Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây lắp công nghiệp Bình Định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRẦN THỊ THU LỆ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP
CÔNG NGHIỆP BÌNH ĐỊNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRẦN THỊ THU LỆ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP
CÔNG NGHIỆP BÌNH ĐỊNH
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS. Trương Bá Thanh

Đà Nẵng - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai
công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Trần Thị Thu Lệ


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 2
5. Bố cục đề tài.......................................................................................... 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 3

CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY
LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG ................................... 5
1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, MỤC TIÊU, Ý NGHĨA CỦA KIỂM
SOÁT NỘI BỘ.......................................................................................... 5
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ ....................................................... 5
1.1.2. Chức năng ....................................................................................... 6
1.1.3. Mục tiêu .......................................................................................... 6
1.1.4. Ý nghĩa của hệ thống KSNB........................................................... 6

1.2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7
1.2.1. Môi trường kiểm soát...................................................................... 7
1.2.2. Hệ thống kế toán ............................................................................. 9
1.2.3. Thủ tục kiểm soát.......................................................................... 11

1.3. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH
NGHIỆP XÂY DỰNG ........................................................................... 13
1.3.1. Khái niệm về chi phí xây lắp ........................................................ 13
1.3.2. Nội dung chi phí trong doanh nghiệp xây dựng ........................... 14


1.3.3. Đặc điểm chi phí ở doanh nghiệp xây lắp ảnh hưởng đến việc kiểm
soát chi phí .............................................................................................. 18

1.4. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH
NGHIỆP XÂY LẮP................................................................................ 20
1.4.1. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp................... 20
1.4.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp ........................................... 21

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ....................................................................... 32
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP BÌNH ĐỊNH.....33
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP
CÔNG NGHIỆP BÌNH ĐỊNH................................................................ 33
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty............................. 33
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty................................................. 36
2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý tại Công ty .............. 37
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Xây lắp Công
nghiệp Bình Định .................................................................................... 42

2.2. THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP BÌNH ĐỊNH ................................. 45
2.2.1. Môi trường kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty......................... 45
2.2.2. Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại
Công ty Cổ phần Xây lắp Công nghiệp Bình Định ................................ 49
2.2.3. Thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp ở công ty ................................. 50
2.2.4. Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty Cổ
phần Xây lắp Công nghiệp Bình Định.................................................... 59

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ....................................................................... 63


CHƯƠNG 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP BÌNH ĐỊNH.............................. 64
3.1. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP BÌNH ĐỊNH........ 64
3.2. HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP BÌNH ĐỊNH..65
3.2.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .... 65
3.2.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp ............ 68
3.2.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công......... 68
3.2.4. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung ................... 73

3.3. KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY GẮN VỚI
TRUNG TÂM CHI PHÍ.......................................................................... 74
3.3.1. Sự cần thiết của kiểm soát chi phí xây lắp gắn với trung tâm chi
phí............................................................................................................ 74
3.3.2. Báo cáo kết quả trung tâm chi phí ................................................ 75

3.4. PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ XÂY LẮP ........................... 76
3.4.1. Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .................. 76
3.4.2. Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp........................... 77
3.4.3. Phân tích biến động chi phí sử dụng máy thi công....................... 77
3.4.4. Phân tích biến động chi phí sản xuất chung.................................. 78

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ....................................................................... 79
KẾT LUẬN ............................................................................................ 80
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................... 81
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BHTN

Bảo hiểm thất nghiệp

BHXH

Bảo hiểm xã hội

BHYT

Bảo hiểm y tế

CPSX

Chi phí sản xuất

CPXL

Chi phí xây lắp

GTGT

Giá trị gia tăng

HMCT

Hạng mục công trình

KPCĐ

Kinh phí công đoàn

KSNB

Kiểm soát nội bộ

KH-VT

Kế hoạch – vật tư

NVL

Nguyên vật liệu

TSCĐ

Tài sản cố định


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu bảng
2.1.

Tên bảng

Trang

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua 2 năm

35

(2010-2011)

3.1.

Bảng đánh giá nhà cung cấp

66

3.2.

Nhật trình ca máy thi công

69

3.3.

Bảng tổng hợp máy thi công

70


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu sơ đồ
2.1.

Tên sơ đồ
Quy trình tổ chức sản xuất tại Công ty Cổ phần
Xây lắp Công nghiệp Bình Định

Trang
38

2.2.

Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

40

2.3.

Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

42

2.4.

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ áp dụng tại
Công ty

44


DANH MỤC CÁC LƯU ĐỒ
Số hiệu lưu đồ

Tên lưu đồ

Trang

2.1.

Quy trình kiểm soát xuất kho nguyên vật liệu

52

2.2.

Quy trình kiểm soát tổ chức thi công ở các đội thi công

53

2.3.

Quy trình kiểm soát tạm ứng cho các Tổ, đội thi công

56

2.4.

Quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

57

3.1.

Quy trình kiểm soát chi phí máy thi công tại công ty

72


1

MỞ ĐẦU
1.

Tính cấp thiết của đề tài

Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng hướng đến mục tiêu là lợi nhuận của
doanh nghiệp ngày càng tăng, qui mô hoạt động ngày càng được mở rộng,
đem lại nhiều lợi ích cho xã hội…Để thỏa mãn những mục tiêu ấy, ngoài
việc doanh nghiệp nghiên cứu những phương hướng kinh doanh phù hợp với
thị trường, cải tiến công nghệ kỹ thuật, đồng thời, luôn phải nâng cao chất
lượng cũng như hạ giá thành sản phẩm, dịch vụ để khẳng định vị thế cạnh
tranh của doanh nghiệp. Đặc biêt, với xu thế hội nhập và phát triển hiện nay,

xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng của nền kinh tế góp
phần tạo ra cơ sở vật chất – kỹ thuật để thực hiện quá trình công nghiệp hóa
– hiện đại hóa. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp xây lắp không chỉ có ý
nghĩa nội bộ mà còn có ý nghĩa xã hội to lớn. Vì vây, để quản lý tốt tình
hình và hiệu quả hoạt động xây lắp, các nhà quản lý phải đề ra những
phương hướng, mục tiêu cũng như công cụ để phục vụ cho mục tiêu và
phương hướng đó.
Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm
tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp mình. Trong đó kiểm
soát chi phí là một vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý doanh
nghiệp. Việc kiểm soát chi phí tốt sẽ ngày càng nâng cao chất lượng sản
phẩm, hạ giá thành; nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín, hình ảnh –
nhằm nâng cao sức cạnh tranh. Thêm vào đó, trong các doanh nghiệp xây lắp,
quá trình tập hợp chi phí sản xuất thường kéo dài, phát sinh nhiều chi phí
ngoài dự toán, và không ổn định. Vì vậy, kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp là
việc rất cần thiết đối với công ty xây lắp.
Công ty Cổ phần Xây lắp Công nghiệp Bình Định hoạt động chủ yếu


2
trong lĩnh vực xây lắp điện trên địa bàn các tỉnh Bình Định, Quãng Ngãi,
Kontum, Đaklak…là một công ty cổ phần với quy mô hoạt động sản xuất
kinh doanh rộng, công ty đã từng bước chuẩn bị cho mình về mọi mặt, trong
đó có hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty để góp phần kiểm
soát chi phí xây lắp hiệu quả, tránh lãng phí chi phí và ngăn ngừa thất thoát
xảy ra trong quá trình thi công công trình.
Đó chính là yêu cầu đặt ra cho đề tài “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp
tại Công ty Cổ phần Xây lắp Công nghiệp Bình Định”
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại doanh

nghiệp xây lắp. Đồng thời, nghiên cứu thực tế và phân tích đánh giá thực
trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp
Công nghiệp Bình Định.
- Trên cơ sở lý luận và thực tế đã nghiên cứu, luận văn đưa ra những giải
pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty Cổ phần Xây
lắp Công nghiệp Bình Định.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Xây lắp
Công nghiệp Bình Định đối với chu trình chi phí xây lắp.
- Nghiên cứu các hoạt động kiểm soát đối với các loại chi phí: Chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi
công, chi phí sản xuất chung.
4. Phương pháp nghiên cứu
Thu thập các dữ liệu, số liệu thông qua các hệ thống chứng từ, sổ sách
liên quan đến các khoản mục chi phí xây lắp: chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản
xuất chung.


