Khảo sát phòng văn thư hoặc bộ phận văn thư tại bảo hiểm xã hội việt nam

Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình khảo sát, nghiên cứu của riêng với
các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố
dưới bất kỳ hình thức nào dưới đây. Những số liệu trong bài phục vụ cho việc
phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau
có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư lưu trữ có ý nghĩa hoạt động đặc biệt quan trọng đối với
tất cả các lĩnh vực hoạt động xã hội do tính xác thực cao và chứ đựng thông tin
quá khứ, phản ảnh trực tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Nếu
đánh giá một cách tổng thế thì hồ sơ tài liệu có giá trị trên mọi phương diện
chính trị, kinh tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa…. Bất kì trong thời đoạn nào,
chế độ nào thì nhà nước luôn ý thức việc sử dụng tài liệu như một công cụ để tra
tìm phục vụ cho công tác quản lý. Trên thực tế Việt Nam hay bất kì quốc gia nào
trên thế giới, dù là cơ quan trung ương hay địa phương trong quá trình thực hiện
chức năng nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của mình đều ít
nhiều cần đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ để làm căn cứ giải quyết công việc; Thông
tin cần thiết, đáng tin cậy để phân tích, dựa báo tình hình nhằm đưa ra quyết
định đúng đắn để phục vụ điều hành quản lý đảm bảo quyền lợi chính đáng cho
người dân.
Đúng thật nghề lưu trữ là một nghề âm thầm lặng lẽ nơi những con người

đang hằng ngày lưu giữ thông tin an sinh của hàng triệu người lao động. Tưởng
đơn giản nhàn hạ, nhưng có đến mới thấy công việc của những cán bộ, nhân
viên ngành lưu trữ đòi hỏi sự kiên trì, tỉ mỉ và vô cùng chính xác trước cả núi
công việc bộn bề. Không một ai muốn mất đi ký ức của mình… Một dân tộc,
một xã hội lại càng cần phải nhớ tất cả, vì đó là một trong những điều kiện để
tồn tại của nó. Nhớ, không phải để hoài niệm, mà để sống, để phát triển và đi tới
tương lai.
Công tác là lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những
vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác này được coi là một mắt xích không thể thiếu
trong bộ máy quản lý của nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Nó được
ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt
được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và liên tục trong cơ thể lên bộ não
không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ. Để tìm hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ và nắm bắt
3


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình thực tế tại một kho
lưu trữ cụ thể là Bảo hiểm xã hội Việt Nam xin đưa ra đề tài: “Khảo sát Phòng
văn thư hoặc bộ phận văn thư một cơ quan tổ chức cụ thể. Nhận xét và đưa ra tư
vấn bố trí, thiết kế để nâng cao hiệu quả lao động của cán bộ văn thư. Đưa ra lý
giải về sự cần thiết đối với thiết kế đó?
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu, đánh giá những vấn đề cơ bản của công tác Văn Thư -Lưu Trữ
- Phân tích đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại “ Bảo
hiểm xã hội Việt Nam”
3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu
- Lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức

- Chức năng nhiệm vụ
4. Phương pháp nghiên cứu
-Phương pháp duy vật biện chứng
-Phương pháp quan sát
-Phương pháp điều tra khảo sát
-Phương pháp thống kê
-Phương pháp so sánh
Ngoài lời mở đầu thì nội dung của bài gồm có 3 chương :
Chương I : Khái quát về tổ chức và hoạt dộng của cơ quan
Chương II :Vai trò của công tác Văn Thư - Lưu Trữ
Chương III : Đề xuất nâng cao hiệu quả công tác Văn Thư – Lưu Trữ tại
Bảo hiểm xã hội Việt Nam

4


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
1.1.1 Lịch sử hình thành
Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH VN) được thành lập ngày 16 tháng 2
năm 1995.
1.1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm
xã hội Việt Nam.
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Việc làm ngày 16 tháng 11 năm 2013;
Căn cứ Luật Bảo hiểm y tế ngày 14 tháng 11 năm 2008 và Luật sửa đổi,
bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế ngày 13 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội ngày 20 tháng 11 năm 2014;
Theo đề nghị của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam,
Theo Nghị định số 01/2016/NĐ-CP ngày 05/01/2016 của Chính phủ quy
định chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn của BHXH Việt Nam.
a) Vị trí và chức năng
1. Bảo hiểm xã hội Việt Nam là cơ quan nhà nước thuộc Chính phủ, có
chức năng tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y
tế; tổ chức thu, chi chế độ bảo hiểm thất nghiệp; quản lý và sử dụng các quỹ:
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế; thanh tra chuyên ngành
việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định
của pháp luật.
2. Bảo hiểm xã hội Việt Nam chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; của Bộ Y tế
về bảo hiểm y tế; của Bộ Tài chính về chế độ tài chính đối với các quỹ bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.

