Chương 7 chức năng tổ chức

CHƢƠNG 7

CHỨC NĂNG
TỔ CHỨC
Môn học: Nguyên lý Quản Trị - 702001
Bộ môn: Quản trị kinh doanh và kinh doanh quốc tế
Khoa: Quản trị Kinh Doanh
Trường Đại Học Tôn Đức Thắng
3/12/2015

702001 – Chương 4: Quyết định trong quản trị

1


MỤC TIÊU
1. Vai trò và vị trí của chức
năng tổ chức trong quản trị.
2. Hiểu biết các nguyên tắc
cơ bản của tổ chức.

3. Hiểu và ứng dụng được
các mô hình cơ cấu tổ chức.
4. Hiểu và nắm vững những
vấn đề trong phân chia
quyền lực và ủy quyền.

23/11/2015

702001 nguyen ly quan tri

2


NỘI DUNG
1. Khái niệm, vai trò và
các nguyên tắc tổ chức.
2. Các yếu tố ảnh hưởng
đến thiết kế cơ cấu tổ
chức.

4. Phương pháp phân chia
các bộ phận trong doanh
nghiệp và các mô hình cơ
cấu tổ chức.

5. Ủy quyền trong quản trị.

3. Những yếu tố cần quan
tâm khi xây dựng cơ cấu
tổ chức.

23/11/2015

702001 nguyen ly quan tri

3


7.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

KHÁI NIỆM:

NỘI DUNG:


Thành lập nên các bộ
phận trong tổ chức
để đảm nhận những
hoạt động cần thiết,
xác lập các mối quan
hệ về quyền hạn và
trách nhiệm giữa các
bộ phận đó.

23/11/2015

Thiết kế cơ cấu tổ

chức


Thiết lập hệ thống

quyền lực và phân
quyền trong cơ cấu
tổ chức đó.

702001 nguyen ly quan tri

4

7.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
VAI TRÒ:
1. Đảm bảo các
mục tiêu và kế
hoạch sẽ được triển
khai vào thực tế.

2. Tạo ra môi trƣờng làm
việc thích hợp cho các cá
nhân và cho cả tập thể trong quá
trình thực hiện những nhiệm vụ
và chuyên môn của mình.

3. Tác động tích cực đến

việc sử dụng các nguồn
lực một cách hiệu quả nhất.
Giảm thiểu những sai sót và lãng
phí trong hoạt động quản trị.
23/11/2015

702001 nguyen ly quan tri

5


7.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
TẦM HẠN QUẢN TRỊ
Tầm hạn quản trị (tầm hạn
kiểm soát) là khái niệm để chỉ
số lượng nhân viên mà một
nhà quản trị có thể điều khiển
một cách hữu hiệu.
Tầm hạn quản trị/tầm hạn kiểm soát

23/11/2015

6

702001 nguyen ly quan tri

6


7.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
TẦM HẠN QUẢN TRỊ
Tầm hạn quản trị rộng:
Một nhà quản trị điều khiển
được từ 12-15 nhân viên.
Tầm hạn quản trị trung bình:
Một nhà quản trị điều khiển
được từ 3-9 nhân viên.
Tầm hạn quản trị hẹp:
Một nhà quản trị điều khiển từ
2-3 nhân viên

23/11/2015

702001 nguyen ly quan tri

7


7.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
TẦM HẠN QUẢN TRỊ
Tầm hạn quản trị rộng chỉ phù hợp khi:
 Nhà quản trị có đầy đủ năng lực
 Cấp dưới có trình độ làm việc khá
 Công việc cấp dưới ổn định, có kế hoạch
Thông thường, những bộ máy tổ chức có
nhiều tầng nấc trung gian (tầm quản trị
hẹp) sẽ:
 Làm chậm trễ tiến trình giải quyết công việc
 Làm lệch lạc sự thông đạt cũng như tiến trình
giải 23/11/2015
quyết công việc
702001 nguyen ly quan tri

8


7.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
QUYỀN HÀNH TRONG QUẢN TRỊ
 Quyền hành:

Năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu
người khác hành động theo sự chỉ đạo
của mình.
 Nguồn gốc quyền hành:
Theo nghiên cứu của tác giả Max Weber,
quyền hành bắt nguồn từ 3 yếu tố:
 sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ,
 cấp dưới thừa nhận,
 và nhà quản trị có khả năng và các
đức tính khiến cấp dưới tin tưởng.
23/11/2015

702001 nguyen ly quan tri

9


7.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

PHÂN CẤP QUẢN TRỊ:
1/ Còn gọi là phân quyền hay phi tập
trung hóa
2/ Là sự phân chia hay ủy thác bớt quyền
hành của mình cho cấp dưới.
3/ Mục tiêu:
 Chia công việc cho cấp dưới
 Huấn luyện, đào tạo cho cấp dưới.

23/11/2015

702001 nguyen ly quan tri

10


7.4 CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC

Khái niệm:
Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể các khâu, các
bộ phận khác nhau, được chuyên môn hoá và có những
trách nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc
lẫn nhau và được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện
mục tiêu chung của tổ chức.

