báo cáo thực tập ở bộ môn

PHỤ LỤC......................................................................................2
PHẦN MỞ ĐẦU...........................................................................1
1. Ý nghĩa của chuyến thực tập..........................................................................1
2. Thời gian thực tập...........................................................................................1

PHẦN NỘI DUNG.......................................................................2
CHƯƠNG 1..................................................................................2
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ BỘ MÔN CÔNG NGHỆ......2
THÔNG TIN.................................................................................2
1.1. Lịch sử hình thành.......................................................................................2
1.2. Chức năng, nhiệm vụ...................................................................................2

CHƯƠNG 2..................................................................................4
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI BỘ MÔN..............4
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.......................................................4
2.1. Những công việc đã thực hiện trong quá trình thực tập...........................4
2.1.1. Vệ sinh nơi làm việc............................................................................4
2.1.2. Soạn thảo văn bản...............................................................................5
Soạn thảo văn bản là một công việc phải trải qua nhiều giai đoạn, văn
bản phải được đảm bảo cả về nội dung lẫn hình thức........................................5
2.1.3. Lưu trữ văn bản..................................................................................6
Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản
an toàn và phát huy giá trị pháp lý. Chính vì thế, tất cả các cơ quan, tổ chức
được thành lập thì công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó
là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức..............................6
2.1.4. Sử dụng con dấu.................................................................................7


2.1.5. Trình ký văn bản.................................................................................8
2.1.6. Đăng ký văn bản.................................................................................9
a. Đăng ký văn bản đi...................................................................................9

b. Đăng ký văn bản đến..............................................................................10
2.1.7. Sử dụng trang thiết bị văn phòng....................................................12
a. Máy photocopy........................................................................................12
b. Máy in......................................................................................................13
c. Máy scan..................................................................................................14
d. Máy tính..................................................................................................15
e. Sử dụng điện thoại..................................................................................16
2.2. Những công việc đã quan sát trong quá trình thực tập...........................17
2.2.1. Giao tiếp với sinh viên......................................................................17
2.2.2. Họp Bộ môn.......................................................................................18
2.2.3. Chấm công.........................................................................................19

CHƯƠNG 3................................................................................21
THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC
TẬP.....................................................................................................21
3.1. Thuận lợi.....................................................................................................21
3.2. Khó khăn.....................................................................................................22

PHẦN KẾT LUẬN.....................................................................23
1. Nhận xét ưu khuyết điểm của bản thân sinh viên thực tập........................23
2. Đề xuất chương trình học.............................................................................23

PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Ý nghĩa của chuyến thực tập
Thực tập nhận thức là một trong những hình thức học tập, trải nghiệm thực tế
với môi trường làm việc – tiếp cận với nghề nghiệp mà em đã chọn khi bước chân vào
ngưỡng cửa đại học. Và cũng chính là cơ hội giúp em trong việc tự giác và chủ động

tìm kiếm cơ quan để thực tập, học hỏi các thầy cô trong việc xử lý và thực hiện công
việc để đạt được hiệu quả cao nhất.
Khi chúng em được trang bị một số nghiệp vụ cần thiết cho nhân viên văn
phòng: Nghiệp vụ văn phòng, lễ tân văn phòng, kỹ thuật dựng và ban hành văn bản,
thực hành soạn thảo văn bản,… thì chúng em có thể thử sức mình với công việc văn
phòng.
Được sự chấp thuận của Bộ môn Công nghệ Thông tin em đã có chuyến thực
tập 04 tuần, đúng theo thời gian quy định. Ở đây, em đã nhận được rất nhiều điều bổ
ích và ý nghĩa. Thầy luôn giúp đỡ, hỗ trợ và hướng dẫn tận tình trong các công việc:
sử dụng trang thiết bị văn phòng, trình ký văn bản,… giúp em có thể tự tin hơn, không
còn lúng túng, rụt rè hay lo sợ gì cả.
Qua quá trình áp dụng kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, chúng
em có thể tự đánh giá bản thân mình, nhận biết được những điểm mạnh, điểm yếu và
cần trang bị thêm những kỹ năng gì để công việc được hoàn thiện, đạt hiệu quả cao.
2. Thời gian thực tập
Thời gian thực tập 04 tuần tại Bộ môn Công nghệ Thông tin: 15/5/2017 –
09/6/2017
Thời gian làm việc: từ thứ 2 đến thứ 6
- Buổi sáng: 7h – 11h
- Buổi chiều: 13h – 17h

1


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ BỘ MÔN CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN
1.1. Lịch sử hình thành
Căn cứ Quyết định số 209/QĐ-ĐHTV ngày 30/10/2006 của Trường Đại học Trà

Vinh về việc thành lập Bộ môn Công nghệ Thông tin thuộc Khoa Kỹ thuật và Công
nghệ.
Số điện thoại: (+ 84) 294 3855246
Địa chỉ: 126 Nguyễn Thiện Thành, Phường 5, TP. Trà Vinh.
E-mail:
Website:

Hình 1.1. Bộ môn Công nghệ Thông tin
1.2. Chức năng, nhiệm vụ
- Chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng, tiến độ giảng dạy, học tập môn
học trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường, của Khoa.