5


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
b) Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Đề xuất, kiến nghị Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược phát triển ngành Bảo hiểm xã
hội Việt Nam; kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm về hoạt động của Bảo
hiểm xã hội Việt Nam; đề án bảo toàn và tăng trưởng các quỹ bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế sau khi được Hội đồng quản lý Bảo hiểm xã
hội Việt Nam thông qua; tổ chức thực hiện chiến lược, các kế hoạch, đề án sau
khi được phê duyệt.
3. Trách nhiệm và quan hệ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam đối với các Bộ
quản lý nhà nước về lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y

tế và chế độ tài chính đối với các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,
bảo hiểm y tế:
a) Đối với Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội: Đề xuất việc xây dựng,
sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp;
kiến nghị thanh tra, kiểm tra các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật; chịu sự thanh tra,
kiểm tra của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội trong việc thực hiện các quy
định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; báo cáo định kỳ
hàng năm và báo cáo đột xuất với Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về tình
hình thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; tình
hình thu, chi và quản lý, sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp;
b) Đối với Bộ Y tế: Đề xuất việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ, chính
sách về bảo hiểm y tế; tham gia với Bộ Y tế trong việc xác định mức đóng,
phạm vi quyền lợi, mức hưởng của người khám, chữa bệnh theo chế độ bảo
hiểm y tế và cơ chế chi trả chi phí khám, chữa bệnh; giá dịch vụ y tế, danh mục
thuốc, vật tư y tế, dịch vụ kỹ thuật thuộc phạm vi được hưởng của người tham
gia bảo hiểm y tế; kiến nghị với Bộ Y tế thanh tra, kiểm tra các tổ chức, cá nhân
trong việc thực hiện bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật; chịu sự thanh
tra, kiểm tra của Bộ Y tế trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về bảo
6


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
hiểm y tế; báo cáo định kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất với Bộ Y tế về tình
hình thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm y tế; tình hình thu, chi và quản lý, sử
dụng các quỹ bảo hiểm y tế;
c) Đối với Bộ Tài chính: Đề xuất việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ
tài chính đối với các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế
và cơ chế tài chính áp dụng đối với Bảo hiểm xã hội Việt Nam; chịu sự thanh
tra, kiểm tra của Bộ Tài chính trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về

chế độ tài chính đối với các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo
hiểm y tế; báo cáo định kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất với Bộ Tài chính về
tình hình thu, chi và quản lý, sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất
nghiệp, bảo hiểm y tế;
d) Tham gia, phối hợp với Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Tài
chính, Bộ Y tế thực hiện quản lý về thu, chi, bảo toàn, phát triển và cân đối quỹ
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.
4. Ban hành văn bản hướng dẫn về thủ tục, chuyên môn, nghiệp vụ thực
hiện việc giải quyết chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thu,
chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp
luật; ban hành các văn bản cá biệt và văn bản quản lý nội bộ ngành Bảo hiểm xã
hội Việt Nam.
5. Tổ chức thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến các chế
độ, chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y
tế và tổ chức khai thác, đăng ký, quản lý các đối tượng tham gia bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
6. Ban hành mẫu sổ, mẫu hồ sơ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,
thẻ bảo hiểm y tế và tổ chức cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế cho
người tham gia bảo hiểm theo quy định của pháp luật.
7. Tổ chức thu các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của các cơ
quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và cá nhân theo quy định của
pháp luật. Tiếp nhận các khoản kinh phí từ ngân sách nhà nước chuyển sang để
chi các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
7


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
8. Tiếp nhận hồ sơ, giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản; tai nạn lao
động, bệnh nghề nghiệp; hưu trí; tử tuất; dưỡng sức phục hồi sức khỏe sau ốm
đau, thai sản và sau khi điều trị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; khám, chữa

