Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty cổ phần gang thép thái nguyên

LỜI CÁM ƠN
Em xin cảm ơn trường đại học công nghệ thông tin và truyền thông và
thầy cô trong trường đã truyền dạy kinh nghiệm cho em trưởng thành.
Em xin cảm ơn thầy Lê Anh Tú đã chỉ bảo tận tình khi em thực hiện đề
tài khóa luận tốt nghiệp.
Em xin cảm ơn tập thể công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên đã tạo
điều kiện cho em được tìm hiểu kiến thức phục vụ đề tài và tích lũy kinh
nghiệm về ngành quản trị văn phòng.
Con cảm ơn cha mẹ đã tạo động lực, chắp cánh ước mơ cho con trong
quãng thời gian học tại ngôi trường Công nghệ thông tin và Truyền thông Thái
Nguyên này.
Em sẽ cố gắng hoàn thành khóa luận này với kết quả tốt nhất để làm hài
lòng thầy cô và bố mẹ em. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, khó tránh khỏi
sai sót, em kính mong các thầy cô góp ý để đề tài của em hoàn thiện hơn.

1


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài “Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại
công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên” do em tự làm, các nguồn tài liệu đều
do em tham khảo được. Nếu phần nào trong đề tài có sai sót, em xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm trước hội đồng.
Em mong các thầy cô trong trường tạo điều kiện giúp em hoàn thành đề
tài với kết quả tốt nhất. Trong quá trình làm đề tài không tránh khỏi thiếu sót,
em rất mong được các thầy cô và bạn bè góp ý kiến để đề tài trên ngày càng
hoàn thiện hơn. Em muốn mình được học hỏi từ trường công nghệ thông tin và
truyền thông Thái Nguyên được nhiều kinh nghiệm hơn nữa để những kinh
nghiệm đó giúp em hành trang vào đời.
Em xin chân thành cảm ơn!
Thái Nguyên, ngày

tháng

Sinh viên:

Đỗ Nhật Tú

2

năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CÁM ƠN ......................................................................................................... 1
LỜI CAM ĐOAN .................................................................................................... 2
MỤC LỤC .............................................................................................................. 3
DANH MỤC HÌNH ẢNH ....................................................................................... 6
DANH MỤC BẢNG BIỂU ..................................................................................... 8
LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 9
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ............................... 11
1.1 Lý thuyết chung về quản lý hồ sơ nhân sự ................................................... 11
1.1.1 Khái niệm hồ sơ nhân sự ....................................................................... 11
1.1.2. Trách nhiệm của người quản lý hồ sơ nhân sự...................................... 12
1.2. Phương pháp lập hồ sơ nhân sự ................................................................... 13
1.2.1. Phương pháp chung.............................................................................. 13
1.2.2. Phương pháp lập hồ sơ cán bộ, công chức ............................................ 13
1.3. Vai trò và nguyên tắc quản lý hồ sơ nhân sự ............................................... 19
1.3.1 Khái niệm quản lý hồ sơ ....................................................................... 19
1.3.2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ nhân sự ................................................. 19
1.3.3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ nhân sự ............................... 19

1.4. Nội dung của việc lập hồ sơ nhân sự ........................................................... 21
1.5. Vị trí của lập hồ sơ nhân sự......................................................................... 21
1.6. Yêu cầu của việc lập hồ sơ nhân sự ............................................................. 22
1.6.1. Văn bản trong hồ sơ nhân sự phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị hình thành hồ sơ ........................................................................ 22
1.6.2. Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải đảm bảo mối liên hệ
khách quan và phản ánh trình tự giải quyết công việc .................................... 23
1.6.3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương
đối đồng đều .................................................................................................. 25
1.6.4. Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản .................... 26
1.6.5. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ, chính xác ......................................... 27
1.6.6. Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản .............................. 27

3


1.7. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan................................................................................................................... 28
1.7.1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và Chánh văn phòng ..... 28
1.7.2. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức ............. 28
1.7.3. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức .................................. 29
1.7.4. Trách nhiệm của Văn thư ..................................................................... 29
1.7.5. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan......................................................... 29
Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN GANG THÉP THÁI NGUYÊN ................................................................. 31
2.1. Giới thiệu về công ty gang thép Thái Nguyên ............................................. 31
2.1.1. Thông tin và địa chỉ kinh doanh ........................................................... 31
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................ 31
2.1.3. Các dấu mốc lịch sử ............................................................................. 33
2.1.4 Địa bàn kinh doanh ............................................................................... 35

2.1.5. Mô hình quản trị, tổ chức kinh doanh và bộ máy quản lý ..................... 35
2.2. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự trong công ty ............................................ 36
2.2.1. Quy trình tuyển dụng nhân sự .............................................................. 36
2.2.2. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự ........................................................... 42
2.2.3. Quy trình bổ sung hồ sơ nhân sự .......................................................... 44
2.3. Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty .............................................. 46
2.4. Ưu và nhược điểm của việc quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty .................... 47
2.4.1. Ưu điểm ............................................................................................... 47
2.4.2. Nhược điểm ......................................................................................... 47
2.5. Giải pháp .................................................................................................... 48
2.5.1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý hồ sơ nhân sự tại
công ty ........................................................................................................... 48
2.5.2. Tạo sự đổi mới và hợp lý trong công tác quản lý hồ sơ nhân sự ........... 49
2.5.3. Đầu tư xây dựng hệ thống thông tin quản lý hiện đại trùng khớp với hệ
thống công nghệ thông tin quản lý hồ sơ, tài liệu, trong đó có việc quản lý hồ
sơ nhân sự...................................................................................................... 51