2


- Xây dựng và hoàn thiện nội dung, chương trình, biên soạn giáo trình, tài liệu
tham khảo liên quan đến chuyên ngành đào tạo và môn học được Khoa và Trường
giao.
- Nghiên cứu cải tiến phương pháp giảng dạy, tổ chức các hoạt động học thuật
nhằm nâng cao chất lượng đào tạo.
- Tiến hành nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và cung ứng các dịch
vụ khoa học và công nghệ theo kế hoạch của Trường và Khoa giao; chủ động phối hợp
với các cơ sở đào tạo, tổ chứckhoa học và công nghệ, sản xuất kinh doanh, dịch vụ
nhằm gắn đào tạo, nghiên cứu khoa học với hoạt động sản xuất và đời sống xã hội, bổ
sung nguồn tài chính cho trường.
- Xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học của Bộ môn; tham gia đào tạo,
bồi dưỡng đội ngũ cán bộ thuộc chuyên ngành.
- Chủ trì việc đào tạo chuyên ngành cho một số chuyên ngành; chủ trì việc đào
tạo các chuyên ngành sau đại học.
- Quản lý nhân sự và cơ sở vật chất, thiết bị của Bộ môn.

1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
TRƯỞNG BỘ MÔN

P. TRƯỞNG BỘ MÔN

P. TRƯỞNG BỘ MÔN

GIẢNG VIÊN

GIẢNG VIÊN

GIẢNG VIÊN

GIẢNG VIÊN

3

GIẢNG VIÊN

GIẢNG VIÊN


CHƯƠNG 2
BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI BỘ MÔN
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.1. Những công việc đã thực hiện trong quá trình thực tập
2.1.1. Vệ sinh nơi làm việc
Hầu hết các văn phòng làm việc đều quan tâm đến việc vệ sinh để làm sạch
không gian văn phòng. Một môi trường trong lành, sạch sẽ giúp cho nhân viên thoải
mái, tạo sự hứng thú trong làm việc.

Trong quá trình thực tập tại Bộ môn Công nghệ Thông tin, vào đầu giờ mỗi buổi
thực tập em đến sớm khoảng 15 phút và mượn chìa khóa của Thầy mở cửa để dọn vệ
sinh Văn phòng Bộ môn. Em quét dọn bàn làm việc của giảng viên và quét sàn. Em cất
dụng cụ vào đúng vị trí sau khi vệ sinh xong. Ngoài ra, khi Bộ môn có cuộc họp em
dọn vệ sinh, sắp xếp bàn ghế khoảng 15 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
Qua việc dọn vệ sinh đầu buổi, em nhận thấy rằng: Công việc của chúng ta sẽ đạt
hiệu quả cao khi làm việc trong một không gian sạch và không khí trong lành. Vệ sinh
văn phòng là việc em chủ động làm, không đợi thầy cô trong Bộ môn phân công hay
nhắc nhở.

Hình 2.1. Vệ sinh văn phòng Bộ môn
4


2.1.2. Soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là một công việc phải trải qua nhiều giai đoạn, văn bản phải
được đảm bảo cả về nội dung lẫn hình thức.
Khi thực tập ở Bộ môn Công nghệ Thông tin em được soạn thảo rất nhiều loại
văn bản: Thông báo, Kế hoạch, Lịch phân công giảng viên,…và em nhận được sự hỗ
trợ từ Thầy Thiện. Khi Thầy Thiện giao cho em soạn thảo văn bản thì Thầy sẽ ghi vào
giấy những nội dung chính cần thể hiện, nơi nhận và người ký văn bản. Sau đó, em
tiến hành soạn thảo. Trong quá trình soạn thảo, em nhập nội dung trước và sau đó
chỉnh thể thức văn bản theo Thông tư số 01 mà em đã được học ở môn Kỹ thuật xây
dựng và ban hành văn bản. Khi văn bản được hoàn thành, em gửi thư điện tử để Thầy
kiểm tra (nếu Thầy yêu cầu).
Trong tuần đầu, em chưa nắm vững các căn cứ cần phải thể hiện trong văn bản
nên còn nhờ sự hỗ trợ từ Thầy. Những tuần tiếp theo, em luôn cố gắng chú ý và tìm
hiểu từng loại văn bản cần phải có những căn cứ nào để em có thể soạn thảo văn bản
một cách nhanh nhất và hoàn thiện nhất.
Thực tập tại Bộ môn Công nghệ Thông tin, em được soạn thảo văn bản nhiều

lần giúp cho em rèn luyện được kỹ năng đánh máy và cách trình bày văn bản chuẩn hơn.

