Luận văn thạc sĩ Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty cổ phần may Trường Giang (full)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG



NGUYỄN THỊ THẮM



TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦNMAY
TRƢỜNG GIANG

Chuyên ngành : Kế toán
Mã ngành : 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH



Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN PHÙNG

Đà Nẵng - Năm 2013





LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu riêng của tôi.
Các kết quả, số liệu nêu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả

Nguyễn Thị Thắm













MỤC LỤC
MỞ ĐẦU 1
1. Tính cấp thiết của đề tài 1
2. Mục tiêu nghiên cứu 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3
4. Phƣơng pháp nghiên cứu 3
5. Bố cục đề tài: 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4
CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN

XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 8
1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 8
1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 8
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 10
1.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 10
1.1.4 Vai trò và trách nhiệm của các đối tƣợng liên quan đến KSNB 17
1.1.5 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 18
1.2 . CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ THÔNG TIN PHỤC VỤ CÔNG TÁC KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP. 19
1.2.1 Chi phí sản xuất trong doanh nghiệp. 19
1.2.2 Thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong
doanh nghiệp 22
1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 23
1.3.1 Mục tiêu KSNB chi phí sản xuất 23
1.3.2 Kiểm soát nội bộ về việc lập dự toán chi phí sản xuất trong doanh
nghiệp. 24
1.3.3 Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong doanh
nghiệp. 26
KẾT LUẬN CHƢƠNG
1
40



CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY TRƢỜNG GIANG 42
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY TRƢỜNG GIANG 42
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 42
2.1.2 Chức năng của Công ty 42
2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty 42

2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty 46
2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 48
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY TRƢỜNG GIANG 49
2.2.1 Môi trƣờng kiểm soát nội bộ tại Công ty 49
2.2.2 Hoạt động kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty 51
2.2.3 Đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần
may Trƣờng Giang 80
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 84
CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY TRƢỜNG
GIANG 85
3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG VÀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT NÓI RIÊNG 85
3.2 CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI
CÔNG TY 86
3.2.1 Về môi trƣờng kiểm soát 86
3.2.2 Tăng cƣờng kiểm soát nội bộ việc lập dự toán tại Công ty 89
3.2.3 Về tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất
92
3.2.4 Về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất 103
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 113
KẾT LUẬN 114


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 115
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

KSNB
Kiểm soát nội bộ
BCTC
Báo cáo tài chính
TSCĐ

Tài sản cố định
NLVLTT
Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
NCTT
Nhân công trực tiếp
SXC
Sản xuất chung
BHXH
Bảo hiểm xã hội
BHYT
Bảo hiểm y tế
BHTN
Bảo hiểm thất nghiệp
KPCĐ
Kinh phí công đoàn
HĐKS
Hoạt động kiểm soát
HĐQT
Hội đồng quản trị

DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
bảng
Tên bảng
Trang
2.1
Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của
Công ty cổ phần may Trƣờng Giang- Quý IV năm
2012
66
2.2
Bảng dự toán chi phí nhân công trực tiếp của Công ty
cổ phần may Trƣờng Giang - Quý IV năm 2012
67
2.3
Bảng dự toán chi phí sản xuất chung của Công ty cổ
phần may Trƣờng Giang -Quý IV năm 2012
68
2.4
Bảng đối chiếu tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu
75
3.1
Bảng dự toán các rủi ro thƣờng gặp trong quá trình
sản xuất
93
3.2
Bảng tính chi phí sản xuất dự toán dự toán
Công ty Cổ phần may Trƣờng Giang - Quý IV năm
2012
95

3.3
Bảng kê phiếu xuất kho Công ty Cổ phần may Trƣờng
Giang - Quý IV năm 2012
101
3.4
Bảng đánh giá chi phí ở các Phân xƣởng sản xuất
Công ty Cổ phần may Trƣờng Giang - Quý IV năm
2012
103





DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu hình
Tên sơ đồ
Trang
2.1
Quy trình sản xuất tại Công ty cổ phần may Trƣờng
Giang
46
2.2
Bộ máy quản lý Công ty cổ phần may Trƣờng Giang
47
2.3
Bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần may Trƣờng
Giang
49

2.4
Tổ chức thông tin kế toán tại Công ty cổ phần may
Trƣờng Giang
52
2.5
Trình tự chuyển chứng từ nhập vật tƣ do mua ngoài
55
2.6
Trình tự luân chuyển chứng từ xuất vật tƣ
57
2.7
Trình tự luân chuyển chứng từ tiền lƣơng

60
2.8
Lƣu đồ kiểm soát quá trình nhập kho nguyên vật liệu
tại Công ty cổ phần may Trƣờng Giang
71
2.9
Lƣu đồ kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu
73
2.10
Lƣu đồ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
78

1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Xu hƣớng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các
doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển, nhƣng đồng thời
chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức mà đòi hỏi các doanh nghiệp trong
nƣớc cần phải thay đổi cách nhìn nhận và phải tạo ra các chiến lƣợc kinh
doanh phù hợp. Nhân tố chất lƣợng và hạ giá thành sản phẩm sẽ góp phần tích
cực trong cuộc cạnh tranh khốc liệt nay.
Muốn hạ thấp giá thành và nâng cao chất lƣợng sản phẩm thì đầu tiên
các doanh nghiệp cần phải kiểm soát tốt chi phí sản xuất; trong đó tăng cƣờng
công tác kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất là điều cấp thiết nhất. Tuy
nhiên, có rất ít doanh nghiệp ở Việt Nam quan tâm đến công tác kiểm soát nội
bộ chi phí sản xuất.
Sản xuất sản phẩm may mặc vốn có những đặc trƣng riêng. Một số
đặc trƣng thƣờng gặp nhƣ sản xuất theo một quy trình công nghệ khá
phức tạp qua nhiều bƣớc công việc, nếu không có sự tổ chức quản lý tốt,
phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng, ban, cá nhân cũng nhƣ việc
ban hành các quy chế hoạt động và thiết kế quy trình tổ chức sản xuất hợp
lý, khoa học thì nguyên vật liệu cũng nhƣ các chi phí khác sẽ bị sử dụng một
cách lãng phí.
Công ty cổ phần may Trƣờng Giang là một doanh nghiệp chuyên sản
xuất và gia công các sản phẩm may xuất khẩu và nội địa, có bề dày trên 30
năm trong lĩnh vực may gia công hàng xuất khẩu. Những hạn chế nổi bật
trong quy trình KSNB chi phí sản xuất tại Công ty:
+ Nguồn nguyên vật liệu của Công ty mua cả trong nƣớc và cả nhập
khẩu nên khó khăn.cho công tác quản lý.
2

+ Khâu giám sát quá trình sản xuất còn lơ là, chỉ mang tính hình thức.
Việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan đến quá trình sản xuất
còn nhọc nhằn, làm cho quá trình kiểm soát chi phí dễ xảy ra rủi ro.
+ Công ty chƣa lập báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho công tác kiểm

soát chi phí. Công ty chƣa đi vào phân tích chi phí sản xuất thực tế phát
sinh để tìm hiểu nguyên nhân và hƣớng giải quyết. Công ty mới chỉ dừng lại
ở việc đối chiếu, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán. Do đó, thông tin
cung cấp không đáp ứng yêu cầu phân tích của nhà quản lý.
+ Việc phân quyền truy cập vào hệ thống chỉ mang tính hình thức.
+ Số lƣợng nhân viên phòng kế toán còn ít, một ngƣời phải đảm nhận
nhiều việc nên công tác kiểm soát chi phí vẫn còn nhọc nhằn.
Từ những bất cập trên, việc tìm hiểu công tác KSNB chi phí sản xuất của
Công ty cổ phần may Trƣờng Giang để tìm ra những giải pháp tăng cƣờng
việc KSNB chi phí sản xuất, hạn chế tối đa thất thoát là vấn đề cấp thiết.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu lý luận chung về khái niệm, mục tiêu, các bộ phận cấu
thành và vai trò của KSNB trong doanh nghiệp. Từ đó, nghiên cứu thông tin
phục vụ công tác KSNB chi phí sản xuất, mục tiêu KSNB chi phí sản xuất,
KSNB về viêc lập dự toán và KSNB thực tế chi phí sản xuất.
Vận dụng cơ sở lý luận trên nghiên cứu thực tế và đánh giá thực trạng
công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần may Trƣờng Giang, đồng
thời chỉ rõ những kết quả đạt đƣợc và những mặt hạn chế trong công tác
KSNB chi phí sản xuất tại Công ty.
Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, tác giả đƣa ra một số giải pháp nhằm
tăng cƣờng KSNB chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần may Trƣờng Giang
nhƣ hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát, tăng cƣờng KSNB việc lập dự toán chi
3

