Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI10

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP

Họ và tên
: Võ Thị Thúy Nga
Lớp
: Đại học Quản trị văn phòng 14B
Tên cơ quan kiến tập
: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và
Thương mại MHDI 10
Tên Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI – 6/ 2017


LỜI CẢM ƠN
Thực hiện kế hoạch kiến tập của nhà trường, được sự quan tâm tạo điều
kiện hướng dẫn của các thầy cô Khoa Quản trị văn phòng cũng như được sự đồng
ý của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10, em được tiếp
nhận vào thực tập tại phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty. Trong khoảng
thời gian kiến tập từ ngày 29/5 đến ngày 18/6 năm tại phòng Tổ chức - Hành
chính, em đã có điều kiện được khảo sát, tìm hiểu thêm về công tác văn phòng, tiếp
cận được môi trường làm việc thực tế. Bản thân em cũng đã học hỏi thêm cho
mình nhiều kinh nghiệm cũng như trang bị thêm cho mình nhiều kiến thức nghiệp
vụ và cả kiến thức xã hội phục vụ cho năm học còn lại.
Qua đây, em xin bày tỏ long biết ơn sâu sắc tới thầy cô Khoa Quản trị văn
phòng đã chỉ dẫn, giúp đỡ em; cùng toàn thể ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu
tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10, cán bộ, nhân viên của Phòng Tổ chức –
Hành chính đã tạo mọi điều kiện và hướng dẫn tân tình trong thời gian kiến tập gần

1tháng, giúp em được tiếp cần được một cách đầy đủ hơn hiểu hơn về công tác văn
phòng, giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 22 tháng 6 năm 2016.
Sinh viên

Võ Thị Thúy Nga


DANH MỤC CHỮ VIẾT TĂT

Chữ viết tắt

Nội dung

CHXHCNVN
BQP
KT
HĐQT
BNV

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Bộ Quốc phòng
Ký thay
Hội đồng Quản trị
Bộ Nội vụ

MỤC LỤC

A. LỜI MỞ ĐẦU
Thực tế ngày nay, ở tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội,
các doanh nghiệp trong và ngoài nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận
không thể thiếu đó là văn phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp
lãnh đạo các cơ quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó.
Văn phòng đóng vai trò đặc biệt quan trọng; có trách nhiệm thu thập xử lí,
thu thập thông tin và tổng hợp thông tin cho lãnh đạo. Công tác văn phòng thực
hiện tốt là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho hoạt
động của cơ quan đơn vị và ngược lại.
Là sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngành Quản trị văn phòng năm
thứ 3, em đã được các thầy, cô trang bị cho những kiến thức cơ sở cũng như
chuyên ngành cần thiết cho công việc sau này của mình. Tuy nhiên đó cũng chỉ là
cơ sở lý luận qua sách vở và kinh nghiệm của giảng viên về thực tế được lồng ghép
vào bài giảng. Nhằm nâng cao chất lượng đào tạo đáp ứng ngày càng cao nhu cầu
về đội ngũ nhân lực của xã hội, thực hiện phương châm “lý luận gắn liền với thực
tiễn”, “học thật thi thật ra đời làm việc thật”, hàng năm trường Đại học Nội vụ Hà
Nội tổ chức cho sinh viên năm 3 đi kiến tập tại các cơ quan nhà nước cũng như
doanh nghiệp. Mục đích của đợt kiến tập này là gắn liền nhà trường với xã hội, lý
luận với thực tiễn. Thông qua nghiên cứu, khảo sát và thực hành tại các đơn vị giúp
sinh viên củng cố những kiến thức đã học trong nhà trường; vận dụng những kinh
nghiệm, kiến thức đó vào thực tế giúp kỹ năng nghề nghiệp được nâng cao; xây
dựng và rèn luyện tác phong làm việc của một cán bộ, công chức trong tương lai.
Đây là khoảng thời gian cần thiết cho mỗi sinh viên có khả năng học hỏi tìm hiểu
thêm kiến thức thực tế.

