Giao trinh soan thao van ban word 2003

MÔN HỌC MICROSOFT WORD

-1-


CHƯƠNG I
LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD 2003

1. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI CHƯƠNG TRÌNH:
1.1. Cách khởi động chương trình: Có rất nhiều cách để khởi động
chương trình Microsoft Word, tuy nhiên ta có 2 cách thông dụng như sau:
- Cách 1: Tại màn hình Desktop của Windows, ta nháy đúp chuột trái
vào biểu tượng Microsoft Word 2003 có dạng:

Hình 1. Biểu tượng khởi động chương trình Microsoft Word
- Cách 2: Bấm chuột trái vào nút Start -> Programs -> Micrrosoft
Offices -> Microsoft Word 2003 như hình minh họa dưới đây:

Đây là biểu
tượng
Microsoft
Word
Hình 2. Khởi động chương trình Microsoft Word từ nút Start
1.2. Tìm hiểu môi trường làm việc:
a. Màn hình làm việc:
-2-


Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của chương trình Microsoft
Word được hiển thị như hình dưới đây:

Thanh công
cụ

Thanh tiêu
Thanh thực
đề
đơn
Vùng soạn thảo nội dung văn
bản

Thanh thước

Thanh trạng
thái

Thanh cuộn
ngang

Thanh cuộn
dọc

Hình 3. Màn hình làm việc của chương trình
Màn hình làm việc của chương trình gồm có các thành phần như sau:
 Thanh tiêu đề: Thanh này cho biết tên của chương trình và tên văn
bản đang làm việc. Tên văn bản theo mặc định của chương trình tự đặt là
Document 1.
 Thanh thực đơn: Nơi đây chứa các nhóm lệnh để ta làm việc với
chương trình (thực đơn này có các nhóm lệnh như File, Edit, View, Insert,
Format, Tools, Windows, Help)
 Thanh công cụ: Có rất nhiều thanh công cụ, mỗi thanh công cụ bao

gồm nhiều các nút lệnh, mỗi nút lệnh được gắn sẵn chức năng lệnh riêng để
thực hiện từng lệnh cụ thể.
 Thanh thước: Hiển thị độ đo theo Centimeter hoặc Inch.
 Thanh cuộn: Bao gồm các thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang,
thanh cuộn này giúp người dùng dễ dàng di chuyển lên hoặc xuống hay sang
ngang trong quá trình soạn tài liệu.
 Thanh trạng thái: Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết
khi làm việc (ví dụ: bạn đang làm việc ở dòng mấy và trang bao nhiêu...).
-3-


b. Tìm hiểu thanh thực đơn lệnh:
 Cách tổ chức thực đơn theo nhóm:
Chương trình Microsoft Word nói riêng và các chương trình phần mềm
khác nói chung thông thường tổ chức thanh thực đơn lệnh theo từng nhóm.
Với chương trình Microsoft Word, ta thấy có các nhóm thực đơn sau:
+ File (tệp): Chứa các lệnh làm việc với tệp tin.
+ Edit (chỉnh sửa): Chứa các lệnh chỉnh sửa tài liệu.
+ View (xem, quan sát): Chứa các lệnh quan sát văn bản.
+ Insert (chèn, đè): Chứa các lệnh chèn đối tượng hoặc chèn tệp.
+ Format (định dạng): Chứa các lệnh định dạng nội dung văn bản.
+ Tools (công cụ): Chứa các lệnh hỗ trợ mở rộng khi soạn thảo.
+ Table (bảng): Chứa các lệnh làm việc với bảng biểu.
+ Windows (cửa sổ): Chứa các lệnh làm việc với cửa sổ tài liệu.
+ Help (trợ giúp): Hướng dẫn và trợ giúp sử dụng chương trình.
 Thông tin trong từng nhóm thực đơn:
Để mở bất kỳ thực đơn nào, ta phải dùng chuột trái bấm chọn tên thực
đơn đó, khi đó thực đơn sẽ được xổ xuống. Ví dụ ta hãy nhắp chọn thực đơn
File, ta có các nhận xét sau:
+ Để bấm chọn 1 lệnh nào trong thực đơn, ta dùng chuột trái bấm chọn

tên lệnh đó.
+ Dấu mũi tên kép
xuất hiện ở dưới thực đơn có
nghĩa là thực đơn đang còn ở trạng thái thu hẹp nên một số lệnh bị che dấu,
vậy chúng ta cần nhắp chuột vào mũi tên kép này để mở đầy đủ thực đơn.
+ Bên trái lệnh Save chúng ta thấy nút
. Điều này có nghĩa là nhấn
nút
trên thanh công cụ tương đương với thao tác nhấn lệnh Save trong
thực đơn.
+ Bên phải lệnh Save chúng ta thấy có ghi tổ hợp phím Ctrl+S. Điều
này có nghĩa là nhấn tổ hợp phím Ctrl +S tương đương với thao tác nhấn
lệnh Save trong thực đơn.
+ Trong thực đơn lệnh, nếu nhóm lệnh nào có mũi tên ở bên sườn thì
điều đó có nghĩa là nhóm lệnh đó đang bị che dấu, ta có thể di chuyển tới
mũi tên của nhóm lệnh đó để làm xuất hiện thực đơn lệnh phụ.

