Hãy chọn một cơ quan để khảo sát, tư vấn đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong cơ quan

LỜI CAM ĐOAN
Tên tôi là Nguyễn Ngọc Anh , tôi thực hiện bài tập lớn này với tên đề tài :
“Hãy chọn một cơ quan để khảo sát , tư vấn đề xuất nâng cao năng suất ,
chất lượng công tác văn thư trong cơ quan ”
Tôi xin cam đoan đây là bài viết nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong bài viết này.
Hà Nội, ngày 08 tháng 3năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1

UBND

Uỷ ban nhân dân

2

TLLT

Tài liệu lưu trữ

3

VTLT

Văn thư lưu trữ


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư, lưu trữ (VTLT) là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là
công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền Hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong lĩnh vực quản lý
hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm từ đó có những chủ trương,
chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt
động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Trong các cơ quan, đơn vị công tác VTLT luôn được quan tâm, bởi đó là
công tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành chính diễn ra thường xuyên, liên
tục thông qua các văn bản, tài liệu. Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm
bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí
mật cho mỗi cơ quan. Vì vậy công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện
cần thiết trong hoạt động quản lý của Nhà nước. Hầu hết hồ sơ tài liệu đều phản
ánh các mặt hoạt động của cơ quan nên phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng
khi cần thiết. Mặt khác công việc của một cơ quan, tổ chức được tiến hành
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay

không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay không, điều đó có tác dụng
trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và lãnh đạo. Ngoài ra còn
có những tài liệu chứa đựng các thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng, an
ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) không chỉ chú ý đến góc
độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp
thông tin trong tài liệu và sự phá hoại TLLT.
Có thể nói công tác VTLT là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan,
tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động và đây cũng là nhiệm vụ rất quan
trọng của các cơ quan, tổ chức. Đó cũng là lý do tôi chọn đề tài:“ Hãy chọn một
cơ quan để khảo sát , tư vấn đề xuất nâng cao năng suất , chất lượng công
tác văn thư trong cơ quan”.
4


2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
2.1. Đối tượng nghiên cứu
Văn phòng,Công tác văn thư, lưu trữ.
2.2. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu công tác VT-LT và trách nhiệm của Văn phòng trong công
tác VT-LT tại UBND huyện Lạc Thuỷ trong thời gian từ năm 2012 – 2016.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát về UBND
huyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hoà Bình
Trách nhiệm của Văn phòng trong công tác tổ chức quản lý công tác
VTLT tại UBND huyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hoà Bình.
Giải pháp nâng cao hiệu quả trách nhiệm của Văn phòng trong công tác
VTLT tại UBND huyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hoà Bình.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại UBND huyện Lạc Thuỷ, tỉnh Hoà
Bình tôi đã sử dụng các phương pháp sau:

Nghiên cứu tài liệu.
Quan sát.
Phỏng vấn.
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục đề tài có
cấu trúc như sau:
Chương 1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Uỷ ban nhân dân
huyện Lạc Thuỷ
Chương 2. Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức, quản
lý công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ
Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả trách nhiệm của Chánh
phòng trong công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện huyện
Lạc Thuỷ

5


PHẦN I: KHÁI QUÁT V Ề TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
UBND HUYỆN LẠC THUỶ
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lạc Thuỷ,Văn phòng HĐND và UBND huyện Lạc Thuỷ
1.1. Chức năng:
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,

góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.2. Nhiệm vụ:
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai,
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
6


và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và
du lịch trên địa bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
7


khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong

trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
VII. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
8


nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế

hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
1.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu bộ máy chính quyền UBND huyện:
Lãnh đạo UBND huyện:
Chủ tịch: Đồng chí Quách Tất Liêm
Chỉ đạo, điều hành, quản lý chung mọi hoạt động của Ủy ban nhân dân
huyện; lãnh đạo các thành viên Ủy ban nhân dân huyện, Thủ trưởng các ngành,
các đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, thị
9


trấn.

Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực:
Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân
sách Nhà nước hàng năm và dài hạn của huyện, làm chủ kế hoạch, chủ ngân
sách, chủ đầu tư xây dựng cơ bản: phân bổ các nguồn lực (bao gồm cả nguồn
lực vượt thu, nguồn dự phòng ngân sách và nguồn bổ sung xây dựng cơ bản sau
khi đã thống nhất với Hội đồng nhân dân huyện), xây dựng nông thôn mới, đất
đai.
Công tác quy hoạch đô thị và quy hoạch nông thôn, quy hoạch và kế
hoạch sử dụng đất, chương trình xúc tiến đầu tư, thu hút đầu tư.
Công tác cải cách hành chính, tổ chức bộ máy và cán bộ, thi đua, khen
thưởng, công Phụ trách trực tiếp công tác Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân huyện.
Phó Chủ tịch Thường trực Ủy ban nhân dân huyện: Đồng chí Nguyễn Văn
Hải
Làm nhiệm vụ Phó Chủ tịch Thường trực - Thủ trưởng cơ quan Ủy ban
nhân dân huyện, thay mặt Chủ tịch chủ trì và điều hành hoạt động chung của Ủy
ban nhân dân huyện khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện đi vắng và được ủy
quyền.
Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo điều hành các lĩnh vực
công tác sau:
Nông nghiệp, phát triển nông thôn, lâm nghiệp, thủy sản, quản lý vật tư
nông nghiệp, thủy lợi, hợp tác xã, khí tượng thủy văn, phòng chống lụt bão, tìm
kiếm cứu nạn; thống kê; thu hút đầu tư vào cụm công nghiệp; tài sản công; báo
cáo hàng tháng, hàng quý; trả lời ý kiến kiến nghị của cử tri.
Chủ tịch các Hội đồng: Hội đồng thi đua khen thưởng cơ quan Ủy ban
nhân dân huyện, Hội đồng đền bù giải phóng mặt bằng huyện và một số dự án
do tỉnh, trung ương thực hiện trên địa bàn, Hội đồng khoa học kỹ thuật, trưởng
Ban quản lý, Ban chỉ đạo hoặc Chủ tịch Hội đồng khác khi được phân công.
Giữ mối liên hệ công tác với Hội nông dân và Liên đoàn lao động huyện.
10

Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Đồng chí Dương Văn Hào
Giúp đồng chí Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo điều hành các
lĩnh vực công tác sau:
Giáo dục và đào tạo, văn hóa, thông tin, thể thao và du lịch, Truyền thanh
- truyền hình, y tế, lao động, việc làm, người có công và xã hội, công tác xóa đói
giảm nghèo, công tác dân tộc, dân số gia đình và trẻ em, công tác bảo hiểm xã
hội, chữ thập đỏ.
Làm Chủ tịch các Hội đồng: Giáo dục quốc phòng - an ninh, phối hợp
công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật, Hội đồng giáo dục huyện,
Hội khuyến học, công tác dân tộc, tôn giáo, công tác giải phóng mặt bằng do
khối thực hiện và một số dự án khác trên địa bàn huyện .
1.4.Vị trí, chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lạc
Thuỷ
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Lạc Thủy (dưới đây gọi tắt là Văn
phòng) là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân huyện và
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được
mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước để hoạt động, chịu sự lãnh đạo và quản lý
trực tiếp, toàn diện của Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự hướng dẫn,
kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Ủy ban nhân dân
huyện về hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân
dân huyện về công tác dân tộc; tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ
quản lý và hoạt động của Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân
huyện.
1.5. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Lạc Thuỷ

Văn phòng UBND huyện Lạc Thủy có những nhiệm vụ và quyền hạn sau
Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của
11


HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Thường trực
HĐND huyện giao.
Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều
hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện tổ chức điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn để
thực hiện nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân
huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch cụ thể hàng tháng, hàng quý,
sáu tháng và cả năm của Thường trực HĐND, UBND huyện; tổ chức theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị
trấn thực hiện chương trình, kế hoạch đó. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác
phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện,
HĐND, UBND các xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
Thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện theo
quy định của pháp luật; soạn thảo các đề án, báo cáo do Thường trực HĐND,
UBND huyện trực tiếp giao; phối hợp với các cơ quan có liên quan chuẩn bị các
đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết trình HĐND, UBND huyện theo quy chế hoạt
động của HĐND các cấp và quy chế làm việc của UBND huyện. Thực hiện
công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động của HĐND, UBND
huyện.
Nghiên cứu và đề xuất với Thường trực HĐND, UBND huyện những vấn
đề liên quan đến vận dụng chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà
nước vào tình hình thực tế của địa phương, nhằm đảm bảo thực hiện có hiệu quả

những chủ trương, chính sách đó.
Tổ chức việc đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị trong kết luận
giám sát của Thường trực HĐND huyện, các quyết định, chỉ thị, văn bản chỉ đạo
của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; chủ trì phối hợp với các ngành có
liên quan kiến nghị với Thường trực HĐND huyện, UBND huyện, Chủ tịch
12


UBND huyện về các biện pháp nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực hiện các kết
luận, quyết định, chỉ thị và văn bản chỉ đạo đó.
Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác đến các cơ quan lãnh đạo,
cơ quan thông tin đại chúng, các cơ quan có liên quan phục vụ công tác chỉ đạo,
điều hành của Thường trực HĐND, UBND huyện.
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả theo
cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Phụ trách trực tiếp Bộ phận Tiếp nhận và trả
kết quả tại huyện. Tổ chức quản lý thời gian làm việc; theo dõi, nắm tình hình
tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của công chức tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết
quả; bảo đảm điều kiện làm việc, báo cáo Lãnh đạo UBND huyện về tình hình
công tác của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả định kỳ theo quy định.
Tổ chức việc tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại
Trụ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND, UBND
và Chủ tịch UBND huyện theo đúng quy định về công tác công văn, giấy tờ, văn
thư, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước và bảo mật.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND
huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của
HĐND, UBND huyện và của cấp trên; giữ mối quan hệ phối hợp giữa Thường
trực HĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc
Việt Nam huyện, các tổ chức đoàn thể cấp huyện, UBND các xã, thị trấn và các
cơ quan, đơn vị của Trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện.

Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, đề án thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND huyện.
Tiếp nhận, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thực
hiện công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND&UBND huyện.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND, Chủ
tịch UBND huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật.

13


CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN
NHÂN DÂN HUYỆN LẠC THUỶ
2.1. Trách nhiệm của văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công
tác văn thư-lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ
2.1.1. Khái niệm, vai trò của công tác văn thư-lưu trữ
2.1.1.1. Khái niệm
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập
hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức.
2.1.1.2. Vai trò
•

Tầm quan trọng của công tác văn thư.
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ
quan. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương,
chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác… nói chung đều phải dựa
vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm

bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao.
Nguồn thông tin được thể hiện dưới hình thức văn bản quản lý luôn là nguồn
thông tin chủ yếu và đáng tin cậy nhất. Bởi chúng liên quan chặt chẽ với chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan và chứa đựng đầy đủ các yếu tố pháp lý. Nguồn
thông tin văn bản này để đến được lãnh đạo, cán bộ, viên chức trong cơ quan
hoặc các cơ quan khác đều phải qua các khâu xử lý của công tác văn thư như
soạn thảo, duyệt…. Điều này chứng tỏ công tác văn thư thực hiện chức năng
đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý và đó cũng chính là mục đích và nhiệm
vụ cơ bản của công tác này.
Làm tốt công tác thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công
tác của cơ quan. Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận,
chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản
đảm bảo chất lượng … thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và
14


chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan . Do đó sẽ góp phần nâng cao chất
lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin
học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu
suất và chất lượng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao
rõ rệt.
Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy
tờ. . Làm tốt công tác văn thư ở đây có nghĩa là chuyển giao văn bản, giấy tờ,
truyền đạt các thông tin về quản lý đến cơ quan, đến người có trách nhiệm giải
quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành các
quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ
nghiêm túc các quy định của Nhà nước. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác hành chính văn phòng, công tác văn thư sẽ được hiện đại hóa. Đó chính
là yếu tố quan trọng góp phần quan trọng làm giảm bớt công văn, giấy tờ, ngăn
ngừa và hạn chế tệ quan liêu trong các cơ quan.

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ
quan. Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nước, bí mật cơ quan đều
được văn bản hóa. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà
nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy
đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành
các khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần
giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ
ra ngoài.
Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. Nếu như
văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản
được thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ
chính xác cao. Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói
chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng. Nếu các văn bản có giá trị
hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp
vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn, sẽ tạo điều kiện để sớm đưa tài liệu phục
vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng của cơ quan. Mặt khác, sẽ giải phóng cho
15


cán bộ lưu trữ khỏi những công việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập
trung thực hiện nhiệm vụ chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu…
2.1.2.Tổ chức thiết lập bộ phận văn thư
2.1.2.1. Tổ chức thiết lập công tác văn thư
 Soạn thảo và ban hành văn bản
Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan.
Được sự quan tâm của lãnh đạo UBND huyện Lạc Thuỷ, Văn phòng chỉ
đạo quản lý tốt các cán bộ chuyên viên luôn có ý thức thực hiện việc soạn thảo
và ban hành văn bản theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Chính vì vậy, công

tác soạn thảo, ban hành văn bản được tiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành
một văn bản. Văn bản được ban hành đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể
thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng,
đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên
trách ở văn phòng UBND đảm nhận. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
được tiến hành theo trình tự sau:
Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyển
đến Văn phòng xem xét, kiểm tra sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch
UBND huyện kí ban hành.
Sau khi kí, văn bản được tập trung ở văn phòng để Văn phòng kiểm tra
lại lần nữa. Khi kiểm tra thấy không có vấn đề gì thì nhân viên văn thư tiến hành
đánh số, ghi ngày, tháng năm ban hành văn bản và đăng kí vào sổ “Đăng kí văn
bản đi” sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản
đi một cách nhanh chóng chính xác, văn phòng giữ lại hai bản (01 bản lưu ở bộ
phận soạn thảo, 01 bản lưu ở bộ phận văn thư).
Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản lý
văn bản, tài liệu. Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải
quyết tốt công việc khi có sự cố xảy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng liên
16


quan đến văn bản.
 Quản lý và giải quyết văn bản
Cán bộ được giao làm công tác văn thư có trách nhiệm quản lý văn bản đi
và văn bản đến. Mỗi loại văn bản đi, đến đều được văn thư làm thủ tục gửi đi
hay tiếp nhận văn bản theo một trình tự thống nhất. Trong quá trình quản lý, chỉ
đạo công tác này lãnh đạo UBND chỉ đạo cho Văn phòng thực hiện đã triển khai
việc thực hiện các văn bản của Nhà nước nhằm đảm bảo cho việc quản lý và giải
quyết văn bản diễn ra nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn như:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Chi cục văn thư
lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
 Quản lý và sử dụng con dấu
Một văn bản ban hành ngoài đầy đủ các thể thức và khi đã có chữ kí của
người có thẩm quyền vẫn phải đóng dấu thì mới có hiệu lực pháp lý.
Nhận thức được điều này,lãnh đạo UBND huyện Lạc Thuỷ đã triển khai
các văn bản liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư,Văn phòng là người tổ thực hiện và có trách nhiệm theo dõi quản lý việc sử
dụng con dấu tại cơ quan. Một số văn bản về quản lý và sử dụng con dấu như:
Thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và
Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ
Công an, Ban tổ chức-Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn
thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ.
UBND huyện Lạc Thuỷ sử dụng các loại dấu là: Dấu cơ quan có quốc
huy, dấu văn phòng và các dấu như: Dấu mật, dấu khẩn, dấu hỏa tốc, dấu đến,
dấu chức danh của các Chủ tịch và các Phó chủ tịch, dấu của Văn phòng.
Dấu được đóng đúng quy định, chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ
thông tin và chữ kí hợp lệ, không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản
17


