Tăng cường kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty cổ phần cấp thoát nước Quảng Nam.
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (657.42 KB, 103 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
ĐỒNG THỊ NGUYỆT NGA
TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC
QUẢNG NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đà Nẵng – Năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
ĐỒNG THỊ NGUYỆT NGA
TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
VỀ DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP THOÁT NƯỚC
QUẢNG NAM
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN
Đà Nẵng – Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn
Đồng Thị Nguyệt Nga
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ............................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 3
4. Phương pháp nghiên cứu....................................................................... 3
5. Bố cục của luận văn............................................................................... 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................... 3
CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN
HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP ..................................................... 8
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG DOANH NGHIỆP..................................................................... 8
1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ.......................................... 8
1.1.2. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ. ................................... 10
1.1.3. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiếm soát nội bộ .................... 11
1.1.4. Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ......................... 17
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU
BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP ............................................. 18
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng ................ 18
1.2.2. Tổ chức KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh
nghiệp ...................................................................................................... 21
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..................................................................... 32
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP
CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM................................................. 33
2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG
NAM ...................................................................................................... 33
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP cấp thoát nước
Quảng Nam.............................................................................................. 33
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty ............................................ 34
2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ................. 35
2.2. THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH
THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP CẤP THOÁT
NƯỚC QUẢNG NAM .......................................................................... 38
2.2.1. Môi trường kiểm soát .................................................................... 38
2.2.2. Đặc điểm hệ thống kế toán tại công ty CP cấp thoát nước Quảng
Nam ......................................................................................................... 45
2.2.3. Thực trạng KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công
ty CP cấp thoát nước Quảng Nam........................................................... 49
2.2.4. Những tồn tại trong công tác KSNB doanh thu và tiền thu bán
hàng tại công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam. ................................... 62
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2..................................................................... 66
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY CP CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM....................... 67
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY67
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG
TY .......................................................................................................... 67
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát.................................................. 67
3.2.2. Hoàn thiện công tác đánh giá và quản lý rủi ro đối với doanh thu
và tiền thu bán hàng tại công ty............................................................... 71
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty..................................................................... 74
3.2.4. Hoàn thiện các thủ tục NSNB đối với doanh thu và tiền thu bán
hàng ......................................................................................................... 78
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3..................................................................... 86
KẾT LUẬN .......................................................................................... 87
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCTC
: Báo cáo tài chính
CBCNV
: Cán bộ công nhân viên
CP
: Cổ phần
XN
: Xí nghiệp
KH
: Khách hàng
KSNB
: Kiểm soát nội bộ
KTNB
: Kiểm toán nội bộ
MTKS
: Môi trường kiểm soát
MTV
: Một thành viên
QĐ
: Quyết định
SXKD
: Sản xuất kinh doanh
TNHH
: Trách nhiệm hữu hạn
UB
: Ủy ban
UBND
: Ủy ban nhân dân
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Số hiệu
Tên bảng
Trang
2.1
Doanh thu dịch vụ cấp nước tại Công ty qua các thời kỳ
34
2.2
Bảng 2.2. Giá tiêu thụ nước sạch
57
3.1
Báo cáo tổng hợp công nợ theo lộ trình tháng 05/2013
76
3.2
Báo cáo tổng hợp phân tích số dư nợ
77
bảng
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu
Tên sơ đồ
sơ đồ
Trang
2.1
Dây chuyền công nghệ của nhà máy nước tại các XN
37
2.2
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
40
2.3
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại các XN cấp thoát nước
42
2.4
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
46
2.5
Sơ đồ hình thức kế toán tại Công ty
47
2.6
Quy trình KSNB đối với doanh thu tiêu thụ nước tại
52
Công ty
2.7
Quy trình KSNB tiền thu bán hàng tại quầy thu của các
59
XN
2.8
Quy trình KSNB tiền thu bán hàng tại địa chỉ KH
60
2.9
Quy trình KSNB tiền thu bán hàng bằng nhờ thu qua
61
ngân hàng
3.1
Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại Công ty
71
3.2
Quy trình tăng cường KSNB đối với doanh thu tiêu thụ
79
nước
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập như hiện nay, đòi hỏi các
doanh nghiệp phải nhanh chóng thay đổi để phù hợp với tình hình phát triển
kinh tế của đất nước, hoà nhập vào nền kinh tế thế giới. Mỗi doanh nghiệp
phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra, kiểm soát và tư vấn cho nhà
quản lý để điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Một trong các bộ phận thực hiện chức năng này là bộ phận kiểm soát nội bộ.