-4-


+ Một số lệnh trong thực đơn đang ở dạng mờ, thì điều đó có nghĩa là
chúng ta chưa thể sử dụng được các lệnh này trong thời điểm hiện tại.
+ Trong thực đơn lệnh, nếu lệnh nào có dấu
thì có nghĩa rằng lệnh
đó đang được hiển thị. Nếu ta dùng chuột bấm vào nút này
một lần nữa
thì lệnh sẽ bị ẩn đi.
1.2. Cách thoát khỏi chương trình:
Khi không muốn làm việc với chương trình, ta có thể thoát khỏi
chương trình bằng 1 trong các cách sau:

- Cách 1: Dùng chuột trái nhấn nút
trên cùng bên góc phải cửa sổ.
- Cách 2: Dùng chuột trái bấm chọn thực đơn File -> Exit.
- Cách 3: Giữ phím Alt rồi nhấn phím F4.
1.3. Ghi lưu tài liệu lên đĩa cứng, đĩa mềm:
Để ghi tài liệu đang soạn thảo vào trong máy tính, ta thực hiện như sau:
Bấm chọn thực đơn File, bấm chọn lệnh

Hình 4. Hộp thoại ghi lưu tài liệu vào máy tính.
Hộp thoại này có các lựa chọn sau:
- Chọn nơi lưu tài liệu: Dùng chuột bấm chọn mũi tên ô Save in rồi
bấm chọn ổ đĩa hoặc thư mục sẽ lưu tài liệu (Ngoài ra, ta có thể lưu vào My
Document hoặc Desktop hoặc My Computer bằng cách bấm chọn 1 trong
3 biểu tượng này ở bên trái của hộp thoại).
-5-


- Đặt tên cho tài liệu: Bấm chuột vào ô File name rồi xóa bỏ tên cũ và
nhập tên mới cho tài liệu (tên tài liệu có thể nhập dấu tiếng Việt).
- Chọn kiểu tài liệu khi lưu: Bấm chọn ô Save as type rồi chọn 1 trong
các kiểu lưu sau (theo mặc định của chương trình thì tài liệu khi lưu sẽ là
Word Document tức là tài liệu sẽ có phần mở rộng là Doc):
+ Web Page: Lưu tài liệu như trang web.
+ Document Template: Lưu tài liệu thành một tệp mẫu.
+ Rich Text Format: Lưu tài liệu để mở ở phiên bản thấp hơn.
+ Plain Text: Lưu tài liệu với phần mở rộng là TXT
.v.v...
Xác lập các lựa chọn xong, ta nhấn nút Save để hoàn tất việc lưu tài
liệu (nếu huỷ bỏ lệnh, ta có thể nhấn nút Cancel).
1.4. Cách đóng tài liệu đang làm việc:

Đối với tài liệu đang làm việc, nếu muốn đóng tài liệu ta thực hiện bấm
chọn thực đơn File rồi bấm chọn tiếp lệnh Close (hoặc có thể nhấn tổ hợp
phím Ctrl + F4).
1.5. Cách mở một tài liệu mới:
Khi khởi động chương trình soạn thảo văn bản thì chương trình tự động
tạo sẵn cho ta một tài liệu trắng chưa có nội dung gì với tên ngầm định là
Document 1. Tuy nhiên, nếu muốn tạo một tài liệu trắng mới ta thực hiện
bấm chọn tực đơn File rồi bấm chọn lệnh
, tiếp theo ta
dùng chuột bấm chọn mục Blank document ở khung bên phải của màn hình.

Hình 5. Hộp thoại New cho phép tạo tài liệu mới.
-6-


1.6. Mở tài liệu đã có sẵn trong máy:
Khi muốn mở một tài liệu đã có sẵn trong máy hoặc trong ổ đĩa mềm,
ta bấm chọn thực đơn File rồi bấm chọn lệnh
. Khi
đó hộp thoại mở tài liệu xuất hiện, yêu cầu ta trả lời các lựa chọn sau:

Hình 6. Hộp thoại Open dùng để mở tài liệu
- Bước 1: Chọn nơi chứa tài liệu:
Dùng chuột bấm chọn nút
rồi bấm
chọn ổ đĩa hoặc thư mục chứa tệp tin (hoặc bấm chọn các biểu tượng chứa
tài liệu như My Documents, Desktop, Favorites). Lưu ý để phân biệt các
tài liệu khác thì tài liệu của Microsoft Word bao giờ cũng có phần mở rộng
là Doc hoặc có hình biểu tượng
.

- Bước 2: Nếu có tài liệu thì tên tài liệu sẽ được liệt kê trong bảng chọn,
ta dùng chuột bấm chọn tên tài liệu cần mở rồi bấm chọn nút
(hoặc để huỷ lệnh mở tài liệu, ta có thể nhấn chọn nút
)
 Nếu muốn xóa bỏ tài liệu nào thì ta chỉ việc dùng chuột bấm chọn tên
tài liệu trong bảng chọn rồi nhấn chọn nút
trong hộp thoại
2. QUAN SÁT VĂN BẢN VÀ ẨN (HIỆN) THANH CÔNG CỤ:
2.1. Thay đổi các chế độ quan sát trang văn bản:
Các cách quan sát văn bản cho phép chung ta xem văn bản ở các góc
độ khác nhau, tuyệt nhiên không ảnh hướng đến bố cục trình bày. Chương
-7-


trình Microsoft Word cung cấp cho chúng ta 4 chế độ quan quan sát trang
văn bản khác nhau. Để thực hiện thay đổi các cách quan sát trang văn bản, ta
bấm chọn thực đơn View rồi bấm chọn 1 trong các cách quan sát trang văn
bản như sau (hoặc bấm chọn các nút quan sát trên thanh cuộn ngang):
- Normal: Là kiểu dành cho việc nhập nhanh dữ liệu. Kiểu dạng tài
liệu không được hiển thị. Dấu ngắt trang thể hiện theo đường kẻ ngang (nét
đứt). Trong trường hợp làm việc với bảng biểu thì cách quan sát Normal là
rất cần thiết.
- Web Layout: Hiển thị trang văn bản như trang web, không có dấu
ngắt trang (các trang được trình bày liền mạch).
- Print Layout: Hiển thị tài liệu theo khuôn dạng trang giấy, cho thấy
rõ phần nào là phần văn bản, phần lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải của văn
bản. Kiểu hiển thị này thường được sử dụng vì dễ quản lý nội dung và trình
bày nội dung văn bản bản.
- Reading Layout: Hiển thị tài liệu tựa như ta đọc cuốn sách.
- Outline: Hiển thị tài liệu theo tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ. Kiểu này thuận

tiện khi tài liệu có các tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ trên từng phần nội dung.
Web
Layout
Norma
l

