Khảo sát và tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất chất lượng công tác văn thư tại ngân hàng TMCP ĐTPT việt nam

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu và thực hiện bài tiểu luận này,
ThS. Ngô Thị Kiều Oanh – giảng viên học phần Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao
động khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ đã tận tình chỉ dạy và giúp đỡ
em. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Ngô Thị Kiều Oanh cùng các thầy, cô
giáo trong khoa Văn thư – lưu trữ đã tạo điều kiện và truyền đạt kiến thức quý
giá giúp chúng em đến gần với thực tế hơn.
Cùng với đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo cơ quan và các
anh chị trong Ngân hàng BIDV đã cung cấp thông tin đầy đủ để em có điều kiện
tốt nhất hoàn thành bài tiểu luận này cho học phần Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao
động khoa học trong công tac văn thư – lưu trữ.
Trong quá tình khảo sát tại Ngân hàng BIDV, do còn hạn chế về mặt thời
gian và kiến thức của bản thân nên em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em
kính mong nhận được sự đánh giá, giúp đỡ góp ý từ các thầy, cô để bài tiểu luận
được hoàn thiện hơn và có thêm kinh nghiệm, kiến thức cho các môn học sau.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan bài tiểu luận này là công trình nghiên cứu của cá nhân
em. Mọi số liệu và dẫn chứng trong bài đều là thông tin xác thực. Nếu sai em
xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.

2


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................2

MỤC LỤC............................................................................................................3
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...............................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................6
1.Lý do chọn đề tài..............................................................................................................6
2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................7
3.Phương pháp nghiên cứu................................................................................................7
4.Đóng góp của đề tài.........................................................................................................8
5.Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................8

CHƯƠNG I..........................................................................................................8
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG
THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.............8
I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN
VIỆT NAM............................................................................................................................8
II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BIDV.........................................10
1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn....................................................................................10
2. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN (BIDV)..........................................11
2.1. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức......................................................................................11

CHƯƠNG II.......................................................................................................15
VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG TMCP
ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM..........................................................15
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư ở Ngân hàng BIDV.................15
II.Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của Ngân hàng BIDV.........................................16
1.Về tổ chức......................................................................................................................16
2.Về cán bộ làm công tác văn thư....................................................................................17
3.Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của Ngân hàng BIDV.............................17

CHƯƠNG III.....................................................................................................20
ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN

HÀNG TMCP ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.................................20
3.1. Đánh giá, nhận xét về công tác văn thư của ngân hàng BIDV.................................20

3


1.2.Ưu điểm, khuyết điểm.................................................................................................20
3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Ngân hàng BIDV
...........................................................................................................................................21

KẾT LUẬN........................................................................................................22
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO:........................................................23
PHỤ LỤC...........................................................................................................24

4


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
1. HĐQT: Hội đồng quản trị
2. NHTMCPĐT&PTVN: Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát
triển Việt Nam
3. TMCP: Thương mại cổ phần

5


LỜI MỞ ĐẦU
Trong hoạt động lãnh đạo và quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước,
các tổ chức đoàn thể, kinh tế, xã hội, lực lượng vũ trang… hàng ngày đều phải
ban hành các văn bản để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn bản là

phương tiện truyền đạt thông tin trong xã hội. Nó giữ một vai trò quan trọng
trong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Nhưng để đảm bảo các văn
bản đó được sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớn
vào công tác văn thư - lưu trữ. Mặc dù đây chỉ là một công việc đơn giản song
trên thực tế nó lại quyết định quá trình kết nối thông tin được thông suốt giữa
các cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hoá, nền hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ trong lĩnh vực quản lý
hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
1. Lý do chọn đề tài.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thưu không thể thiếu trong hoạt động
của các cơ quan tổ chức. Các cơ quan tổ chức muốn thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ chương,
chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi liên hệ, phối hợp ghi lại
những sự kiện hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Làm tốt công tác
văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật
của cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp. Từ những lý luận trên cho thấy công
tác văn thư không thể thiếu đượctrong tổ chức và hoạt động của bất kỳ các cơ
quan, đơn vị nào.
Trong thực tế không phải cơ quan, tổ chức nào cũng nhận biết được vị trí
ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan mình. Tuy nhiên qua
khảo sát thực tế ở Tổ văn thư - lưu trữ của Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam
em nhận thấy: Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam là ngân hàng thương mại có
6