3
5. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Luận văn được chia thành 3 chương.
Chương 1: Lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trong doanh
nghiệp xây dựng.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần
Xây lắp Công nghiệp Bình Định.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại
Công ty Cổ phần Xây lắp Công nghiệp Bình Định.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện luận văn này, tác giả có tham khảo một số đề

tài nguyên cứu tương tự như “Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công
ty TNHH tư vấn xây dựng Xuân Quang” của tác giả Đoàn Thị Lệ Hà (2011),
luận văn thạc sỹ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán – Đại học Đà
Nẵng; “Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần đầu tư xây
dựng 501 thuộc CIENCO5” của tác giả Phạm Hoài Lâm (2011), luận văn thạc
sỹ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán – Đại học Đà Nẵng. Từ nội
dung nghiên cứu của các đề tài đã nêu, luận văn kế thừa những lý luận cơ bản
về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp xây lắp, tham khảo một số
cách thức hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp, qua đó
kết hợp vận dụng phù hợp với thực tế tại công ty, làm rõ được sự cần thiết
phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty. Thêm
vào đó, luận văn cũng đề cập đến vấn đề kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp
trong lĩnh vực xây lắp điện, đường dây điện tại địa bàn tỉnh Bình Định. Đồng
thời, qua các giải pháp được đề xuất trong luận văn sẽ giúp công ty tăng
cường kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp, giảm thiểu các gian lận, sai sót, tiết
kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý của công ty.
Ngoài ra, tác giả còn sử dụng nhiều nguồn tư liệu, số liệu cụ thể như:


4
“Báo cáo tài chính năm 2010-2011”; “Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
qua 2 năm (2010-2011)” của Công ty Cổ phần Xây lắp Công nghiệp Bình
Định. Báo cáo đã thể hiện được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty qua
hai năm 2010 và 2011 để từ đó phân tích, dẫn chứng cho luận văn.
Các giáo trình và tài liệu về kiểm soát nội bộ đã sử dụng để tham khảo
cho phần cơ sở lý luận của luận văn như: Giáo trình kế toán quản trị - GS.TS.
Trương Bá Thanh; Lý thuyết kiểm toán – GS.TS. Nguyễn Quang Quynh;
Kiểm toán nội bộ - Vũ Huy Đức; các thông tư hướng dẫn của Bộ xây dựng về
việc hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình.
Thêm vào đó, internet cũng là một công cụ để tác giả tìm kiếm thông tin

liên quan đến ngành xây lắp điện, tài liệu về xây dựng công trình…
Luận văn được tác giả thực hiện độc lập để tạo ra một nghiên cứu mang
tính thực tiễn dựa trên sự hướng dẫn của thầy giáo hướng dẫn khoa học, tình
hình thực tế tại đơn vị và tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau.


5
CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP
TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
1.1. KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, MỤC TIÊU, Ý NGHĨA CỦA KIỂM
SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Hiện nay, có nhiều khái niệm về kiểm soát nội bộ (KSNB), một trong
những khái niệm được thừa nhận rộng rãi nhất là:
KSNB là hệ thống gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập
tại đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục
tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc
không hiệu quả; Cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy; Thúc
đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị; Đánh giá hiệu quả
hoạt động và hiệu năng quản lý của đơn vị.
Qua khái niệm về hệ thống KSNB, có thể thấy rằng:
- KSNB là một quá trình, bao gồm một chuỗi kiểm soát liên tục, hiện
diện ở mọi nơi, mọi lĩnh vực trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một
hệ thống thống nhất; các hoạt động kiểm soát có mối quan hệ mật thiết với
nhau, bổ trợ cho nhau.
- KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người. Công tác KSNB không
chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà còn bao gồm tất cả
những con người trong tổ chức, từ nhà quản lý cấp cao, đến nhân viên.

- KSNB cung cấp một sụ đảm bảo hợp lý, chứ không phải lả sự đảm bảo
tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện, bởi không có cái gì là tuyệt đối. Trong
thực tế để đánh giá một hệ thống KSNB tốt hay chưa tốt người ta thường
dùng chỉ tiêu hiệu quả kinh tế. Một hệ thống KSNB tốt có nghĩa là hệ thống
đó mang lại lợi ích lớn hơn chi phí bỏ ra. Và vì thế có những vấn đề người ta


