THỰC TRẠNG CÔNG tác văn THƯ của bộ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH và xã hội

LỜI NÓI ĐẦU
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu thông tin của con người ngày càng
cao. Việc trao đổi thông tin hàng ngày cũng diễn ra nhiều hơn với nhiều hình
thức trao đổi khác nhau, tuy nhiên trao đổi thông tin bằng văn bản vẫn được phổ
biến nhất. Nguồn thông tin bằng văn bản cũng là nguồn tin đáng đầy đủ và đáng
tin cậy nhất. Đây cũng là 1 phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý
của các cơ quan tổ chức, mà bộ phận trực tiếp lưu giữ những văn bản này chính
là bộ phận văn thư của cơ quan.
Công tác Văn thư đóng vai trò rất quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ
chức nào từ khi thành lập. Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ,
chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước nói
chung và của mỗi cơ quan đơn vị nói riêng. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp
phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác và đảm bảo
giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực lao động, người có công và xã
hội trong phạm vi cả nước. Công tác văn thư ở Bộ có vị trí và vai trò cực kỳ
quan trọng đối với hoạt động của toàn cơ quan: là đầu mối thông tin của ngành
Lao động - Thương binh và Xã hội; có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp
vụ đối với các đơn vị trực thuộc, đơn vị sự nghiệp.

1


PHẦN I
GIỚI THIỆU VÀI NÉT
VỀ BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ
1.1.1. Sự ra đời
Bộ Lao động- TB và XH được thành lập trên cơ sở sáp nhập của 2 cơ
quan là: Bộ Lao động và Bộ Thương binh – Xã hội trước đây.

* Bộ Lao động:
Bộ Lao động có tiền thân là Nha lao động TW thuộc Bộ xã hội, là cơ quan
quản lý lao động của Nhà nước Việt Nam DCCH, được thành lập dựa trên Sắc
lệnh số 64 ngày 8/5/1946. Sau đó Nha lao động TW giải thể theo Sắc lệnh số
215 ngày 20/11/1946. Đến ngày 28/11/1946 Chính phủ ra Sắc lệnh số 266-SL
chính thức thành lập Bộ Lao động. Để kiện toàn tổ chức của Bộ Lao động, ngày
26/10/1961 Hội đồng Chính phủ ra Nghị định số 172-CP quy định nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Lao động. Đến năm 1963, Hội đồng CP lại
ban hành Nghị định số 187- CP ngày

20/12/1963 để tiếp tục kiện toàn tổ chức

của Bộ Lao động.
* Bộ thương binh và xã hội:
Theo đề nghị của Hội đồng CP ngày 6/6/1975, tại kỳ họp thứ nhất, Quốc
hội khoá V, ngày 8/7/1975 Uỷ ban thường vụ Quốc hội ra Quyết định số
1960/QH-HC thành lập Bộ thương binh và Xã hội trên cơ sở bộ phận làm công
tác thương binh liệt sỹ của Bộ Nội vụ cũ. Để kiện toàn tổ chức của Bộ thương
binh và Xã hội, ngày 25/9/1979 Hội đồng CP ra Nghị định số 351/CP ban hành
bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ
Thương binh và Xã hội.
Ngày 16/02/1987 thực hiện Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI
về đổi mới cơ chế quản lý, tinh giảm và nâng cao hiệu lực bộ máy nhà nước, Hội
đồng nhà nước đã ra Quyết định số 782/HĐNN hợp nhất hai Bộ: Bộ Lao động
và Bộ Thương binh và Xã hội thành Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội.

