đơn vị. Hệ thống KSNB của đơn vị cần thực hiện các

chức năng sau [9, tr.57]:
- Điều khiển và quản lý hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả.
- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định, chế độ quản lý đƣợc
thực hiện đúng thể thức và có sự giám sát hiệu quả việc thực hiện các chế độ
và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời các rắc rối trong hoạt động, kinh doanh để hoạch
định và thực hiện các biện pháp đối phó, phòng ngừa hoặc hạn chế thiệt hại.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong việc sử dụng các
nguồn lực.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ
và hoạt động.
- Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ, tuân theo các yêu cầu và chế
định của pháp luật có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.3. Mục tiêu của KSNB
KSNB là hoạt động thƣờng xảy ra trong đơn vị, đƣợc thiết lập nhằm
kiểm tra, soát xét các hoạt động của đơn vị nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung đã
đặt ra của đơn vị:
 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn
cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Vì vậy
các thông tin cung cấp cần phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính
xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ khách quan các
nội dung kinh tế chủ yếu của mọi hoạt động.


11

 Bảo đảm việc tuân thủ pháp luật và quy định
Hệ thống KSNB đƣợc thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các

quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp phải đƣợc tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống KSNB cần:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các
hoạt động của doanh nghiệp.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng nhƣ xử lý các sai phạm và gian
lận.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán và đầy đủ, chính xác và việc lập báo cáo
tài chính trung thực, khách quan.
 Bảo đảm sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị đƣợc thiết kế nhằm ngăn ngừa
sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động
và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực. [9, tr.86]
Nhƣ vậy, có những mục tiêu xuất phát từ hoạt động kinh doanh của đơn
vị và có những mục tiêu xuất phát từ bên ngoài. Những mục tiêu bắt buộc từ
bên ngoài đƣợc thiết lập theo yêu cầu của pháp luật và các quy định, thƣờng
là mục tiêu tuân thủ hay bảo đảm thông tin tài chính đáng tin cậy. Ngƣợc lại,
mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động dựa nhiều vào sự ƣu tiên, sự
xét đoán và phong cách điều hành của nhà quản lý. Nhiệm vụ của nhà quản lý
đơn vị là phải xây dựng đƣợc hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa các
mục tiêu nói trên.
1.1.4. Các thành phần chủ yếu của hệ thống KSNB
Tủy vào loại hình hoạt động, qui mô và mục tiêu của từng doanh nghiệp
mà hệ thống KSNB đƣợc thiết kế và xây dựng khác nhau cho từng trƣờng hợp
cụ thể. Hệ thống KSNB gồm có năm yếu tố chính: môi trƣờng kiểm soát,
đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.


12

a. Môi trường kiểm soát

Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý
thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ
phận khác của KSNB. Các nhân tố thuộc môi trƣờng kiểm soát chủ yếu liên
quan đến quan điểm, nhận thức, thái độ, hành động của ngƣời quản lý trong
đơn vị. Các nhân tố thuộc về môi trƣờng kiểm soát bao gồm [4], [7], [8], [9]:
 Tính chính trực và giá trị đạo đức
Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trƣớc tiên phụ thuộc vào tính chính trực
và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của nhà quản lý, giám sát. Các nhà quản
lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị, cần phải
làm gƣơng cho cấp dƣới về việc tuân thủ các chuẩn mực và phổ biến các quy
định, chính sách đến mọi thành viên bằng cách thức thích hợp. Ngoài ra để
nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức, đơn vị phải loại
trừ hoặc giảm thiểu sức ép hay các điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có
hành vi thiếu trung thực.
 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của ngƣời quản lý;
phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ của họ khi
điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có
thể ảnh hƣởng lớn đến môi trƣờng kiểm soát và tác động đến việc thực hiện
các mục tiêu của đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo
cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vƣợt mức kế hoạch.
Do đó các nhân viên có động cơ dùng nhiều biện pháp để đạt đƣợc hoặc thậm
chí vƣợt kế hoạch, thu đƣợc nhiều lợi nhuận nhất nhằm đáp ứng yêu cầu của
nhà quản lý mà không quan tâm nhiều đến các rủi ro. Một số nhà quản lý
khác lại rất bảo thủ và thận trọng với rủi ro. Điều này khiến cho các nhân viên
có áp lực tuân thủ nghiêm ngặt các biện pháp kiểm soát đã đƣợc đề ra. Sự


13

khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hƣởng lớn
đến môi trƣờng kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của
đơn vị.
 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức đƣợc xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần
tạo ra môi trƣờng kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống
xuyên suốt từ trên xuống dƣới trong việc ban hành các quyết định, triển khai
các quyết định đó cũng nhƣ kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định
đó trong toàn bộ doanh nghiệp. Khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác
định rõ, đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống, mối
quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực, trách nhiệm rõ ràng.
Nhƣ vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các
nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập đƣợc sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận.
- Thực hiện đƣợc sự phân chia, tách bạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ,
ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tƣơng đối giữa các bộ phận nhằm đạt đƣợc hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
 Chính sách nhân sự và quá trình thực hiện
Khía cạnh quan trọng nhất của KSNB là nhân sự. Chính sách nhân sự
bao gồm toàn bộ các phƣơng pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị
đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thƣởng và kỷ luật
các nhân viên. Chính sách nhân sự ảnh hƣởng trực tiếp đến hành vi của nhân
viên và môi trƣờng kiểm soát thông qua yêu cầu đối với tính chính trực, hành
vi đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên. Nếu những


