Khảo sát trung tâm lưu trữ quốc gia 1 và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong cơ quan

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình khảo sát, nghiên cứu của riêng tôi và
được sự hướng dẫn khoa học của Thạc sỹ Ngô Thị Kiều Oanh. Các nội dung
nghiên cứu , kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ
hình thức nào dưới đây. Những số liệu trong bài phục vụ cho việc phân tích,
nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ
trong phần tài liệu tham khảo.

1


MỤC LỤC

2


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
“Lưu trữ là “bộ nhớ” của xã hội, của dân tộc. Không một ai muốn mất đi
ký ức của mình… Một dân tộc, một xã hội lại càng cần phải nhớ tất cả, vì đó là
một trong những điều kiện để tồn tại của nó. Nhớ, không phải để hoài niệm, mà
để sống, để phát triển và đi tới tương lai. Một tế bào còn cần phải nhớ huống chi
là một xã hội” – GS. Hà Văn Tấn. Lời của Giáo sư đã cho chúng ta thấy được
vai trò quan trọng của lưu trữ trong quá khứ, hiện tại cũng như tương lai, trong
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa hiện nay với
sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật và sự bùng nổ thông tin.
Công tác là lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những
vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác này được coi là một mắt xích không thể thiếu
trong bộ máy quản lý của nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Nó được
ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt

được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và liên tục trong cơ thể lên bộ não
không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ. Để tìm hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ và nắm bắt
được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình thực tế tại một kho
lưu trữ nhà mà cụ thể là Trung Tâm Lưu trữ Quốc gia I em xin đưa ra đề tài: “
Khảo sát Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất,
chất lượng công tác văn thư trong cơ quan. ”
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu, đánh giá những vấn đề cơ bản của công tác Văn Thư -Lưu Trữ
- Phân tích đánh giá thực trạng các hoạt dộng văn thư lưu trữ tại “ Trung
tâm Lưu trữ Quốc Gia I ”
3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu
- Lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức
- Chức năng nhiệm vụ

3


4. Phương pháp nghiên cứu
-Phương pháp duy vật biện chứng
-Phương pháp quan sát
-Phương pháp điều tra khảo sát
-Phương pháp thống kê
-Phương pháp so sánh
Ngoài lời mở đầu thì nội dung của bài gồm có 3 chương :
Chương I : Khái quát về tổ chức và hoạt dộng của cơ quan
Chương II :Vai trò của công tác Văn Thư - Lưu Trữ
Chương III : Đề xuất nâng cao hiệu quả công tác Văn Thư – Lưu Trữ tại
Trung Tâm Lưu trữ Quốc Gia I

4


CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia I
1.1.1 Lịch sử hình thành
Ngay sau khi đất nước giành được độc lập đến ngày 03/01/1946, Chủ tịch
Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ký Thông
đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện
kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép
của cơ quan có thẩm quyền.
Năm 1954 hoà bình lập lại trên miền Bắc và đến năm 1960 bắt đầu thời
kỳ xây dựng chủ nghĩa xã hội. Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội cùng với khối
lượng lớn tài liệu đã về tay chúng ta và trở thành tài sản chung của đất nước.
Lúc này, kho lưu trữ Trung ương do Bộ Tuyên truyền quản lý. Ngày 20/9/1955
Bộ Tuyên truyền đổi thành Bộ Văn hoá, thì kho lưu trữ Trung ương lại được
chuyển giao về Bộ Văn hoá. Tình hình mới đòi hỏi các tổ chức, bộ máy nhà
nước cũng như lề lối làm việc đều phải được chấn chỉnh cho phù hợp. Vì vậy,
việc xúc tiến thành lập Cục Lưu trữ ngày càng đòi hỏi cấp thiết. Đến ngày
4/9/1962 Hội đồng chính phủ đã ban hành Nghị định thành lập Cục Lưu trữ
thuộc Phủ Thủ tướng đồng thời tiếp nhận kho lưu trữ Trung ương do Bộ Văn
hoá chuyển giao.
Đến ngày 23/3/1963 kho lưu trữ Trung ương Hà Nội được chính thức hoá
tên gọi.
Theo công văn 673/TCCB ngày 18/9/1973 của Phủ Thủ tướng và Quyết
định 18/QĐ – TC ngày 26/3/1973 của Cục Lưu trữ tổ chức bộ máy của Kho lưu
trữ Trung ương gồm các đơn vị trực thuộc:
1. Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức

2. Phòng khai thác
3. Phân kho tài liệu lưu trữ trước cách mạng tháng tám
5


4. Phân kho tài liệu lưu trữ sau cách mạng tháng tam
5. Phân kho tài liệu lưu trữ băng ảnh, phim và ghi âm. Đến năm 1985
thêm 3 đơn vị mới là: phân kho tài liệu văn hoá - nghệ thuật, tổ bảo quản, đội
bảo vệ.
Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu
lưu trữ quốc gia. Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1983 của Hội Đồng
Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
Lưu trữ Nhà nước và quyết định 223 – CT ngày 8/8/1988 của chủ tịch Hội đồng
Bộ trưởng về các Trung tâm lưu trữ. Cục lưu trữ Nhà nước cũng ra Quyết định
385/QĐ – TC thực hiện việc đổi tên các kho lưu trữ nhà nước Trung ương thành
các trung tâm lưu trữ Quốc gia, tại Điều 1 của quyết định này thì Kho lưu trữ
Trung ương ở Hà Nội thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I.
Là một cơ quan có tính chất sự nghiệp, với số lượng có 6 cán bộ lúc đầu
chủ yếu làm nhiệm vụ, thu thập, bảo quản nhưng đến nay Trung tâm đã có một
số lượng cán bộ mà trong đó có nhiều cán bộ có trình độ đại học và trên đại học.
Những cán bộ khoa học kỹ thuật này tốt nghiệp từ nhiều trường đại học khác
nhau ở trong nước và nước ngoài. Trung tâm đã chăm lo đào tạo và xây dựng
một đội ngũ cán bộ khoa học trẻ yêu ngành, yêu nghề, có đủ năng lực và phẩm
chất để đảm nhiệm được những công việc phức tạp, mới mẻ trong nghiệp vụ,
chuyên môn.
1.1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm
Lưu trữ Quốc Gia I
Theo Quyết định số 118/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 của Cục Văn Thư
và Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trung tâm lưu trữ quốc gia I.

a) Vị trí và chức năng
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954
6


trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của pháp
luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản
riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn
- Sưu tầm tài liệu, tư liệu lưu trữ theo thẩm quyền được giao.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ đã sưu tầm
vào Trung tâm.
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa) theo quy
định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo
quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu
lưu trữ.
- Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu
trữ bảo quản tại Trung tâm.
- Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công
nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
- Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật.
- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
c) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia 1 được tổ chức và gồm
các bộ phận, phòng ban như sau:
−

Lãnh đạo Trung tâm bao gồm có: có 1 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc

−

Các tổ chức bộ phận phòng ban gồm có :

+

Phòng Sưu tầm và Chỉnh lý tài liệu Hán – Nôm;
7


+

Phòng Sưu tầm và Chỉnh lý tài liệu tiếng Pháp;

+

Phòng Bảo quản tài liệu;

+

Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu;

+

Phòng Tin học và Công cụ tra cứu;

+

Phòng Đọc;

+

Phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị;

+

Phòng Kế toán;