Print
Layout
Outline

Reading
Lyout

Hình 7. Các kiểu hiển thị trang văn bản
 Thông thường đối với những người mới làm việc với chương trình, ta
nên chọn cách quan sát trang văn bản là kiểu Print Layout để dễ quan sát
và trình bày nội dung.
2.2. Hiển thị văn bản theo dạng sơ đồ:
Đối với các văn bản có nhiều chương hoặc nhiều phần, để dễ quan
chương trình Microsoft Word cung cấp cho chúng ta cách quan sát văn bản
theo dạng sơ đồ. Để thực hiện cách quan sát này ta bấm chọn thực đơn View

-8-


rồi bấm chọn lệnh Document Map (Để huỷ bỏ chế độ này, ta cũng vào thực
đơn View rồi bấm chọn lệnh Document Map một lần nữa).
2.3. Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ khung nhìn tài liệu:
Theo mặc định, khung nhìn tài liệu đượt đặt tỷ lệ là 100%. Người dùng
có thể tăng hoặc giả tỷ lệ khung nhìn bằng công cụ Zoom. Việc thay đổi tỷ

lệ khung nhìn không làm thay đổi kích thước từng ký tự trên tài liệu khi in
ấn. Lợi ích của công cụ này là người dùng có thể thu nhỏ trang soạn thảo
vừa với khuôn màn hình để có thể xem được nhiều trang tài liệu trên một
màn hình. Ví dụ thu nhỏ trang tài liệu với tỷ lệ 25% để có thể nhìn thấy
được nhiều trang trên cùng một màn hình.
Để thay đổi tỷ lệ khung nhìn tài liệu, ta bấm chọn thực đơn View rồi
bấm chọn lệnh Zoom, rồi bấm chọn tỷ lệ khung nhìn cần thể hiện (hoặc có
thể bấm chọn tỷ lệ khung nhìn ngay trên thanh công cụ).

Hình 8. Thay đổi tỷ lệ khung nhìn tài liệu
2.4. Cách ẩn / hiện và di chuyển thanh công cụ:
Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word có hỗ trợ rất nhiều
thanh công cụ nhằm giúp người sử dụng thao tác lệnh được nhanh hơn so
với cách thao tác lệnh trên trên thanh thực đơn. Các thanh công cụ được gắn
các nút lệnh, mỗi nút lệnh là một hình ảnh gợi nhớ đến ý nghĩa của lệnh. Ví
dụ nút Open trên thanh công cụ có hình
dễ nhớ, dễ thao tác hơn cách
thao tác với lệnh Open trong thực đơn File.
-9-


Dưới đây, tôi xin trình bày một số thanh công cụ thường được sử dụng
khi trình bày văn bản:
Thanh công cụ chuẩn - Standard
Hình 9. Thanh công cụ Standard
Thanh công cụ này chứa các nút lệnh về tạo mới, mở tệp, ghi lưu, in ấn,
cắt dán, sao chép dữ liệu, thay đổi khung nhìn.v.v...
Thanh công cụ định dạng - Formatting
Hình 10. Thanh công cụ Formating
Thanh công cụ định dạng chủ yếu chứa các nút lệnh cho phép định

dạng chữ, cách căn lề đoạn văn bản, sử dụng danh sách liệt kê, bao viền
bảng biểu, bút đánh dấu, màu chữ.v.v...
Thanh công cụ vẽ - Drawing

Hình 11. Thanh công cụ Drawing
Thanh công cụ này chứa các nút lệnh làm việc với đối tượng đồ họa
như vẽ các hình khối, chèn hình ảnh, đổ màu nền, màu viền, kiểu đường nét,
kiểu mũi tên của hình, bóng chữ hoặc chuyển đổi hình sang dạng 3D. Thanh
công cụ này thông thường đặt ở dưới chân màn hình, phía trên thanh trạng
thái.
Thanh công cụ xử lý ảnh - Picture

Hình 12. Thanh công cụ Picture
Thanh công cụ xử lý ảnh chứa các nút lệnh dùng để biên tập lại đối
tượng đồ họa như điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản, cắt gọt hình, cách
đặt hình ảnh trong tài liệu.v.v...
Thanh công cụ xử lý chữ nghệ thuật - WordArt

Hình 13. Thanh công cụ WordArt

- 10 -


Thanh công cụ này chỉ xuất hiện khi ta tạo chữ nghệ thuật, thanh này
chứa các nút lệnh dùng để biên tập chữ nghệ thuật như tạo chữ mới, sửa nội
dung chữ, thay đổi hình dáng chữ, thay đổi cách đặt hình ảnh trong tài liệu,
cách căn chỉnh chữ nghệ thuật.v.v...
a. Cách ẩn hoặc hiển thị thanh công cụ:
Dùng chuột bấm chọn thực đơn View, di chuyển tới nhóm lệnh
Toolbars (hoặc nháy chuột phải trên thanh thực đơn lệnh), xuất hiện danh

sách liệt kê các thanh công cụ. Muốn hiển thị thanh công cụ nào thì nhắp
chọn tên thanh công cụ đó. Muốn giấu thanh công cụ nào thì ta cũng bấm
chọn thanh công cụ đó (lưu ý: thanh công cụ nào có dấu
tức là thanh
công cụ đó đang được hiển thị, nếu bấm chọn thanh này một lần nữa thì
thanh công cụ sẽ bị ẩn).