bệnh theo quy định của pháp luật.
9. Tổ chức chi trả lương hưu; trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
trợ cấp ốm đau; trợ cấp thai sản; trợ cấp mất sức lao động; trợ cấp dưỡng sức
phục hồi sức khỏe sau ốm đau, thai sản và sau khi điều trị tai nạn lao động, bệnh
nghề nghiệp; trợ cấp tử tuất; chi phí khám, chữa bệnh đầy đủ, thuận tiện, đúng
thời hạn.
10. Tổ chức thu bảo hiểm thất nghiệp của các cơ quan, đơn vị, tổ chức,
người sử dụng lao động và người lao động; tổ chức chi trợ cấp thất nghiệp, hỗ
trợ học nghề, hỗ trợ tìm việc làm, đóng bảo hiểm y tế cho người được hưởng trợ
cấp thất nghiệp theo quy định của pháp luật.
11. Quản lý và sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,
bảo hiểm y tế bao gồm: Quỹ hưu trí và tử tuất; quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề
nghiệp; quỹ ốm đau và thai sản; quỹ bảo hiểm thất nghiệp; quỹ bảo hiểm y tế
theo nguyên tắc tập trung thống nhất, công khai, minh bạch, đúng mục đích theo
quy định của pháp luật; tổ chức hạch toán các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
12. Tổ chức ký hợp đồng, giám sát thực hiện hợp đồng với các cơ sở
khám, chữa bệnh có đủ điều kiện, tiêu chuẩn chuyên môn, kỹ thuật; kiểm tra thủ
tục, chất lượng khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế; kiểm tra, đánh giá việc chỉ định
điều trị, sử dụng thuốc, hóa chất, vật tư, thiết bị y tế, dịch vụ kỹ thuật y tế cho
người bệnh; kiểm tra, xác định chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế; bảo vệ
quyền lợi người tham gia bảo hiểm y tế và chống lạm dụng chế độ bảo hiểm y
tế; giới thiệu người lao động và thân nhân người lao động đi giám định mức suy
giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa theo quy định của pháp
luật.

8


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A

13. Tổ chức ký hợp đồng với các tổ chức làm đại lý thu bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế và đại lý chi các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp
theo đúng quy định của pháp luật.
14. Chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với Bảo hiểm xã
hội Bộ Quốc phòng, Bộ Công an; phối hợp với Bảo hiểm xã hội Bộ Quốc
phòng, Bộ Công an quản lý việc thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y
tế trong Bộ Quốc phòng, Bộ Công an.
15. Thanh tra chuyên ngành việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất
nghiệp, bảo hiểm y tế; xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đóng bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
16. Kiểm tra việc ký hợp đồng, việc đóng, trả bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
thất nghiệp, bảo hiểm y tế đối với cơ quan, đơn vị, tổ chức sử dụng lao động, cá
nhân, cơ sở khám, chữa bệnh; từ chối việc đóng và yêu cầu chi trả các chế độ
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế không đúng quy định của
pháp luật.
17. Giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại,
tố cáo hoặc có quyền khởi kiện vụ án dân sự để yêu cầu tòa án bảo vệ lợi ích
công cộng, lợi ích nhà nước trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất
nghiệp, bảo hiểm y tế.
18. Thực hiện hợp tác quốc tế về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,
bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
19. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, nghỉ hưu, điều động, bổ nhiệm, miễn
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, chế độ chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức; tuyển dụng, sử dụng và chế độ tiền lương đối với cán bộ, công
chức, viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
20. Quản lý tài chính, tài sản của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam và
tổ chức thực hiện công tác thống kê, kế toán về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất
nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.

9


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
21. Quyết định và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của
Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo mục tiêu, yêu cầu, chương trình, kế hoạch cải
cách hành chính của Chính phủ và sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ; thực
hiện cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.
22. Tổ chức thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
23. Lưu trữ hồ sơ của đối tượng tham gia và hưởng các chế độ bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật.
24. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học; ứng dụng công nghệ thông
tin trong thống kê và quản lý bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y
tế.
25. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn và hướng dẫn chuyên môn
nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.
26. Định kỳ 6 tháng báo cáo Hội đồng quản lý Bảo hiểm xã hội Việt Nam
về tình hình thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.
Hàng năm, báo cáo Chính phủ về tình hình quản lý và sử dụng các quỹ bảo hiểm
xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế.
27. Cung cấp đầy đủ và kịp thời thông tin về việc đóng, quyền được
hưởng các chế độ, thủ tục thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo
hiểm y tế khi người lao động, người sử dụng lao động hoặc tổ chức công đoàn
yêu cầu. Cung cấp đầy đủ và kịp thời tài liệu, thông tin liên quan theo yêu cầu
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
28. Định kỳ 06 tháng được cơ quan quản lý nhà nước về lao động ở địa
phương cung cấp thông tin về tình hình sử dụng và thay đổi lao động trên địa
bàn. Được cơ quan thuế cung cấp mã số thuế của tổ chức, cá nhân; định kỳ hằng

năm cung cấp thông tin về chi phí tiền lương để tính thuế của doanh nghiệp
hoặc tổ chức.
29. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã
hội, tổ chức xã hội ở trung ương và địa phương, với các bên tham gia bảo hiểm
10