Hình 2.2.Thực hành soạn thảo văn bản

5


Qua đó, em rút ra được một số bài học đối với việc soạn thảo văn bản: thể thức
và kỹ thuật trong văn bản phải đúng với quy định, cách diễn đạt lời văn cần phải mạch
lạc, rõ ràng, chặt chẽ và thông tin được thể hiện trong văn bản phải đầy đủ và chính
xác. Ngoài ra, chính tả là một trong những phần rất quan trọng trong văn bản.
2.1.3. Lưu trữ văn bản
Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn
và phát huy giá trị pháp lý. Chính vì thế, tất cả các cơ quan, tổ chức được thành lập thì
công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Hầu hết các văn bản đến từ: Trường, Khoa,…và các văn bản đi của Bộ môn, sau
khi đăng ký và xử lý, Thầy giao cho em lưu trữ văn bản. Trước khi lưu trữ văn bản, em
sắp xếp, phân loại văn bản. Sau đó, em bấm lổ theo thước đo cỡ giấy A4 và đến tủ lưu
trữ văn bản để lấy sơ mi còng đúng tên loại và tiến hành lưu văn bản.

Hình 2.3. Sơ mi còng dùng để lưu văn bản
Ngoài ra, em còn Được lưu một số văn bản cá nhân của các giảng viên trong
Bộ môn. Đặc biệt là các văn bản đó không cần phải đăng ký vào sổ.

6


Do chưa quen với công việc ở tuần đầu nên em còn lúng túng khi tìm kiếm sơ
mi còng để lưu trữ (số lượng sơ mi còng nhiều). Hằng ngày, em đều được lưu văn bản

nên thao tác thực hiện càng nhuần nhuyễn và có hiệu quả hơn.
Em nhận thấy được việc lưu trữ văn bản là rất quan trọng và cần thiết đối với
các đơn vị, tổ chức. Qua đây, em học được tuần tự thực hiện sắp xếp, phân loại khi lưu
trữ văn bản.
2.1.4. Sử dụng con dấu
Trên thực tế, bên cạnh chữ ký của người đại diện theo pháp luật cho cơ quan, tổ
chức, con dấu cũng được coi là chữ ký. Chữ ký và con dấu luôn đi đôi với nhau tạo
nên hiệu lực của văn bản.

Hình 2.4. Con dấu tên tại Bộ môn Công nghệ Thông tin
Sử dụng con dấu tên ở Bộ môn Công nghệ Thông tin, em được thực hiện rất
thường xuyên. Sau khi văn bản đã được hoàn chỉnh và in ra, Thầy giao cho em chuyển
đến Trưởng Bộ môn để ký. Khi trình ký xong, em đến tủ đựng con dấu và lấy con dấu
tên của Trưởng Bộ môn, sau đó tiến hành đóng dấu. Khi đóng dấu tên thì em sẽ đóng ở
phía dưới chữ ký, không đóng lên chữ ký, có đôi lúc em đóng dấu tên hướng lên từ trái
sang phải.
Qua việc đóng dấu em rất mất nhiều thời gian vì do lần đầu tiếp cận và phải
canh chỉnh khi đóng dấu tên để không bị sát hoặc chèn lên chữ ký. Những lần đầu tiên
7


khi đóng dấu tên, em đóng hơi mờ nên phải dùng viết đỏ đồ lại. Việc đóng dấu giúp
em rèn luyện được tính kiên nhẫn và cố gắng canh chỉnh khi đóng để được văn bản
hoàn chỉnh và có thẩm mỹ.

Hình 2.5. Thực hiện đóng dấu tên lên văn bản
2.1.5. Trình ký văn bản
Khi thực tập tại Bộ môn Công nghệ Thông tin em được trình ký lên: Trưởng Bộ
môn, Trưởng Khoa, Phòng Đào tạo.
Khi văn bản đã hoàn thành thì em được Thầy Thiện phân công trình ký lên Bộ

môn và Khoa Kỹ thuật và Công nghệ hay Phòng Đào tạo. Trước khi trình ký, em sẽ
kiểm tra số lượng văn bản. Đầu tiên, em trình ký Trưởng Bộ môn, sau đó thì em đến
Văn phòng Khoa nhờ cô Duyên trình ký, cô Duyên xem văn bản xong thì ký nhái và
trình ký lên lãnh đạo Khoa. Em ngồi đợi khoảng 03 phút thì cô Duyên đưa văn bản đã
ký cho em. Em cảm ơn và chào cô. Có một số văn bản (lịch ôn thi ) thì cần phải trình
ký Phòng Đào tạo. Khi đến em chào Thầy Kiên và chuyển văn bản cần trình ký cho
thầy, sau khi xem xong thầy ký nhái và đưa cho em để trình ký lên Thầy Tuấn
(P.Trưởng Phòng Đào tạo). Em chào và chuyển văn bản nhờ Thầy Tuấn ký. Thầy ký
xong chuyển văn bản lại cho em, em cảm ơn và chào Thầy.

