tìm hiểu công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến của văn phòng bộ - bộ lao động - thương binh và xã hội

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
BÁO CÁO
THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài
“Tìm hiểu công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến của
Văn phòng Bộ - Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”
Đơn vị thực tập : Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Giảng viên hướng dẫn : ThS.Đặng Thị Minh
Khoa : Quản lý Nhà nước về Xã hội
Sinh viên thực tập : Vương Thị Dịu
Lớp : KH6H – Khoá VI
HÀ NỘI, 2009
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
LI CM N
t thc tp t ngy 02/03 n ngy 02/5/2009 ca sinh viờn Hc vin Hnh
chớnh ti Vn phũng B do trng Hc vin Hnh chớnh phi hp vi B Lao ng
Thng binh v Xó hi thc hin, õy l chng trỡnh hng nm nm trong
chng trỡnh o to c nhõn Hnh chớnh ca Hc vin Hnh chớnh.
Sau 4 nm hc tp v nghiờn cu ti Hc vin Hnh chớnh, sinh viờn chỳng
em ó c truyn dy nhng kin thc, lý thuyt c bn v Qun lớ Nh nc, v
hot ng ca cỏc c quan chc nng trong Qun lý Nh nc. t thc tp ti B
Lao ng tuy rt ngn ngi song rt cú ý ngha i vi chỳng em, õy l c hi
sinh viờn c tip cn thc t cụng vic ti cỏc c quan Nh nc.
Ti õy, chỳng em cú th ỏp dng v kim chng nng kin thc mỡnh ó hc
vo thc tin, õy cng l c hi em b sung cho mỡnh cỏc kin thc thc t mi
v cỏc k nng trong x lý cụng vic trong hot ng thc tin hng ngy.c s
giỳp nhit tỡnh ca cỏc cỏn b, cụng chc ti Vn phũng B, on sinh viờn thc
tp chỳng em c sp xp vo thc tp ti Vn phũng B, trc tip tỡm hiu v
cụng tỏc Vn th- Lu tr ti phũng Vn th lu tr. t thc tp ca bn thõn
em kt thỳc vi ti Tỡm hiu cụng tỏc qun lý vn bn i, vn bn n ca Vn

phũng B Lao ng - Thng binh v Xó hi.
Qua 4 nm va hc va quan sỏt thc t, bờn cnh ú l s giỳp v hng
dn c th ca cỏc thy cụ trong Hc vin thỡ cựng vi bn bỏo cỏo tt nghip ny
em xin gi li cm n ti Ban lónh o, cỏc thy cụ trong trng Hc Vin Hnh
chớnh, c bit l s hng dn tn tỡnh ca cụ ng Th Minh Ging viờn khoa
Xó hi v Thy qun lý H Vn Ngha. Xin phộp gi li bit n trõn trng n tp
th cỏc cụ chỳ, anh ch trong Vn phũng B ó tn tỡnh giỳp quỏ trỡnh thc
tp ca em c thun li.
Vic vn dng kin thc, ỏp dng lý thuyt ó hc vo thc t khụng n
gin, do vy trong quỏ trỡnh thc tp v hon thnh bn bỏo cỏo khụng trỏnh khi
nhng sai sút. Em rt mong nhn c s úng gúp ý kin ca cỏc thy cụ giỏo b
mụn v ban lónh o Vn phũng B Lao ng Thng binh v Xó hi bn bỏo
cỏo thc tp t kt qu tt, ng thi b sung thờm cho em nhng kin thc b ớch
trc khi tr thnh mt cụng chc trong tng lai.
Em xin chõn thnh cm n!
H ni, ngy 14 thỏng 04 nm 2009
Sinh viờn thc hin
Vng Th Du
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
A.PHN M U
I.KHI QUT QU TRèNH THC TP V NI DUNG
THC TP
t thc tp ca sinh viờn Hnh chớnh Quc gia ti Vn phũng B Lao ng
Thng binh v Xó hi do trng Hc Vin Hnh Chớnh phi hp vi B LXH
thc hin, õy l chng trỡnh hng nm trong chng trỡnh o to c nhõn ca
Hc Vin Hnh Chớnh.
C th nh sau:
V thi gian: t ngy 02/3 n 02/5/2009.
T 7h30 n 16h30.

V a im: Ti phũng Vn th lu tr thuc Phũng Hnh chớnh B
Lao ng Thng binh v Xó hi.
V cụng vic : Ti õy cỏc sinh viờn c giao nhng cụng vic thớch
hp vi chuyờn nghnh ca mỡnh ó c hc v tỡm hiu trờn lý thuyt.
Nhúm sinh viờn thc tp ti B Lao ng Thng binh v Xó hi c
chia lm 3 nhúm nh, mi nhúm i lm hai ngy trờn mt tun.
+ Hai tun u tiờn: Chỳng em c quan sỏt cụng vic thc t v tỡm
hiu v c cu, chc nng , nhim v ca B.
+ Hai tun tip theo: Chỳng em c trc tip tham gia vo mt s
cụng vic c th nh: sp xp ti liu, ỏnh s cỏc ti liu.
Trong sut quỏ trỡnh thc tp, em c s ch dy nhit tỡnh ca thy H Vn
Ngha v hai cỏn b trc tip hng dn ti phũng Vn th-lu tr ú l ch o
Th Thiờn Hng v Ch Phựng Ngc Chõm.
Ti õy, khi c trc tip tham gia vo nhng cụng vic ca vn phũng ó
mang n cho em rt nhiu c hi v thc tin, khụng ch l c hiu rừ hn, sõu
hn v nhng gỡ mỡnh ó c thy cụ truyn dy trờn lp m cũn c trc tip
vn dng nhng kin thc ú lm nhng cụng vic ú. iu ny cú ý ngha rt
ln, ú nh l mt bc m vng chc giỳp em cú th tham gia mt cỏch vng
vng cho cụng vic sau ny, giỳp bn thõn trỏnh khi nhng b ng khi chớnh thc
lm vic ti mt c quan no ú, t ú giỳp cho cụng vic c hon thnh mt
cỏch nhanh v hiu qu nht.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
Bờn cnh ú, qua quỏ trỡnh c trc tip tham gia vo cụng vic, bn thõn em
ó thy lnh vc vn th khỏ hp dn, ó thc s thu hỳt c s quan tõm ca em,
nờn em ó quyt nh chn ti v vn th lu tr lm bỏo cỏo cho t thc tp ny.
II. GII THIU KHI QUT V N V THC TP
1. B LAO NG THNG BINH V X HI
1.1. V trớ v chc nng:
B Lao ng - Thng binh v Xó hi l c quan ca Chớnh ph, thc hin

chc nng qun lý nh nc v lao ng, vic lm, an ton lao ng, dy ngh,
chớnh sỏch i vi Thng binh, Lit s v ngi cú cụng, bo tr xó hi trong
phm vi c nc; qun lý nh nc cỏc dch v cụng v thc hin i din ch s
hu phn vn ca Nh nc ti doanh nghip cú vn nh nc thuc B qun lý
theo quy nh ca phỏp lut.
1.2. Nhim v, quyn hn:
B Lao ng - Thng binh v Xó hi thc hin nhim v quyn hn theo quy
nh ti - Ngh nh s 178/N-CP ngy 3/12/2007 ca Chớnh ph quy nh chc
nng, nhim v, quyn hn v c cu t chc ca B, c quan ngang B v nhim
v, quyn hn c th sau:
- Trỡnh Chớnh ph, Th tng Chớnh ph cỏc d ỏn lut, Phỏp lnh v cỏc vn
bn quy phm phỏp lut ca Chớnh ph, Th tng Chớnh ph v lao ng thng
binh v xó hi.
- Trỡnh Chớnh ph, Th tng Chớnh ph chin lc, quy hoch phỏt trin, k
hoch di hn, nm nm v hng nm v lnh vc lao ng, thng binh v xó hi
v cỏc chng trỡnh, d ỏn quan trng ca B.
- Ban hnh cỏc Quyt nh, Ch th, Thụng t thuc phm vi qun lý nh nc
ca B.
- Ch o, hng dn, kim tra v chu trỏch nhim thc hin cỏc vn bn quy
phm phỏp lut, chin lc, quy hoch, k hoch c phờ duyt v lao ng,
thng binh v xó hi; thụng tin, tuyờn truyn, ph bin, giỏo dc phỏp lut thuc
phm vi nh nc ca B.
- V Lao ng, Vic lm:
Ch trỡ, phi hp vớ cỏc c quan cú liờn quan xõy dng, trỡnh Chớnh ph,
Th tng Chớnh ph.
Thng nht qun lớ v xut khu lao ng v chuyờn gia; cp v thu hi giy
phộp hot ng xut khu lao ng v chuyờn gia.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
- V an ton lao ng.