Kiểm soát nội bộ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp đồng
thời góp phần hạn chế tối đa những rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh
giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng quản lý vững chắc.
Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam là một trong hai đơn vị thực hiện
nhiệm vụ cung cấp nước sạch phục vụ cho nhu cầu sản xuất, sinh hoạt cho
người dân tại tỉnh Quảng Nam có tiền thân là doanh nghiệp nhà nước, vừa
thực hiện cổ phần hóa nên còn gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý,
điều hành.
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh
tế đời sống của người dân ngày càng được nâng cao, vấn đề về bảo vệ sức
khỏe con người ngày càng được chú trọng. Vì vậy, nhu cầu về nước sạch
ngày càng tăng, với sự tăng nhanh về nhu cầu nước sạch đã giúp cho nguồn
thu của Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam không ngừng lớn mạnh. Tuy
nhiên, vấn đề về kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng của công ty còn
nhiều khó khăn, bất cập và hạn chế chủ yếu là do: Giai đoạn đầu tiên của cổ
phần hóa, cán bộ công nhân viên công ty chưa thực sự bắt nhịp với phong
cách làm việc mới, trình độ chuyên môn chưa cao, sự trì trệ trong công việc
vẫn còn tồn tại ở một số bộ phận. Mạng lưới cung cấp nước sạch trải rộng trên
toàn tỉnh với 13 đơn vị trực thuộc. Mặc khác, các đơn vị trực thuộc này nằm ở
2
nhiều địa phận cách xa Công ty, có những đơn vị nằm ở vùng sâu, vùng xa
của tỉnh Quảng Nam như XN cấp thoát nước Khâm Đức, XN cấp thoát nước
Nam Giang…Vì vậy việc kiểm soát doanh thu và tiền thu tại các đơn vị này
rất khó khăn.
Do đó, để có thể cạnh tranh tốt trong nền kinh tế thị trường như hiện nay
đòi hỏi đơn vị phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh.
Trong đó nổi bật là phải tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và
công tác thu tiền nước nhằm đáp ứng được yêu cầu của quản lý tài chính, đặc
biệt là trong việc giám sát bán hàng và thu tiền để đảm bảo doanh thu được
chính xác và tránh được thất thoát trong việc thu tiền.
Ngoài ra, việc kiểm soát doanh thu và tiền thu bán hàng còn ảnh hưởng
trực tiếp đến việc đánh giá công tác sử dụng đồng vốn của doanh nghiệp và
đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu
cầu ra quyết định của nhà quản trị.
Xuất phát từ các yêu cầu cấp thiết trên, tôi chọn đề tài “Tăng cường
kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty CP cấp
thoát nước Quảng Nam” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm
soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại doanh nghiệp.
Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ đối với
doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam,
đánh giá những mặt đã đạt được cũng như nêu lên những hạn chế của hệ
thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Qua đó, luận văn đã đề xuất các giải pháp
cụ thể nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ về doanh thu và tiền thu
bán hàng tại đơn vị trong giai đoạn hiện nay.
3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong công tác kiểm soát
nội bộ về doanh thu và tiền thu đối với lĩnh vực cung cấp nước sạch tại Công
ty CP cấp thoát nước Quảng Nam và các XN cấp thoát nước trực thuộc trên
toàn tỉnh.