8


Có những lần, khi em trình ký lên Khoa thì phải đợi ngày hôm sau mới nhận
văn bản được bởi vì lãnh đạo Khoa bận học không có mặt tại Khoa nên đôi khi phải
tạm ngừng công việc lại.
Qua việc trình ký văn bản em biết được khi trình ký thì phải đúng tuần tự từ
thấp lên cao và phải thông qua việc kiểm tra của thầy cô trước khi trình lên lãnh đạo.
Giúp cho em rèn luyện được tác phong nghiêm túc và lịch sự khi giao tiếp với mọi người.
2.1.6. Đăng ký văn bản
Khi thực tập ở Bộ môn Công nghệ Thông tin, em được Thầy Thiện phân công
cho đăng ký văn bản (Thông báo,Kế hoạch,…). Em thực hiện đăng ký văn bản bằng sổ
và cơ sở dữ liệu.
a. Đăng ký văn bản đi
Khi đăng ký văn bản đi, em đăng ký trên sổ trước và sau đó đăng ký trên cơ sở
dữ liệu. Trong lúc đăng ký, em sẽ nhập đầy đủ thông tin theo quy định: số và ký hiệu
văn bản, ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung văn bản, người ký, nơi nhận văn bản,
ghi chú.
Số và ký hiệu
văn bản

Ngày tháng

Trích yếu

văn bản

nội dung

Người ký

Nơi nhận

Ghi chú

văn bản

văn bản
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Hình 2.6. Mẫu đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu
9

(6)


Hình 2.7. Mẫu đăng ký văn bản đi bằng sổ
b. Đăng ký văn bản đến
Tất cả văn bản đến Bộ môn Công nghệ Thông tin đều được gửi đến Văn phòng
Khoa Kỹ thuật và Công nghệ. Em được Thầy Thiện phân công cho là vào đầu mỗi
buổi thực tập trước khi lên văn phòng Bộ môn thì đến Văn phòng Khoa để tiếp nhận
văn bản đến (em chỉ được tiếp nhận văn bản khi có mặt các thầy cô trong Văn phòng
Khoa). Các văn bản đến thường là: Lịch đánh giá kết thúc học phần, Thông báo, Quyết
định (giảng viên),… Khi tiếp nhận văn bản đến xong, em vào Văn phòng bộ môn và
chuyển đến cho Thầy Thiện. Sau đó, em mới đăng ký văn bản đến.
Khi đăng ký văn bản đến, em đăng ký trên sổ trước và sau đó đăng ký trên cơ
sở dữ liệu. Khi đăng ký, em sẽ nhập đầy đủ thông tin theo quy định: nơi đến, số và ký
hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung văn bản, ghi chú.

Nơi đến
(1)

Số, ký hiệu văn bản
(2)

Ngày tháng
văn bản
(3)

10

Trích yếu nội dung

văn bản
(4)

Ghi chú
(5)


Hình 2.8. Mẫu đăng ký văn bản đến trên cơ sở dữ liệu

2.9. Mẫu đăng ký văn bản đến bằng sổ

11


Hình 2.10. Thực hiện đăng ký văn bản bằng sổ
Qua việc đăng ký văn bản (đến và đi) em rút ra được kinh nghiệm: khi đăng ký
văn bản cần phải thực hiện một cách cẩn thận, rõ ràng, không viết tắt những từ, cụm từ
không thông dụng. Đối với một số văn bản phần trích yếu quá dài thì chúng ta cần tóm
lại nhưng phải đúng với nội dung văn bản.
2.1.7. Sử dụng trang thiết bị văn phòng
a. Máy photocopy
Thực tế hiện nay, một văn phòng không thể hoạt động tốt mà không có máy
photocopy. Thiết bị này là nhu cầu thiết yếu và cần thiết trong mỗi văn phòng bởi vì nó
sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, hoàn thành công việc.
Khi thực tập tại Bộ môn, vào ngày đầu tiên, em được Thầy Thiện giới thiệu và
hướng dẫn sử dụng máy photocopy. Do Bộ môn không có máy photocopy nên em phải
đến Văn phòng Khoa để photo. Khi Thầy giao cho em photo văn bản thì em hỏi Thầy
photo với số lượng bao nhiêu. Sau đó, em đến Văn phòng Khoa và xin phép cô đang
trực trong văn phòng để photo. Em thực hiện photo văn bản như sau: đầu tiên, em
kiểm tra văn bản có một mặt hay hai mặt để không bỏ sót nội dung văn bản, sau đó