+

Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu
trữ của Trung tâm lưu trữ Quốc gia I
Bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I thuộc phòng Hành
chính – Tổ chức – Quản trị và được bố trí 01 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ
đã tốt nghiệp Trung học Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Trung ương I, được bố trí làm
việc tại phòng văn thư, sự kết hợp đó tạo nên sự thuận lợi trong trao đổi nghiệp vụ
cũng như công việc văn thư lưu trữ của cơ quan.. Cán bộ lưu trữ cũng được trang bị
các phương tiện làm việc hiện đại như: máy vi tính kết nối mạng và sử dụng phần
mềm chuyên biệt để quản lý văn bản phục vụ nhập dữ liệu, tra cứu thông tin, máy in,
máy điện thoại, máy photo, xe đẩy chuyên chở tài liệu, các loại văn phòng phẩm…

tạo điều kiện thuận lợi trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và giúp phục vụ sử
dụng tài liệu lưu trữ hiện hành tại cơ quan đạt được hiệu quả cao nhất, thông tin được
tra tìm nhanh chóng, chính xác và hiệu quả…
Trong những năm gần đây, đội ngũ cán bộ của Trung tâm không
ngừng phát triển cả về số lượng và chất lượng. Từ lúc m ới thành l ập ch ỉ có
06 cán bộ nhân viên thì nay đã có 73 người. Trong s ố đó, biên ch ế cán b ộ,
viên chức có trình độ thạc sỹ, đại học, cao đẳng tr ở ngày càng tăng cao.
Hàng năm trung tâm cử cán bộ đi học các khoá ngắn hạn bồi d ưỡng,
tập huấn nghiệp vụ các lớp Chứng chỉ học phần văn thư, lưu tr ữ bậc đại
học cho những cán bộ, viên chức đang công tác tại trung tâm do Cục t ổ
chức. Trung tâm đã phối kết hợp với Trường Đại h ọc Khoa h ọc xã h ội và
Nhân văn Hà Nội cho sinh viên đến thực tập, tham quan th ực tế t ại trung
8


tâm, tổ chức các cuộc Hội thảo chuyên môn cũng như đưa cán bộ đi học
tập thực tế trong nước cũng như nước ngoài… Nhìn chung, trong nh ững
năm qua công tác đào tạo, bồi dưỡng đã có bước tiến bộ v ượt bậc, t ạo nên
một đội ngũ cán bộ viên chức văn thư, lưu trữ lớn m ạnh v ề số l ượng và
không ngừng được nâng cao về chất lượng. Đó chính là tiền đ ề, là b ước
đệm vững chắc đưa ngành văn thư, lưu trữ phát triển nâng cao v ị th ế
ngành trong xã hội.

CHƯƠNG II: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐỐI VỚI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
9


Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia có ý nghĩa rất to lớn về mặt chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ

chiếm vị trí và vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan
hành chính nhà nước. Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa
phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa của nó. Bên cạnh một vài cơ quan
đơn vị nhà nước làm rất tốt thì cũng còn nhiều cơ quan, đơn vị chưa hiểu hết tầm
quan trọng của công tác này nên tài liệu còn để tồn đọng nhiều ở các năm trước,
tài liệu lưu trữ trong tình trạng chất đống, bó gói, không lập hồ sơ, chưa được
sắp xếp chỉnh lý, kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu…
Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia có ý nghĩa rất to lớn về mặt chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ
chiếm vị trí và vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan
hành chính nhà nước.
Công tác văn thư ngày càng khẳng định được vị trí, vai trò, tầm quan trọng
của mình trong mỗi một cơ quan, tổ chức. Là đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc cơ
quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nên ngay khi còn là Kho lưu trữ
trung ương (nay là Trung tâm lưu trữ quốc gia I) đã thực hiện đúng theo các văn bản
của cơ quan cấp trên ban hành.
+ Công văn số 30/NV ngày 09/02/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban
hành “Bản hướng dẫn vào sổ, chuyển giao công văn”;
+ Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban
hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan”;
+ Quyết định số 42/KHKT ngày 08/6/1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc
ban hành tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước”;
+ Công văn số 261/NV ngày 12/10/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc
sử dụng “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ”;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
+ Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
10

Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản;
+ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 6/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan;
+ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi đến;
+ Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong
môi trường mạng.
+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về “ Sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư”.
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội Vụ về Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+…
Ngoài ra, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cũng ban hành những văn bản quy
định riêng về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan như:
+ Quy định 49/QyĐ-TTLTI ngày 31/3/2011 của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
về Công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I.
+…
Bên cạnh việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác
văn thư Trung tâm lưu trữ quốc gia I còn rất quan tâm đến việc bồi dưỡng, tập huấn
nghiệp vụ cho cán bộ như: Cử cán bộ tham gia lớp Chứng chỉ học phần văn thư lưu
trữ; lớp nâng cao về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ; Hội thảo công tác văn
thư... Trung tâm cũng đã cử cán bộ đi dự hội nghị, học tập, tham quan, khảo sát về
công tác văn thư, lưu trữ ở nước ngoài như: Pháp, Hàn Quốc, Malayxia, Trung Quốc,
Singapo... Đây là những hình thức sinh hoạt khoa học rất bổ ích nhằm trao đổi kinh
nghiệm, tăng cường sự hiểu biết, kỹ năng quản lý và nghiệp vụ chuyên môn về văn
thư, lưu trữ.
CHƯƠNG III : ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN

THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
11


3.1 Nhận xét
Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết đã học em có một số
nhận xét về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I như
sau:
3.1.1 Công tác văn thư:
- Trình độ của cán bộ văn thư chuyên trách: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
là một trong những cơ quan đầu ngành về công tác văn thư, lưu trữ vì thế công
tác văn thư của Trung tâm cần được tổ chức và thực hiện một cách chuẩn hoá,
bộ phận văn thư của Trung tâm phải là nơi mà các đơn vị địa phương có thể
tham quan học tập về mặt tổ chức và chuyên môn. Tuy nhiên cán bộ văn thư của
Cục lại có trình độ trung cấp do vậy, mặc dù đã rất cố gắng nhưng cán bộ văn
thư còn có nhiều hạn chế, thiếu sót…
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và chuyển giao
văn bản của Trung tâm còn nhiều hạn chế do phần mềm quản lý văn bản của
Trung tâm do Trung tâm Tin học của Cục VTLTNN viết ra còn nhiều bất cập và
hay bị lỗi. Khi đăng nhập văn bản phải qua nhiều bước rườm rà, mất nhiều thời
gian cho việc đăng nhập văn bản;
- Công tác lập hồ sơ hiện hành tuy đã được các chuyên viên xử lý công
việc đưa về một hồ sơ việc nhưng đa số tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp
xếp thứ tự, chưa được đánh số, biên mục, viết chứng từ kết thúc, chưa loại tài
liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa, tài liệu trong hồ sơ bị thiếu do thất lạc trong
quá trình giải quyết công việc…Chính điều đó đã gây khó khăn cho cán bộ lưu
trữ trong việc đưa tài liệu vào bảo quản và phục vụ khai thác.
3.1.2. Công tác lưu trữ:
- Biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
còn mỏng cho nên không thể thực hiện cùng một lúc nhiều công việc như: thu

tài liệu, sắp xếp, chỉnh lý hoàn thiện hồ sơ để đưa lên giá bảo quản tài liệu; phục
vụ việc tra tìm, khai thác tài liệu của cán bộ… nên công tác lưu trữ tại Trung tâm
chưa thực sự phát triển vì thế việc bảo quản tài liệu, phục vụ nghiên cứu, học tập
của cán bộ trong cơ quan còn nhiều hạn chế.
12


- Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện triệt để
và đúng quy định. Việc giao nộp tài liệu này không có sự chủ động của các
phòng, đơn vị. Họ chỉ nộp tài liệu khi cán bộ lưu trữ nhắc nhở và đưa kế hoạch
thu tài liệu.
- Phương tiện tra cứu tài liệu của Trung tâm Lưu tr ữ Quốc gia I ch ủ
yếu là mục lục hồ sơ, còn các công cụ tra cứu khoa học tiện ích khác ch ưa
có;
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu tr ữ còn h ạn
chế. vậy, công tác lưu trữ của Trung tâm chưa xứng với tiềm lực thông tin
hiện có ở trong Kho Lưu trữ hiện hành của cơ quan.
3.2 Đề xuất
Trên cơ sở những tồn tại như trên, em xin đưa ra m ột số kiến ngh ị và
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn th ư, công
tác quản trị văn phòng và công tác lưu trữ:
3.2.1. Công tác Văn thư
- Nâng cao trình độ, năng lực cho cán bộ văn th ư, cần bộ trí cho cán
bộ văn thư đi học thêm để nâng cao năng lực chuyên môn đáp ứng đ ược
nhu cầu lý luận và thực tiễn công việc chuyên môn.
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần đổi mới nhanh chóng áp dụng
những thành tựu của khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn th ư;
từng bước xây dựng hệ thống văn thư điện tử đảm bảo s ự điều hành thông
suốt, chính xác, nhanh chóng, có hiệu quả cao nhất;
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần nghiên cứu để tham mưa cho cấp

trên ban hành văn bản về chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn th ư,
để họ yên tâm công tác, gắn bó với nghề nghiệp.
3.2.2. Công tác Lưu trữ:
- Cần đổi mới công tác đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng và đãi ngộ đối với đội
ngũ cán bộ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ;
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin từng b ước xây d ựng l ưu
trữ điện tử, nhằm tự động hoá việc tra tìm thông tin phục v ụ đ ộc gi ả, độc
13


giả có thể trực tiếp tra tìm tài liệu trên máy vi tính;
- Cần đổi mới thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo h ướng
nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu, an toàn về tài liệu;
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần đổi mới nội dung, phương pháp lập hồ
sơ một cách khoa học, hiệu quả. Cần có các quy định cụ thể để đưa việc lập hồ
sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ thành nề nếp. Có thể xem xét coi đây là một trong
những tiêu chí để đánh giá thi đua, khen thưởng trong cơ quan.
Bên cạnh những vấn đề trên, lãnh đạo Trung tâm, lãnh đạo phòng
Hành chính – Tổ chức – Quản trị nên quan tâm, đầu tư và tổ ch ức th ực hi ện
công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo hướng chuẩn hoá: đ ể t ổ ch ức
bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ Trung tâm là nơi cho cán bộ văn th ư,
cán bộ lưu trữ của các đơn vị địa phương, các tỉnh, thành ph ố có th ể tham
quan, học tập cả về chuyên môn lẫn nghiệp vụ.

14


KẾT LUẬN
Nhìn lại chặng đường đã qua, chúng ta có th ể t ự hào về nh ững gì đã
làm cho ngành văn thư, lưu trữ nước nhà. Đó là nền tảng đ ể chúng ta ti ếp

tục phát huy vị trí và vai trò của công tác văn th ư, lưu trữ hoà mình vào s ự
phát triển chung của xã hội.
Qua thời gian khảo sát tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã giúp em
nhận thức sâu sắc hơn về lý thuyết đã được học trong tr ường và th ực tế
những công việc đã thực hành. Nhờ đó mà em có cơ hội được rèn luy ện
thêm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình; rèn luyện con người có ý th ức,
trách nhiệm với công việc. Và đặc biệt là biết tự đánh giá chất l ượng công
việc của mình.
Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện cho cơ quan ra quy ết
định được đúng đắn, kịp thời, chính xác, phù hợp với điều ki ện th ực tế của
cơ quan. Cán bộ Văn Thư - Lưu Trữ cần phải tự học hỏi trau dồi kiến th ức
để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao . Từ những kiến thức được trang bị
trên ghế nhà trường cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh cũng nh ư nhân
viên trong cơ quan trong thời gian em đi th ực tế em xin đ ề xu ất ý t ưởng
thực trạng và biện pháp nâng cao hiệu quả

15