Hình 14. Danh sách các thanh công cụ của chương trình
b. Cách di chuyển thanh công cụ:
Các thanh công cụ trên màn hình ta có thể di chuyển tới bất kỳ chỗ nào.
Để di chuyển thanh công cụ nào thì ta di chuyển chuột tới đầu bên trái của
thanh công cụ (sát với đương biên của thanh công cụ) rồi bấm giữ và kéo
thanh công cụ tới vị trí bất kỳ.
Đây là điểm
bấm để kéo
thanh công cụ
Hình 15. Điểm di chuyển thanh công cụ
- 11 -


2.5. Cách ẩn hoặc hiển ký tự không in ra giấy:
Các ký tự in được là các ký tự có thể in bình thường, như là các chữ
cái, các chữ số, hoặc dấu chấm câu.v.v... Các ký tự không in được ra giấy
bao gồm các mã ẩn trong tài liệu để điều khiển việc định dạng các trang tài
liệu. Ví dụ như khi ta nhấn phím Enter, việc này tạo ra một mã trong tài liệu
để chèn vào một dấu xuống dòng, đánh dấu chỗ kết thúc của một đoạn văn
bản. Khi các ký tự đó được hiển thị, dòng chữ sẽ giống như hình dưới đây:

Hình 16. Các ký tự không in ra giấy đang được hiển thị
Để ẩn hoặc hiện các ký tự không in ra đó, ta dùng chuột trái nhấn vào

biểu tượng
(Show/Hide) ở trên thanh công cụ Standard.
3. TIẾNG VIỆT TRONG SOẠN THẢO
Ban đầu, máy tính chưa có bảng mã tiếng Việt mà chỉ có duy nhất bảng
mã chuẩn ASCCI. Bảng mã này bao gồm 128 ký tự La Tinh (các phím chữ,
các phím số và một số các ký hiệu đặc biệt).
Để có thể đưa được tiếng Việt sử dụng trên máy tính, các nhà lập trình
phải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt và các bộ phông chữ tiếng Việt đi
kèm. Ta hãy cùng nhau tìm hiểu các bộ mã và phông chữ tiếng Việt thường
gặp như sau:
 Bộ mã TCVN3 là bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm 1993, thường
được dùng tại các tỉnh phía Bắc. Các bộ phông thiết kế kèm theo là phông
ABC được đặt tên bắt đầu bằng dấu chấm và 2 chữ Vn. Phông chữ hoa kết
thúc bằng chữ H. Ví dụ: .VnTime; .VnTimeH, .VnArial; .VnArialH...
 Bộ mã và phông VNI, do công ty Vietnam International (USA) phát
triển, thường được sử dụng ở khu vực phía Nam và ở nước ngoài. Các bộ
phông VNI thường được đặt tên bắt đầu bằng chữ VNI. Ví dụ: VNI-Time;
VNI-Aptima; VNI-Centur; VNI-Couri ...
 Bộ mã tiếng Việt 16 bit TCVN 6909 là bộ mã theo chuẩn Unicode
đã được ban hành như bộ mã chuẩn quốc gia được Chính phủ quyết
- 12 -


định sử dụng trong khối cơ quan hành chính Nhà nước. Bộ phông chữ
Unicode có sẵn trong mọi máy tính cài đặt hệ điều hành Windows. Ví dụ:
Time New Roman; Arial; Tahoma; Verdana; Tunga...
3.1. Sử dụng phần mềm gõ tiếng Việt:
Hiện nay có khá nhiều phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt được sử dụng
như: VNI được sử dụng rộng rãi ở các tỉnh phía Nam; VietWare được sử
dụng rộng rãi ở các tỉnh miền Trung và ABC hoặc Vietkey được sử dụng

rộng rãi ở các tỉnh miềm Bắc. Tuy nhiên, trong cuốn tài liệu này tôi xin giới
thiệu cách sử dụng phần mềm gõ tiếng Việt được sử phổ biến đó là phần
mềm gõ tiếng Việt VietKey của tác giả Đặng Minh Tuấn, công ty CAPIT
(nếu bạn không có phần mềm này, bạn có thể xem hướng dẫn cách cài đặt và
tải về miễn phí tại địa chỉ ).
Để khởi động phần mềm này ta thực hiện nháy đúp chuột trái vào biểu
tượng Vietkey trên màn hình Desktop của Windows.

Hoặc bấm chọn nút Start -> Programs -> Vietkey2000 ->
Vietkey2000 (phiên bản Vietkey đang sử dụng là phiên bản Vietkey2000)
Khi khởi động, màn hình chương trình Vietkey xuất hiện như hình
minh họa dưới đây:

- 13 -


Hình 17. Hộp thoại lựa chọn kiểu gõ
Tại hộp thoại này, chúng ta quan tâm đến 2 thẻ sau:
 Thẻ Kiểu gõ: Trong thẻ này, tại mục "Tiếng Việt" bạn lựa chọn
kiểu gõ là Telex hoặc VNI. Trong mục "Bàn phím gõ", bạn nhắp chuột để
đánh dấu chọn vào mục chọn "Tiếng Việt" (Thông thường, bạn nên lựa chọn
kiểu gõ là Telex để cho dễ gõ dấu tiếng Việt).