4


2.5.4. Khen thưởng cho những thành viên có sáng kiến về việc quản lý tốt hệ thống
thông tin quản lý, trong đó có quản lý tốt hồ sơ nhân sự; đồng thời xử phạt nghiêm
minh đến đối tượng phạm pháp luật về vấn đề an ninh thông tin............................. 51
2.5.5. Xây dựng kết hợp giữa việc quản lý nhân sự và quản lý hồ sơ nhân sự 51
Chương 3 ỨNG DỤNG PERFECT HRM ĐỂ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ... 53
QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ .............................................................................. 53
3.1. Giới thiệu phần mềm Perfect HRM ............................................................. 53
3.2. Ứng dụng Perfect HRM .............................................................................. 53
3.2.1. Thư mục Hệ thống ............................................................................... 53
3.2.2. Hồ sơ nhân sự ...................................................................................... 64

KẾT LUẬN ........................................................................................................... 72
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 73

5


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng ...........................................................36
Hình 2.2. Sơ đồ quy trình quản lý hồ sơ nhân sự ...........................................42
Hình 2.3. Sơ đồ quy trình bổ sung hồ sơ nhân sự ..........................................44
Hình 3.1. Giao diện của chương trình ...........................................................53
Hình 3.2. Biểu đồ thống kê tình hình nhân sự theo hình cột ...........................54
Hình 3.3. Biểu đồ thống kê tình hình nhân sựtheo hình tròn ..........................55
Hình 3.4. Tổng hợp dữ liệu chấm công theo năm ..........................................55
Hình 3.5. Thống kê theo ngày nghỉ phép ......................................................56
Hình 3.6. Danh mục nhân sự theo chức vụ ....................................................57
Hình 3.7. Danh mục nhân sự theo chuyên môn .............................................57
Hình 3.8. Danh mục nhân sự theo bằng cấp ..................................................58
Hình 3.9. Danh mục nhân sự theo công việc .................................................58
Hình 3.10. Danh mục nhân sự theo quốc tịch ................................................59
Hình 3.11. Danh mục nhân sự theo dân tộc ...................................................59
Hình 3.12. Danh mục nhân sự theo tôn giáo .................................................60
Hình 3.13. Danh mục nhân sự theo quan hệ gia đình .....................................60
Hình 3.14. Danh mục nhân sự theo học vấn ..................................................61
Hình 3.15. Danh mục hồ sơ theo ngoại ngữ ..................................................61
Hình 3.16. Danh mục nhân sự theo tin học ...................................................62
Hình 3.17. Danh mục nhân sự theo kỹ năng ..................................................62
Hình 3.18. Cơ cấu tổ chức theo chi nhánh ....................................................63
Hình 3.19. Danh sách phòng ban..................................................................63
Hình 3.20. Các tổ nhóm ..............................................................................64

Hình 3.21. Các chức năng trong hộp hồ sơ nhân sự .......................................64
Hình 3.22. Danh sách nhân viên ..................................................................65
Hình 3.23. Danh sách ứng viên ....................................................................66
Hình 3.24. Quá trình làm việc theo nhân viên ...............................................67
Hình 3.25. Quá trình làm việc theo danh sách ...............................................68
Hình 3.26. Thêm chuyến công tác ................................................................69
Hình 3.27. Quản lý công việc ......................................................................69
6


Hình 3.28. Thông tin về hợp đồng lao động ..................................................70
Hình 3.29. Thêm mới hợp đồng lao động .....................................................70
Hình 3.30. Tờ khai tham gia BHYT – BHXH ...............................................71

7


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1. Dấu mốc lịch sử ..........................................................................33
Bảng 2.2. Tên viết tắt của các mẫu văn bản tuyển dụng .................................41

8


LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài:
Trong các tổ chức doanh nghiệp, cơ quan trên toàn thế giới, văn phòng
hết sức phổ biến. Văn phòng là trung tâm đầu não trong toàn tập thể, trong đó, quản lý
nhân sự là một công việc rất quan trọng vì nhân tố tạo nên thành công trong các doanh
nghiệp là con người. Quản lý nhân sự thì đòi hỏi phải có hồ sơ thông tin các thành viên

