Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu.

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu riêng của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất cứ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

Vương Trần Tưởng


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN...................................................................................................................1
b. Quy trình sản xuất sản phẩm ............................................................................37
Quy trình sản xuất sản phẩm bột nhang được mô tả theo quy trình như sau: 37
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................95

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCTC

: Báo cáo tài chính

BHXH

: Bảo hiểm xã hội

BHYT

: Bảo hiểm y tế

BHTN

: Bảo hiểm thất nghiệp

CBCNV

: Cán bộ công nhân viên

CPSX

: Chi phí sản xuất

CPSXC

: Chi phí sản xuất chung

CPNVLTT

: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CPNCTT

: Chi phí nhân công trực tiếp

DN

: Doanh nghiệp

KH TSCĐ

: Khấu hao tài sản cố định

KPCĐ

: Kinh phí công đoàn

KSNB

: Kiểm soát nội bộ

PX

: Phân xưởng

SL

: Sản lượng

SP

: Sản phẩm

SXKD

: Sản xuất kinh doanh

TK

: Tài khoản

TNHH

: Trách nhiệm hữu hạn


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Số hiệu
bảng
2.1
2.2
2.3

Tên bảng

Trang

Đơn giá tính lương các mã hàng sản xuất tại Công ty
Định mức các đơn đặt hàng
Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có

47
49
51

2.4

hóa đơn
Bảng tập hợp chi phí sản xuất Tháng 11 năm 2011 Phân

2.5

2.6
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6

xưởng bột nhang 1
Phiếu đề nghị cấp vật tư
Phiếu xuất kho
Phiếu đề nghị cấp vật tư
Phiếu xuất kho
Bảng kê phiếu xuất kho
Sổ chi tiết chi phí NVLTT
Sổ chi tiết chi phí SXC
Báo cáo tình hình thực hiện chi phí nguyên vật liệu trực

54
59
60
74
75
76
77
78

3.7
3.8
3.9

tiếp
Báo cáo tình hình thực hiện chi phí nhân công trực tiếp
Báo cáo tình hình thực hiện chi phí SXC
Báo cáo tình hình sử dụng điện, nước

80
82
84
91


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu
sơ đồ
2.1
2.2

Tên sơ đồ

Trang

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH

38

2.3
2.4
2.5

2.6

Nguyễn Nga Lâu
Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty
Lưu đồ kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu
Lưu đồ kiểm soát quá trình hạch toán CP NVLTT
Lưu đồ kiểm soát chu trình tính và thanh toán lương

42
44
57
61
65

3.1

thực tế cho công nhân trực tiếp sản xuất
Lưu đồ kiểm soát chu trình tính và thanh toán lương
thực tế cho công nhân trực tiếp sản xuất

88


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế thế giới và nước ta
đang tạo ra cho các doanh nghiệp có nhiều cơ hội mới để phát triển, cạnh
tranh với các doanh nghiệp khác, nhưng cũng chứa đựng rất nhiều thử thách

mà doanh nghiệp phải đương đầu. Hơn bao giờ hết để vượt qua những thử
thách, khó khăn, cạnh tranh khốc liệt đó đòi hỏi doanh nghiệp không những
phải đổi mới công nghệ sản xuất tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa
sản phẩm… mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát chi phí nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho các lợi ích
như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro
làm chậm kế hoạch... ); bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt,
gian lận, lừa gạt, trộm cắp; bảo đảm tính chính xác của các số liệu kế toán và
báo cáo tài chính. Bảo đảm mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy
trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp; bảo đảm tổ
chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu
đặt ra.
Hiện nay, qui mô hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH
Nguyễn Nga Lâu ngày càng mở rộng, sản xuất ngày càng nhiều phục vụ nhu
cầu trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài, nhưng việc kiểm soát chi phí sản
xuất tại Công ty chưa được quan tâm đúng mức, còn bộc lộ nhiều hạn chế,
chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý chi phí, một số nguyên vật liệu chưa có
định mức nên được ghi nhận theo số thực tế phát sinh, chưa xây dựng định
mức khoán chi phí sản xuất chung… nên không thể tránh khỏi những rủi ro,
sai sót, gian lận nhất định trong quá trình quản lý.


