tìm hiểu về văn phòng điện tử, thư điện tử, google drive

Chào mừng cô và các bạn đến với
bài thuyết trình của nhóm:


Câu hỏi
Câu 1: Tìm hiểu về văn phòng điện tử
Câu 2: Tìm hiểu về thư điện tử
Câu 3: Tìm hiểu về Google Drive


$1: Tìm Hiểu Về Văn Phòng Điện Tử
1. Khái niệm VPĐT
2. Chức năng và hoạt đông
3. So sánh VPĐT & VP thông thường
4. Ưu điểm, lợi ích
5. Nhược điểm


1. Khái niệm VPĐT
Văn phòng:
- Bộ máy làm việc trực tiếp của cq, tc
- Trụ sở làm việc của cq, đơn vị
- Một dạng hoạt động của cq, tc
- ......
VPĐT: là hệ thống phần mềm trao đổi thông
tin, điều hành tác nghiệp và quản lí trình
duyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến
trên mạng máy tính


Văn phòng điện tử

2. Chức năng và hoạt động
Hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lí,
sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin nhằm
đạt kết quả tối ưu trong từng hoạt động của
cq, tc.
Phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lí thông
tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cq,
tc theo yêu cầu của lãnh đạo.


Cụ thể các hoạt động tác nghiệp chính nhằm
thực hiện chức năng của VPĐT như sau:
 Quản lí lịch làm việc
 Quản lí văn bản
 Quản lí nhân sự
 Quản lí khách hàng
 Báo cáo định kì
 Tủ hồ sơ cá nhân

 Thư viện tài liệu
 Diễn đàn
 Họp trực tuyến
 Quản lí tài sản
 Tin nhắn nội bộ
 .......


3. So sánh VPĐT & VP thông thường

 VP thông thường

 VPĐT

 Có trụ sở làm việc cố  Văn phòng ảo ( 0m2)
Trụ sở
định gắn với không
gian và thời gian
xác định.
 Hệ thống phòng làm
- Máy tính kết nối mạng,
Cơ sở
việc, các công cụ và
phần mềm VPĐT
vật chất
phương
tiện
như
Hạ tầng
máy in, fax, máy
kỹ thuật
tính,...môi trường
làm việc và các
csvc khác...


So sánh VPĐT & VP thông thường
 VP thông thường
 Sử
Nhân sự

dụng nhiều
nhân sư hơn,
nhân sự làm việc
gắn với trụ sở của
cq, tc với thời
gian xác định, mỗi
cá nhân thực hiện
từng nhiệm vụ cụ
thể, một số bộ
phận không yêu
cầu trình độ tin
học nhất định

 VPĐT
 sử

dụng ít nhân
sự hơn, nhân sự
đòi hỏi trình độ
internet, tin học
nhất định.


So sánh VPĐT & VP thông thường
 VP thông thường

 VPĐT

chức lao động gắn

với tổ chức bộ máy,
hoạt động với thời
gian và không gian
xác định; tương tác
thông qua con
người.
 Được thực hiện bởi
con người.

 Hoạt động trực tuyến,

Phương
Thức hoạt
Động
 Tổ

Kỹ thuật
Nghiệp vụ

tương tác qua mạng
máy tính; thông tin,
quy trình làm việc
được chuẩn hóa.

 Bởi công nghệ,
phương tiện kĩ thuật
hiện đại.


4. Ưu điểm, lợi ích

Ưu điểm:
 Tạo một văn phòng ảo, kết nối các văn phòng
và tạo một kênh truyền thông nội bộ giúp
truyền thông nhanh và thuận tiện hơn.
 Tin học hóa hệ thống thông tin quản lý và điều
hành cộng tác. Tăng năng suất và hiệu quả lao
động, giúp giảm chi phí hoạt động và quản lý.
 Lưu trữ và tổ chức thông tin khoa học, tạo khả
năng khai thác kho dữ liệu dùng chung và tạo
lập tài sản cho tổ chức, chia sẻ tài nguyên tốt
hơn và giảm rủi ro mất mát thông tin.