Ch trỡ, phi hp vi cỏc B, c quan cú liờn quan trỡnh Chớnh ph, Th
tng Chớnh ph.
Ban hnh danh mc cụng vic nng nhc c hi, c bit nng nhc c hi:
danh mc mỏy, thit b vt t, cỏc cht cú yờu cu nghiờm ngt v an ton lao ng;
quy nh v hng dn th tc ng ký v kim nh cỏc loi mỏy, thit b, vt t,
cỏc cht cú yờu cu nghiờm ngt v lao ng theo yờu cu ca B lut Lao ng.
Phi hp vi B Y t ban hnh cỏc loi danh mc bnh ngh nghip.
Thng nht qun lý vic khai bỏo, iu tra, thng kờ bỏo cỏo v tai nn lao
ng.
- V dy ngh
Trỡnh Chớnh ph, Th tng Chớnh ph cỏc chớnh sỏch v dy ngh, hc ngh,
quy nh v iu kin th tc thnh lp cỏc c s dy ngh, tiờu chun giỏo viờn dy
ngh v ỏn quy hoch mng li cỏc c s dy ngh.
Ban hnh iu l mu ca c s dy ngh.
Thng nht qun lý tiờu chun cp bc ngh, danh mc ngh o to; chng
trỡnh, ni dung, phng phỏp o to; quy ch thi tuyn, quy ch cp loi vn bng,
chng ch tt nghip; o to bi dng giỏo viờn dy ngh, cỏn b qun lý c s
dy ngh; ỏnh giỏ cht lng ngh.
Ch trỡ phi hp vi cỏc B, Ngnh cú liờn quan trong vic ch o v kim
tra hot ng ca cỏc c s dy ngh.
- V cụng tỏc Thng binh Lit s.
Trỡnh Chớnh ph, Th tng Chớnh ph chớnh sỏch ch u ói i vi
ngi hot ng cỏch mng, lit s v gia ỡnh lit s, Thng binh, Bnh binh,
ngi hot ng khỏng chin v ngi cú cụng giỳp cỏch mng, quy hoch quy
tp m, ngha trang lit s i tng nim v cỏc cụng trỡnh ghi cụng lit s, ch o
vic kim tra nuụi dng, iu dng i vi Thng binh, Bnh binh v ngi cú
cụng vi Cỏch mng; vic cung cp chõn tay gi, dng c chnh hỡnh, cỏc phng
tin tr giỳp khỏc cho Thng binh, Bnh binh v ngi cú cụng.
- V Bo tr xó hi
Trỡnh Chớnh ph, Th tng Chớnh ph chớnh sỏch xoỏ úi, gim nghốo, cu

tr xó hi, tr giỳp xó hi; chng trỡnh quc gia v xoỏ úi, gim nghốo; quy
hoch mng li c s bo tr xó hi; t chc v hot ng cỏc c s bo tr xó
hi;
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
Ch o kim tra tỡnh hỡnh thc hin chớnh sỏch xoỏ úi, gim nghốo; cu tr
xó hi tr giỳp xó hi i vi ngi tn tt, tr m cụi, tr lang thang ngi gi cụ
n khụng ni nng ta, ngi gp thiờn tai, l lt, nn nhõn trong chin tranh.
-V phũng, chng t nn xó hi:
Trỡnh Th tng Chớnh ph chớnh sỏch v gii phỏp phũng nga t nn mi
dõm, cai nghin ma tuý; t chc v hot ng ca cỏc c s cha tr cai nghin; quy
hoch c s cai nghin cho cỏc i tng nghin ma tuý.
Ch o, kim tra vic thc hin t chc cha tr, cai nghin, giỏo dc dy
ngh, to vic lm, tỏi ho nhp cng ng cho cỏc i tng mi dõm v nghin
ma tuý.
- Thc hin hp tỏc quc t trong lnh vc lao ng.
- T chc thc hin nghiờn cu khoa hc, v ng dng tin b Khoa hc K
thut vo lnh vc Lao ng Thng binh v Xó hi.
- Quyt nh cỏc bin phỏp, ch trng c th v ch o vic thc hin c
ch hot ng ca cỏc t chc s nghip, dch v cụng trong lnh vc Lao ng,
Thng binh v Xó hi theo quy nh ca phỏp lut; qun lý v ch o i vi cỏc
t chc thuc B.
- Thc hin nhim v, quyn hn c th thuc quyn i din ch s hu
phn vn nha nc ti doanh nghip cú vn nh nc thuc B qun lý theo quy
nh ca phỏp lut.
- Qun lý nh nc i vi cỏc hot ng ca hi v t chc phi Chớnh ph
trong lnh vc Lao ng, Thng binh v Xó hi theo quy nh ca phỏp lut.
- Thanh tra, kim tra , gii quyt khiu ni, t cỏo; chng tham nhng tiờu
cc v s lý vi phm theo thm quyn v Lao ng Thng binh v Xó hi.
- Quyt nh v ch o vic thc hin chng trỡnh ci cỏch hnh chớnh ca

B theo ni dung v mc tiờu chng trỡnh ci cỏch hnh chớnh nh nc ó c
Th tng Chớnh ph phờ duyt.
- Qun lý t chc b mỏy, biờn ch; ch o thc hin ch tin lng v
cỏc chớnh sỏch ch ói ng, khen thng, k lut; t chc cụng tỏc o to bi
dng, xõy dng i ng cụng chc, viờn chc nh nc thuc thm quyn. Hng
dn v chuyờn mụn, nghip v i vi cỏc c quan qun lý nh nc v Lao ng,
Thng binh v Xó hi a phng.
- Qun lý ti chớnh, ti sn c giao v t chc thc hin ngõn sỏch c
phõn b theo quy nh ca phỏp lut.
1.3. C cu t chc ca B.
B Lao ng - Thng binh v Xó hi gm cú:
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
B trng: Nguyn Th Kim Ngõn
Cỏc th trng:
- Th trng thng trc: Hunh Th Nhõn
- Th trng: m Hu c
- Th trng: Lờ Bch Hng
- Th trng: Bựi Hng Lnh
- Th trng: Nguyn Thanh Hũa
- Th trng: Phựng Ngc Hựng
- Cỏc t chc giỳp B trng thc hin chc nng qun lý nh nc:
+ V Lao ng - Vic lm;
+ V Tin lng - Tin cụng;
+ V Bo him xó hi;
+ V Bo tr xó hi;
+ V Phỏp ch;
+ V Hp tỏc quc t;
+ V K hoch Ti chớnh;
+ V T chc cỏn b;