Phạm vi nghiên cứu: Bao gồm văn phòng tổng Công ty và các XN cấp
thoát nước trực thuộc.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đầu tiên đề tài hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về hệ thống
kiểm soát nội bộ thông qua một số tài liệu được công bố, trên cơ sở lý luận
chung đó tác giả tiến hành nghiên cứu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ
tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam thông qua quá trình trao đổi phỏng
vấn cán bộ công nhân viên Công ty và khách hàng sử dụng nước của Công ty.
Ngoài ra còn sử dụng các phương pháp cụ thể bao gồm: Phương pháp
điều tra phỏng vấn, phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh…các số liệu từ
tư liệu thực tế để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu.
5. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với
doanh thu và tiền thu bán hàng trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán
hàng tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam.
Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh
thu và tiền thu bán hàng tại Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trên thế giới thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” đã được đề cập chính thức
trong một công bố của Cục Dự Trữ Liên Bang Hoa Kỳ vào năm 1929. Tuy
4
nhiên, đến năm 1992 báo cáo của COSO ra đời đã đưa ra định nghĩa về
KSNB mang tính đầy đủ và hệ thống nhất. Nền tảng lý luận chuẩn cơ bản về
KSNB mà báo cáo COSO đã tạo dựng là cơ sở lý luận hoàn thiện. Nhờ đó
mà đã có hàng loạt nghiên cứu mở rộng và phát triển trên nhiều lĩnh vực
khác nhau.
Đối với Việt Nam, hệ thống lý luận về KSNB gắn liền với sự ra đời và
phát triển của hoạt động kiểm toán độc lập của Việt Nam trong thời gian qua.
Cuối những năm 1980, khi nhà nước từng bước chuyển nền kinh tế bao cấp
sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, đặc biệt là khi
có sự xuất hiện của các nhà đầu tư nước ngoài, hoạt động kiểm toán mới được
chú trọng.
Nhìn chung, ở Việt Nam lý luận về KSNB còn sơ sài và chưa được coi
trọng. KSNB chủ yếu vẫn chỉ được xem là công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm
toán viên độc lập thực hiện kiểm toán. Chức năng KSNB chưa thực sự tách
rời hoàn toàn khỏi kiểm toán nội bộ và KSNB chưa được xem là công cụ hữu
hiệu giúp ích cho quá trình quản lý hoạt động của doanh nghiệp.
Với xu thế mở cửa và hội nhập như hiện nay, các hình thức kinh doanh ở
nước ta ngày càng trở nên đa dạng, đặc biệt các nhà đầu tư vốn đã và đang
dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy, một hệ thống
KSNB vững mạnh đang là một nhu cầu cấp thiết, một công cụ tối ưu để xác
định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của ban
lãnh đạo cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Với vai trò quan trọng đó, hiện nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu
về hệ thống KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng đối với doanh nghiệp ở
những lĩnh vực khác nhau như: Viễn thông, điện lực, cung cấp nước sạch, sản
xuất, xây dựng…và đã có những đóng góp to lớn, được áp dụng cho công tác
thực tiễn tại đơn vị.
5
Luận văn thạc sĩ “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền
thu bán điện tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng” của Thái Như
Quỳnh (2008) [11]. Tác giả đã khái quát được những cơ sở lý luận chung nhất
về hệ thống KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại doanh nghiệp.
Trên cơ sở sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: phân tích, tổng hợp, so
sánh tác giả đã đi sâu phân tích làm rõ thực trạng về hệ thống KSNB đối với
doanh thu và tiền thu bán hàng tại đơn vị với những nội dung chính sau: Chỉ
ra đặc điểm hoạt động SXKD của đơn vị nói riêng của ngành nói chung ảnh
hưởng đến việc thiết lập và xây dựng hệ thống KSNB tại đơn vị. Phân tích các
nhân tố của môi trường kiểm soát, cách thức tổ chức thông tin để phục vụ cho
công tác KSNB, nêu lên những mặt đạt được và những hạn chế đang tồn tại
trong hệ thống KSNB tại đơn vị. Đặc biệt, tác giả đã đề xuất những giải pháp
cụ thể, thiết thực trong từng giai đoạn, từng công việc để tăng cường công tác
KSNB doanh thu và tiền thu bán hàng cho đơn vị.
Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và
doanh thu tại Công ty TNHH MTV cấp thoát nước Phú Yên” của Lê Thị
Khánh Như (2012) [10]. Về mặt lý luận, luận văn đã khái quát những cơ sở lý
luận chung nhất về KSNB đối với chi phí và doanh thu đối với doanh nghiệp
nói chung và doanh nghiệp cung cấp nước sạch nói riêng. Trên cơ sở lý luận
và thông qua thực tế công tác KSNB đối với chi phí và doanh thu luận văn đã
đưa ra những giải pháp hoàn thiện KSNB chi phí và doanh thu hoàn chỉnh
trên cả ba phương diện: Hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán và hoàn thiện các thủ tục KSNB đối với chi phí và doanh thu
tiền nước tại các XN cấp thoát nước và tại Công ty.
Tiếp theo, tác giả Đặng Thị Cẩm Hà cũng đã nghiên cứu về việc “Tăng
cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty
TNHH MTV Cấp nước Đà Nẵng” (Luận văn thạc sĩ, 2012) [5]. Về phần cơ sở
6
lý luận, tác giả đã hệ thống lại những vấn đề cơ bản về KSNB đối với doanh
thu và tiền thu bán hàng đối với doanh nghiệp. Thông qua thực hiện các thủ
tục kiểm soát kết hợp với các phương pháp phỏng vấn, phân tích, tổng hợp tác
giả phản ánh thực trạng công tác KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán
hàng tại Công ty TNHH MTV cấp nước Đà Nẵng. Trên cơ sở tìm hiểu những
đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành dịch vụ cung cấp nước,
quy mô của công ty, thực trạng KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng
tại công ty và các chi nhánh cấp nước trực thuộc tác giả đã đề xuất những
biện pháp cụ thể nhằm tăng cường công tác KSNB đối với doanh thu và tiền
thu tại đơn vị, hạn chế thấp nhất những rủi ro và thất thoát doanh thu, tiền thu
đảm bảo hiệu quả của việc kinh doanh.
Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của từng ngành,
từng lĩnh vực, quy mô hoạt động của từng đơn vị, triết lý kinh doanh của ban
lãnh đạo từng doanh nghiệp khác nhau nên vấn đề thiết lập, xây dựng và vận
hành hệ thống KSNB của họ mặt dù vẫn dựa trên nền tảng lý luận chung về
hệ thống KSNB nhưng vẫn có những nét đặc trưng riêng. Vì vậy, để có thể
xây dựng một hệ thống KSNB thật sự hữu hiệu thì không cách nào khác là
mỗi doanh nghiệp phải tự nghiên cứu đặc điểm của đơn vị, đề ra những mục
tiêu mong muốn đạt được để xây dựng một hệ thống KSNB riêng phù hợp và
hiệu quả nhất.