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế để giải quyết các vấn đề liên quan
đến việc thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y
tế theo quy định của pháp luật.
30. Phối hợp theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền trong việc kiểm tra, thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực bảo hiểm xã
hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế; kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền
xử lý những hành vi vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất
nghiệp, bảo hiểm y tế.
31. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ giao.
Điều 3. Hội đồng quản lý Bảo hiểm xã hội Việt Nam
1. Hội đồng quản lý Bảo hiểm xã hội Việt Nam (sau đây gọi là Hội đồng
quản lý) giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo, giám sát hoạt động của
Bảo hiểm xã hội Việt Nam và tư vấn về chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
thất nghiệp, bảo hiểm y tế.
2. Hội đồng quản lý gồm đại diện lãnh đạo Bộ Lao động - Thương binh và
Xã hội, Bộ Y tế, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam,
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, Liên minh hợp tác xã Việt Nam,
Hội Nông dân Việt Nam, Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và thành
viên khác do Chính phủ quy định.
3. Hội đồng quản lý có Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên do Thủ
tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo đề nghị của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ; nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản lý là 05 năm.
4. Hội đồng quản lý có Văn phòng giúp việc. Nhiệm vụ cụ thể của Văn
phòng giúp việc do Hội đồng quản lý quy định.
5. Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng quản lý:
a) Chỉ đạo xây dựng và thông qua chiến lược phát triển ngành Bảo hiểm
xã hội Việt Nam, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm về thực hiện các chế độ
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, đề án bảo toàn và tăng
trưởng các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế trước khi
11


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; giám sát, kiểm tra Tổng Giám đốc Bảo
hiểm xã hội Việt Nam (sau đây gọi là Tổng Giám đốc) thực hiện chiến lược, kế
hoạch, đề án sau khi được phê duyệt;
b) Giám sát, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu, chi, quản lý và sử dụng
các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế. Kiến nghị với các
cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách của Nhà
nước về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế để bảo đảm an
toàn quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế;
c) Thông qua dự toán hàng năm về thu, chi các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế; mức chi phí quản lý bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
thất nghiệp, bảo hiểm y tế trước khi Bảo hiểm xã hội Việt Nam trình cơ quan có
thẩm quyền quyết định;
d) Thông qua các báo cáo hàng năm về việc thực hiện các chế độ bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế; tình hình quản lý và sử dụng
các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế trước khi Bảo
hiểm xã hội Việt Nam trình cơ quan có thẩm quyền;
đ) Quyết định và chịu trách nhiệm trước Chính phủ về các hình thức đầu
tư và cơ cấu đầu tư của các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm

y tế trên cơ sở đề nghị của Tổng Giám đốc;
e) Thành viên của Hội đồng quản lý là đại diện của Bộ, ngành chịu trách
nhiệm báo cáo về những nội dung liên quan với Bộ trưởng Bộ, ngành đó;
g) Kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền xây dựng, sửa đổi, bổ
sung chế độ, chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp,
bảo hiểm y tế; chiến lược phát triển của ngành; kiện toàn hệ thống tổ chức của
Bảo hiểm xã hội Việt Nam; cơ chế quản lý và sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế;
h) Đề nghị Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Tổng
Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Điều 4. Chế độ làm việc của Hội đồng quản lý

12


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
1. Hội đồng quản lý làm việc theo chế độ tập thể; họp thường kỳ 3 tháng
một lần để xem xét và quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn quy
định tại Khoản 5 Điều 3 Nghị định này. Đối với một số vấn đề không nhất thiết
phải thảo luận tại cuộc họp thì Chủ tịch Hội đồng quản lý gửi văn bản lấy ý kiến
từng thành viên Hội đồng quản lý. Hội đồng quản lý có thể họp bất thường để
giải quyết những vấn đề cấp bách khi Chủ tịch Hội đồng quản lý hoặc Tổng
Giám đốc hoặc trên 50% tổng số thành viên Hội đồng quản lý đề nghị.
2. Chủ tịch Hội đồng quản lý hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng quản lý được
Chủ tịch Hội đồng quản lý ủy quyền có trách nhiệm triệu tập và chủ trì cuộc họp
của Hội đồng quản lý. Nội dung và các tài liệu cuộc họp phải gửi đến các thành
viên Hội đồng quản lý trước ngày họp ít nhất là 5 ngày làm việc. Các thành viên
Hội đồng quản lý có trách nhiệm nghiên cứu, chuẩn bị để đóng góp ý kiến vào
quá trình thảo luận và ra Nghị quyết của Hội đồng quản lý.
3. Cuộc họp của Hội đồng quản lý được tiến hành khi có ít nhất hai phần