khởi động máy. Đối với photo văn bản 01 mặt: đợi vài giây sau, em đặt mặt văn bản
12


cần photo lên mặt kính và nhấn số lượng bản cần photo, nhấn START, thì máy sẽ tự
động chạy ra số lượng văn bản em cần. Đối với photo văn bản 02 mặt trên 01 tờ A4:
sau khi khởi động máy, em đặt mặt thứ nhất của văn bản lên mặt kính, em chọn 2Slide copy, chọn biểu tượng gộp mặt và chọn Ok, tiếp theo em sẽ nhấn số lượng văn
bản cần photo và chọn START; đợi vài giây, em đặt mặt còn lại lên mặt kính và chọn
START, sau đó máy tự động photo 02 mặt và cho ra số lượng bản mà em đã chọn trong
lúc photo.
Lần đầu em còn hơi lo sợ nên thao tác hơi chậm, do được thực hiện nhiều lần
nên em không tốn nhiều thời gian cho việc photo văn bản. Đôi lúc khi đến Văn phòng
Khoa, các thầy cô cũng đến để photo nên em phải đợi thầy cô xong em mới photo.

Hình 2.11. Máy Photocopy tại Văn phòng Khoa Kỹ thuật và Công nghệ
b. Máy in
Với sự phát triển mạnh mẻ của ngành công nghệ thông tin hiện nay mang lại rất
nhiều lợi ích cho con người, đặc biệt đối với những người làm văn phòng khi giải
quyết rất nhiều công việc hàng ngày đều liên quan đến máy in.

13


Khi Thầy Thiện kiểm tra văn bản xong, em tiến hành in văn bản. Cách thực
hiện của em như sau: Đầu tiên, em chọn vào văn bản mà Thầy giao cho em in và em
chọn biểu tượng máy in trên màn hình góc trên bên trái để in nhanh.
Do máy tính ở Bộ môn Công nghệ Thông tin đã được thiết lập in 02 mặt trên
giấy A4 sẵn, giúp cho em thuận tiện trong việc in, không mất thời gian chỉnh lại. Trong
một số trường hợp, Thầy yêu cầu em in 01 mặt thì em phải điều chỉnh lại.
Thao tác in văn bản của em ngày càng nhanh hơn, không gặp khó khăn khi sử

dụng máy.

Hình 2.12. Thực hiện in văn bản tại Văn phòng Bộ môn công nghệ thông tin
c. Máy scan
Ngày nay, máy scan khá thông dụng được sử dụng trong văn phòng là chủ yếu.
Và nó chính là thiết bị không thể thiếu trong văn phòng dù nhỏ hay lớn và được sử
dụng vào nhiều công việc.
Khi có một số văn bản đến, đi của Bộ môn Công nghệ Thông tin có một số văn
bản Thầy giao cho em scan và gửi thư điện tử cho Thầy. Em thực hiện scan văn bản
với các thao tác sau: Đầu tiên em sẽ khởi động máy scan, tiếp theo em mở phầm mềm
HP Scanning đã thiết lập sẵn trên màn hình máy tính, em chọn Document to PDF file,
14


chọn Scan và em đặt tên (thuận lợi trong việc tìm kiếm bản scan), chọn OK. Đợi vài
giây thì máy scan hiển thị văn bản, em bắt đầu cắt theo cỡ giấy A4 để bản scan đẹp.
Nếu văn bản có nhiều trang thì em chọn vào Add Text và thực hiện các bước như lúc
đầu. Khi hoàn thành, em chọn Finish. Sau đó em gửi thư điện tử cho Thầy.
Do trong thời gian thực tập em được scan nhiều loại văn bản nên không còn bỡ
ngỡ và tốn thời gian. Qua việc sử dụng máy scan giúp em có thể thành thạo hơn và
hiểu biết thêm về tính năng của máy. Máy scan giúp cho em tiết kiệm được nhiều thời
gian và công việc được tiến hành trôi chảy.

Hình 2.13. Scan văn bản tại Văn phòng Bộ môn Công nghệ Thông tin
d. Máy tính
Máy tính đã hiện diện và làm cho cuộc sống chúng ta càng dễ dàng hơn. Giúp
chúng ta tìm kiếm mọi thứ thay vì phải thắc mắc, không biết câu trả lời, thắc mắc
nhiều thứ. Nhờ có máy tính đã hỗ trợ chúng ta hầu như mọi mặt trong cuộc sống lẫn
trong công việc. Máy tính đã trở thành người bạn của nhân viên văn phòng và nó cũng
chính là người trợ lý đắc lực, phục vụ tất cả các công việc.