Hình 18. Hộp thoại lựa chọn bảng mã
 Thẻ Bảng mã: Trong thẻ này bạn lựa chọn bảng mã tiếng Việt theo
chuẩn TCVN3-ABC (.VnTime...) hoặc Unicode dựng sẵn.
Lựa chọn xong, ta nhấn chọn 1 trong 2 nút
Khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện

hoặc

hoặc

.
nút

trên thanh tác vụ..
 Để chuyển đổi chế độ nhập văn bản tiếng Việt sang tiếng Anh, bạn
hãy nhấn chuột vào biểu tượng chương trình Vietkey. Nếu hiển thị chữ "V"
màu đỏ trên nền vàng thì chương trình cho phép nhập dấu tiếng Việt, ngược
lại, hiển thị chữ "E" trên nền xám thì đang ở chế độ nhập tiếng Anh.
Trong trường hợp bạn muốn chuyển đổi bảng mã để gõ tiếng Việt thì
nhấn chuột phải vào biểu tượng chương trình Vietkey ở đầu bên phải của

- 14 -


thanh tác vụ, khi đó bảng chọn tắt hiện ra, bạn hãy nhắp chuột trái vào bảng
mã cần dùng.

Danh sách bảng mã,
ta có thể bấm chọn
bảng mã cần sử dụng.

Hình 19. Bảng chọn tắt cho phép thay đổi Bảng mã
3.2. Quy tắc gõ tiếng Việt theo kiểu TELEX và kiểu VNI.
a. Quy tắc gõ tiếng Việt theo kiểu TELEX
Thông thường người miền Bắc hay sử dụng cách gõ theo kiểu TELEX
vì phương pháp gõ này rất dễ nhớ.
Gõ

Được chữ

Gõ

Được dấu

aa

â

s

Dấu sắc

oo

ô

f

Dấu huyền

ee

ê

r

Dấu hỏi

aw

ă

x

Dấu ngã

ow, [

ơ

j

Dấu nặng

uw, w, ]

ư

dd

đ

Ví dụ: Nếu bạn nhập dòng chữ "Trung tâm Ngoại ngữ và Tin học
SYDNEY" theo kiểu TELEX thì bạn phải nhập như sau "Trung taam
Ngoaij nguwx vaf Tin hojc SYDNEY"
b. Quy tắc gõ tiếng Việt theo kiểu VNI
- 15 -

Với lối gõ theo kiểu VNI thì thường được những người ở khu vực phía
Nam và những người Việt ở nước ngoài ưa thích sử dụng:
Gõ

Được chữ

Phím số 1

Dấu sắc

Phím số 2

Dấu huyền

Phím số 3

Dấu hỏi

Phím số 4

Dấu ngã

Phím số 5

Dấu nặng

Phím số 6

Dấu mũ của các chữ â, ê và ô

Phím số 7

Dấu móc của chữ ơ và chữ ư

Phím số 8

Dấu trăng của chữ ă

Phím số 9

Dấu gạch ngang của chữ đ

Ví dụ: Nếu bạn nhập dòng chữ "Trung tâm Ngoại ngữ và Tin học
SYDNEY" theo kiểu VNI thì bạn phải nhập như sau "Trung ta6m Ngoai5
ngu74 va2 Tin hoc5 SYDNEY"
4. NHẬP NỘI DUNG VĂN BẢN
4.1. Một số quy tắc cơ bản khi soạn thảo văn bản:
- Quy tắc viết chữ hoa đầu câu hoặc tên riêng: Khi soạn thảo, bạn phải
tạo cho mình thói quen gõ chữ in đầu câu hoặc tên riêng bằng cách giữ phím
Shift khi nhập các chữ cái. Nếu gõ theo bộ mã UNICODE thì khi nhập chữ
in có dấu tiếng Việt bạn phải bật phím Caps Lock bằng cách nhấn phím này
sau đó mới nhập chữ, để tắt chế độ nhập chữ in bạn phải nhấn phím này một
lần nữa.
- Quy tắc nhập các dấu trong văn bản: Các dấu chấm (.), dấu phẩy (,),
dâu chấm phẩy (;), dấu hai chấm (:) , dấu đóng ngoặc đơn ()), dấu đóng kép
("), dấu đóng đơn ('), dấu lớn hơn (>) thì khi nhập phải liền với ký tự phía
trước nó. Các dấu mở kép ("), dấu mở ngoặc đơn ((), dấu mở kép ("), dấu
mở đơn ('), dấu nhỏ hơn (<) thì khi nhập phải liền với ký tự phía sau nó.
- Quy tắc trình bày: Trước hết bạn phải nhập nội dung, sau đó mới đến

giai đoạn trình bày nội dung. Có như vậy thì tốc độ soạn thảo và trình bày
văn bản mới nhanh được, không nên vừa nhập nội dung vừa trình bày.
4.2. Các phím thường dùng khi soạn thảo:
- 16 -


- Các phím xử lý chữ :
+ Phím Caps Lock: Phím này dùng để bật hoặc tắt chế độ nhập chữ in
(nếu bạn sử dụng bộ mã Unicode dựng sẵn thì bạn có thể bật phím này để
nhập chữ tiếng Việt in có dấu).
+ Phím Shift: Nếu giữ phím Shift đồng thời nhấn các phím có ký tự
(phím chữ cái) thì ta sẽ được chữ in (nhưng phím Caps Lock phải đang ở
trạng thái tắt). Ngoài ra, nếu giữ phím Shift đồng thời nhấn các phím có 2
ký tự ta sẽ nhập được các ký tự phía trên của phím có 2 ký tự.
+ Phím Space Bar (phím dài nhất): Tạo khoảng trắng khi soạn thảo.
+ Phím Enter ↵: Chỉ nhấn phím này khi kết thúc đoạn và xuống dòng
để nhập một đoạn văn bản khác (Theo mặc định khi soạn thảo, nếu hết chiều
ngang của khổ giấy thì chữ tự động xuống dòng. Do vậy, bạn không cần
phải nhấn phím Enter để xuống dòng mà chỉ khi nào bạn nhập hết đoạn,
chuyển sang đoạn mới bạn mới nhấn phím Enter).
+ Phím Back Space (←): Phím này dùng để xóa các ký tự ở bên trái
con trỏ soạn thảo (phím này nằm trên phím Enter).
+ Phím Delete: Dùng để xóa các ký tự bên phải con trỏ soạn thảo.
+ Phím Insert: Phím này dùng để bật/tắt chế độ ghi chèn/ghi đè.

