Quản trị nguyên vật liệu công ty TNHH một thành viên in Bình Định.
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1003.97 KB, 99 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
CAO THÁI ĐỊNH
QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG TY
TNHH MỘT THÀNH VIÊN IN BÌNH ĐỊNH
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số:
60.34.05
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN THANH LIÊM
Đà Nẵng, Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực chưa từng được ai công bố
trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn
Cao Thái Định
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài: .................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .......................................................................2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................3
5. Bố cục của đề tài .............................................................................................3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ........................................................................4
CHƢƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN QUẢN TRỊ
NGUYÊN VẬT LIỆU ...............................................................................................8
1.1. NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU .........................8
1.1.1. Khái niệm. đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu ......................................8
1.1.2. Quản trị nguyên vật liệu............................................................................9
1.2. NHIỆM VỤ CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU .....................................12
1.2.1. Kiểm soát sản xuất ..................................................................................13
1.2.2. Vận chuyển .............................................................................................15
1.2.3. Tiếp nhận ................................................................................................16
1.2.4. Gởi hàng..................................................................................................16
1.2.5. Mua sắm ..................................................................................................16
1.2.6. Tồn kho ...................................................................................................21
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ...................................................................................... 30
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT
LIỆU CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN IN BÌNH ĐỊNH .................... 31
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN IN
BÌNH ĐỊNH ..............................................................................................................31
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty ......................................31
2.1.2. Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy của Công ty ...........................................34
2.1.3. Một số sản phẩm chủ yếu của Công ty ...................................................38
2.1.4. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty ...............................................42
2.2. TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH
MTV IN BÌNH ĐỊNH ...............................................................................................43
2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu của công ty TNHH MTV In
Bình Định ..........................................................................................................43
2.2.2. Công tác lập kế hoạch .............................................................................43
2.2.3. Công tác quản trị nguyên vật liệu .........................................................50
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ...................................................................................... 68
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG TY TNHH MTV IN ..................... 70
BÌNH ĐỊNH ............................................................................................................ 70
3.1. ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY ĐẾN 2020 ...........................70
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY ....................................................................71
3.2.1. Tổ chức tốt công tác lập kế hoạch ..........................................................71
3.2.2. Tổ chức tốt công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. ....................72
3.2.3. Tổ chức tốt công tác mua sắm, quản trị tồn kho hiệu quả ......................77
3.2.4. Làm tốt công tác cấp phát, sử dụng ........................................................82
3.2.5. Tăng cƣờng kiểm tra, kiểm soát, điều chỉnh kịp thời hoạt động công
tác quản trị nguyên vật liệu cho phù hợp. .........................................................85
KẾT KUẬN CHƢƠNG 3 ..................................................................................... 88
KẾT LUẬN ............................................................................................................. 89
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................1
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
TNHH
: Trách nhiệm hữu hạn
MTV
: Một thành viên
DNTN
: Doanh nghiệp tƣ nhân
SXKD
: Sản xuất kinh doanh
BKS
: Ban Kiểm soát
CTKGĐCT
: Chủ tịch kiêm Giám đốc công ty
NVL
: Nguyên vật liệu
DT
: Doanh thu
DN
: Doanh nghiệp
LN
: Lợi nhuận
TTNDN
: Thuế thu nhập doanh nghiệp
NLSX
: Năng lực sản xuất
CCN
: Chuẩn công nghiệp
CSH
: Chủ sở hữu
CPQLDN
: Chi phí quản lý doanh nghiệp
USD
: Đô la Mỹ
VND
: Việt Nam đồng
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu
Tên bảng
bảng, biểu
Trang
Bảng 1.1
Tính toán cơ bản của MRP (theo Brown, 1996)
28
Bảng 2.1
Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh 2009-2011
42
Bảng 2.2
Bảng số liệu thống kê nguyên vật liệu và dự báo xu
46
hƣớng
Bảng 2.3
Bảng Định mức bù hao nguyên vật liệu
60
Bảng 2.4
Bảng Định mức tiêu hao nguyên vật liệu
61
Bảng 2.5
Bảng thống kê hao hụt nguyên vật liệu bình quân ở các
61
khâu
Bảng 2.6
Bảng tình hình sử dụng nguyên vật liệu 2009 -2011
62
Bảng 2.7
Bảng cân đối kế toán 2009 – 2011
65
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
Tên hình
Trang
Hình 1.1
Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo
11
Hình 1.2
Mô hình tồn kho EOQ
26
Hình 1.3
Mô hình tồn kho EPL
26
Hình 1.4
Chi phí khi có chiết khấu theo khối lƣợng
27
Hình 2.1
Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy quản lý
34
Hình 2.2
Sơ đồ mô hình in offset
40
Hình 2.3
Biểu đồ xu hƣớng các loại sản phẩm
48
Hình 2.4
Mẫu Lệnh sản xuất
58
Hình 3.1
Luồng thông tin kiểm soát và hoạch định với MRP
87
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Ngày nay, hoạt động trong nền kinh tế thị trƣờng đầy tính cạnh tranh,
các doanh nghiệp phải có cách thức sử dụng các nguồn lực có hạn của mình
để đạt đƣợc mục tiêu đề ra, quản trị là việc kết nối các nguồn lực có hạn để
đạt hiệu quả cao nhất.