trong tập thể. Do đó, em xin lựa chọn đề tài: Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ nhân sự
tại công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên.
Mục đích nghiên cứu:
Trong các công ty, tập thể, cơ quan thì việc quản lý hồ sơ nhân sự rất cần
thiết để theo dõi, đánh giá con người trong tập thể, để thực hiện nhiều công
việc khác nhau, như: đề bạt, thuyên chuyển, trả lương, giáng chức, thăng chức,
nắm bắt các thông tin về tiềm năng con người nhằm sử dụng nhân tài sao cho
hiệu quả. Mục đích nghiên cứu của em là làm rõ các vấn đề liên quan đến hồ sơ
nhân sự để có thêm kinh nghiệm và kiến thức đi làm theo chuyên ngành quản
trị văn phòng.
Đối tượng nghiên cứu:
Con người và vật chất hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty cổ
phần gang thép Thái Nguyên.
Tình hình nghiên cứu:
Ngoài nước:
Ở các nước phát triển, nhất là các cường quốc, truyền thống lưu trữ và
quản lý tài liệu, hồ sơ đã giúp các doanh nghiệp, cơ quan khai thác những
thông tin quý báu, xây dựng xã hội tốt đẹp, hiệu quả. Vì thế, họ đã ý thức được
tầm quan trọng của hồ sơ, tài liệu, nghiên cứu. Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu,
trong đó có quản lý hồ sơ nhân sự, họ đi đầu thế giới về việc bảo quản hồ sơ,
tài liệu.
Trong nước:
Ở Việt Nam, khi thực dân Pháp thành lập chính quyền đô hộ, thì mới
hình thành quan niệm tổ chức, xây dựng và bảo quản tài liệu lưu trữ, sau đó là
quản lý hồ sơ nhân sự. Quản lý hồ sơ nhân sự đã được hình thành khá muộn so
9


với các nước phát triển và còn nhiều bất cập do mọi người chưa hiểu được hết ý
nghĩa của việc lập hồ sơ bảo quản nên các doanh nghiệp, tổ chức còn gặp nhiều

khó khăn, nhất là khi thông tin tài liệu ngày một tăng lên.
Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên
- Về thời gian: từ ngày 19/1/2017 đến ngày 02/5/2017
Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu lý luận, thực tiễn
- Phương pháp thu thập thông tin
- Phương pháp xử lý, phân tích dữ liệu
Kết cấu đề tài:
Chương 1: Tổng quan quản lý hồ sơ nhân sự
Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân sự tại công ty cổ phần Thái Nguyên
Chương 3: Ứng dụng Perfect HRM để xây dựng chương trình quản lý hồ sơ
nhân sự

10


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ
1.1 Lý thuyết chung về quản lý hồ sơ nhân sự
1.1.1 Khái niệm hồ sơ nhân sự
Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, bên cạnh các nguồn lực
về vật chất và tư liệu sản xuất thì nhân tố có ý nghĩa quan trọng đối với việc
thực hiện thành công mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra. Do đó, vấn đề quản lý và sử
dụng nhằm phát huy tối đa hiệu quả nguồn nhân lực luôn được các cơ quan tổ
chức quan tâm. Quản trị nguồn nhân lực trở thành một vấn đề được cơ quan, tổ
chức quan tâm. Để quản lý nguồn lực này, việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ nhân
sự là một biện pháp mà các cơ quan, tổ chức đặc biệt quan tâm. Lập hồ sơ nhân
sự là cơ sở quản lý chặt chẽ, sử dụng hiệu quả nguồn lực như: Xây dựng kế
hoạch tuyển dụng nhân sự, bố trí nhân sự, quy hoạch cán bộ, điều động, thuyên

chuyển, bổ nhiệm hay giải quyết chế độ về lương, thưởng, phục cấp,..
Hồ sơ nhân sự là hồ sơ tập hợp những văn bản, tài liệu có liên quan đến
một cá nhân cụ thể như các giấy tờ về tiểu sử, quá trình hoạt động công tác,
các văn bằng, chứng chỉ, giấy chứng nhận hoặc những thành tích đạt được trên
các lĩnh vực chính trị, kinh tế,…
Hồ sơ nhân sự mang tính đặc thù nên các văn bản, tài liệu trong hồ sơ
phải là bản chính (hoặc bản sao hợp pháp – có đóng dấu đỏ xác nhận của cơ
quan nhà nước có thẩm quyền) để đảm bảo giá trị pháp lý. Tùy theo yêu cầu
quản lý nhân sự của từng cơ quan, tổ chức mà hồ sơ nhân sự có thể nhiều hay ít
các văn bản, tài liệu bắt buộc. Thông thường, hồ sơ nhân sự gồm các văn bản
mang tính khuôn mẫu như:
+ Bản khai lý lịch tự thuật có đóng dấu xác nhận của cơ quan quản lý;
+ Phiếu khám sức khỏe của cơ quan chuyên môn;
+ Giấy khai sinh;
+ Các loại văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn;
+ Các quyết định tuyển dụng, nâng ngạch, đề bạt, điều động;
+ Các quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có)…

11


1.1.2. Trách nhiệm của người quản lý hồ sơ nhân sự
Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan Theo quy định, người đứng
đầu cơ quan chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ của đơn vị mình phụ
trách. Người đứng đầu cơ quan phải lựa chọn người có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ
để bố trí làm chuyên trách về công tác hồ sơ nhân sự. Tổ chức cho cá nhân kê
khai, thẩm tra và làm thủ tục xác nhận hồ sơ gốc, hồ sơ nhân sự xây dựng lại do
thất lạc hoặc hư hỏng và các tài liệu khác theo quy định của pháp luật. Định kỳ
hàng năm (hoặc đột xuất) tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản
lý hồ sơ nhân sự.