Khi thực tập tại Bộ môn em sử dụng máy tính rất thường xuyên. Các công việc
em thực hiện trên máy tính như: soạn thảo văn bản, đăng ký văn bản, gửi thư điện tử,
15


… Đặc biệt, khi muốn làm việc trên máy tính của Bộ môn thì đầu tiên em khởi động
máy và đăng nhập mật khẩu trước, sau đó mới thực hiện công việc của mình.
Việc sử dụng máy tính giúp em có thể xử lý công việc nhanh hơn, ứng dụng
nhiều vào trong thực tế. Hầu như máy tính luôn đồng hành cùng em trong các công
việc. Giúp em có thể hiểu thêm các phần mềm, tính năng và sử dụng thành thạo hơn.

Hình 2.14. Hệ thống máy tính trong phòng làm việc
e. Sử dụng điện thoại
Điện thoại bàn là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi,
thiết bị này được dùng phổ biến nhất trong các công sở, văn phòng. Vì vậy, đòi hỏi
nhân viên văn phòng phải rèn luyện được kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.
Khi tất cả các giảng viên bận việc giảng dạy trên lớp, em được Thầy Thiện phân
công trực Bộ môn và tiếp nhận cuộc gọi. Khi có cuộc gọi đến Bộ môn em chào và giới
thiệu mình và giải thích hiện tại Bộ môn không có ai, các giảng viên đang giảng dạy
trên lớp, thầy cô có việc gì có thể nhắn lại sau khi Thầy Thiện về em sẽ chuyển lại
Thầy. Có một số trường hợp, thầy cô chỉ muốn gặp trực tiếp. Khi thầy cô để lại lời
nhắn thì em ghi thông tin mà thầy cô nhờ chuyển lại và em xin phép nhắc lại nội dung
vừa nhắn có đúng không, để thông tin được chính xác hơn. Cuối cùng em chào và chúc
thầy cô. Khi Thầy về em chuyển lại lời nhắn của thầy cô vừa gọi đến.
Việc sử dụng điện thoại giúp em rút ra bài học: trong cuộc giao tiếp, em luôn
chú ý lắng nghe và ghi những thông tin mà thầy cô nhờ chuyển lại một cách rõ ràng,
16


chính xác nhất; khi kết thúc cuộc giao tiếp thì nên kèm theo lời cảm ơn, lời chúc và

gác máy nhẹ nhàng. Đặc biệt, không được gác máy khi cuộc giao tiếp chưa kết thúc
hoặc khi kết thúc cuộc gọi, đợi phía người gọi đến gác máy trước sau đó phía người
nghe gác máy, nhằm thể hiện sự tôn trọng, lịch sự trong giao tiếp.

Hình 2.15. Mẫu điện thoại bàn tại Bộ môn
2.2. Những công việc đã quan sát trong quá trình thực tập
2.2.1. Giao tiếp với sinh viên
Trong thời gian thực tập 04 tuần tại Bộ môn Công nghệ Thông tin em được
chứng kiến cuộc giao tiếp giữa giảng viên với sinh viên là nhiều nhất. Qua đó, em
được học hỏi rất nhiều điều bổ ích và bài học giao tiếp có ích cho riêng mình.
Hằng ngày, có một số bạn sinh viên đến Bộ môn để nhờ Thầy Thiện hỗ trợ một
số công việc như: đăng ký đồ án, hỗ trợ viết báo cáo,… Trong trường hợp Thầy Thiện
đang tiếp các thầy cô đến làm việc hoặc đang hướng dẫn bạn khác, thì em mời bạn
ngồi và đợi Thầy khoảng 05 - 10 phút.
Thầy luôn hỗ trợ các bạn rất nhiệt tình, có những điều không thuộc lĩnh vực của
mình thì Thầy liên hệ giúp các bạn tìm người hướng dẫn.

17


Bên cạnh đó, có một số bạn nam khi vào Văn phòng Bộ môn nhờ Thầy hỗ trợ
một số công việc mà mặc trang phục không lịch sự (trang phục đá bóng, áo thun, quần
sọt ngang đầu gối…), Thầy yêu cầu bạn về và mặc trang phục lịch sự, khi đó hãy vào
làm việc với Thầy.
Qua việc quan sát Thầy tiếp xúc với các bạn sinh viên, em cảm thấy Thầy rất
nghiêm túc trong công việc nhưng khi trò chuyện thì Thầy rất vui tính. Thầy luôn nói
với các bạn sinh viên rằng: khi gặp khó khăn gì thì hãy tìm Thầy, Thầy luôn sẵn sàng
hỗ trợ trong khả năng của mình.
Em nhận thấy rằng việc giao tiếp rất quan trọng, khi giao tiếp phải luôn vui vẻ,
nhiệt tình và phải biết lắng nghe để có thể nắm bắt thông tin kịp thời và phản hồi, giải

đáp thật chính xác.

