Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng Hải Vân.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

KHƢƠNG THỊ LAN ANH

TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HẢI VÂN

Chuyên ngành : Kế toán
Mã số

: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: GS.TS. TRƢƠNG BÁ THANH

Đà Nẵng - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

Khƣơng Thị Lan Anh


MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục đích nghiên cứu ............................................................................. 2
3. Câu hỏi nghiên cứu ............................................................................... 2
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu ............................................................ 2
5. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 2
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài .............................................. 3
7. Bố cục của đề tài ................................................................................... 3
8. Tổng quan tài liệu ................................................................................. 4
CHƢƠNG 1: CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP .................. 8
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP ............................................................................................. 8
1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ ............................................. 8
1.1.2. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ .................................... 9
1.1.3. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................... 10
1.1.4. Các thành phần chủ yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ ............... 11
1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ........................................................ 22
1.2.1. Những vấn đề cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền ............. 22
1.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ của chu trình bán hàng và thu tiền ..... 24
1.2.3. Các rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền ............................ 25
1.2.4. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ KSNB chu trình bán hàng và
thu tiền ..................................................................................................... 26
1.2.5. Thủ tục kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền .... 29


CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG
HẢI VÂN ........................................................................................................ 35

2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HẢI VÂN .......... 35
2.1.1. Đặc điểm hình thành và phát triển công ty ................................... 35
2.1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty .................................... 37
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HẢI VÂN ..................... 38
2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát .................................................................... 38
2.2.2. Đặc điểm hệ thống kế toán và tổ chức thông tin kế toán phục vụ
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty ................... 45
2.2.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công
ty CP xi măng Hải Vân ........................................................................... 51
2.2.4. Những kết quả đạt đƣợc và hạn chế trong công tác kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP xi măng Hải Vân ....... 71
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI
MĂNG HẢI VÂN .......................................................................................... 76
3.1. CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI
BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XI MĂNG HẢI VÂN...................................................................................... 76
3.1.1. Căn cứ vào tình hình thực tế của ngành xi măng .......................... 76
3.1.2. Căn cứ vào định hƣớng phát triển của công ty ............................. 76
3.1.3. Căn cứ vào tình hình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại công ty ......................................................................................... 77
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI
MĂNG HẢI VÂN ........................................................................................... 78


3.2.1. Giải pháp hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát.................................. 78
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền ................................................................................ 89

3.2.3. Hoàn thiện các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ...... 91
KẾT LUẬN .................................................................................................... 97
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (Bản sao)
PHỤ LỤC.


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BKS

: Ban kiểm soát

BB

: Biên Bản

CBCNV

: Cán bộ công nhân viên

CP

: Cổ phần

ĐĐH

: Đơn đặt hàng

HĐ

: Hợp đồng

KH

: Khách hàng

KSNB

: Kiểm soát nội bộ

Nhà phân phối

: Nhà phân phối

TK

: Tài khoản

TC – LĐ

: Tổ chức - Lao Động


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu

Tên bảng

Trang

2.1

Tình hình nguồn nhân lực tại Công ty giai đoạn 2010-2012

43

2.2

Bảng tổng hợp các trung gian phân phối của Công ty

54

2.3

Chính sách chiết khấu thanh toán từng tháng trong năm

56

bảng

2013 áp dụng tại công ty CP xi măng Hải Vân
2.4

Chính sách hỗ trợ tiêu thụ xi măng áp dụng từng tháng trong

58

năm 2013 tại công ty CP xi măng Hải Vân
2.5

Chính sách hỗ trợ tiêu thụ xi măng áp dụng trong thời gian 6

58

tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm 2013 tại công ty CP xi
măng Hải Vân
2.6

Chính sách hỗ trợ tiêu thụ xi măng áp dụng trong thời gian

58

cả năm 2013 tại công ty CP xi măng Hải Vân
3.1

Mẫu thẩm định khách hàng

86

3.2

Mẫu Đơn đặt hàng

90

3.3

Mẫu sổ theo dõi đơn đặt hàng

92

3.4

Báo cáo tình hình công nợ phải thu khách hàng

94


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
hình

Tên hình

Trang

1.1

Các chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền

24

2.1

Sơ đồ bộ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

40

2.2

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

45

2.3

Sơ đồ kiểm soát đơn đặt hàng tại công ty

62

2.4

Quy trình kiểm soát nợ phải thu khách hàng tại công ty

68

2.5

Sơ đồ kiểm soát tiền mặt tại công ty

69


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển hơn nữa luôn phải quan tâm
đến năng suất tăng sức cạnh tranh và đặc biệt cần phải tăng cƣờng hiệu lực
của công tác quản lý. Kiểm soát nội bộ đã trở thành một công cụ hữu hiệu và

cần thiết giúp doanh nghiệp đạt đƣợc hiệu lực quản lý, giảm thiểu rủi ro cũng
nhƣ tăng mức độ tin cậy cho báo cáo tài chính.
Hiện nay, đã có một số đề tài nghiên cứu về KSNB tại doanh nghiệp sản
xuất thƣơng mại và dịch vụ. Riêng tại công ty cổ phần xi măng Hải Vân chƣa
có tác giả nào nghiên cứu về hệ thống KSNB tại đơn vị. Công ty CP xi măng
Hải Vân là đơn vị sản xuất và phân phối chủ yếu sản phẩm xi măng của mình
trên thị trƣờng Miền Trung và Tây Nguyên. Không chỉ phân phối sản phẩm xi
măng tự sản xuất, công ty còn phân phối thêm nhiều mặt hàng chủng loại xi
măng của các thƣơng hiệu khác. Với địa bàn phân phối rộng, khách hàng của
công ty gồm nhiều đại lý, công trình nên tình hình bán hàng xảy ra liên tục và
dễ dẫn tới sai sót. Công tác kiểm soát hoạt động bán hàng trở nên hết sức
quan trọng và cấp thiết đối với công ty đặc biệt là trong môi trƣờng kinh
doanh mang tính cạnh trang ngày càng gay gắt nhƣ hiện nay. Tuy nhiên công
tác kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền tại công ty còn khá nhiều vấn đề
chƣa hợp lý, tồn tại nhiều thiếu sót cần phải hoàn thiện để đảm bảo mục tiêu
kiểm soát tại công ty. Xuất phát từ nhu cầu thực tế và đặc thù quá trình bán
hàng và thu tiền tại đơn vị nên tác giả đã chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần xi măng Hải Vân”
làm đề tài luận văn nghiên cứu. Trong đề tài này tác giả đi sâu vào hệ thống lý
luận cơ bản về hệ thống KSNB, KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền
trong doanh nghiệp, đi vào phân tích thực tế hệ thống KSNB đối với chu trình


2

bán hàng và thu tiền tại đơn vị, đƣa ra hƣớng hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền áp dụng tại công ty.
2. Mục đích nghiên cứu
Về mặt lý luận: Luận văn nghiên cứu và tổng hợp những vấn đề lý luận
chung về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp, đặc thù

sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ảnh hƣởng đến công tác KSNB chu
trình bán hàng và thu tiền.
Về mặt thực tiễn: Luận văn tập trung làm rõ đƣợc tình hình thực tế về
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong công ty CP xi măng Hải Vân. Từ
đó tìm ra những mặt hạn chế tại đơn vị về KSNB chu trình bán hàng và thu
tiền. Dựa trên những kết quả thu đƣợc luận văn đề xuất các giải pháp nhằm
tăng cƣờng hoạt động KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị.
3. Câu hỏi nghiên cứu
Đề tài đi sâu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
và thu tiền đƣợc thực hiện tại công ty, do đó đề tài làm rõ các câu hỏi sau:
1. Các thủ tục kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu tiền của
công ty hiện nay nhƣ thế nào, có đáp ứng đƣợc các mục tiêu kiểm soát của
công ty hay không?
2. Những hạn chế của các hệ thống kiểm soát nội bộ đặc biệt là thủ tục
kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu tiền của công ty hiện nay là gì
và cách khắc phục những hạn chế này?
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu: công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại
công ty CP xi măng Hải Vân.
Phạm vi nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu chu trình bán hàng và thu tiền
tại Công ty CP xi măng Hải Vân.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu


3

Để phục vụ cho đề tài, tác giả đã sử dụng nhiều phƣơng pháp nghiên cứu
bao gồm:
- Phƣơng pháp trực tiếp thu thập tài liệu thứ cấp.
- Phƣơng pháp phỏng vấn: Ban kiểm soát, kế toán trƣởng, trƣởng phòng

tiêu thụ, trƣởng phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán liên
quan, thủ kho,…
- Phƣơng pháp đối chiếu, phân tích và so sánh.
6. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Ý nghĩa khoa học: Luận văn hệ thống hóa lý luận cơ bản về công tác
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, đồng thời ứng dụng vào công tác
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP xi măng Hải Vân.
Qua phân tích và đánh giá thực trạng luận văn đã nêu lên những bất cập,
tồn tại đối với các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty, từ đó
đƣa ra các biện pháp tƣơng đối hữu hiệu nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát
này. Các giải pháp đƣa ra giúp đơn vị tham khảo và có tính ứng dụng cao
trong thực tiễn. Công ty CP xi măng Hải Vân có thể vận dụng một cách linh
hoạt nhằm tăng cƣờng hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại
ngay đơn vị mình.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chƣơng nhƣ sau:
Chƣơng 1: Cở sở lý luận về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong
doanh nghiệp.
Chƣơng 2: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty
CP xi măng Hải Vân.
Chƣơng 3: Giải pháp tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền
tại Công ty CP xi măng Hải Vân.


4

8. Tổng quan tài liệu
-

Đề tài của tác giả Vũ Ngọc Nam (2007) “Tăng cường kiểm soát nội

bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty thông tin di động
(VMS), Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.
+ Mục đích nghiên cứu: Luận văn phân tích làm rõ thực trạng KSNB đối
với doanh thu và tiền thu bán hàng tại công ty thông tin di động (VMS) nhằm
tìm ra những hạn chế còn tồn tại. Trên cơ sở đó, luận văn đã đề ra các giải
pháp thích hợp nhằm tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại đơn vị.
+ Phƣơng pháp nghiên cứu: Luận văn dựa trên phƣơng pháp luận duy
vật biện chứng để hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu tại công
ty. Từ đó đƣa ra các giải pháp tằng cƣờng nhằm tăng cƣờng KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền tại công ty thông tin di động (VMS).
Đề tài này chỉ tập trung nghiên cứu kiểm soát hoạt động bán sản phẩm
đặc thù tại công ty thông tin di động là sim, card điện thoại di động mà chƣa
nghiên cứu đến các sản phẩm dịch vụ khác. Đề tài nêu đƣợc các vấn đề cơ
bản của KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng nhƣng tác giả chủ yếu
hƣớng đến kiểm soát tài chính là chính và chƣa nêu rõ các quy trình cụ thể
trong chính sách nhân sự.
-

Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010) “Tăng cường

kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi”,
Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.
+ Mục đích nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu và tổng hợp những vấn đề
lý luận chung về KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực viễn thông ảnh hƣởng đến công tác KSNB
chu trình bán hàng và thu tiền. Trên cơ sở lý luận này, luận văn đã chỉ ra
những yếu điểm tồn tại trong vấn đề KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại

5

Viễn Thông Quảng Ngãi để đề ra các giải pháp thích hợp nhằm tăng cƣờng
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị.
+ Phƣơng pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phƣơng pháp luận duy vật
biện chứng và kết hợp các phƣơng pháp phân tích, so sánh, đối chiếu, chứng
minh... để làm rõ vấn đề nghiên cứu và đƣa ra các giải pháp tằng cƣờng nhằm
tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị.
Với đề tài này tác giả cũng tập trung nghiên cứu KSNB trong hoạt động
cung cấp dịch vụ viễn thông và thu cƣớc viễn thông. Tác giả đƣa ra một số
vấn đề hoàn thiện về chính sách nhân sự nhƣng mang tính chất chung nhất,
chƣa nghiên cứu cụ thể, với quy mô hiện tại của công ty việc thành lập bộ
phận kiểm toán nội bộ có phần không tƣơng xứng với quy mô công ty nhất là
một công ty chƣa niêm yết trên sàn chứng khoán, thay vào đó bộ phận kiểm
soát nội bộ sẽ giúp kiểm soát hoạt động tại công ty tốt và hợp lý hơn.
- Đề tài của tác giả Đỗ Thị Thanh Lan (2012) “Tăng cường kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Pymepharco”,
Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.
+ Mục đích nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu những vấn đề lý
luận chung về KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh
nghiệp. Trên cơ sở lý luận này và nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền tại công ty CP Pymepharco, luận văn đƣa ra các giải
pháp thích hợp nhằm tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại
đơn vị.
+ Phƣơng pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng phƣơng pháp thu thập tài
liệu thứ cấp, phƣơng pháp phỏng vấn (ban kiểm soát, kế toán trƣởng, trƣởng
phòng kinh doanh,…) và phƣơng pháp đối chiếu để làm rõ vấn đề nghiên cứu
và đƣa ra các giải pháp tằng cƣờng nhằm tăng cƣờng KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền tại đơn vị.

6

Với đề tài này tác giả cũng tập trung nghiên cứu KSNB trong hoạt động
kinh doanh sản phẩm thuốc, trang thiết bị, dụng cụ y tế. Tác giả đã đề ra các
giải pháp tăng cƣờng KSNB mang tính hệ thống, có ý nghĩa thực tiễn cao.
Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần đƣợc nghiên cứu để hoàn thiện
thêm, cụ thể: cần lập các báo cáo dự toán để có cơ sở kiểm tra và kiểm soát.
-

Đề tài của tác giả Trần Thị Thu Phường (2013) “Tăng cường kiểm

soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Sữa Đậu Nành Việt
Nam - Vinasoy”, Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà
Nẵng.
+ Mục đích nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu về những vấn đề lý luận
chung về KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp
hoạt động trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm sữa ảnh hƣởng đến công tác
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Trên cơ sở lý luận và tìm hiểu thực tế,
luận văn đã chỉ ra những yếu điểm tồn tại trong vấn đề KSNB chu trình bán
hàng và thu tiền tại công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam – Vinasoy để đề ra các
giải pháp thích hợp nhằm tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại
đơn vị.
+ Phƣơng pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng các phƣơng pháp phân
tích, so sánh, đối chiếu, chứng minh... để làm rõ vấn đề nghiên cứu và đƣa ra
các giải pháp tằng cƣờng nhằm tăng cƣờng KSNB chu trình bán hàng và thu
tiền tại đơn vị.
Với đề tài này tác giả cũng tập trung nghiên cứu KSNB trong hoạt động
cung cấp sản phẩm sữa tại công ty Sữa Đậu Nành Việt Nam - Vinasoy.

Trong các đề tài luận văn đã đọc và tham khảo tác giả nhận thấy chƣa có
đề tài nào nghiên cứu về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh
nghiệp sản xuất và kinh doanh xi măng.


7

Công ty CP xi măng Hải Vân sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hàng xi
măng với thƣơng hiệu và đặc điểm khác nhau. Để đảm bảo quá trình quản lý
và kiểm soát hoạt động kinh doanh của mình công ty đã thành lập ra ban kiểm
soát, ban hành nhiều quy trình KSNB ứng với từng hoạt động cụ thể của đơn
vị. Tuy nhiên do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan trong khâu thực hiện
và kiểm soát nên công tác KSNB của đơn vị còn nhiều hạn chế. KSNB chu
trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị cũng còn tồn tại một số hạn chế nhất
định. Luận văn này sẽ nghiên cứu làm rõ vấn đề KSNB chu trình bán hàng và
thu tiền tại công ty và đƣa ra những giải pháp hợp lý giúp tăng cƣờng khâu
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị.


8

CHƢƠNG 1

CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong doanh nghiệp, hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ luôn đƣợc
các nhà quản lý chú trọng đặc biệt giúp doanh nghiệp để đạt mục tiêu đặt ra.

Với tầm quan trọng đó, đã có nhiều khái niệm về hệ thống KSNB từ đơn giản
đến khái quát đƣợc định nghĩa bởi các tổ chức sau:
- Theo quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), hệ
thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm
toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các
quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để
lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả
tài sản của đơn vị. [2, tr. 2]
- Theo quan điểm của chuẩn mực kế toán quốc tế (ISA 400), hệ thống
KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do ban giám đốc của doanh
nghiệp thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các
hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các
chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai
sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo
cáo trong thời gian mong muốn.
- Theo quan điểm của Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc
chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO), hệ thống KSNB là một quá trình
chịu ảnh hƣởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, đƣợc thiết
kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: hoạt động


9

hữu hiệu và hiệu quả; thông tin đáng tin cậy; sự tuân thủ pháp luật và các quy
định. [6, tr.2]
Tuy có nhiều khái niệm về hệ thống KSNB, song nhìn chung khi nói đến
hệ thống KSNB là nhắc tới các vấn đề chính:
+ KSNB là một quá trình: Mọi hoạt động của KSNB đƣợc thực hiện
thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Đơn vị muốn thực
hiện mục tiêu của mình cần phải thực hiện KSNB và khi đó KSNB sẽ là một

chuỗi các hoạt động gắn liền với các bộ phận trong đơn vị.
+ KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời: Thông thƣờng trong
doanh nghiệp KSNB sẽ đƣợc thiết lập và vận hành bởi các cá nhân trong
chính đơn vị đó nhƣ: hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhà quản lý và các
nhân viên. Tuy nhiên, mỗi cá nhân trong đơn vị có trình độ, khả năng… khác
nhau nên để vận dụng KSNB hiệu quả thì KSNB cần đƣợc thiết kế và vận
dụng phù hợp, xác định rõ ràng đƣợc quyền và nghĩa vụ đối với từng thành
viên tham gia trong đơn vị.
+ KSNB giúp cung cấp một sự bảo đảm hợp lý: KSNB là quá trình đƣợc
thiết kế, vận dụng bởi con ngƣời và phải đảm bảo hiệu quả giữa chi phí thiết
lập, vận hành KSNB với kết quả đạt đƣợc nên không thể nào đòi hỏi đạt đƣợc
mục tiêu một chính xác tuyệt đối. KSNB chỉ có thể cung cấp sự bảo đảm hợp
lý trong việc đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị.
+ KSNB giúp đạt đƣợc các mục tiêu kiểm soát: Mục tiêu kiểm soát có
thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay là từng mục tiêu cụ thể cho từng
hoạt động, bộ phận trong đơn vị.
1.1.2. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ
Thực tế các doanh nghiệp ở nƣớc ta hiện nay chủ yếu tồn tại dƣới dạng
vừa và nhỏ, các công ty hoặc tập đoàn hay quản lý theo hình thức gia đình,
các doanh nghiệp lớn khác thì lại tiến hành phân bổ quyền hạn nhƣng thiếu sự


10

kiểm tra sâu sát, điều này thể hiện sự điều hành và quản lý còn lỏng lẻo.
Chính vì quản lý chƣa bám sát vào hoạt động của các cấp dƣới, chƣa đi sâu
kiểm soát từng hoạt động kinh doanh nên khả năng xảy ra sai phạm rất lớn,
gây thất thoát tài sản, sử dụng không hiệu quả nguồn lực, thông tin cung cấp
không hợp lý. Để tránh tình trạng này mỗi đơn vị nên có một hệ thống kiểm
soát hữu hiệu và hiệu quả. Kiểm soát một đơn vị không có gì tốt hơn là kiểm

soát ngay từ bên trong, từ nội bộ của nó. Xây dựng và vận hành hữu hiệu hệ
thống KSNB góp phần giúp quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu
quả hơn; bảo đảm sự thực hiện và giám sát hiệu quả của các chế độ và chính
sách đã ban hành; giúp ngăn chặn và phát hiện kịp thời những sai phạm, gian
lận trong mọi hoạt động của đơn vị; đảm bảo thông tin và báo cáo kịp thời,
hợp lý, tuân theo pháp luật. Với những lợi ích mà hệ thống KSNB mang lại
thì việc thiết lập và hoạt động hữu hiệu, hiệu quả một hệ thống KSNB trở
thành nhu cầu cấp thiết trong mỗi đơn vị. Tuỳ vào quy mô, đặc thù kinh
doanh của mỗi đơn vị, hệ thống KSNB cần đƣợc thiết kế một cách khoa học
để đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động tối ƣu và đem lại hiệu quả cao nhất.
1.1.3. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB là một chức năng của quản lý nhằm phát hiện các sai phạm có thể
xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực
hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. Mục tiêu không phải là yếu tố
của KSNB nhƣng nó là điều kiện tiên quyết để KSNB có thể thực hiện đƣợc.
Mục tiêu của hệ thống KSNB có nhiều cấp độ, nhƣng nhìn chung ta có thể
phân ra thành cách loại nhƣ sau:
a. Mục tiêu hoạt động
Mục tiêu hoạt động nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử
dụng các nguồn lực. Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị đƣợc thiết kế
nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng


11

phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong đơn vị,
giúp bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến
lƣợc kinh doanh của đơn vị… Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thƣờng
đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị, đƣợc thực hiện với cơ chế giám sát
của hệ thống KSNB đơn vị nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của

bộ máy quản lý đơn vị. Đơn vị cần cân nhắc sự hiệu quả giữa chi phí sử dụng
các nguồn lực và kết quả của hệ thống KSNB mang lại.
b. Mục tiêu về sự tuân thủ
Hệ thống KSNB đƣợc thiết kế trong đơn vị phải bảo đảm tuân thủ pháp
luât và các quy định liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Bên cạnh đó, KSNB còn phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị vào việc
tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt đƣợc
mục tiêu của đơn vị.
c. Mục tiêu về báo cáo tài chính
Mục tiêu này quan tâm đến sự tin cậy và trung thực của báo cáo tài
chính. Bất kỳ đơn vị nào cũng phải lập báo cáo tài chính theo đúng quy định
của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
1.1.4. Các thành phần chủ yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống KSNB cơ bản gồm 5 thành phần có liên hệ chặt chẽ với
nhau, đó là:
a. Môi trường kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị nhằm cung cấp cơ sở cho việc vận hành KSNB, có tác động đến việc
thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của KSNB. Hội đồng quản trị và nhà quản
lý cấp cao thiết lập các quy định ở phía trên liên quan đến tầm quan trọng của
việc kiểm soát gian lận bao gồm cả tiêu chuẩn dự kiến tiến hành. Nhà quản lý
thiết lập thông qua xây dựng và ban hành các chính sách chung để tất cả các


12

thành viên trong đơn vị thực hiện, đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu chung và mục
tiêu riêng ở các cấp khác nhau của đơn vị. Môi trƣờng kiểm soát bao gồm các
nhân tố cơ bản sau:
a1. Tính trung thực và giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trƣớc tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính
chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức của những ngƣời liên quan đến
quá trình kiểm soát. Đáp ứng yêu cầu này, những nhà quản lý cấp cao phải
xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cƣ xử đúng đắn để có
thể ngăn chặn mọi thành viên trong đơn vị không tham gia vào các hoạt động
đƣợc xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Trong hệ thống KSNB, hội đồng
quản trị và ban quản lý đƣợc xem là hình mẫu cho cấp dƣới về việc tuân thủ
các chuẩn mực thông qua việc phát hành các giá trị, triết lý, phong cách điều
hành trong việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Các giá trị này cần phải đƣợc
phổ biến đến mọi thành viên trong đơn vị bằng những hình thức thích hợp.
a2. Cam kết về năng lực
Một tổ chức chỉ có thể đạt đƣợc các mục tiêu của mình nếu cán bộ, nhân
viên ở mọi cấp đều đảm bảo về kiến thức và kĩ năng cần thiết. Do đó, nhà
quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm
phù hợp với nhiệm vụ đƣợc giao, phải giám sát và huấn luyện họ thật đầy đủ
và thƣờng xuyên.
a3. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý và phong cách hoạt động của các nhà quản lý cao cấp có ảnh
hƣởng rất lớn đến môi trƣờng kiểm soát của tổ chức, bao gồm những vấn đề
nhƣ khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, nhận thức và thái
độ đối với việc lập báo cáo tài chính hay áp dụng các phƣơng pháp kế toán, sử
dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức…


13

a4. Cơ cấu bộ máy tổ chức của đơn vị và cách thức phân định quyền hạn
và trách nhiệm
Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt đƣợc các mục
tiêu của tổ chức. Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là phân chia nó thành

những bộ phận với chức năng và quyền hạn cụ thể. Một cơ cấu tổ chức hợp lý
là một điều kiện bảo đảm các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng. Một cơ cấu
tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu quả hành vi gian lận, sai sót trong
hoạt động tài chính doanh nghiệp.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản
lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập đƣợc sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các
bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ sách và bảo quản tài sản.
+ Đảm bảo sự độc lập tƣơng đối giữa các bộ phận nhằm đạt đƣợc hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm đƣợc xem là phần mở rộng của cơ
cấu tổ chức. Nó đƣợc cụ thể hoá bằng quyền hạn và trách nhiệm của từng
thành viên trong các hoạt động của đơn vị, mỗi ngƣời phải tự hiểu rằng mỗi
hoạt động của họ sẽ ảnh hƣởng đến ngƣời khác nhƣ thế nào trong việc góp
phần hoàn thành mục tiêu của đơn vị, và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì.
Do đó khi mô tả công việc cần diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể của từng
thành viên và quan hệ về mặt báo cáo của những thành viên này.
a5. Chính sách nhân sự
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn


14

luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thƣởng cho các nhân viên.
Chính sách nhân sự có ảnh hƣởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trƣờng
kiểm soát. Có thể xem đây là nhân tố bổ sung cho nhân tố đảm bảo về năng
lực đã nói trên. Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ bù đắp cho những yếu

kém của môi trƣờng kiểm soát. Sự phát triển của mọi đơn vị luôn gắn liền với
đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trƣờng kiểm
soát cũng nhƣ là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt
động của đơn vị.
a6. Công tác kế hoạch và dự toán
Công tác lập kế hoạch và dự toán có ý nghĩa rất lớn trong KSNB. Hệ
thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi
quỹ, kế hoạch hay dự án đầu tƣ, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch
tài chính gồm những ƣớc tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động
và sự luân chuyển tiền trong tƣơng lai... là những nhân tố quan trọng trong
môi trƣờng kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch đƣợc tiến hành một
cách khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự án sẽ trở thành công
cụ kiểm soát hữu hiệu.
a7. Uỷ ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những ngƣời trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của đơn vị nhƣ thành viên của hội đồng quản trị nhƣng không kiêm
nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm
soát. Uỷ ban kiểm soát thƣờng có nhiệm vụ, quyền hạn sau: Giám sát việc
chấp hành luật pháp của công ty; kiểm tra và giám sát công việc của kiểm
toán viên nội bộ; giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính; dung hoà những
bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài.


15

a8. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập đƣợc thiết lập trong đơn vị, tiến
hành công việc kiểm tra, giám sát và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu
quản trị nội bộ đơn vị. Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp những quan sát,
đánh giá thƣờng xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Bộ phận kiểm

toán nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin
kịp thời và xác thực về các hoạt động của doanh nghiệp, từ đó kịp thời điều
chỉnh, bổ sung các quy chế, thủ tục kiểm soát mới thích hợp và hữu hiệu hơn.
a9. Môi trường bên ngoài
Môi trƣờng kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các
nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của nhà
quản lý nhƣng có ảnh hƣởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của
các nhà quản lý cũng nhƣ sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm
soát nội bộ. Thuộc nhóm nhân tố này bao gồm: luật pháp, sự kiểm soát của cơ
quan nhà nƣớc, ảnh hƣởng của các chủ nợ, đƣờng lối phát triển của đất nƣớc.
b. Đánh giá rủi ro
Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên
ngoài và rất khó có thể kiểm soát đƣợc tất cả. Rủi ro là những nguy cơ có thể
xảy ra làm cho đơn vị không đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra. Trong thực tế, không
biện pháp nào có thể giúp giảm rủi ro xuống bằng không. Vì vậy, đơn vị cần
đánh giá đƣợc rủi ro từ đó có thể kiểm soát rủi ro. Đánh giá rủi ro là quá trình
nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu,
từ đó có thể quản trị đƣợc rủi ro. Các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định
và phân tích những nhân tố ảnh hƣởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu, kể
cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị có thể
không đƣợc thực hiện, và phải cố gắng kiểm soát đƣợc những rủi ro này.
Muốn nhƣ vậy, ngƣời quản lý cần:


16

- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức bao gồm mục tiêu chung của tổ chức

và mục tiêu riêng cho từng hoạt động. Điều này rất quan trọng vì trong việc
đánh giá rủi ro, một sự kiện là rủi ro khi gây ra những ảnh hƣởng xấu đến

mục tiêu của tổ chức. Do đó, có những sự kiện là rủi ro đối với tổ chức này
nhƣng không phải là rủi ro đối với tổ chức khác.
- Nhận dạng rủi ro mà khiến cho các mục đích không thể thực hiện đƣợc .
Đây là một quá trình lặp đi lặp lại và thƣờng nằm trong kế hoạch của đơn vị.

Thông thƣờng rủi ro đƣợc chia làm 2 loại là rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và rủi
ro ở mức hoạt động.
- Sau khi nhận dạng đƣợc rủi ro đơn vị cần phân tích rủi ro. Một quá
trình phân tích rủi ro thƣờng gồm 3 bƣớc đó là: đánh giá tầm quan trọng của
rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và xem xét phƣơng pháp quản trị rủi ro.
Một rủi ro có ảnh hƣởng không đáng kể và ít xảy ra thƣờng đơn vị sẽ không
cần quan tâm nhiều. Nhƣng đối với những rủi ro có ảnh hƣởng trọng yếu và
thƣờng xảy ra thì phải chú ý cao. Sau khi đánh giá đƣợc tầm quan trọng và
khả năng xảy ra thì cần có phƣơng pháp phù hợp để quản trị rủi ro.
c. Thông tin và truyền thông
Thông tin chính là hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo
cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ,
giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp. Thông tin là cần
thiết cho việc tổ chức thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ hỗ trợ cho việc
đạt đƣợc mục tiêu, một thông tin có thể đƣợc dùng cho nhiều mục tiêu khác
nhau, nhƣ để lập báo cáo tài chính, để xem xét việc tuân thủ pháp luật và các
quy định hay đƣợc dùng để điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh của
doanh nghiệp.
Truyền thông chính là việc trao đổi và truyền đạt lặp đi lặp lại các thông
tin cần thiết tới các bên có liên quan cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp.


17

Trong hệ thống thông tin thì thông tin cung cấp bởi hệ thống kế toán là

một phần rất quan trọng của đơn vị. Hệ thống kế toán cung cấp chủ yếu hai
loại thông tin cơ bản là thông tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản
trị. Thông qua quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích kế toán cung cấp
thông tin cần thiết cho nhà quản trị của đơn vị cũng nhƣ những đối tƣợng bên
ngoài đơn vị. Chính vì chức năng cơ bản của kế toán nên hệ thống kế toán là
một thành phần quan trọng trong hệ thống KSNB vì nó là thành phần quan
trọng của hệ thống thông tin và truyền thông.
Khi nghiên cứu về một hệ thống kế toán chúng ta cần xác định đƣợc các
chính sách và hình thức kế toán đang đƣợc áp dụng. Vì đây là những căn cứ,
cơ sở đƣợc đơn vị lựa chọn để áp dụng vào hệ thống kế toán của mình. Các
chính sách đƣợc áp dụng phải tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán hiện
hành. Hình thức kế toán là phƣơng pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ
kế toán đƣợc mô tả bằng văn bản hay hình vẽ và giúp cho đơn vị kiểm soát
quá trình ghi chép, tính toán và chấp hành các chính sách kế toán của đơn vị.
Quá trình xử lý thông tin của hệ thống kế toán phải trải qua nhiều giai
đoạn nên để kiểm soát quá trình này ngƣời ta thƣờng chia thành một số giai
đoạn lớn để tiện kiểm soát. Song song với 3 giai đoạn thu thập, xử lý và thông
tin trong một quy trình kế toán thì việc kiểm soát hệ thống kế toán cũng đƣợc
chia thành các giai đoạn tƣơng ứng nhƣ sau:
-

Lập và luân chuyển chứng từ kế toán: Đây là giai đoạn đầu tiên và

quan trọng của quá trình kế toán. Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh
các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong đơn vị là thực sự phát sinh, có tính ràng
buộc với những ngƣời có liên quan và là căn cứ để kế toán phản ánh vào sổ
sách. Kiểm soát giai đoạn lập và luân chuyển chứng từ kế toán giúp kiểm tra,
phát hiện và ngăn ngừa các sai phạm ngay từ đầu chủ yếu nhằm bảo vệ tài sản