Trách nhiệm của người được giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ Phải chủ động
đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ nhân sự. Tổ chức tốt
việc bổ sung các tài liệu kịp thời, chính xác. Tổ chức tốt công tác bảo quản hồ
sơ, nghiên cứu phát hiện những vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ báo
cáo với người có thẩm quyền giải quyết. Thực hiện đúng nguyên tắc bảo mật hồ
sơ và thông tin, lý lịch cá nhân theo quy định của pháp luật.
Trách nhiệm lập hồ sơ nhân sự tất cả các cơ quan, đơn vị tổ chức các cơ
quan hành chính hiện nay đều có quy định lập hồ nhân sự để quản lý đội ngũ
công chức, viên chức, người lao động của cơ quan, tổ chức mình.Công việc lập
hồ sơ, bảo quản hồ sơ nhân sự các cơ quan thường giao cho cán bộ phụ trách
nhân sự thực hiện và bảo quản. Tuy vậy, người đầu tiên lập hồ sơ nhân sự lại
chính là cá nhân người có hồ sơ nhân sự đó. Bởi vì bất cứ cá nhân nào, khi có
nguyện vọng hoặc trách nhiệm tham gia vào cơ quan, tổ chức cụ thể đều phải
thực hiện một công việc tất yếu là chuẩn bị hồ sơ của cá nhân mình. Nhìn từ góc
độ này ta có thể thấy trách nhiệm lập hồ sơ nhân sự là của tất cả mọi người trong
xã hội. Nhưng chúng ta cũng phải biết rằng trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân sự
trong cơ quan, quản lý hồ sơ nhân sự là cán bộ tổ chức nhân sự của cơ quan.
Hiện nay được nhà nước quy định bảo quản hồ sơ nhân sự tại phòng tổ chức –
cán bộ cơ quan. Khi người cán bộ, công chức, viên chức, người lao động đó nghỉ
hưu cơ quan vẫn còn bảo quản hồ sơ đó 75 năm. Nhiều quốc gia khác trên thế
giới còn quy định bảo quản hồ sơ nhân sự và sau khi cá nhân đó qua đời 100 năm
mới cho phép xã hội tiếp cận hồ sơ đó.
12


1.2. Phương pháp lập hồ sơ nhân sự
1.2.1. Phương pháp chung
Mỗi cơ quan, đơn vị tùy theo yêu cầu quản lý nhân sự của mình và dựa
vào quy định hiện hành để lập đầy đủ các hồ sơ nhân sự. Mỗi cơ quan, tổ chức
tùy theo tính chất công việc và lĩnh vực hoạt động sẽ có những yêu cầu riêng.

Tuy nhiên, hồ sơ nhân sự sẽ có điểm chung và phải tập hợp một số nhóm giấy
tờ cơ bản như: Nhóm tài liệu liên quan tới tiểu sử cá nhân (Giấy khai sinh, sơ
yếu lý lịch, chứng minh thư nhân dân, hộ khẩu…); Nhóm tài liệu liên quan tới
trình độ và chuyên môn (các văn bằng, chứng chỉ,, giấy chứng nhận,…); Nhóm
tài liệu liên quan tới quá trình hoạt động, công tác (tuyển dụng, bổ nhiệm,
thuyên chuyển, điều động, khen thưởng, kỷ luật, nâng ngạch bậc,…)
Ví dụ:
- Hồ sơ Đảng viên gồm: Lý lịch đảng viên, các giấy tờ liên quan đến việc
kết nạp Đảng, công nhận Đảng viên chính thức; quyết định khen thưởng, kỷ
luật (nếu có), các bổ sung lý lịch Đảng viên, giấy tờ chuyển sinh hoạt Đảng
(nếu có).
- Hồ sơ học sinh:
+ Đối với học sinh phổ thông bao gồm: giấy khai sinh, học bạ, bằng tốt
nghiệp hoặc bản sao của cấp học trước đó.
+ Đối với sinh viên đại học gồm: hồ sơ trúng tuyển, bằng tốt nghiệp phổ
thông trung học hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời (đối với sinh viên
mời tốt nghiệp), học bạ phổ thông trung học, giấy khai sinh, hồ sơ và giấy
chuyển sinh hoạt Đảng (nếu có), giấy chuyển sinh hoạt đoàn, giấy chuyển nghĩa
vụ quân sự (đối với nam), nếu là cán bộ cử đi học thì phải có quyết định cử đi
học, giấy chứng nhận đối tượng miễn giảm học phí,…
1.2.2. Phương pháp lập hồ sơ cán bộ, công chức
- Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức được ban hành kèm theo quyết định
số 14/2006/QĐ – BNV ngày 06 tháng 11 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ
đưa ra khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức như sau:
Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất
về cán bộ, công chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn
13


cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội

của cán bộ, công chức.
Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được
tuyển dụng theo quy định của pháp luật.
- Thành phần hồ sơ cán bộ công chức
Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý cán bộ, công chức luôn là một vấn
đề được Đảng và nhà nước quan tâm. Để chuẩn hóa và thống nhất mẫu hồ sơ
cán bộ, công chức, ngày 06 tháng 11 năm 2006, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành
Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được kèm theo Quyết định số
14/2006/QĐ – BNV; Quyết định số 06/2007/QĐ – BNV ngày 18 tháng 6 năm
2007 Bộ Nội vụ ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức: Hồ sơ cán bộ, công chức phải có
đầy đủ các loại tài liệu sau:
(1). Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” là tài liệu chính và bắt buộc có
trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bản thân,
các mối quan hệ gia đình xã hội của cán bộ, công chức. Quyển lý lịch do cán
bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công
chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
(2). Bản Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng phản ánh
tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ xã hội của cán bộ,
công chức. Sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức quy định tại khoản 1. Điều này
và các tài liệu bổ sung khác của cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
(3). Bản Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức là tài liệu do cán bộ, công
chức khai bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công chức. Bản bổ sung lý lịch được cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.
(4). Bản Tiểu sử tóm tắt là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
quản lý cán bộ, công chức tóm tắt từ quyển lý lịch của cán bộ, công chức.

14


(5). Bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ
cấp huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ,
công chức; các loại giấy tờ liên quan tới trình độ đào tạo của cán bộ, công chức
như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận
chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền
chứng nhận,…Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước
ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của pháp luật.
(6). Các quyết định về tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân
chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ, công chức.
(7). Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo
định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền.
(8) Các bản nhận xét, đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền đối với cán bộ, công chức (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ
nhiệm, giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt
công tác, tổng kết học tập…)
(9). Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật
(10). Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết
luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến
cán bộ, công chức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánh trong đơn thư.
Không lưu trong hồ sơ những thành phần hồ sơ những đơn thư nặc danh; đơn
thư chưa được xem xét, kế luận của cơ quan có thẩm quyền.
(11). Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác
và quan hệ xã hội của cán bộ, công chức.
(12). Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo
phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của
cán bộ, công chức đó.
- Lập hồ sơ cán bộ, công chức:

+ Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu,
cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm hướng dẫn
cán bộ, công chức kê khai lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo
quy định.
15


+ Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có
trách nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí thông
tin do cán bộ, công chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức,
đơn vị đó để đưa vào quản lý.
- Bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức
+ Định kỳ hàng năm chậm nhất là 15 ngày tháng 01 của năm sau hoặc
theo yêu cầu quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, cơ quan, tổ chức, đơn vị có
thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.
+ Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức có trách nhiệm sưu tầm, thu thập những tài liệu có liên quan đến cán bộ,
công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ của cán bộ, công
chức. Các tài liệu thu thập được phải đảm bảo tính trung thực như ghi rõ họ và
tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu; họ và tên người trích sao, nguồn gốc
trích sao, ngày trích sao…và phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức xác nhận.
+ Hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, thất lạc, thì việc lập lại hồ sơ mới
thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ,
công chức quyết định thực hiện.
+ Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ cán bộ, công
chức phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ, công
chức quyết định khi đã có kết quả thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của
pháp luật. Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của cán bộ, công chức không
thống nhất giữa các tài liệu, thì căn cứ vào lập hồ sơ lần đầu khi cán bộ, công

chức được tuyển dụng vào cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước để xác định.
- Chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức
+ Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển đến cơ quan, tổ chức,
đơn vị khác hoặc được bổ nhiệm chức vụ thuộc cơ quan khác quản lý, thì hồ sơ
của cán bộ, công chức đó được chuyển cho cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức sao chụp 01 bộ hồ sơ của cán bộ, công
chức đó để cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức mới theo dõi.

16


+ Cán bộ, công chức không còn làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị thì
việc chuyển giao và lưu giữ hồ sơ được thực hiện như sau: Đối với cán bộ,
công chức nghỉ hưu, nghỉ mất sức, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc, thì
được nhận một bản sao sơ yếu lý lịch, quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do
cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu
giữ; Đối với cán bộ, công chức từ trần gia đình cán bộ, công chức được nhận
một bản sao sơ yếu lý lịch. Hồ sơ của cán bộ, công chức đó vẫn do cơ quan, tổ
chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức lưu giữ; Đối với cán bộ,
công chức chuyển ra khỏi cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước được nhận một bản sao
sơ yếu lý lịch của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền
quản lý hồ sơ của cán bộ, công chức đó lưu giữ và chỉ được chuyển giao cho các cơ
quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
- Tiếp nhận hồ sơ cán bộ, công chức
+ Cán bộ, công chức được điều động, luân chuyển hoặc bổ nhiệm chức
vụ thuộc cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức khác, thì cơ quan
có thẩm quyền quản lý cán bộ công chức mới khi tiếp nhận cán bộ, công chức
phải yêu cầu các cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ, công chức đó;
+ Cán bộ, công chức được biệt phái đến cơ quan có thẩm quyền quản lý

cán bộ, công chức khác, thì cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức
mới yêu cầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ của cán bộ,
công chức đó gửi một bộ hồ sơ là bản sao để theo dõi.
+ Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày kể từ ngày cán bộ, công chức có
quyết định điều động, luân chuyển, biệt phái hoặc bổ nhiệm chức vụ ở cơ quan,
tổ chức đơn vị khác.
- Biểu mẫu hồ sơ cán bộ, công chức
(1). Bì hồ sơ cán bộ, công chức: Bì hồ sơ cán bộ, công chức được làm
bằng chất liệu giấy không hút ẩm, có độ bền cao. Bì hồ sơ cán bộ, công chức
gồm 5 loại có kích thước như sau:
a) Mẫu B01 có kích thước: 250 x 340 x 5 mm;
b) Mẫu B02 có kích thước: 250 x 340 x 10 mm;
17