vốn đầu tư của Nhà nước. Trong quá trình quản lý, điều hành các hoạt động

hàng năm Ngân hàng đã ban hành ra một khối lượng văn bản đáng kể đồng thời
cũng tiếp nhận khối lượng công văn, giấy tờ từ Ngân hàng Nhà nước các cơ
quan, đơn vị doanh nghiệp gửi tới. Công tác văn thư của Ngân hàng trong thời
gian qua cũng đã có những đóng góp tích cực vào kết quản hoạt động của công
tác văn phòng. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn tồn tại một số bất cập, đó là những
thiếu sót sai phạm, đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn. Vì thế đổi mới
nâng cao hiệu quả công tác Văn thư trong hoạt động văn phòng của Ngân hàng
là một việc cần thiết.
Xuất phát từ những yêu cầu thực tế trên, em đã chọn đề tài: “Khảo sát và
tư vấn, đề xuất nâng cao năng suất chất lượng công tác văn thư tại Ngân hàng
TMCP ĐT&PT Việt Nam”. Qua đề tài này em mong sẽ có những đóng góp
nhằm nâng cao công tác văn thư tại Ngân hàng.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
a. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu tập trung vào công tác tổ chức và hoạt động của
công tác văn thư tại Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN để đáp ứng nhu cầu, đổi mới
và cải cách hành chính trong nền công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày nay.
b. Mục đích
Dựa trên những khảo sát thực tế về công tác văn thư – lưu trữ tại
Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN để thấy được những ưu điểm và hạn chế ở
cơ quan. Từ đó đề xuất ý kiến đóng góp nâng cao năng suất và chất lượng của
công tác văn thư tại Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN.
c. Nhiệm vụ nghiên cứu
Với mục đích nghiên cứu trên, em đề ra nhiệm vụ tập trung nghiên cứu
các nội dung sau:
•

Những vấn đề chung về bộ máy và hoạt động của Ngân hàng TMCP

ĐT&PT Việt Nam.

• Vai trò công tác văn thư ở Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam.
• Một số giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư ở Ngân hàng TMCP
ĐT&PT Việt Nam.
3. Phương pháp nghiên cứu.
7


Đề tài này của em sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp điều tra khảo sát
4. Đóng góp của đề tài.
- Về lý luận: nhằm đưa ra các giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả
trong công tác văn thư tại Ngân hàng.
- Về mặt thực tiễn: qua thực tiễn nghiên cứu đã giúp em thấy được
những mặt tồn tại và hạn chế trong công tác văn thư tại Ngân hàng, để từ đó đề
xuất các giải pháp thiết thực nhằm giúp hoàn thiện hơn trong công tác văn thư
tại Ngân hàng. Kết quả của quá trình nghiên cứu giúp Ngân hàng khắc phục
những mặt hạn chế còn tồn tại và phát huy tối ưu hiệu quả công tác văm thư nơi
đây hơn nữa.
5. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục…thì bố cục của
đề tài gồm các nội dung sau đây:
CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT
NAM.
CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI
NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT

NAM.
CHƯƠNG III. ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ &
PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.
CHƯƠNG I.
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG
THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.
I.TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN ĐẦU
8


TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.
Tên đầy đủ: Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam
Tên giao dịch quốc tế: Joint Stock Commedical Bank For Investment and
Development of Vietnam
Tên gọi tắt: BIDV
Địa chỉ: Tháp BIDV, 35 Hàng Vôi, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Điện thoại: 04.2220.5544-19009247
Fax: 04. 2220.0399
Email:
Vốn điều lệ: 1.100 tỷ đồng và được bổ sung theo từng thời kỳ.
Con dấu riêng, tài khoảng mở tại Ngân hàng Nhà nước.
Lịch sử xây dựng, trưởng thành của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát
triển Việt Nam là một chặng đường đầy gian nan thử thách nhưng cũng rất đỗi tự
hào gắn với từng thời kỳ lịch sử bảo vệ và xây dựng đất nước của dân tộc Việt
Nam...
- Thành lập ngày 26/4/1957 với tên gọi là Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam
- Từ 1981 đến 1989: mang tên Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam
- Từ 1990 đến 27/04/2012: mang tên Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt
Nam (BIDV)