ba thành viên Hội đồng quản lý tham dự. Nghị quyết của Hội đồng quản lý phải
được trên 50% tổng số thành viên Hội đồng quản lý biểu quyết tán thành. Đối
với các thành viên vắng mặt được gửi lấy ý kiến tham gia bằng văn bản. Trường
hợp số thành viên biểu quyết đồng ý và không đồng ý bằng nhau thì quyết định
theo ý kiến của Chủ tịch Hội đồng quản lý. Những vấn đề chưa thống nhất ý
kiến giữa các thành viên Hội đồng quản lý thì Chủ tịch Hội đồng quản lý báo
cáo Thủ tướng Chính phủ quyết định. Thành viên Hội đồng quản lý có quyền
bảo lưu ý kiến của mình.
4. Khi bàn về nội dung công việc liên quan đến các Bộ, ngành và các đơn
vị thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam thì Hội đồng quản lý mời lãnh đạo Bộ,
ngành đó và Thủ trưởng đơn vị thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam dự họp. Lãnh
đạo các cơ quan, đơn vị liên quan được mời dự họp có quyền được phát biểu ý
kiến, nhưng không tham gia biểu quyết.
5. Nghị quyết của Hội đồng quản lý được gửi đến các thành viên Hội
đồng quản lý và Tổng Giám đốc để tổ chức thực hiện.

13


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
6. Thành viên Hội đồng quản lý có quyền yêu cầu Tổng Giám đốc cung
cấp thông tin, tài liệu về những nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm, quyền hạn
của Hội đồng quản lý. Tổng Giám đốc có trách nhiệm cung cấp kịp thời, đầy đủ
và chính xác các thông tin và tài liệu về những nội dung thuộc phạm vi trách
nhiệm, quyền hạn của Hội đồng quản lý theo yêu cầu của các thành viên Hội
đồng quản lý.
7. Hàng năm, Hội đồng quản lý báo cáo Thủ tướng Chính phủ về tình
hình và kết quả hoạt động của Hội đồng quản lý.
8. Kinh phí hoạt động của Hội đồng quản lý do Bảo hiểm xã hội Việt Nam
bảo đảm. Địa điểm làm việc của Hội đồng quản lý, Phó Chủ tịch Thường trực

và Văn phòng giúp việc của Hội đồng quản lý do Bảo hiểm xã hội Việt Nam bố
trí. Hội đồng quản lý sử dụng con dấu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để hoạt
động.
9. Các thành viên Hội đồng quản lý sử dụng cán bộ, công chức, viên chức
của Bộ, ngành mình để giúp việc. Thành viên Hội đồng quản lý được hưởng, chế
độ thù lao do Thủ tướng Chính phủ quy định.
Điều 5. Tổng Giám đốc
1. Tổng Giám đốc là đại diện pháp nhân của Bảo hiểm xã hội Việt Nam,
do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo đề nghị của Hội
đồng quản lý. Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ, Hội đồng quản lý và thành viên Chính phủ được phân công phụ trách
Bảo hiểm xã hội Việt Nam về tổ chức thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế; quản lý và sử dụng các quỹ bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật và thực hiện
nhiệm vụ quy định tại Điều 2 Nghị định này.
2. Giúp Tổng Giám đốc có các Phó Tổng Giám đốc; các Phó Tổng Giám
đốc được Tổng Giám đốc phân công chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách
nhiệm trước Tổng Giám đốc về nhiệm vụ được phân công. Khi Tổng Giám đốc
vắng mặt, một Phó Tổng Giám đốc được Tổng Giám đốc ủy nhiệm lãnh đạo,
điều hành hoạt động của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Các Phó Tổng Giám đốc do
14


