Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim.

i

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng ai
công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

TRƯƠNG NGỌC HÒA


ii

MỤC LỤC


iii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BCTC

Báo cáo tài chính

CP

Cổ phần

DN

Doanh nghiệp

HĐQT

Hội đồng quản trị

HĐKT

Hợp đồng kinh tế

KSNB

Kiểm soát nội bộ

KCS

Kiểm tra chất lượng sản phẩm

GTGT

Giá trị gia tăng

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TK

Tài khoản

TSCĐ

Tài sản cố định


iv

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu
Tên sơ đồ
2.1
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
2.2
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
2.3
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán

Trang
35
39
41


1

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của Đề tài
Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày
càng khốc liệt và gay gắt trên một thị trường với xu hướng toàn cầu hóa. Để
thành công trong môi trường này, các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc
có chiến lược kinh doanh khôn khéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề, đa
dạng hóa sản phẩm…mà còn đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp
nói chung và công tác kiểm tra kiểm soát nói riêng cần phải được coi trọng
nhằm kiểm soát tốt chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của mình. Việc có một hệ thống kiểm soát tốt thì doanh nghiệp sẽ giảm được
rủi ro và giảm chi phí góp phần tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường nhờ đó
sẽ tạo dựng được uy tín trên thị trường, bên cạnh đó việc có một hệ thống
kiểm soát tốt nó còn thể hiện quan điểm, trình độ và năng lực quản lý của ban
giám đốc. Điều đó có nghĩa mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng và hoàn
thiện một hệ thống KSNB vững mạnh nhằm hạn chế những rũi ro, mất mát tài
sản phát sinh trong quá trình kinh doanh giúp doanh nghiệp xây dựng được
nền tảng quản lý phục vụ cho quá trình phát triển của doanh nghiệp và nâng
cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Với ba lĩnh vực kinh doanh không có tính tương đồng mà Công ty đang
kinh doanh là sắt thép, bất động sản và cho thuê văn phòng thì việc tổ chức hệ
thống kiểm soát nội bộ sao cho hiệu quả là một việc khá khó khăn bởi lẽ với
lĩnh vực và môi trường kinh doanh của ba mảng hoạt động trên đều có tính
đặc thù riêng dẫn đến hệ thống kiểm soát phải đảm bảo hoạt động tốt nhưng
phải tiết kiệm nhân lực và chi phí cho hệ thống trong đó Chu trình bán hàng –
thu tiền là một chu trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
các doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp chịu nhiều ảnh


2

hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này. Việc kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng và thu tiền vừa tuân thủ các quy định của nhà nước, vừa
phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý
tại đơn vị trong giai đoạn khó khăn hiện nay là một yêu cầu mang tính cấp
thiết.
Từ những vấn đề trên, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim ” làm luận văn
tốt nghiệp cao học chuyên ngành kế toán.
2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu:
Hiện nay đã có nhiều Đề tại nghiên cứu về KSNB trong các doanh
nghiệp. Trong đó tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong
cùng lĩnh vực KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Cụ thể đề tại thứ nhất là
luận văn cao học “ Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền
bán hàng tại công ty thông tin di động ” của tác giả Vũ Ngọc Nam ( 2007).
Luận văn này tác giả đã nghiên cứu KSNB đối với doanh thu và thu tiền trong
doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông, với hoạt động kinh doanh có nét
đặc thù riêng. Đề tài thứ hai là luận văn cao học “Tăng cường KSNB đối với
doanh thu và thu tiền bán điện tại Công Ty TNHH một thành viên Điện Lực
Đà Nẵng” cảu tác giả Thái Như Quỳnh (2008). Trong luận văn này tác giả đã
nghiên cứu KSNB về doanh thu và thu tiền bán điện tại Công ty TNHH một
thành viên điện lực Đà Nẵng.
Do đặc điểm về lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhiều mảng trong đó mỗi
mảng hoạt động có tính đặc thù riêng biệt cộng với hoạt động bán hàng và thu
tiền tại Công ty CP Thiên Kim ra thường xuyên liên tục nên dễ xảy ra gian lận
và rủi ro nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu và đưa ra các giải pháp
hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền áp dụng
cho các đơn vị kinh doanh có lĩnh vực hoạt động tương tự. Vì vậy, em đã tập