6
phải chấp nhận là chưa kiểm soát tốt được bởi nếu kiểm soát triệt để thì chi
phí bỏ ra là lớn hơn so với lợi ích mang lại.
KSNB được chia thành hai loại: kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý.
- Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình thực hiện, nhằm đạt
được các mục tiêu: bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin chính xác, trung thực,
kịp thời và đầy đủ.
- Kiểm soát quản lý: Là quá trình nhằm thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh
doanh và khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong đơn vị
trong việc thực hiện các chính sách quản lý.
1.1.2. Chức năng
Chức năng của hệ thống KSNB là hoạch định, giám sát, ngăn chặn các
sai phạm, ra quyết định và kiểm soát.
1.1.3. Mục tiêu
Việc thiết lập, duy trì và hoàn thiện công tác KSNB nhằm các mục
tiêu sau:
- Đối với thông tin kế toán: Số liệu kế toán đảm bảo tính trung thực,
chính xác, kịp thời, đầy đủ và có thể so sánh được.
- Đối với công tác quản lý: KSNB đảm bảo hợp lý việc chấp hành, tuân
thủ pháp luật cũng như các quy định nội bộ của đơn vị. Việc chấp hành và
tuân thủ phải được thực hiện bởi tất cả các thành viên trong đơn vị, tổ chức.
1.1.4. Ý nghĩa của hệ thống KSNB
Một hệ thống KSNB tốt có ý nghĩa:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn,
giảm bớt các rủi ro tiềm tàng;
- Bảo vệ tài sản của đơn vị khỏi bị hư hỏng, mất mát. Ngăn ngừa các gian
lận và sai sót, đảm bảo tính chính xác và trung thực số liệu, báo cáo kế toán;
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động


7
của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật;
- Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và
đạt được mục tiêu đề ra.
1.2. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Thông thường hệ thống KSNB bao gồm ba bộ phận: Môi trường kiểm
soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
1.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý
thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng của các bộ
phận khác của KSNB. Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố bên trong
và bên ngoài đơn vị có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự hình thành và tính
hữu hiệu của KSNB.
Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm:
• Đặc thù quản lý
Đặc thù quản lý đề cập đến quan điểm khác nhau của các nhà quản lý đối
với toàn bộ hoạt động của đơn vị. Mọi hoạt động của đơn vị đều đặt dưới sự
điều hành của nhà quản lý. Do đó, quan điểm, ý thức, đường lối cũng như tư
cách của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.
• Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức tốt góp phần rất lớn trong việc giúp đơn vị đạt được các
mục tiêu của mình. Hay nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc
lập kế hoạch, điều hành, giám sát các hoạt động. Để thực hiện điều này, cơ

cấu tổ chức của đơn vị phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
đơn vị, không bỏ sót nhưng cũng không chồng chéo lên nhau;
- Thực hiện nguyên tắc phân chia ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ sách và bảo quản tài sản;


8
- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
• Chinh sách nhân sự
Chính sách nhân sự ở một đơn vị là quy định về bố trí nhân sự phù hợp
với chuyên môn và trình độ cũng như chính sách thưởng, phạt hợp lý.
Con người là yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB, vì thế phải chú
trọng đến công tác tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, khen thưởng – kỷ luật và
giám sát quá trình thực hiện nhiệm vụ của toàn thể đội ngũ nhân viên của
đơn vị, từ nhà quản trị cấp cao đến người nhân viên bằng một hệ thống
KSNB hữu hiệu.
• Công tác kế hoạch
Trong hoạt động của một tổ chức thì công tác kế hoạch là cần thiết, công
tác kế hoạch giúp cho đơn vị chủ động được với mọi tình huống và có biện
pháp giải quyết công việc hiệu quả hơn.
Điều quan trọng là công tác lập kế hoạch cũng phải khoa học và có tính
khả thi thì nó mới trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Chính vì vậy mà
các nhà quản lý phải quan tâm đến hệ thống lập kế hoạch, theo dõi kiểm tra
việc thực hiện kế hoạch, cũng như việc đánh giá phân tích quá trình thực hiện.
• Kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện việc giám sát và đánh giá thường
xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị bao gồm cả công tác KSNB. Vì vậy
kiểm toán nội bộ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Một đơn
vị có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ mang lại cho đơn vị những lợi ích

vô cùng lớn.
Kiểm toán nội bộ phải là một bộ phận độc lập trực thuộc cấp quản lý cao
nhất để không bị giới hạn hoạt động, mặt khác phải được giao quyền hạn
rộng. Đội ngũ nhân viên phải có năng lực và phẩm chất đạo đức và được đãi
ngộ chu đáo.