+ Cc Qun lý lao ng ngoi nc;
+ Cc An ton lao ng;
+ Cc Thng binh - Lit s v ngi cú cụng;
+ Cc Phũng chng t nn xó hi;
+ Tng cc Dy ngh;
+ Thanh tra;
+ Vn phũng.
- Cỏc t chc s nghip ca B:
+ Vin Khoa hc Lao ng v Xó hi;
+ Vin Khoa hc Chnh hỡnh - phc hi chc nng;
+ Trung tõm Tin hc;
+ Bỏo Lao ng v Xó hi;
+ Tp chớ Lao ng v Xó hi.
2. VN PHềNG B LAO NG THNG BINH V X HI
2.1. Chc nng:
Vn phũng B Lao ng Thng binh v Xó hi (gi tt l Vn phũng B) l
n v thuc B cú trỏch nhim giỳp B trng theo dừi, ụn c cỏc t chc, c
quan n v thc hin chng trỡnh k hoch cụng tỏc ca B; thc hin cụng tỏc
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
hnh chớnh, vn th, lu tr; qun lý c s vt cht k thut , ti sn, kinh phớ hot
ng, m bo phng tin, iu kin lm vic phc v cho hot ng ca B.
2.2. Nhim v:
Xõy dng chng trỡnh, k hoch cụng tỏc hng thỏng, hng tun ca B;
ụn c, theo dừi, ỏnh giỏ, bỏo cỏo kt qu thc hin chng trỡnh, k hoch cụng
tỏc ó c B duyt.
Giỳp B lm u mi t chc cỏc hot ng phi hp vi B, Nghnh, cỏc t
chc chớnh tr - xó hi v U ban nhõn dõn cp tnh theo quy nh ca Chớnh Ph.
Thc hin ch bỏo cỏo thỏng, quý v hot ng ch o iu hnh theo
quy nh.

Thc hin cỏc nhim v thuc chc nng qun tr Hnh chớnh; phc v hot
ng ch o, iu hnh cụng vic hng tun, hng ngy ca lónh o B.
T chc ch o v thc hin cụng tỏc hnh chớnh, vn th, lu tr h s, cỏc
quy nh v bo v bớ mt nh nc trong c quan B v cỏc n v thuc B, kim
tra th thc trong vic trỡnh Lónh o B ký duyt, ký v ban hnh vn bn quy
phm phỏp lut, vn bn hnh chớnh theo quy nh ca Nh nc; qun lý v t
chc hot ng ca Th vin B.
Bo m trt t, k lut, k cng theo ni quy lm vic ca c quan: qun
lý ch lm vic, sinh hot v hi ngh ca B theo quy nh ca Nh nc v ca
B.
T chc v thc hin cụng tỏc phũng, cha chỏy n, phũng chng bóo lt;
phũng chng dch bnh v cụng tỏc Y t i vi c quan B, t chc cụng tỏc dõn
quõn, t v c quan B theo quy nh ca Nh nc v ca B.
Qun lý v s dng c s vt cht k thut, phng tin, kinh phớ hot ng;
m bo phng tin v iu kin lm vic ca c quan B theo quy nh.
V thi ua Khen thng: Trỡnh B v t chc vic thc hin thi ua khen
thng; xột tng k nim chng vỡ s nghip lao ng, Thng binh v Xó hi;
xột tng cỏc danh hiờ thi ua, khen thng i vi n v v cỏ nhõn thuc B.
Trỡnh B xột ngh cỏc B, Nghnh v cỏc cp cú thm quyn tng danh hiu thi
ua, khen thng i vi cỏ nhõn n v thuc B (k c khen thng thnh tớch
khỏng chin). Thc hin nhim v thng trc Hi ng Thi ua Khen thng
ca B v c quan B.
Phi hp vi Cụng on B chm lo i sng vt cht, tinh thn cho cỏn b,
cụng chc trong c quan B theo ch , chớnh sỏch ca Nh nc v ca B.
Thc hin cỏc nhim v khỏc do B phõn cụng.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
2.3. C cu t chc ca Vn phũng B:
Vn phũng B cú Chỏnh Vn phũng v cỏc Phú Vn phũng giỳp vic.
Cỏc phũng thuc Vn phũng B gm:

- i din Vn phũng B ti thnh ph H Chớ Minh;
- Phũng Hnh chớnh;
- Phũng Th ký - Tng hp;
- Phũng Tuyờn truyn Thi ua;
- Phũng Qun tr;
- Phũng Ti v;
- Phũng Quc phũng An ninh;
- i xe;
- Nh khỏch;
- Nh khỏch Ngi cú cụng (n v s nghip).
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
3. MI QUAN H GIA B V VN PHềNG B
Vơng Thị Dịu KH6H
TH TRNG:
(m Hu Trỏc)
TH TRNG
(Bựi Hng Lnh)
TH TRNG:
(Ng Thanh Ho)
TH TRNG:
Phựng Ngc Hựng
Cỏc n v do Th
trng ph trỏch
Cỏc n v do Th
trng ph trỏch
Cỏc n v do Th
trng ph trỏch
Cỏc n v do Th
trng ph trỏch

B TRNG:
Nguyn Kim Ngõn
VN PHềNG B
Mi quan h trc thuc
Mi quan h phi hp
S MI QUAN H GIA VN PHềNG V CC N V THUC B
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
B.NI DUNG
Tỡm hiu nghip v qun lý vn bn i, vn bn n ca Vn
phũng B - B Lao ng - Thng binh v Xó hi
I. L DO, PHM VI, I TNG, PHNG PHP V NI
DUNG TI
1. L DO CHN TI NGHIấN CU
Cụng tỏc vn th, lu tr l hot ng m bo thụng tin phc v cho cụng tỏc
lónh o, ch o iu hnh cụng vic ca cỏc c quan ng, Nh nc, cỏc t chc
kinh t, chớnh tr Xó hi.
Núi n cụng tỏc vn th, lu tr l núi n cụng vn giy t, son tho vn
bn, ban hnh vn bn, t chc, qun lý, gii quyt vn bn lp h s hin hnh
nhn m bo thụng tin. Mi hot ng qun lý u liờn quan n cụng vn, giy
t, s dng cụng vn giy t lm cụng c phc v qun lý. Vỡ vy cụng tỏc vn th,
lu tr l cụng tỏc khụng th thiu mi c quan. Cụng tỏc vn th, lu tr gúp
phn vo hot ng ca c quan, t chc c suụn s thun li hn, to thnh mt
h thng ng b xuyờn sut t trờn xung di. Qun lý khõu ny tt l gúp phn
vo vic gii quyt cỏc vn liờn quan n giy t c trụi chy nht.
Trong mt khong thi gian c trc tip tham gia vo mt s cụng vic ti
phũng Vn th lu tr, em ó thu li cho mỡnh khỏ nhiu kin thc thc t liờn quan
n chuyờn nghnh ca mỡnh. V vi ti liờn quan n nghip v qun lý vn
bn i v vn bn n, em mong mun bn thõn mỡnh s hiu thờm v sõu hn na
v chuyờn nghnh m mỡnh ó c hc, ng thi cng phc v cho cụng vic sau
ny ca bn thõn mỡnh.