2

Vì vậy, việc tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty là
một yêu cầu cấp thiết nhằm hỗ trợ cho công ty hạn chế những rủi ro, gian lận
dẫn đến thất thoát tài sản. Xuất phát từ thực tế đó, tôi đã chọn đề tài “Tăng
cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Nguyễn Nga
Lâu” để nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp.

2. Mục tiêu nghiên cứu
Về mặt lý luận: Mục đích nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở lý
luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp.
Về mặt thực tiễn: thông qua việc tìm hiểu, thu thập, tổng hợp, phân tích
thông tin từ thực tiễn tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu, có những hạn chế
trong công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất và tác giả đưa ra một số
giải pháp phù hợp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản
xuất ở công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác kiểm
soát nội bộ chi phí sản xuất bao gồm: Môi trường kiểm soát, tổ chức thông tin
phục vụ cho kiểm soát và các thủ tục kiểm soát cụ thể.
Phạm vi nghiên cứu: phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm
soát về chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu. Tuy nhiên trong
khuôn khổ luận văn, tác giả chỉ tập trung vào nghiên cứu công tác kiểm soát
nội bộ về chi phí sản xuất bột nhang, vì chi phí này chiếm tỷ trọng lớn trong
công ty.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã dựa trên cơ sở phương pháp luận
duy vật biện chứng, duy vật lịch sử và sử dụng các phương pháp cụ thể như
phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng
KHKD, Trưởng Phòng kỹ thuật, Quản đốc phân xưởng để tìm hiểu môi


3

trường kiểm soát, sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, so sánh lý luận
và thực tiễn …nhằm khái quát lý luận, tổng kết thực tiễn. Trên cơ sở đó đưa
ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công
ty TNHH Nguyễn Nga Lâu.

5. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Luận văn được trình bày thành 3
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong
doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty
TNHH Nguyễn Nga Lâu.
Chương 3: Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất
tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất là một công việc không thể thiếu
đối với các doanh nghiệp sản xuất, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai
trò quan trọng và hệ thống KSNB là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng
đó trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Một hệ thống kiểm soát nội
bộ vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi ích như: giảm bớt nguy cơ
rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm
kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...), bảo vệ tài sản khỏi bị
hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp, đảm bảo tính chính
xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, đảm bảo mọi thành viên tuân
thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định
của luật pháp.
Trong quá trình nghiên cứu làm luận văn, tác giả đã tham khảo một số
đề tài tương tự về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất như:


4

- Tác giả Lê Thị Thu Hiền (2010), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi
phí sản xuất tại Công ty giày Thượng đình”, Luận văn Thạc sĩ Quản Trị kinh
doanh, Đại Học Đà Nẵng. Luận văn đã khái quát các vấn đề cơ bản về kiểm