phí sản xuất, hoàn thiện thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí
sản xuất và tăng cƣờng KSNB chi phí sản xuất.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: Nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí
sản xuất và thực tế công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần may
Trƣờng Giang. Qua đó đƣa ra những giải pháp nhằm tăng cƣờng KSNB chi

phí sản xuất tại Công ty.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về nội dung: Đề tài chỉ nghiên cứu mảng công tác KSNB chi phí sản
xuất tại Công ty cổ phần may Trƣờng Giang.
+ Về không gian: chỉ nghiên cứu trong phạm vi Công ty cổ phần may
Trƣờng Giang.
+ Về thời gian: Đề tài nghiên cứu công tác KSNB chi phí sản xuất trong
quý IV, năm 2012
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phỏng vấn trực tiếp: Giám đốc, Kế toán trƣởng, Trƣởng phòng kế
hoạch vật tƣ, Tổ trƣởng các phân xƣởng cắt, may và hoàn thành để tìm hiểu
về môi trƣờng kiểm soát.
- Quan sát, tìm hiểu những vƣớng mắc, hạn chế của quy trình KSNB chi
phí sản xuất của Công ty.
- Vận dụng lý thuyết, thủ tục và quy trình KSNB chi phí sản xuất để mô
tả, giải thích và đề xuất các giải pháp.
5. Bố cục đề tài:
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong
doanh nghiệp.
4

Chƣơng 2 : Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại
Công ty cổ phần may Trƣờng Giang.
Chƣơng 3 : Các giải pháp nhằm tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chi phí sản
xuất tại Công ty cổ phần may Trƣờng Giang.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt
động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà
quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của Công ty

mình nhƣ: con ngƣời, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro
phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp
xây dựng đƣợc một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở
rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Ở Việt Nam, các doanh nghiệp
chƣa quan tâm nhiều về công tác KSNB do chƣa nhận thấy đƣợc tầm quan
trọng của KSNB. Vì vậy, nghiên cứu về công tác KSNB trong các doanh
nghiệp là vấn đề rất cấp thiết cho mỗi doanh nghiệp, nhất là trong điều kiện
kinh tế thị trƣờng cạnh tranh gây gắt và đang trên đà khủng hoãn nhƣ hiện
nay. Trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu, tác giả đã tham khảo các công trình
nghiên cứu sau :
Huỳnh Thị Loan (2008), “Tăng cƣờng kiểm soát chi phí sản xuất tại tổng
Công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ”, Luận văn thạc sỹ, Đại học Đà Nẵng.
Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí nói chung và
kiểm soát chi phí sản xuất nói riêng; tìm hiểu thực tế công tác kiểm soát chi
phí sản xuất tại tổng Công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ, đánh giá những ƣu
nhƣợc điểm của công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty và từ đó tác
giả đƣa ra các giải pháp nhằm tăng cƣờng công tác kiểm soát chi phí tại Công
ty. Nhìn chung, luận văn này đã đi sâu vào vấn đề kiểm soát trong quản lý,
5