không đúng thể thức. Dấu được đóng vào 1/3 chữ kí lệch về bên trái, cơ quan
dùng mực đỏ là mực dấu để đóng lên văn bản.
 Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ hiện hành là khâu cuối cùng trong các nội dung của công tác
văn thư là móc xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ.

Công tác lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyện Lạc Thuỷ đảm bảo yêu
cầu, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau, văn bản trong hồ sơ
chủ yếu là bản gốc nên hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm
bằng chứng pháp lý. Trong quá trình lập hồ sơ thì cán bộ văn thư cũng đã biên
mục đầy đủ bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ. Các hồ sơ đã được lập vào cuối
năm được nộp lưu vào bộ phận lưu trữ đúng quy định, tạo điều kiện làm tốt công
tác lưu trữ. Cán bộ văn thư đã lập danh mục hồ sơ trước khi đưa vào lưu trư cơ
quan.Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ chỉ đạo Văn phòng,các chuyên
viên,cán bộ văn thư thực hiện công tác này.
Văn phòng đã triển khai và quy định nội dung công tác lập hồ sơ hiện
hành như sau:
Đầu năm các bộ phận, chuyên viên được theo dõi giải quyết công việc gì
thì ghi tiêu đề hồ sơ công việc đó.
Thu thập, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc vào hồ sơ.
Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2.2.Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư - lưu trữ
Văn phòng cần đề xuất với Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ
bổ nhiệm tuyển dụng them nhân sự làm công tác văn thư-lưu trữ, để đảm bảo tất
cả các nội dung nghiệp vụ của công tác văn thư-lưu trữ được thực hiện một
cách nhanh chóng , chính xác, hiệu quả.
Văn phòng trình lên Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ những
tiêu chí tuyển chon cán bộ làm công tác văn thư-lưu trữ:

18


+ Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp cao đẳng, đại học loại khá trở lên tại
các Trường Đại học công lập trong nước, hệ chính quy, tập trung, dài hạn,
chuyên đào tạo

+ Trình độ ngoại ngữ: Có chứng chỉ tiếng anh trình độ B trở lên
+ Trình độ tin học : Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, có chứng chỉ
tin học Văn phòng trình độ B
+ Có hiểu biết chuyên sâu về các quy định của Nhà nước về công tác văn
thư-lưu trữ, việc quản lý, bảo quản, hồ sơ và tài liệu theo quy định của pháp luật,
ngành
+ Có kỹ năng giao tiếp
+ Trung thực, cẩn mật
+ Là công dân Việt Nam, thường trú tại Việt Nam
+ Tuổi không quá 35 tuổi
+ Sức khoẻ tốt, không dị tật
Sau đó căn cứ vào :
Căn cứ vào chỉ tiêu biên chế của huyện, được giao cho huyện
Căn cứ vào vị trí việc làm của Uỷ ban nhân dân huyện,đơn vị, phòng ban
chuyên môn thiếu cán bộ,công chức.Văn phòng dưới sự chỉ đoạ của Văn phòng
phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân lập kế hoạch, lên
danh sách những vị trí còn thiếu và yêu cầu về trình độ chuyên môn đề nghị Sở
Nội vụ cho phép tuyển dụng.
Sở Nội vụ tỉnh Hoà Bình căn cứ vào đề nghị của huyện,nếu thấy đủ các
điều kiện thì sở Nôi vụ tỉnh Hoà Bình tổng hợp các chỉ tiểu của các huyện trong
tỉnh đã được thẩm định.Tiến hành thành lập hội đồng thi tuyển CC,VC
Quy trình thi tuyển,tuyển dụng,hợp đồng lao động được quy định tại các
19