5

Thực hiện kế hoạch kiến tập của nhà trường, được sự quan tâm tạo điều kiện
hướng dẫn của các thầy cô Khoa Quản trị văn phòng cũng như được sự đồng ý của
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10, em được tiếp nhận
vào thực tập tại phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây
dựng và Thương mại MHDI 10 với thời gian kiến tập 3 tuần (từ ngày 29/5 đến
ngày 18/6 năm 2017). Em đã được làm quen, thực hành thực tế và trực tiếp làm
việc của một nhân viên hành chính văn phòng bao gồm: soạn thảo văn bản; vào sổ
đăng ký văn bản đi, đến; công tác văn thư; các nghiệp vụ thư ký văn phòng theo sự
phân công và hướng dẫn của Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính – anh Nguyễn
Như Sơn. Đồng thời, bằng sự quan tâm chỉ bảo tận tình của các anh, chị - nhân
viên phòng Tổ chức – Hành chính đã giúp em hoàn thành đợt kiến tập này. Bản
thân em đã tiếp thu được những kinh nghiêm vô cùng quý báu, học thêm được
những kỹ năng của người làm văn phòng, tiếp xúc với môi trường làm việc năng
động. Từ đó, em cũng hy vọng rằng những kỹ năng và kinh nghiệm này sẽ giúp
cho em vững bước vào năm thứ tư – năm học cuối cùng của khóa học.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Khoa quản trị văn phòng –
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và
Thương mại MHDI 10, Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính – anh Nguyễn Như
Sơn và các anh chị nhân viên phòng Tổ chức - Hành chính đã nhiệt tình giúp đỡ,
tạo điều kiện để em được hoàn thành bài báo cáo kiến tập ngành nghề này. Mặc dù
có nhiều cố gắng nhưng do lần đầu tiếp xúc với công việc còn nhiều bỡ ngỡ cho
nên có nhiều sai sót vì vậy mong thầy cô xem xét góp ý để báo cáo em được hoàn
thiện hơn.

6


B. NỘI DUNG
1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng
(phòng Tổ chức – Hành chính)

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
•

Khái quát chung về Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại
MHDI 10
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 thuộc hình

thức Công ty Cổ phần, được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp năm
2014 và các quy định hiện hành khác của nước CHXHCNVN.
Bộ Quốc phòng mà trực tiếp là Tổng Công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô
thị Bộ Quốc phòng trực tiếp giám sát và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 thông qua phần vốn
góp chi phối tại công ty.
- Tên công ty viết bằng tiếng Việt Nam: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
và Thương mại MHDI 10;
- Tên công ty viết bằng Tiếng Anh: MHDI 10 Commercial and
Construction Investment joint stock Company;
- Tên công ty viết tắt: MHDI 10.
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 86, đường Lê Trọng Tấn, phường Khương Mai,
quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 04.36882626
Fax: 04.36882626
Email:
Website: www.mhdi10.com

7


Ngành nghề kinh doanh của Công ty gồm 92 nhóm ngành nghề kinh doanh
(Theo Điều lệ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10).

Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận Đăng ký Doanh nghiệp số
0107021436 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 10/10/2015,
đăng ký thay đổi lần thứ nhất ngày 14/10/2015.
•

Chức năng
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI10 thuộc Tổng

công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị Bộ Quốc phòng có chức năng đưa ra và
quyết định các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an
ninh nhằm đảm bảo sự phát triển cho công ty.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI10 còn có chức
năng quản lý và điều hành, tổ chức thực hiện các kế hoạch do Bộ Quốc phòng
giao. Và chịu trách nhiệm trong việc thực hiện các chính sách về pháp luật, tuân
theo Hiến pháp và các quy định của nhà nước.
•

Nhiệm vụ, quyền hạn
Căn cứ quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty Ban hành kèm theo

Quyết định số 100/QĐ-MHDI 10 ngày 01/6/2016 của Chủ tịch Hội đồng quản trị
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI10.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI10 thuộc Tổng
công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị Bộ Quốc phòng đặt dưới sự quản lý, điều
hành trực tiếp của Thủ trưởng BQP nhằm thực hiện các nhiệm vụ do Bộ Quốc
phòng giao và các hoạt động sản xuất kinh doanh khác gồm:
- Chuẩn bị đầu tư các dự án và tổ chức quản lý, thực hiện các dự án đầu tư
xây dựng các khu nhà ở, khu đô thị mới phục vụ chính sách nhà ở cho cán bộ Quân
đội và kinh doanh theo cơ chế thị trường; Thực hiện các dự án tái định cư; Quản lý,
vận hành khai thác dịch vụ nhà ở, khu đô thị mới sau đầu tư; Tư vấn khảo sát thiết

kế; Thi công xây lắp công trình; Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng.
8