Hình 2.16. Cuộc giao tiếp giữa sinh viên và giảng viên
2.2.2. Họp Bộ môn
Trong thời gian thực tập em, em được Thầy cho tham dự cuộc họp chuyên môn
của Bộ môn. Trước khi vào cuộc họp Thầy Thiện có giới thiệu em với các thầy cô và
em đứng lên để chào thầy cô. Đầu tiên, Trưởng Bộ môn sẽ nêu lý do cuộc họp, sau đó
Thầy Thiện sẽ trình bày tuần tự các giảng viên cần làm gì để cuộc họp được diễn ra
nhanh, đạt hiệu quả cao mà không phải tốn thời gian chờ đợi.
Cuộc họp diễn ra trong khoảng 03 giờ thì kết thúc. Các giảng viên ra về và em
cùng với Thầy dọn dẹp máy móc thiết bị. Trong lúc chờ Thầy sắp xếp tài liệu thì em
sắp xếp lại ghế.
18


Được tham gia cuộc họp, em cảm nhận được: tất cả giảng viên rất chân thành,
đóng góp ý kiến cho nhau để cùng nhau rút ra kinh nghiệm. Khắc phục những khuyết
điểm và phát huy những ưu điểm lẫn nhau. Em còn được Cô Phương Nam hướng dẫn
cho cách viết Biên bản cuộc họp, giúp em tiếp cận với thực tế công việc của mình.

Hình 2.17. Hình ảnh tượng trưng cho cuộc họp
2.2.3. Chấm công
Chấm công là một công việc xa lạ đối với em, em rất may mắn khi có cơ hội
quan sát việc chấm công. Giảng viên sẽ dựa vào quy tắc chấm công để chấm cho
mình. Thầy sẽ tổng hợp và in ra để gửi về Văn phòng Khoa. Trước khi in, Thầy hướng
dẫn em kiểm tra lại xem các giảng viên có ghi đầy đủ và rõ ràng chưa để điều chỉnh lại
cho phù hợp. Có một số giảng viên chấm không đúng thì Thầy điện thoại trực tiếp để
hỏi sau đó cập nhật lại cho phù hợp.
Do em chỉ được quan sát việc chấm công 01 lần nên chưa hiểu hết. Quy tắc
chấm thì quá nhiều nên em chưa tiếp thu được. Em chỉ biết được việc rà soát từng

giảng viên để kiểm tra đầy đủ các tuần chưa.
Đối với em, việc chấm công rất quan trọng, cần phải trung thực, công bằng và
khách quan.

19


Hình 2.18. Mẫu chấm công

20


CHƯƠNG 3
THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Sau 04 tuần thực tập tại Bộ môn Công nghệ Thông tin, em nhận được nhiều sự
hỗ trợ, giúp đỡ từ các giảng viên trong Bộ môn. Nhưng do lần đầu tiên vận dụng lý
thuyết vào thực tế nên em còn bỡ ngỡ và lúng túng. Em còn nhận được sự hướng dẫn,
chỉ bảo từ những việc nhỏ đến việc lớn của Thầy. Em nhận thấy mình đã tiến bộ hơn
rất nhiều, bên cạnh đó cũng có một số thuận lợi và khó khăn.
3.1. Thuận lợi
Khoa Quản trị Văn phòng – Việt Nam học – Thư Viện đã tạo điều kiện cho
chúng em có được 04 tuần thực tập nhận thức, giúp em vận dụng lý thuyết vào thực
tiễn để em có thể hiểu rõ hơn về ngành học của mình. Đặc biệt, em cảm thấy rất may
mắn khi học ngành Quản trị Văn phòng, bởi vì môn học này trang bị cho em rất nhiều
kiến thức bổ ích. Thầy cô luôn cập nhật các kiến thức chuyên ngành mới và truyền đạt
cho chúng em bằng tất cả tâm huyết của mình.
Khi thực tập tại Bộ môn Công nghệ Thông tin em luôn nhận được sự hướng
dẫn, quan tâm, giúp đỡ từ Cán bộ hướng dẫn và các thầy cô trong Bộ môn. Ở đây luôn
tạo cho em một môi trường làm việc cởi mở, hòa đồng, thân thiện, không áp lực giúp
em thoải mái trong công việc. Bên cạnh đó, cũng có những quy tắc, ký luật trong công

việc giúp em rèn luyện được tính nhanh nhẹn, tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác khi xử lý
công việc được giao.
Đặc biệt hơn, Bộ môn luôn tạo điều kiện để giúp em tiếp xúc với các trang thiết
bị văn phòng: máy in, máy scan, máy photocopy,… và em nhận được sự hướng dẫn rất
nhiệt tình từ Cán bộ hướng dẫn.
Trong quá trình nộp báo cáo tuần, em nhận được những ý kiến đóng góp của
Cán bộ giám sát về bài báo cáo. Cán bộ giám sát đóng góp, sửa cho em từng việc làm
để bài báo cáo rõ ràng hơn, đảm bảo đầy đủ các nội dung cần thể hiên trong báo cáo.