nhƣ: hồ sơ công nghệ, kiểm soát chất lƣợng, giá nguyên vật liệu mua vào và
lập hồ sơ dự toán chi phí.
Phạm Thị Thu Hoài (2009), “Tăng cƣờng kiểm soát nội bộ về chi phí
kinh doanh tại Công ty cổ phần lƣơng thực và dịch vụ Quảng Nam”, Luận
văn thạc sỹ, Đại học Đà Nẵng. Luận văn đi vào tìm hiểu những vấn đề cơ bản
về KSNB trong quản lý, bản chất cũng nhƣ phân loại chi phí kinh doanh trong
doanh nghiệp thƣơng mại, nội dung cơ bản về KSNB chi phí kinh doanh
trong doanh nghiệp thƣơng mại; tìm hiểu về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh
doanh và tổ chức quản lý, thực trạng KSNB chi phí kinh doanh tại Công ty cổ
phần lƣơng thực và dịch vụ Quảng Nam; đề xuất các giải pháp nhằm tăng

cƣờng KSNB chi phí kinh doanh tại Công ty nhƣ: giải pháp hoàn thiện môi
trƣờng kiểm soát, hoàn thiện thủ tục kiểm soát và hoàn thiện thông tin kế
toán.
Lê Thị Thảo Nhƣ (2010), “Tăng cƣờng kiểm soát nội bộ về chi phí sản
xuất tại Công ty cổ phần dệt may 29/3”, Luận văn thạc sỹ, Đại học Đà Nẵng.
Luận văn đã hệ thống hóa đƣợc những vấn đề lý luận cơ bản về KSNB sản
xuất trong doanh nghiệp nói chung. Từ đó làm tiền đề cho việc đánh giá thực
trạng và tìm ra giải pháp tăng cƣờng công tác KSNB chi phí sản xuất tại Công
ty cổ phần dệt may 29-3; Thực trạng công tác KSNB chi phí sản xuất tại
Công ty cổ phần dệt may 29-3 bao gồm: tổng quan về Công ty cổ phần dệt
may 29-3; môi trƣờng kiểm soát tại Công ty cổ phần 29-3; hệ thống kế toán
tại Công ty; các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần
dệt may 29-3. Từ đó chỉ ra những hạn chế cần hoàn thiện về KSNB chi phí
sản xuất tại Công ty cổ phần dệt may 29-3: các thủ tục KSNB tại Công ty
chƣa đƣợc thiết lập; Công ty chƣa thực hiện việc báo cáo phân tích chi phí;
một số chứng từ chƣa giúp cho việc KSNB chi phí sản xuất; việc phân quyền
truy cập hệ thống mang tính hình thƣc; chƣa có quy định về vấn đề bảo vệ chi
6

phí sản xuất trong hệ thống máy tính; Từ những hạn chế nhƣ vậy luận văn đã
đƣa ra các giải pháp: tăng cƣờng một số thủ tục KSNB chi phí chủ yếu tại
Công ty cổ phần dệt may 29-3; hoàn thiện hệ thống báo cáo chi phí; hoàn
thiện một số chứng từ và sổ sách chủ yếu phục vụ cho KSNB chi phí; tăng
cƣờng kiểm soát việc truy cập hệ thống, quyền sửa số liệu; tăng cƣờng các
quy chế quy định đối với việc lƣu trữ dữ liệu chi phí sản xuất.
Nguyễn Thị Thanh Thúy (2010), “Tăng cƣờng kiểm soát chi phí tại
Công ty Vinaconex 25” , Luận văn thạc sỹ, Đại học Đà Nẵng. Luận văn đã
nghiên cứu lý luận về những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi phí trong quản
lý, bản chất cũng nhƣ phân loại chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây
dựng, nội dung cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây

dựng; Tìm hiểu về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản
lý, thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Vinaconex 25.
Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần
Vinaconex 25, chỉ ra ƣu điểm, hạn chế cũng nhƣ những nguyên nhân dẫn đến
những mặt tồn tại đó; Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cƣờng kiểm soát
chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Vinaconex 25: Tăng cƣờng kiểm soát
chi phí sản xuất theo theo định hƣớng gắn với trung tâm chi phí, trong đó
Đội đƣợc xem là trung tâm chi phí sản xuất và Đội trƣởng là ngƣời chịu
trách nhiệm về các báo cáo chi phí sản xuất của trung tâm. Các bộ phận chi
phí: Bộ phận vật tƣ, Tổ thi công và Bộ phận kế toán Đội, các bộ phận này
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Đội trƣởng; Giải pháp tăng cƣờng kiểm soát
chi phí sản xuất thông qua phân tích chi phí sản xuất; Giải pháp tăng cƣờng
kiểm soát chi phí sản xuất thông qua việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
chi phí sản xuất; Giải pháp tăng cƣờng kiểm soát chi phí sản xuất thông qua
hoàn thiện giao khoán giữa Công ty với các Đội xây dựng.
Lê Thị Thu Hiền (2010), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản
7

xuất tại Công ty giày Thƣợng Đình” Luận văn thạc sỹ, Đại học Đà Nẵng.
Luận văn đã nghiên cứu những lý luận chung về kiểm soát trong quản lý,
kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, nội dung, trình tự kiểm soát chi phí sản
xuất, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát; Tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm
soát chi phí sản xuất của Công ty giày Thƣợng Đình và đƣa ra những đánh giá
đối với hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty; Luận văn đã đặt ra và
giải quyết một cách khá toàn diện vấn đề kiểm soát chi phí tại Công ty. Toàn
bộ các yếu tố của hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất đƣợc nhận dạng và giải
quyết một cách có cơ sở, nội dung, trình tự kiểm soát chi phí sản xuất nhằm
nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí và đạt đƣợc lợi nhuận mong muốn cuả
Công ty giày Thƣợng Đình, và có thể suy rộng đối với các doanh nghiệp
trong ngành giày khác.

Công tác KSNB có vai trò hết sức quan trọng trong đối với quá trình
phát triển và hội nhập của mọi doanh nghiệp. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng
của KSNB đối với mỗi doanh nghiệp, đề tài đã kế thừa những thành tựu
nghiên cứu đã đạt đƣợc đồng thời tiến hành chọn việc nghiên cứu công tác
KSNB tại Công ty cổ phần may Trƣờng Giang để đi sâu vào nghiên cứu.
Nhìn chung, các đề tài trên đã đi sâu vào KSNB trong quản lý, chƣa đi vào
KSNB trong kế toán, đề tài này sẽ đi sâu vào KSNB về kế toán và quản lý.






8

CHƢƠNG 1:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN
XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Theo Ủy ban của hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về
báo cáo tài chính (COSO): “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ngƣời quản
lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đƣợc thiết lập
để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu: Báo cáo tài
chính đáng tin cậy; các luật lệ và quy định đƣợc tuân thủ; và hoạt động hữu
hiệu và hiệu quả.”
Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản của KSNB là quá trình, con
ngƣời, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng đƣợc hiểu nhƣ sau:
- Kiểm soát là một quá trình. Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt
động kiểm soát hiện diện cho mọi bộ phận trong đơn vị và đƣợc kết hợp với

nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phƣơng tiện để giúp
cho đơn vị đạt đƣợc mục tiêu của mình.
- Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết lập và vận hành bởi con ngƣời. Kiểm soát
nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu – mà phải
bao gồm cả những con ngƣời trong tổ chức nhƣ: Hội đồng quản trị, Ban giám
đốc, Các nhân viên khác – Chính con ngƣời quyết định ra mục tiêu, thiết lập
cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
- Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý. Vì khi vận hành hệ
thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do những sai lầm của con
ngƣời nên dẫn đến không thực kiện đƣợc các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có
thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhƣng không thể đảm bảo là
chúng không bao giờ xảy ra.
9

Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), “Kiểm soát nội bộ là một chức
năng thƣờng xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có
thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm
thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: Bảo vệ tài sản của
đơn vị; đảm bảo độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế
độ pháp lý; bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý.
Theo quan điểm của các kế toán viên công chứng (AICPA) ở Mỹ thì:
kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phƣơng pháp, biện
pháp phối hợp đƣợc thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ
chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu
quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trƣơng quản lý đã đề ra.
Các khái niệm trên cho thấy KSNB là quá trình đƣợc các nhà quản lý
thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động của doanh nghiệp.
KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải
kiểm soát mọi chức năng khác nhƣ về hành chính, quản lý sản xuất, … Nhƣ
vậy, cần có một quan điểm đúng đắn về KSNB, phải nhận thức rằng nó

không thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay không thể cho rằng KSNB chỉ
thuộc về các nhà quản lý. Mà KSNB phải là một quá trình đòi hỏi mọi thành
viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động vì chính họ là nhân
tố quyết định mọi thành quả chung.
Quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến sự hình thành các
định nghĩa khác nhau về KSNB. Đến nay, định nghĩa đƣợc chấp nhận khá
rộng rãi là theo COSO. Theo tác giả, định nghĩa KSNB theo COSO có nhiều
điểm ƣu việt hơn so với các quan điểm khác, cụ thể là:
+ Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối
tƣợng khác nhau.
10

+ Công bố đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể
đánh giá hệ thống kiểm soát của họ và tìm ra giải pháp để hoàn thiện.
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Theo COSO, KSNB là một chức năng thƣờng xuyên của các đơn vị, tổ
chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để
tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả 3 mục tiêu đặt ra của
đơn vị:
- Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và
đáng tin cậy, bởi vì chính ngƣời quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo
cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Đối với tính tuân thủ, KSNB trƣớc hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp
hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ việc nhà quản lý phải
chịu hoàn toàn trách nhiệm của đối với các hành vi không tuân thủ trong đơn
vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị vào việc
tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt đƣợc
những mục tiêu của đơn vị.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu qủa của các hoạt động, KSNB
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin,

nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh của
đơn vị.
Nhƣ vậy, các mục tiêu của KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt
hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
1.1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận.
ng kim soát
Môi trƣờng kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi
phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với
11

các bộ phận khác của KSNB. Các nhân tố chính thuộc về môi trƣờng kiểm
soát là:

Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trƣớc tiên phụ thuộc vào tính chính
trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những ngƣời liên quan đến quá
trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây
dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cƣ xử đúng đán để có thể
ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm
pháp.
Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị
đạo đức, đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu các sức ép hay điều kiện có thể
dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực.

Đảm bảo về năng lực:
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng
là con ngƣời. Sự phát triển cuả các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội
ngũ cán bộ nhân viên của chính doanh nghiệp đó; họ luôn luôn là một nhân tố
quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Nếu lực lƣợng này của đơn vị yếu kém về

mặt năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có duy trì một
hệ thống kiểm soát nội bộ rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy
hiệu quả. Ngƣợc lại một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm những
hạn chế vốn có cuả kiểm soát nội bộ. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng
những nhân viên có kiên thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ đƣợc
giao, và phải giám sát và huân luyện họ đầy đủ và thƣờng xuyên.

Hội đồng quản trị và Úy ban kiểm soát:
Ủy ban kiểm soát bao gồm những thành viên trong và ngoài Hội đồng
quản trị nhƣng không tham gia vào việc điều hành của đơn vị. Ủy ban kiểm
soát có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của
12

đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo
cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ. Vì vậy, hoạt động hữu hiệu
của Ủy ban kiểm soát và Hội đồng quản trị có ảnh hƣởng lớn đến môi trƣờng
kiểm soát.