Ưu điểm,
 Cung cấp các công cụ chuẩn hoá thông tin,
văn bản, tài liệu, biểu mẫu .
 Là môi trường để các thành viên chia sẻ tri
thức với nhau .
 Là công cụ điều hành trực tuyến và làm
việc từ xa .
 Xây dựng một nét văn hoá mới, giúp bỏ đi
thói quen làm việc trên các phương tiện thủ
công, xây dựng một môi trường làm việc
chuyên nghiệp và ưu việt hơn .
 Tiết kiệm thời gian và chi phí.


lợi ích
Lợi ích:
 Đối với lãnh đạo:

 Điều hành và quản lý từ xa, mọi lúc mọi nơi.
 Quản lý các công việc đã giao một cách rõ
ràng, minh bạch.
 Nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định
chính xác.
 Tạo môi trường làm việc dân chủ, trao đổi
công khai...


lợi ích
 Đối với chuyên viên:
 Dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn
bản liên quan đến công việc đang xử lý .
 Nắm bắt nhanh chóng các công việc của
lãnh đạo giao cho.
 Báo cáo công việc kịp thời.
 Dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân.


Ưu điểm, lợi ích
 Văn thư:
 Phân phối văn bản đơn giản .
 Dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin khi cần
 Tìm kiếm bản gốc nhanh chóng.
 Hỗ trợ in báo cáo văn bản, lập sổ văn bản.
 Truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh
đạo đến các bộ phận nhanh chóng, kịp
thời,...

lợi ích
 Đối với doanh nghiệp:
 Quản lý thông tin nội bộ hiệu quả.
 Thống nhất và tin học hoá các quy trình hoạt
động, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông
tin nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả
công việc .
 Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận,
chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy
đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc
phát triển văn hóa doanh nghiệp .


lợi ích
 Giảm bớt thời gian tìm kiếm thời gian tìm
kiếm thông tin,các chi phí khác.
 Tiết kiệm được thời gian quản lý, điều hành
và đào tạo nhân viên mới.
 Giảm bớt thời gian hướng dẫn các quy trình
tác nghiệp lặp đi lặp lại.
 Giảm bớt chi phí đầu tư cho nhiều phần mềm
đơn lẻ.
 Giảm chi phí về nguồn lực.


5. Nhược điểm
Tính máy móc, rập khuôn trong hoạt động
của cơ quan, tổ chức
Yêu cầu về nhân sự có trình độ tin học nhất
định

Tính bảo mật về thông tin


$2: Tìm hiểu về thư điện tử ( Email)
1. Khái niệm
2. Đặc điểm
3. Cấu trúc
4. Chức năng
5. Các giao thức
6. Phương thức hoạt động
7. Cách tạo tài khoản và hướng dẫn sử dụng
Gmail ( phần cô giáo yêu cầu bổ sung)


1. Khái niệm
Là một hệ thống chuyển nhận thông tin qua
các mạng máy tính.
Email là một phương tiện thông tin rất
nhanh. Một mẫu thông tin có thể được gửi đi
ở dạng mã hoá hay dạng thông thường và
được chuyển qua các mạng máy tính đặc
biệt là mạng Internet. Nó có thể chuyển mẫu
thông tin từ một máy nguồn tới một hay rất
nhiều máy nhận trong cùng lúc.


Phần mềm thư điện tử
Phần mềm thư ĐT : là loại phần mềm nhằm
hỗ trợ cho người dùng việc chuyển và nhận
các mẫu thông tin 

Có 2 loại phân biệt phần mềm TĐT:
- loại được cài đặt trên từng máy tính của
người dùng (MUA)
- loại được cung ứng bởi các máy chủ (web
mail)


2. Đặc điểm
Viết bằng kí tự bàn phím và thông qua 1 phần
mềm điện tử.
Nội dung và hình thức được bảo toàn
Vận tốc nhanh
Tính bảo mật cao
Khối lượng gửi và nhận có thể nhiều
......


3. Cấu trúc
Phần tên định dạng thêm:  Đây là một dạng
tên để cho người đọc có thể dễ dàng nhận ra
người gửi hay nơi gửi. Tuy nhiên, trong các
thư điện tử người ta có thể không cần cho
tên định dạng và lá thư điện tử vẫn được gửi
đi đúng nơi
Phần tên email:Đây là phần xác định hộp
thư. Thông thường, cho dễ nhớ,


phần này hay mang tên của người chủ ghép
với một vài kí tự đặc biệt. Phần tên này

thường do người đăng kí hộp thư điện tử đặt
ra. Phần này còn được gọi là “phần tên địa
phương”
Phần tên miền: đây là tên miền của nơi cung
cấp thư điện tử. Ngay sau phần tên email bắt
đầu bằng chứ “@” nối liền sau đó là tên
miền.


4. Chức năng
Nhận và soạn thảo email (chức năng chính)
Lịch làm việc
Sổ địa chỉ
Sổ tay
Công cụ tìm kiếm thư điện tử