Quản trị nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp giảm chi phí, đạt hiệu quả
kinh tế càng cao tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trƣờng.
Với vai trò nhƣ vậy, công tác quản trị nguyên vật liệu cần đƣợc tổ chức chặt
chẽ trong tất cả các khâu từ hoạch định nhu cầu vật liệu, khâu mua sắm, vận
chuyển, tiếp nhận, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng. Nếu xét về mặt vật
chất thì nguyên vật liệu là yếu tố cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chất
lƣợng sản phẩm; Xét về mặt giá trị thì tỷ trọng yếu tố nguyên vật liệu chiếm
tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành. Còn xét về lĩnh vực vốn thì tiền bỏ ra mua
nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong vốn lƣu động của doanh nghiệp. Do
đó, từ việc hoạch định đến việc cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu trong sản
xuất là yêu cầu tất yếu đặt ra đối với mọi đơn vị sản xuất kinh doanh.
Công ty TNHH một thành viên In Bình Định là doanh nghiệp sản xuất
theo đơn đặt hàng, sản phẩm của công ty là các loại sách giáo khoa, báo Nhân
dân và các loại báo khác, vé số, nhãn hiệu, hóa đơn, biểu mẫu… với số lƣợng
lớn, chi phí nguyên vật liệu chiếm 60-70% giá thành sản phẩm in và hiện nay
giá nguyên vật liệu phục vụ cho in ấn liên tục tăng, quản trị nguyên vật liệu
thật tốt để giảm thiểu chi phí đầu vào nhằm mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận của
doanh nghiệp, chính vì vậy việc quản trị tốt nguyên vật liệu mang tính cấp
thiết và vô cùng quan trọng đối với hiệu quả hoạt động sản xuất của Công ty.
Trong phạm vi kiến thức đƣợc học và hiểu biết thực tế, bản thân lựa
chọn luận văn Quản trị nguyên vật liệu công ty TNHH Một thành viên In
2
Bình Định vì tiền thân từ một xí nghiệp in nhỏ, do biết sử dụng hợp lý nguồn
lực của mình, đến nay công ty TNHH một thành viên In Bình Định đã có
bƣớc phát triển lớn mạnh trở thành một trong những công ty in hàng đầu khu
vực miền Trung. Do đó việc vận dụng lý thuyết kết hợp với đi sâu tìm hiểu
thực tế ở Công ty sẽ làm cho nhận thức của bản thân học viên đƣợc gắn với
thực tế sẽ làm rõ hơn về vai trò của quản trị sản xuất nói chung và quản trị
nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nhận thức đƣợc vai trò và tầm quan trọng của công tác quản trị nguyên
vật liệu, em đã chọn viết luận văn “Quản trị nguyên vật liệu Công ty TNHH
một thành viên In Bình Định”.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị vật liệu, tập trung là quản trị
vật liệu trong hệ thống sản xuất chế tạo.
- Khảo sát, phân tích đánh giá thực trạng công tác quản trị nguyên vật
liệu tại Công ty TNHH một thành viên In Bình Định.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị
nguyên vật liệu tại Công ty.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
+ Đối tƣợng của đề tài:
Nghiên cứu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, công tác quản
trị
nguyên vật liệu tại Công ty.
Khảo sát, phân tích, đánh giá hiệu quả việc thực hiện các nhiệm vụ của
quản trị vật liệu.
+ Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn trong hoạt động sản xuất chế tạo.
- Về nội dung: Quản trị nguyên vật liệu.
3
- Về không gian: Tại Công ty TNHH một thành viên In Bình Định.
- Về thời gian: Khoảng thời gian 3 năm từ năm 2009-2011.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phƣơng pháp chủ yếu đƣợc sử dụng trong đề tài này: Khảo sát, thống
kê, phân tích và dự báo. Sử dụng các mô hình hệ thống, kỹ thuật phân tích,
bên cạnh đó có tham khảo ý kiến của các chuyên gia để nghiên cứu.
Dựa trên lý thuyết về quản trị vật liệu làm cơ sở nghiên cứu. Nêu lên
tầm quan trọng của cơ sở lý luận và đặc biệt là khả năng nắm bắt, ứng dụng
vào thực tiễn công tác quản trị sản xuất nói chung và quản trị vật liệu nói
riêng. Công ty thực hiện tốt công tác quản trị nguyên vật liệu sẽ giảm đƣợc
chi phí, giảm giá thành sản phẩm, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, tăng lợi
nhuận của công ty.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:
+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị vật liệu, các mô hình hệ thống,
kỹ thuật phân tích giúp cho ngƣời làm công tác quản trị vật liệu áp dụng trong
thực tiễn một cách có cơ sở vững chắc. Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
MRP không chỉ là một công cụ tính toán nhu cầu, MRP còn là một hệ thống
kiểm soát và hoạch định, và quan trọng hơn nữa thông tin hệ thống này còn
đƣợc sử dụng để liên kết các nguồn lực khác ngoài nguyên vật liệu và năng
lực sản xuất.
+ Đánh giá đƣợc công tác quản trị nguyên vật liệu của Công ty.
+ Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị
nguyên vật liệu tại Công ty.
5. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục trong luận
văn gồm có các chƣơng nhƣ sau
4
Chƣơng 1. Một số vấn đề lý luận cơ bản quản trị nguyên vật liệu.
Chƣơng này tác giả trình bày cơ sở lý luận về quản trị vật liệu, đây là
cơ sở lý luận cơ bản làm nền tảng để tác giả triển khai nghiên cứu đề tài và cơ
sở để phân tích đánh giá thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công
ty TNHH một thành viên In Bình Định
Chƣơng 2. Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu công ty TNHH
một thành viên In Bình Định.
Chƣơng này tác giả giới thiệu khái quát về công ty TNHH một thành
viên In Bình Định, nghiên cứu thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại
công ty TNHH một thành viên In Bình Định, phân tích, đánh giá hiệu quả
công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty.
Chƣơng 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nguyên
vật liệu công ty TNHH một thành viên In Bình Định.
Dựa trên cơ sở phân tích, đánh giá hiệu quả công tác quản trị nguyên
vật liệu tại công ty, tác giả đƣa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
quản trị nguyên vật liệu công ty.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Về đề tài “Quản trị nguyên vật liệu Công ty TNHH một thành viên In
Bình Định”, từ trƣớc đến nay chƣa có học viên nào thực hiện nghiên cứu đề
tài này để tiến hành viết luận văn mà chỉ có một số báo cáo thực tập tốt
nghiệp đề tài về công tác hạch toán kế toán và tính giá thành sản phẩm, đây là
một đề tài mới tại công ty, nhƣng đƣợc sự hƣớng dẫn và giúp đỡ tận tình của
giáo viên hƣớng dẫn khoa học TS. Nguyễn Thanh Liêm – Trƣởng khoa Quản
trị kinh doanh, Đại học kinh tế Đà nẵng, tác giả đã chọn đề tài này để thực
hiện nghiên cứu cho luận văn Thạc sỹ - Chuyên ngành Quản trị kinh doanh.
Vì đề tài này chƣa có nghiên cứu tại công ty TNHH một thành viên In Bình
5
Định, nên để có cơ sở lý luận thực hiện nghiên cứu, tác giả đã tham khảo các
tài liệu, giáo trình chuyên ngành Quản trị kinh doanh mà cụ thể là các Giáo
trình Quản trị sản xuất giảng dạy tại Trƣờng Đại học kinh tế Đà Nẵng, trƣờng
Đại học Đà Lạt, cùng một sách do Nhà Xuất bản Tài chính, Nhà xuất bản
Giáo dục phát hành, Học viện Công nghệ Bƣu chính Viễn thông, Quản trị
Marketing Định hướng giá trị - PGS.TS Lê Thế Giới, TS. Nguyễn Xuân Lãn,
Th.S Võ Quang Trí, Th.S Đinh Thị Lệ Trâm, Th.S Phạm Ngọc Ái (2011) NXB Tài chính. Tinh hoa quản trị chuỗi cung ứng - Cao Hồng Đức (2010) Nhà xuất bản Tổng hợp TP. HCM, Quản lý chuỗi cung ứng – Th.S Nguyễn
Thị Kim Anh (2006) - Đại học Mở TP. HCM và sách Strategic Operations
Management (Second Edition 2005), Steve Brown, Richard Lamming, John
Bessant and Peter Jones; Operations Management (2009), S. Anil Kumar, N
Suresh – New Age International (P) Limited, Publishers, và một số tài liệu
truy cập trên mạng Internet.
Trong những tài liệu trên các tác giả đã nêu nội dung của công tác quản
trị sản xuất nói chung, quản trị vật liệu nói riêng, các phƣơng pháp tính toán,
ví dụ cụ thể để so sánh và từ đó rút ra những ƣu nhƣợc điểm, đánh giá những
mạnh, điểm yếu của các phƣơng pháp áp dụng, tìm ra những giải pháp tối ƣu
nhằm hoàn thiện công tác Quản trị sản xuất, quản trị vật liệu tại doanh nghiệp.
Trong chương 1. Một số vấn đề lý luận cơ bản quản trị nguyên vật liệu
Tác giả đã tham khảo và trích dẫn từ một số tài liệu, cụ thể nguồn:
- Từ sách giáo trình giảng dạy, chủ yếu tham khảo giáo trình từ Trƣờng
Đại học kinh tế Đà Nẵng do tập thể tác giả giảng viên của trƣờng Đại học
kinh tế Đà Nẵng biên soạn dùng để giảng dạy, nhƣ Giáo trình Quản trị sản
xuất của Đại học kinh tế Đà Nẵng; Sách Quản trị sản xuất do TS. Nguyễn
Thanh Liêm (chủ biên), TS. Nguyễn Quốc Tuấn, ThS. Nguyễn Hữu Hiền,
Nhà xuất bản Tài chính (2006); Sách Bài tập Quản trị sản xuất do TS.