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo đề nghị của Hội
đồng quản lý và Tổng Giám đốc.
Số lượng Phó Tổng Giám đốc không quá 05 người.
3. Chế độ làm việc và trách nhiệm, quyền hạn của Tổng Giám đốc:
a) Tổng Giám đốc làm việc theo chế độ Thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc
tập trung dân chủ; ban hành quy chế làm việc, chế độ thông tin, báo cáo của Bảo

hiểm xã hội Việt Nam và chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện quy chế đó;
b) Tổng Giám đốc phân công hoặc ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc giải
quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc
chịu trách nhiệm về quyết định của Phó Tổng Giám đốc được phân công hoặc
ủy quyền giải quyết;
c) Tổng Giám đốc có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung quy định tại
Khoản 5 Điều 3 Nghị định này để báo cáo Hội đồng quản lý Bảo hiểm xã hội
Việt Nam xem xét thông qua và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng
quản lý;
d) Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật khi để xảy ra thâm
hụt quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế do quản lý, điều
hành của mình trong việc thu nộp, chi trả các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
thất nghiệp, bảo hiểm y tế và quản lý, sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
thất nghiệp, bảo hiểm y tế không đúng theo quy định của pháp luật;
đ) Tổng Giám đốc quy định cụ thể tiêu chuẩn chức danh và quy trình bổ
nhiệm, miễn nhiệm các chức danh lãnh đạo quản lý trong hệ thống tổ chức Bảo
hiểm xã hội Việt Nam theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Hệ thống tổ chức
Bảo hiểm xã hội Việt Nam được tổ chức và quản lý theo hệ thống dọc, tập
trung, thống nhất từ trung ương đến địa phương, gồm có:
1. Ở Trung ương là Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
2. Ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Bảo hiểm xã hội tỉnh) trực
thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
15


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
3. Ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương là Bảo hiểm xã hội huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố

trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Bảo hiểm xã hội huyện) trực thuộc
Bảo hiểm xã hội tỉnh.
c) Cơ cấu tổ chức
1. Vụ Tài chính - Kế toán.
2. Vụ Hợp tác quốc tế.
3. Vụ Thanh tra - Kiểm tra.
4. Vụ Thi đua - Khen thưởng.
5. Vụ Kế hoạch và Đầu tư.
6. Vụ Tổ chức cán bộ.
7. Vụ Pháp chế.
8. Vụ Quản lý đầu tư quỹ.
9. Vụ Kiểm toán nội bộ.
10. Ban Thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội.
11. Ban Thực hiện chính sách bảo hiểm y tế.
12. Ban Thu.
13. Ban Sổ - Thẻ.
14. Ban Dược và Vật tư y tế.
15. Văn phòng (có đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh).

16


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
16. Viện Khoa học bảo hiểm xã hội.
17. Trung tâm Truyền thông.
18. Trung tâm Công nghệ thông tin.
19. Trung tâm Lưu trữ.
20. Trung tâm Giám định bảo hiểm y tế và Thanh toán đa tuyến khu vực
phía Bắc.
21. Trung tâm Giám định bảo hiểm y tế và Thanh toán đa tuyến khu vực

phía Nam.
22. Trường Đào tạo nghiệp vụ bảo hiểm xã hội.
23. Báo Bảo hiểm xã hội.
24. Tạp chí Bảo hiểm xã hội.
Tại Điều này, các tổ chức quy định từ Khoản 1 đến Khoản 15 là các đơn
vị chuyên môn giúp việc Tổng Giám đốc, các tổ chức quy định từ Khoản 16 đến
Khoản 24 là các đơn vị sự nghiệp trực thuộc.
Tổng Giám đốc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức, giao biên chế, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức người đứng đầu, cấp phó
của người đứng đầu các tổ chức thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Trưởng
phòng, Phó Trưởng phòng thuộc các đơn vị chuyên môn giúp việc Tổng Giám
đốc.
Số lượng cấp phó của người đứng đầu các tổ chức thuộc Bảo hiểm xã hội
Việt Nam không quá 03 người.
Người đứng đầu các đơn vị sự nghiệp trực thuộc bổ nhiệm, miễn nhiệm,
cách chức Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng các phòng trực thuộc theo tiêu
17


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
chuẩn chức danh do cơ quan có thẩm quyềnban hành và tuân thủ quy trình
bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ do Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban
hành.
Điều 8. Bảo hiểm xã hội tỉnh
1. Bảo hiểm xã hội tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản và trụ
sở riêng; có các phòng chức năng trực thuộc.
2. Tổng Giám đốc quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, biên
chế, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc, Phó Giám đốc và quy định
kinh phí hoạt động của Bảo hiểm xã hội tỉnh. Số lượng Phó Giám đốc Bảo hiểm
xã hội tỉnh không quá 03 người, riêng đối với Thành phố Hồ Chí Minh và thành

phố Hà Nội không quá 04 người.
3. Tổng Giám đốc quyết định thành lập, giải thể Bảo hiểm xã hội tỉnh
trong trường hợp có quyết định sáp nhập, chia tách đơn vị hành chính cấp tỉnh
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
4. Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức
Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh theo tiêu
chuẩn chức danh và quy trình bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ do Tổng Giám đốc
Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành.
5. Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng
cán bộ, công chức, viên chức, tài chính, tài sản thuộc phạm vi Bảo hiểm xã hội
tỉnh quản lý theo phân cấp của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Điều 9. Bảo hiểm xã hội huyện
1. Bảo hiểm xã hội huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản và
trụ sở riêng.