văn bản :
Thông tư 15/2012TT-BNV Thông tư về hướng dẫn về tuyển dụng,kí hết
hợp đồng lao động và đền bù chi phí đào tạo, bồi dưỡng đối với viên chức
Thông tư 16/2012/TT-BNV Thông tư ban hành Quy chế thi tuyển, xét
tuyển viên chức; Quy chế thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp đối với viên

chức và Nội quy kỳ thi tuyển, thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp đối với
viên chức
Nghị định 29/2012/NĐ-CP nghị định về tuyển dụng,sử dụng và quản lý
viên chức
Nghị định 24/2010/NĐ-CP nghị định về tuyển dụng,sử dụng và quản lý
công chức
Kết thúc thi tuyển, Sở Nội vụ thông báo kết quả sau 15 ngày,sau 15 ngày
nếu không có kiến nghị gì thì có thể thong báo kết quả thi tuyển chính thức.
Sở Nội vụ ra quyết định tuyển dụng,gửi văn bản về huyện,thong báo với
các ứng viên trúng tuyển, tiến hành các công việc trong làm hợp đồng lao động.
Các ứng viên trúng tuyển vào vị trí văn thư-lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân
huyện sẽ được sắp xếp vào biên chế thuộc Văn phòng, làm việc tại bộ phận văn
thư-lưu trữ nằm trong Văn phòng.Văn phòng sẽ có trách nhiệm quản lý, hỗ trợ
các công chức mới làm quen với công việc,giám sát hiệu quả làm việc,đưa ra đề
xuất cử cán bộ công chức mới thuộc bộ phận đi đào tạo về sau này.
Các công chức, viên chức trúng tuyển vào vị trí văn thư sẽ được điều
chỉnh theo thong tư 14/2014/TT-BNV Thông tư quy định chức danh,mã số
ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành
văn thư.
2.3.Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn
thư
Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ căn cứ vào các văn bản pháp
lý về công tác văn-lưu trữ triển khai việc thực hiện công tác văn thư-lưu trữ theo
đúng các văn bản quy định về công tác văn thư-lưu trữ :
20


- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về Luật Lưu trữ.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu.

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
- Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 của Bộ Công
an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm
2009.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn xây dựng công tác văn thư,lưu trữ của cơ quan,tổ chức
- Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn quản lý văn bản,lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm
2001.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
21

phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
- Chỉ thị số 27/2007/CT-TTg ngày 29 tháng 11 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ về chấn chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt
động của các cơ quan hành chính Nhà nước.
- Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường sử dụng hệ thống điện tử trong hoạt động của cơ quan
Nhà nước.
- Chỉ thị số 15/2012/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng
Chính phủ về việc tăng cường sử dụng các văn bản điện tử trong cơ quan nhà
các đơn vị, nên hạn chế sử dụng văn bản giấy.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật
trình bày văn bản.
Trên cơ sở thực hiện theo đúng quy định pháp luật.Trong những năm qua,
Văn phòng Uỷ ban nhân dân Lạc Thủy đã làm tốt công tác văn thư, góp phần
vào thành công của công tác lãnh đạo, chỉ đạo cấp ủy ,đảm bảo thực hiện đúng
quy trình, xử lý các tài liệu,văn bản chính xác, đảm bảo bí mật,an toàn tài liệu,
lập đầy đủ hồ sơ hội nghi đã hoàn thành việc chuyển đổi văn bản điện tử sang dữ
liệu văn kiện đảng với 866 văn bản. Tiếp nhận văn bản giấy của các năm 2011,
chỉnh lý được 23 hồ sơ. Trong tháng 12/ 2013 được sự quan tâm của lãnh đạo
Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoà Bình, Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện
Lạc Thuỷ đã được các lãnh đạo, chuyên viên Phòng lưu trữ – văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh Hoà bình về trực tiếp hướng dẫn chỉnh lý tai liệu khóa XVIII
trong kho lưu trữ huyện. Đến nay, tài liệu đã được đánh số trang và mục lục lục
hồ sơ theo quy định.