Thụng qua bn bỏo cỏo tt nghip ny, em mun thy cụ v cỏc anh, ch ó
nhit tỡnh giỳp em trong thi gian qua thy c kt qu hc tp ca bn thõn
khi ngi trờn gh nh trng cng nh nhng n lc c gng tỡm hiu thc t khi
thc tp ti B Lao ng Thng binh v Xó hi.
2. PHM VI, PHNG PHP V I TNG NGHIấN CU
Vn th lu tr l mt khõu khụng th thiu v ó cú mt t rt lõu, chớnh vỡ
th trong phm vi ca B em xin nghiờn cu vi nhng s liu c ch yu t ba
nm tr li õy : 2006, 2007, 2008. Tuy vi phm vi nghiờn cu l 3 nm tr li õy
nhng li cung cp nhng s liu khỏ y v chớnh xỏc v lnh vc vn bn n,
vn bn i ca Vn phũng B.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
Phng phỏp nghiờn cu ti da trờn vic thu thp ti liu thc t kt hp
nhng kin thc thc t thu c cựng vi kin thc ó c thy cụ truyn dy
trờn ging ng. Bn bỏo cỏo l s tng hp nhng kin thc lý lun chung kt
hp kin thc thc t, c trỡnh by di s hng dn ca giỏo viờn hng dn
vi mc ớch ni dung bỏo cỏo c rừ rng, khoa hc nht.
i tng ca bi bỏo cỏo l nhng lý lun chung nht v cụng tỏc vn bn c
th l vn bn n v vn bn i ca c quan thc tp, tỡm hiu v quy trỡnh chung
cng nh quy trỡnh riờng v nghip v vn bn n, vn bn i ca c quan.
3.NI DUNG CHNH
Vi ti tỡm hiu nghip v qun lý vn bn i v vn bn n ca Vn
phũng B Lao ng Thng binh v Xó hi em s i sõu vo mt s ni dung:
Th nht: L nhng lý lun chung v nghip v qun lý vn bn i, vn
bn n.
Th hai : Thc t cụng tỏc qun lý vn th v vn bn i, vn bn n
ca Vn phũng B.
Th ba : Nhng kin ngh, gii phỏp nhm nõng cao hiu qu hot ng
ca Vn phũng B.
Ni dung chớnh ca bn cỏo cỏo xoay quanh nhng tỡm hiu v nghip v x

lý vn bn n, vn bn i ca Vn phũng B Lao ng Thng binh v Xó hi.
Em hy vng vi nhng ni dung c cp n trong bn bỏo cỏo ny cng phn
no nờu bt c nhng lý thuyt chớnh, ỏng chỳ ý v thc s mang li nhng
thụng tin khi c bn bỏo cỏo thc tp ny.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
II. NI DUNG TI
CHNG I
MT S VN Lí LUN CHUNG V CễNG TC QUN
Lí VN BN
I.TNG QUAN V VN BN
1.1. Khỏi nim vn bn
L phng tin ghi tờn v truyn t thụng tin ngụn ng v ký hiu nht nh.
1.2. Khỏi nim vn bn qun lý nh nc
L nhng thụng tin v quyt nh qun lớ thnh vn vit do c quan Nh nc
cú thm quyn ban hnh theo hỡnh thc, trỡnh t, th tc, quy ch do phỏp lut quy
nh mang tớnh quyn lc n phng v lm phỏt sinh hu qu phỏp lý c th.
1.3. Chc nng ca vn bn qun lý nh nc
Vn bn qun lý nh nc cú bn chc nng chớnh ú l:
- Chc nng thụng tin
- Chc nng qun lý
- Chc nng phỏp lý
- Chc nng Vn húa Xó hi.
II.QUY TRèNH QUN Lí VN BN NểI CHUNG
2.1. Lý lun chung v nghip v qun lý vn bn n
2.1.1 Tip nhn, ng kớ vn bn n:
a, Tip nhn vn bn n
Vn bn n l tt c vn bn ( k c vn bn mt ), bao gm vn bn quy
phm phỏp lut, vn bn hnh chớnh, vn bn chuyờn nghnh, vn bn khỏc v n,
th do cỏ nhõn gi n c quan, t chc gi chung l vn bn n.

Theo iu 13 NGgh nh 110/2004/N-CP ngy 08/4/2004 ca Chớnh ph v
cụng tỏc vn th quy inh: Vn bn n t bt k ngun no u phi c tp
trung ti vn th c quan, t chc lm th tc tip nhn, ng ký. Nhng vn bn
n khụng c ng ký ti vn th, cỏc n v, cỏ nhõn khụng cú trỏch nhim gii
quyt.
Khi tip nhn vn bn do bu in, giao liờn hoc do cỏn b trong c quan, t
chc trc tip chuyn n, vn th phi kim tra s b v s lng, tỡnh trng, ni
nhn v.v; i vi vn bn n mang bớ mt nh nc ( mt, ti mt, tuyt mt ),
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
phi kim tra, i chiu vi ni gi nhm phỏt hin nhng sai sút, h hng, mt mỏt
trc khi nhn v ký nhn.
Nu thy bỡ vn bn b rỏch, b búc, b mt, hoc b trỏo i vn bn bờn trong
v.v, phi bỏo cỏo ngay Chỏnh Vn phũng, Trng phũng Hnh chớnh, nhng c
quan, t chc khụng cú Vn phũng hoc ngi ng u c quan, t chc giao
trỏch nhim, trong trng hp cn thit phi lp biờn bn vi ngi a vn bn.
i vi vn bn c chuyn n qua mỏy Fax hoc qua mng, vn th cng
phi kim tra s b v s lng vn bn, s lng trang ca mi vn bn v ni
nhnTrng hp phỏt hin cú sai sút, phi kp thi thụng bỏo cho ni gi hoc
bỏo cỏo cho ngi c giao trỏch nhim xem xột, gii quyt.
b , Phõn loi s b:
Sau khi tip nhn, cỏc vn bn n c phõn loi s b nh sau:
- Loi khụng búc bỡ bao gm:
+ Cỏc bỡ vn bn n trờn cú úng du ch ký hiu cỏc mt theo quy nh
ti Thụng t s 12/2002/TT BCA ( A11 ) ngy 13/9/2002 ca Chớnh ph hng
dn thc hin Ngh nh s 33/2002/N-CP ngy 23/8/2002 ca Chớnh ph quy
nh chi tit thi hnh Phỏp lnh Bo v bớ mt nh nc, nu vn th khụng c
giao nhim v búc bỡ vn bn mt;
+ Nhng bỡ vn bn gi cho cỏc n v, cỏ nhõn trong c quan t chc ( trờn
bỡ ghi tờn n v hoc tờn ca cỏc cỏ nhõn trong c quan, t chc);

+ Bỡ vn bn, giy t gi cho t chc ng v cỏc on th nh Cụng on,
on Thanh niờn v.v ca c quan, t chc v th riờng.
- Loi búc bỡ bao gm tt c vn bn, giy t gi cho c quan, t chc ( ngoi
bỡ ghi tờn c quan, t chc hoc ghi chc danh ca ngi ng u c quan, t
chc). k c cỏc bỡ vn bn cú úng du ch ký hiu Mt v Ti mt. nu
vn th c giao nhim v búc bỡ, ng ký cỏc loi vn bn ú.
c, Búc bỡ vn bn:
Khi búc bỡ vn bn cn lu ý:
- Nhng vn bn khn, thng khn, ha tc cn búc bỡ trc gii quyt kp
thi;
- Trỏnh lm rỏch vn bn v khụng lm mt s, ký hiu vn bn, a ch c
quan gi, mt du bu in v.v, phi r soỏt li bỡ trỏnh sút vn bn;
- i chiu s, ký hiu ghi ngoi bỡ vi s, ký hiu ca vn bn trong bỡ,
trng hp phỏt hin cú sai sút, phi hi li ni gi;
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
- Trng hp cú kốm theo phiu gi, phi i chiu vn bn trong bỡ vi phiu
gi, khi nhn xong, phi ký nhn v úng du vo phiu gi v gi tr li ni gi
vn bn;
- i vi n, th khiu ni, t cỏo; vn bn cn c kim tra, xỏc minh mt
im gỡ ú hoc nhng vn bn m ngy nhn cỏch quỏ xa ngy, thỏng ghi trờn vn
bn, cn gi li c bỡ v ớnh kốm vn bn lm bng chng.
, úng du n, ghi s v ngy n:
Vn bn n cú th c ng ký vo s ng ký vn bn hoc cỏc cụng c
khỏc nh th ng ký hoc c s d liu qun lý vn bn trờn mỏy vi tớnh.
- ng ký vn bn n bng s
+ Lp s ng ký vn bn n
Tựy theo tng s vn bn n v s lng mi nhúm vn bn n hng nm
m quyt nh vic lp cỏc loi s ng ký cho phự hp.
i vi nhng c quan, t chc cú s lng vn bn n di 2000 vn bn