14

nhân viên có năng lực và trung thực, nhiều nội dung kiểm soát có thể không
cần thực hiện mà vẫn đảm bảo đƣợc các mục tiêu đề ra của KSNB. Bên cạnh
đó ngay cả khi doanh nghiệp có thiết kế và vận hành nhiều chính sách và thủ
tục kiểm soát chặt chẽ nhƣng với những nhân viên thiếu trung thực và kém
năng lực thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả. Vì thế, việc đào
tạo, bố trí nhân viên phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo
đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp.
 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán
Nhiều nƣớc trên thế giới, yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết trên
Thị trƣờng chứng khoán cần thành lập Ủy ban kiểm toán. Ủy ban này không
tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò trong việc thực hiện các mục
tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, đảm
bảo sự độc lập của Kiểm toán nội bộ với các bộ phân quản lý trong doanh
nghiệp… Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 2005 quy định một số loại hình
công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai
trò nhƣ Ủy ban kiểm toán.
 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
Phân định quyền hạn và trách nhiệm đƣợc xem là phần mở rộng của cơ
cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ hiểu rằng họ có những nhiệm vụ gì và
hành vi của họ sẽ ảnh hƣởng đến tổ chức nhƣ thế nào. Do đó, đơn vị cần thể
chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận
và từng nhân viên trong đơn vị.
 Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch bao gồm các kế hoạch sản xuất, kinh doanh; kế hoạch
tiêu thụ; kế hoạch thu chi tiền; kế hoạch khai thác, đầu tƣ; kế hoạch tài
chính… Kế hoạch là mục tiêu cần đạt đƣợc, là cơ sở để phấn đấu, cố gắng, là

15

căn cứ để so sánh, đánh giá và đƣa ra các quyết định, là một biện pháp kiểm
soát giúp cho đơn vị hoạt động đúng hƣớng và có hiệu quả. Vì vậy, nhà quản
lý cần thƣờng xuyên quan tâm, xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi
những nhân tố ảnh hƣởng đến kế hoạch nhằm phát hiện những vấn đề bất
thƣờng và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
b. Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó
có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích
những nhân tố ảnh hƣởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không
đạt đƣợc và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro
này gây ra [12].
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh
giá rủi ro. Rủi ro ở đây đƣợc xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó
có khả năng không thực hiện đƣợc.
- Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn
đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản
phẩm, chính sách nhà nƣớc…) hay chỉ ảnh hƣởng đến từng hoạt động cụ thể
(hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng
hơn. Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phƣơng pháp khác nhau: phƣơng tiện
dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thƣờng xuyên. Với các doanh
nghiệp nhỏ, nhà quản lý có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi
họp nội bộ.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro
rất khó định lƣợng và có nhiều phƣơng pháp khác nhau. Một quy trình bao
gồm: ƣớc lƣợng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hƣởng đến mục tiêu, xem xét
khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro.

16

c. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là tập hợp những chính sách và những thủ tục để
đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Có nhiều loại hoạt
động kiểm soát khác nhau mà một tổ chức có thể thiết kế và áp dụng. Các
hoạt động kiểm soát phổ biến trong đơn vị bao gồm [9, tr. 86 –89]:
 Phân chia trách nhiệm hợp lý
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào đƣợc giải
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Việc
phận chia trách nhiệm này tuân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhằm cách ly
về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan để ngăn ngừa các sai phạm
và hành vi lạm dụng quyền hạn. Việc phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải tách
biệt giữa các chức năng sau đây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do không cho
phép nhân viên bảo quản tài sản đƣợc làm nhiệm vụ lƣu giữ các sổ sách kế
toán về tài sản đó là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Ngƣời
đƣợc giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không đƣợc kiêm bảo quản tài sản
vì tạo khả năng thâm lạm tài sản.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng kế toán: Không để
ngƣời có thẩm quyền xét duyệt, đồng ý cho phép thực hiện nghiệp vụ kiêm
luôn việc ghi sổ kế toán.
 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát
nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi
kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng phải kiểm soát chặt chẽ
hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng
đắn.

17

Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách cần phải chú ý những vấn đề sau:
- Các chứng từ phải đƣợc đánh số liên tục trƣớc khi sử dụng để có thể
kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần đƣợc lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra hoặc càng sớm
càng tốt.
- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công
dụng khác nhau.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời nghĩa là chứng
từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ và phải đƣợc xử lý
nhanh chóng.
- Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang
liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của ngƣời kiểm
soát.
- Tổ chức lƣu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy
định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động:
Cần đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải đƣợc phê
chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép. Sự phê
chuẩn có thể đƣợc chia làm hai loại là:
- Phê chuẩn chung: Là trƣờng hợp ngƣời quản lý ban hành các chính
sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Ví dụ nhƣ Ban giám đốc ban hành giá bán
sản phẩm, dịch vụ, chính sách bán chịu, mức chiết khấu thanh toán… cho các
nhân viên trong đơn vị tuân theo.
- Phê chuẩn cụ thể: Là các trƣờng hợp mà ngƣời quản lý phải xét duyệt
từng trƣờng hợp cụ thể riêng biệt chứ không đƣa ra chính sách chung. Phê
chuẩn cụ thể đƣợc áp dụng cho những nghiệp vụ không thƣờng xuyên hoặc
nghiệp vụ có giá trị lớn vƣợt giới hạn cho phép của chính sách chung.