3

trung nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần
Thiên Kim để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền gắn liền với thực tiễn công ty.
3. Mục đích nghiên cứu
Luận văn làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ,
kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp. Trên
cơ sở nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở công
ty cổ phần Thiên Kim, cùng với việc vận dụng lý luận để đề xuất một số giải
pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với
đặc thù của công ty.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Công ty CP Thiên Kim có trụ sở chính đặt tại 114-116 Nguyễn Văn
Linh, TP Đà Nẵng, ngoài ra Công ty còn có Sàn giao dich bất động sản đóng
tại cùng địa chỉ với trụ sở thực hiện kinh doanh bất động sản và định giá bất
động sản; Xưởng sản xuất sắt thép đặt tại khu công nghiệp hoà khánh chuyên
sản xuất và thương mại các sản phẩm sắt thép và một chi nhánh ở TP Hồ Chí
Minh phụ trách việc kinh doanh sắt thép khu vực phía nam. Đối tượng nghiên
cứu của đề tài được giới hạn trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công Ty CP Thiên Kim tại văn phòng chính và xưởng sản
xuất. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong việc tìm hiểu thực tế công tác kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở các lĩnh vực kinh doanh sắt thép,
sàn giao dịch bất động sản và cho thuê văn phòng tại văn phòng chính, xưởng
sản xuất sắt thép.
5. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và sử dụng các
phương pháp cụ thể như phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương
pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, so sánh…để làm sáng tỏ vấn đề cần


4

nghiên cứu. Phương pháp tổng hợp và đối chiếu là phương pháp cơ bản để
thực hiện mục tiêu của đề tài. Cụ thể: luận văn đã sử dụng các tài liệu về phân
cấp quản lý, các qui định trong qui trình bán hàng và thanh toán cũng như
quan sát thực tiễn tại công ty để đánh giá tổng quát về công tác kiểm soát bán
hàng và thanh toán.
6. Đóng góp của luận văn
Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại công ty, luận văn đã
phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra
những thành tựu đã đạt được, những rủi ro có thể xảy ra trong kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim, từ đó đề ra
các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
trong lĩnh vực kinh doanh thép và bất động sản tại công ty.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1 : Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng
và thu tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2 : Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim.
Chương 3 : Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim.


5

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do

đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt
động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Bất cứ mọi hoạt động
kinh doanh nào muốn đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả đều phải thực hiện
công tác tự kiểm tra trên tất cả các khâu: xem xét các dự báo, các mục tiêu
định mức, soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời nhằm
đảm bảo hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động.Công việc trên được gọi là
Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB).
1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát
luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện bởi Hệ
thống Kiểm Soát Nội Bộ của doanh nghiệp.
* Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và
các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp
lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:
+ Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
+ Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy.
+ Sự tuân thủ các luật lệ và qui định.
° Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động, KSNB cần
thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin,
nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.


6

° Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và
đáng tin cậy, bởi vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài
chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành.
° Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp

hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người
quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó,
KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các
chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục
tiêu của đơn vị.
* Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC):
Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công
ty thỏa mãn các mục tiêu sau:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị.
+ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.
+ Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý.
+ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý.
° Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và
tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác
nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích
hợp. Đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu
quan trọng cũng có thể xảy ra tương tự.
° Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ
máy kế toán xử lý, và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các
quyết định của nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo
tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và
phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế
tài chính.


7

° Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế
trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng

mức. Cụ thể hệ thống KSNB cần:
‫ ٭‬Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt

động của doanh nghiệp.
‫ ٭‬Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian

lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
‫ ٭‬Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập

báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
° Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quá trình
kiểm soát trong một đơn vị được thực hiện nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không
cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém
hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà
quản lý thường đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực
hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả
năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý.
KSNB được chia thành:
* Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình nhằm đạt được hai
mục tiêu, đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và
tin cậy.
* Kiểm soát quản lý: Là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và
khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với chính sách quản lý.
Theo quan điểm tổ chức, kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát kế toán
đều quan trọng như nhau. Tuy nhiên kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp
hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy kiểm soát quản lý
cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán. Ví dụ:


8

một hoạt động của kiểm soát quản lý là đào tạo nhân viên. Nhân viên kế toán
được đào tạo tốt sẽ làm việc có hiệu quả hơn và tuân thủ các chính sách quản
lý chặt chẽ hơn, do đó sẽ hạn chế rủi ro.
1.1.2. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Giúp cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các chế độ và quyết định quản lý được thực hiện đúng
thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra biện pháp
giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt
động, các bộ phận doanh nghiệp.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về nghiệp vụ và
hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các
yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp.
Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không
phải là một hoạt động hoàn toàn mới mẽ. Thuật ngữ KSNB chính thức được
đưa ra vào 3/10/1996 với nghị định 59/CP ban hành quy chế quản lý tài chính
hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước. Tuy nhiên, hệ thống
KSNB chưa có được một quy chế tổ chức và họat động sao cho hiệu quả và
thường xuyên, chưa tách ra thành một hệ thống độc lập.
Thực tiễn cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước cũng như các
công ty cổ phần, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính là tổ chức, chỉ
đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát về mặt tài
chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị. Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau song