18


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
2. Tổng Giám đốc quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, biên
chế và quy định kinh phí hoạt động của Bảo hiểm xã hội huyện; quyết định
thành lập, giải thể Bảo hiểm xã hội huyện trong trường hợp có quyết định sáp
nhập, chia tách đơn vị hành chính cấp huyện của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền.
3. Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám
đốc, Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội huyện; Tổ trưởng, Phó Tổ trưởng các Tổ
nghiệp vụ thuộc Bảo hiểm xã hội huyện theo tiêu chuẩn chức danh và quy trình
bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ do Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban
hành. Số lượng Phó Giám đốc Bảo hiểm xã hội huyện không quá 03 người.
4. Giám đốc Bảo hiểm xã hội huyện chịu trách nhiệm quản lý công chức,

viên chức, tài chính, tài sản thuộc phạm vi Bảo hiểm xã hội huyện quản lý theo
phân cấp của Bảo hiểm xã hội Việt Nam và của Bảo hiểm xã hội tỉnh.
Điều 10. Hiệu lực thi hành
1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 20 tháng 02 năm 2016.
2. Nghị định này thay thế Nghị định số 05/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01
năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

19


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
Điều 11. Trách nhiệm thi hành
Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc
Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương,
Hội đồng quản lý Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã
hội Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này./

20


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI
BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
Công tác văn thư lưu trữ ngày càng được củng cố cùng với sự phát triển
của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ. Đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập quốc
tế như hiện nay, công tác văn thư càng phải được đổi mới và nâng cao hơn nữa
để có thể bắt kịp với xu thế của thời đại.
Quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế không chỉ đưa nền kinh tế
tăng tốc mà còn mang lại những cơ hội, cũng như thách thức mới cho nước ta.

Trong đó có sự ảnh hưởng, thúc đẩy đến ngành công tác văn thư lưu trữ của cả
nước nói chung và ngành BHXH nói riêng rất quan trọng trong sự phát triển của
nền kinh tế thị trường. “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn
trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình,
kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn
hóa cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một
công tác hết sức quan trọng”. Trên thực tế của BHXH Việt Nam ta nhận thấy
rằng công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ
thống bộ máy Nhà nước của ngành và công tác văn thư cần phải nâng cao để có
thể nắm bắt kịp với xu thể của thời đại.
+ Quyết định số 788/QĐ-BHXH-LT ngày 30/7/2012 của Tổng giám đốc
BHXH Việt Nam về việc ban hành ứng dụng “ Quản lý đối tượng hưởng BHXH
qua phầm mềm điện tử”
+ Quyết định số 1139/QĐ-BHXH ngày 28 tháng 10 năm 2013 của Tổng
Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc Ban hành công tác lưu trên trong
hệ thống BHXH Việt Nam
+ Quyết định số 1433/QĐ-BHXH ngày 08/10/2010 ban hành Quy định về
công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
+ Quyết định số 1262/QĐ-BHXHngày 02/11/2011 về việc sửa đổi, bổ
sung một số Điều trong Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã
hội Việt Nam.

21


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
+ Quyết định số 1525/QĐ-BHXH ngày 25/12/2009 ban hành Quy định về
quản lý, lưu trữ khai thác hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội;
+ Công văn số 4530/BHXH-TTLT ngày 22/10/2010 về việc Quản lý, lưu
trữ hồ sơ của đối tượng hưởng BHXH một lần;

+Công văn số 4905/BHXH-TTLT ngày 10/11/2010 về việc Chuyển cơ sở
dữ liệu và khai thác hồ sơ hưởng BHXH.
+ Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan;
+ Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
+ Quyết định số 42/KHKT ngày 08/6/1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc
ban hành tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước”;
+ Công văn số 261/NV ngày 12/10/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc
sử dụng “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ”;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
+ Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản;
+ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 6/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan;
+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về “ Sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư”.
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội Vụ về Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Bên cạnh việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác
văn thư, lưu trữ còn rất quan tâm đến việc bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ
22


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
như: Cử cán bộ tham gia lớp Chứng chỉ học phần văn thư lưu trữ tạ trường Đào tạo

nghiệp vụ BHXH VN; lớp nâng cao về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ; Hội
thảo công tác văn thư... Trung tâm cũng đã cử cán bộ đi dự hội nghị, học tập, tham
quan, khảo sát về công tác văn thư, lưu trữ. Đây là những hình thức sinh hoạt khoa
học rất bổ ích nhằm trao đổi kinh nghiệm, tăng cường sự hiểu biết, kỹ năng quản lý
và nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia có ý nghĩa rất to lớn về mặt chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ
chiếm vị trí và vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan
hành chính nhà nước. Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa
phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa của nó. Bên cạnh một vài cơ quan
đơn vị nhà nước làm rất tốt thì cũng còn nhiều cơ quan, đơn vị chưa hiểu hết tầm
quan trọng của công tác này nên tài liệu còn để tồn đọng nhiều ở các năm trước,
tài liệu lưu trữ trong tình trạng chất đống, bó gói, không lập hồ sơ, chưa được
sắp xếp chỉnh lý, kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu…
Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia có ý nghĩa rất to lớn về mặt chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ
chiếm vị trí và vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan
hành chính nhà nước.
Trung tâm lưu trữ BHXH VN được thành lập từ năm 2003 trên cơ sở hợp
nhất Phòng quản lý hồ sơ của Ban Quản lý hồ sơ chính sách BHXH và hồ sơ
khối hành chính, bộ phận lưu trữ của Văn phòng BHXH Việt Nam. Trung tâm có
chức năng tham mưu giúp Tổng giám đốc BHXH tổ chức quản lý và lưu trữ hồ
sơ, tài liệu trong hệ thống BHXH theo quy định của pháo luật.
Sau khi thành lập Trung tâm đã tiếp nhận toàn bộ hồ sơ hưởng chế độ
BHXH thuộc Ban thực hiện chính sách BHXH và khối hành chính nghiệp vụ
thuộc hệ thống Văn phòng BHXH Việt Nam quản lý về lưu trữ tại trung tâm lưu
trữ và tổ chức khai thác ngay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý lưu trữ.

23

Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
Đến nay Trung tâm lưu trữ BHXH VN đã từng bước hoàn thiện và đi vào
nề nếp. Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu của ngành nhằm đảm bảo nguồn sử liệu
quan trọng, phản ảnh chân thực quá trình phát triển và hình thành, phục vụ cung
cấp kịp thời thông tin, góp phần đảm bảo cho hoạt động của ngành.

24


Nguyễn Thị Hương - Lớp Lưu trữ K14A
CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
3.1 Nhận xét
Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết đã học em có một số
nhận xét về công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam
như sau:
3.1.1 Công tác văn thư:
- Trình độ của cán bộ văn thư chuyên trách cơ quan BHXH Việt Nam phải
nghiệp vụ về chuyên ngành đào tạo về văn thư lưu trữ.
- Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về nghiệp vụ hơn nữa để nâng
cao trình độ chuyên môn để thuận lợi hơn nữa trong việc ứng dụng công nghệ
thông tin đển tiến tới hồ sơ lưu trữ điện tử.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và chuyển giao
văn bản của Trung tâm còn nhiều hạn chế do phần mềm quản lý văn bản của
Trung tâm còn nhiều hạn chế do việc cập nhật công nghệ thông tin trong quá
trình chuẩn hóa hồ sơ tài liệu đang trong quá trình thực hiện nên dẫn đến viếc
tiếp cận công nghệ thông tin chưa được thành thạo mất nhiều thời gian cho việc
thực hiện của cán bộ làm trực tiếp công tác lưu trữ.

- Công tác lập hồ sơ hiện hành tuy đã được các chuyên viên xử lý công
việc đưa về một hồ sơ việc nhưng đa số tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp
xếp thứ tự, chưa được đánh số, biên mục, viết chứng từ kết thúc, chưa loại tài
liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa, tài liệu trong hồ sơ bị thiếu do thất lạc trong
quá trình giải quyết công việc…Chính điều đó đã gây khó khăn cho cán bộ lưu
trữ trong việc đưa tài liệu vào bảo quản và phục vụ khai thác.
Việc theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành còn lỏng lẻo, nhiều
khi không kịp thời. Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử
dụng trong các cơ quan còn thấp, văn bản chưa được chuẩn hoá.
Việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi
giải quyết văn bản còn chậm, thủ công. Công nghệ thông tin chưa được áp dụng
rộng rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác. So với các nước khác trên thế
25