c) Mẫu B03 có kích thước: 250 x 340 x 20 mm;
d) Mẫu B04 có kích thước: 250 x 340 x 25 mm;
đ) Mẫu B05 có kích thước: 250 x 340 x 30 mm;
(2). Quyển lý lịch cán bộ, công chức: Quyển lý lịch cán bộ, công chức
gồm 14 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm).
(3). Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức: Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức
gồm 4 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm).
(4). Tiểu sử tóm tắt: Tiểu sử tóm tắt gồm 2 trang được làm bằng chất liệu
giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm).
(5). Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức: Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ,
công chức gồm 2 trang được làm bằng chất liệu giấy khổ A4 (210 x 297 mm).
(6). Bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ: Bìa kẹp bảng kê
thành phần tài liệu trong hồ sơ dùng để liệt kê các thành phần tài liệu trong hồ
sơ cán bộ, công chức gồm 01 trang bìa và ít nhất 02 trang mục lục để liệt kê
đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức. Trang bìa kẹp

bản kê thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức được làm bằng chất
liệu giấy Duplex trắng khổ A3 (297 x 420 mm) để gập đôi; trang danh mục
thành phần tài liệu trong hồ sơ được làm giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm).
(7). Phiếu giao nhận hồ sơ cán bộ, công chức: Phiếu giao nhận hồ sơ cán
bộ, công chức gồm 1 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x
297 mm).
(8). Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức: Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công
chức gồm 1 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm).
(9). Phiếu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức: Phiếu hồ sơ cán bộ, công
chức gồm 1 trang được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm).
(10). Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức:
Phiếu theo dõi việc sử dụng, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức gồm 1 trang
được làm bằng chất liệu giấy trắng khổ A4 (210 x 297 mm).
(11). Bìa kẹp nghị quyết, quyết định về nhân sự: Bìa kẹp nghị quyết,
quyết định về nhân sự (như quyết định bổ nhiệm, quyết định nâng ngạch công
chức, quyết định điều động) gồm 01 trang khổ A3 (297 x 420 mm) được làm
18


bằng chất liệu giấy Duplex trắng để gập đôi. Mặt ngoài in các thông tin về tên
bìa kẹp.
(12). Bìa kẹp các nhận xét, đánh giá đơn thư: Bìa kẹp các nhận xét, đánh
giá, đơn thư (nhận xét, đánh giá cán bộ; đơn thư và các tài liệu xác minh khác)
gồm 01 trang giấy khổ A3 (297 x 420 mm) được làm bằng chất liệu giấy
Duplex trắng để gập đôi. Mặt ngoài in các thông tin về tên bìa kẹp.
1.3. Vai trò và nguyên tắc quản lý hồ sơ nhân sự
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản,
hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo
quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
1.3.1 Khái niệm quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản,
hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo
quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.
1.3.2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ nhân sự
- Giảm chi phí mua sắm thiết bị
- Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
- Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.
- Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển
bộ phận, nghỉ việc…
1.3.3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ nhân sự
- Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ.
- Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho nhanh chóng tìm ra khi cần.
- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có
sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
- Khi chọn cho một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý
đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành
nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể
phù hợp với khoảng trống sẵn có.
19


- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư
hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính
phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổ chức là một xem
xét khác.
- Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích, cung cấp
đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực.
- Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo

dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa
việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.
- Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho
tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng
dẫn về danh mục sắp xếp.
- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.
- Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù
hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các
thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các
yêu cầu quản trị hiện đại. Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để
giữ và phân biệt những loại hồ sơ khác nhau.
- Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối
với một phân loại hồ sơ sử dụng một màu nào đó.
- Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu
sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ.
- Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc
chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng
trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những
phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn.
Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ
hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết
tắt trong các tên gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.
- Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy,
tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ
20


gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho
tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác.
1.4. Nội dung của việc lập hồ sơ nhân sự

Điều 21, Nghị định số 110/2004/NĐ – CP, ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư quy định nội dung của lập hồ sơ như sau:
- Mở hồ sơ: là bắt đầu triển khai công việc lập hồ sơ. Mở hồ sơ bắt đầu
từ khi nhận công việc được giao. Người thụ lý hồ sơ nhận bìa hồ sơ, ghi tiêu đề
hồ sơ và đưa văn bản đầu tiên của công việc vào hồ sơ. Từ đó, trong quá trình
giải quyết công việc, khi xuất hiện văn bản, giấy tờ tiếp tục đưa các văn bản
khác vào hồ sơ.
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc kết thúc, cán bộ được giao
trách nhiệm giải quyết công việc phải tiến hành biên mục hồ sơ. Biên mục hồ
sơ là mô tả tóm tắt những thông tin trong hồ sơ để ghi vào bìa, mục lục văn bản
trong hồ sơ, chứng từ kết thúc và ghi vào công cụ tra cứu.
1.5. Vị trí của lập hồ sơ nhân sự
Lập hồ sơ nhân sự là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là
tiền đề của công tác lưu trữ, trong đó những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ
hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng
đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ, công chức. Tài liệu
hình thành trong quá trình thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân phải được lập thành hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và
có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ tại văn thư
được thực hiện tốt, văn bản được thu thập đầy đủ, sắp xếp theo trật tự khoa học
và được biên mục chính xác sẽ góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ, tránh tình
trạng mất mát tài liệu. Do đó, khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cán bộ lưu trữ sẽ
không mất nhiều thời gian cho việc phân loại và biên mục hồ sơ.