Trong quá trình nghiên cứu luận văn, bên cạnh tìm hiểu, kế thừa những
cơ sở lý luận chung về hệ thống KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng
trong doanh nghiệp của các tác giả trên. Tác giả tham khảo những nội dung về
hệ thống KSNB của báo cáo COSO (1992) [14], Bộ môn kiểm toán, Khoa kế
toán – kiểm toán, Trường đại học kinh tế Thành Phố Hồ Chí Minh (2005),
Kiểm toán, NXB Thống kê, TP Hồ Chí Minh [2], Nguyễn Quang Huynh
(2001), Kiểm toán tài chính, NXB Tài chính, Hà Nội [7], nghiên cứu lý thuyết
7
về hệ thống KSNB trong chương trình giảng dạy của một số trường đại học
khác trong nước, một số webside, chuẩn mực kiểm toán…
Để đi sâu phân tích thực trạng về hệ thống KSNB tại Công ty cổ phần
cấp thoát nước Quảng Nam tác giả đã tiến hành thu thập thông tin thông qua
phỏng vấn nhân viên tại Công ty, nhân viên ghi thu tại các XN cấp thoát nước
về việc tổ chức hệ thống KSNB tại đơn vị, các thủ tục kiểm soát được áp
dụng kết hợp với các phương pháp như: Phương pháp phân tích, tổng hợp, so
sánh… tác giả vẽ nên một bức tranh toàn diện nhất về hệ thống KSNB đối với
doanh thu và tiền thu bán hàng từ văn phòng công ty đến các đơn vị trực
thuộc. Trên cơ sở đó luận văn đã đưa ra những hạn chế và đề xuất các giải
pháp nhằm tăng cường công tác KSNB về doanh thu và tiền thu bán hàng tại
Công ty CP cấp thoát nước Quảng Nam.
8
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ TIỀN THU BÁN HÀNG
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm tra, kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị,
các nhà quản lý thường quan tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động
kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Từ đó, khái niệm KSNB đã
được hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề
kiểm soát trong tổ chức, nó không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm toán
viên mà còn liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp.
Theo liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC): Hệ thống KSNB là một hệ
thống gồm những chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục được thiết lập tại đơn vị
nhằm đạt được các mục tiêu mong muốn:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc
không có hiệu quả.
+ Cung cấp dữ liệu thông tin kế toán kịp thời, chính xác và đáng tin cậy
về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu
của mọi hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo tuân thủ đúng mức các quyết định và các chế độ pháp lý liên
quan đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
+ Đánh giá hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp
nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết trong tác nghiệp, gây ra sự lãng phí
trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp.
9
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống
KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây
dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định
để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập BCTC
trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của
đơn vị. [4]
Theo báo cáo COSO [14]: KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người
quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
+ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
+ Sự tin cậy của báo cáo tài chính
+ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định
QUÁ
TRÌNH
Hội đồng quản trị
Người quản lý
KIỂM SOÁT
NỘI BỘ
Hiệu lực, hiệu quả
các hoạt động
Độ tin cậy các
thông tin
Tuân thủ pháp luật
và các quy định
Nhân viên
ĐẢM BẢO
HỢP LÝ
- KSNB là một quá trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt được các mục
tiêu của mình.
- KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn
thuần là chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả nhân lực của
10
đơn vị đó. Chính con người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành
nó. Một hệ thống KSNB tốt không chỉ được thiết kế tốt mà còn được vận
hành tốt.
- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt
đối những mục tiêu sẽ đạt được vì khi vận hành hệ thống KSNB, những yếu
kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người. Một nguyên tắc cơ bản cho
quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi
ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát.
* Từ các khái niệm trên có thể thấy hệ thống KSNB có những đặc
điểm sau:
- Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp có hai phần: Thứ nhất, các cơ chế
KSNB bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ, các quy trình, các cơ chế
nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức như: phân công, phân nhiệm, phân
cấp, ủy quyền, sắp xếp nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu
quả, an toàn. Thứ hai, các bộ phận kiểm tra, giám sát, chuyên trách nhằm làm
cho việc vận hành các cơ chế KSNB trên được thực hiện nghiêm, có hiệu quả.
- Hệ thống KSNB sẽ luôn gắn kết với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp
vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc KSNB
và kiểm soát lẫn nhau.
1.1.2. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hệ thống KSNB do chính nhà quản lý đơn vị thiết lập, xây dựng để phục
vụ cho mục đích quản lý của mình. Khi thiết lập và vận hành một hệ thống
KSNB, các nhà quản lý doanh nghiệp luôn hướng đến các mục đích đã vạch
sẵn. Kết hợp các quan điểm khác nhau, có thể thấy hệ thống KSNB có các
chức năng và nhiệm vụ sau:
- Giúp cho việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Từ
đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp
11
giải quyết.
- Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định, các chế độ quản lý
được thực hiện đúng thể thức và đồng thời giám sát mức độ hiệu quả của các
quyết định và chế độ đó.
- Phát hiện kịp thời những rắc rối, sai sót, rủi ro trong kinh doanh để
hoạch định và điều chỉnh các biện pháp phù hợp.
- Ngăn chặn và phát hiện các sai phạm, gian lận trong mọi hoạt động của
doanh nghiệp.
- Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các
nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh phát sinh.
- Đảm bảo việc lập BCTC kịp thời, chính xác và đảm bảo độ tuân thủ
theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích.
1.1.3. Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiếm soát nội bộ
Theo báo cáo của COSO (1992) một hệ thống KSNB hoàn chỉnh, hoạt
động hiệu quả thì phải bao gồm 5 thành phần đó là: Môi trường kiểm soát,
đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát.
a. Môi trường kiểm soát
MTKS phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của
mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống
KSNB.[1]
Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ, hành động của người
quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Môi
trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức và ngược
lại nó lại ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên của tổ chức đó. Các nhân tố có
tính chất môi trường gồm:
Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Đây là nhân tố quan trọng của
12
MTKS, có tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác
của KSNB, chịu sự tác động của văn hóa tổ chức. Sự hữu hiệu của hệ thống
KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị
đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát. Để đáp ứng được
điều này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng các chuẩn mực về đạo đức
trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên
có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.
Cam kết về năng lực: Năng lực của nhân viên được phản ánh thông
qua kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định.
Một tổ chức chỉ có thể đạt được mục tiêu của mình nếu nhân viên ở mọi cấp
đều đảm bảo kiến thức và kỹ năng cần thiết. Một khía cạnh cũng không kém
phần quan trọng là phẩm chất của CBCNV, khi thiếu yếu tố này các thủ tục
kiểm soát dù chặt chẽ tới đâu cũng không được thực thi trong thực tế. Vì thế,
nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh
nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ
đầy đủ và thường xuyên.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý thể hiện qua quan
điểm, nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành thể hiện qua cá
tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý
quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến MTKS và tác
động đến mục tiêu của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức: Là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành,
kiểm soát và giám sát các hoạt động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ
tổ chức và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị. Cơ cấu
tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra MTKS tốt.
Chính sách nhân sự: Là bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý và
13
chế độ của đơn vị liên quan đến nhân viên tại doanh nghiệp gồm: Chính sách
đào tạo, chính sách tuyển dụng, chính sách tiền lương, chính sách khen
thưởng, chính sách kỷ luật, chính sách sa thải, thôi việc.
Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán: Hội đồng quản trị và ủy ban
kiểm toán hoạt động hữu hiệu hay không phụ thuộc vào sự độc của hội đồng
quản trị và ủy ban kiểm toán, kinh nghiệm và vị trí của các thành viên trong
hội đồng quản trị, mức độ tham gia, mức độ giám sát và các hành động của
hội đồng quản trị đối với hoạt động của công ty.
Các nhân tố bên ngoài: Bao gồm các chính sách pháp luật đã ban hành,
chính sách của các chủ nợ đối với doanh nghiệp, trách nhiệm pháp lý hay sự
kiểm tra giám sát của cơ quan nhà nước, đường lối phát triển của đất nước,
các cơ quan hữu quan như: Cơ quan thuế, kho bạc, ngân hàng…
b. Đánh giá rủi ro
Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên
ngoài. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu
phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Đánh giá rủi ro
là quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục
tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt
động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi nên cơ chế nhận dạng và đối
phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. [1]
Các bước của đánh giá rủi ro bao gồm:
Bước 1: Xác định mục tiêu;
Bước 2: Nhận dạng rủi ro;
Bước 3: Phân tích rủi ro;
Mục tiêu: Là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro, rủi ro ở đây được
xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực
hiện được. Các mục tiêu của một tổ chức nhìn chung là đa dạng, phức tạp
14
nhưng có thể phân thành 3 loại:
- Mục tiêu hoạt động: Liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt
động trong đơn vị.
