Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài cho kì thi kết thúc học phần “Tiêu chuẩn hóa và tổ
chức lao động khoa học trong công tác văn thư - lưu trữ” ngoài sự nỗ lực hết
mình tôi còn nhận được sự động viên, hỗ trợ của rất nhiều người.
Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn, sự kính trọng đến cô Ths. Ngô Thị Kiều
Oanh, Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người đã trực
tiếp hướng dẫn chỉ bảo cho đề tài của tôi. Tôi xin gửi lời tri ân về tất cả sự nhiệt
tình, tận tâm hướng dẫn của cô trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài nghiên
cứu khoa học này.
Dù rất cố gắng trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, song không
tránh khỏi được những thiếu sót. Tôi kính mong nhận được sự đóng góp chỉ dẫn,
ý kiến của các thầy cô giáo để đề tài của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin trân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2016


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cảm đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Các số liệu, kết
quả trong đề tài là do tôi thực hiện và không sao chép dưới bất cứ hình thức nào.
Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong đề tài chưa từng được
công bố ở nghiên cứu khác.
Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2016


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết công việc của một cơ quan, tổ chức...được tiến hành
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt
hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Cho nên
công tác văn thư - lưu trữ là hai công tác không thể thiếu trong hoạt động quản
lý Nhà nước. Một ví dụ cụ thể ta thấy vùng đất Nam bộ của Việt Nam từ thời
dựng nước (trước công nguyên) được nhiều nhà khoa học trong và ngoài nước
nghiên cứu. Cũng may mắn thay nhờ những trang lưu trữ trong lịch sử của các
nhà “khảo cổ học” đã chứng minh nên sự kiện lịch sử này, trong sự kiện lịch sử
ấy các bọn phản động lưu vong trong và ngoài đã xúi giục dân tộc Chăm,
Khơmer cho rằng: “vùng đất Nam bộ là của Chân lạp (tức Campuchia)”. Cho
nên nhờ thực hiện tốt công tác văn thư - lưu trữ mà nước ta đã chứng minh được
vùng đất Nam bộ là của Việt Nam, qua đó chúng ta đã đánh một đòn mạnh vào
bọn phản động dù chúng làm bằng cách nào cũng không tránh được sự thật. Do
đó, công tác văn thư - lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt, có vị trí vô cùng quan
trọng trong mọi lĩnh vực. Nếu công tác văn thư - lưu trữ được thực hiện tốt sẽ
góp phần trong việc giữ gìn và bảo vệ di tích quốc gia. Ngày nay cùng với sự
phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền
hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp. Với vai trò quan trọng
của công tác văn thư - lưu trữ, trong lĩnh vực quản lí hành chính, Đảng và nhà
nước ta luôn quan tâm, đã và đang có chủ chương quan tâm chính sách ngày
càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất hoạt động quản lý nhà nước
trong mỗi cơ quan. Vì thế, công tác văn thư - lưu trữ không thể thiếu trong bất kì
lĩnh vực, bộ phận, cơ quan hay tổ chức cá nhân nào. Đặc biệt trong các cơ quan
hành chính Nhà nước công tác văn thư - lưu trữ càng có vai trò quan trọng trong
hiệu quả hoạt động quản lý Nhà nước.
Trong suốt quá trình học tập tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội và qua lần
nghiên cứu thực tế tại UBND Phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm tôi nhận
thấy công tác văn thư – lưu trữ là một trong những đề tài cần phải được quan
4

tâm nhiều hơn chính vì vậy tôi đã chọn đề tài “Giải pháp nâng cao công tác
văn thư - lưu trữ tại UBND Phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm” làm
đề tài bài tập lớn cho kì thi kết thúc học phần của mình.
2. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
- Nghiên cứu lịch sử hình thành của UBND.
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của UBND.
- Tìm hiểu thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND.
- Đưa ra một số giải pháp nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa
hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Khảo sát thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại UBND Phường
Xuân Đỉnh trong thời gian vừa qua. Phân tích những kết quả đạt được, những
mặt còn tồn tại và bất cập; nội dung cần hoàn thiện trong công tác văn thư – lưu
trữ tại UBND Phường Xuân Đỉnh.
- Từ những kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về công tác
văn thư – lưu trữ ở các cơ quan nhà nước nói chung và trong UBND Phường
Xuân Đỉnh nói riêng, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động văn thư – lưu trữ cho UBND Phường phục vụ công tác quản lý, điều hành
trong giai đoạn hiện nay.
4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích các nguồn tư liệu;
+ Phỏng vấn sâu;
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Nguồn tin từ mạng Internet;
+ Nguồn tài liệu truyền thông, đại chúng.
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục và

phụ lục, đề tài được chia làm 03 chương:
5


-

Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND Phường Xuân Đỉnh –

-

Quận Bắc Từ Liêm;
Chương 2: Vai trò của công tác văn thư lưu trữ tại UBND Phường Xuân Đỉnh –

-

Quận Bắc Từ Liêm;
Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ
cho UBND Phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm.

