Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại trung tâm khai thác vận chuyển thuộc bưu điện Tỉnh Bình Định
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.81 MB, 98 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
MAI HOÀNG NHƯ UYÊN
HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN
TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN
THUỘC BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đà Nẵng - Năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
MAI HOÀNG NHƯ UYÊN
HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN
TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN
THUỘC BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: GS.TS. TRƯƠNG BÁ THANH
Đà Nẵng - Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng
dẫn của GS.TS. Trương Bá Thanh.
Các số liệu, kết quả nêu trong luân văn là trung thực và chưa từng được
ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn
Mai Hoàng Như Uyên
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1
1. Lí do chọn đề tài.................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 3
4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 3
5. Ý nghĩa khoa học của đề tài.................................................................. 4
6. Bố cục của đề tài ................................................................................... 4
7. Tổng quan về đề tài nghiên cứu............................................................ 4
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN.................................................... 7
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ .......................... 7
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ ....................................................... 7
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ ..................... 9
1.1.3. Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ ......................... 9
1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ .......................... 10
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN ...16
1.2.1. Đặc điểm của chu trình ................................................................. 16
1.2.2. Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền. 17
1.2.3. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng thu tiền.... 19
1.3. ĐẶC ĐIỂM KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP
DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH
DỊCH VỤ BƯU CHÍNH......................................................................... 23
1.3.1. Khái niệm về dịch vụ, dịch vụ bưu chính ..................................... 23
1.3.2. Những rủi ro thường gặp trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu
tiền tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính.............................. 26
1.3.3. Đặc điểm kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền
trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính .......................... 27
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ....................................................................... 31
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI
THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN - BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH
ĐỊNH ...................................................................................................... 32
2.1. TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN
QUY NHƠN ........................................................................................... 32
2.1.1. Đặc điểm của TTKTVC Quy Nhơn.............................................. 32
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý................................................ 34
2.1.3. Chức năng và nhiệm vụ ................................................................ 36
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán .............................................................. 39
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP
DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN
CHUYỂN QUY NHƠN-BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH .................... 42
2.2.1. Đặc điểm dịch vụ cung cấp tại đơn vị........................................... 42
2.2.2 Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh....................................... 49
2.2.3. Quy trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại đơn vị......................... 50
2.2.4. Thủ tục kiểm soát chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại
đơn vị ...................................................................................................... 58
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI
THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN .................................................... 66
2.3.1. Ưu điểm......................................................................................... 66
2.3.2. Nhược điểm................................................................................... 67
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ....................................................................... 69
CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI
THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN .................................................. 70
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN ................................... 70
3.2. HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT ............................... 72
3.2.1. Xây dựng các chính sách, các quy định về tính trung thực và giá trị
đạo đức .................................................................................................... 72
3.2.2. Tăng cường công tác kế hoạch ..................................................... 73
3.2.3. Cải cách chính sách nhân sự ......................................................... 74
3.2.4. Phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm........................................ 75
3.2.5. Tăng cường hoạt động kiểm soát và giám sát của Ban kiểm soát 75
3.3. HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KSNB CHU TRÌNH CUNG CẤP
DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN...................................................................... 76
3.3.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý yêu cầu khách
hàng ......................................................................................................... 76
3.3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình cung cấp dịch vụ.............. 78
3.3.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu nộp tiền .................................... 81
3.3.4. Tăng cường kiểm soát các chính sách tiêu thụ ............................. 82
3.4. CÁC KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP.......................... 83
3.4.1. Đối với cơ quan quản lý nhà nước................................................ 83
3.4.2 Đối với Bưu điện tỉnh Bình Định................................................... 84
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ....................................................................... 85
KẾT LUẬN ............................................................................................ 86
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................ 88
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCĐKT
Bảng cân đối kế toán
BCKQKD
Báo cáo kết quả kinh doanh
CBCNV
Cán bộ công nhân viên
CMND
Chứng minh nhân dân
GDV
Giao dịch viên
GTGT
Giá trị gia tăng
HĐQT
Hội đồng quản trị
KSNB
Kiểm soát nội bộ
KSV
Kiểm soát viên
SXKD
Sản xuất kinh doanh
TK
Tài khoản
TTĐB
Tiêu thụ đặc biệt
TTKTVC
Trung tâm khai thác vận chuyển
XK
Xuất khẩu
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu bảng
1.1
Tên bảng
Tổng hợp các sai phạm có thể xảy ra trong chu
trình bán hàng và thu tiền
Trang
17
2.1
Tình hình thực hiện doanh thu qua các năm
33
2.2
Bảng kê chi tiết công nợ
60
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu hình
2.1
Tên hình
Cảnh quan của Trung tâm khai thác vận chuyển Quy
Nhơn
Trang
33
2.2
Các dịch vụ thu hộ đang được cung cấp
47
2.3
Phiếu gởi bưu phẩm ghi số BĐ1
52
2.4
Phiếu gởi bưu kiện trong và ngoài nước
53
2.5
Phiếu gởi bưu phẩm chuyển phát nhanh EMS
53
2.6
Phiếu gởi chuyển tiền và biên nhận
56
2.7
Giấy nộp tiền
64
2.8
Phiếu thu
65
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu sơ đồ
2.1
2.2
2.3
2.4
Tên sơ đồ
Sơ đồ tổ chức bộ máy sản xuất TTKTVC
Quy Nhơn
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Quy trình cung cấp dịch vụ bưu chính
chuyển phát
Quy trình cung cấp các dịch vụ tài chính
bưu chính
Trang
35
39
51
55
1
MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Đối với mọi Doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ
vai trò quan trọng, và hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ chủ yếu để thực
hiện chức năng đó trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Hệ thống KSNB
một khi vững mạnh sẽ góp phần không nhỏ cho thành công của Doanh
nghiệp, ngày càng giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh tế.
Tuy nhiên, việc xây dựng một hệ thống KSNB một cách khoa học và
hiệu quả đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có một năng lực quản trị tốt mới có thể
thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống đó để đạt được những mục tiêu mà
doanh nghiệp mong muốn. Tại Việt Nam, phần lớn các doanh nghiệp chưa
hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài
bản một hệ thống KSNB. Chính vì thế công tác kiểm tra, kiểm soát toàn diện
chưa được chú trọng chỉ tập trung ở các khâu có khả năng xảy ra rủi ro cao và
đôi khi công tác kiểm tra chỉ làm theo thông lệ, phiếm diện. Khủng hoảng tại
Công Ty Cổ Phần Bông Bạch Tuyết và Tập đoàn Vina Shin gần đây là minh
chứng rõ nhất cho sự yếu kém trong hoạt động KSNB tại doanh nghiệp.
Do đó, doanh nghiệp Việt Nam muốn vững mạnh, phát triển và hội nhập
với nền kinh tế thế giới cần chú trọng nhiều hơn đến hoạt động KSNB tại
doanh nghiệp mình. Nói một cách khác, doanh nghiệp phải hiểu rõ về KSNB,
thiết lập và vận hành hệ thống đó sao cho thật sự hiệu quả.
Ngoài ra, với sự đa dạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng
trưởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc
biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hóa thị trường vốn của môi trường kinh
doanh tại Việt Nam hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai
trò quản lý doanh nghiệp.
2
Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu
cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu
tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như
kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Ngành Bưu Chính Việt Nam qua 4 năm chia tách giữa Viễn Thông và
Bưu Chính đã từng bước khẳng định sự vững vàng và phát triển. Bưu chính
Việt Nam đã luôn giữ ổn định mạng lưới bưu chính công cộng phục vụ có
hiệu quả cho sự lãnh đạo của Đảng, Nhà nước, các cấp ủy Đảng, chính quyền,
đoàn thể; phục vụ các sự kiện chính trị, văn hóa, xã hội, đối ngoại của đất
nước; đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của nhân dân và khách hàng. Sản
xuất kinh doanh đạt tốc độ phát triển năm sau luôn cao hơn năm trước, các chỉ
số giảm lỗ của Bưu chính đạt khá tích cực. Các dịch vụ lõi dần khẳng định vai
trò chủ lực, và nhiều dịch vụ mới đã đem lại kết quả tốt. Tuy nhiên, những
hành vi tiêu cực ngày càng xuất hiện nhiều hơn từ chủ tịch HĐQT đến Phó
giám đốc và cả nhân viên giao dịch gây bức xúc cho tập thể cán bộ công nhân
viên, cũng như làm giảm sút lòng tin của khách hàng đến thương hiệu lâu đời
của ngành. Điều này cũng chứng tỏ hệ thống KSNB đã không còn hữu hiệu,
cần được đánh giá và hoàn thiện lại.
Sản phẩm của ngành Bưu chính là một loại hàng hóa đặc thù, để hoàn
thiện sản phẩm cần ít nhất hai đơn vị của ngành tham gia. Tuy vậy, khi sử
dụng dịch vụ khách hàng phải trả tiền trước cho một sản phẩm chưa được
hoàn thiện. Chính vì lẽ đó khâu bán hàng thu tiền là một quá trình khá quan
trọng, quyết định cho sự thành công và hiệu quả của đơn vị; đòi hỏi nhà quản
lý tập trung phần lớn nguồn lực cho quá trình này. Hơn nữa, hiện nay ngoài
các dịch vụ Bưu chính truyền thống, tại các điểm giao dịch còn phục vụ rất
nhiều các dịch vụ tích hợp, là môi trường phát sinh nhiều sai sót và gian lận.
3
Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, với sự hướng dẫn tận tình của thầy
giáo GS.TS.Trương Bá Thanh, tôi chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ
chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Trung tâm khai thác vận
chuyển Quy Nhơn thuộc Bưu điện tỉnh Bình Định” làm luận văn tốt
nghiệp cao học chuyên ngành Kế toán.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu về hệ thống KSNB và phương thức xây dựng một hệ thống
KSNB hữu hiệu.
Đánh giá thực trạng hoạt động của KSNB chu trình cung cấp dịch vụ và
thu tiền tại các quầy giao dịch thuộc Trung tâm khai thác vận chuyển Quy
Nhơn nhằm tìm ra những điểm mạnh và yếu của hệ thống hiện hành.
Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình cung cấp dịch
vụ và thu tiền để hệ thống hoạt động tốt và mang tính hữu hiệu.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp
dịch vụ và thu tiền tại các điểm giao dịch bưu điện.
Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình
cung cấp dịch vụ và thu tiền các dịch vụ được cung cấp tại các điểm giao dịch
bưu điện thuộc Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh
Bình Định.
4. Phương pháp nghiên cứu
Qua thực tiễn công tác tại đơn vị, bằng phương pháp quan sát, thu thập
dữ liệu; nghiên cứu các quy trình thể lệ thủ tục; trao đổi và tham khảo ý kiến
từ bộ phận kế toán; từ đó tổng hợp các dữ liệu có được và sử dụng phương
pháp phân tích, đánh giá để giải quyết vấn đề nghiên cứu.
4
5. Ý nghĩa khoa học của đề tài
Hệ thống hóa kiến thức về KSNB và hệ thống KSNB, KSNB chu trình
bán hàng và thu tiền.
Qua phân tích và đánh giá, đề tài sẽ nêu rõ những tồn tại của hệ thống
KSNB hiện hành, nhằm có những giải pháp hoàn thiện hơn với những thủ tục
kiểm soát thật sự hiệu quả đáp ứng được sự thay đổi của hoạt động kinh
doanh tại đơn vị.
Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền chỉ
mới đóng góp một phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ,
hiệu quả hoạt động tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn. Bởi lẽ, để
hoàn thành sản phẩm của ngành phải qua nhiều khâu, nhiều đơn vị với một
không gian quá rộng mà bản thân một Bưu điện tỉnh, thành khó có thể kiểm
soát được. Vì vậy, đề tài mong muốn sẽ có những nghiên cứu tiếp theo cho
những chu trình khác của hoạt động sản xuất kinh doanh Bưu chính, để hoàn
thiện hệ thống KSNB chung cho toàn ngành nhằm giữ vững và phát triển
thương hiệu Bưu chính Việt Nam trong tương lai.
6. Bố cục của đề tài
Đề tài bao gồm 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền.
- Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và
thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn - Bưu điện Bình Định.
- Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và
thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn.
7. Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ là một hoạt động thường nhật không thể thiếu trong
quản trị doanh nghiệp, được áp dụng tại mọi doanh nghiệp không phân biệt
quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Tuy nhiên, mặc dù áp dụng hằng ngày nhưng
5
khái niệm KSNB chưa được hiểu và áp dụng một cách đúng đắn và bài bản tại
các doanh nghiệp Việt Nam. Vì vậy, bộ môn Kiểm soát nội bộ được đưa vào
giảng dạy tại các trường Đại học kinh tế trên cả nước từ năm 2010 [2; tr 1],
nhằm giúp cho sinh viên khoa kiểm toán và kinh tế nắm vững những vấn đề
cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ: lịch sử hình thành, khái niệm, phương
thức xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu; cũng như gian lận, và
biện pháp phòng ngừa gian lận.
Trong nội san của Công ty TNHH kiểm toán APEC, thạc sĩ Dương Đình
Ngọc – giám đốc điều hành của công ty, đã tổng hợp những lý luận cơ bản về
hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó đưa ra những nhận xét về sự cần thiết phải
thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ, những ưu và nhược điểm của hệ
thống đó để mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ thống kiểm
soát nội bộ sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị nhằm góp
phần quan trọng để duy trì công tác quản trị doanh nghiệp.
Những năm gần đây có khá nhiều đề tài nghiên cứu về KSNB cũng như
KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nhằm giúp cho doanh nghiệp
hiểu rõ hơn về KSNB và việc áp dụng sao cho mang lại hiệu quả tốt nhất. Cụ
thể như đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ
phần sách thiết bị trường học Đà Nẵng” của tác giả Nguyễn thị Điệp (2010).
Luận văn đã tập trung nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ trong kinh
doanh sách giáo khoa, văn hóa phẩm, văn phòng phẩm tại các cửa hàng thuộc
hệ thống công ty sách thiết bị Đà Nẵng, từ đó có những nhận xét về ưu,
khuyết điểm của hệ thống và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đây.
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp
kinh doanh dịch vụ viễn thông đã có một số tác giả nghiên cứu như: Đề
tài“Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại
6
công ty thông tin di động VMS” của tác giả Vũ Ngọc Nam (2007), tác giả đã
tập trung nghiên cứu KSNB đối với doanh thu và thu tiền trong doanh nghiệp
kinh doanh dịch vụ viễn thông mà hoạt động chủ yếu là bán sản phẩm sim,
card điện thoại di động. Tiếp theo, năm 2010 trong luận văn cao học “ Tăng
cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn thông Quảng
Ngãi”, tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo đã có những nghiên cứu tiếp theo về
KSNB chu trình bán hàng và thu tiền đối với các sản phẩm viễn thông khác
như điện thoại cố định, internet, điện thoại không dây…Ở đề tài này tác giả
đã đi sâu nghiên cứu những đặc điểm khác biệt trong chu trình bán hàng và
thu tiền của các doanh nghiệp viễn thông so với các doanh nghiệp bán hàng
hóa. Từ đó đưa ra những thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc điểm kinh doanh
của đơn vị.
Tuy nhiên, KSNB đối với hoạt động cung cấp dịch vụ và thu tiền trong
lĩnh vực Bưu chính chưa được đề cập đến trong một đề tài nghiên cứu nào vì
vậy tác giả sẽ đi sâu nghiên cứu về thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ của
chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển
Quy Nhơn nhằm hoàn thiện KSNB chu trình này tại đơn vị góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động và tăng trưởng doanh thu.
Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu tác giả cũng có tham khảo thêm đề
tài “ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng và thu
tiền tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai” luận văn cao học
năm 2011 của tác giả Nguyễn Minh Tiến. Mặc dù không có sự liên quan về
lĩnh vực hoạt động, nhưng đề tài đã mang lại những hữu ích về phương pháp
nghiên cứu cũng như những lý luận về KSNB.
7
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) – một
Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo
tài chính thì: "KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng
quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự
bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” [3, tr2]
Định nghĩa trên có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý đó là quá trình,
con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
* Kiểm soát nội bộ là một quá trình: tức là kiểm soát nội bộ không phải
là một sự kiện hay một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát
hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể
thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được
các mục tiêu của mình.
* Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB là
một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản
lý. Nó được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và
hành động của họ. Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát
và vận hành chúng.
* Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự bảo đảm hợp lý cho các nhà
quản lý trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức chứ không bảo đảm tuyệt
8
đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng
và vận hành hệ thống KSNB đó là sai lầm của con người khi đưa ra các quyết
định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể
vượt khỏi KSNB…
* Các mục tiêu: Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt
được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu
chung cho toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận
trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu các mục tiêu kiểm soát mà đơn vị cần
thiết lập thành ba nhóm sau đây:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả
của việc sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và
đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật
và các quy định.
Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một
mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên. Sự phân chia này
chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với
KSNB của đơn vị; nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của các
cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ, nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu
cầu của các cơ quan quản lý.
Như vậy, KSNB là một chức năng thường xuyên của các doanh nghiệp
và trên cơ sở xác định những rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để
tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề
ra của đơn vị. Vì thế một hệ thống KSNB hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh
được những rủi ro ngoài kỳ vọng; giúp giảm rủi ro thiệt hại đến uy tín và danh
tiếng của doanh nghiệp; đảm bảo việc tuân thủ với các quy định về pháp lý,
9
chính sách và các quy định, thủ tục nội bộ; góp phần duy trì một hệ thống báo
cáo tài chính và quản lý đáng tin cậy.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB của một doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một
cách có hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng
thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện
pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các
bộ phận của doanh nghiệp.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp
vụ và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các
yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.3. Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, cơ cấu KSNB của
doanh nghiệp phải thực hiện được các mục tiêu sau:
- Các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý.
Cơ cấu KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ sách kế toán những
nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn.
Nếu nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, đó có thể là một
nghiệp vụ gian lận, và nó có thể ảnh hưởng làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản
của DN.
10
- Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ.
Các thủ tục KSNB phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ các nghiệp vụ kinh
tế ngoài sổ sách.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn.
Một cơ cấu KSNB đầy đủ phải gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai
số khi tính toán và ghi sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các gian đoạn khác nhau
của quá trình ghi sổ.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
1.1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động
đến ý thức của mọi người trong đơn vị là nền tảng cho các bộ phận khác trong
hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức
và ngược lại nó lại ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên trong tổ chức đó. Môi
trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến
các mục tiêu được thiết lập đến các bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát
nội bộ.
Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố: văn hóa của tổ chức; cam
kết về năng lực, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý; cách thức
phân định quyền hạn và trách nhiệm, chính sách nhân sự; và sự quan tâm, chỉ
đạo của Hội đồng quản trị. Các nhân tố này đều quan trọng trong môi trường
kiểm soát. Nhưng đối với từng doanh nghiệp cụ thể mức quan trọng của mỗi
nhân tố là khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.
11
b. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là một trong những nội dung quan trọng của quản lý.
Thông thường trong các hoạt động của đơn vị có một số công việc rất ít khả
năng xảy ra sai phạm, nhưng đối với một số công việc khác, khả năng xảy ra
thất thoát, lãng phí hoặc sai phạm là rất lớn. Mặt khác vì yêu cầu hiệu quả của
hệ thống kiểm soát, doanh nghiệp không thể tập trung ở mức cao các nguồn
lực để kiểm soát tất cả các khâu hoạt động của đơn vị mà thường chỉ tập trung
nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả
năng xảy ra sai phạm. Để thực hiện tốt cách thức đó, người quản lý phải đánh
giá rủi ro, bao gồm rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát. Đánh giá rủi ro tiềm
tàng là đánh giá khả năng xảy ra sai sót, gian lận nằm ngay trong đặc điểm
hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, như đối với đơn vị xây dựng, thì
khả năng thất thoát vật tư, nguyên vật liệu là lớn hơn những đơn vị chế biến
cá đông lạnh, do các hoạt động của đơn vị xây dựng phải thực hiện bên ngoài
khuôn viên của doanh nghiệp. Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá tính hiệu
quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát để phát hiện ra những khâu kiểm soát
thiếu và yếu không thể kiểm soát có hiệu quả các hoạt động, để tăng cường
nhân lực, vật lực vào các điểm xung yếu của hệ thống, tạo nên sự vững chắc
của hệ thống kiểm soát. Như vậy việc thường xuyên đánh giá rủi ro kiểm soát
sẽ giúp người quản lý đưa ra được các giải pháp kịp thời, hiệu quả điều chỉnh,
củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị một cách thích hợp.
c. Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát được nhà quản lý đơn vị xây dựng để thực hiện các
mục đích KSNB. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại
nghiệp vụ cụ thể và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau giữa các đơn
vị và các nghiệp vụ khác nhau. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập
kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; kiểm
12
tra tính chính xác của số liệu tính toán; kiểm tra chương trình ứng dụng và
môi trường tin học; kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết;
kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán; đối chiếu số liệu nội bộ với số liệu
bên ngoài; so sánh đối chiếu kết quả kiểm kê thực hiện với số liệu trên sổ kế
toán; giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán;
phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát đều được xây dựng trên những nguyên tắc nhất
định đó là phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm và ủy quyền phê chuẩn.
Nguyên tắc phân chia trách nhiệm hợp lý
Một hành vi sai sót hay gian lận chỉ có thể xảy ra khi có những cơ hội
hay điều kiện thuận lợi. Do vậy để hạn chế các sai sót và gian lận, cần hạn chế
tối đa các cơ hội này. Việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng
trong doanh nghiệp vì vậy cần phải được xem xét cách nghiêm túc và được
coi như một loại kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện hiệu quả. Bởi
lẽ, phân chia trách nhiệm hợp lý là không để một cá nhân hay một bộ phận
nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối, sẽ
làm giảm thiểu các cơ hội dẫn đến sai sót và gian lận cũng như giúp phát hiện
ra các sai sót, gian lận này trong quá trình tác nghiệp. Hơn nữa, việc phân
công phân nhiệm còn có tác dụng giúp cho nguyên tắc bất kiêm nhiệm được
thực hiện tốt hơn.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có
liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Nguyên tắc cũng đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc,
việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc. Nguyên tắc bất kiêm
nhiệm yêu cầu:
- Phải tách biệt chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản.
13
- Phải tách biệt chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: tức là
không để người ghi chép sổ sách kế toán lại kiêm luôn việc bảo quản các tài
sản này.
- Phải tách biệt chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng kế toán tức
là không để người có thẩm quyền xét duyệt, đồng ý cho phép thực hiện kiêm
luôn việc ghi sổ kế toán.
Nguyên tắc này xuất phát từ yêu cầu tự kiểm soát mà sự kiêm nhiệm dẫn
đến gian lận khó phát hiện. Thậm chí một số trách nhiệm còn đòi hỏi không
những không kiêm nhiệm mà còn không có quan hệ gia đình với nhau. Chẳng
hạn, lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán các đơn vị
quốc doanh, công ty hợp doanh, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng kinh phí
nhà nước, đoàn thể không được bố trí người thân trong gia đình (bố, mẹ, vợ,
chồng, con) làm công tác tài chính kế toán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Người quản lý đơn vị không thể và cũng không nên giải quyết mọi vấn
đề trong đơn vị, mà thực hiện sự ủy quyền cho cấp dưới. Theo sự ủy quyền
của các nhà quản lý cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số
công việc trong một phạm vi nhất định. Tuy nhiên, người quản lý đơn vị vẫn
phải chịu trách nhiệm về công việc đó nhưng vẫn phải duy trì một sự kiểm tra
nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn
tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mất
đi tính tập trung của đơn vị.
d. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị, bao gồm hệ
thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ
thống bảng tổng hợp cân đối kế toán. Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính
toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không
14
những cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm
soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập
xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị
không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng lãng phí. Kế toán cũng thực hiện
việc giám sát bằng nhiều lĩnh vực hoạt động trong đơn vị như cung cấp, sản
xuất tiêu thụ bằng cách ghi chép, tính toán và phân tích kết quả kinh doanh
từng thời kỳ.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo thực hiện các mục tiêu
kiểm soát chi tiết như: tính có thực của nghiệp vụ, sự phê chuẩn hợp lý, tính
đầy đủ, sự đánh giá tính toán chính xác, tính kịp thời.
Tóm lại hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB
của đơn vị, điều đó được thể hiện thông qua tính kiểm soát của hệ thống kế
toán qua ba yếu tố: chứng từ, số sách và báo cáo.
Lập chứng từ: Số liệu kế toán chỉ chính xác và đáng tin cậy nếu ngay từ
khâu đầu tiên được thực hiện một cách nghiêm túc và có chất lượng. Mọi
nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trong chứng từ. Chứng từ phản ánh
nguyên hình nghiệp vụ phát sinh.
Mọi nghiệp vụ thu chi nhập xuất tài sản đều dựa trên chứng từ có chữ ký
duyệt của người có thẩm quyền, thể hiện việc sử dụng tài sản đúng mục đích
của đơn vị, các chứng từ thu-chi, nhập-xuất xác nhận người tiếp tục chịu quản
lý hay sử dụng tài sản. Điều này phục vụ cho việc tiếp tục theo dõi tài sản,
chống thất thoát hay lãng phí.
Quá trình lập và luân chuyển chứng từ thể hiện các bước kiểm soát của
người có thẩm quyền và sự kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện
nghiệp vụ.
Các chứng từ được đánh số trước, được lưu lại một liên cho người lập và
có chữ ký của người lập để xác định trách nhiệm của người lập trong việc
15
kiểm soát chính quá trình lập chứng từ, tránh viêc lập chứng từ giả, lập chứng
từ bổ sung để hợp thức hóa gian lận…
Ngoài ra, một chế độ kiểm kê tài sản định kỳ đươc thực hiện nghiêm túc
và xử lý đúng đắn các sai biệt giữa thực tế và sổ sách là một công cụ kiểm
soát quan trọng. Một mặt, nó đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán với
tài sản. Mặt khác nó phát hiện kịp thời các gian lận và sai sót, bảo vệ tài sản
đơn vị và nâng cao trách nhiệm người bảo vệ tài sản.
Hệ thống sổ sách kế toán là giai đoạn chủ yếu của quá trình xử lý số liệu
kế toán. Qua đó các dữ liệu kế toán trên chứng từ vốn rất phân tán được ghi
chép phân loại, tổng hợp, tính toán…để chuẩn bị hình thành các thông tin
tổng hợp trên báo cáo kế toán. Vai trò của hệ thống sổ sách kế toán trong
KSNB là bảo đảm cung cấp thông tin tài chính được phân loại và tổng hợp tin
cậy cho công tác quản lý đơn vị, đóng vai trò lưu giữ thông tin một cách hệ
thống, làm trung gian cho báo cáo kế toán và chứng từ kế toán tạo thành cơ sở
cho mọi sự kiểm tra, truy cập lại chứng từ của mọi số liệu trên báo cáo kế
toán, hệ thống sổ kế toán chi tiết góp phần quan trọng trọng việc bảo vệ tài
sản, cung cấp số liệu chi tiết cho việc điều hành hoạt động cụ thể. Hệ thống sổ
sách kế toán thường được chia làm hai bộ phận là hệ thống sổ kế toán tổng
hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý cúa từng đối tượng.
Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của một quá trình xử lý thông tin
kế toán. Các số liệu kế toán trên các sổ sách sẽ được tổng hợp, cân đối thành
các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Báo cáo kế toán có một vai trò quan trọng
trong hệ thống kế toán đối với mục tiêu cung cấp số liệu thông tin chính xác
cho quản lý. Số liệu kế toán khi được thể hiện trên báo cáo tài chính không
chỉ đơn thuần là sự mang sang của sổ sách kế toán mà còn phải chú ý đến vấn
đề phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh
của đơn vị dựa trên các chuẩn mực về việc lập báo cáo tài chính.