23/11/2015

702001 nguyen ly quan tri

11


7.2 CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC
 Những yếu tố cần quan tâm khi xây
dựng cơ cấu tổ chức:
-

-

-

Bộ máy Tổ chức xây dựng khi xác định
được mục tiêu
Tính toán đến những tác động môi trường vĩ
mô
Mục tiêu và chiến lược phát triển
Qui mô hoạt động của doanh nghiệp
Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp
Môi trường hoạt động của doanh nghiệp
Khả năng về nguồn lực.
23/11/2015

702001 nguyen ly quan tri

12


7.2 CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC
Thiết kế
cơ cấu tổ
chức đảm
bảo các
nguyên
tắc sau:

Gắn với
mục tiêu

An toàn
trong

hoạt
động

Thống
nhất
chỉ huy

XÂY
DỰNG
CCTC
Hiệu quả
kinh tế

Linh hoạt
Cân đối

23/11/2015

702001 nguyen ly quan tri

13


7.2 CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC

Có 7 mô hình cơ bản sau:
 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
 Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng
 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng
 Cơ cấu tổ chức theo ma trận

 Cơ cấu tổ chức phân theo địa dƣ
 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

23/11/2015

702001 nguyen ly quan tri

14


7.2 CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC
TỔNG GIÁM ĐỐC

NHÓM A

NHÓM B

Ưu điểm

Nhược điểm

1/Đảm bảo chế độ một thủ trưởng
2/Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh
từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp
3/Chế độ trách nhiệm rõ ràng

1/Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện
2/Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có
trình độ
3/Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng

7.2 CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC
TỔNG GIÁM ĐỐC

GĐ ĐỒ GỖ

Marketing

GĐ MÁY TÍNH

Nhân sự

GĐ NƯỚC NGỌT

Sản xuất

CƠ CẤU THEO SẢN PHẨM

Tài chính


7.2 CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC

GIÁM ĐỐC

Marketing

Nhân sự

Sản xuất

CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG

Tài chính


7.2 CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC
TỔNG GIÁM ĐỐC

GĐ MIỀN BẮC

Marketing

GĐ MIỀN TRUNG

Nhân sự

Sản xuất

GĐ MIỀN NAM

Tài chính

CƠ CẤU TỔ CHỨC THEO ĐỊA LÝ


7.3 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN
PHÂN QUYỀN

Định nghĩa: là xu hướng phân tán quyền
ra quyết định trong một tỗ chức, cơ sở của
việc ủy quyền.
Mức độ phân quyền càng lớn khi:
 Số lượng quyết định cấp dưới
càng ngày càng nhiều
 Các quyết định đề ra ở cấp dưới
càng quan trọng.


7.3 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN
 LỢI ÍCH CỦA VIỆC PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ
1. Giúp doanh nghiệp
ra quyết định nhanh,
kịp thời.

3. Giảm bớt lượng
công việc của nhà
quản trị cấp trên. .

2. Cần thiết với các
doanh nghiệp có các
chi nhánh.

4. Các nhà quản trị
cấp dưới có cơ hội
phát huy khả năng.


7.3 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

ÁP DỤNG PHÂN QUYỀN KHI:

• Khối lượng công việc của cấp trên nhiều.
• Nhà quản trị cấp dưới có năng lực tin cậy.
• Nhu cầu ra quyết định nhanh, có nhiều chi nhánh.


7.3 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

ỦY QUYỀN:
Là việc tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm để
thực hiện một hoạt động nhất định.

Ủy quyền là thỏa thuận với người khác nhằm:
 Trao cho trách nhiệm để thay mặt bạn thực hiện công

việc.
 Trao cho quyền hạn để có thể hoàn thành công việc.
 Phân bổ nguồn lực để họ có thể thực hiện công việc.
 Ủy quyền và giao việc khác nhau.


7.3 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN
 QUY TRÌNH ỦY QUYỀN:
1. Xác định công
việc cần ủy quyền

6. Đánh giá kết quả

2. Giao nhiệm vụ

5. Kiểm tra theo dõi

3. Xác định kết quả
mong đợi

4. Giao quyền hạn để hoàn
thành các nhiệm vụ đó và yêu
cầu người được ủy quyền phải
chịu trách nhiệm hoàn thành
nhiệm vụ


7.3 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN
NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN:
1. Người được ủy quyền phải là người cấp dưới trực tiếp
làm những việc đó
2. Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm
của người ủy quyền.
3. Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải
xác định rõ ràng
4. Ủy quyền phải tự giác không được áp đặt.
5. Người ủy quyền phải có đầy đủ tin tức trước khi bắt tay
vào việc.
6. Luôn luôn có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy
quyền.
7. Đảm bảo quyền lợi của người được ủy quyền.

7.3 PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN

NGHỆ THUẬT ỦY QUYỀN:
•
•
•
•
•

Sự hợp tác
Sẵn sàng chia sẻ
Chấp nhận thất bại của người khác
Sẵn sàng tin cậy cấp dưới
Sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra
rộng rãi