6


CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND
PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM
1.1. Lịch sử hình thành.
Phường Xuân Đỉnh được thành lập ngày 01/4/2014 theo Nghị Quyết số
132/NQ- CP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về việc “Điều chỉnh địa giới hành
chính Huyện Từ Liêm để thành lập 02 Quận mới là Quận Bắc Từ Liêm và Quận
Nam Từ Liêm với 23 phường thuộc thành phố Hà Nội”. Trong đó xã Xuân Đỉnh

đã được điều chỉnh địa giới hành chính để thành lập 02 phường là phường Xuân
Đỉnh và phường Xuân Tảo.
Sau khi thành lập, phường Xuân Đỉnh có diện tích 3,52 km2 (352,20ha),
phía Bắc giáp phường Đông Ngạc, phía Nam giáp phường Xuân Tảo, Cổ Nhuế
1, phía Tây giáp phường Cổ Nhuế 2 và phường Đức Thắng, phía Đông giáp
phường Phú Thượng (Quận Tây Hồ)
Hiện phường Xuân Đỉnh có 24 tổ dân phố, Dân số (tính đến tháng
3/2016) là 9.357 hộ dân với 34.993 nhân khẩu.
Về tôn giáo: địa bàn phường Xuân Đỉnh chỉ tồn tại 01 tôn giáo là Phật
giáo. Toàn phường có 04 ngôi chùa với tổng số 07 nhà sư (3 tăng, 4 ni). Trong
những năm qua các nhà sư trên địa bàn luôn sống chan hòa, gắn bó với chính
quyền và nhân dân địa phương, thực hiện nghiêm túc các chủ trương chính sách
pháp luật của nhà nước, không có trường hợp sai phạm hoặc mâu thuẫn.
Về tín ngưỡng: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh còn bảo tồn hàng chục
công trình cổ có giá trị lịch sử văn hóa cao như: đình, chùa, miếu, phủ, đền, nhà
thờ họ…trong đó đã có 8 di tích đã được xếp hạng (4 di tích cấp quốc gia, 4 di
tích cấp thành phố)
Về lễ hội: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh có 04 lễ hội được duy trì tổ
chức hàng năm gồm: lễ hội Đình Giàn, lễ hội Miếu Vũ, lễ hội Phủ Chúa, lễ hội
Đình Xuân Tảo. Trong đó, mỗi năm UBND phường chủ trì tổ chức 01 lễ hội lớn
trong 3 ngày, các lễ hội còn lại giao Tiểu ban quản lý di tích cụm dân phố tổ
7


chức với quy mô hẹp, nội dung đơn giản và thời gian 01 ngày.
Về lịch sử: Nhân dân Xuân Đỉnh vốn có truyền thống cách mạng kiên
cường. Giai đoạn Tiền khởi nghĩa (1941-1945) Xuân Đỉnh đã được Trung ương
Đảng chọn làm An toàn khu (ATK), là nơi nuôi giấu, chở che nhiều đồng chí
lãnh đạo cao cấp của cách mạng như: Trường Chinh, Hoàng Văn Thụ, Hoàng
Tùng, Phan Trọng Tuệ….đi lại, ăn ở, hoạt động thường xuyên.