soát trong quản lý và bản chất của kiểm soát. Tác giả nêu lên các khái niệm,
nội dung chi phí, nguyên tắc của kiểm soát chi phí sản xuất trong các doanh
nghiệp.
Luận văn đã nêu cụ thể, cách tổ chức hệ thống kiểm soát chi phí sản
xuất trong các doanh nghiệp sản xuất giày cũng như nội dung và trình tự kiểm
soát chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất giày từ đó xác định mục
tiêu kiểm soát, lập hệ thống dự toán, đo lường kết quả thực hiện chi phí và
phân tích biến động, điều chỉnh các sai lệch về chi phí, từ đó cụ thể hóa công
tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty ty giày Thượng Đình, đề xuất các
phương án như nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất.
- Tác giả Huỳnh thị Loan (2008), “Tăng cường kiểm soát chi phí sản
xuất tại Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ”, Luận văn Thạc sĩ kinh tế,
Đại học Đà Nẵng, tôi đã rút ra được kết quả như sau:
Tác giả đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi
phí sản xuất trong các doanh nghiệp nói chung và đặc điểm kiểm soát chi phí
sản xuất trong ngành may nói riêng. Luận văn đã phản ánh thực trạng công
tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Tổng Công ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ
bao gồm: Môi trường kiểm soát, Phân loại chi phí phục vụ cho công tác
kiểm soát chi phí sản xuất, thiết lập các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất,
công tác lập dự toán chi phí sản xuất và tổ chức hệ thống thông tin kế toán
phục vụ công tác kiểm soát chi phí sản xuất.
Luận văn đã nêu lên những vấn đề còn tồn tại như: chưa thực hiện công
tác kế toán quản trị, bộ phận kiểm toán nội bộ chưa thành lập, công tác kiểm
kê chưa thấu đáo, các báo cáo chi phí NVL, tiền lương chưa chỉ rõ chiều


5

hướng biến động và nguyên nhân của sự biến động đó.
Từ những hạn chế trên, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường

công tác kiểm soát chi phí sản xuất như: hoàn thiện môi trường kiểm soát;
kiểm soát chi phí NVLTT, kiểm soát chi phí NCTT, kiểm soát chi phí SXC;
xác lập dự toán chi phí sản xuất linh hoạt và lập các báo cáo chi phí phục vụ
kiểm soát chi phí sản xuất.
- Tác giả Hoàng thị Thu Vân (2010), “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi
phí sản xuất tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng”, Luận văn Thạc sĩ Quản Trị
kinh doanh, Đại học Đà Nẵng.
Luận văn đã hệ thống hóa những lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí
trong doanh nghiệp nói chung và đặc điểm kiểm soát chi phí sản xuất trong
ngành thép nói riêng.
Luận văn đã phản ánh được thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản
xuất tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng gồm: tổ chức hệ thống thông tin kế
toán, hệ thống thông tin kỹ thuật phục vụ công tác kiểm soát chi phí, công tác
lập kế hoạch, hệ thống định mức chi phí sản xuất, thiết lập các thủ tục kiểm
soát chi phí sản xuất. Phân tích chỉ ra những mặt hạn chế cần hoàn thiện về
kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng như: môi trường kiểm
soát chưa thực sự lành mạnh, chưa xây dựng hệ thống định mức chi phí SXC,
thủ tục kiểm soát chưa thực sự hữu hiệu.
Từ việc đánh giá công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ
phần thép Đà Nẵng có những hạn chế, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm tăng
cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty như: Hoàn thiện môi trường
kiểm soát, xây dựng hệ thống định mức, thiết lập các thủ tục kiểm soát chi phí
NVLTT, kiểm soát chi phí NCTT, kiểm soát chi phí SXC nhằm phục vụ cho
công tác kiểm soát chi phí sản xuất.
Như vậy, các công trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu các vấn đề chủ


6

yếu: những lý luận chung về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh

nghiệp và thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại doanh nghiệp đó,
nhận thấy những mặt tồn tại của doanh nghiệp từ đó đề ra những giải pháp
tăng cường công tác kiểm soát chi phí sản xuất.
Tuy nhiên, tại Công ty TNHH Nguyễn Nga Lâu công tác kiểm soát chi
phí sản xuất còn nhiều hạn chế, bất cập cần phải được hoàn thiện và tại Công
ty TNHH Nguyễn Nga Lâu chưa có tác giả nào nghiên cứu về kiểm soát nội
bộ chi phí sản xuất tại Công ty. Chính vì vậy, tác giả đi vào lí luận về kiểm
soát nội bộ chi phí sản xuất, những nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ chi
phí sản xuất trong doanh nghiệp, đi vào tìm hiểu, phân tích thực trạng công
tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại công ty, từ đó đưa ra các giải pháp
nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất tại công ty.