9

lại cùng được đặt vào nhiệm vụ của một người. Vì vậy mà nó sẽ ảnh hưởng
đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông
tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát
tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang tính chất hình thức song chưa
có quy chế hoạt động và chưa có trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm
toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính độc
lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành riêng, chưa quan
tâm đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện.
Nền kinh tế nước ta đang mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới và
đặc biệt đã trở thành thành viên của WTO. Cơ hội và thách thức đối với các
doanh nghiệp trong nước ngày càng lớn. Các doanh nghiệp muốn đứng vững
trong nền kinh tế thị trường phải nâng cao sức cạnh tranh, phải sử dụng một
cách tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực kinh tế. Và đó là mục tiêu chung
của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao. Những đòi hỏi, hạn chế
đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống KSNB khoa học và
hữu hiệu. Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành nhu cầu
cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp.
1.1.4. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống KSNB được cấu
thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, và
các thủ tục kiểm soát.
1.1.4.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý
thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ
phận khác của kiểm toán nội bộ. Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm
soát là:
- Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý

10

Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt
động trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo. Nếu các nhà quản lý
không tỏ ra quyết tâm đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người
cấp dưới sẽ không thể xem nó thật sự quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu một
nhà quản lý cho rằng cần phải đạt mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của
ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành kế hoạch của mỗi cá nhân.
Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị, tư cách đạo đức của họ luôn là một
vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát.
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý
nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng
các phương pháp ủy quyền. Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được
thực hiện bằng văn bản và triển khai cho toàn tổ chức.
- Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ bị
hạn chế. Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm,
các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức. Môi trường văn hóa của tổ
chức chính là là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo
đức. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải gương mẫu đôi lúc phải hi sinh
những sở thích, thói quen của mình.
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa
các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục
tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều
hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ
chức phải xác định các vị trí then chốt với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp.

11

- Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự
và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề
bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn
là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ,
nhân viên có năng lực và đạo đức.
- Kế hoạch và dự toán
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,
thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ…đặc biệt là kế
hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết
quả hoạt động và luân chuyển tiền tệ trong tương lai. Nếu việc lập và thực
hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm
soát rất hữu hiệu. Chính vì thế, các nhà quản lý luôn quan tâm, xem xét về
tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch định
kỳ để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý.
- Thành lập Ủy ban kiểm soát
Ủy ban kiểm soát thông thường từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản
trị làm nhiệm vụ giám sát hoạt động và xem xét các BCTC của đơn vị. Các
thành viên này không phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty, họ đều có
nhiệm vụ và quyền hạn như nhau:
+ Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty.
+ Kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
+ Giám sát tiến trình lập BCTC.
+ Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập vào trực tiếp làm việc
với họ.
+ Hòa giải những mâu thuẩn giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám
đốc.

12

- Các yếu tố bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên
ngoài. Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có
ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các
thủ tục kiểm soát cụ thể. Thuộc các nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng của các
cơ quan chức năng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý.
1.1.4.2. Hệ thống kế toán
Theo chuẩn mực kiểm toán số 400 của Việt Nam, hệ thống kế toán là các
quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng
để ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập báo
cáo các nghiệp vụ phát sinh. Là một bộ phận quan trọng trong KSNB, hệ
thống kế toán hữu hiệu ở một đơn vị phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi
tiết sau:
+ Tính có thật: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp
vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.
+ Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn
hợp lý.
+ Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh.
+ Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các
khoản giá và phí.
+ Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
+ Tính đúng kỳ: Bảo đảm các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp
thời theo quy định.
+ Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi

vào sổ phải tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các
báo cáo tài chính của doanh nghiệp.