2


1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ

1.1.2.1. Chức năng
Tại Nghị định 14/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội có quy định: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là
cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực,
lao động - tiền lương, việc làm, giáo dục nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội, an toàn
– vệ sinh lao động, người có công, bảo trợ xã hội, trẻ em, bình đẳng giới, phòng
chống tệ nạn xã hội trong phạm vi cả nước, quản lý nhà nước các dịch vụ sự
nghiệp công trong các ngày, lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý nhà nước của bộ.
1.1.2.2. Nhiệm vụ quyền hạn
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn tại Nghị định số 123/2016/NĐ – CP ngày 01/09/2016 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ
quan ngang Bộ và những nhiệm vụ quyền hạn cụ thể.
Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh; dự thảo nghị quyết, Nghị định
của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của
Bộ đã được phê duyệt, các dự án đề án và văn bản quy phạm pháp luật khác theo
sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về lĩnh vực lao động, người
có công và xã hội.
Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch
dài hạn, hàng năm, năm năm và các chương trình mục tiêu quốc gia, các công
trình, dự án quan trọng về lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ; các
dự thảo Quyết định, Chỉ thị và các văn bản thuộc thẩm quyền chỉ đạo điều hành
của Thủ Tướng Chính phủ.
Ban hành các Quyết định, Chỉ thị, Thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ; phê duyệt các đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạch thuộc thẩm quyền
quyết định của Bộ; hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện
các văn bản quy phạm pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục
3

pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;
+ Về lĩnh vực lao động, việc làm:
+ Về an toàn lao động:
+ Về dạy nghề:
+ Về công tác thương binh liệt sỹ.
+ Về Bảo trợ Xã hội
+ Về phòng, chống tệ nạn xã hội
- Thực hiện hợp tác Quốc tế trong lĩnh vực lao động.
- Tổ chức thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ
thuật vào lĩnh vực Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Quyết định các biện pháp, chủ trương cụ thể và chỉ đạo thực hiện cơ chế
hoạt động của các tổ chức sự nghiệp, dịch vụ công trong lĩnh vực Lao đông –
Thương binh và Xã hội theo quy định pháp luật, quản lý và chỉ đạo đối với các
đơn vị trực thuộc Bộ.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn,cụ thể thuộc quyền đại diện chủ sở hữu
phần vốn Nhà nước tại doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhà nước thuộc Bộ quản lý
theo quy định pháp luật.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, chống tham nhũng tiêu
cực và xử lývi phạm theo thẩm quyền về Lao động – Thương binh và xã hội.
- Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện chương trình cải cách hành chính
của Bộ theo nội dung và mục tiêu chương trình cải cách hành chính Nhà nước
đã được Thủ Tướng Chính phủ phê duyệt.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương
và các chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, tổ chức công tác đào tạo bồi
dưỡng, xây dựng đội ngũ công chức, viên chức nhà nước về Lao động – Thương
binh và xã hội ở địa phương.
- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định của pháp luật.

1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ
Tại Nghị định số 14/2017/NĐ – CP ngày 17/02/2017 có quy định cơ cấu
4


tổ chức của Bộ như sau:
- Có 17 đơn vị hành chính giúp Bộ trưởng thức chăng quản lý nhà nước
(gồm 06 Vụ, 08 Cục, 01 Tổng cục và Thanh tra, Văn phòng)
- Có 06 các đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ
( gồm Viện khoa học lao động xã hội, Trung tâm thông tin, Tạp chí lao động xã
hội, Tạp chí Gia đình và Trẻ em, Báo lao động và Xã hội, Trường đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức lao động xã hội)
-

Lãnh đạo Bộ gồm có:
Bộ Trưởng:
Thứ Trưởng:
Thứ trưởng:
Thứ trưởng:

Đào Ngọc Dung
Nguyễn Trọng Đàm
Doãn Mậu Diệp
Đào Hồng Lan

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ
Căn cứ Quyết định 199/QĐ-LĐTBXH ngày 30/01/2008 của Bộ trưởng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ như sau:
1.2.1. Chức năng

Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội (gọi tắt là Văn phòng
Bộ) là đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ
chức, cơ quan đơn vị thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ. Thực
hiện công tác Hành chính, Văn thư, Lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài
sản kinh phí hoạt động đảm bảo phương tiện điều kiện làm việc phục vụ cho
hoạt động của Bộ.
1.2.2. Nhiệm vụ
Xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng tháng hàng tuần của Bộ
đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác đã được Bộ duyệt.
Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, Nghành,
các tổ chức chính trị - xã hội và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định của
Chính phủ.
Thực hiện chế độ báo cáo tháng, quý về hoạt động chỉ đạo điều hành theo
5


quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng Quản trị Hành chính, phục vụ
hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của lãnh đạo Bộ.
Tổ chức chỉ đạo và thực hiện công tác hành chính, Văn thư – Lưu trữ hồ
sơ, các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn vị
thuộc Bộ, kiểm tra thể thức trong việc trình lãnh đạo Bộ ký duyệt và ban hành
văn bản pháp luật, văn bản hành chính theo quy định của nhà nước, quản lý và
tổ chức hoạt động của thư viện Bộ.
Đảm bảo trật tự kỷ cương theo nội quy của cơ quan: quản lý chế độ làm
việc, sinh hoạt hội nghị của Bộ theo quy định của nhà nước và của Bộ.
Tổ chức và thực hiện công tác phòng, chữa cháy nổ, phòng chống bão lụt,
phòng chống dịch bệnh và công tác Y tế đối với quan Bộ, tổ chức công tác dân
quân tự vệ, theo quy định của nhà nước và của Bộ.

Quản lý và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt
động đảm bảo phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ theo quy định.
Về thi đua – Khen thưởng, trình Bộ và tổ chức thực hiện thi đua khen
thưởng, xét tặng kỷ niệm chương vì sự nghiệp lao động, xét tặng các danh hiệu
thi đua, khen thưởng đối với đơn vị và cá nhân thuộc Bộ. trình Bộ xét đề nghị
của các Bộ, Nghành và các cấp có thẩm quyền tặng danh hiệu thi đua, khen
thưởng đối với cá nhân đơn vị thuộc Bộ. ( kể cả khen thưởng thành tích kháng
chiến). Thực hiện nhiệm vụ thường trực Hội đồng thi đua - khen thưởng của Bộ
và cơ quan ngang Bộ
Phối hợp với công đoàn chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ,
công chức trong cơ quan Bộ theo chế độ, chính sách của nhà nước và của Bộ
Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ phân công.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ và của Phòng Hành chính
Căn cứ Quyết định số 68/QĐ-VP ngày 04/4/2008 của Chánh Văn phòng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức
của Phòng Hành chính như sau:
1.3.1.Chức năng
6


Phòng Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng, có
trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính, văn thư lưu
trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và cơ quan.
1.3.2. Nhiệm vụ
Tiếp nhận, quản lý đăng ký, làm thủ tục chuyển giao văn bản đi, đến
(công văn, tài liệu, điện tín, thư, đơn, báo chí và các loại văn bản hành chính
khác), theo quy định của Nhà nước và cơ quan;
Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của Pháp
luật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với lãnh đạo Văn phòng những
trường hợp sai xót cần điều chỉnh, bổ sung;

Quản lý con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà nước và cơ
quan;
Thực hiện đánh máy, in, chụp văn bản theo quy định của cơ quan;
Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Văn phòng thực hiện quản lý nhà nước
về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ quản lý;
lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ
lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định
của nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục vụ tra cứu tài
liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dân khi có yêu cầu;
Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;
Quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị được cơ quan giao;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
Phòng Hành chính có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và một số công
chức, nhân viên.
Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và quy chế làm việc của Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng, công
chức, nhân viên trong phòng và xây dựng quy chế làm việc cho phòng

PHẦN THỨ HAI
7


THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA BỘ LAO ĐỘNG –
THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
2.1. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
- Quyết định 1468/QĐ – LĐTBXH ngày 3/10/2013 của Bộ LĐTBXH ban
hành quy chế văn thư lưu trữ
- Thông tư số 07/2007/TT – LĐTBXH ngày 26/07/2007 của Bộ Lao động
– Thương binh và Xã hội hướng dẫn lập và quản lý hồ sơ thực hiện chế độ ưu
đãi người có công với cách mạng