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý;
phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tƣ cách và thái độ của họ khi điều
hành đơn vị. Mỗi nhà quản lý thì nhận thức, phong cách lãnh đạo khác
nhau.Có nhà quản lý rất quam tâm tới việc lập BCTC và việc hoàn thành vƣợt
mức kế hoạch đã đề ra. Đối với phong cách này, nhà quản lý trong quá trình
kinh doanh sẽ rất thận trọng để giảm rủi ro cho các số liệu và thông tin chính
xác, đáng tin cậy, vì vậy thủ tục kiểm soát đƣợc xây dựng hiệu quả. Ngƣợc
lại, có nhà quản lý lại hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro
cao nhƣng có thể thu đƣợc nhiều lợi nhuận. Nhƣ vậy thì số liệu trên BCTC sẽ
không trung thực, không đủ độ tin cậy.


Cơ cấu tổ chức:
Về thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt đƣợc các mục tiêu. Một
cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát
các hoạt động. Cơ cấu tổ chức thƣờng đƣợc mô tả thông qua sơ đồ tổ chức,
trong đó phải xác định đƣợc các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và
các thể thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức phải phù hợp với
quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị.

Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm:
Đây là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và
trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp mỗi
thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể là gì và từng hoạt động của
13

họ sẽ ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến ngƣời khác trong việc hoàn thành mục tiêu.
Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về
những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ
với nhau.

Chính sách nhân sự:
Bao gồm toàn bộ quản lý và chế độ quản lý nhân sự đối với việc tuyển
dụng, huấn luyện, đề bạt, khen thƣởng, kỹ luật cán bộ công nhân viên trong
đơn vị. Sự phát triển của mọi doanh nghiệpluôn gắn liền với đội ngũ nhân
viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát của doanh
nghiệp.
b/ i ro:
Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có thể phát sinh rủi ro và khó có
thể kiểm soát tất cả. Để giới hạn đƣợc rủi ro ở mức chấp nhận đƣợc, ngƣời
quản lý phải dựa trên mục tiêu đã đƣợc xác định của đơn vị, nhận dạng và

phân tích rủi ro từ đó mới có thể quản trị đƣợc rủi ro.


Xác định mục tiêu của đơn vị:
Bao gồm việc đƣa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lƣợc cũng
nhƣ những chỉ tiêu phải đạt đƣợc trong ngắn hạn, trung và dài hạn. Việc xác
định mục tiêu có thể đƣợc thực hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc đơn
giản hơn qua nhận thức và phát biểu hàng ngày của nhà quản lý.

Nhận dạng rủi ro:
Là xem xét rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị hay
chỉ ảnh hƣởng đến từng hoạt động cụ thể. Ở mức độ toàn đơn vị, các nhân tố
có thể làm phát sinh rủi ro đó là sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng
thay đổi Trong phạm vi từng hoạt động nhƣ bán hàng, mua hàng, kế toán ,
rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản thân từng hoạt động trƣớc khi gây
ảnh hƣởng dây chuyền đến toàn đơn vị.
14


Phân tích và đánh giá rủi ro:
Vì rủi ro rất khó định lƣợng nên đây là một công việc khá phức tạp và
có nhiều phƣơng pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh
giá rủi ro thƣờng bao gồm những bƣớc sau đây:
+ Ƣớc lƣợng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hƣởng có thể có của nó đến mục
tiêu của đơn vị.
+ Xem xét khả năng xảy ra rủi ro
+ Những biện pháp có thể sử dụng để đối phó rủi ro
c/ Hong kim soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho
các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Các chính sách và thủ tục này

giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi
ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát
(HĐKS) khác nhau có thể đƣợc thực hiện, và dƣới đây là những HĐKS của
đơn vị:

Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào đƣợc giải
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Chẳng
hạn không thành viên nào đƣợc kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực
hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm
soát lẫn nhau; nếu có sai sót xảy ra sẽ đƣợc phát hiện nhanh chóng; đồng thời
giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có
thể gây ra giấu diếm những sai phạm của mình.

Kiểm soát quá trình xử lý các thông tin và các nghiệp vụ
Để thông tin đáng tin cậy cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát
nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
15

Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần phải đảm bảo rằng: (1)
Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách, (2)Việc phê chuẩn các nghiệp
vụ phải đúng đắn, cụ thể là:
- Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách:cần chú ý các vấn đề sau:
 Chứng từ có đƣợc đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc
và đễ dàng truy cập khi cần thiết.
 Chứng từ đƣợc lập ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ hoặc càng sớm
càng tốt.
 Cần thiết kế đơn giãn, rõ ràng, dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều
công dụng khác nhau.

