đề cương hành chính học

BÀI THUYẾT TRÌNH
MÔN: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
NHÓM: NGUYỄN HỮU HUỲNH
Câu 1(C8): Phân tích tính chất của thông tin trong quản lý? Cho ví dụ minh
họa?
A, Khái niệm
1. Thông tin
Thông tin là tất cả những gì có thể giúp con người hiểu được về đối tượng mà
mình quan tâm
2. Thông tin trong quản lý
Thông tin trong quản lý là những tín hiệu được thu nhận, được hiểu và được đánh
giá là có ích cho việc đưa ra quyết định
B, Tính chất của thông tin trong quản lý
Thông tin bao gồm có 5 tính chất:
+ Tính định hướng
+ Tính tương đối
+ Tính thời điểm
+ Tính cục bộ
+ Tính đa dạng
1. Tính định hướng
- Thông tin luôn phán ánh mối quan hệ giữa nguồn tin và nơi nhân tin.
- Trong quản lý kinh tế - xã hội, đó là mối quan hệ giữa người tạo ra và người sử
dụng thông tin.
- Quá trình thông tin luôn được định hướng trong điều kiện có người sử dụng , khái
niệm thông tin sẽ mất ý nghĩa.
- Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận thông
tin phản ánh.
- Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh được coi là hướng thông
tin, thiếu một trong hai thì thông tin không có hướng và thực tế không còn ý nghĩa
của thông tin.
- Thông tin phải có hướng không chung chung.

Ví dụ: Việc ban hành các văn bản hành chính: Tính định hướng thể hiện ở việc văn
bản có nơi gửi và nơi nhận.
2. Tính tương đối
- Thông tin phản ánh một góc, một khía cạnh nào đó của đối tượng nghiên cứu.
- Thông tin phải gắn với một thời điểm cụ thể.
- Tính tương đối là trạng thái không đầy đủ của thông tin có nghĩa là mỗi thông tin
nhận được phần lớn chỉ là sự phản ánh tương đối và không đầy đủ về sự vật và
hiện tượng thông báo.
Ví dụ: Thông tin dự báo thời tiết chỉ mang tính tương đối và không thể chính xác
hoàn toàn! Việc dự báo thời thời giúp nhà quản lý có nhứng biện pháp kịp thời,
hướng dẫn người dân phòng chống thiên tai.
1


3. Tính thời điểm
- Thế giới luôn vận động,vì thế khi một người nhận được thông tin có nghĩa là đã
có một thời gian để thông tin đi từ nơi phát đến nơi nhận.
- Những biến đối phụ thuộc vào thời gian thông tin đi từ nơi phát đến nơi nhận ,
phụ thuộc cụ thể vào hiện tượng sự vật đang được xét.
- Thông tin nhận được thưc ra chỉ là bức tranh trong quá khứ, thông tin chỉ có tính
tức thời nên một thông tin báo cáo thường được ghi kèm ngày giờ…
Ví dụ : Thông tin về một vụ cháy nổ ở tòa nhà A. Thông tin được gửi đến cho lực
lượng phòng cháy chữa cháy là đang cháy rất lớn, nhưng khi lực lượng phòng cháy
chữa cháy đến thì ngọn lửa đã bị những người dân trong khu dập tắt. Như vậy
trong khoảng thời gian từ khi lực lượng PCCC nhận được tin đến khi có mặt tại
hiện trường thì thông tin đã có sự thay đổi.
4. Tính cục bộ
- Mọi thông tin đều gắn với một công đoạn trong quy trình, quá trình điều khiển
một hệ thống cụ thể nào đó.
- Như vậy thông tin chỉ có nghĩa thiết thực với chính công đoạn hay giai đoạn của

quá trình hay quy trình mà nó phản ánh.
- Khả năng thông tin đó vẫn còn ý nghĩa khi xem xét trong quy trình khác , tuy
nhiên khả năng này rất nhỏ.
Ví dụ : Nội quy dành cho sinh viên học viện hành chính thì chỉ dành cho sinh viên
hành chính, có những quy định không liên quan gì đến sinh viên trường khác. Như
vậy thông tin chỉ mang tính cục bộ trong học viện hành chính
5. Tính đa dạng
- Thông tin có rất nhiều, nói chung là vô hạn.
- Cách thức để thể hiện thông tin cũng rất phong phú.
- Có ba dạng cơ bản : văn bản, âm thanh, hình ảnh động…
Ví dụ:
Các trường có thể thông báo tuyển sinh qua trang web của trường, bằng văn
bản, bằng video,…hoặc nhiều loại phương tiện khác.
Câu 26: Sử dụng kỹ thuật xây dựng và thiêt kế thông tin, mô tả các chức năng
và các luồng thông tin của hệ thống quản lý công văn?
1. Hệ thống thông tin quản lý:
- Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống hợp nhất các cơ sở dữ liệu và các
dòng thông tin làm tối ưu hóa cho việc thu thập, phân tích, lưu trữ, truyền dẫn và
trình bầy thông tin trong một tổ chức nhiều cấp, có nhiều thành phần thức hiện
nhiều nhiệm vụ khác nhau nhằm đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản
lý.
2. Các bước XD hệ thống thông tin
B1. Khảo sát
Bao gồm: Khảo sát ban đầu và khảo sát chi tiết
* Khảo sát ban đầu:
- Xác định ND cần thực hiện để giải quyết những vấn đề phù hợp với cơ
quan tổ chức, với người sử dụng và cả hệ thống thông tin.
2

- Xác định những người sử dụng trực tiếp chịu sự chi phối của sự PT hệ
thống
- Có được cái nhìn bao quát và để làm gợi ý cho các giai đoạn tiếp theo
* Khảo sát chi tiết:
Nhằm tìm ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật, tài chính, thời gian ràng buộc
để lập lên bản báo cáo về các yêu cầu của người sử dụng hệ thống thông tin, xác
định dòng thông tin, đánh giá và lựa chọn các giải pháp, đề xuất kiến nghị với
người sử dụng về hệ thống hiện tại và những công việc tương lai.
B2. Phân tích hệ thống
Dựa trên kết quả khảo sát sẽ có đánh giá sơ bộ từ đó rà xoát và xác định lại
các yêu câu rồi tìm cách xây dựng lại nguyên mẫu theo cách hiểu đúng nhất.
B3. Thiết kế hệ thống
Nội dung của việc thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế logic và thiết kế vật lý:
* Thiết kế logic: Xác định hệ thống xẽ làm ntn, thông qua việc xác định các
bộ phận các chức năng và các liên kết. Cụ thể cần: Chỉ định hệ thống chức năng
mới; chỉ định thủ tục; chỉ định đầu vào, đầu ra; chỉ định cơ sở dữ liệu.
* Thiết kế vật lý: là thiết kế chi tiết và cài đặt, ráp nối các thành phần, các
moodun trong hệ thống, bao gồm cả phần cứng và phần mềm. Cụ thể cần:
+ Thiết kế chi tiết các Moodun và lập trình (mã hóa chương trình và thiết kế)
+ Phát triển các tệp và các cơ sở dữ liệu
B4. XD và thử nghiệm hệ thống
Sau khi đã hoàn thành thiết kế hệ thống, cần kiểm tra lại các moodun, các
phân hệ..Sau đó cần biên soạn, tài liệu, tích hợp tất cả các phần cùng hoạt động thử
và kiểm tra cặn kẽ tất cả các phần, các moodun theo chức năng đã ghi trong bản
thiết kế.
B5. Cài đặt và vận hành
Hệ thống đã qua thử nghiệm và đã được chấp thuận cần được cài đặt trong môi
trường thực tế. Sau khi cài đặt, cần được trình diễn để người sử dụng có thể kiểm
tra 1 lần nữa và qua đó có thể chấp nhận hệ thống.
B6. Bảo trì và phát triến

Sau khi đã cài đặt và đưa hệ thống vào vận hành, khai thác và sử dụng có kế hoạch
thường xuyên theo dõi, bảo dưỡng và không ngừng hoàn thiện kể cả nâng cấp nếu
cần thiết và nếu điều kiện cho phép.
4. Sử dụng kỹ thuật xây dựng và thiêt kế thông tin, mô tả các chức năng và
các luồng thông tin của hệ thống quản lý công văn:
Cơ sở pháp lý: Công văn số: 425/VTLTNN – NVTW v/v quản lý văn bản đến, văn
bản đi
* Khái niệm
- Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp,của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân
nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.

3


* Chức năng của hệ thống quản lý công văn nói chung:
Quản lý công văn đến – đi trong hoạt động hằng ngày của cơ quan.
- Theo dõi quá trình xử lý, giải quyết công văn do các đơn vị chức năng và cá nhân
thực hiện
- Cung cấp khả năng khai thác và tìm kiếm công văn theo các tiêu chí( tên loại,
thời gian, vấn đề, đơn vị gửi/ nhận) hoặc theo nội dung trích yếu
- Cung cấp báo cáo thống kê, tổng hợp tình hình giải quyết công việc thông qua hệ
thống công văn đến – đi
- Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục sai lệch thông
tin, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc…
Công tác văn thư lưu trữ và phân công theo dõi công việc có vai trò rất quan trọng
đối với hoạt động của bất cứ tổ chức nào, vì nó đảm bảo thông tin dưới dạng văn
bản được cập nhật, lưu trữ và chuyển tới người xử lý một cách kịp thời và chính
xác.
Trong hệ thống thông tin quản lý! Quản lý công văn là một trong những nội dung

quan trọng vì bộ phận quản lý công văn là nơi tập trung nhiều thông tin dưới dạng
văn bản. Trong việc quản lý công văn, giấy tờ, ta xác định được các nghiệp vụ
chính như sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung
cấp thông tin về công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo.
Hệ thống quản lý công văn nói chung bao gồm:

4


Sơ đồ quản lý công văn đến và công văn đi:

* CÔNG VĂN ĐẾN
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ
quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm
vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm
việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,
dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu
với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản
được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu
“Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp
người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người
được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người
đưa văn bản.
5


Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn

thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...;
trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo
người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ văn bản đến
- Những văn bản có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp
thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ
quan gửi và dấu bưu điện, tránh để sót văn bản;
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với
phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại
cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh
một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn
bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ
thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi
số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản
Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển
phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu
“Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải
đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi,
giải quyết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu
(đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn)
hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
d) Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến
trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần
lập ít nhất hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản
mật);
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm,
nên lập các loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;
6


+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;
+ Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần
lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và
sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể
lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên
sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng
năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các
yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ
đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
+ Đăng ký văn bản đến
+- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực

hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan,
tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì,
bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
2. Nhập thông tin CV: Tên CQ, số, ngày đến, trích yếu, loại
- Thông qua 1 phần mềm máy tính hoặc sổ ghi để nhập các thông tin để tạo điều
kiện cho việc quản lý văn bản một cách dễ dàng.
- Việc nhập các nội dung bao gồm:
+ Nhập tên cơ quan ban hành
+ Số: VD: Số 25/NĐ - CP
+ Ngày, tháng, năm văn bản đến
+ Trích yếu nội dung văn bản
+ Loại văn bản
3. Trình và chuyển giao văn bản đến
a) Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
(sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ
đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của
cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các
đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có)
và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến
liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi
đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ
đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi
vào phiếu riêng.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm

quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký
7


văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký
riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
b) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào
ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm
những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm
giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người
nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và
“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển.
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm,
sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng
đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ
vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp
theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn
thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự
và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho
đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập
sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì
nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ

chuyển giao văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo Công văn này).
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời
theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ
chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn
trương, không được chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá
nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá
nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá
nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để
lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem
xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến
của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
8


Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc
quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải
quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân
giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng
hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được
giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo

cho người được giao trách nhiệm.
5. Tra cứu công văn
- Tra cứu công văn do bộ phận quản lý văn bản tiến hành! Thông dữ liệu đã nhập
về văn bản từ trước được ghi trên phần mềm hoặc sổ ghi! Khi có yêu cầu có thể dễ
dàng tra cứu.
- Có nhiều cách tra cứu văn bản:
+ Theo loại văn bán
+ Theo ngày, tháng, năm ban hành
+ Theo trích yếu nội dung
+ Theo cơ quan ban hành
* VĂN BẢN ĐI
1. Soạn thảo công văn
Soạn thảo công văn là một trong những chức năng chính của văn bản đi. Để
có thể soạn thảo văn bản được tốt cần:
- Xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của văn bản, tức là cần phải trả
lời được các vấn đề: văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc gì?
Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?
- Cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết
công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp.
- Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng các nhu cầu thực tế đặt ra, phù
hợp với pháp luật hiện hành, không trái với các văn bản của cấp trên, có tính khả
thi. Không những thế, văn bản được ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan, tức là phải giải đáp được các vấn
đề: văn bản sắp ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai và thuộc loại nào? Phạm
vi tác động của văn bản đến đâu? Trật tự pháp lý được xác định như thế nào? Văn
bản dự định ban hành có gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan hoặc của
cơ quan khác?
Như vậy, người soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn thảo
văn bản dựa trên kiến thức cơ bản và hiểu biết về quản lý hành chính và pháp luật.
2. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng

của văn bản
a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm
tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót,
phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
9


b) Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác,
đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống
nhất quản lý.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Uỷ
ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản
được thông qua.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật khác và văn bản
hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày ... tháng ...
năm …; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; đối với những số chỉ ngày
nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
3. Duyệt công văn
- Sau khi chỉnh lý, công văn được trình lên lãnh đạo cấp trên trực tiếp quản lý để
phê duyệt. Sau đó trình lên người đứng đầu cơ quan duyệt. Nội dung phê duyệt
bao gồm:
+ Duyệt hình thức thể thức văn bản
+ Duyệt nội dung
4. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
a) Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực
hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo
được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐCP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản,
trùm lên một phần các tờ giấy.
b) Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn”
và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II
của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu
hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
5. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi
trên máy vi tính.
a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
10


Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức
quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên
lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký
các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan,
tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên

lập hai loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể
lập các loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị
(cá biệt) (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập
ít nhất các loại sổ sau:
· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị
(cá biệt) (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);
· Sổ đăng ký công văn (loại thường);
· Sổ đăng ký văn bản mật đi.
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn bản đi kèm theo Công
văn này.
b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo
Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành
kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu
trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện
theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ
chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
6. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức

Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân
trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn
thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan,
tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao
văn bản theo hướng dẫn dưới đây:
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ
nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ
chuyển giao riêng.
11


+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và
việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ
đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau
cột “Nơi nhận văn bản”.
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản
phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực
tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký
vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X - Sổ
gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công văn này). Khi giao bì văn bản, phải yêu
cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối
với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16
của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như
sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký
văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi
đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị
thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do
thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm
tra, xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
7. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi
được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký
riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng,
theo đúng số thứ tự của văn bản.
12


Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo

quản an toàn bản lưu tại văn thư.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng
bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ
chức. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI - Sổ sử
dụng bản lưu kèm theo Công văn này.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ
mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
8. Tra cứu công văn
Giống nhưng quản lý vă bản đến, văn bản đi bao gồm nội dung sau:
- Tra cứu công văn do bộ phận quản lý văn bản tiến hành! Thông dữ liệu đã nhập
về văn bản từ trước được ghi trên phần mềm hoặc sổ ghi! Khi có yêu cầu có thể dễ
dàng tra cứu.
- Có nhiều cách tra cứu văn bản:
+ Theo loại văn bán
+ Theo ngày, tháng, năm ban hành
+ Theo trích yếu nội dung
+ Theo cơ quan ban hành
* VÍ DỤ: QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẠI HỌC CẦN THƠ

13


* VD: QLCV ĐẾN ĐẠI HỌC LẠC HỒNG THÔNG QUA VIỆC THIẾT KẾ
HỆ THỐNG

Câu 3(C17): Để khai thác và xử lý thông tin hiệu quả cần phải chú trọng
những công việc gì?
1. Khái niệm
- Xử lý thông tin được hiểu là quá trình chế biến các thông tin đã thu thập được
nhằm tạo ra những thông tin kết quả.

- Khai thác thông tin là việc sử dụng các thông tin đã được xử lý, tổng hợp để
phục vụ cho công việc hoặc việc ra quyết định quản lý.
Ví dụ: Mô phỏng mô hình vận hành mạng lưới điện hạ thế, trung thế theo từng
trạm hay đường dây. Điều này làm cho việc thể hiện thông tin tìm kiếm, khai thác,
tổng hợp trở nên chính xác, trực quan sinh động và chi tiết đến từng vị trí.
2. Quy trình khai thác và xử lý thông tin
Để khai thác và xử lý hiệu quả TT trong quản lý cần chú trọng những công
việc cần thiết thông qua các bước của quy trình khai thác và xử lý TT quản lý:
2.1 Xác định nhu cầu TT
Muốn có một TT chính xác, hợp lý, phục vụ nhanh chóng, kịp thời cần phải
xem xét mqh mật thiết của việc tạo ra hay tìm kiếm một lượng TT mới. Điều này
đòi hỏi việc lập kế hoạch, bất cứ yêu cầu về TT mới cần lập kế hoạch một cách hợp
lý trong phạm vi chức năng công việc và nhiệm vụ có liên quan. Lập kế hoạch
phục vụ cho việc phân tích cẩn thận TT để đảm bảo tính xác đáng của TT.

14


2.2 Kiểm tra tính sãn có của TT cần thiết
Để đảm bảo tính sẵn có của TT cần tổng hợp các nguồn TT đã có sẵn chưa?
nếu có thì lấy ở đâu? nếu chưa có thì tạo ra bằng cách nào?...việc tổng hợp các
nguồn TT để đảm bảo khi cần đến có thể khai thác và sử dụng được ngay.
2.3 Thu thập, tìm kiếm TT
Cần chú trọng việc Tổng hợp và phân tích mục tiêu thu thập và tìm kiếm TT,
trên cơ sở đó mới có thể quyết định thu thập, tìm kiếm loại thông tin, khối lượng
và thời gian cần thiết. P.tích tổng hợp mục tiêu thu thập thông tin bao gồm: Xác
định TT yêu cầu, xác định phương tiện công cụ, thiết bị tìm kiếm, xác định chi phí
- lợi ích khi thu thập TT, trách nhiệm của người thu thập TT…
Khai thác, sắp xếp nội dung TT đã thu thập
Trong quá trình quản lý để khai thác và sử dụng TT, cần xem xét lại các TT

đã thu thập đối chiếu với các chức năng nhiệm vụ của công việc.
Sắp xếp TT cần phân tích mục đích tìm kiếm TT để phân loại chúng theo cái nhìn
tổng quan nhất, đảm bảo mỗi loại TT có liên hệ chặt chẽ với nhau về nội dung
nhằm tiện lợi cho việc tra cứu và sử dụng.
2.5 Lưu trữ TT
Cần trú trọng việc tổng hợp các TT đã qua xử lý. Việc tổng hợp tuân theo
các tiêu chí đánh giá nhằm xác định một phương tiện lưu trữ có tính ưu việt.
2.6 Khai thác, sắp xếp nội dung thông tin từ các hồ sơ đã phân loại
Trong quá trình quản lý để sử dụng, khai thác thông tin, cần thường xuyên xem
xét lại các thông tin đã thu thập được đối chiếu với các yêu cầu, chức năng, nhiệm
vu của cơ quan. Các thông tin được sắp xếp ở những vị trí phù hợp với các chiến
lược sắp xếp của Nhà nước. Câu hỏi thường xuyên đặt ra ở đây là: “ Vì sao chúng
ta giữ thông tin này? Liệu thông tin này còn hiệu lực/ có ích nữa hay không?...”
2.7 Xây dựng báo cáo về truyền đạt TT
Xây dựng báo cáo là việc tổng hợp, phân tích đánh giá, khái quát chung kết
quả của quá trình khai thác và xử lý TT. Trong đó, cần chú trọng công việc phân
tích nội dung TT đã được tích lũy, đánh giá chất lượng TT, loại bỏ những TT
không đáng tin cậy, bổ sung những TT cần thiết…
3. Để khai thác và xử lý thông tin hiệu quả cần chú trọng các công việc sau:
- Sau mỗi đợt thu thập chúng ta có rất nhiều thông tin từ nhiều nguồn khác
nhau. Muốn cho những thông tin này sử dụng được chúng ta phải trải qua hai bước
là tổng hợp và phân tích.
a/ Kỹ năng tổng hợp thông tin
+, Tổng hợp thông tin là sắp xếp những thông tin cùng một lọai vào cùng một
nhóm với nhau.
+, Tổng hợp số liệu là rút gọn nội dung thông tin vào các bảng số liệu, các báo cáo
thống kê
+, Mục đích của tổng hợp là để dễ xem xét, đối chiếu trong bước kế tiếp.
Ví dụ: Thông tin về “việc bình xét hộ nghèo ở ấp” được thu thập từ các nguồn sau
đây:

• Văn bản chỉ đạo của tình, huyện
• Trả lời phỏng vấn của Ban xóa đói giảm nghèo xã
• Trả lời phỏng vấn của trưởng ban nhân dân ấp
15


• Trả lời phỏng vấn của hộ nghèo
• Biên bản cuộc họp bình xét
Các thông tin này cần được tổng hợp bằng cách sắp xếp chung với nhau.
b, Kỹ năng phân tích thông tin
- Phân tích thông tin là tìm ra ý nghĩa của các thông tin có được xem chúng đang
nói lên điều gì bằng cách đọc, so sánh, đối chiếu các thông tin đang tổng hợp được.
+, Hay nói cách khác phân tích là khai thác ý nghĩa của một các số liệu đã tổng
hợp,cụ thể là :
- Tính toán lại một số chỉ tiêu thống kê đặc trưng.
- Nhận xét, đánh giá về những chỉ tiêu đặc trưng đó.
- Khái quát chung kết quả nghiên cứu
- Trong ví dụ: Thông tin về “việc bình xét hộ nghèo ở ấp” trên đây, việc phân tích
sẽ cho ra các ý nghĩa sau:
• Việc bình xét hộ nghèo ở ấp có được thực hiện đúng như hướng dẫn không.
• Quá trình bình xét diễn ra có công bằng, dân chủ không? Mức độ công bằng, dân
chủ như thế nào?
• Kết quả bình xét có đúng với tình hình hộ nghèo trong ấp không?
• Ý kiến của người nghèo về việc bình xét này là gì và họ đang có mong muốn gì?
+ Yêu cầu : biết căn cứ vào mục đích điều tra, phát hiện ra những mối liên hệ giữa
các hiện tượng, bản chất và tính quy luật phát triển của chúng.

16