7

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH
NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm, bản chất kiểm soát nội bộ
a. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các
quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài
chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài
sản của đơn vị. Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế
toán và thủ tục kiểm soát” [1, tr. 5-10].
Kiểm soát nội bộ là một thực thể bên trong của đơn vị, do người của

đơn vị thực hiện để kiểm sóat xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức
đã được quy định trong các qui chế khi thi hành bổn phận.
Hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt các hoạt động, biện
pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên
trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu
đặt ra một cách hợp lý.
Có thể hiểu đơn giản, hệ thống KSNB là hệ thống của tất cả những gì
mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều
muốn tránh. Các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét
và khẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến hành hiệu quả và hợp
lý hay không.


8

Kiểm soát nội bộ là một quá trình do nhà quản lý, hội đồng quản trị và
các nhân viên đơn vị chi phối, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp
lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
b. Bản chất của kiểm soát nội bộ trong quá trình quản lý
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, tất yếu mỗi đơn vị đều phải tự kiểm
tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu: rà soát các tiềm năng, xem
xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức, đối chiếu thực tế so với dự toán
để tìm ra các nguyên nhân của sự biến động để từ đó có các biện pháp khắc
phục kịp thời.
Bản chất của KSNB là việc thiết lập các kế hoạch và xây dựng các mục
tiêu có liên quan, từ đó thiết kế nên những hành động cụ thể để đạt được mục
tiêu đã xây dựng. Đồng thời trong quá trình thực hiện các mục tiêu cần phải

đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được các mục tiêu tốt hơn.
Bất kỳ một đơn vị kinh tế nào, thì KSNB cũng bao gồm cả hai loại:
Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý.
+ Kiểm soát kế toán: là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt
được các mục tiêu là bảo vệ tài sản và bảo đảm thông tin kế toán chính xác,
tin cậy.
+ Kiểm soát quản lý: để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và
khuyến khích sự tham gia của cán bộ công nhân viên đối với chính sách quản
lý.
Đứng trên giác độ tổ chức, vai trò của kiểm soát quản lý và kiểm soát
kế toán là như nhau. Tuy nhiên, kiểm soát quản lý chủ yếu đề cập đến các vấn
đề liên quan đến tổ chức, chủ trương của đơn vị, ít có quan hệ trực tiếp đối


9

với sự hợp lý của thông tin kế toán, còn kiểm soát kế toán chủ yếu quan tâm
đến tính hợp lý của thông tin kế toán.
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
- Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính kịp thời, chính xác và
đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý doanh nghiệp phải có trách nhiệm lập
báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp
hành luật pháp và các qui định. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi
thành viên trong doanh nghiệp vào việc tuân thủ các chính sách, qui định nội
bộ qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp.
- Đối với sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB bảo vệ và
sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng
thị trường, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
Trong các mục tiêu trên thì hai mục tiêu đầu quan tâm đến lĩnh vực kế

toán và mục tiêu sau đặt trọng tâm vào lĩnh vực quản lý và điều hành doanh
nghiệp. Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng bao
trùm lên mọi mặt và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của
đơn vị.
1.1.3. Chức năng của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ có các chức năng sau:
- Kiểm soát nội bộ tạo điều kiện cho các đơn vị điều hành và quản lý
kinh doanh một cách có hiệu quả, đó là các thủ tục kiểm soát giúp cho các
nhà quản lý sử dụng hiệu quả và tránh được sự lãng phí nguồn lực trong quá
trình sản xuất kinh doanh.
- Kiểm soát nội bộ đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng, hiệu quả của
các quyết định trong quá trình thực thi, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, thể
thức đã được quy định.


10

- Kịp thời phát hiện những vấn đề nảy sinh trong sản xuất kinh doanh
để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm, gian lận trong kinh doanh. Trong
hoạt động sản xuất kinh doanh, vấn đề gian lận là điều không tránh khỏi, bởi
vì các hoạt động đều do con người thực hiện. Vì vậy, cần phải có các quy
trình kiểm soát chặt chẽ, hữu hiệu để ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và
gian lận.
- Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về
các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. Việc ghi nhận các hoạt động sản xuất
kinh doanh thông qua công tác kế toán không phải lúc nào cũng đầy đủ và
đúng quy định. Bằng việc thiết lập các quy trình quản lý về tài chính kế toán,
về hệ thống cung cấp số liệu và báo cáo. KSNB sẽ giúp cho việc ghi chép kế
toán đảm bảo tuân thủ đúng theo các quy định.

- Đảm bảo các báo cáo tài chính được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ
theo các chuẩn mực, qui định hiện hành.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục
đích. Trong đơn vị thì tài sản và thông tin là những thứ có thể bị mất cắp, bị
thất thoát hoặc bị sử dụng sai mục đích.
1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400(VAS 400) thì hệ thống kiểm
soát nội bộ được chia làm 3 yếu tố cơ bản là: môi trường kiểm soát, hệ thống
kế toán và các thủ tục kiểm soát. Các bộ phận này được thiết kế nhằm đảm
bảo việc thực hiện các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên
ngoài đơn vị có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu
hiệu của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận


11

thức và hành động của người quản lý đơn vị, bao gồm các nhân tố sau đây:
* Đặc thù về quản lý
Đặc thù quản lý trước hết chỉ quan điểm khác nhau của người quản lý
đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị. Mọi hoạt động của đơn vị đều được đặt
dưới sự điều hành của các nhà quản trị. Bởi vậy quan điểm, đường lối cũng
như tư cách của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm
soát nội bộ.
Tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ còn phụ thuộc vào tính
chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong
đơn vị. Đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực trong đơn vị.
Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường
kiểm soát phụ thuộc vào quan điểm, phong cách điều hành của người này; còn

nếu quyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra, giám sát
việc sử dụng quyền lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử dụng không
hết quyền hạn được giao hay lạm quyền.
Đồng thời để nâng cao tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ, nhà quản trị
cần phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến
nhân viên có những hành vi thiếu trung thực.
* Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa
các bộ phận, giữa các thành viên trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc
giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Nếu cơ cấu tổ chức hợp lý trong
doanh nghiệp sẽ góp phần hình thành hệ thống giải quyết thông tin một cách
xuyên suốt từ trên xuống dưới và góp phần ngăn ngừa có hiệu quả hành vi
gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị. Để thiết lập
một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả phải tuân thủ một số nguyên tắc
sau:


12

- Thiết lập sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn
vị, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ
phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ sách và bảo quản tài sản. Sự phân chia này giúp cho việc kiểm soát
lẫn nhau giữa các bộ phận.
- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Ví dụ: bộ phận mua
hàng và bộ phận nhận hàng là hai bộ phận độc lập tương đối vì chịu trách
nhiệm trước thủ trưởng đơn vị.
* Chính sách nhân sự

Bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của
nhà quản lý đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo, đánh giá, đề bạt,
khen thưởng, kỷ luật đối với các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn
là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng cán bộ, nhân
viên có năng lực và đạo đức.
Quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào, vấn đề con
người là nhân tố quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát, là chủ thể trực
tiếp trong việc thực hiện các thủ tục kiểm soát trong hoạt động của đơn vị.
Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với doanh nghiệp, là nhân tố
quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện
mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của DN, nên DN muốn hoạt động tốt
cần phải có một chính sách nhân sự phù hợp. Chính sách nhân sự ảnh hưởng
quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể
nhân viên trong một tổ chức. Chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển
dụng, đào tạo, chính sách tiền lương, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân
chuyển nhân viên.


13

Nếu đơn vị có một đội ngũ công nhân viên trình độ chuyên môn cao,
đạo đức tốt và đoàn kết gắn bó với nhau thì dù cho các thủ tục kiểm soát
cụ thể có không chặt chẽ đi chăng nữa, các gian lận và sai sót cũng ít xảy ra.
Ngược lại, nếu đội ngũ công nhân viên của đơn vị có những người trình độ
yếu kém, phẩm chất đạo đức không tốt, đố kỵ nhau thì dù cho các thủ tục
kiểm soát có chặt chẽ đến đâu, các sai sót và gian lận vẫn xảy ra nhiều và
thường xuyên. Để có được một đội ngũ công nhân viên tốt, đơn vị phải có
chính sách nhân sự rõ ràng, hợp lý, đạt được các mục tiêu công bằng, khuyến
khích người có năng lực, có trình độ, có phẩm chất tốt phấn đấu vươn lên và
kỷ luật thích đáng những người sai phạm. Vì vậy, một chính sách nhân sự tốt

là một yếu tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh.
* Công tác kế hoạch và dự toán
Bao gồm một hệ thống kế hoạch, dự toán như: kế hoạch sản xuất, thu
mua nguyên vật liệu, kế hoạch chi phí và dự toán chi phí, kế hoạch tiêu thụ,
đầu tư, thu, chi...và đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính cân
đối tình hình tài chính cho một kỳ tương lai mà đơn vị cần phải đạt được. Nếu
công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc thì nó sẽ
trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị
phải giám sát, theo dõi và kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch, định kỳ so
sánh số liệu thực hiện với số liệu kế hoạch để phát hiện những vấn đề bất
thường và có những giải pháp kịp thời.
* Bộ phận kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong
đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá thường xuyên các hoạt động
phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị.
Để bộ phận kiểm toán nội bộ phát huy tác dụng tốt, nó phải được giao
quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập và cũng phải


14

bao gồm các nhân viên có khả năng, đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ
kiểm toán.
Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải thuộc cấp quản lý cao nhất
để không bị giới hạn hoạt động.
Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có đủ năng
lực để thực hiện nhiệm vụ của mình, các nhân viên này phải thường xuyên
cập nhật các chế độ, chính sách của nhà nước về quy chế tài chính, các quy
định của pháp luật…
* Ủy ban kiểm soát

Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị
nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và là những chuyên gia am
hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban này thường có quyền hạn và nhiệm vụ
như:
+ Giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty.
+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
+ Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với kiểm toán
viên bên ngoài.
Do vậy để bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả thì các nhân
viên kiểm toán nội bộ phải có đủ năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức tốt,
am hiểu quản lý tài chính, các chính sách, qui định pháp luật Nhà nước.
* Các nhân tố bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào
các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các
nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành
của các nhà quản lý, cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục
kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của cơ


15

quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý,
đường lối phát triển của đất nước…
Môi trường kiểm soát tốt nếu các nội dung sau được đảm bảo:
+ Doanh nghiệp ban hành dưới dạng văn bản các nội dung, quy tắc,
chuẩn mực và phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực đến tất cả CBCNV
trong đơn vị.
+ Doanh nghiệp phải thường xuyên luân chuyển nhân viên trong các vị
trí nhạy cảm, quan tâm và bảo vệ quyền lợi các CBCNV.

+ Doanh nghiệp cần áp dụng những quy tắc, công cụ kiểm soát phù hợp
với những chuẩn mực đã được chấp nhận cho đơn vị mình.
+ Trách nhiệm kiểm tra và giám sát phải được phân công rõ ràng, định
kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập. Các giao dịch quan trọng phải
được ghi lại dưới dạng văn bản.
b. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán của đơn vị là hệ thống thu nhận, phân loại, ghi chép,
tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống kế toán ở một đơn
vị gồm:
- Hệ thống chứng từ ban đầu và cách vận dụng hệ thống chứng từ ban
đầu.
- Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán.
- Hệ thống báo cáo kế toán (gồm cả BCTC và báo cáo kế toán nội bộ).
Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc
quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Trong
hệ thống kế toán thì quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan
trọng đối với công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiêp.


16

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo cho các mục tiêu sau đây
được thực hiện:
- Tính có thực: nghĩa là chỉ được ghi những nghiệp vụ kinh tế có thật,
không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động, nghiệp vụ đều phải
đảm bảo rằng chúng đã được phê duyệt.
- Tính đầy đủ: nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt hay để ngoài sổ
sách về bất kỳ nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào.

- Sự phân loại: đảm bảo số liệu được phân loại đúng theo hệ thống tài
khoản của đơn vị và ghi nhận đúng đắn vào các sổ kế toán có liên quan.
- Đúng hạn: việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
- Sổ chi tiết và sổ tổng hợp kế toán được ghi nhận một cách chính xác.
- BCTC được phản ánh theo những chuẩn mực kế toán đã được Bộ tài
chính ban hành.
c. Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và các thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị
thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ
thể.
* Nội dung của các thủ tục kiểm soát:
+ Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến
doanh nghiệp;
+ Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán và ứng dụng môi
trường tin học vào công tác kế toán;
+ Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
+ Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán;
+ Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;
+ So sánh, đối chiếu số liệu giữa kiểm kê thực tế với sổ sách;


17

+ Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán;
+ Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch;
* Thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau
đây:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
Theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách nhiệm được phân chia cho
nhiều người, nhiều bộ phận trong đơn vị. Đảm bảo nguyên tắc này sẽ tránh

được việc một cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc, nghiệp
vụ kinh tế. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong
công việc, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.
- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc này đòi hỏi khi sắp xếp, tổ chức, phân chia công việc tránh
việc cho một người nắm giữ nhiều chức vụ vì sẽ dẫn đến việc lạm dụng quyền
hạn để có hành vi gian lận nhằm trục lợi cho bản thân. Nếu giao cho nhiều
người giữ nhiều chức vụ, thực hiện nhiều nghiệp vụ khác nhau thì nếu có gian
lận, sai sót xảy ra việc phát hiện ra là khó khăn. Theo nguyên tắc này đòi hỏi
sự tách biệt trách nhiệm đối với một số công việc sau:
+ Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách: lý do
của việc không cho phép một người quản lý tài sản vừa là người hạch toán và
theo dõi tài sản vì nếu hai chức năng này do một người đảm nhiệm thì dễ xảy
ra rủi ro họ có thể bán tài sản để thu lợi cho cá nhân, rồi sau đó tiến hành hợp
thức hóa chứng từ, sổ sách để che dấu, trốn tránh trách nhiệm.
+ Tách biệt chức năng thực hiện nghiệp vụ và chức năng ghi chép kế
toán: phải tách bạch hai chức năng này, bởi vì nếu người thực hiện nghiệp vụ
đồng thời là người ghi sổ thì gian lận về số liệu thực hiện nghiệp vụ rất dễ
dàng, không có người kiểm soát tính đúng đắn của số liệu do người này ghi.


18

+ Tách biệt chức năng ghi sổ kế toán và chức năng phê duyệt, kiểm
soát: nếu từng bộ phận hoặc khu vực trong một tổ chức có trách nhiệm với
quá trình soạn thảo sổ sách và báo cáo của mình thì sẽ có xu hướng thổi
phồng các kết quả hoặc điều chỉnh số liệu để đạt được mục đích của nhà
quản lý.
+ Tách biệt chức năng phê duyệt, kiểm soát với chức năng bảo vệ tài
sản liên quan nếu có thể, điều tốt nhất là nên ngăn ngừa những người có

quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với người có quyền kiểm soát tài sản
liên quan. Ví dụ cùng một người không đồng thời phê chuẩn một khoản thanh
toán hóa đơn của bên bán với ký phiếu chi thanh toán cho hóa đơn đó.
+ Tách biệt hẳn chức năng phê duyệt kiểm soát với chức năng thực
hiện nghiệp vụ: thật là nguy hiểm nếu một người vừa có chức năng điều hành
vừa đảm nhiệm chức năng thực hiện nghiệp vụ, vì như vậy gian lận là rất lớn,
vì không ai kiểm tra tính trung thực của công việc được thực hiện. Ví dụ
Trưởng phòng kế hoạch vật tư không thể là người đi mua vật tư.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà
quản lý, các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết công việc trong
phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp
thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn
không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ
kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai
loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính
sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ.
Ví dụ xây dựng và phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạn mức tín
dụng cho khách hàng, chính sách bán hàng…


19

Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.
Ngoài những nguyên tắc trên còn có những quy định về chứng từ sổ
sách phải đầy đủ, thực hiện quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ
sách một cách thường xuyên, chặt chẽ, tăng cường kiểm soát độc lập việc
thực hiện các hoạt động của đơn vị như:
- Kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách: biện pháp quan trọng để

bảo vệ tài sản, tài liệu kế toán và các thông tin khác là áp dụng những thể thức
kiểm soát vật chất chẳng hạn như xây dựng nhà xưởng, nhà kho, trang bị hệ
thống báo cháy, sử dụng két sắt, khóa…, và cần phải hạn chế sự tiếp cận với
tài sản, sổ sách của doanh nghiệp khi chưa được phép của người quản lý như
kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, qui chế bảo trì sửa chữa tài
sản…
- Kiểm soát độc lập việc thực hiện: là việc kiểm tra thường xuyên và
liên tục của những kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra nhằm xem
xét các loại thủ tục kiểm soát nêu trên như việc thông đồng giữa nhân viên kế
toán với người giữ trách nhiệm vật chất.
- Định dạng trước: đây là thủ tục kiểm soát hữu hiệu khi doanh nghiệp
áp dụng rộng rãi chương trình tin học vào công tác quản lý.
- Sử dụng chỉ tiêu: tức là lượng hóa tất cả các chỉ tiêu mà công ty đặt ra
cho các cá nhân, bộ phận thành các chỉ tiêu, sau đó kiểm soát theo các chỉ tiêu
này.
1.1.5. Ý nghĩa của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ vững mạnh có ý nghĩa về nhiều mặt như:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị được
hiệu quả, giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình tổ chức sản xuất
kinh doanh.


20

- Đảm bảo cho đơn vị hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực
và đạt được các mục tiêu.
- Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian
lận, sử dụng sai mục đích, đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các số liệu,
các báo cáo kế toán.
- Giúp cho đơn vị kiểm soát tốt chi phí của doanh nghiệp.

- Đảm bảo mọi thành viên trong doanh nghiệp tuân thủ thỏa ước lao
động tập thể, nội quy, quy chế, quy trình hoạt động đề ra, sự tuân thủ các quy
định của pháp luật.
1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG
DOANH NGHIỆP
1.2.1. Khái niệm chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất bao gồm ba khỏan mục: chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung [6, tr. 40].
Nói một cách tổng quát, chi phí sản xuất là toàn bộ các khoản hao phí
vật chất mà doanh nghiệp đã bỏ ra để thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm.
Chi phí sản xuất có các đặc điểm là vận động, thay đổi không ngừng,
mang tính đa dạng và phức tạp của ngành nghề và quy trình.
1.2.2. Phân loại chi phí sản xuất
Trong một đơn vị, chi phí có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức
khác nhau. Mỗi tiêu thức phân loại chi phí có ý nghĩa riêng đối với hoạt động
của đơn vị. Phân loại chi phí là bước đầu để quản lý và sử dụng chi phí một
cách có hiệu quả. Có thể phân loại chi phí như sau:
a. Căn cứ theo chức năng hoạt động
Theo chức năng hoạt động chi phí được phân thành hai loại: chi phí sản
xuất, chi phí ngoài sản xuất.