6
Nguyễn Thanh Liêm (chủ biên), Nhà xuất bản Tài chính (2007); Tập bài
giảng Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng, Tập thể tác giả, Đại học kinh tế Đà
Nẵng (2011); Sách Quản trị Marketing Định hướng giá trị - PGS.TS Lê Thế
Giới, TS. Nguyễn Xuân Lãn, Th.S Võ Quang Trí, Th.S Đinh Thị Lệ Trâm,
Th.S Phạm Ngọc Ái (2011) - NXB Tài chính. Sách Công nghệ Quản trị kinh
doanh và Quản trị kinh doanh dịch vụ của Doanh nghiệp do GS.TS Ngô Đình
Giao (chủ biên), Nhà xuất bản Giáo dục (1997); Sách Quản trị sản xuất và tác
nghiệp do MBA. Nguyễn Văn Dung viết, Nhà xuất bản Tài chính (2009).
Tinh hoa quản trị chuỗi cung ứng do Cao Hồng Đức (2010) biên dịch - Nhà
xuất bản Tổng hợp TP. HCM, Quản lý chuỗi cung ứng - Th.S Nguyễn Thị
Kim Anh (2006) - Đại học Mở TP. HCM.
Báo cáo Tài chính 2009, 2010, 2011 Công ty TNHH một thành viên In
Bình Định.
- Tham khảo từ một số tài liệu nƣớc ngoài: Strategic Operations
Management (Second Edition) của các tác giả Steve Brown, Richard
Lamming, John Bessant and Peter Jones do nhà xuất bản Elsevier Butterworth
Heinemann (2005); Operations Management, S. Anil Kumar, N Suresh do
nhà xuất bản New Age International (P) Limited, Publishers (2005).
- Tham khảo một số tài liệu khác trên Internet.
Ở chương II. Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty
TNHH một thành viên In Bình Định
Để trình bày về thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty
TNHH một thành viên In Bình Định ở chƣơng này, tác giả đã giả giới thiệu
khái quát về công ty TNHH một thành viên In Bình Định, nghiên cứu thực
trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên In
Bình Định; thống kê và phân tích số liệu trong Báo cáo tài chính (từ năm
7
2009 2011), các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung và
phân tích, đánh giá hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty, từ
đó đƣa ra đánh giá nhận xét. Qua công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty
nhất là khâu dự đoán, lập kế hoạch, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, mua
sắm, cấp phát sử dụng, kiểm soát vật liệu và quản trị tồn kho cũng nhƣ sự
phối hợp, điều chỉnh các hoạt động trên, tác giả sẽ phân tích đánh giá hiệu quả
của công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty để từ đó đề ra một số giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu công ty
TNHH một thành viên In Bình Định.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nguyên
vật liệu công ty TNHH một thành viên In Bình Định
Trên cơ sở lý luận về quản trị nguyên vật liệu ở chƣơng I và phân tích
đánh giá hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu công ty TNHH một thành
viên In Bình Định ở chƣơng II, trong chƣơng III, tác giả nêu ra một số giải
pháp làm cơ sở cho việc nâng cao hiệu quả công tác quản trị nguyên vật liệu
công ty TNHH một thành viên In Bình Định.
Tác giả đƣa ra một số giải pháp:
- Tổ chức tốt công tác lập kế hoạch.
- Tổ chức tốt công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.
- Tổ chức tốt công tác mua sắm, quản trị tồn kho hiệu quả.
- Làm tốt công tác cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu.
- Kiểm tra, kiểm soát, điều chỉnh hoạt động quản trị nguyên vật liệu.
8
CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN QUẢN TRỊ
NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1. NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
1.1.1. Khái niệm. đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu
+ Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tƣợng lao động hoặc
tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là yếu
tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm.
+ Đặc điểm của nguyên vật liệu:
- Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, bị tiêu hao toàn bộ
hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu tạo nên thực thể sản phẩm.
- Khi tham gia vào quá trình sản xuất thì toàn bộ giá trị nguyên vật liệu
đƣợc chuyển vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ.
+ Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại,
từng nhóm khác nhau căn cứ vào tiêu chuẩn phân loại nhất định. Căn cứ vào
đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu đƣợc sử dụng trong quá trình sản xuất
kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đƣợc
phân loại thành:
- Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu khi tham gia vào quá
trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm (kể cả bán
thành phẩm mua ngoài), toàn bộ giá trị nguyên vật liệu đƣợc chuyển vào giá
trị sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Vật liệu phụ: Là loại nguyên vật liệu đƣợc sử dụng trong sản xuất để
làm tăng chất lƣợng sản phẩm hoặc giá trị sử dụng của sản phẩm, hoàn chỉnh
sản phẩm, tạo điều kiện thuân lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh hoặc
phục vụ cho công việc quản lý sản xuất.
9
- Nhiên liệu: Là những loại có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng, tạo năng
lƣợng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho máy móc, phƣơng
tiện vận tải, công tác quản lý sản xuất kinh doanh.
- Phụ tùng thay thế: Là vật tƣ dùng thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị
và tài sản khác.
- Công cụ, dụng cụ: Vật rẻ tiền mau hỏng phục vụ cho sản xuất và quản
lý. Khi xuất dùng thì giá trị sẽ đƣợc phân bổ ngay 50% vào chi phí sản xuất
trong kỳ.
- Phế liệu: Là các loại nguyên vật liệu đƣợc thải ra từ quá trình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp, phế liệu có thể tái sử dụng hoặc bán ra ngoài để
giảm chi phí sản xuất.
1.1.2. Quản trị nguyên vật liệu
a) Định nghĩa
+ Materials management is defined as “the function responsible for the
coordination of planning, sourcing, purchasing, moving, storing and
controlling materials in an optimum manner so as to provide a pre-decided
service to the customer at a minimum cost”.[15, tr. 161] tạm dịch: Quản trị
vật liệu được định nghĩa như “Chức năng chịu trách nhiệm về sự phối hợp
của các hoạt động: lập kế hoạch, tìm nguồn cung ứng, mua sắm, vận chuyển,
dự trữ và kiểm soát nguyên vật liệu một cách tối ưu với chi phí thấp nhất
trước khi quyết định đáp ứng nhu cầu của khách hàng”.
+ Quản trị nguyên vật liệu là một chức năng chịu trách nhiệm lên kế
hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và kiểm soát nguyên vật liệu nhằm sử
dụng tốt nhất các nguồn lực cho việc phục vụ khách hàng đáp ứng mục tiêu
của công ty. Thuật ngữ quản trị nguyên vật liệu sử dụng để chỉ một nhóm lớn
các hoạt động, ngay cả khi trách nhiệm có thể chia cho nhiều bộ phận theo cơ
cấu tổ chức. [6, tr. 167]
10
b) Mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu
Hoạch định tổng hợp giải quyết các vấn đề liên quan chủ yếu đến sử
dụng khả năng sản xuất. Hoạch định tổng hợp đã xác định khái quát mức sản
xuất và giá trị tồn kho ở đầu ra của hệ thống sản xuất; Tuy nhiên còn một số
vấn đề mà hoạch định tổng hợp chƣa đề cập đến một cách chi tiết đó là:
- Khi nào mỗi loại sản phẩm sẽ sản xuất.
- Số lƣợng sản xuất của mỗi loại là bao nhiêu.
- Các sản phẩm tồn kho ở mức nào.
Đặc biệt, yếu tố nguyên vật liệu thƣờng đƣợc xem là không phải đối
tƣợng của hoạch định tổng hợp. Dù sao, đây cũng là một bộ phận cấu thành
khả năng sản xuất ngắn hạn, ít ra là cũng tác động đến việc sử dụng có hiệu
quả các nguồn lực sản xuất. Một công ty phải cần biết nó cần nguyên liệu gì,
khi nào, bao nhiêu, để nó có thể có nguyên vật liệu khi cần. Mặc dù vậy, sự
tích lũy quá mức các nguyên vật liệu sẽ gây tình trạng ứ đọng vốn, giảm hiệu
quả sản xuất kinh doanh và dịch vụ của công ty.
Mục tiêu chung: Bảo đảm dòng nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến
doanh nghiệp, sản phẩm từ nhà sản xuất, phân phối đến tay ngƣời tiêu dùng
kịp thời, không bị gián đoạn với chi phí tối ƣu.
Đối với doanh nghiệp:
+ “Mục tiêu của quản trị vật liệu là phải giữ nguyên vật liệu ở mức hợp
lý và tiếp nhận hay sản xuất của giá trị này vào thời điểm thích hợp”.
[9, tr. 171]
c) Tầm quan trọng của quản trị nguyên vật liệu
+ “Quản trị vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảm bảo
hoạt động sản xuất diễn ra một cách hiệu quả. Trong các tổ chức vật liệu
luôn dịch chuyển, sự dịch chuyển như vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt
động sản xuất kinh doanh”. [9, tr. 188]
11
Dòng dịch chuyển vật liệu có thể chia làm ba giai đoạn: giai đoạn đầu
vào với các hoạt động cơ bản: đặt hàng mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận; giai
đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội bộ, kiểm soát
quá trình cung ứng phù hợp tiến độ sản xuất; giai đoạn ở đầu ra bao gồm: gởi
hàng, tổ chức xếp dỡ, vận chuyển.
Hình 1.1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo
+ “Việc quản lý nguyên vật liệu là việc hoạch định, tổ chức và kiểm
soát các nguyên vật liệu từ việc mua sắm ban đầu, qua các hoạt động nội bộ,
đến việc phân phối các sản phẩm kết thúc”. [4, tr. 288]
Các hoạt động liên quan đến đầu vào của dòng dịch chuyển nguyên vật
liệu: mua sắm, vận chuyển đầu vào, kiểm tra và tiếp nhận; trong phạm vi
doanh nghiệp có các hoạt động: kiểm soát quá trình sản xuất, quản trị tồn kho
để đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất; các hoạt động ở đầu ra bao
gồm vận chuyển ra ngoài, giao hàng.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào đặc biệt quan trọng
đối với một doanh nghiệp. Việc hoạch định chính xác và quản lý tốt nguồn
nguyên vật liệu sẽ góp phần đảm bảo sản xuất diễn ra nhịp nhàng, ổn định,
thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm và là biện pháp quan
trọng giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp
sản xuất, đặc biệt các doanh nghiệp sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm thì
12
việc xác định nhu cầu và dự trữ nguyên vật liệu ảnh hƣởng rất nhiều đến chi
phí sản xuất. Để sản xuất mỗi
loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lƣợng các chi tiết, bộ phận và nguyên
vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau, thêm vào đó, lƣợng nguyên
vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau là khác nhau. Vì vậy,
việc lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lƣợng và thời
điểm là một vấn đề không hề đơn giản, đòi hỏi nhà quản trị phải tính toán sao
cho nguyên vật liệu phải đầy đủ, kịp thời với chi phí nhỏ nhất.
1.2. NHIỆM VỤ CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU
+ Việc quản lý nguyên vật liệu bao gồm các hoạt động: Gồm (1) mua
sắm, (2) chuyên chở, (3) kiểm soát việc quản lý trong sản xuất - hàng hóa tồn
trữ (nhƣ nhận, dự trữ, vận chuyển, xử lý các nguyên vật liệu, và kiểm kê hàng
hóa tồn trữ), và (4) dự trữ và phân phối. Mặc dù một số công ty chú trọng đến
trách nhiệm này (dƣới quyền hạn của giám đốc), một số công ty khác phải
dựa vào sự điều chỉnh các hoạt động.[4, tr. 288]
Một báo cáo nghiên cứu của tạp chí Purchasing 1976 đã hỏi ý kiến các
công ty nhằm xác định các nhiệm vụ của quản trị vật liệu của họ, kết quả cho
bằng tỷ lệ % nhƣ sau :
Nhiệm vụ
Tỷ lệ đồng ý
Mua sắm
100%
Kiểm soát tồn kho
90%
Kiểm soát sản xuất
85%
Vận chuyển về công ty
74%
Tiếp nhận
74%
Quản lý kho
74%
Vận chuyển ra bên ngoài
65%
Sử dụng nguyên vật liệu
60%
13
Sắp xếp tồn kho bên ngoài
55%
Phân phối
30%
Kiểm tra nhập
10%
Kiểm tra xuất
5%
Các nhiệm vụ trên đƣợc giao cho các bộ phận hay cá nhân nào đó còn
tùy thuộc vào năng lực quản trị của các cá nhân và cơ cấu tổ chức của công
ty. Sự phức tạp của các hoạt động vật chất của công ty và sự ảnh hƣởng của
cơ cấu tổ chức sẽ tác động lên khả năng phối hợp các trách nhiệm. Tất cả các
nhiệm vụ của quản trị vật liệu dù sao cũng phải đƣợc liên kết một cách chặt
chẽ và ngƣời quản trị sản xuất phải nhận ra cách thức liên kết trong tổ chức
nhƣ thế nào để có thể thực hành một cách có hiệu quả.
Bốn hoạt động là kiểm soát sản xuất, vận chuyển, tiếp nhận và gởi hàng
thƣờng có trong hệ thống sản xuất chế tạo. Còn lại quản lý tồn kho và mua
sắm tồn tại trong tất cả các hệ thống sản xuất.
Tiến trình quản trị nguyên vật liệu: Lập kế hoạch, tính toán nhu cầu
nguyên vật liệu cần thiết; Lựa chọn phƣơng án mua sắm nguyên vật liệu, tồn
kho tối ƣu; Vận chuyển đầu vào, trong nội bộ doanh nghiệp, đầu ra phù hợp;
Cấp phát nguyên vật liệu kịp thời cho sản xuất đúng số lƣợng, chủng loại theo
thời gian và địa điểm đƣợc yêu cầu.
1.2.1. Kiểm soát sản xuất
a) Nhiệm vụ:
Kiểm soát sản xuất chính là việc kiểm tra, theo dõi thƣờng xuyên hoạt
động sản xuất so sánh với kế hoạch tìm ra các lệch lạc để kịp thời điều chỉnh
bằng các biện pháp thích hợp. [9, tr. 251]
Kiểm soát sản xuất thực hiện việc phát triển các kế hoạch ngắn hạn và
hoạch định tiến độ từ các kế hoạch dài hạn.[6, tr. 169]
14
b) Nội dung của nhiệm vụ này được thực hiện qua các hoạt động:
- Một là: Lập kế hoạch tiến độ sản xuất phù hợp với sự sẵn sàng của
nguyên vật liệu đã được hoạch định danh mục, các đơn hàng và công việc
báo trước, sự đến hạn của nhu cầu sản phẩm và độ dài quá trình sản xuất.
Kế hoạch tiến độ sản xuất là các kế hoạch ngắn hạn mang tính chất tác
nghiệp nhằm xác định cụ thể nhiệm vụ cho toàn xí nghiệp, cho từng bộ phận
sản xuất trên cơ sở khai thác hiệu quả các nguồn lực của hê thống sản xuất
đáp ứng nhu cầu. Lập kế hoạch tiến độ và kiểm soát sản xuất phải tiến hành
phù hợp với từng loại hình sản xuất.
- Hai là: Giải quyết hay hướng dẫn phận trực tiếp các bộ phận sản
xuất và kiểm soát nguyên vật liệu thực hiện các hoạt động cần thiết đáp ứng
tiến độ sản xuất.
- Ba là: Cấp phát nguyên vật liệu cho các đơn vị, các bộ phận sản xuất
(nếu các hoạt động này không thuộc nhiệm vụ của kiểm soát nguyên vật liệu).
- Bốn là: Giám sát quá trình làm việc trong các bộ phận sản xuất, giải
quyết các công việc theo kế hoạch tiến độ và có thể huỷ bỏ một số công việc ở
một bộ phận khi kế hoạch tiến độ thay đổi.
Kiểm soát sản xuất bằng MRP: MRP cung cấp nhiều thông tin có giá trị
để quản trị các hoạt động sản xuất. Kiểm soát các hoạt động sản xuất đòi hỏi
phải có kế hoạch một cách chi tiết nhữnh hoạt động cần thiết, các thông tin
chính xác về thực hiện kế hoạch và hiện trạng tất cả các công việc cho các nơi
làm việc đang đƣợc tiến hành. Kiểm soát đầu vào - đầu ra là công cụ để phân
bổ chính xác khối lƣợng công việc cho các nơi làm việc và để giải quyết công
việc ứ đọng, phát hiện và giải quyết năng lực sản xuất còn dƣ thừa trong quá trình
sản xuất. [9, tr. 252]
15
1.2.2. Vận chuyển
“Lựa chọn vận chuyển tác động đến việc định giá, năng lực giao hàng
và tình trạng của hàng hoá khi nó đến với khách hàng.” [8, tr 409]
Chi phí vận chuyển và thời hạn nhận hàng ở đầu vào cũng nhƣ giao
hàng ở đầu ra rất quan trọng trong cả chế tạo lẫn dịch vụ. [9, tr. 174]
Trách nhiệm của bộ phận này bao gồm:
- Một là: Lựa chọn phƣơng tiện vận chuyển: bằng ô tô (đầy chuyến hay
không đầy chuyến), bằng vận tải đƣờng sắt (đầy toa hay không đầy toa), tàu
thuỷ, máy bay, đƣờng bƣu điện…
- Hai là: Sắp đặt cách thức gởi hàng.
- Ba là: Giữ quan hệ với phòng thƣơng mại hay các cơ quan khác, có
đƣợc bảng giá cƣớc vận tải giữa các điểm khác nhau cho các loại hàng hoá và
phƣơng tiện để có đƣợc chi phí và thời hạn vận chuyển thích hợp cho mỗi
chuyến hàng.
- Bốn là: Kiểm soát các chuyến vận chuyển để biết rằng việc ghi hoá
đơn có phù hợp không.
- Năm là: Kết hợp một cách hợp lý các điểm xuất phát và đích của việc
gởi hàng nhằm giảm chi phí.
“ Vận tải liên quan đến việc di chuyển nguyên vật liệu, bán thành phẩm
và thành phẩm trong chuỗi cung ứng. Chi phí vận tải có thể bằng 1/3 chi phí
vận hành của chuỗi cung ứng nên quyết định chọn lựa ở đây là rất quan
trọng.” [2, tr 17]
“Vận tải có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động cung ứng và
vai trò này sẽ ngày càng tăng thêm, bởi chi phí cho vận chuyển chiếm tỷ trọng
ngày càng lớn trong tổng chi phí để mua vật tư, nguyên vật liệu. Do đó, vận
tải sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh
tranh của các tổ chức trên thương trường.” [13, tr 434]
16
1.2.3. Tiếp nhận
Một số bộ phận trong tổ chức thƣờng là bộ phận chịu trách nhiệm tiếp
nhận hàng hoá nhập và sửa chữa, bảo quản dự trữ sản xuất.
Bộ phận tiếp nhận chịu trách nhiệm:
- Một là: Dỡ hàng hoá và xác nhận chuyến hàng đến.
- Hai là: Làm báo cáo nhận hàng.
- Ba là: Đƣa các mặt hàng đến các điểm cần thiết để đo đếm, kiểm tra,
cất giữ và sử dụng.[9, tr. 174]
1.2.4. Gởi hàng
Trách nhiệm của bộ phận gửi hàng bao gồm:
+ Một là, lựa chọn các hàng hóa trong kho các mặt hàng cần thiết để
gởi đến cho khách hàng.
+ Hai là, bao gói dán nhãn cho các chuyến hàng
+ Ba là, xếp dỡ hàng lên xe
+ Bốn là, quản lý đội xe của công ty. [9, tr 174]
1.2.5. Mua sắm
a) Vị trí của hoạt động mua sắm
Hoạt động mua sắm với mục tiêu cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu,
hàng hóa cho quá trình sản xuất có một vị trí quan trọng đặc biệt trong quản
trị vật liệu nói riêng và quản trị doanh nghiệp nói chung.
Hoạt động mua sắm tiến hành tùy theo các loại hàng hóa, và tùy theo
tầm quan trọng của hàng hóa.
Các quyết định cơ bản trong hoạt động mua sắm gồm: mua từ một
nguồn hay nhiều nguồn, mua hay sản xuất, phân tích giá trị, và củng cố các
quan hệ với nhà cung cấp.
Bộ phận mua sắm thực hiện những hoạt động có vị trí rất quan trọng
trong các tổ chức. Bởi vì:
17
- Các chi phí về hàng hóa và dịch vụ thƣờng chiếm hơn phân nửa các
chi tiêu của công ty.
- Thực hiện các quan hệ giữa công ty và bên ngoài cụ thể là với mạng
lƣới cung cấp, nó ảnh hƣởng rất lớn tới thành công dài hạn công ty.
- Tác động khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực bên trong của tổ
chức.
- Bộ phận mua sắm thƣờng đƣợc đặt dƣới sự chỉ đạo từ quản trị cấp
cao. Rõ ràng với tầm quan trọng đặc biệt của bộ phận mua sắm nó đƣợc các
nhà quản trị cấp cao tập trung chú ý. Sự chú ý nhƣ vậy không chỉ với ý muốn
kiểm soát chi phí mà còn thực hiện kiểm soát các mối quan hệ trong và ngoài
tổ chức qua việc mua sắm. [9, tr. 175]
b) Các loại nhu cầu mua sắm
Việc mua sắm tiến hành trong nhiều tình huống, tuy vậy, chúng ta có
thể chia thành 3 nhóm chính.
Nhóm 1 - Mua sắm không thƣờng xuyên số lƣợng ít có giá trị nhỏ.
Nhóm 2 - Mua sắm một lần, hoặc không thƣờng xuyên với giá trị lớn.
Nhóm 3 - Mua sắm với khối lƣợng lớn, sử dụng theo thời gian hoặc
mua ở những vị trí phức tạp. [9, tr. 175]
Các mua sắm trong nhóm 1: các chi phí đặt hàng có khi còn lớn hơn chi
phí cho mặt hàng. Công ty có thể xây dựng các chính sách cho phép các nhân
viên mua hàng mua sắm một cách trực tiếp.
Mua sắm thuộc nhóm 2 và 3 với khối lƣợng lớn có thể giao cho những
ngƣời mua chuyên nghiệp hay công ty cung ứng đƣợc ủy quyền. Đặc biệt với
nhóm 2 nên tận dụng kinh nghiệm mua sắm của các công ty chuyên về cung
ứng các mặt hàng này.
Các mua sắm khối lƣợng lớn thuộc nhóm 3 có thể phải đƣợc cung ứng
theo đơn đặt hàng khối lƣợng lớn trong một khoảng thời gian nhất định. Các
18
đơn hàng mua sắm khối lƣợng lớn trong thời gian dài, chƣa cần xác định cụ
thể thời gian giao hàng có thể rất có lợi trong việc tận dụng khả năng giảm giá
tạo điều kiện ổn định kinh doanh cho ngƣời cung cấp.
c) Mục tiêu, nhiệm vụ của bộ phận mua sắm
+ “Mục tiêu của bộ phận mua sắm trước hết là đảm bảo cung cấp hàng
hóa, vật tư đúng quy cách đúng số lượng, với giá cả hợp lý và hơn nữa, duy
trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp đảm bảo vị thế cạnh tranh lâu
dài cho công ty”.[9, tr. 176]
+ Nhiệm vụ cơ bản của bộ phận mua sắm bao gồm:
Một là, định vị, ƣớc lƣợng và phát triển nguồn nguyên vật liệu, ngƣời
cung cấp, các dịch vụ công ty cần.
Hai là, bảo đảm các mối quan hệ với các nguồn cung ứng trên các
phƣơng diện nhƣ: Chất lƣợng thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, mức
thu nhập.
Ba là, tìm các vật liệu mới, các sản phẩm mới, các nguồn mới tốt hơn vì
thế có thể đánh giá khả năng sử dụng của công ty.
Bốn là, cung ứng hợp lý các mặt hàng cần thiết với mức giá cả thích
hợp, với chất lƣợng yêu cầu và sử dụng các cuộc thƣơng lƣợng cần thiết để
thực hiện các hoạt động này. Giá trị thấp nhất phải đƣợc hiểu là các chi phí
bao gồm cả đời sống sản phẩm, khả năng phục vụ và chi phí bảo quản.
Năm là, đề xƣớng và phối hợp các chƣơng trình cắt giảm chi phí, phân
tích giá trị, nghiên cứu mua hay làm, phân tích thị trƣờng, hoạch định dài hạn
nếu cần.
Sáu là, duy trì các quan hệ mật thiết giữa các bộ phận trong phạm vi xí
nghiệp, công ty và giữa công ty với ngƣời cung cấp tiềm tàng.