22


23

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN
THƯ,LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN LẠC THUỶ
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
* Công tác văn thư.
văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Thuỷ đã lên kế hoạch xây dựng
và thực hiện tốt quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, theo dõi các văn bản đi
và đến đúng quy định của Nhà nước.Văn phòng đề xuất đầu tư trang bị hệ thống
máy móc đảm bảo phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản
lý công tác văn thư.
Dưới sự quản lý giám sát của Văn phòng,cán bộ văn thư đã rất nhạy bén
khi thực hiện quy trình xử lý văn bản thực sự phù hợp với yêu cầu thực tế của cơ
quan.
Văn phòng trong quá trình kiểm tra,hướng dẫn nghiệp vụ đã giúp cho
công tác lập sổ đăng ký, ghi chép công văn đi, công văn đến đầy đủ, sạch sẽ và
khoa học, đúng theo quy định; lập đầy đủ hồ sơ, phân loại kịp thời các loại văn
bản.
Văn phòng quản lý con dấu, giao nhiệm vụ cho cán bộ văn thư thực hiện
tốt công tác bảo quản và sử dụng con dấu, không có tình trạng mất dấu hay đóng
dấu khống.
3.2. Hạn chế
Bên cạnh những thành tựu đạt được thì công tác VTLT của UBND huyện
Lạc Thuỷ còn có những hạn chế như sau:
Thiếu một nhân viên làm công tác lưu trữ nên công việc vẫn còn tồn đọng
nhiều.
Một số văn bản vẫn còn sai về thể thức, nhầm lẫn và chưa được ban hành
kịp thời.

Khối lượng công việc và số lượng văn bản đi, đến khá nhiều nhưng cán
bộ VTLT lại thiếu nên quá trình giải quyết công việc vẫn chưa thực sự hiệu quả,
24


các tài liệu vẫn còn đọng lại nhiều.
Công tác lập hồ sơ hiện hành vẫn còn thiếu nghiêm túc.
Khi đóng dấu vẫn còn một số văn bản đóng dấu bị lệch, dấu chưa đóng
đúng quy định, con dấu chưa trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái.
Kinh phí phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ còn hạn chế không đáp
ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.
Kho lưu trữ chưa được trang bị các trang thiết bị thực sự hiện đại, việc
bảo quản tài liệu chưa được quan tâm đúng mức, diện tích còn hạn chế.
Trên đây là những hạn chế cần khắc phục để công tác VTLT của UBND
huyện Lạc Thuỷ ngày càng phát triển hơn.
3.1.3. Nguyên nhân
Văn phòng tuy đã đề xuất với Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện Lạc
Thuỷ nhưng vì chỉ tiêu hạn chế nên chưa thể tuyển them cán bộ làm côn tác văn
thư-lưu trữ
Việc soạn thảo và ban hành văn bản tuy đã thực hiên theo đúng quy chế
và các văn bản luật, nhưng do yếu tố khách quan trong quá trình soạn thảo nên
vẫn còn một số lỗi cần khắc phục
Kinh phí phục vụ công tác văn thư-lưu trữ còn hạn chế, kho lưu trữ còn
thiếu các thiết bị hiện đại do thiếu kinh phí.Văn phòng đã đề xuất những ý kiến
này với Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện,cần được Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân
tỉnh phê duyệt và cho triển khai
3.2. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của Văn phòng trong công
tác tổ chức,quản lý công tác văn thư,lưu trữ
3.2.1.Nhóm giải pháp nâng cao trách nhiệm, ý thức, nhận thức
Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện nói chung và văn phòng nói riêng cần

hướng dẫn nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác VTLT cho
cán bộ, viên chức nói chung và cán bộ văn thư nói riêng ở cơ quan. Trước mắt
cần tập trung phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành về công tác VTLT như Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ về công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ; các văn bản
25