 Tổ chức luân chuyển chứng từ có đảm bảo tính khoa học và kịp thời
 Tổ chức lƣu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy
định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động: cần đảm bảo là
tất cả các nghiệp vụ phải đƣợc phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý trong
phạm vi quyền hạn cho phép.
- Phê chuẩn chung: Là trƣờng hợp nhà quản lý ban hành các chính sách
để áp dụng cho toàn đơn vị.
- Phê chuẩn cụ thể: Là các trƣờng hợp mà nhà quản lý phải xét duyệt
từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không phải đƣa ra các chính sách chung.

Kiểm soát vật chất:
Hoạt động đƣợc thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả các ấn
chỉ đƣợc đánh số thứ tự trƣớc nhƣng chƣa sử dụng; cũng nhƣ cần hạn chế sự
tiếp cận với các chƣơng trình tin học và những hồ sơ dữ liệu

Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
Là việc kiểm tra đƣợc thực hiện bởi các cá nhân khác với cá nhân thực
hiện nghiệp vụ.
16

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ
phải độc lập với đối tƣợng đƣợc kiểm tra.

Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện:
Hoạt động này chính là việc xem xét lại những việc đã thực hiện bằng
cách so sánh số liệu thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trƣớc, và các dữ
liệu khác có liên nhƣ những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời
còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện.
d/ Thông tin và truyn thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết
lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình
thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân
thủ, bao gồm cho cả nội bộ và cả bên ngoài.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt
đƣợc các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin đƣợc cung cấp thông qua
hệ thống thông tin.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhƣng đƣợc nêu ra để
nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ
quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán thƣờng bao gồm hai phần có quan hệ
chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin
kế toán quản trị. Hai bộ phận này thƣờng đƣợc sử dụng chung về phần lớn dữ
liệu đầu vào, thế nhƣng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra có nhiều khác biệt
để hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau.
e/ Giám sát
Giám sát là quá trình mà ngƣời quản lý đánh giá chất lƣợng của hệ
thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định kiểm soát
nội bộ có vận hành đúng nhƣ thiết kế hay không và có cấn thiết thay đổi
17

chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không. Để đạt
kết quả tốt nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thƣờng xuyên
hoặc định kỳ.
Giám sát thƣờng xuyên đạt đƣợc thông tin qua việc tiếp nhận các ý
kiến đống góp của khách hàng hoặc xem xét các hoạt động và phát hiện các
biến động bất thƣờng.
Giám sát định kỳ đƣợc thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ
do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên thực hiện.
1.1.4 Vai trò và trách nhiệm của các đối tƣợng liên quan đến KSNB


Hội đồng quản trị có trách nhiện thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để
lãnh đạo, chỉ đạo và giám sát mọi hoạt động của đơn vị. Các thành viên trong
Hội đồng quản trị cần phải khách quan và có năng lực. Họ phải hiểu biết các
hoạt động và môi trƣờng của đơn vị, biết sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn
thành đƣợc trách nhiệm của mình.

Ban giám đốc có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ
và giải trình cho Hội đồng quản trị về những vấn đề thuộc trách nhiệm của họ.

Kiểm toán viên nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá sự
hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và góp phần giữ vững sự hữu hiệu
này thông qua các dịch vụ mà họ cung cấp các bộ phận trong đơn vị.
d/ Nhân viên
Suy cho cùng, kiểm soát nội bộ liên quan đến trách nhiệm của các
thành viên trong đơn vị. Thông qua các hoạt động hàng ngày, mọi thành viên
đều phải tham gia vào các hoạt động kiểm soát ở những mức độ khác nhau từ
trƣởng phòng phê duyệt dịch vụ bán chịu cho đến ngƣời thủ kho bảo quản