- Công văn số 1487/LĐTBXH – VP ngày 04/05/2007 của Bộ lao động –
Thương binh và Xã hội hướng dẫn chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn
thư lưu trữ năm 2006
- Thông tư số 03/2013//QLLĐNN - TTLĐ – BLĐTBXH ngày 19/2/2013
về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Lao động – Thương binh và Xã
hội
2.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư
Được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ Biên chế Văn thư, Lưu trữ được bổ
sung đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn. Cán bộ Văn thư, Lưu trữ có
trình độ chuyên môn cao, Trên 70% tốt nghiệp Đại học và trên Đại học chuyên
ngành Văn thư, Lưu trữ, đảm bảo tốt tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức theo
quy định của Nhà nước.
Hiện nay có 03 cán bộ làm công tác Văn thư: 01 đồng chí chuyên đóng
dấu, 01 đồng chí chuyên nhập văn bản đi - đến, 01 đồng chí làm các công việc
khác
Cán bộ Văn thư, luôn yêu nghề và có ý thức học hỏi nâng cao trình độ
chuyên môn, trình độ lý luận chính trị. 01 đồng chí tốt nghiệp Khoa Lưu trữ và
Quản trị Văn phòng - Đại học khoa học Xã hội và Nhân văn, 01 đồng chí đang
theo học Thạc sỹ tại Học viện Hành chính (Học viện Chính trị - Hành chính
Quốc gia Hồ Chí Minh)
Cán bộ văn thư là người sử dụng con dấu đồng thời cũng là người quản lý
văn bản đi và tiếp nhận văn bản đến của cơ quan. Mọi văn bản đi và đến đều
8


được nhập vào phần mềm quản lý nhằm tạo điều kiện cho công tác tra tìm và
quản lý một cách chính xác, nhanh chóng và mang tính bảo mật cao.
2.3. Các khâu nghiệp vụ trong công tác Văn thư tại Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội.
2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản

Thể thức của văn bản thực hiện theo đúng Thông tư 01/2011/TT- BNV
của Bộ Nội vụ ngày 19/01/2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính. Việc soạn thảo cần căn cứ vào tính chất, nội dung của
văn bản cần soạn thảo để có hướng dẫn soạn thảo đúng.
Việc soạn thảo văn bản do cán bộ chuyên môn soạn thảo nên luôn đảm
bảo được tính chính xác về mặt nội dung của văn bản, Ngoài ra thủ trưởng đơn
vị ký nháy vào phần nội dung đảm bảo văn bản đúng về nội dung văn bản trước
khi chuyển văn bản xuống văn thư đóng dấu.
2.3.2. Quản lý văn bản đi:
2.3.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và ghi số
ngày, tháng cho văn bản
* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trước khi thực hiễn các công việc để ban hành văn bản cán bộ văn thư
cần kiểm tra lại về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai
sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
* Ghi số và ngày, tháng của văn bản:
Việc ghi số, ngày, tháng của văn bản được thực hiện theo đúng Thông tư
01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ ngày 19/01/2011 về việc hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2.3.2.3. Đăng ký văn bản đi
+ Lập sổ đăng ký văn bản đi:
Căn cứ vào tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm của cơ
quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Cụ
thể xem hướng như đã trình bày ở phần trên.
Đối với cơ quan Bộ ban hành trên 2000 văn bản trên một năm thì có các
9


loại sổ sau:
• Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và quyết định, chỉ thị ( loại

thường, cá biệt).
• Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường).
• Sổ đăng ký công văn (loại thường).
• Sổ đăng ký văn bản mật đi
+ Đăng ký văn bản đi:
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao, kể cả văn bản mật,
được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - của công văn 425/VTLTNNNVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng
dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Bìa sổ:
BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm…….
Từ số ………… đến số………….
Từ ngày ……......đến ngày………

Quyển số:……..

10


Nội dung bên trong:
Ngày

Số và

Tên loại và

Người

Nơi

Đơn vị

Số lượng

Ghi

tháng

ký

trích yếu

ký văn

nhận

nhận bản

bản

chú

của văn

hiệu

nội dung

bản

bản

văn

1

bản
2

3

4

7

8

lưu

5

6

2.3.2.4. Đóng dấu văn bản:
Sau khi trình ký và có chữ ký của thủ trưởng cơ quan, cán bộ Văn thư tiến
hành nhân bản và đóng dấu lên tài liệu:
-