- Từ 27/04/2012 đến nay: mang tên Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát
triển Việt Nam (BIDV)
Hoà mình trong dòng chảy của dân tộc, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát
triển Việt Nam đã góp phần vào việc khôi phục, phục hồi kinh tế sau chiến
tranh, thực hiện kế hoạch năm năm lần thứ nhất (1957 – 1965); Thực hiện hai
nhiệm vụ chiến lược xây dựng CNXH, chống chiến tranh phá hoại của giặc Mỹ
ở miền Bắc, chi viện cho miền Nam, đấu tranh thống nhất đất nước (19651975); Xây dựng và phát triển kinh tế đất nước (1975-1989) và Thực hiện công
cuộc đổi mới hoạt động ngân hàng phục vụ công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước (1990 – nay). Dù ở bất cứ đâu, trong bất cứ hoàn cảnh nào, các thế hệ cán bộ
nhân viên BIDV cũng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình – là người lính xung
9


kích của Đảng trên mặt trận tài chính tiền tệ, phục vụ đầu tư phát triển của đất
nước...
Ghi nhận những đóng góp của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển
Việt Nam qua các thời kỳ, Đảng và Nhà nước CHXHCN Việt Nam đã tặng
BIDV nhiều danh hiệu và phần thưởng cao qúy: Huân chương Độc lập hạng
Nhất, hạng Ba; Huân chương Lao động Nhất, hạng Nhì, hạng Ba; Danh hiệu
Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới, Huân chương Hồ Chí Minh,…
Ngân hàng BIDV là ngân hàng thương mại lâu đời nhất Việt Nam
Là sự lựa chọn, tín nhiệm của các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp và cá
nhân trong việc tiếp cận các dịch vụ tài chính ngân hàng
Được cộng đồng trong nước và quốc tế biết đến và ghi nhận như là một
trong những thương hiệu ngân hàng lớn nhất Việt Nam
Là ngân hàng trong Top 30 ngân hàng có quy mô tài sản lớn nhất tại khu
vực Đông Nam Á, trong 1.000 ngân hàng tốt nhất thế giới do tạp chí The Banker
bình chọn
BIDV có 180 chi nhánh và trên 798 điểm mạng lưới, 1822 cây ATM,
15.962 POS tại 63 tỉnh/thành phố trên toàn quốc
Mạng lưới phi ngân hàng: Gồm các công ty Chứng khoán đầu tư(BSC),

công ty Cho thuê tài thính, công ty Bảo hiểm Phi nhân thọ(BIC)…
Hiện diện thương mại tại nươc ngoài: Lào, Campuchia, Myanmar, Nga,
Séc…
Các liên doanh đối với nươc ngoài: Ngân hàng Liên đoan VID-Public,
Ngân hàng Liên doanh Lào-Việt, Ngân hàng Liên doanh Việt Nga – VRB, Công
ty liên doanh Bảo hiểm nhân thọ BIDV Metlife, Công ty liên doanh tháp BIDV,
Liên doanh quản lý đầu tư BIDV-Việt Nam Partners.
II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BIDV
1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn.
Ngân hàng BIDV có chức năng kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ
ngân hàng trong các lĩnh vực:
Ngân hàng: là một ngân hàng có kinh nghiệm hàng đầu cung cấp đầu đủ
10


các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng hiện đại và tiện ích.
Bảo hiểm: cung cấp các sản phẩm Bảo hiểm nhân thọ, phi nhân thọ được
thiết kế phù hợp trong tổng thể các sản phẩm trọn gói của BIDV tới khách hàng.
Chứng khoán: cung cấp đa dạng các dịch vụ môi giới, đầu tư và tư vấn
đầu tư cùng khả năng phát triển nhanh chóng hệ thống các đại lý nhận lệnh trên
toàn quốc
Đầu tư tài chính: góp vốn thành lập doanh nghiệp để đầu tư các dự án,
trong đó nổi bật là vai trò chủ tri điều phối các dự án trọng điểm của đất nước
như: Công ty cổ phần cho thuê Hàng không (VALC), Công ty phát triển đường
cao tốc (BEDC), đầu tư sân bay quốc tế Long Thành…
Ngân hàng Công thương là một pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập,
được Nhà nước cấp vốn điều lệ, được tự chủ về tài chính và có con dấu riêng.
2. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP ĐT&PT VN (BIDV).
2.1. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức.
Ngân hàng BIDV đặt dưới quyền quản trị của Hội đồng quản trị và quyền