mt nm cn lp ớt nht hai s sau:
S ng ký vn bn n ( loi thng )
S ng ký vn bn n ( loi mt )
Nhng c quan, t chc cú s lng vn bn n t 2000 n di 5000 vn
bn mt nm, nờn lp cỏc h s sau:
S ng ký vn bn n ( loi thng ) ca cỏc B, nghnh, c quan trung
ng;
S ng ký vn bn n ( loi thng ) ca cỏc c quan khỏc;
S ng ký vn bn n ( loi mt ).
i vi nhng c quan, t chc cú s lng vn bn n trờn 5000 vn bn
mt nm, cú th lp cỏc s ng ký ( loi thng ) chi tit hn, theo mt nhúm c
quan giao dch nht nh v s ng ký vn bn n ( loi mt ).
+ ng ký vn bn n:
Mu s v vic ng ký vn bn n, k c n, th v vn bn n ( loi
mt ), thc hin theo hng dn ti Ph lc II.
Mu s v vic ng ký n, th c thc hin theo hng dn ti ph lc
III.
- ng ký vn bn bng mỏy vi tớnh s dng chng trỡnh qun lý vn bn:
+ Yờu cu chung i vi vic xõy dng c s d liu qun lý vn bn n thc
hin theo Bn hng dn v ng dng cụng ngh thụng tin trong vn th lu tr
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
ban hnh kốm theo Cụng vn s 425/VTLTNN-NVTW ngy 18/7/2005 ca Cc
vn th v Lu tr nh nc.
+ Vic ng ký ( cp nht ) thụng tin u vo ca vn bn n vo c s d
liu qun lý vn bn n c thc hin theo hng dn s dng chng trỡnh phn
mm qun lý vn bn ca c quan, t chc cung cp chng trỡnh phõn mm ú.
2.1.2.Trỡnh v chuyn giao vn bn n:
a, Trỡnh vn bn n
Sau khi ng ký, vn bn n phi c kp thi trỡnh cho ngi ng u c

quan, t chc, cp phú ca ngi ng u, chỏnh vn phũng hoc ngi c
ngi ng u c quan, t chc giao trỏch nhim ( ngi cú thm quyn) xem xột
v cho ý kin phõn phi, gii quyt.
Ngi cú thm quyn, cn c ni dung ca vn bn n; quy ch lm vic ca
c quan, t chc; chc nng, nhim v v k hoc cụng tỏc c giao cho cỏc n
v, cỏ nhõn v.v, ghi ý kin phõn phi vn bn cho n v hoc cỏ nhõn, ý kin ch
o gii quyt ( nu cú) v thi hn gii quyt vn bn ca c quan, t chc. i
vi vn bn liờn quan n nhiu n v hoc nhiu cỏ nhõn, cn xỏc nh rừ n v
hoc cỏ nhõn ch trỡ gii quyt, nhng n v hoc cỏ nhõn tham gia v thi hn
gii quyt ca mi n v, cỏ nhõn.
í kin phõn phi, gii quyt c ghi vo khon giy trng phớa trờn l trỏi
ca vn bn hoc cp nht trc tip vo c s d liu qun lý vn bn. Trong nhng
trng hp cn thit, ý kin phõn phi, gii quyt c ghi hoc cp nht vo phiu
riờng( Ph lc IV ).
Sau khi cú ý kin phõn phi, gii quyt ca ngi cú thm quyn, vn bn n
c ng ký b sung vo ct ( 7 ) s ng ký vn bn n ( Ph lc II ) hoc vo
cỏc trng hp tng ng trong c s d liu qun lý vn bn.
b, Chuyn giao vn bn n
Vn bn n c chuyn giao cho cỏc n v hoc cỏ nhõn gii quyt cn c
ý kin ca ngi cú thm quyn. Vic chuyn giao vn bn n trong c quan, t
chc cng nh trong cỏc n v u phi bo m nhng yờu cu sau:
- Nhanh chúng : Vn bn n ( loi khn ) phi c chuyn ngay cho n v
hoc cỏ nhõn cú trỏch nhim gii quyt;
- ỳng i tng: Vn bn n ( loi mt) phi c chuyn n tn tay ngi
nhn;
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
- Cht ch: Khi chuyn giao vn bn phi tin hnh kim tra, i chiu v
ngi nhn vn bn phi ký nhn; i vi vn bn n cú úng du Thng khn
v Ha tc, phi ghi rừ thi gian nhn.

Vn th ca n v hoc ngi c th trng n v giao trỏch nhim, sau
khi tip nhn, phi vo s ng ký vn bn n ca n v, trỡnh th trng n v
xem xột v cho ý kin phõn phi, gii quyt. Cn c ý kin phõn phi ca th
trng n v, vn bn c chuyn cho cỏ nhõn trc tip theo dừi, gii quyt.
Khi nhn c bn chớnh ca vn bn c chuyn phỏt bn Fax hoc qua
mng, vn th cng phi thc hin cỏc cụng vic nh úng du n, ghi s v ngy
n ( s n l s th t ng ký ó c ghi khi ng ký bn Fax, vn bn chuyn
qua mng; ngy n l ngy, thỏng, nm nhn v ng ký vn bn trn giy ú) v
chuyn cho n v hoc cỏ nhõn ó nhn bn Fax, vn bn qua mng.
Mu s chuyn giao vn bn n v cỏch ghi thc hin theo hng dn ti Ph
lc V.
2.1.3Gii quyt v theo dừi, ụn c vic gii quyt vn bn n:
a, Gii quyt vn bn n:
Sau khi nhn vn bn n, cỏc n v, cỏ nhõn cú trỏch nhim nghiờn cu, gii
quyt kp thi theo thi hn c phỏp lut quy nh hoc theo quy nh nh c th
ca c quan, t chc; i vi nhng vn bn cú úng du cỏc khn, phi gii
quyt khn trng, khụng chm tr.
Khi gii quyt vn bn n liờn quan n cỏc n v, cỏ nhõn khỏc, n v
hoc cỏ nhõn ch trỡ gii quyt phi gi vn bn hoc bn sao ú kốm theo phiu
gii quyt vn bn tham kho ý kin ca cỏc n v, cỏ nhõn. Khi trỡnh ngi
ng u c quan, t chc xem xột, quyt nh, n v hoc cỏ nhõn ch trỡ phi
trỡnh kốm phiu gii quyt vn bn cú ý kin tham gia ca tt c cỏc n v, cỏ nhõn
liờn quan.
b, Theo dừi, ụn c vic gii quyt vn bn n
Tt c vn bn n cú n nh thi hn gii quyt theo quy nh ca phỏp lut
hoc quy nh ca c quan, t chc u phi c theo dừi, ụn c v thi hn gii
quyt.
Trỏch nhim theo dừi, ụn c vic gii quyt vn bn n:
- Ngi c giao trỏch nhim cú nhim v theo dừi, ụn c cỏc n v cỏ
nhõn gii quyt vn bn theo thi hn ó c quy nh.

- Vn th cú trỏch nhim lp s theo dừi gii quyt vn bn n v thng
xuyờn tng hp s liu v vn bn n, bao gm tng s vn bn n; vn bn n
ó c gii quyt; vn bn n ó ht hn nhng cha c gii quyt bỏo cỏo
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
cho ngi c giao trỏch nhim xem xột; gii quyt. Mu s v cỏch ghi s c
thc hin theo hng dn ti Ph lc VI.
- i vi vn bn n cú úng du Ti liu thu hi, Vn th cú trỏch nhim
theo dừi, thu hi hoc gi tr li ni gi theo ỳng thi hn quy nh.
2.2 Lí LUN CHUNG V NGHIP V QUN Lí VN BN I
2.2.1. Kim tra th thc, hỡnh thc v k thut trỡnh by; ghi s v
ngy, thỏng, nm ca vn bn
a, Kim tra th thc, hỡnh thc v k thut trỡnh by vn bn
Cn c quy inh ca phỏp lut, vn th cú nhim v kim tra li th thc, hỡnh
thc v k thut trỡnh by vn bn trc khi thc hin cỏc th tc tip theo phỏt
hnh vn bn; trng hp phỏt hin cú sai sút, kp thi bỏo cỏo cho ngi c giao
trỏch nhim xem xột, gii quyt.
b, Ghi s v ngy, thỏng, vn bn
Tt c vn bn i ca c quan, t chc, tr trng hp phỏp lut cú quy nh
khỏc trong mt s trng hp c th v i vi mt s loi vn bn chuyờn nghnh
nh húa n, chng t k toỏn v.v, u phi c tp trung ti vn th ghi s
theo h thng s chung ca c quan, t chc.
- Ghi s ca vn bn
Vic ỏnh s vn bn quy phm phỏp lut c thc hin theo quy nh ca
phỏp lut hin hnh.
S ca vn bn hnh chớnh l s th t ng ký vn bn do c quan, t chc
ban hnh trong mt nm ( hoc mt nhim k) c ỏnh riờng cho tng loi hoc
ỏnh chung cho mt s vn bn hnh chớnh. Tựy theo tng s vn bn v s lng
mi loi vn bn c c quan, t chc ban hnh hng nm ( hoc theo nhim k)
m la chn phng phỏp ng ký v ỏnh s vn bn cho phự hp, c th nh sau:

+ i vi nhng c quan, t chc nh, cú s lng vn bn hnh chớnh ban
hnh trong mt nm ( hoc mt nhim k ) ớt (di 5000 vn bn), cú th ng ký
v ỏnh s chung cho tt c cỏc loi vn bn hnh chớnh;
+ Nhng c quan, t chc cú s lng vn bn hnh chớnh ban hnh trong mt
nm (hoc mt nhim k t 500 n di 2000 vn bn, cú th la chn phng
phỏp ng ký v ỏnh s hn hp, va theo tng loi vn bn ( ỏp dng i vi mt
s loi vn bn nh quyt nh ( cỏ bit ), ch th ( cỏ bit ), giy gii thiu, giy i
ng,v.v); va theo cỏc nhúm vn bn nht nh ( nhúm vn bn cú ghi tờn loi
nh chng trỡnh, k hoch, bỏo cỏo v.v v nhúm cụng vn hnh chớnh);
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
+ i vi nhng c quan, t chc cú s lng vn bn hnh chớnh ban hnh
trong mt nm ( hoc mt nhim k) tng i ln ( trờn 2000 vn bn) cú th ng
ký v ỏnh s riờng, theo tng loi vn bn hnh chớnh.
Vn bn i ( loi mt ) cng c ỏnh s theo h thng s chung i vi vn
bn i ca c quan, t chc.
- Ghi ngy, thỏng vn bn
Ngy, thỏng ca vn bn quy phm phỏp lut do Quc hi, U ban thng v
Quc hi, Hi ng nhõn dõn ban hnh l ngy, thỏng, nm vn bn c thụng
qua.
Ngy, thỏng ca vn bn quy phm phỏp lut khỏc v vn bn hnh chớnh l
ngy, thỏng, nm vn bn c lý ban hnh v ng ký vo s.
2.2.2 úng du c quan v du mc khn, mt
a, úng du c quan
Vic úng du c quan lờn ch ký trờn vn bn v úng du c quan trờn ph
lc kốm theo vn bn chớnh c thc hin theo quy nh ti iu 6 ca Ngh nh
s 110/2004/N-CP ngy 08/4/2004 ca Chớnh ph v cụng tỏc vn th.
Vic úng du giỏp lai trờn vn bn v ph lc theo vn bn chớnh do ngi
ng u c quan, t chc quyt nh. Du c úng vo khong gia mộp phi
ca vn bn hoc ph lc vn bn, trựm lờn mt phn cỏc t giy; mi ln úng du

lờn khụng quỏ 05 t giy lin k.
b, úng du khn , mt
Vic úng du cỏc khn ( ha tc, Thng khn v Khn) trờn vn
bn c thc hin theo quy nh ca phỏp lut hin hnh.
V trớ úng du khn, du mt v du Ti liu thu hi trờn vn bn
c thc hin theo quy nh ca phỏp lut hin hnh.
2.2.3. ng ký vn bn i
a, ng ký vn bn i bng s
- Lp s ng ký vn bn i
Cn c tng s v s lng mi loi vn bn i hng nm( hoc nhim k),
cỏc c quan, t chc quyt nh vic lp s ng ký cho phự hp. Tuy nhiờn khụng
nờn lp nhiu s m cú th s dng mt hoc mt s loi s ng ký chung, trong
ú c chia ra thnh nhiu phn ng ký cỏc loi vn bn khỏc nhau cn c
phng phỏp ng ký v ỏnh s vn bn i m c quan, t chc ỏp dng nh sau:
+ i vi nhng c quan, t chc cú s lng vn bn i di 500 vn bn
mt nm ( hoc mt nhim k ) ch nờn lp hai s:
S ng ký tt c cỏc loi vn bn i ( loi thng)
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
S ng ký vn bn i ( loi mt).
+ Nhng c quan, t chc cú s lng vn bn i t 500 n di 2000 vn
bn mt nm ( hoc mt nhim kỡ ) cú th lp hai s sau:
S ng ký cỏc loi vn bn quy phm phỏp lut ( nu cú) v cỏc
quyt nh(cỏ bit), ch th(cỏ bit) (loi thng);
S ng ký cỏc loi vn bn hnh chớnh cú ghi tờn loi khỏc v cụng
vn hnh chớnh(loi thng);
S ng ký vn bn i ( loi mt).
- ng ký vn bn i
Mu s v vic ng ký vn bn i, k c vn bn sao v vn bn i(loi mt),
c thc hin theo hng dn ti ph lc VII.