Đóng dấu cơ quan:
Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3, Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4, Điều 26 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Dấu được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên 1
phần các tờ giấy.
- Đóng các loại dấu chỉ mức độ mật, khẩn…
2.2.3.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
Các văn bản sau khi được đăng ký và đóng dấu, cán bộ Văn thư tiến hành
làm thủ tục chuyển giao văn bản đi. Văn bản đi được chuyển qua nhiều hình
thức:
- Chuyển giao trực tếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Chuyển phát văn bản qua Bưu điện
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng…

11


2.2.3.5. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được cán bộ Văn thư tại Bộ thực hiện theo quy định
tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có
chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ( bản gốc)
2.3.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến của Bộ chủ yếu là các đơn, thư của các cá nhân gửi đến, các
đơn vị cấp dưới gửi lên. Đối với văn bản đến, tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do
cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau
•

Tiếp nhận văn bản đến
Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
Loại không bóc bì: là các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng của Bộ, các đoàn thể
trong Bộ, các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi

•

nhận.
Đối với bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công
việc chung của Bộ thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư

-

•
•
•
•
•
-

để đăng ký.
Đóng dấu “ĐẾN” , ghi số và ngày đến
Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được Văn thư đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc
đăng ký bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Sổ đăng ký văn bán để được chia ra, gồm có:
Sổ đăng ký văn bản đến của Chính phủ, cơ quan cấp trên
Sổ đăng ký của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan Trung ương
Sổ đăng ký của các cơ quan địa phương

Sổ đăng ký văn bản mật đến
Sổ đăng ký đơn thư, khiếu nại, tố cáo.
Trình và chuyển giao văn bản đến
Giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhận có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn được quy định cụ thể của Bộ, đối với văn đến có các dấu
độ khẩn phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Khi trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn
vị cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn
vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
12


theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình Bộ trưởng xem xét
quyết định đơn vị hoặc cá nhân chỉ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến
của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Chánh Văn phòng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải
quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định.
Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến báo cáo
Chánh Văn phòng theo tháng, quý, năm hoặc khi có yêu cầu, bao gồm: tổng số
văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng
chưa giải quyết…
Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy
định.
2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Hiện tại, Bộ có các loại dấu: Dấu cơ quan, Văn phòng, chức danh dấu, chỉ

mức độ mật - khẩn…Văn phòng Bộ có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con
dấu ( trực tiếp là Phòng Hành chính)
Cán bộ Văn thư thực hiện nghiêm túc việc bảo quản và sử dụng con dấu,
dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã đầy đủ thể thức và có chữ ký của lãnh đạo
cơ quan.
Dấu được đóng lên văn bản đúng chiều trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về
phía bên trái.
Dấu được cán bộ văn thư giữ gìn cẩn thận, hết giờ làm việc để dấu vào tủ
bảo mật khoá lại.

2.2.5. Lập hồ sơ vào giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Hiện tại, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội đang thực hiện theo mục 3 Nghị định110/2004/NĐ-CP
ngày 08/ 4/ 2004 về công tác văn thư.
13


2.2.6. Nhận xét và đánh giá về thực trạng công tác Văn thư của Bộ
Lao động – Thương binh và Xã hội
Qua quá trình khảo sát công tác Văn thư tại Bộ Lao động – Thương binh
và Xã hội em thấy được thực tế tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với các
hoạt động của cơ quan.
Nhìn chung, công tác Văn thư của Bộ hiện nay được thực hiện rất tốt cán
bộ Văn thư là người có chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng, được đào tạo đúng
chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ, có tinh thần cao trong công việc từng bước đưa
công tác Văn thư – Lưu trữ ngày càng phát triển.
2.6.1. Ưu điểm:
- Công tác văn thư tiến hành một cách nhanh chóng, đúng nguyên tắc, chính xác
và đạt hiệu quả cao. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được củng cố theo
-

hướng ngày càng hoàn thiện.
Trong khâu giải quyết văn bản đi cũng như tiếp nhận các văn bản đến đều thực

-

hiện đúng trình tự của văn bản đảm bảo sự chính xác kịp thời và bí mật.
Văn phòng Bộ đã áp dụng phần mềm quản lý văn bản đem lại hiệu quả cao
trong công việc