Nếu nhấn phím Insert rồi
nhập chữ h thì chữ o sẽ bị
xóa và thay vào bằng chữ
h vừa nhập

Nếu nhấn phím Back
Space (←) thì chữ g sẽ
bị xóa

Vị trí của con
trỏ soạn thảo

Nếu nhấn phím
Delete thì chữ o sẽ
bị xóa

Hình 20. Cách dùng các phím xử lý chữ
- 17 -


- Các phím di chuyển con trỏ soạn thảo:
+ Bốn phím mũi tên: Bộ phím này cho phép di chuyển con trỏ lên trên
hoặc xuống dưới từng dòng, sang trái hoặc sang phải từng chữ (chỉ áp dụng
với văn bản đã có các dòng chữ)
+ Phím Home: Đưa con trỏ về đầu dòng đang làm việc (dòng có chữ).
+ Phím End: Đưa con trỏ về cuối dòng đang làm việc (dòng có chữ)
+ Phím Page Up: Đưa con trỏ dịch lên từng đoạn (chỉ văn bản có nhiều
trang bạn mới nhấn phím này được)
+ Phím Page Down: Đưa con trỏ dịch xuống từng đoạn (chỉ với văn
bản có nhiều trang bạn mới nhấn phím này được).
+ Phím Ctrl + Home: Đưa con trỏ về đầu văn bản (không phải đưa con
trỏ về đầu trang).
+ Phím Ctrl + End: Đưa con trỏ về cuối văn bản (không phải đưa con
trỏ về cuối trang).
4.3. Nhập chỉ số trên và chỉ số dưới:

- Cách nhập chỉ số trên: Để bật hoặc tắt nhập chỉ số trên, bạn chỉ việc
nhấn tổ hợp phím Ctrl - Shift + =
Ví dụ: Ta có công thức x2 + 5 = 10, ta thực hiện nhập như sau trước
hết ta nhập chữ x rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl - Shift + =, con trỏ dịch lên
trên và ta nhập số 2, tiếp theo ta nhấn tổ hợp phím Ctrl - Shift + = một lần
nữa, con trỏ dịch về vị trí cũ và ta nhập tiếp + 5 = 10.
- Cách nhập chỉ số dưới: Để bật hoặc tắt nhập chỉ số dưới, bạn chỉ việc
nhấn tổ hợp phím Ctrl + =.
Ví dụ: Ta có công thức H 2O = 10, ta thực hiện nhập như sau trước hết
ta giữ phím Shift nhập chữ H rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + =, con trỏ dịch
xuống dưới và ta nhập số 2, tiếp theo ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + = một lần
nữa, con trỏ dịch về vị trí cũ và ta giữ phím Shift nhập tiếp chữ O.

- 18 -


CHƯƠNG II
THAO TÁC ĐỐI VỚI KHỐI

1. CÁCH CHỌN KHỐI VĂN BẢN:
Để trình bày hoặc căn chỉnh đoạn văn bản thì điều đầu tiên bạn phải
thực hiện đó là chọn đoạn văn bản đó, nếu bạn không chọn thì chương trình
không thể thực hiện được. Để chọn khối văn bản, ta có các cách thực hiện
như sau:
1.1. Sử dụng chuột để chọn khối:
- Cách 1. Chọn cả dòng: Di chuyển chuột ra lề trái của trang văn bản
ngang với dòng cần chọn rồi nhắp chuột trái (nếu chọn nhiều dòng thì ta
bấm giữ và kéo chuột trái ngược lên trên hoặc xuống dưới đến hết các dòng
cần chọn).

Hình 21. Minh họa cách chọn cả dòng
- Cách 2. Chọn một vài chữ trong dòng: Di chuyển chuột tới đầu hoặc
cuối chữ cần chọn, rồi bấm giữ và kéo ngược về đầu hoặc cuối chữ cần
chọn.

Hình 22. Minh họa cách chọn một vài chữ trong dòng
 Nếu bạn muốn chọn nhanh cả một câu thì ta giữ phím Ctrl rồi nhắp
chuột tại vị trí bất kỳ trong câu; nếu muốn chon nhanh chỉ một chữ thì nháy
đúp chuột vào chữ cần chọn; nếu muốn chọn cả đoạn thì ta nháy chuột trái 3