- Quy hoạch; kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; dự toán, quyết toán ngân
sách hàng năm và quỹ dự trữ của cấp mình. Đầu tư xây dựng các công trình trọng
điểm và chú trọng đến các chính sách cho cán bộ.
- Bán nhà thuộc sở hữu Nhà nước cho người đang thuê do Tổng công ty
quản lý theo NĐ 61/CP ngày 05/07/1994 của Chính phủ và triển khai thực hiện
Quyết định 20/2000/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về chính sách nhà ở cho
cán bộ lão thành cách mạng trên địa bàn Thành phố Hà Nội; Bàn giao các khu tập
thể Quân đội do Tổng công ty đang quản lý ra TP Hà Nội quản lý…
•
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Cơ cấu tổ chức của Công ty:
Đại Hội đồng cổ đông
Hội đồng Quản trị
Ban Giám đốc: Giám đốc, các Phó Giám đốc
Ban Kiểm soát
Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Tài chính – Kế toán
Các phòng chức năng: + Phòng Kế hoạch tổng hợp (Phòng KHTH)
- Phòng Tài chính – Kế toán (Phòng TC – KT)
- Phòng Dự án đầu tư
- Phòng Thương mại

- Phòng Kỹ thuật – Thi công (Phòng KT – TC)
- Phòng Tổ chức – Hành chính (Phòng TC – HC)

7.

Các đơn vị trực thuộc
- Chi nhánh Miền Trung
- Chi nhánh Miền Nam
- Ban Quản lý Dự án số 1
- Ban Quản lý Dự án số 2
- Ban Quản lý Dự án số 3
- Trung tâm Tư vấn Khảo sát Thiết kế MHDI 10
- Xí nghiệp Kinh doanh Vật liệu xây dựng MHDI 10
9


- Xí nghiệp Xây lắp số 1
- Xí nghiệp Xây lắp số 2
- Xí nghiệp Xây lắp số 3
- Các đội Xây lắp
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty (Xem Phụ lục số 1)
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng (phòng
Tổ chức - Hành chính)
Tại Điều 17, Quy chế Tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư
Xây dựng và Thương mại MHDI 10 quy định về chức năng, nhiệm vụ, quền hạn
của phòng Tổ chức – Hành chính cụ thể như sau:
•

Chức năng
- Tham mưu cho Đảng ủy,Chỉ huy công ty trong việc thực hiện công tác

Đảng, công tác chính trị; công tác tổ chức, chính sách, lao động, tiền lương, huấn
luyện đào tạo; công tác quản lý hành chính, văn thư, bảo mật, lưu trữ và công tác
đảm bảo hậu cần, doanh trại;
- Tổ chức thực hiện, hướng dẫn kiểm tra, theo dõi các cơ quan, đơn vị thực
hiện các mặt công tác trên.
•

Nhiệm vụ, quyền hạn
- Căn cứ chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan chính trị cấp trên; Nghị quyết của

Chi bộ,chỉ đạo, hướng dẫn của Bí thư Chi bộ, mệnh lệnh của người chỉ huy và tình
hình nhiệm vụ của công ty để tham mưu, đề xuất nội dung, biện pháp hoạt động
công tác Đảng, công tác chính trị;
- Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục chính trị, tư tưởng. Xây
dựng văn hóa doanh nghiệp; chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức hoạt động phong trào
thi đua quyết thắng, công tác khen thưởng;

10


- Hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác xây dựng Đảng, nguyên tắc tổ
chức và sinh hoạt Đảng. Phối hợp với Ủy ban kiểm tra Đảng trong chỉ đạo, hướng
dẫn và thực hiện công tác kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật Đảng;
- Nghiên cứu đề xuất việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; quy hoạch, bố trí, sắp
xếp, bổ nhiệm, điều động, tuyển chọn cán bộ thuộc khối cán bộ quản lý;
- Hướng dẫn và thực hiện công tác quản lý cán bộ, bảo vệ chính trị nội bộ
theo các quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng;
- Xây dựng các quy chế, quy định về hoạt động công tác Đảng, công tác
chính trị;

- Tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị, chỉ huy
công ty.Theo dõi, đôn đốc, phối hợp tổ chức thực hiện, tổng hợp báo cáo và duy trì
thực hiện chế độ công tác, làm việc;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư, bảo mật, quân
nhu, doanh trại, quân y, kỹ thuật xe ô tô, xăng dầu,bảo vệ, sở hữ tài sản thuộc văn
phòng theo đúng chế độ quy định;
- Quản lý cơ sở vật chất, phương tiện và điều kiện làm việc cho chỉ huy
công ty; phục vụ các hoạt động hội họp, đón tiếp khách của cơ quan;
- Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật;
- Chủ trì xây dựng kể hoạch tổ chức lực lượng hàng năm, bổ sung lực
lượng theo yêu cầu, nhiệm vụ. Thực hiện các nghiệp vụ của ngành quân lực và giải
quyết các chế độ chính sách khác cho người lao động. Nghiên cứu soạn thảo nội
quy, quy chế về tổ chức hoạt động trong nội bộ công ty. Giải quyết các thủ tục về
hợp đồng lao động, tuyển dụng đối với cán bộ công nhân viên chức công ty;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do chỉ huy công ty giao.
•

Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức - Hành chính
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính: (Xem Phụ lục số 2)

11


2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các chủ trương,
chính sách, quyết định lãnh đạo, quản lý; là các hình thức cụ thể hóa pháp luật; là
công cụ điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý, điều hành của các cơ
quan, tổ chức. Văn bản là phương tiện quản lý, điều hành không thể thiếu, đồng
thời là sản phẩm tất yếu hình thành từ hoạt động lãnh đạo, quản lý trong mọi cơ
quan, tổ chức. Vì vậy, việc soạn thảo và ban hành văn bản luôn đòi hỏi những yêu

cầu cao để đảm bảo thông tin được cung cấp một cách chính xác, phục vụ cho hoạt
động quản lý của cơ quan, tổ chức.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 (thuộc Tổng
công ty Đầu tư phát triển Nhà và Đô thị) chịu sự quản lý trực tiếp của Bộ trưởng
Bộ Quốc phòng nên các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty
căn cứ theo Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ Quốc
phòng về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các
cơ quan, đơn vị trong quân đội và Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7
năm 2012 của Bộ Quốc phòng về Ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và
bảo mật tài liệu trong quân đội.
2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Thực tế khảo sát tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và thương mại
MHDI 10 thì số lượng văn bản được ban hành tương đối nhiều. Căn cứ Khoản 1,
Điều 2 Thông tư 92/2012/TT-BQP thì công ty được phép ban hành các loại văn bản
sau: Quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế
hoạch, nghị quyết, dự án, tờ trình, đề án, phương án, hợp đồng, báo cáo, biên bản,
công điện, công văn hành chính, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy
chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy
mời, giấy ủy nhiệm, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu trình, phiếu giải quyết

12


văn bản, phiếu trình văn bản (đối với vấn đề đơn giản), phiếu trình giải quyết công
việc, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng
nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy công tác, giấy
biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu giải quyết văn bản, phiếu trình văn
bản (đối với vấn đề đơn giản), phiếu trình giải quyết công việc, thư công không bắt
buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên.

Sau đây là bảng số lượng văn bản được Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng
và Thương mại MHDI 10 ban hành từ năm 2014 đến năm 2016 được tổng hợp từ
văn thư cơ quan:
Năm

2014

2015

2016

Số lượng

1025

1324

1298

Cụ thể số lượng từng loại văn bản như sau:
Tên loại
QĐ

Công

cá biệt

Văn

2013

1.7%

45,6%

2014

1.9%

2015

1.5%

Năm

Văn

Báo

Thông

cáo

báo

8,9%

5,1%

13,2%

25,6%

49,3%

7,2%

5,8%

15,3%

20,5

48,9%

11,4%

7,7%

14,8%

15,7%

Tờ trình

bản
khác

Nhìn chung, số lượng văn bản cụ thể của từng loại thì công văn chiếm tỷ lệ
lớn nhất trong tổng số toàn bộ văn bản công ty ban hành trong 3 năm trở lại đây.

Theo thông tin khảo sát được thì tỉ lệ công văn được ban hành chủ yếu là công văn
đi (chuyển đến các cơ quan khác và trong nội bộ công ty) và tỉ lệ văn bản là Quyết
định cá biệt chiếm tỷ lệ thấp nhất (Quyết định của Chủ tịch HĐQT).