Năm 2003 xã Xuân Đỉnh (nay đã được kiện toàn thành 2 phường là
phường Xuân Đỉnh và phường Xuân Tảo) đã được Chủ tịch nước tặng danh hiệu
“ Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ chống Pháp”.
Về giáo dục: trên địa bàn phường có đầy đủ hệ thống trường học phổ
thông gòm: 01 trường THPT, 01 trường THCS, 01 trường Tiểu học, 02 trường
Mầm non công lập, 01 trường mầm non tư thục, 20 nhóm lớp mầm non tư thục.
100% trẻ em trong độ tuổi được đi học.
1.2. Cơ cấu tổ chức.
Theo Luật tổ chức quyền địa phương năm 2015, cơ cấu tổ chức UBND
Phường Xuân Đỉnh gồm có: 01 Chủ Tịch, 02 Phó Chủ Tịch và 02 Ủy Viên. Giúp
việc cho UBND Phường gồm có 06 ban ngành: Văn hóa – Xã hội; Tài chính Kế toán; Địa chính – Xây dựng; Tư pháp – Hộ tịch; Văn phòng – Thống kê; Tài
chính – Thương nghiệp.
1.3. Chức năng nhiệm vụ.
Uỷ ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh là tổ chức sự nghiệp quản lý nhà
nước, có chức năng quản lý nhà nước do Hội đồng nhân dân giao cho, vừa do
Uỷ ban nhân dân cấp trên giao và chịu sự lãnh đạo thống nhất của chính phủ. Là
cơ quan hành chính nhà nước hoạt động thường xuyên của địa phương thuộc hệ
thống hành chính thống nhất và thông suốt cả nước. Nhưng việc thực hiện chỉ
đạo điều hành hàng ngày công việc hành chính nhà nước ở địa phương là cơ
quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hành những
quyết định của Hội đồng nhân dân và báo cáo công việc trước Hội đồng nhân
dân cung cấp và Uỷ ban nhân dân cấp trên. Là cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương xong Uỷ ban nhân dân không chỉ chịu trách nhiệm chấp hành những
8


nghị quyết của Hội đồng nhân dân mà còn cả những nghị quyết của cơ quan
chính quyền cấp trên thi hành pháp luật thống nhất của nhà nước.
Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh có trụ sở tại số 418 đường Xuân
Đỉnh – phường Xuân Đỉnh – quận Bắc Từ Liêm; có tư cách pháp nhân; có con

dấu và tài khản riêng.
Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh thực hiện quản lý nhà nước trong
-

các lĩnh vực sau:
Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, Pháp luật,
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cung cấp trong cơ quan nhà nước như: tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ

-

trang nhân dân và công đoàn địa phương.
Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ an toàn vũ trang,
xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch của địa phương và việc

-

cư trú của người nước ngoài ở địa phương.
Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước và của công dân chống tham

-

nhũng buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội.
Tổ chức chỉ đạo thi hành án ở địa phương.
Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương (thuế) phối hợp với
các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và

-

các khoản thu khác ở địa phương.
Uỷ ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh còn có nhiệm vụ quản lý đơn vị địa giới
hành chính ở địa phương.

9


CHƯƠNG 2
VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN
NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM
2.1. Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại ủy ban nhân dân
phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm.
* Về soạn thảo văn bản.
Việc phân công soạn thảo văn bản do trưởng ban phân công và được phân
công cho cán bộ văn thư soạn thảo. Công việc soạn thảo của Ủy ban là soạn thảo
những văn bản hành chính thông thường nó bao gồm: công văn, báo cáo, thông
báo, tờ trình. Văn bản do rất nhiều yếu tố cấu thành nên nó được viết do ở nhiều
vị trí quy định với cách viết phông chữ, cỡ chữ được quy định chặt chẽ nhằm
đảm bảo cho văn bản đó tính pháp lý, tính quyền lực của văn bản.
Quy trình soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, in, (nhân bản), trình ký văn
bản.
Thể thức văn bản của cơ quan gồm:
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số, ký hiệu của văn bản
- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
- Nội dung văn bản
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận

* Quản lý văn bản
Tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh hiện nay, mọi công văn đi đến
hằng ngày đều được quản lý tập trung ở văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi,
đến. Yêu cầu về quản lý văn bản ở đây phải thống nhất, chính xác, an toàn và bí
mật tức là khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải kịp thời, đặc biệt đối với
những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, hỏa tốc. Tuân thủ các quy định về
nghiệp vụ công tác văn thư, chế độ công tác văn thư được thống nhất trong
phạm vi toàn quốc, đặc biệt là các đơn thư tố cáo phải có sổ sách riêng để quản
10