- 19 -


lần liên tiếp vào vị trí bất kỳ trong đoạn; nếu muốn chọn theo khối hình chữ
nhật thì giữ phím Alt rồi dùng chuột khoanh vùng cần chọn.
1.2. Sử dụng bàn phím để chọn khối:
Để chọn khối văn bản bằng bàn phím, bạn hãy dùng 1 trong 4 phím
mũi tên di chuyển con trỏ soạn thảo tới đầu hoặc cuối khối cần đánh dấu
chọn, rồi giữ phím Shift, đồng thời nhấn các phím mũi tên về hướng cần
đánh dấu chọn. Ngoài ra ta có thể kết hợp với các tổ hợp phím sau để đánh
dấu khối nhanh:
- Shift + End: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy về cuối dòng
- Shift + Home: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy về đầu dòng
- Shift + Page Up: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy lên từng đoạn.
- Shift + Page Down: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy lên từng đoạn.
- Ctrl - Shift + End: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy về cuối văn bản.
- Ctrl-Shift + Home: Đánh dấu chọn từ điểm con nháy về đầu văn bản.
- Ctrl + A: Đánh dấu chọn toàn bộ văn bản.
 Sau khi đã chọn khối văn bản, nguy cơ xoá mất dữ liệu là rất cao, nếu
bạn nhấn bất kỳ phím chữ hoặc phím xóa nào trên bàn phím thì dữ liệu sẽ bị

mất ngay. Nếu bị mất, bạn hay dùng chuột nhấn vào biểu tượng
trên
thanh công cụ để phục hồi.
2. CÁCH SAO CHÉP, DI CHUYỂN, XÓA KHỐI:
2.1. Cách sao chép khối:
- Bước 1: Bạn hãy chọn khối văn bản cần sao chép.
- Bước 2: Nhấn chọn thực đơn Edit rồi bấm chọn lệnh
hoặc bạn có thể nhấn chọn biểu tượng
trên
thanh công cụ.
- Bước 3: Di chuyển con trỏ soạn thảo tới vị trí cần dán đoạn văn bản,
rồi bấm chọn thực đơn Edit và bấm chọn lệnh
hoặc nhấn chọn biểu tượng
trên thanh công cụ.
2.2. Cách di chuyển khối:
- Bước 1: Bạn hãy chọn khối văn bản cần di chuyển.

- 20 -


- Bước 2: Nhấn chọn thực đơn Edit rồi bấm chọn lệnh
hoặc bạn có thể nhấn chọn biểu tượng
trên thanh công cụ.
- Bước 3: Di chuyển con trỏ soạn thảo tới vị trí cần dán đoạn văn bản,
rồi bấm chọn thực đơn Edit và bấm chọn lệnh
hoặc nhấn chọn biểu tượng
trên thanh công cụ.
2.3. Cách xóa khối:
Sau khi đã chọn khối, nếu bạn muốn xóa bỏ toàn bộ khối văn bản đã
chọn, bạn hãy bấm chọn thực đơn Edit rồi bấm chọn lệnh Clear hoặc nhấn

phím Delete trên bàn phím.
3. CÁCH PHỤC HỒI VÀ PHẢN PHỤC HỒI THAO TÁC:
Khi bạn làm lỡ một thao tác nào đó hoặc khi bạn xóa nhầm đoạn văn
bản, chương trình cho phép bạn phục hồi hoặc phản phục hồi lần lượt từng
thao tác một.
- Cách phục hồi 1 thao tác: Dùng chuột bấm chọn thực đơn Edit rồi
bấm chọn lệnh Undo, hoặc có thể dùng chuột bấm chọn biểu tượng
trên thanh công cụ (mỗi lần bấm, chương trình sẽ cho phép phục hồi 1 thao
tác và ta có thể bấm 100 lần để phục hồi lại 100 lần thao tác gần nhất).
- Cách phản phục hồi: Dùng chuột bấm chọn thực đơn Edit rồi bấm
chọn lệnh Redo, hoặc có thể dùng chuột bấm chọn biểu tượng
trên
thanh công cụ (mỗi lần bấm, chương trình sẽ cho phép phản phục hồi 1 thao
tác và ta có thể bấm 100 lần để phản phục hồi lại 100 lần thao tác gần nhất).
4. ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ CHO KHỐI VĂN BẢN:
Thao tác định dạng phông chữ bao gồm các thao tác như thay đổi kiểu
chữ, cỡ chữ, chữ nghiêng, chữ đậm, chữ gạch chân.... Để thực hiện được các
thao tác này, trước hết ta phải đánh dấu chọn đoạn văn bản cần định dạng
phông chữ sau đó thực hiện:
Bấm chọn thực đơn Format rồi bấm chọn lệnh Font (hoặc nhấn
Ctrl+D), hộp thoại định dạng font chữ xuất hiện, có các lựa chọn sau:

- 21 -


4.1. Khung Font: Cho phép lựa chọn kiểu phông chữ cho đoạn văn
bản. Ở đây bạn có thể chọn những phông chữ tương ứng với bộ mã gõ tiếng
Việt mà ta đã chọn khi khởi động chương trình hỗ trợ nhập tiếng Việt.
+ Nếu bạn gõ bằng bộ mã TCVN3-ABC (.VnTime...) thì các kiểu chữ
thể hiện được tiếng Việt phải là các kiểu chữ có chữ .Vn ở đầu mỗi kiểu

chữ (ví dụ: .VnTime, .VnTimeH, .VnArial ...).
+ Nếu bạn gõ bằng bộ mã VNI Win (VNI-Times...) thì các kiểu chữ
thể hiện được tiếng Việt phải là các kiểu chữ có chữ VNI ở đầu mỗi kiểu
chữ (Ví dụ: VNI-Times, VNI-Centur, VNI-Helve ...)
+ Nếu bạn gõ bằng bộ mã Unicode dựng sẵn thì các kiểu chữ thể hiện
được tiếng Việt phải là các kiểu chữ như Time New Roman, Arial, Tahoma,
Verdana, Tunga, Times, Univer)

Hình 23. Hộp thoại Font cho phép định dạng phông chữ
 Nếu ở mục 3.1 bạn chọn bộ mã Unicode dựng sẵn để gõ, thì ở đây
bạn phải chọn phông chữ là Time New Roman - kiểu thường dùng trong
văn bản hành chính; hoặc nếu ở mục 3.1 bạn chọn bộ mã TCVN3-