21

1.6. Yêu cầu của việc lập hồ sơ nhân sự
1.6.1. Văn bản trong hồ sơ nhân sự phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị hình thành hồ sơ
Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị là cơ sở pháp lý cho hoạt động
của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị có chức năng nhiệm vụ nhất định
do cơ quan cấp trên có thẩm quyền giao. Do đó, văn bản hình thành trong hoạt
động của cơ quan, đơn vị nào, tất yếu sẽ phản ánh việc thực hiện các chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác là phản ánh những hoạt
động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể.
Chẳng hạn, văn bản hình thành trong hoạt động của một trường đại học sẽ phản
ánh các hoạt động về công tác đào tạo, tuyển sinh, nghiên cứu khoa học và
chuyển giao công nghệ, công tác học sinh sinh viên.
Xuất phát từ mục đích của lập hồ sơ và tập hợp các văn bản hình thành
trong hoạt động của cơ quan nói chung, từng tổ chức đơn vị nói riêng theo vấn
đề, sự việc để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng nên thành phần và nội
dung của các văn bản trong một hồ sơ thường phụ thuộc vào chức năng, nhiệm
vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ.
Ví dụ 1: Hồ sơ theo dõi kết quả học tập, rèn luyện của sinh viên được lập
tại trường Công nghệ thông tin và truyền thông bao gồm các văn bản chỉ đạo
của Bộ Giáo dục và đào tạo, Đại học Thái Nguyên, Ban Giám hiệu, các phòng
ban chuyên môn, kết quả học tập, rèn luyện của sinh viên, khóa luận tốt nghiệp,
các quyết định khen thưởng, kỷ luật, chuyển ngành…
Ví dụ 2: Hồ sơ về phòng chống dịch bệnh chăn nuôi (năm 2014) lập tại
UBND tỉnh Thái Nguyên bao gồm các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ
Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Tỉnh ủy, UBND tỉnh Thái Nguyên, báo
cáo của các sở, ban ngành, UBND các huyện, thị về tình hình phòng chống dịch
bệnh gia súc, gia cầm trên địa bàn tỉnh. Hồ sơ trên lập tại UBND tỉnh Thái
Nguyên, phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND Thái Nguyên với công tác
phòng chống dịch bệnh chăn nuôi.
Ví dụ 3: Hồ sơ về cơn bão số 3 năm 2003 lập tại UBND tỉnh Thanh Hóa

bao gồm những văn bản chỉ đạo về phòng chống cơn bão số 3 của Chính phủ,
22


UBND tỉnh Thanh Hóa, Báo cáo của các Sở, các ngành, UBND các huyện về
tình hình phòng chống bão và những thiệt hại do cơn bão gây ra,…Còn hồ sơ
về cơn bão số 3 do UBND các chuyện của Thanh Hóa lập gồm những tài liệu
về chỉ đạo phòng, chống bão lụt của UBND tỉnh, UBND huyện và huyện ủy
của các huyện đó, báo cáo về tình hình phòng chống và thiệt hại do cơn bão số
3 của UBND huyện, của ngành, của địa phương trong huyện,…Hồ sơ về cơn
bão số 3 năm 2003 của UBND tỉnh Thanh Hóa phản ánh chức năng nhiệm vụ
của Ủy ban nhân dân tỉnh trong công tác phòng chống bão. Còn hồ sơ về cơn
bão số 3 (2003) do Ủy ban nhân dân các huyện lập phản ánh chức năng nhiệm
vụ của UBND huyện vể mặt này.
Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải
phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và thời điểm mà hồ sơ
lập ra phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc
giải quyết vấn đề, sự việc được đề cập ở hồ sơ. Do đó, những văn bản không
phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị (văn bản các cơ quan gửi
đến để biết, các tài liệu tham khảo trong giải quyết công việc,…) thì không lập
hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ).
Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này chẳng những phản ánh đúng đắn hoạt
động lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, phục vụ thuận lợi cho việc
tra cứu tài liệu, mà còn góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ được lập, làm gọn
nhẹ khối tài liệu của cơ quan do tránh được tình trạng cùng một văn bản nhưng
được lập hồ sơ ở nhiều đơn vị tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau, gây
lãng phí cho công tác bảo quản tài liệu.
1.6.2. Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải đảm bảo mối liên hệ khách
quan và phản ánh trình tự giải quyết công việc
Nhìn chung, mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều trải qua một

quá trình ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu, thực hiện và kết thúc.
Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc, tuy mỗi văn bản có sứ
mệnh riêng của nó, nhưng giữa chúng lại có mối liên hệ mật thiết với nhau.
Mối liên hệ này mang tính khách quan, chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ
quan của con người. Hồ sơ lập ra phải đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn
23