lý, theo dõi.
* Quản lý và sử dụng con dấu
Cán bộ văn thư phải có nhiệm vụ, xem xét kỹ văn bản trước khi đóng dấu,
văn bản phải có đầy đủ thể thức, chữ ký của các cấp có thẩm quyền, tránh đóng
nhầm giữa các con dấu. Các văn bản có ý kiến ngoài lề hoặc ký tắt không đóng
dấu.
Việc bảo quản và giữ gìn con dấu của ở Ủy ban nhân dân Phường đúng
quy định, dấu sau khi đã đóng xong, văn thư cất ngay vào tủ có khóa để tránh
trường hợp quên khi ra khỏi phòng. Con dấu được bảo quản an toàn, trong cũng
như ngoài giờ làm việc nghiêm cấm mang con dấu ra khỏi phòng, trừ trường
hợp đột xuất phải có ý kiến của thủ trưởng, khi thay đổi con dấu phải giao nộp
dấu cũ cho cơ quan Công an quản lý.
* Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn thư, là
trách nhiệm của các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn được quy định trong
Điều 11 - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Điều 23 - Nghị định 110
ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Hiện nay ở Ủy ban nhân dân
Phường vẫn đang tiến hành chỉnh lý tài liệu mà các năm trước lưu trữ cơ quan
đã nộp lưu nhưng do chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh, đây là một khó khăn cho công

tác lưu trữ. Tình trạng tài liệu bị thất lạc vẫn còn xảy ra, nhưng những năm gần
đây được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo nên công tác lập hồ sơ hiện hành và
nộp lưu hồ sơ có nhiều tiến bộ rõ rệt, các bộ phận, chuyên viên, đơn vị đã lập
được hồ sơ mà mình trực tiếp theo dõi phụ trách.
* Thu thập tài liệu lưu trữ
Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong những nghiệp vụ đầu
tiên của công tác lưu trữ, nhằm tập hợp tài liệu của một cơ quan quốc gia tổ
chức để quản lý một cách tập trung thống nhất.
Thông qua việc thu thập bổ sung tài liệu làm cho số liệu, nội dung, thành
phần tài liệu của Ủy ban nhân dân Xã ngày càng đầy đủ, phong phú hơn. Đồng
thời phục vụ tốt mọi nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội.
11


Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào Ủy ban bao gồm công tác
thu thập bổ sung tài liệu của Ủy ban và công tác thu thập bổ sung tài liệu của các
đơn vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
* Xác định giá trị tài liệu.
Tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh việc xác định giá trị tài liệu đã
được các cán bộ quan tâm nhiều hơn nhằm mục đích giúp cho việc quản lý tài
liệu chặt chẽ; tạo điều kiện để nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ của cán bộ Ủy ban và người dân; tiết kiệm diện tích kho tàng, giá tủ và
phương tiện bảo quản. Việc xác định giá trị tài liệu đã được cán bộ căn cứ tại
điều 16, Luật lưu trữ 2011
Hàng năm, Ủy ban nhân dân Phường phối hợp với các đơn vị chuẩn bị
giao nộp tài liệu qua việc lập hồ sơ, lập danh mục các tài liệu cần giao nộp. Khi
giao nộp cán bộ lưu trữ ở Ủy ban tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa danh mục
nộp lưu và thực tế tài liệu thấy đầy đủ thì lập biên bản giao nhận tài liệu. Khi lập
biên bản giao nhận tài liệu để thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan lập thành 02
bản: 01 bản bên giao giữ, 01 bản bên nhận giữ.

* Chỉnh lý tài liệu.
Hằng năm, đến thời hạn nộp lưu Ủy ban nhân dân Phường căn cứ vào
khối tài liệu cần chỉnh lý tại cơ quan sẽ đề nghị cấp kinh phí để chỉnh lý khối tài
liệu đó.

Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu được lãnh đạo Ủy ban nhân

dân Phường rất coi trọng, quan tâm đầu tư, thực hiện giám sát, chỉ đạo hoạt động
theo quy định của Nhà nước và Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
* Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Hiện nay do chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng nên tài liệu của Ủy ban
nhân dân Phường đang được bảo quản trong các tủ tài liệu đặt tại cơ quan và
dùng các biện pháp thủ công để bảo quản tài liệu như: Chống ẩm, chống nấm
mốc, chống côn trùng, chống mối, chống chuột… Việc kiểm tra, vệ sinh tài liệu
được thực hiện thường xuyên, nên không xảy ra trường hợp đáng tiếc nào như
làm mất, hư hỏng tài liệu.
2.2. Vai trò của công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
12