b, ng ký vn bn i bng mỏy vi tớnh s dng chng trỡnh qun lý vn bn
Yu cu cung i vi vic xõy dng c s d liu qun lý vn bn i thc hin
theo Bn hng dn v ng dng cụng ngh thụng tin trong vn th lu tr ban
hnh kốm theo Cụng vn s 425/VTLTNN-NVTW ngy 18/7/2005 ca Cc vn th
v Lu tr nh nc.
2.3.4. Lm th tc, chuyn phỏt v theo dừi vic chuyn phỏt vn
bn i
a, Lm th tc phỏt hnh vn bn
- La chn bỡ
Tựy theo s lng, dy v kh giy ca vn bn m la chn loi bỡ v kớch
thc c th ca mi loi sao cho phự hp bn m kớch thc mi chiu ca bỡ
phi ln hn kớch thc ca vn bn khi c vo bỡ dng nguyờn kh giy hoc
khi c gp li t 10mm tr lờn cú th vo bỡ mt cỏch d dng.
Bỡ vn bn c lm bng loi giy dai, bn, khụng d b thm nc, khụng
nhỡn thu qua c v cú nh lng ớt nht t 80gram/m
2
. Vỡ vn bn i(loi mt)
c thc hin theo quy nh ti khon 2 ca Thụng t s 12/2002/TT-BCA (A11)
ngy 13/9/2002 ca B Cụng an.
- Trỡnh by bỡ v vit bỡ
Bỡ vn bn c in sn theo mu v cỏch vit bỡ c thc hin theo hng
dn ti ph lc VIII.
- Vo bỡ v dỏn bỡ
Tựy theo s lng, dy ca vn bn s c vo bỡ m la chn cỏch gp
vn bn cho phự hp nh ó hng dn trờn. Khi gp vn bn cn lu ý mt
giy khụng cú ch bờn ngoi.
- úng du khn, du ch ký hiu mt v du khỏc.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
Trờn bỡ vn bn i(loi khn)phi úng du khn tng ng, tựy theo mc

khn ca vn bn trong bỡ.
b, Chuyn phỏt vn bn i
- Chuyn phỏt vn bn i
Tựy theo s lng vn bn i c chuyn giao trong ni b hng nm, hng
ngy v cỏch t chc chuyn giao(c thc hin ti vn th hoc do vn th trc
tip chuyn n cỏc n v, cỏ nhõn), cỏc c quan, t chc quy nh c th vic lp
s riờng hoc s dng s ng ký vn bn i chuyn giao vn bn.
Khi chuyn giao vn bn i trong ni b, ngi nhn vn bn cng phi ký
nhn vo s.
- Chuyn phỏt trc tip do giao liờn c quan, t chc thc hin.
Vn bn i do giao liờn c quan, t chc chuyn trc tip cng phi c ng
ký trc tip vo s. Khi chuyn giao vn bn, phi yờu cu ngi nhn ký nhn vo
s. Mu s v vic vo s c thc hin theo hng dn ti ph lc IX.
- Chuyn phỏt vn bn i qua bu in
Tt c vn bn i c gi qua bu in u phi hon thnh th tc phỏt
hnh v ng ký vo s. Khi giao bỡ vn bn, ph yờu cu nhõn viờn bu in kim
tra, ký nhn v úng du vo s. Mu s v vic vo s c thc hin theo hng
dn ti ph lc X.
- Chuyn phỏt vn bn i bng Fax, qua mng
Trong trng hp cn thụng tin nhanh, vn bn i cú th c chuyn cho ni
nhn bng Fax hoc chuyn quan Mng kp thi gii quyt cụng vic, nhng sau
ú phi gi bn chớnh i vi nhng vn bn cú giỏ tr lu tr.
c, Theo dừi vic chuyn phỏt vn bn i
Vn th cú trỏch nhim theo dừi vic chuyn phỏt vn bn i trong trng hp
cn thit, lp phiu gi theo dừi vic chuyn phỏt vn bn n ni nhn. Vic xỏc
nh nhng vn bn i cn lp phiu gi do c quan n v hoc cỏ nhõn son tho
vn bn xut, trỡnh ngi ký vn bn quyt nh.
2.3.5. Lu vn bn i
Vn bn i c lu ti vn th c sp xp theo th t ng ký. Nhng vn
bn i c ng ký v ỏnh s chung c sp xp chung, c ng ký v ỏnh

s theo tng loi hoc theo tng nhúm nht nh thỡ c sp xp riờng, theo ỳng
s th t ca vn bn.
Ti vn th, phi cú phng tin bo v, bo qun an ton bn lu. Vn th cú
trỏch nhim lp s theo dừi v phc v kp thi yờu cu khai thỏc, s dng bn lu
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
m mỡnh qun lý theo quy nh ca phỏp lut v quy nh c th ca c quan, t
chc. Mu s v vic ghi s c thc hin theo hng dn ti Ph lc XI.
Cỏc tp lu vn bn i v s ng ký vn bn i c giao np v lu tr hin
hnh ca c quan, t chc theo quy nh ca phỏp lut v bo v bớ mt Nh nc
.
CHNG II
THC T CễNG TC QUN Lí VN BN I, N CA
VN PHềNG-B LAO NG THNG BINH V X HI
I. HOT NG QUN Lí VN BN TI B GIAI ON
2006 - 2008
Hng nm, Vn phũng B tip nhn mt lng ln vn bn trung bỡnh khong
15000 n 25000 v ban hnh khong 5000 n 7000 vn bn cỏc loi.
Do c thự Thnh ph H Ni l Th ụ ca nc Vit Nam, l trung tõm
kinh t, vn húa, chớnh tr, kinh t ca c nc. Do ú, s lng cụng vic v cụng
tỏc hnh chớnh l rt ln, s v vic hnh chớnh cn phi gii quyt l rt ln. B
Lao ng Thng binh v Xó hi l mt trong nhng c quan Nh nc cng ũi
hi Vn phũng B phi lm vic vi mt cng cao v khi lng ln. Chớnh vỡ
th, s lng vn bn i v n m Vn phũng B tip nhn v x lý l rt ln.
Trung bỡnh mi nm cú hn 40.000 u vn bn i, n m Phũng gii quyt. V
mi nm, do tỡnh hỡnh kinh t - xó hi ngy cng phỏt trin nờn cú s tng lờn v s
lng vn bn qua tng nm, t 15 20% lng vn bn cn gii quyt so vi nm
trc.
Nm 2006, Vn phũng B tip nhn v x lý hn 20.669 vn bn n; trc
tip phỏt hnh vn bn i vi s lng l 7.270. S liu trờn cho thy mt khi

lng cụng vic rt ln m Vn phũng B phi m nhn.
Nm 2007, Vn phũng Vn phũng B tip nhn v x lý hn 25.000 vn bn
n; trc tip phỏt hnh vn bn i vi s lng l 5.001.
Nm 2008(tớnh n ht thỏng 9 nm 2008), Vn phũng Vn phũng B tip
nhn v x lý hn 14.860 vn bn n; trc tip phỏt hnh vn bn i vi s lng
l 5.153.
S liu c th tớnh n 15 gi 35 phỳt ngy 09/2/2008 thỡ s vn bn m Vn
phũng B tip nhn c th nh sau:
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
- ó tip nhn 3.265 vn bn do cỏc c quan, t chc trung ng gi n
Vn phũng gii quyt.
- ó tip nhn 7.136 vn bn do cỏc c quan, t chc a phng gi n
Vn phũng B.
- ó tip nhn 2.145 vn bn vt cp ca cỏc c quan, t chc, cỏ nhõn khỏc
gi n Vn phũng ngh gii quyt.
- i vi vn bn do B ban hnh tớnh n thi im ny l 7.326 vn bn
c ban hnh. Trong ú, s u vn bn c th nh sau:
+ Quyt nh phỏp quy cú 66 u vn bn;
+ Ch th phỏp quy cú 13 vn bn;
+ Quyt inh hnh chớnh cú 3479 vn bn;
+ Thụng t cú 13 vn bn;
+ Cụng vn cỏc loi cú 1799 vn bn;
+ Bỏo cỏo cú 29 vn bn.
Ngoi ra cũn nhiu loi vn bn khỏc nh t trỡnh, giy mido B ban hnh
c Vn phũng B trc tip phỏt hnh.
Vi c thự l mt thnh ph cú nn kinh t phỏt trin, c s h tng k thut
tng i tt v c trang b mt cỏch ng b, hin i. Cú mt ngun nhõn, ti
lc di do. Da trờn tim lc ú, Vn phũng B ó a tin b ca cụng ngh
thụng tin vo hu ht cỏc khõu trong quỏ trỡnh qun lý nh nc. Vn phũng B t

ho l n v ng dng cụng ngh thụng tin tiờn tin gn nh sm nht c nc theo
tinh thn Ngh nh 136/N-CP ca Chớnh ph.
Hu ht quy trỡnh nghip v qun lý vn bn i, n do Vn phũng B x lý
gii quyt c thc hin da trờn h thng mỏy tớnh qua mi nm u c chnh
sa, hon thin, nõng cp cho phự hp vi c thự cụng vic v yờu cu ca s i
mi. õy l mt phn mm chuyờn dng c xõy dng phc v cho cụng tỏc
qun lý vn bn i-n, c ni mng vi mng din rng ca Chớnh ph v mng
internet tip nhn, chia s thụng tin phc v cho cụng tỏc qun lý hnh chớnh nh
nc. Vic qun lý vn bn i, n thc hin theo ỳng quy nh ti Cụng vn s
425/VTLTNN-NVTW ngy 18/7/2005 ca Cc vn th v Lu tr nh nc, cha
xy ra tỡnh trng mt mỏt, tht lc vn bn, ti liu gúp phn quan trng trong
vic qun lý cụng vic hnh chớnh.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
II. QUY TRèNH X Lí VN BN N CA VN PHềNG
B
2.1.Tip nhn, ng kớ vn bn n:
Vn bn n do cỏc t chc, cỏ nhõn gi n B gii quyt c gi vo Ni
tip nhn vn bn t ti Phũng Bo v do ng chớ Tụ Trng Phng ph trỏch
tip nhn, ng chớ sau khi tip nhn , kim tra s b sau ú gi Vn th ca Vn
phũng B tip tc phõn loi, x lý.
Vn th l cụng tỏc qun lớ vn bn n gm cú 3 ng chớ: Nguyn Th Cỳc,
ng Th Hng Minh, V Th Thu Hoi v 2 ng chớ lm cụng tỏc lu tr : o
Th Thiờn Hng v Phựng Ngc Chõm. Vn th sau khi tip nhn vn bn n tin
hnh phõn loi s b thnh 3 loi: Cỏc vn bn gi tờn c quan; Cỏc vn bn gi
trc tip lónh o; Cỏc vn bn yờu cu h s, th tc x lý cụng vic. Sau khi phõn
loi xong, vn th lm cụng tỏc búc bỡ vn bn theo trỡnh t phỏp lý da trờn quy
nh v cụng tỏc vn th lu tr hin hnh.
Vn bn ó c búc bỡ s c úng du n. Sau ú vn th lm cụng tỏc
phõn loi tng vn bn cho lónh o x lý. õy l mt cụng tỏc khú khn, ũi hi

trỡnh nghip v chuyờn mụn v cụng tỏc hnh chớnh cao, vỡ phi phõn loi s b
tng loi lnh vc vn bn no s thuc khi chuyờn viờn no ca Vn phũng chu
trỏch nhim gii quyt.
Sau khi lm cụng tỏc phõn loi chuyờn viờn gii quyt xong, vn th chuyn
qua cụng tỏc ng ký vn bn bng mỏy vi tớnh. Cụng tỏc ng ký vn bn n bng
mỏy vi tớnh phi m bo y cỏc thụng tin nh: Lónh o x lý; Ni gi vn
bn; Cú trỏi vi ch th 16 khụng; Khu vc vn bn n (1-Trung ng, 1- a
phng, 3- vt cp); Mc mt; Mc khn; Loi cụng vn; S ký hiu; Ngy
ký; Ngy nhn; lnh vc; Trớch yu ni dung vn bn; ớnh kốm vn bn ( nu cú );
Hn gii quyt(nu cú)Sau khi in y cỏc thụng tin trờn vo mn hỡnh x lý
vn bn trờn mỏy vi tớnh. Vn th thc hiờn hiu lnh xỏc nhn, sau khi xỏc nhn
mỏy tớnh s t ng hin s n ca vn bn va tip nhn; Vn th lm cụng tỏc
ghi s n v ngy n ca vn bn. Sau khi ng ký xong, vn th kp theo Phiu
x lý vn bn vo mi u vn bn v a vo cỏc ụ tip nhn vn bn ca tng
chuyờn viờn trong Vn phũng.
Phiu x lý vn bn l cn c x lý vn bn, trong ú cú ghi: S cụng
vn, ngy thỏng nm, c quan gi, ý kin ca B, ý kin ca Chỏnh, Phú Vn
phũng; ý kin xut ca chuyờn viờn trc tip x lý.
Vơng Thị Dịu KH6H
Báo cáo thực tập Học viện Hành chính
2.2. Trỡnh vn bn n:
Sau khi c ng ký, vn bn n c kp thi trỡnh cho cỏc chuyờn viờn cú
trỏch nhim gii quyt theo tng lnh vc chuyờn mụn c th. Cỏc chuyờn viờn sau
khi nhn c vn bn sau khi xem xột, nghiờn cuCn c vo chc nng, nhim
v v k hoc c giaoghi ý kin phõn phi vn bn cho n v hoc cỏ nhõn, ý
kin ch o gii quyt v thi hn gii quyt vn bn theo yờu cu ca ni dung
vn bn.
Y kin phõn phi, gii quyt c ghi vo Phiu x lý vn bn sau ú s c
cp nht trc tip vo c s d liu qun lý vn bn trong mỏy vi tớnh thụng qua vn
th.

Sau khi cú ý kin phõn phi, gii quyt ca ngi cú thm quyn, vn bn n
c tr v b phn vn th v c ng ký b sung vo c s d liu qun lý vn
bn trong mỏy vi tớnh ca vn th.
2.3 Chuyn giao vn bn n:
Vn bn n c chuyn giao cho cỏc n v, cỏ nhõn cú trỏch nhim gii
quyt cn c ý kin ca cỏc chuyờn viờn ó ghi trong Phiu x lý vn bn.
2.4. Gii quyt v theo dừi, ụn c vic gii quyt vn bn n:
Sau khi nhn vn bn n, cỏc n v, cỏ nhõn cú trỏch nhim nghiờn cu, gii
quyt kp thi hn c phỏp lut quy inh. c bit i vi nhng vn bn n cú
úng du cỏc khn s c x lý riờng nhanh chúng, kp thi, khụng chm tr.
Cn c vo cụng tỏc x lý, gii quyt; vn bn ó c gii quyt cú th s
c hi õm thụng qua vn bn do B phỏt hnh thụng qua h thng phỏt hnh vn
bn i ca Vn phũng B.
III. QUY TRèNH X Lí VN BN I CA VN PHềNG B
Quy trỡnh x lý vn bn i ca Vn phũng B do 2 vn th m trỏch lm
cụng tỏc qun lý vn bn i ca Vn phũng B. õy l mt cụng tỏc khú khn, nng
n, ỏp lc cụng vic ũi hi trỡnh chuyờn mụn nghip v hnh chớnh v nghip
v v cụng tỏc vn th cao vỡ khi lng u vn bn i l rt ln, trung bỡnh
17.000 vn bn mi nm.
3.1. Kim tra th thc vn bn:
Cn c quy nh phỏp lut, vn th kim tra li th thc trỡnh by vn bn
trc khi lm cỏc th tc tip theo phỏt hnh vn bn. Sau ú, vn th lm cụng
tỏc ghi s v ngy, thỏng nm ban hnh vn bn theo s th t ng ký vn bn theo
quy nh ca Vn phũng B.
Vơng Thị Dịu KH6H