13

Hệ thống kế toán ở một đơn vị bao gồm các giai đoạn sau:
- Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên rất quan trọng vì số liệu kế
toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ
đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh.
Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm - là sự kiểm tra trước
khi nghiệp vụ xảy ra, nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng
nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị.
- Sổ sách kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế
toán, bằng việc ghi chép, phân loại tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp
thông tin tổng hợp, lên báo cáo. Trong KSNB, hệ thống sổ sách có vai trò
quan trọng, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách có hệ thống khoa
học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và BCTC nên là cở sở cho việc
kiểm tra, truy cập chứng từ.
- Báo cáo Tài Chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm
tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên BCTC. Các thông
tin trên BCTC phản ảnh trung thực tình hình tài chính cũng như kết quả hoạt
động kinh doanh của đơn vị và phải được trình bày theo đúng các chuẩn mực
kế toán hiện hành.
Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc
quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Hệ
thống kế toán là một mắc xích, một yếu tố quan trọng của hệ thống KSNB.
1.1.4.3. Các thủ tục kiểm soát.
- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Nguyên tắc này thực chất là sự phân chia công việc và trách nhiệm cho nhiều
người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Với mục đích
không để cho cá nhân hoặc bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt trong một


14

nghiệp vụ. Qua đó công việc của nhân viên này sẽ được tự động kiểm tra
công việc của nhân viên khác, làm giảm các rủi ro xảy ra các sai phạm, tạo
điều kiện để nâng cao tính chuyên môn trong quá trình làm việc của nhân
viên. Với yêu cầu là phù hợp năng lực, trình độ và kinh nghiệm của người
được phân công.
- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc
này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như:
+Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép kế toán.
+Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán.
+Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách.
+Chức năng kế toán và chức năng tài chính.
+Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát…
Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm
nêu trên và sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện. Nguyên tắc này
giúp ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn:
+ Ủy quyền: là việc cấp trên giao quyền quyết định và giải quyết một số
công việc trong phạm vi nhất định cho cấp dưới. Có 2 mức ủy quyền là ủy
quyền chung và ủy quyền cụ thể.
+ Phê chuẩn: Là biểu hiện cụ thể của việc giải quyết và quyết định một
số công việc trong phạm vi quyền hạn được giao.
- Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ: Các chứng từ nếu được lập nghiêp
túc, đầy đủ, phản ảnh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ giúp cho việc

thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện nhất là bảo vệ tài sản
không bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi gian lận, sử dụng tài sản không
hiệu quả hoặc vượt thẩm quyền.


15

- Kiểm soát vật chất: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách
và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước khi sử dụng. Chẳng hạn
như tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào,
lực lượng bảo vệ… và chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp
cận với tài sản của đơn vị
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các
cá nhân khác với cá nhân đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải có sự
kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thường có khuynh hướng bị giảm
sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại.
Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ
phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ
mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã
thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào.
1.2 Những vấn đề cơ bản về chu trình bán hàng và thu tiền
1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền.
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua
quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng. Trong thực
tế chu trình bán hàng thu tiền thường bao gồm các bước công việc sau: xử lý
đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hoá đơn, cuối
cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền.
Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt
động sản xuất kinh doanh, nó đánh giá hiệu quả của giai đoạn trước đó và
hiệu quả của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời phản ánh khả

năng bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất
của doanh nghiệp. Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phức tạp do nó liên quan
đến nhiều chỉ tiêu như số lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm


16

trừ,…. Cho nên cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban trong
doanh nghiệp.
Bán hàng là quá trình có mục đích, phương thức thực hiện mục đích ấy
rất đa dạng. Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng thu tiền
mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức gửi hàng,
phương thức bán chịu hoặc bán theo phương thức ký gởi hàng hoá…Với mỗi
phương thức khác nhau các thủ tục giao nhận cũng khác nhau nên tổ chức
kiểm soát cũng khác nhau. Tuy có nhiều phương thức bán hàng nhưng chủ
yếu là phương thức bán buôn (bán qua đại lý) và bán lẻ. Với mỗi phương thức
này có trình tự và quá trình bán hàng khác nhau, tổ chức công tác kế toán và
kiểm soát cũng khác nhau.
1.2.2. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và Thu tiền.
Với những đặc điểm như trên, ta có thể cụ thể hóa chu trình bán hàng –
thu tiền trong doanh nghiệp với các chức năng sau:

 Nhận và xủ lý đơn đặt hàng của người mua: Đặt hàng của người mua
có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax,
điện thoại và sau đó là hợp đồng mua, các bộ phận có liên quan trong đơn vị
có thể xem xét các điều kiện về số lượng, chủng loại, chất lượng…để xác
định khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị với các yêu cầu đó.