9
• Các nhân tố bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong thuộc tầm kiểm soát của đơn vị còn có một
số nhân tố khác không thuộc khả năng kiểm soát của đơn vị đó là các nhân tố
bên ngoài, bao gồm: hệ thống pháp luật, phong tục tập quán của địa phương,
nhà đầu tư, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và khách hàng…
Tóm lại, môi trường kiểm soát tốt khi đảm bảo được các nội dung sau:
- Lãnh đạo đơn vị phải là người có trình độ chuyên môn, có kinh
nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao và có phẩm chất đạo đức tốt. Lãnh đạo
phải là người gương mẫu chấp hành các nội quy, quy chế của đơn vị cũng như
pháp luật của nhà nước không chỉ tại cơ quan mà cả trong cuộc sống thường
ngày ở gia đình và địa phương;
- Đơn vị phải ban hành các quy tắc, chuẩn mực, quy chế hoạt động dưới
dạng các văn bản và phổ biến đến từng nhân viên trong đơn vị thông qua
những kênh thông tin phù hợp nhất, đồng thời phải nhận được sự cam kết
thực hiện của đại đa số nhân viên. Phải có hệ thống văn bản quy định chi tiết
công tác tuyển dụng nhân sự, chế độ đào tạo, cơ chế trả lương, hình thức
thưởng, phạt và cơ hội thăng tiến để khuyến khích mọi thành viên trong tổ
chức phát huy hết khả năng làm việc và làm việc có hiệu quả cao;
- Đơn vị phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, đảm bảo hệ thống lập kế hoạch,
tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định được tiến hành một cách khoa
học, kịp thời và hiệu quả.
- Tùy theo quy mô của đơn vị để thành lập một bộ phận kiểm toán nội bộ

phù hợp nhằm giám sát việc tổ chức thực hiện các quy chế, điều lệ của tổ
chức đã đặt ra, đồng thời tham mưu cho nhà quản lý xây dựng các thủ tục
quản lý hiệu quả hơn.
1.2.2. Hệ thống kế toán
Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin cung cấp là trung


10
thực và đáng tin cậy, đồng thời quá trình truyền thông tin được thực hiện
chính xác và kịp thời. Hệ thống thông tin trong một đơn vị bao gồm nhiều
phân hệ trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng. Hệ
thống thông tin kế toán được hình thành trên cơ sở nguồn nhân lực, các
phương pháp và các công cụ hỗ trợ được tổ chức một cách có khoa học để
cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng.
Hệ thống kế toán trong một đơn vị được tiến hành theo một quy trình từ
thu thập – xử lý và cuối cùng là cung cấp thông tin, bao gồm:
- Hệ thống chứng từ kế toán.
- Hệ thống tài khoản kế toán.
- Hệ thống sổ kế toán.
- Hệ thống báo cáo kế toán.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu thì thông tin kế toán phải đảm bảo các
mục tiêu sau đây:
- Tính có thực: Có nghĩa là chỉ được ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế
có thật.
- Sự phê chuẩn: Có nghĩa là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được
phê chuẩn hợp lệ trước và sau khi phát sinh.
- Tính đầy đủ: Có nghĩa là ghi nhận đầy đủ toàn diện các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, không được giấu bớt hoặc loại bỏ các nghiệp vụ đã phát sinh.
- Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong việc đo lường, tính
toán và áp dụng các chính sách kế toán.

- Sự phân loại: Đảm bảo số liệu kế toán được phân loại đúng trong quá
trình chuyển số liệu từ chứng từ vào sổ kế toán.
- Sự đúng hạn: Đảm bảo việc ghi nhận doanh thu và chi phí đúng kỳ.