13


2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 có thẩm
quyền ban hành các văn bản hành chính theo Khoản 1, Điều 2, Thông tư số
92/2012/TT-BQP.
+ Văn bản cá biệt: Quyết định, chỉ thị
+ Văn bản hành chính thông thường: kế hoạch, báo cáo, công văn, tờ trình…
+ Các văn bản chuyên ngành: dự án, hợp đồng…
MHDI 10 tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng nên thẩm quyền ký
văn bản như sau:
- Chỉ huy trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ
quan, đơn vị ban hành. Chỉ huy trưởng cơ quan, đơn vị có thể giao cho cấp phó của
mình ký thay (KT). Các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một
số văn bản thuộc thẩm quyền của Chỉ huy trưởng, cấp phó ký thay phải chịu trách
nhiệm trước Chỉ huy trưởng cơ quan, đơn vị và trước pháp luật.
- Trưởng các phòng, đơn vị trực thuộc có thẩm quyền kí các văn bản thuộc
chức năng, nhiệm vụ được quy định.
2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trong hoạt động quản lý của MHDI 10, văn bản là phương tiện thông tin
cơ bản nhất, đóng vai trò vô cùng quan trọng, bởi vì thông tin được thể hiện bằng
văn bản là nguồn thông tin đáng tin cậy nhất. Các quy định về thể thức và kỹ thuật
trình bày là yếu tố cốt lõi để khẳng định tính pháp lý của mỗi văn bản, góp phần
truyền đạt các quyết định quản lý.
•

Thể thức văn bản
Thể thức văn bản tại MHDI 10 bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu, tiêu ngữ;
14


- Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản;
- Số và ký hiệu văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Thẩm quyền, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, đơn vị;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);
- Các thành phần thể thức khác của văn bản.
Khảo sát Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng và thương mại MHDI 10, vốn
dĩ MHDI 10 là doanh nghiệp chịu sự quản lý của Bộ Quốc phòng nên các văn bản
mang tính bảo mật cao. Vì vậy, thành phần “dấu chỉ mức độ khẩn, mật” luôn đảm
bảo chính xác, chặt chẽ.
•

Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản của công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và

Thương mại MHDI 10 căn cứ theo Thông tư số 92/2012/ TT-BQP ngày 26 tháng 7
năm 2012 của Bộ Quốc Phòng về hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản được công ty áp dụng. Về kỹ thuật trình bày được quy định tại Chương 2,
Thông tư số 92/2012/ TT-BQP và phụ lục số 02 của Thông tư này ( Xem Phụ lục 03).

•

Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
15


Nhìn chung, các thành phần thể thức mà MHDI 10 áp dụng theo thông tư
91/2012/TT-BQP cũng tương đương với các thành phần thể thức tại thông tư
01/2011/TT-BNV về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Tuy nhiên, đối với thành phần “dấu chỉ mức độ mật, khẩn” thì đánh trực tiếp vào
văn bản chứ không sử dụng dấu để đóng vào văn bản như quy định tại Thông tư
01/2011/TT-BNV.
Về kỹ thuật trình bày: Đối với các văn bản của MHDI 10 căn cứ theo
Thông tư 92/2012/TT-BQP về cơ bản là giống với quy định tại Thông tư
01/2011/TT -BNV ngày 19/01/2012 của Bộ Nội Vụ về Hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày về kiểu chữ Times New Romen, các thành phần thể thức…
Tuy nhiên, cũng có một số điểm khác biệt như sau:
+ Cỡ chữ: văn bản của MHDI 10 dùng cỡ chữ 13, còn các khối văn
phòng hành chính Nhà nước thực hiện theo quy định là cỡ chữ 14.
+ Các thành phần thể thức có thể trình bày không theo quy định của nhà
nước và tập trung chủ yếu ở các văn bản kế hoạch, đề xuất. Ngoài ra ở văn bản
quyết định thì việc ngắt dòng sau mỗi căn cứ là dấu (;) chứ không phải dấu (,).
+ Ở các quy định hiện hành về thể thức văn bản của khối hành chính Nhà
nước thì thể thức hầu như quy định 9 thành phần còn ở công ty do áp dụng theo
Thông tư 92/2012/TT – BQP nên thể thức lên tận 11 thành phần.
+ Quy định về giãn dòng trong các văn bản của MHDI 10 là 1.15 cm còn
các cơ quan hành chính nhà nước là 1.5 cm.
2.4 Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo và văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học
mà MHDI 10 nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn

bản. Tuỳ theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản để xây
dựng một trình tự ban hành tương ứng.
16


Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung phải đảm bảo các nội
dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, duyệt dự thảo, đánh máy, chỉnh lý bản
đánh máy, ký duyệt văn bản vào sổ, gửi văn bản lưu văn bản. Quy trình soạn thảo
và ban hành văn bản càng cụ thể chi tiết thì mức độ ban hành các văn bản nhanh
chóng kịp thời đáp ứng nhu cầu trong giải quyết công việc được hiệu quả hơn.
Quy trình soạn thảo văn bản của Văn phòng (phòng Tổ chức - Hành chính)
tại MHDI 10 cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị
- Phân công soạn thảo (Cán bộ, nhân viên Văn phòng);
- Xác định mục đích, đối tượng, phạm vi áp dụng của văn bản cần ban hành;
- Xác định tên loại, trích yếu nội dung của văn bản cần ban hành;
- Sau khi xác định được mục đích, nội dung, phạm vi, tên loại thì người
soạn thảo sẽ tiến hành thu thập và xử lý thông tin trước khi đưa vào nội dung văn bản.
Bước 2: Lập đề cương và xây dựng dự thảo
- Tiến hành lập đề cương văn bản: tùy theo mục đích, tên loại, phạm vi đã
xác định, người soạn thảo tiến hành phác thảo bố cục nội dung văn bản, trình bày
sơ lược nội dung chính của văn bản.
- Viết bản thảo: Trên cơ sở những nội dung chính đã được tóm tắt ở đề
cương, người soạn thảo tiến hành thảo văn bản một cách trọn vẹn về hình thức lẫn
nội dung.
Bước 3: Duyệt nội dung văn bản và ký văn bản.
- Người soạn thảo văn bản sau khi soạn thảo xong, kiểm tra lại thể thức 1
lần nữa và ký nháy vào cuối văn bản.
- Trình Trưởng phòng duyệt nội dung, thể thức và ký nháy vào chữ cuối
cùng của phần nơi nhận nếu thuộc thẩm quyền của cấp trên.

- Sau khi kiểm tra xong về thể thức và nội dung văn bản, trình lãnh đạo cơ
17


quan ký ban hành. Tuy nhiên, MHDI 10 là Công ty Cổ phần nên các văn bản hầu
hết phải trình lên Chủ tịch HĐQT ký dựa trên sự nhất trí của HĐQT công ty.
Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để phát hành văn bản sau khi đã
trình người có thẩm quyền ký.
- Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản;
- Kiểm tra lại thể thức văn bản trước khi ban hành;
- Nhân bản văn bản đủ số lượng nơi gửi, nơi nhận;
- Đóng dấu của cơ quan;
- Làm các thủ tục phát hành (đóng bì, chuyển giao ...)
- Lưu văn bản theo đúng quy định hiện hành.
3. Quản lý văn bản đi
Căn cứ vào Thông tư 91/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của
Bộ trưởng Bộ Quốc phòng về ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và bảo
mật tài liệu trong quân đội.
3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản để phát hiện những sai sót và thông báo cho đơn vị hoặc người soạn thảo
văn bản sửa chữa trước khi làm thủ tục ban hành và bước cuối cùng là ghi số, ngày
tháng năm ban hành văn bản. Việc kiểm tra lần cuối trước khi phát hành là vô cùng
quan trọng, nó ảnh hưởng đến chất lượng, tính pháp lý, hiệu lực của văn bản. Văn
thư sẽ kiểm tra xem văn bản có đủ thành phần thể thức như quy định hay không,
kỹ thuật trình bày đúng thứ tự, vị trí thể thức hay chưa.
Sau khi kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu văn
bản không có gì sai sót thì ghi số, ngày tháng năm để phát hành văn bản. Ngày,
tháng, năm được ghi trên văn bản là ngày văn bản có hiệu lực.



Nhận xét:
18


Hầu hết các văn bản được ban hành của MHDI 10 đều có đủ các thành
phần thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư số 92/2012/TTBQP và nó khác so với thể thức và kỹ thuật trình bày tại Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
Cách đánh số trên văn bản của MHDI 10 bao gồm các hệ thống số riêng:
+ Văn bản cá biệt: Quyết định
+ Văn bản hành chính: Công văn, báo cáo, kế hoạch…
+ Văn bản mật, khẩn.
3.2 Đăng ký văn bản
Tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành phải được đưa đến Văn thư để
đăng ký, quản lý. MHDI 10 tiến hành đăng ký văn bản đi bằng phương pháp truyền
thống là đăng kí trực tiếp bằng sổ (Xem phụ lục số 04):
- Sổ chuyển giao văn bản trực tiếp
- Sổ đăng ký văn bản thông thường: Thông báo, Tờ trình…
Bìa Sổ Đăng ký văn bản đi (190 mm x 270 mm) của Công ty Cổ phần Đầu
tư Xây dựng và Thương mại MHDI 10 như sau:

19


………….(1)…………..
………….(2)…………..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Quyển số: ….(6)…

Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….
Từ số ……… đến số ……….. (5)………

Năm: 20… (3)…

Mẫu sổ năm:

Sổ đăng ký văn bản đi cụ thể như sau:
20


Số
văn
bản
đi
(1)

Ngày,
Tên loại và
tháng
trích yếu nội
ban hành
dung
(2)

(3)

Lưu

Số
bản

Số
tờ

Độ
mật

(4)

(5)

(6)

Số
tờ

Ký
lưu

Cơ
quan
nhận

(7)

(8)

(9)

Ghi
chú
(10)

Hiện tại, MHDI 10 chỉ áp dụng biện pháp đăng ký bằng Sổ chứ không áp
dụng biện pháp đăng ký bằng máy vy tính.
 Nhận xét:
Quá trình đăng ký văn bản đi của MHDI 10 tuân thủ các các quy định tại
Điều 13 và Phụ lục 05 Thông tư 91/2012/TT-BQP, tuy nhiên do một số nguyên
nhân chủ quan mà việc đăng kí văn bản đi của công ty vẫn còn những tồn tại như:
viết tắt những từ không thông dụng, tẩy xóa khi đăng ký làm cho nội dung sổ
không rõ ràng, dùng lẫn các loại mực đối với văn bản đăng ký bằng tay. Để khắc
phục những tồn tại đó, văn thư cơ quan cần nắm bắt rõ hơn các quy định về việc
đăng ký, vào sổ văn bản để tránh sai lệch thông tin, đồng thời các cán bộ cần phải
thường xuyên kiểm tra để kịp thời giải quyết những hạn chế này.
Bìa và sổ đăng ký văn bản đi của Công ty MHDI 10 khác so với mẫu bìa và
sổ tại Phụ lục số 7, Thông tư số 07/2012/TT-BQP ngày 22 tháng 11 năm 2012 về
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Nhân viên văn thư tiến hành nhân bản theo số lượng được ký nháy ở phần
nơi nhận (không thừa, không thiếu).
Đóng dấu của cơ quan và dấu độ mật, khẩn vào văn bản. Dấu của cơ quan
đã được đăng ký mẫu tại cơ quan Công an và đã được cấp Giấy chứng nhận đã

21


đăng ký mẫu dấu. Văn thư tự tay đóng dấu đúng theo quy tắc chung đã được quy

định, về phía bên trái và trùm lên 1/3 chữ ký.
Đồng thời, tùy thuộc vào tính chất, nội dung văn bản, văn thư đóng dấu
“Mật”, “Khẩn” lên văn bản và đảm bảo “tính bảo mật” thông tin trong văn bản.
Dấu “Mật”, “Khẩn” phải được đóng rõ ràng, không đậm quá, không mờ quá.
3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Văn bản đã đăng ký, đóng dấu phải làm thủ tục gửi đi trong ngày, chậm
nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản hẹn giờ, khẩn phải gửi trước; văn bản đi
(không có độ mật) có thể chuyển đến nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng
được bảo mật theo quy định.
- Thủ tục gửi văn bản như sau:
+ Văn bản gửi trực tiếp, người nhận văn bản ký nhận vào sổ Đăng ký văn bản đi;
+ Văn bản gửi gián tiếp phải cho vào bì và dán kín, đăng ký và ký nhận vào
sổ Chuyển văn bản giao văn bản. Khi gửi văn bản có nội dung “Tối mật”, “Tuyệt
mật” và nội dung quan trọng phải kèm theo Phiếu gửi;
+ Thủ tục bì gửi văn bản: Ngoài bì ghi tên cơ quan gửi, số văn bản và tên
cơ quan, đơn vị nhận. Những bì đựng văn bản có mức độ mật, mức độ khẩn phải
đóng dấu độ mật, độ khẩn tương ứng với độ khẩn, độ mật cao nhất của văn bản
trong bì.
+ Thủ tục gửi văn bản có nội dung mật thực hiện theo quy định:
Gửi tài liệu Tối mật, Tuyệt mật phải gửi kèm theo Phiếu gửi; Bảo mật cơ
quan, đơn vị nhận văn bản phải ký vào Phiếu gửi và trả lại ngay cho cơ quan gửi.
Bì gửi tài liệu "Tối mật", "Tuyệt mật" làm 2 lớp bì. Bì trong đóng dấu “Tối
mật” hay “Tuyệt mật”. Bì ngoài, đóng dấu ký hiệu chữ “B” nếu là tài liệu “Tối
mật”, chữ “A” nếu là tài liệu “Tuyệt mật”.

22


- Văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp gửi ngoài mục đích giải quyết, như: “Để báo cáo”, “Để phối hợp”, “Để

biết” thì ghi rõ mục đích gửi ở phần nơi nhận cuối văn bản.
- Gửi văn bản theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp. Trường hợp đặc biệt phải
gửi vượt cấp thì đồng gửi cho cấp trên trực tiếp để báo cáo hoặc cấp dưới trực tiếp
để biết.
- Văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị không có thẩm quyền giải quyết thì nơi
nhận được quyền trả lại nơi gửi.
- Cán bộ, nhân viên gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn
bản đi và xử lý kịp thời những trường hợp bị thất lạc, chậm thời gian giải quyết.
3.5 Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi tại MHDI 10 được áp dụng đúng theo quy định chung
tại Điều 15, Thông tư 91/2012/TT-BQP. Mỗi văn bản đi phải lưu 2 bản, bản gốc
lưu tại Văn thư, bản chính lưu ở đơn vị soạn thảo; bản gốc phải được đóng dấu và
sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Tùy theo khối lượng công việc và vấn đề cấn giải quyết mà số lượng văn
bản từ năm 2014 đến năm 2017 của MHDI 10 được lưu tại văn thư có tặng nhẹ, cụ
thể như sau:
Năm

2014

2015

2016

Số lượng văn bản

555

540

547

4. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
4.1 Tiếp nhận văn bản đến
Quy trình tiếp nhận văn bản đến tại MHDI 10 như sau:
23


- Tài liệu, văn bản, đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị bất kỳ từ nguồn nào
đều phải chuyển đến Văn thư (thuộc phòng Tổ chức – Hành chính) đăng ký, quản
lý. Khi tiếp nhận văn bản, nhân viên văn thư bắt đầu kiểm tra, đối chiếu sổ ghi trên
bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu chuyển và ký nhận; nếu phát hiện thiếu hoặc bì không
còn nguyên vẹn, thời gian đến muộn so với thời gian ghi trên bì phải lập biên bản,
báo cáo chỉ huy cơ quan, đơn vị và thông báo cho nơi gửi văn bản biết để xử lý kịp
thời.
- Khi mở bì để đăng ký, nhân viên văn thư phải đối chiếu số ghi ở bì với số
văn bản có trong bì và phiếu gửi (nếu có); nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai số văn
bản thì kiểm tra lại nơi gửi.
- Những bì ghi rõ chức danh hoặc tên người nhận thì nhân viên văn thư
không được mở.
- Lấy văn bản ra khỏi bì, đóng dấu “Đến” vào vị trí dưới số, ký hiệu văn
bản; nếu vị trí này không còn chỗ trống thì đóng sang vị trí trống dưới ngày tháng
năm ban hành văn bản.
4.2 Đăng ký văn bản đến
Sau khi tiếp nhận văn bản đến của cơ quan, đơn vị, nhân viên văn thư công
ty tiến hành vào sổ Đăng ký văn bản đến:
- Tất cả văn bản đến được văn thư đăng ký vào sổ Đăng ký văn bản đến

(Phụ lục số 05). Tuy nhiên, tham khảo thực tế thì Công ty MHDI 10 hiện vẫn chưa
có phần mềm đăng kí văn bản đến trên máy tính, nên đây chính là hạn chế về công
tác văn thư cơ quan.
Ví dụ, nếu trong tình trạng thất lạc sổ Đăng kí văn bản đến thì sẽ
gây ra nhiều khó khăn cho việc tìm kiếm văn bản, tài liệu.
- Những bì không được mở thì Văn thư đăng ký các thông tin ngoài bì và
chuyển cho chức danh hoặc người có tên trên bì nhận. Nếu là việc chung thì người
nhận phải chuyển trả lại cho Văn thư để đăng ký, quản lý.
24


- Đối với những văn bản chuyển qua Fax hoặc qua mạng điện tử, phải chụp
lại hoặc in ra và đóng dấu đến. Khi nhận được bản chính phải đóng dấu đến và làm
thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản Fax hoặc bản
chuyển qua mạng điện tử).
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ xử lý.
Bìa sổ đăng ký văn bản đến như sau:
………….(1)…………..
………….(2)…………..

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Quyển số: ….(6)…

Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….
Từ số ……… đến số ……….. (5)………

Năm: 20… (3)…

Mẫu sổ năm:

25