Phường Xuân Đỉnh
2.2.1. Vai trò của công tác văn thư.
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý,
sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan nhà nước, kết quả của công tác
văn thư là sự khởi đầu của công tác lưu trữ, công tác văn thư chính là tiền đề của
công tác lưu trữ. Công tác văn thư được thể hiện tốt có tác dụng tốt đối với toàn
xã hội.
Công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh đóng vai trò hết
sức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
Công tác văn thư là sợi dây liên kết giữa các cơ quan, tổ chức, quần chúng

nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần nâng cao
chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quan
trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của văn phòng ủy ban
nhân dân Phường. Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công
việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
2.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế
hành chính nhà nướcnói chung và đối với Ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh
nói riêng góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế
hành chính:
Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản
quản lý nhà nước có thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài
liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi,
nhanh chóng, tiết kiệm. Toàn bộ thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều
qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ: Thu thập, tra tìm, lựa chọn,
tổ chức khai thác sử dụng văn bản.
Thứ hai, dựa trên nguồn thông tin trong quá khứ để giúp cho cán bộ trong
Ủy ban và độc giả có nhu cầu khai thác thông tin tìm ra những quy luật vận
động, nhất là sự vận động của đối tượng chịu sự tác động của văn bản đang soạn
13


thảo; tìm hiểu đối tượng của văn bản đã hiểu và quan tâm. Từ đó tìm ra cách
thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng
của nhà nước.
Thứ ba, làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc
đẩy cho hoạt động hệ thống hóa pháp luật được tốt, góp phần loại bỏ những quy
luật lỗi thời làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm pháp luật, nâng
cao chất lượng hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, đảm bảo

cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp
luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung.
Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành
chính văn phòng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính
nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
Đồng thời tài liệu lưu trữ còn là nguồn sử liệu quan trọng, là thước đo trình độ
quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia.

14


CHƯƠNG 3
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG
XUÂN ĐỈNH - QUẬN BẮC TỪ LIÊM
3.1. Nhận xét.
Qua thời gian khảo sát tại cơ quan, kết hợp với lý thuyết đã học tôi có một
số nhận xét về công tác văn thư - lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân
Đỉnh như sau:
* Ưu điểm:
1. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ về công nghệ thông tin, Ủy ban nhân
dân Phường Xuân Đỉnh đã nắm bắt nhanh chóng được xu hướng phát triển của
nền kinh tế thị trường đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác văn
bản.
2. Công tác soạn thảo văn bản tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh
được thực hiện tương đối tốt, các văn bản ban hành theo đúng quy trình, thủ tục
ban hành một văn bản. Các văn bản có đầy đủ các yếu tố về thể thức, có hiệu lực
pháp lý cao, thông tin trong văn bản được đảm bảo an toàn, bí mật, tạo điều kiện
thuận lợi cho việc giải quyết văn bản.
3. Trong hoạt động của cơ quan công tác quản lý văn bản đi được tổ chức

rất tốt đúng quy định của nhà nước, công tác quản lý văn bản được tổ chức rất
tốt đúng quy định của nhà nước; công tác quản lý văn bản được tôt chức tốt ở tất
cả các khâu đánh máy, in văn bản, đánh máy, trình ký, đóng dấu văn bản.
4. Tất cả văn bản đến của cơ quan hầu hết được gửi trên hệ chương trình
quản lý văn bản và hồ sơ công việc để thuận tiện cho công tác giải quyết công
việc nhanh chóng.
5. Công tác quản lý sử dụng con dấu được tiến hành tốt, dấu được cán bộ
văn thư quản lý chặt chẽ, cẩn thận, được lau chùi sạch sẽ và được đặt vào ngăn
tủ sau khi đã sử dụng xong. Dấu chỉ được đóng lên văn bản có đầy đủ thông tin
15


và chữ ký hợp lệ. Dấu đóng lên 1/3 chữ ký về bên trái.
6. Cán bộ văn thư là người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong
công việc nên việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến được hoàn
thành kịp thời đáp ứng công việc.
7. Ủy ban nhân dân Phường đã trang bị được những trang thiết bị văn
phòng hiện đại như máy tính, máy in, máy photo…
8. Thường xuyên vệ sinh tài liệu sạch sẽ, lau chùi giá tủ tránh bụi bẩn.
* Nhược điểm:
Bên cạnh những kết quả đạt được thì Ủy ban nhân dân Phường Xuân
Đỉnh còn một số hạn chế trong công tác văn thư – lưu trữ như:
1. Việc quản lý văn bản đi còn tồn tại một số hạn chế gây khó khăn cho
việc tra tìm tài liệu mất thời gian tốn công sức khi cần thiết. Bên cạnh đó cán bộ
văn thư chưa lập được sổ chuyển giao văn bản đi gây khó khăn cho việc quản lý
văn bản đi.
2. Tài liệu trong quá trình hoạt động chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh. Tài liệu
nộp lưu của các phòng, ban khi nộp lưu đang trong tình trạng bó gói, gây khó
khăn lớn cho công tác lưu trữ.
3. Chưa thu hồi được tài liệu đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ, tài liệu vẫn

bị phân tán nằm rải rác ở các phòng, ban. Một số tài liệu đã thu hồi thì cán bộ
lưu chưa tiến hành được các khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý
tài liệu. Vì vậy phần lớn tài liệu đang trong tình trạng bó gói lộn xộn, gây khó
khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu.
4. Phần lớn các cán bộ nhân viên chưa lập hồ sơ công việc mình làm, hồ
sơ tài liệu đang trong tình trạng bố gói gây khó khăn cho công tác khai thác sử
dụng.
5. Chưa xây dựng được kho lưu trữ cơ quan nên chưa đáp ứng và phục vụ
được việc bảo quản tài liệu.
6. Trình độ nhân viên chưa đồng đều gây ảnh hưởng đến tính thống nhất
trong việc giải quyết công việc.

16


3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư –
lưu trữ của cơ quan, tổ chức .
Để phát huy được những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm của
công tác văn thư – lưu trữ, tôi xin đề ra một số giải pháp cụ thể như sau:
1. Các cán bộ văn thư - lưu trữ phải được đào tạo, trau dồi kiến thức hơn
nữa đặc biệt là tin học và ngoại ngữ để nâng cao trình độ và năng lực làm việc.
2. Đầu tư trang thiết bị hiện đại, đưa thêm các chương trình phần mềm
ứng dụng vào công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo hiệu quả công việc được tốt.
3. Lãnh đạo Ủy ban phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc
của cán bộ, nhân viên, đưa ra những hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để
nhắc nhở cũng như động viên tinh thần làm việc của họ.
4. Các cán bộ văn thư – lưu trữ phải nâng cao ý thức làm việc hơn nữa,
không hút thuốc nơi công sở.
5. Cán bộ văn thư – lưu trữ phải chủ động đón tiếp độc giả, phải có mối
quan hệ hài hòa, đáp ứng, giải quyết mọi thắc mắc của họ.

6. Thường xuyên dọn dẹp văn phòng đảm bảo cảnh quan và không khí
làm việc...
3.3. Một số khuyến nghị.
* Đối với cơ quan, tổ chức.
- Để giúp cho công tác văn thư lưu trữ trong Ủy ban ngày một phát triển
hơn, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin học và ứng
dụng một cách đồng bộ. Tăng mức độ tự động hóa công tác văn thư – lưu trữ sẽ
tạo ra một mức thay đổi không chỉ ở mức độ kỹ thuật mà còn thay đổi thói quen
tác phong làm việc, mối quan hệ giữa các thành viên với nhau trong công tác
văn thư – lưu trữ.
- Hằng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực hiện công tác của cán bộ
văn thư – lưu trữ và kiểm tra việc lập hồ sơ công việc đối với các phòng, ban
trong cơ quan cần ban hành các văn bản hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án
nhằm đưa công tác văn thư - lưu trữ đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả.
- Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Phường cần quan tâm sát sao hơn nữa đến
công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan. Ban hành các chủ trương, hướng dẫn
nghiệp vụ công tác này một cách cụ thể sâu sắc hơn. Tổ chức đua cán bộ đi tập
huấn ở cấp trên chú trong đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ
17


văn thư – lưu trữ, cần thu hút sự đầu tư của cấp trên cho công tác này.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về
công tác văn thư – lưu trữ để rút ra những kinh nghiệm đánh giá những việc đã
làm được những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dương
những cá nhân, phòng ban có thành tích cao và đưa những giải pháp khắc phục
những hình thức xử lý nghiêm khắc đối với cá nhân, phòng ban vi phạm góp
phần nâng cao năng lực và trách nhiệm của mỗi cán bộ.
- Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Phường đôn đốc kiểm tra thường xuyên các
phòng ban lập hồ sơ khi công việc giải quyết xong đưa vào lưu trữ tạo điều kiện

làm tốt công tác lưu trữ.
- Ngoài ra lãnh đạo Ủy ban nhân dân Phường tiến hành lập kế hoạch ban
hành quyết định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu đang tông đọng
trong các phòng, ban đưa vào lưu trữ cơ quan; cần có những biện pháp để việc
nộp lưu tài liệu của các phòng ban theo đúng quy định nộp lưu của nhà nước.
- Đối với những tài liệu đã thu hồi thì cần bố trí cán bộ lưu trữ tiến hành
phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ được
quy củ, việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu được hiệu quả cần xây dựng
phòng đọc lưu trữ riêng.
- Xây dựng kho lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của nhà nước.
- Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư - lưu trữ nhiều hơn
để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện
đại đáp ứng các nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
* Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, Trường:
Chương trình đào tạo hệ Đại học khoa văn thư – lưu trữ, nhà trường cần
tạo điều kiện để học viên được tiếp xúc với thực tế, với môi trường làm việc của
văn phòng nhiều hơn nữa. Nhà trường có thể tổ chức cho sinh viên đi thực tế
nhiều hơn, quan sát công việc để trau dồi những kiến thức lý thuyết đã học trên
lớp, từ đó người học sẽ có thể nắm rõ được bản chất của công việc tránh được sự
lúng túng khi bước vào công việc thực tế sau này.

18


KẾT LUẬN
Trong những năm gần đây đối với yêu cầu cải cách nền hành chính đất
nước và sự phát triển nhah chóng của khoa học công nghệ đặc biệt là hệ thống
văn bản quản lý hành chính nhà nước. Công tác văn thư lư trữ trở thành yêu cầu
có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin
quản lý mà còn góp phần giúp lãnh đạo điều hành mọi công việc của cơ quan,

đơn vị một cách kịp thời, hiệu quả chính xác trong công việc. Từ những nhận
thức thực tế trên cho thấy công tác văn thư có vai trò không thể thiếu trong hoạt
động quản lý của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Đứng trước yêu cầu đổi mới của đất nước, Ủy ban nhân dân Phường Xuân
Đỉnh không ngừng củng cố, tăng cường và hoàn thiện về mọi mặt như về cơ sở
vật chất cũng như chất lượng nhân sự của Ủy ban nhân dân. Một trong những
nhiệm vụ trọng tâm của Ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh là không ngừng
nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư lưu trữ. Để phát huy và nâng
cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân
Đỉnh đã đẩy mạnh các khâu nghiệp vụ. Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh
cũng đạt được kết quả khích lệ tuy vẫn còn một số hạn chế cần phải khắc phục.
Trên đây là bài nghiên cứu cho học phần tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao
động khoa học trong công tác văn thư - lưu trữ của tôi, tôi đã cố gắng hoàn
thành nhưng do kinh nghiệm chưa nhiều, hiểu biết còn hạn chế nên không tránh
khỏi những thiếu sót. Vì vậy kính mong thầy cô giáo và các các bạn góp ý để bài
tập của tôi được hoàn thiện hơn.

19


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội/ Luật lưu trữ.
2. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm (1990)/ Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (giáo trình cho sinh viên
Đại học Lưu trữ), Hà Nội.
3. Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2006)/ Giáo trình Lưu trữ học. Nxb. Văn hoá
thông tin Hà Nội.
4. Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước/ Tạp chí Văn thư – Lưu trữ.
5. Nguyễn Xuân Hoà (1998)/ Mấy ý kiến về quản lý tài liệu lưu trữ. Tạp

chí Lưu trữ Việt Nam, số 3.
6. Công tác lưu trữ / Nguyễn Lệ Nhung.
7. Nguyễn Thị Trà (2005)/ Một số kinh nghiệm về công tác sưu tầm, thu
thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3.
Các trang web:
1. Tailieu.vn
2. vanthuluutru.com
3. luutruvn.gv.vn
4. sonoivu.gov.vn

20


PHỤ LỤC

Tủ đựng hồ sơ, tài liệu tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh

Cán bộ văn thư lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh

21


Chủ tịch
Ủy ban nhân dân

Phó chủ tịch
Ủy ban nhân dân

Văn hóa
– Xã hội

Tài chính
- Kế toán

Địa chính
– Xây
dựng

Tư pháp –
Hộ tịch

Văn
phòng –
Thống kê

Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh

22

Tài chính
–
Thương
nghiệp