- 22 -


ABC(.Vntime) thì ở đây bạn phải chọn 1 trong các kiểu phông chữ có chữ
.Vn ở đầu (ví dụ: .VnTime, .VnTimeH, .VnArial, .VnAvant...)
4.2. Khung Font style: Cho phép chọn cách định dạng phông chữ. Các
kiểu định dạng trong khung này gồm:
- Regular
: Chữ bình thường.
- Bold
: Chữ đậm
- Italic
: Chữ nghiêng
- Bold Italic : Chữ đậm và nghiêng
4.3. Khung Size:
Khung này cho phép bạn lựa chọn kích cỡ to hoặc nhỏ cho chữ. Tuỳ
theo bố cục từng vùng của văn bản hành chính để ta có thể lựa chọn các kiểu

phông chữ to nhỏ khác nhau. Thông thường nội dung của văn bản hành
chính được sử dụng cỡ chữ từ 13point đến 14point.
4.4. Khung Font color:
Khung này cho phép bạn lựa chọn màu chữ, đối với máy in trắng đen
thì cho dù bạn chọn màu gì đi nữa, khi in ra văn bản vẫn chỉ là màu đen.
4.5. Khung Underline Style:
Nếu bạn cần chọn các kiểu gạch chân cho chữ thì bạn có thể bấm chuột
vào mũi tên của khung này rồi bấm chọn 1 trong các kiểu gạch chân cần thể
hiện cho đoạn văn bản.
4.6. Khung Effects:
Khung này cung cấp cho bạn một số các hiệu ứng định dạng đặc biệt.
Các hiệu ứng đặc biệt gồm có:
- Strikethrough: Kẻ đường xuyên qua chữ
- Double Strikethrough: Kẻ 2 đường xuyên qua chữ
- Superscript: Chuyển chữ lên cao làm chỉ số trên.
- Subscript: Chuyển chữ xuống làm chỉ số dưới.
- Shadow: Tạo bóng cho chữ.
- Outline: Chỉ hiển thị đường viền của chữ.
- Emboss và Engrave: Tạo chữ nổi trên trang giấy.
- Small caps: Chuyển tất cả chữ đang được chọn thành chữ in nhỏ.
- All caps: Chuyển tất cả chữ đang được chọn thành chữ in lớn.
- Hidden: Ẩn các chữ trong văn bản.
- 23 -


 Ở đây, bạn không cần phải chọn tất cả các lựa chọn ở trên. Bạn chỉ
lựa chọn những gì bạn cần áp dụng cho đoạn văn bản mà thôi.
Nếu bạn chọn xong, bạn có thể nhấn nút OK để chấp nhận hoặc nhấn
nút Cancel để huỷ bỏ lệnh (hoặc nếu bạn muốn các lựa chọn trên áp dụng
cho chương trình mãi mãi thì bạn có thể nhấn chọn nút Default rồi bấm

chọn nút Yes).
 Ngoài cách định dạng bằng hộp hoại như ở trên, bạn có thể thực hiện
định dạng phông chữ nhanh bằng cách thực hiện trên thanh công cụ:
Chữ
gạch
chân
Ô cho phép
chọn phông
chữ

Chọn cỡ chữ

Chữ
đậm

Chữ
nghiên
g

Hình 23. Minh họa cách định dạng phông chữ trên thanh công cụ
5. CÁCH CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT VÀO VĂN BẢN:
Trên bàn phím đã có sẵn một số các ký tự đặc biệt, các ký tự này
thường nằm trên các phím có 2 ký tự. Để lấy được các ký tự này thì bạn phải
giữ phím Shift rồi nhấn các phím ký tự đó.
Tuy nhiên, các ký tự này tương đối ít, nếu bạn muốn có nhiều ký tự đặc
biệt để lựa chọn, xin mời bạn bấm chọn thực đơn Insert rồi bấm chọn lệnh
Symbol, hộp thoại cho phép chúng ta chọn nhóm ký tự đặc biệt trong ô
Font

- 24 -

Chọn nhóm ký
tự đặc biệt

Hình 24. Hôp thoại SYMBOL cho phép chọn ký tự đặc biệt
Các nhóm ký tự đặc biệt thông dụng gồm:
- Nhóm Symbol: Gồm danh sách các ký tự toán học.
- Nhóm Winding: Chứa các ký tự hoa văn.
- Nhóm Webding: Chứa các logo và biểu tượng đặc biệt.v.v...
Sau khi đã chọn được nhóm ký tự đặc biệt thì danh sách các ký tự được
liệt kê trong bảng chọn, bạn hãy bấm chọn ký tự đặc biệt cần chèn ra văn
bản rồi nhấn nút Insert.
Ví dụ: Bạn có thể chèn các ký tự như: φ±α
 Nếu bạn thường xuyên phải chèn ký tự nào đó trong văn bản thì bạn
hãy bấm chọn ký tự cần chèn trong bảng chọn symbol rồi nhấn chọn nút
Shortcut Key..., rồi bạn nhập cụm phím tắt cho ký tự đặc biệt vào ô Press
new shortcut key (nếu ở dưới chân ô này có hiện chữ unassigned thì có
nghĩa là phím này có thể gán được). Nhập xong bạn hãy nhấn nút Assign để
chập nhận. Khi xong, bạn nhấn nút Close để đóng hộp thoại. Sau này khi
bạn soạn thảo nếu cần chèn ký tự đặc biệt mà đã đặt phím tắt thì bạn chỉ
nhấn tổ hợp phím đã gán, ký tự sẽ được chèn ra.

- 25 -