- Mục tiêu báo cáo tài chính: Liên quan đến việc công bố BCTC đáng tin
cậy, bao gồm việc ngăn ngừa và phát hiện gian lận trong việc soạn thảo
BCTC .
- Mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến sự tôn trọng những luật lệ và quy
định trong môi trường kinh doanh và pháp lý mà đơn vị đang hoạt động.
Nhận dạng rủi ro: Nhận dạng rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại và
thường nằm trong quá trình lập kế hoạch của một đơn vị. Căn cứ vào nguồn
gốc phát sinh ta có thể phân loại rủi ro như sau:
+ Rủi ro từ môi trường bên ngoài hay còn gọi là rủi ro kinh doanh
+ Rủi ro từ môi trường bên trong: Bao gồm rủi ro hoạt động và rủi ro
tuân thủ
Phân tích rủi ro: Đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định
lượng. Sau khi đơn vị nhận dạng được rủi ro ở mức độ hoạt động, cần tiến
hành phân tích rủi ro. Có nhiều phương pháp phân tích rủi ro, tuy nhiên quá
trình phân tích nhìn chung thường bao gồm các bước sau:
+ Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro
+ Đánh giá khả năng (hay xác suất) rủi ro có thể xảy ra
+ Xem xét phương pháp quản trị rủi ro
c. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho
các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực
hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một
đơn vị. [1]
15
Hoạt động kiểm soát bao gồm hai yếu tố: Chính sách kiểm soát và thủ
tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở
cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Còn thủ tục kiểm soát là những quy
định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát.
* Một số thủ tục kiểm soát phổ biến:
+ Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị.
+ Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
+ Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
+ Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
+ Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.
+ Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
+ So sánh, đối chiếu, kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
+ Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản và các tài liệu kế toán.
+ Phân tích so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
* Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này, người quản lý
đơn vị không thể giải quyết mọi công việc trong đơn vị mà phải ủy quyền cho
cấp dưới thay mặt người quản lý đơn vị quyết định một số công việc trong
phạm vi nhất định. Tuy nhiên, người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm
về công việc đó và phải duy trì một sự kiểm tra nhất định.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và
công việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong
bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong
công việc, ít xảy ra sai sót và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra
chéo giữa các bộ phận, các nhân viên với nhau.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự tách biệt thích
hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai
16
phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí
kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi
sổ tài sản và bảo quản tài sản.
d. Hệ thống thông tin và truyền thông.
Theo từ điển tiếng Việt “Thông tin là truyền tin cho nhau để biết” Thông
tin có thể được tiếp nhận qua việc thu thập và xử lý dữ liệu, trao đổi, phân
tích, truyền thụ và cảm nhận…giúp tăng thêm sự nhận thức và hiểu biết của
con người về một sự việc, hiện tượng nào đó.
Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa
đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ giúp cho nhà quản
lý điều hành hay quản lý doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin tốt cần có các
đặc điểm sau:
+ Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh
+ Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược
+ Tích hợp với hoạt động kinh doanh
+ Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ
+ Chất lượng thông tin
Truyền thông là thuộc tính của thông tin, là việc trao đổi và truyền đạt
các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong và ngoài doanh
nghiệp. Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận: Truyền thông bên trong và
bên ngoài
Để đảm bảo truyền thông bên trong được thông suốt thì các kênh thông
tin từ trên xuống dưới hay từ dưới lên trên phải được thiết lập để những người
có trách nhiệm quan trọng về tài chính và kinh doanh cần nhận được các
thông báo ngắn gọn từ người quản lý cao cấp để thực hiện công việc và ngược
lại người quản lý cao cấp nhất phải phản hồi ý kiến đối với những góp ý, đề
xuất của thuộc cấp.