bản thì sẽ phản ánh vấn đề, sự việc được trọn vẹn và giữ được mối liên hệ lịch
sử của chúng. Do vậy, sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm, sử dụng tài liệu
được dễ dàng và hoàn chỉnh.
Chẳng hạn khi cần tìm hiểu về quá trình giải quyết một vấn đề nào đó
của cơ quan, hoặc thẩm định về việc xét xử đúng sai của một vụ án, đều cần
phải tra cứu một cách có hệ thống những tài liệu liên quan. Nếu như các văn
bản về các vấn đề, sự việc nói trên không được tập hợp đầy đủ, sắp xếp theo thứ
tự hợp lý hoặc để lẫn văn bản về sự việc này với các văn bản phản ánh về sự việc khác,
sẽ làm mất đi mối liên hệ khách quan (lịch sử) giữa chúng; hồ sơ lập ra sẽ không phản
ánh đúng đắn và trọn vẹn về một vấn đề, sự việc. Do đó sẽ làm giảm giá trị nghiên cứu
của hồ sơ và gây khó khăn cho việc nghiên cứu, sử dụng.
Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ
sao cho hợp lý, không xé lẻ những văn bản có liên quan chặt chẽ về một vấn
đề, sự việc để lập thành những hồ sơ khác nhau, mặt khác không để lẫn tài liệu
của vấn đề này vào hồ sơ của sự việc khác.
Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu về đảm bảo mối liên hệ khách
quan giữa các văn bản trong hồ sơ chỉ có thể thực hiện đối với hồ sơ vấn đề, sự
việc. Còn các hồ sơ được tập hợp bởi các văn bản giống nhau về tác giả, tên
loại thời gian ban hành thì không thể thực hiện được mối liên hệ này (Hồ sơ
được lập theo đặc trưng hình thức văn bản).
Ví dụ 1: Hồ sơ “Tập thông báo của Chính phủ năm 2013”. Trong hồ sơ này gồm
nhiều bản thông báo có nội dung khác nhau, không liên quan hoặc ít liên quan với nhau.

Ví dụ 2: Hồ sơ vụ án, Hồ sơ bệnh án, Hồ sơ công thiết kế công trình xây
dựng cơ bản; Hồ sơ nhân sự,…Đây là những hồ sơ mà văn bản trong hồ sơ có
mối liên hệ mật thiết với nhau và mang tính khách quan. Ví dụ như Hồ sơ vụ án
thì giữa Bản án và các chứng cứ, biên bản khám nghiệm hiện trường, biên bản
lấy lời khai, các kết quả xác minh từ sự nghiệp điều tra, quá trình xét xử,… có
quan hệ mật thiết và không thể tách rời và đòi hỏi phải được xem xét một cách
tổng thể mới có thể đưa ra kết luận chính xác.

24


1.6.3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương
đối đồng đều
Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn
đề, sự việc thường hình thành khá nhiều. Trong đó, có những văn bản có ý
nghĩa thực tiễn lâu dài hoặc có giá trị lịch sử, có những văn bản chỉ có ý nghĩa
thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí có những văn bản không còn ý nghĩa gì
sau khi vấn đề, sự việc phản ánh trong văn bản đó đã được giải quyết. Các
loạivăn bản nêu trên có giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu sử dụng không
giống nhau, nên thời hạn bảo quản của chúng cũng sẽ khác nhau.
Đối với văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và
đến thời hạn quy định (10 năm kể từ khi tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ cơ
quan) thì nộp vào các kho hoặc trung tâm lưu trữ cố định (Lưu trữ lịch sử) để
bảo quản vĩnh viễn; đối với những văn bản có ý nghĩa không dài hoặc trong
thời gian ngắn, nói chung được bảo quản ở lưu trữ cơ quan, khi không còn giá
trị sử dụng thì đem tiêu hủy; còn những văn bản đã hết giá trị sử dụng thì
không cần lập hồ sơ và có thể loại hủy theo quy định hiện hành.
Như vậy, xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi lập hồ
sơ cần chú ý phân biệt giá trị của văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ
cùng có giá trị giống nhau. Nếu thực hiện được yêu cầu này, sẽ góp phần nâng

cao chất lượng lưu trữ; mặt khác sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ, cán bộ
lưu trữ sẽ đỡ hao phí công sức điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ đã lập trước đó.
Ví dụ 1: Ở UBND tỉnh Thái Nguyên, các văn bản phán ánh về tình hình
trật tự an toàn giao thông tháng, quý, 6 tháng, nãm trong nãm 2014 của các
huyện, thị xã thuộc tỉnh ðược lập thành các hồ sơ sau:
- Báo cáo của UBND các huyện, thị về tình hình trật tự an toàn giao
thông năm 2014.
- Báo cáo của UBND tỉnh Thái Nguyên về tình hình trật tự an toàn giao
thông tháng, quý và 6 tháng đầu năm 2014.
Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ thứ nhất cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ
thứ hai chỉ lưu giữ có thời hạn. Rất dễ thấy, nếu người lập không chú ý đến yêu
cầu đảm bảo các văn bản trong hồ sơ có cùng giá trị thì hai hồ sơ trên có thể
25