2.6.2. Hạn chế
- Việc ban hành văn bản chuyên môn còn chậm ảnh hưởng lớn đến công tác chỉ
-

đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị.
Việc thực hiện công tác Văn phòng vẫn chưa được quan tâm đúng mức từ khâu
tổ chức bộ máy, ứng dụng công nghệ thông tin, trang bị cơ sở vật chất đến việc

-

thực hiện các kỹ năng, nghiệp vụ Hành chính.
Kinh phí đầu tư cho công tác văn thư lưu trữ còn hạn hẹp, chưa đáp ứng được

-

yêu cầu về cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác Văn thư.
Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ chưa được tiến hành thường xuyên do
đó chất lượng hồ sơ hiện hành ở các đơn vị chưa được thực hiện tốt gây ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu nộp lưu và các khâu nghiệp vụ khác.

14


PHẦN THỨ BA
ĐỀ XUẤT NÂNG CAO NĂNG SUẤT, CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Từ những hạn chế trong công tác Văn thư của Bộ Lao động – Thương
binh và xã hội, em có một vài đề xuất để cải thiện và nâng cao chất lượng công
tác Văn thư tại Bộ như sau:
-

Về các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo: Bộ cần xây dựng văn bản chỉ đạo riêng đối
với công tác Văn thư – Lưu trữ, để qua đó cán bộ làm công tác Văn thư nói riêng
và các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nói chung có thể ý thức được
tầm quan trọng của công tác Văn thư đối với hoạt động của cơ quan.
Tăng cường chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện
các quy định về công tác Văn thư, đặc biệt chú trọng đến việc lập Hồ sơ hiện
hành của cán bộ, công chức, viên chức liên quan công văn giấy tờ và thực hiện

-

việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy đinh
Về tổ chức cán bộ: Hiện nay, các cán bộ làm công tác Văn thư tại văn phòng bộ
hầu hết đều có trình độ chuyên môn, tuy nhiên do khối lượng công việc nhiều
mà nhân lực lại ít, nên tình trạng quá tải trong công việc còn diễn ra. Vì vậy Bộ
cần bổ sung thêm các cán bộ làm công tác Văn thư để giảm tải bớt lượng công
việc đối với mỗi cá nhân, như vậy sẽ đảm bảo cho chất lượng của công tác Văn
thư.
Ngoài ra, Bộ có thể bố trí Văn thư cơ quan thành một phòng riêng để có
không gian làm việc và đảm bảo cho các khâu nghiệp vụ được thực hiện tốt hơn,

-

đảm bảo được bí mật tài liệu.
Cơ sở vật chất: Cần chú trọng đầu tư hơn nữa cơ sở vật chất cho phòng văn thư,
15


trang bị các thiết bị hiện đại để có thể quản lý các văn bản, tài liệu được tốt hơn,
đảm bảo cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng.
Ngoài ra cần tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các văn bản Quy
phạm pháp luật về công tác Văn thư đến mọi cán bộ, công chức và viên chức;
định kỳ tổ chức kiểm tra, rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân, giải pháp khác
phục các tồn tại, thường xuyên mở các lớp tập huấn,, bồi dưỡng nghiệp vụ cho
cán bộ Văn thư.
KẾT LUẬN
Trong các hoạt động của Bộ, công tác văn thư – lưu trữ là một hoạt động
quan trọng gồm 2 nội dung: hoạt động văn thư và hoạt động lưu trữ. Hai hoạt
động này diễn ra đồng thời, liên tục tại các cơ quan tổ chức. Công tác văn thư
lưu trữ tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đã dần hoàn thiện cùng với
quy trình làm việc khoa học, thuận tiện giúp cho hoạt động của Bộ được diễn ra
thông suốt. Tuy nhiên, công tác Văn thư Lưu trữ ngày càng đòi hỏi độ chuyên
nghiệp cao, sự đồng nhất, khoa học, tăng khả năng ứng dụng khoa học công
nghệ nên cần có sự quan tâm, đầu tư hơn nữa của các cấp lãnh đạo và mỗi cán
bộ viên chức phải tự nâng cao năng lực bản thân.

16