 Xét duyệt bán chịu: Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và
các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài đơn vị, những người có thẩm

quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cần đánh giá về khả năng thanh toán của
khách hàng để xét duyệt bán chịu. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện
trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã thoả thuận trong quan hệ mua bán
cùng với những điều kiện khác như: phương thức thanh toán, giá cả, chiết
khấu, phương thức và thời gian giao nhận…


17

 Chuyển giao hàng hóa: Việc chuyển giao hàng hoá thể hiện tài sản và
quyền sở hữu tài sản của đơn vị được chuyển giao cho khách hàng, là cơ sở
để ghi nhận doanh thu bán hàng của đơn vị. Khi thực hiện giao hàng, đơn vị
phải lập chứng từ vận chuyển. Chứng từ vận chuyển là bằng chứng giao hàng
cho người mua, đồng thời là cơ sở để lập hoá đơn bán hàng.

 Lập và giao hoá đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ doanh thu: Hoá đơn
bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hoá, giá cả hàng hoá bao
gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế
giá trị gia tăng. Như vậy, hoá đơn là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số
tiền và thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ để ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo
dõi các khoản phải thu. Nhật ký là sổ ghi cập nhật các thương vụ, nhật ký ghi
rõ các doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản
thích hợp.

 Xử lý và ghi sổ các khoản thu bằng tiền: Sau khi thực hiện các chức
năng về bán hàng và ghi nhận doanh thu, kế toán tiến hành ghi sổ các khoản
phải thu. Tiền mặt được ghi vào sổ nhật ký thu tiền, còn các khoản phải thu
theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền đúng kỳ.

 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ

doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị
trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp,
thuế nhập khẩu.
Theo quy định, khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên mua phải lập hoá
đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng trả lại cho bên bán do không đúng quy cách,
chất lượng. Căn cứ vào hoá đơn này, bên bán và bên mua điều chỉnh lại lượng
hàng đã bán, đã mua và thuế giá trị gia tăng đã kê khai. Đối với các khoản
chiết khấu thương mại thì sẽ được điều chỉnh trên hoá đơn bán hàng kỳ tiếp
theo. Trường hợp phát sinh khoản giảm giá hàng bán do hàng không đảm bảo


18

về quy cách, chất lượng bên bán và bên mua phải lập hoá đơn ghi rõ số lượng,
quy cách, lý do giảm, mức giảm theo hoá đơn bán hàng nào, đồng thời hai
bên điều chỉnh thuế giá trị gia tăng đầu ra đầu vào tương ứng.

 Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi: Để đảm bảo nguyên tắc
thận trọng trong kinh doanh và chuẩn bị cho việc khoá sổ kế toán phục vụ
công tác lập báo cáo tài chính, đơn vị phải tiến hành đánh giá các khoản thu
không có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng cho các khoản thu này,
như vậy mới có thể đề phòng tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những biến
động về kết quả kinh doanh của kỳ kế toán.

 Xoá sổ các khoản thu không có khả năng thu hồi: Công việc này được
thực hiện trong trường hợp khách hàng không chịu thanh toán hoặc mất khả
năng thanh toán. Khi không còn hy vọng thu hồi các khoản nợ phải thu khách
hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp có
thẩm quyền cho phép được xoá sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận
kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. Việc xoá sổ phải được thực hiện theo đúng

nguyên tắc và chế độ kế toán hiện hành.
1.2.3. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền.
1.2.3.1. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng:
Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của thành phẩm,
hàng hoá, tức là để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật
sang hình thái tiền tệ.
Thành phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp được xác định là tiêu thụ khi
doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng.
Quá trình bán hàng là quá trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái vốn của
doanh nghiệp và tạo ra lợi nhuận. Đây chính là mục tiêu chính của hầu hết các
doanh nghiệp, bất kì một doanh nghiệp kinh doanh nào muốn thu được lợi


19

nhuận đều phải thực hiện khâu bán hàng và thúc đẩy quá trình này thực hiện
càng nhanh càng tốt, như vậy vốn của doanh nghiệp sẽ được quay vòng nhanh
hơn khả năng tạo ra lợi nhuận cao hơn.
Các phương thức bán hàng: Nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp sản
xuất được thực hiện thông qua hai phương thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ.
* Phương thức bán buôn: là việc bán hàng cho các doanh nghiệp sản
xuất khác hoặc các doanh nghiệp thương mại. Kết thúc quá trình này, hàng
hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông. Đặc điểm của phương thức bán buôn là
số lượng bán một lần lớn nên doanh nghiệp thường lập chứng từ cho những
lần bán và kế toán tiến hành ghi sổ sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Phương thức này thường được tiến hành theo các hình thức sau:
- Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào
hợp dồng đã được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại
địa điểm hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng. Hàng hoá được xác định tiêu