điều hành của Tổng Giám đốc. Thành viên Hội đồng quản trị do Thống đốc
Ngân hàng Nhà nước bổ nhiệm.
Tổng Giám đốc Ngân hàng BIDV do Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng bổ
nhiệm theo đề nghị của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
Ngân hàng BIDV có hơn 24.000 cán bộ, nhân viên là các chuyên gia tư
vấn tài chính được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm được tích luỹ và chuyển giao
trong hơn nửa thế kỷ BIDV luôn đem đến cho khách hàng lợi ích và sự tin cậy.
Ban lãnh đạo Ngân hàng BIDV:
• Hội đồng quản trị:
1. Ông Trần Anh Tuấn - Ủy viên HĐQT, phụ trách điều hành hoạt động
của HĐQT
2. Ông Phan Đức Tú - Ủy viên HĐQT kiêm Tổng Giám đốc
3. Ông Đặng Xuân Sinh - Ủy viên HĐQT
4. Ông Nguyễn Huy Tựa - Ủy viên HĐQT
5. Ông Nguyễn Văn Lộc - Ủy viên HĐQT
6. Ông Trần Thanh Vân - Ủy viên HĐQT
7. Bà Lê Thị Kim Khuyên - Ủy viên HĐQT
8. Bà Phan Thị Chinh – Ủy viên HĐQT
11


9. Ông Ngô Văn Dũng - Ủy viên HĐQT
10. Ông Tô Ngọc Hưng - Ủy viên HĐQT độc lập
• Ban Kiểm soát:
1. Bà Võ Bích Hà - Trưởng Ban Kiểm soát
2. Ông Cao Cự Trí - Thành viên Ban Kiểm soát
3. Bà Nguyễn Thị Tâm - Thành viên Ban Kiểm soát
• Ban Điều hành:
1. Ông Phan Đức Tú – Ủy viên HĐQT kiêm Tổng Giám đốc
2. Ông Đoàn Ánh Sáng – Phó Tổng Giám đốc

3. Ông Lê Trung Thành – Phó Tổng Giám đốc
4. Ông Trần Xuân Hoàng – Phó Tổng Giám đốc
5. Ông Lê Kim Hòa – Phó Tổng Giám đốc
6. Ông Trần Lục Lang – Phó Tổng Giám đốc
7. Ông Quách Hùng Hiệp – Phó Tổng Giám đốc
8. Ông Nguyễn Thiên Hoàng – Phó Tổng giám đốc
9. Ông Trần Phương – Phó Tổng Giám đốc
10. Ông Lê Ngọc Lâm – Phó Tổng Giám đốc
11. Bà Tạ Thị Hạnh – Kế toán trưởng

Sơ đồ 1: Hệ thống tổ chức của Ngân hàng BIDV.
Trụ sở chính

Sở giao
dịch

Phòng
giao
dịch

Chi
nhánh
cấp 1

Quỹ
tiết
kiệm

Phòng giao dịch

Văn
phòng
đại diện

Đơn vị
sự nghiệp

Phòng
giao

Chi
nhánh
cấp 2

dịch

Quỹ tiết kiệm

12

Quỹ
tiết
kiệm

Công ty
Trực
thuộc

Chi
nhánh

Trực
thuộc


13


Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy và điều hành của trụ sở chính (Tháp
BIDV, 35 Hàng Vôi, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội).
Bộ máy giám đốc
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Tổng giám đốc

Kế toán trưởng

Phó tổng giám đốc

Các phòng ban chuyên
môn nghiệp vụ

14

Hệ thống kiểm tra
kiểm soát nội bộ


CHƯƠNG II
VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI NGÂN HÀNG TMCP
ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM

I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư ở Ngân
hàng BIDV.
Công tác văn thư là một trong những nội dụng hết sức quan trọng trong
nhiệm vụ, ảnh hưởng đến trực tiếp chất lượng, hiệu quả kinh doanh của công ty
nên từ nhiều năm qua công tác văn thư ở đây đã được tổ chức hết sức coi trọng,
quản lý chặt chẽ, đáp ứng, yêu cầu nhiệm vụ.
Ngay từ những năm đầu thành lập công tác văn thư của Ngân hàng TMCP
ĐT&PT Việt Nam đã được chú trọng. Vì tính chất công việc của Ngân hàng
BIDV rất đa dạng và có diện rộng, là một Ngân hàng lớn khối lượng công việc
nhiều liên quan đến rất nhiều các đơn vị , nên các văn bản giấy tờ là hết sức
quan trọng. Ngân hàng đã nêu rõ việc lưu trữ hồ sơ và ra các văn bản thực hiện
đúng quy định hành chính. Việc thực hiện Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của
Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ về công tác công văn
giấy tờ và Lưu trữ; Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban hành năm
1982; và gần đây nhất là pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành năm 2001 đã
được áp dụng đã dần đưa công tác văn thư, công tác lưu trữ của Ngân hàng đi
vào nề nếp.
Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ như sau:
- Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các quy định, nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ theo quy định của Nhà nước cho các đơn vị trong toàn hệ thống của BIDV;
- Tiếp nhận và phân phối các văn bản đến tại Hội sở chính; Chuyển phát
và theo dõi việc chuyển phát các văn bản đi từ Hội sở chính; Cung cấp tài liệu
lưu trữ cho HĐĐH và các khối, phòng ban, đơn vị kinh doanh khi cần thiết theo
đúng quy định về bảo mật;
- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ (Tiếp nhận công văn đi và đến, thực
hiện đánh số theo dõi từng loại văn bản đi và đến, sao gửi văn bản theo nơi
gửi/nơi nhận, thực hiện lưu trữ văn bản theo quy định….);
15

- Đánh máy, in ấn, sao chụp tài liệu phục vụ hội nghị, hội họp, hội thảo
của BIDV theo yêu cầu của các đơn vị tại trong cơ quan;
- Quản lý con dấu và bảo mật công văn (Sử dụng con dấu theo đúng quy
định và phân cấp ủy quyền, Bảo quản cất giữ con dấu đảm bảo an toàn tuyệt
đối);
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Trưởng phòng và
Ban lãnh đạo;
- Là đầu mối gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong
toàn Ngân hàng để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền
đạt các chỉ thị, thông báo của cấp trên tới các đơn vị và cá nhân trong toàn cơ
quan.
II. Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư của Ngân hàng BIDV
1. Về tổ chức
Bộ phận công tác văn thư của cơ quan có 01 phòng văn thư riêng. Đây là
đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận công văn đến và chuyển giao công văn
các bộ phận,cá nhân có liên quan để giải quyết, xử lý công văn đó sao cho kịp
thời và đảm bảo đúng tiến độ quy định. Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổ chức
soạn thảo văn bản, đánh máy, in sao văn bản và quản lý con dấu.
Sơ đồ mô hình tối ưu phòng làm việc của văn thư tại Ngân hàng BIDV
1

3

2

Cửa ra vào

5

6

16

4

7


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Bàn làm việc (Điện thoại)
Bàn làm việc
Máy tính, máy in, máy fax, máy scan.
Ghế ngồi
Tủ, giá đựng tài liệu
Quạt điện
Điều hoà

2. Về cán bộ làm công tác văn thư
Ngân hàng BIDV có 03 cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên
môn tốt nghiệp trình độ Cao đẳng trở lên chuyên ngành văn thư – lưu trữ. Nhân
viên làm công tác văn thư của Ngân hàng đáp ứng đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ các
ngạch về văn thư và được đào tạo nghiệp vụ về văn thư. Vì vậy bản thân cán bộ
văn thư rất có ý thức với công việc của mình, thực hiện đúng quy trình của công

tác văn thư mà Nhà nước đã quy định.
Nhiệm vụ chính của văn thư tại Ngân hàng BIDV là:
- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ (tiếp nhận công văn đi và đến, thực
hiện đánh số theo dõi từng loại văn bản đi và đến, sao gửi văn bản theo nơi
gửi/nơi nhận, thực hiện lưu trữ văn bản theo quy định….)
- Đánh máy, in ấn, sao chụp và phát hành tài liệu
- Quản lý con dấu và bảo mật công văn (sử dụng con dấu theo đúng quy
định và phân cấp ủy quyền, bảo quản cất giữ con dấu đảm bảo an toàn tuyệt đối)
- Đảm bảo đầy đủ chứng cứ, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo phân công của lãnh đạo phòng.
3. Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của Ngân hàng BIDV.
Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà
nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên
phiến đá, gỗ,... để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho
các thế hệ sau. Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu
theo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ
sách, giấy tờ.
Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan
trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng
17


cái tên mới là công tác văn thư. Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí
quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của Ngân
hàng nói riêng. Cũng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phòng, bao
gồm những công việc như sau: xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản,
quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp
thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước
nói chung và của Ngân hàng TMĐT&PTVN nói riêng. Công tác quản lý của

Ngân hàng đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều
nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông
tin bằng văn bản.
Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật của Ngân hàng. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động
của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong
cơ quan.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ.
Có được thông tin đúng là yếu tố sống còn của bất kỳ tổ chức hay doanh
nghiệp nào. Đặc biệt là ngành Ngân hàng nói chung và đối với Ngân hàng
TMCPĐT&PT Việt Nam nói riêng. Tuy nhiên, việc nắm bắt được và kiểm soát
thông tin đúng thường khó và không bền vững. Do vậy, làm tốt công tác văn
thưu sẽ giúp Ngân hàng BIDV quản lý thông tin của mình một cách hiệu quả
hơn.
Trong thời kỳ thế giới hội nhập, ban lãnh đạo Ngân hàng đã ý thức được
việc thiếu kiểm soát của mình, đặc biệt là công tác thông tin tới nhà cung cấp và
khách hàng của mình. Do đó, họ đang tìm kiếm các quy tắc và sự tin tưởng nhờ
các văn bản chuyên ngành do Ngân hàng TMCPĐT&PT Việt Nam phát hành đi.
Làm tốt quy trình quản lý văn bản đi sẽ là điều kiện thuận lợi để khách hàng tiếp
cận thông tin một cách nhanh chóng chính xác.
18


19


CHƯƠNG III
ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI NGÂN

HÀNG TMCP ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM.
3.1. Đánh giá, nhận xét về công tác văn thư của ngân hàng BIDV
Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết đã học em có một số
nhận xét về công tác văn thư tại Ngân hàng BIDV như sau:
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và chuyển giao
văn bản của còn nhiều hạn chế do phần mềm quản lý văn bản của Ngân hàng
viết ra còn nhiều bất cập và hay bị lỗi. Khi đăng nhập văn bản phải qua nhiều
bước rườm rà, mất nhiều thời gian cho việc đăng nhập văn bản;
- Công tác lập hồ sơ hiện hành tuy đã được các chuyên viên xử lý công
việc đưa về một hồ sơ việc nhưng đa số tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp
xếp thứ tự, chưa được đánh số, biên mục, viết chứng từ kết thúc, chưa loại tài
liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa, tài liệu trong hồ sơ bị thiếu do thất lạc trong
quá trình giải quyết công việc…Chính điều đó đã gây khó khăn cho cán bộ lưu
trữ trong việc đưa tài liệu vào bảo quản và phục vụ;
- Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ
làm công tác văn thư chuyên trách. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại
chức hoặc thông qua các lớp tập huấn của Ngân hàng BIDV Việt Nam.
1.2. Ưu điểm, khuyết điểm
*Ưu điểm:
- Phòng làm việc đượ bố trí rộng rãi, thoáng mát;
- Trang thiết bị làm việc được trang bị đầy đủ, hiện đại thuận lợi cho phục
vụ giải quyết công việc;
- Cán bộ làm công tác văn thư cập nhật kịp thời các văn bản chỉ đạo hiện
hành của Nhà nước nên làm việc luôn theo đúng quy định;
- Các văn bản đi, đến đều được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp
thời, đáp ứng nhu cầu công việc;
- Quản lý và sử dụng con dấu được chấp hành nghiêm chỉnh theo quy
định của cơ quan và Nhà nước;
20

- Lãnh đạo luôn quan tâm đến công tác văn thư như đào tạo, bồi dưỡng
chuyên môn cho các cán bộ được huấn luyện, tập huấn về công tác văn thư.
* Nhược điểm:
- Nhiều văn bản đóng dấu bị mờ, nhòe, dấu đóng chưa ngay ngắn;
- Phần mềm quản lý hay bị lỗi, bị tắc nghẽn gây ra ách tắc công việc;
- Tài liệu rời lẻ, lộn xộn không được sắp xếp hợp lý;
- Chưa loại bỏ tài liệu bị trùng thừa.
3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư của
Ngân hàng BIDV
- Lập danh mục hồ sơ cho cơ quan;
- Nâng cao trình độ, năng lực cho cán bộ văn thư, cần bố trí cán bộ văn
thư đi học thêm các khoá đào tạo để nâng cao năng lực trình độ chuyên môn đáp
ứng nhu cầu thực tiễn công việc;
- Đề ra các biện pháp xử lý đối với những trường hợp ban hành văn bản
sai thể thức;
- Trong công tác soạn thảo văn bản cần tập xử lý tập trung, giảm bớt phức
tạp;
- Nghiên cứu thêm và đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư để đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo;
- Đề ra quy định về loại giấy chuyên dụng trong công việc cụ thể là chất
lượng giấy. Như vậy sẽ giảm bớt được ảnh hưởng đến việc lưu trữ tài liệu;
- Công tác lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định,
tránh tình trạng tài liệu rời lẻ, bị thất lạc, phân tán do việc quản lý tài liệu chưa
thực sự chặt chẽ;
- Tăng cường kiểm tra, đánh giá, chỉ đạo công tác văn thư và xử lý kịp
thời các trường hợp sai phạm;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các bộ văn thư;
- Nghiên cứu và ban hành thêm các chế độ đãi ngộ cho cán bộ văn thư để
họ yên tâm công tác, gắn bó với nghề nghiệp hơn.

21


KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ bài tiểu luận của em về đề tài: “Khảo sát và tư vấn, đề
xuất nâng cao năng suất, chất lượng công tác văn thư trong cơ quan của Ngân
hang TMCP Đầu tư & Phát triển Việt Nam”.
Tuy thời gian nghiên cứu và hoành thành bài tiểu luận không nhiều nhưng
nó thực sự có ý nghĩa và bổ ích cho bản thân em. Đó là cơ hội cho em có điều
kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn và cụ thể hoá phần lý thuyết
đã học. Có thể nói đề tài này đã giúp em hiểu sâu hơn về chuyên ngành của
mình đã được học là Chuyên ngành văn thư - lưu trữ. Từ đó thấy được tầm quan
trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước ở các cơ quan, giúp em ý thức
được rằng trách nhiệm của cán bộ văn thư - lưu trữ trẻ như em là rất lớn.
Do vốn kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo của em không tránh khỏi
những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các thầy cô
giáo chuyên ngành và các thầy cô trong khoa cùng nhà trường.
Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến tập thể
thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ đã trang bị cho em những kiến thức lý luận cơ
bản về chuyên ngành văn thư – lưu trữ và tập thể cán bộ, công chức, viên chức
tại Ngân hàng TMCP Đầu tư & Phát triển Việt Nam đã tạo điều kiện để em hoàn
thành đề tài tiểu luận này.
Em xin trân trọng cảm ơn!

22


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Thông tư 01//2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 thông tư của Bộ Nội Vụ

hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
- Giảo trình nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ giáo trình dành cho
giảng dạy và học tập của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư – lưu trữ của Nhà
nước và của Ngân hàng TMCPĐT&PTVN.
- Kỷ yếu Ngân hàng TMCPĐT&PTVN.
- Trang web:


23


PHỤ LỤC

Phòng văn thư – lưu trữ tại Ngân hàng TMCP Đầu tư & Phát triển Việt Nam.

24