11
- Chuyển sổ và tổng hợp báo cáo chinh xác: Số liệu kế toán được ghi vào
sổ chi tiết đúng đắn, tổng hợp và báo cáo chính xác.
1.2.3. Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là toàn bộ các quy trình, các chính sách do nhà quản lý
thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị kiểm soát các rủi ro có thể gặp phải. Các
thủ tục kiểm soát của từng đơn vị có thể có sự khác nhau do đặc điểm riêng về
cơ cấu tổ chức ngành nghề kinh doanh của từng đơn vị. Nhưng đặc trưng cơ
bản nhất của các thủ tục kiểm soát là luôn tuân thủ theo ba nguyên tắc:
nguyên tắc phân công – phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên
tắc ủy quyền và phê chuẩn.
- Nguyên tắc phân công – phân nhiệm
Theo nguyên tắc này công việc và trách nhiệm phải được phân chia cho
nhiều người trong bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác cùng thực hiện. Mục đích
của nguyên tắc này là không để cho một người hoặc một bộ phận được thực
hiện một quy trình hay một nghiệp vụ từ đầu đến cuối. Cơ sở của nguyên tắc
này là trong cơ chế nhiều người cùng làm một việc thì các sai sót được phát
hiện dễ dàng và các gian lận ít xảy ra hơn. Việc phân công, phân nhiệm còn
có tác dụng là tạo ra sự chuyên môn hóa cho ra kết quả cao hơn.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc này có tác dụng ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn.
Cụ thể là, không được bố trí kiêm nhiệm các chức danh vừa phê chuẩn vừa
thực hiện nghiệp vụ và chức năng kiểm soát và chức năng thực hiện như:
nhân viên kế toán kiêm thủ kho, nhân viên cung ứng vật tư và cán bộ kỹ
thuật…Nguyên tắc này dựa trên cơ sở thực tế là nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ

dàng dẫn đến sự lạm dụng và việc ngăn ngừa, phát hiện gian lận rất khó khăn.
- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Ủy quyền là việc nhà quản lý giao quyền quyết định và giải quyết công


12
việc nhất định cho cấp dưới thực hiện.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết một số
công việc trong phạm vi quyền hạn được giao.
Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các nhà quản lý không thể và cũng
không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong đơn vị mình mà cần
phải có sự phân chia quyền hạn cho cấp dưới, đồng thời quy định cụ thể trách
nhiệm, quyền hạn của từng cấp. Nguyên tắc này đảm bảo cho hoạt động của
đơn vị không bị ách tắc, mặt khác tạo điều kiện cho cấp dưới phát huy hết khả
năng nhưng đồng thời nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân và giảm bớt sức
ép cho nhà quản lý cấp cao.
Ngoài ba nguyên tắc cơ bản trên, để đạt được mục tiêu kiểm soát còn có
một số thủ tục kiểm soát sau:
- Phân chia trách nhiệm
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một người hoặc một bộ phận
nào được thực hiện một quy trình hay một nghiệp vụ từ đầu đến cuối. Cụ thể
như không cho phép việc vừa thực hiện chức năng phê chuẩn và thực hiện,
chức năng thực hiện và kiểm soát, chức năng kế toán và bảo vệ tài sản.
Mục đích của việc phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm
soát lẫn nhau; nếu có sai xót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời
giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có
thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình. Phân chia trách nhiệm phải
tách biệt với chức năng sau: chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế
toán; chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản; chức
năng thực hiện nhiệm vụ với chức năng kế toán.

- Kiểm soát quá trình xử lý nghiệp vụ và thông tin
Để nghiệp vụ xảy ra đúng theo mục tiêu đề ra và thông tin cung cấp đáng
tin cậy cần phải thực hiện nhiều thủ tục kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác


13
thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý
thông tin cần phải đảm bảo các yêu cầu: kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng
từ, sổ sách kế toán; việc phê chuẩn phải đúng đắn cho các nghiệp vụ.
- Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được áp dụng cho các loại tài sản, sổ sách và bao gồm cả
các loại ấn chỉ, chương trình phần mềm quản lý. Thông qua các công cụ bảo vệ
tài sản như: hệ thống bảo vệ, kho tàng, tủ khóa,hệ thống bảo vệ các phần mềm.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Kiểm tra thường xuyên, liên tục của những kiểm soát viên độc lập với
đối tượng bị kiểm tra nhằm xem xét các loại thủ tục kiểm soát nêu trên. Vấn
đề đặt ra là nhân viên được giao quyền kiểm tra phải độc lập với nhân viên
được kiểm tra về mặt vật chất và quan hệ tình cảm.
- Phân tích soát xét lại việc thực hiện
Có nghĩa là việc xem xét lại quá trình thực hiện thông qua việc so sánh
kết quả thực hiện với các chỉ tiêu kế hoạch, định mức, số thực tế kỳ trước và
các thông tin phi tài chính khác có liên quan; đồng thời còn xem xét trong mối
liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Việc đánh giá quá trình
thực hiện biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục
tiêu của đơn vị hay không? Thông qua đó tìm nguyên nhân và có biện pháp
điều chỉnh hợp lý và kịp thời.
1.3. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH
NGHIỆP XÂY DỰNG
1.3.1. Khái niệm về chi phí xây lắp
Tại tất cả các loại hình doanh nghiệp chi phí được nhận thức như những

khoản phí tổn phát sinh gắn liền với hoạt động của doanh nghiệp để đạt được
một sản phẩm, một dịch vụ, của cải nhất định. Nó được định hướng bằng một
lượng tiền chi ra, một mức giảm sút giá trị tài sản, một khoản nợ dịch vụ,


14
thuế, một khoản phí tổn làm giảm vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp (không
phải phân chia hoặc hoàn trả vốn cho cổ đông). Một cách khác, ở các doanh
nghiệp nói chung và doanh nghiệp xây lắp nói riêng thì chi phí xây lắp
(CPXL) là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao
động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng hay trang bị lại
kỹ thuật công trình mà doanh nghiệp xây lắp đã chỉ ra trong một kỳ nhất định
(quý, năm).
Do đặc điểm của quá trình sản xuất và đặc điểm của sản phẩm xây lắp
nên mỗi công trình có CPXL riêng, được xác định theo quy mô, đặc điểm,
tính chất kỹ thuật và yêu cầu công nghệ của quá trình xây lắp. CPXL công
trình được xác định trên cơ sở khối lượng công việc, hệ thống định mức, chỉ
tiêu kinh tế kỹ thuật và các chế độ chính sách của nhà nước phù hợp với
những yếu tố khách quan của thị trường trong từng thời kỳ.
1.3.2. Nội dung chi phí trong doanh nghiệp xây dựng
Trong doanh nghiệp xây dựng thì chi phí phát sinh chủ yếu và chiếm tỷ
trọng lớn nhất là chi phí các công trình xây dựng, gồm các chi phí trực tiếp và
chi phí gián tiếp:
Chi phí trực tiếp (chi phí sản xuất) là chi phí kết tinh trong sản phẩm xây
lắp, gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí
máy thi công và chi phí sản xuất chung.
Chi phí chung (chi phí tạm thời) là chi phí phát sinh trong một thời gian
nhất định phục vụ cho quá trình trực tiếp tạo ra sản phẩm, gồm: chi phí bán
hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Điểm đặc biệt của CPSX trong sản phẩm xây lắp so với các sản phẩm

khác là chi phí máy thi công. Chi phí máy thi công đối với công trình xây lắp
là rất lớn và khó kiểm soát.
Theo khoản mục, chi phí sản xuất xây lắp được phân thành các loại sau:


15
a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Là chi phí về vật liệu chính, vật liệu phụ, vật kết cấu, thiết bị kèm theo
vật kiến trúc cần thiết để tạo nên sản phẩm xây lắp.
+ Vật liệu xây dựng: là giá thực tế của cát, đá, sỏi, sắt, thép, xi măng, gạch…
+ Vật liệu khác: bột màu, đinh, dây…
+ Nhiên liệu: than củi dùng để nấu nhựa rải đường…
+ Vật kết cấu: bê tông đúc sẵn…
+ Thiết bị gắn liền với vật kiến trúc như: thiết bị vệ sinh, thông gió, ánh
sáng, thiết bị sưởi ấm…
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ được tập hợp trực
tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình.
Trong quá trình thi công sản phẩm xây lắp, giá trị của một số nguyên vật
liệu luân chuyển như: đà giáo, ván khuôn, cầu tạm lắp ghép… được phân bổ
dần theo số lần luân chuyển và khối lượng đã hoàn thành.
b. Chi phí nhân công trực tiếp
Gồm tiền lương, phụ cấp của công nhân trực tiếp tham gia công tác thi
công xây lắp và dựng đặt thiết bị, bao gồm:
+ Tiền lương chính của công nhân trực tiếp tham gia xây dựng công
trình kể cả công nhân phụ.
Công nhân chính như công nhân mộc, công nhân nề, công nhân xây,
công nhân uốn sắt, công nhân trộn bê tông…
Công nhân phụ như: công nhân vận chuyển vật liệu thi công, bảo dưỡng
bê tông, dọn dẹp vật liệu trên công trường, lau chùi thiết bị trước khi dựng
đặt, cạo rỉ sắt thép, nhúng gạch…

+ Các khoản phụ cấp theo lương như phụ cấp làm đêm, thêm giờ, phụ cấp
trách nhiệm, chức vụ, phụ cấp công trình, phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại…
+ Tiền lương phụ cấp của công nhân trực tiếp thi công xây dựng.