21


3.2. Khó khăn
Do em chưa được học sử dụng trang thiết bị văn phòng nên ở tuần đầu tiên khi
tiếp xúc với máy em còn nhờ sự hướng dẫn từ Thầy. Những lần đầu tiên thực hiện, em
thao tác chậm nên tốn rất nhiều thời gian. Có đôi lúc, em phải nhờ sự hỗ trợ từ Thầy.
Đối với việc sử dụng điện thoại, em chưa nắm rõ số nội bộ nên trong giao tiếp
còn mất thời gian trong việc tra số điện thoại, còn hơi rụt rè thiếu tự tin trong giao tiếp
qua điện thoại (giai đoạn đầu). Mặt khác, hầu như các cuộc gọi đến trong lúc đều có
giảng viên trong văn phòng nên em giao tiếp qua điện thoại không được nhiều.
Vấn đề photo văn bản, do Bộ môn không có máy photocopy nên em phải xuống
Văn phòng Khoa để photo. Nhầm khi có rất nhiều thầy cô đến để photo thì em phải đợi
khi thầy cô xong thì em mới đến photo.
Có những hôm công việc ở Bộ môn nhiều và cần phải giải quyết ngay nên em ở
lại hỗ trợ Thầy thêm khoảng 01 giờ làm việc nữa, nên đôi khi ảnh hưởng đến việc cá
nhân.
Khi em muốn sử dụng máy tính để hỗ trợ Thầy một số công việc: đăng ký văn
bản, soạn thảo văn bản,… thì có một số giảng viên trong Bộ môn sử dụng máy tính để
in tài liệu, hoặc trong những lúc em đang soạn thảo văn bản thì giảng viên qua và đưa
USB nhờ em in dùm một số tài liệu. Chính vì điều này làm cho công việc của em tốn

nhiều thời gian và chậm tiến độ.

22


PHẦN KẾT LUẬN
1. Nhận xét ưu khuyết điểm của bản thân sinh viên thực tập
Kết thúc 04 tuần thực tập nhận thức tại Bộ môn Công nghệ Thông tin, em nhận
được sự hướng dẫn, giúp đỡ từ Cán bộ hướng dẫn và sự hỗ trợ từ các thầy cô Khoa
Quản trị Văn phòng – Việt Nam học – Thư Viện. Em có những ưu điểm, khuyết điểm.
1.1.Ưu điểm
Khi được Cán bộ hướng dẫn phân công công việc thì em thực hiện nhanh và kết
hợp với việc vận dụng các trang thiết bị văn phòng để công việc được hoàn thành
trong thời gian sớm nhất. Em luôn cẩn thận, tỉ mỉ khi thực hiện công việc; chăm chỉ,
không cần phải đợi sự nhắc nhở từ Cán bộ hướng dẫn và thầy cô.
Khi giao tiếp với các thầy cô, em luôn vui vẻ, hòa đồng, tôn trọng. Em sẵn sàng
lắng nghe những ý kiến đóng góp cũng như những lời chỉ bảo, hướng dẫn của thầy cô.
Đôi lúc có một số thầy cô đến Văn phòng Bộ môn để tìm kiếm những tài liệu cá
nhân, lúc đó em chủ động và ngỏ ý hỗ trợ để đỡ mất thời gian của thầy cô. Em luôn cố
gắng học hỏi những kiến thức liên quan đến chuyên ngành mà em chưa hiểu hết từ các
thầy cô và tiếp thu nó một cách nhanh nhất.
Là một sinh viên ngành Quản trị Văn phòng, em luôn tuân thủ đúng thời gian,
đồng phục và làm việc đúng theo quy định tại Bộ môn Công nghệ Thông tin.
1.2.Khuyết điểm
Trong tuần đầu khi thực tập tại Bộ môn, do chưa quen với môi trường làm việc
nên em còn thiếu tự tin khi giao tiếp với các thầy cô.
Cách xử lý công việc còn chậm, mỗi lần được giao làm công việc nào đó thì
em còn sợ mình sẽ không làm được, làm sai và mọi người sẽ không hài lòng, không
vui về mình.
2. Đề xuất chương trình học

Sau quá trình thực tập nhận thức tại Bộ môn Công nghệ Thông tin, em xin có
một số đề xuất chương trình học :
23