thụ khi doanh nghiệp giao xong hàng cho người mua và người mua ký vào
chứng từ giao hàng. Mọi tổn thất trong quá trình vận chuyển đến cho người
người mua doanh nghiệp phải chịu. Phương thức này được áp dụng đối với
những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp.
- Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ
đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp. Sau khi giao hàng xong, bên mua ký
vào chứng từ bán hàng, hàng hoá được xác định tiêu thụ. Vì vậy, mọi tổn thất
hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng người mua phải chịu.
* Phương thức bán lẻ: được áp dụng ở các cửa hàng nhằm phục vụ cho
nhu cầu tiêu dùng trực tiếp của khách hàng. Đặc điểm của hình thức này là
khách hàng mua với số lượng hàng nhỏ, giá trị thấp và thường được khách
hàng thanh toán ngay. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp sản xuất thì hình
thức này xảy ra không thường xuyên.


20

Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng ta cần
chú ý đến các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như:
- Rủi ro về đơn đặt hàng: Nhận những đơn đặt hàng có những điều
khoản, điều kiện không chính xác hoặc từ những khách hàng không được phê
duyệt; Nhận những đơn đặt hàng về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị
không có khả năng đáp ứng; Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ nhưng
lại nhận đơn đặt hàng.
- Rủi ro về bán chịu: Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức
bán chịu cho khách hàng hoặc bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu
chuẩn theo chính sách bán chịu để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm
cho công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
- Rủi ro về giao hàng: Việc xuất hàng và giao hàng do nhân viên không
có thẩm quyền thực hiện; Giao hàng không đúng địa điểm, không đúng khách

hàng, hoặc có thể giao cho khách hàng hoặc quy cách không đúng như đã
thoả thuận.
- Rủi ro lập hoá đơn: Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hóa
đơn hàng hoá đã giao, lập sai hoá đơn, lập một hoá đơn thành nhiều lần hoặc
lập hóa đơn khống khi thực tế không giao hàng.
1.2.3.2. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình thu tiền.
Nghiệp vụ thu tiền cũng khá đa dạng. Tuỳ theo từng chính sách bán hàng
hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà
doanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua
hàng theo các hình thức khác nhau.
- Mua hàng thanh toán ngay: Đối với những khách hàng mới, không
thường xuyên hoặc có lịch sử thanh toán nợ không tốt với doanh nghiệp thì
doanh nghiệp buộc khách hàng của mình phải thanh toán ngay khi mua hàng
có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.


21

- Ứng tiền trước khi mua hàng: do tình hình tài chính của công ty không
được tốt hoặc do tính độc quyền của hàng hoá mà doanh nghiệp có thể yêu
cầu khách hàng ứng trước một khoản hoặc toàn bộ số tiền mua hàng để phục
vụ sản xuất hoặc đảm bảo tính chắc chắn. Khi nhận hàng khách hàng sẽ thanh
toán phần tiền mua hàng còn thiếu.
- Mua hàng tín dụng: tức là doanh nghiệp cho phép khách hàng nợ khoản
tiền mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định, trong khoảng thời gian
đó khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp, nếu thanh toán đúng hạn
khách hàng sẽ nhận được một khoản chiết khấu.
Đ ối với chu trình thu tiền thường xảy ra các rủi ro về việc kế toán có
thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách
hàng thanh toán, thu hồi nợ chậm trễ, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi không

đúng, thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng
thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu.
Để hạn chế và ngăn chặn những rủi ro trên, nhà quản lí cần thiết kế
những thủ tục kiểm soát thích hợp, để hệ thống kiểm soát nội bộ có thể thực
hiện được những mục tiêu đề ra.
1.3. Nội dung Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.
1.3.1. Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền.
Chu trình bán hàng và thu tiền là hoạt động thường xuyên liên tục của
các đơn vị, chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy
cảm như nợ phải thu, hàng hoá, tiền… và liên quan nhiều bộ phận nên dễ xảy
ra gian lận và rủi ro. Do đó việc đặt ra các mục tiêu kiểm soát trong chu trình
bán hàng và thu tiền nhằm hạn chế những sai phạm trên là rất cần thiết.
Những mục tiêu này được xây dựng dựa trên các rủi ro mà doanh nghiệp có
thể gặp phải trong quá trình hoạt động bán hàng thu tiền. Bao gồm: