Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng.
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.12 MB, 95 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYỄN THỊ HẢI
TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
DỆT MAY HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số :
60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN
Đà Nẵng - Năm 2014
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu , kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn
Nguyễn Thị Hải
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 3
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 3
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 3
5. Bố cục của đề tài ................................................................................... 4
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 4
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP ...................... 9
1.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ................................................ 9
1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ ........................................................... 9
1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................... 11
1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB .......................................... 12
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN ........... 14
1.2.1. Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền.................................... 14
1.2.2. KSNB chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp ............. 16
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1................................................................................ 29
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY
HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG .............................................................................. 30
2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA KHÁNH
ĐÀ NẴNG....................................................................................................... 30
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ................................................ 30
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ................................ 31
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán của Công ty .......................................... 35
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA
KHÁNH ĐÀ NẴNG ....................................................................................... 39
2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát .................................................................... 39
2.2.2. Hệ thống thông tin kế toán phục vụ chu trình bán hàng-thu tiền
tại công ty ................................................................................................ 45
2.2.3. Quy trình kiểm soát thực tế chu tr nh án hàng - thu tiền tại
Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng.............................................. 48
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY ......................................... 65
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2................................................................................ 67
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT
MAY HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG ................................................................... 68
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN ................................................................. 68
3.2. GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY
HÒA KHÁNH ĐÀ NẴNG ............................................................................. 68
3.2.1. Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát ................................................. 68
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng - thu tiền ................................................................................... 70
3.2.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát ........................................................ 71
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3................................................................................ 84
KẾT LUẬN .................................................................................................... 85
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 87
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO).
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
KSNB
: Kiểm soát nội bộ
SXKD
: Sản xuất kinh doanh
KH
: Khách hàng
ĐĐH
: Đơn đặt hàng
BGĐ
: Ban giám đốc
XDCB
: Xây dựng cơ ản
TGĐ
: Tổng giám đốc
GTGT
: Giá trị gia tăng
TK
: Tài khoản
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số ảng
Tên ảng
Trang
Bảng 3.1
Mẫu đơn đặt hàng
72
Bảng 3.2
Bảng kê tiếp nhận h a đơn án hàng
74
Bảng 3.3
Bảng đối chiếu số lƣợng hàng tiêu thụ
76
Bảng 3.4
Báo cáo doanh thu tiêu thụ
77
Bảng 3.5
Bảng tổng hợp hàng ị trả lại
78
Bảng 3.6
Báo cáo t nh h nh công nợ khách hàng
79
Bảng 3.7
Bảng phân tích t nh h nh nợ phải thu khách
81
hàng
Bảng 3.8
Số ghi chép tiền khách hàng thanh toán qua
83
ngân hàng
Bảng 3.9
Bảng theo dõi thanh toán tiền hàng
84
DANH MỤC CÁC HÌNH
Số h nh
Tên hình
Trang
Hình 2.1
Sơ đồ tổ chức ộ máy quản lý của công ty
32
Hình 2.2
Sơ đồ ộ máy kế toán tại công ty
35
Hình 2.3
Tr nh tự ghi sổ theo h nh thức chứng từ ghi sổ
39
Hình 2.4
Sơ đồ kiểm soát xét duyệt đơn đặt hàng
49
Hình 2.5
Sơ đồ kiểm soát xét duyệt án chịu
51
Hình 2.6
Thủ tục lập và lƣu chuyển H a đơn GTGT
53
Hình 2.7
Thủ tục lập, lƣu chuyển phiếu thu (tiền án hàng)
63
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay với sự phát triển của đất nƣớc và xu thế hội nhập toàn cầu đã
mở ra nhiều cơ hội, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nƣớc lớn mạnh
song n cũng tạo ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp, uộc các doanh
nghiệp phải luôn thay đổi cho phù hợp với t nh h nh mới. Trong ối cảnh đ
các doanh nghiệp n i chung và doanh nghiệp dệt may n i riêng, để đạt đƣợc
hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không
chỉ quan tâm đến năng suất lao động mà cần chú trọng đến hiệu quả của công
tác quản lý, phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới công nghệ
để ắt kịp với sự phát triển của xã hội. Để thực hiện tốt điều này th việc thiết
lập và duy tr một hệ thống kiểm soát nội ộ trong đơn vị là một nhiệm vụ
cần thiết.
Kiểm soát nội ộ là công cụ quản lý do chính ngƣời quản lý đơn vị xây
dựng để phục vụ cho mục đích quản lý của m nh. Trong phạm vi cơ sở, kiểm
soát nội ộ là việc tự kiểm tra và giám sát mọi hoạt động trong tất cả các khâu
của quá tr nh quản lý. Nhằm đảm ảo cho các hoạt động đúng pháp luật và
đạt đƣợc các kế hoạch, mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất và ảo đảm sự tin
cậy của áo cáo tài chính. Một hệ thống kiểm soát nội ộ vững mạnh sẽ đem
lại cho doanh nghiệp các lợi ích nhƣ giảm ớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong
sản xuất kinh doanh (sai s t vô t nh gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế
hoạch, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm...); ảo vệ tài sản không ị
thất thoát, hƣ hỏng hay sử dụng sai mục đích; đồng thời đảm ảo quản lý, sử
dụng tôi ƣu các nguồn lực; kế hoạch, mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất và
ảo đảm sự tin cậy, tính chính xác của các số liệu kế toán và của Báo cáo tài
chính. Đảm ảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng nhƣ các
2
quy định của luật pháp, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đông và gây dựng
lòng tin đối với họ.
Công tác kiểm soát nội ộ chu tr nh án hàng - thu tiền đặc iệt c ý
nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp, tổ chức. Bởi chu tr nh án hàng thu tiền đƣợc xem là chu tr nh cuối cùng của quá tr nh sử dụng kinh doanh
của doanh nghiệp. N không những đánh giá hiệu quả của các chu tr nh trƣớc
đ nhƣ chu tr nh tiền, tiếp nhận - hoàn trả vốn, mua hàng và thanh toán…
mà còn đánh giá hiệu quả của toàn ộ quá tr nh kinh doanh của doanh của
doanh nghiệp.
Công ty cổ phần dệt may Hoà Khánh - Đà Nẵng là doanh nghiệp nhà
nƣớc, công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm dệt may; kinh
doanh xuất nhập khẩu các sản phẩm dệt may, phụ liệu, phụ tùng, hoá chất,
thuốc nhuộm, thiết bị dùng trong ngành dệt ma
y, các mặt hàng tiêu dùng khác.Cũng giống nhƣ các doanh nghiệp dệt
may khác, là công ty sản xuất và thƣơng mại nên phát sinh rất nhiều nghiệp
vụ bán hàng - thu tiền. Do đ , công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền đặc biệt c ý nghĩa trong hoạt động kinh doanh. Vì nó bảo đảm cho
hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp đƣợc diễn ra suôn sẻ, đúng theo mục tiêu
kiểm soát mà doanh nghiệp đặt ra. Ngoài ra, kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng - thu tiền có ảnh hƣởng sâu sắc đến việc đánh giá công tác sử dụng hiệu
quả đồng vốn của doanh nghiệp, cũng nhƣ đảm bảo cung cấp kịp thời, chính
xác và trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định
của nhà quản trị. Do đ , kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền một
cách có hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
phát triển, nó sẽ giúp nhà quản trị ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót và
kiểm soát chặt chẽ hơn.
Việc tăng cƣờng kiểm soát nội bộ đối với bán hàng - thu tiền vừa bảo
3
đảm tuân thủ các qui định của Nhà nƣớc, vừa phù hợp với chuẩn mực Kế toán
Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý của ngành là một yêu cầu mang
tính cấp thiết hiện nay.
V vậy, tôi chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng” làm đề
tài nghiên cứu.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Phân tích công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại
Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng. Từ đ , tìm ra những hạn chế
còn tồn tại, trên cơ sở đ đƣa ra những giải pháp thích hợp để tăng cƣờng kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền cho Công ty.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Tìm hiểu và đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu
tiền tại Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng.
Phạm vi nghiên cứu
Không gian nghiên cứu:
Phạm vi nghiên cứu của luận văn đƣợc giới hạn ở toàn bộ Công ty cổ
phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng có trụ sở tại Lô B - Đƣờng số 9 - Khu
công nghiệp Hoà Khánh - Quận Liên Chiểu - Thành phố Đà Nẵng.
Giới hạn nghiên cứu:
Phạm vi nghiên cứu của luận văn đƣợc giới hạn ở công tác kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thu thập đƣợc dữ liệu cần nghiên cứu tôi đã sử dụng các phƣơng
pháp: quan sát, nghiên cứu tài liệu, phân tích, ..để làm rõ vấn đề cần nghiên
cứu, từ đ đƣa ra các giải pháp.
4
5. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình
vẽ, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền của
doanh nghiệp
Chƣơng 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng
Chƣơng 3: Giải pháp nhằm tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng - thu tiền của Công ty cổ phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Ngày nay, kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong hoạt
động kinh tế của các doanh nghiệp. Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động
của đơn vị mình hữu hiệu và hiệu quả, áo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ
pháp luật và các quy định. Tuy nhiên, luôn tiềm ẩn rủi ro là có những yếu
kém hoặc sai phạm do các nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay ên thứ ba thực
hiện gây ra thiệt hại hay giảm hiệu quả hoạt động của tổ chức. Việc xây dựng
hệ thống kiểm soát nội bộ là một trong những biện pháp rất quan trọng vì
chúng giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn
thất, nâng cao hiệu quả nhằm giúp tổ chức đạt đƣợc các mục tiêu. Ở Việt Nam
hiện nay là đa số các doanh nghiệp chƣa nhận thức rõ tầm quan trọng của
kiểm soát nội bộ hoặc chƣa xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Kiểm soát nội bộ cũng là một nội dung quan tâm của các kiểm toán viên
khi thực hiện kiểm toán hoạt động, kiểm toán báo cáo tài chính hay kiểm toán
tuân thủ.
Kiểm soát nội ộ là những phƣơng pháp và chính sách đƣợc thiết kế để
ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai s t, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và
nhằm đạt đƣợc sự tuân thủ các chính sách và quy tr nh đƣợc thiết lập. Thông
5
thƣờng, khi công ty phát triển lên th lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội
ộ cũng trở nên to lớn hơn v ngƣời chủ công ty sẽ gặp nhiều kh khăn hơn
trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm
giám sát trực tiếp của ản thân.
Đối với những công ty mà c sự tách iệt lớn giữa ngƣời quản lý và cổ
đông, một hệ thống kiểm soát nội ộ vững mạnh sẽ g p phần tạo nên sự tin
tƣởng cao của cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội ộ vững
mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và
điều này rất quan trọng đối với công ty c nhà đầu tƣ ên ngoài. Các nhà đầu
tƣ sẽ thƣờng trả giá cao hơn cho những công ty c rủi ro thấp hơn.
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp cũng
là một nội dung hết sức quan trọng vì chu trình bán hàng - thu tiền là chu trình
tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, nó ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các nghiên cứu trƣớc đây đã nghiên cứu
rất nhiều về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, tùy theo từng loại hình sản
xuất kinh doanh của công ty mà chúng ta có thể xây dựng các chu trình của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Công ty mà tác giả muốn đề cập đến là công ty sản
xuất và thƣơng mại. Vì vậy, tác giả nghiên cứu sâu vào chu trình bán hàng và
thu tiền của kiểm soát nội bộ . Hiện nay, nghiên cứu về vấn đề này c các đề
tài mà tác giả tham khảo nhƣ sau :
Đề tài của tác giả Bùi Minh Nam (2010): “Tăng cƣờng kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Kim khí miền Trung” - Luận
văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.
Luận văn đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền tại đơn vị, chỉ ra mặt đã đạt đƣợc và những vấn đề còn hạn chế của
công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty. Từ đ , đề
xuất những giải pháp nhằm tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng -
6
thu tiền tại đơn vị nhằm giảm thiểu những sai sót, gian lận để góp phần vào sự
phát triển của Công ty.
Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phƣơng Thảo (2010): “ Tăng cƣờng kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn thông Quảng Ngãi ” Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà
Nẵng. Đề tài này tác giả đã sử dụng các phƣơng pháp phân tích, so sánh, đối
chiếu, chứng minh... để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu. Tác giả đã nêu đƣợc
một số đặc thù trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp viễn thông có ảnh
hƣởng đến công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. Ngoài ra,
tác giả đi sâu vào nghiên cứu, phân tích thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng và thu tiền, chỉ rõ những hạn chế còn tồn tại trong đơn vị. Từ
đ , tác giả đã đƣa ra những giải pháp nhằm tăng cƣờng kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng và thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi. Nhƣng luận văn chỉ
chủ yếu tập trung nghiên cứu hoạt động cung cấp dịch vụ và thu cƣớc viễn
thông .
Đề tài của tác giả Phan Thị Mỹ Liên (2011) : “Tăng cƣờng kiểm soát nội
bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại công ty cổ phần gạch men
Cosevco 75 B nh Định” - Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành
kế toán, Đại học Đà Nẵng. Luận văn nghiên cứu tình hình kiểm soát nội bộ,
đƣa ra những mặt yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội bộ tại đơn vị, từ đ
đƣa ra những giải pháp tăng cƣờng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với doanh
thu và thu tiền tại đơn vị.
Đề tài của tác giả Phan Thị Diệp Anh (2012): “Hoàn thiện kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dịch vụ hàng không
Masco” - Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại
học Đà Nẵng. Luận văn tổng hợp các lý luận liên quan đến kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền. Nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội
7
bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần dịch vụ hàng không
Masco, qua đ đƣa ra các giải pháp nhằm tăng cƣờng kiểm soát nộ bộ tại
Công ty.Tuy nhiên, hạn chế của đề tài chủ yếu là đi sâu nghiên cứu kiểm soát
hoạt động kinh doanh suất ăn tàu ay, vận tải hành khách và kinh doanh bách
hóa tổng hợp.
Đề tài của tác giả Đỗ Thị Thanh Lan (2012) : “Tăng cƣờng kiểm soát nội
ộ chu tr nh án hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Pymepharco” - Luận văn
thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Luận
văn đã đi sâu nghiên cứu đƣợc thực trạng công tác kiểm soát nội ộ chu tr nh
án hàng thu tiền để đƣa ra những hạn chế và trên cơ sở đ tác giả đã đƣa ra
giải pháp nhằm tăng cƣờng kiểm soát nội ộ chu tr nh án hàng và thu tiền áp
dụng tại công ty nhƣ : Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn đặt
hàng; thủ tục kiểm soát công tác thẩm định khách hàng , công tác lập h a đơn
và giao hàng , ghi nhận doanh thu , nợ phải thu và hoàn thiện thủ tục kiểm
soát thu tiền án hàng .
Đề tài của tác giả Trần Thị Thu Phƣờng (2013) : “Tăng cƣờng kiểm soát
nội ộ chu tr nh án hàng và thu tiền tại Công ty Sữa đậu nành Việt Nam Vinasoy” - Luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại
học Đà Nẵng. Đề tài nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội ộ chu
tr nh án hàng thu tiền để đƣa ra những hạn chế và trên cơ sở đ tác giả đã
đƣa ra giải pháp nhằm tăng cƣờng kiểm soát nội ộ chu tr nh án hàng và thu
tiền áp dụng tại công ty nhƣ sau : Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát , hệ thống
thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội ộ cũng nhƣ hoàn thiện công tác
kiểm soát nội ộ chu tr nh án hàng thu tiền tại Công ty.
Nhìn chung, hầu hết các luận văn nghiên cứu lĩnh vực hệ thống kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đều nhằm mục đích đƣa ra những
vấn đề về rủi ro và những sai sót còn tồn tại trong đơn vị, và từ những vấn đề
8
đã nghiên cứu đƣợc, các tác giả đã đƣa ra những giải pháp nhằm tăng cƣờng
kiểm soát chu trình này ở các công ty.
Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh Đà Nẵng là một công ty có kênh phân
phối lớn, doanh thu cao nên cần phải kiểm soát chặt chẽ nhƣng chƣa c đề tài
nghiên cứu về vấn đề này. Do đ , luận văn sẽ tập trung nghiên cứu vấn đề
“Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ
phần dệt may Hòa Khánh Đà Nẵng”.
9
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG - THU TIỀN CỦA DOANH NGHIỆP
1.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ
Theo quan điểm của Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về việc
chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO - Committee of Sponsoring
Organization): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản
lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, n đƣợc thiết lập để cung
cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu: Sự hữu hiệu và hiệu
quả của hoạt động; Sự tin cậy của báo cáo tài chính; Sự tuân thủ pháp luật và
các quy định”.
Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lƣu ý, đ là:
quá trình, con ngƣời, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không phải là một sự
kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ
phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong
hoạt động của tổ chức. KSNB sẽ hữu hiệu khi nó đƣợc xây dựng nhƣ một
bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt
động của tổ chức.
- Con người: KSNB đƣợc thiết kế và vận hành bởi con ngƣời, đ là
Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị.
KSNB là một công cụ đƣợc nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế đƣợc
cho nhà quản lý. Tuy nhiên, không phải lúc nào con ngƣời cũng hiểu rõ, trao
đổi và hành động một cách nhất quán. Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức
với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau. Một hệ thống
10
KSNB chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách
nhiệm và quyền hạn của mình. Do vậy, để KSNB hữu hiệu cần phải xác
định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng của từng thành
viên để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức.
- Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
cho nhà quản lý trong việc đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức chứ không thể
đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá
trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB nhƣ: sai lầm của con ngƣời
khi đƣa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của
nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên
hệ thống KSNB...
- Các mục tiêu: mỗi đơn vị thƣờng có các mục tiêu kiểm soát cần đạt
đƣợc để từ đ xác định các chiến lƣợc cần thực hiện. Đó có thể là mục
tiêu chung của toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ
phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị ra thành ba
nhóm:
+ Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu
quả của việc sử dụng các nguồn lực.
+ Nhóm mục tiêu về BCTC: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và
đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp.
+ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: đơn vị phải tuân thủ pháp luật và các
quy định.
Sự phân chia các nhóm mục tiêu nhƣ trên chỉ có tính tƣơng đối vì
một mục tiêu cụ thể có thể xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục
tiêu trên. Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối
tƣợng khác nhau đối với hệ thống KSNB của đơn vị.
11
1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo định nghĩa trên th hệ thống KSNB đƣợc thiết lập nhằm mục đích
cuối cùng là kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp để ngăn chặn gian
lận, tránh rủi ro, sai sót và hoạt động có hiệu quả. Vậy mục tiêu của hệ thống
KSNB gồm những nội dung sau:
- Mục tiêu về hiệu quả: Mục tiêu này c nghĩa là hệ thống kiểm soát nội
bộ phải hƣớng tới việc tối đa h a hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp thông qua việc sử dụng hợp lý nhất các tài sản và các nguồn lực
khác đồng thời giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro, thua lỗ. Với mục tiêu
này, hệ thống kiểm tra nội bộ phải đƣợc xây dựng sao cho toàn bộ nhân viên
của doanh nghiệp sẽ nỗ lực đạt đƣợc các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các
phƣơng thức có hiệu quả nhất, hạn chế các chi phí vƣợt mức ngoài mong
muốn và không đặt quyền lợi khác lên trên lợi ích của doanh nghiệp.
- Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp: Một
hệ thống kiểm soát nội bộ phải đƣa ra đƣợc các biện pháp nhằm đánh giá các
loại hình rủi ro có khả năng gây ảnh hƣởng đến các hoạt động của doanh
nghiệp. Đồng thời, n cũng phải đảm bảo sự tƣơng xứng giữa những rủi ro
với mức vốn, với phạm vi, qui mô hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống
kiểm soát nội bộ cũng nhằm vào việc bảo vệ tài sản và các nguồn lực của
doanh nghiệp trƣớc những hành vi chiếm đoạt không hợp lệ, sử dụng trái
phép hoặc chống mất mát để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động an toàn, có
hiệu quả.
- Mục tiêu về thông tin tài chính-kế toán: Mục tiêu này c nghĩa là hệ
thống KSNB tốt phải bảo đảm cho hệ thống thông tin báo cáo của doanh
nghiệp phải chính xác, trung thực, hợp lý, hợp pháp, và cập nhật đầy đủ để
doanh nghiệp có thể đƣa ra đƣợc các quyết định, chính sách kịp thời, đúng
đắn và có hiệu quả. Cụ thể hơn, hệ thống kiểm soát nội bộ phải bảo đảm sự
12
tin cậy, chính xác, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh, các quyết toán,
báo cáo tài chính hằng năm, các hồ sơ, sổ sách kế toán khác, các báo cáo giải
tr nh trƣớc cổ đông, các cơ quan quản lý, các đối tác... để khi các thông tin
này đƣợc gửi tới Hội đồng quản trị, Ban điều hành, cổ đông, cơ quan quản lý
giám sát... thì những ngƣời nhận thông tin này có thể đƣa ra đƣợc các quyết
định chính xác.
- Mục tiêu tuân thủ: Tức là hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo cho
toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp theo đúng pháp luật, phù hợp với yêu cầu
của việc giám sát cũng nhƣ phù hợp với các nguyên tắc, quy trình, quy định
nội bộ của doanh nghiệp.
1.1.3. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB
Theo COCO, KSNB bao gồm 5 bộ phận hợp thành: Môi trƣờng kiểm
soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám
sát.
a. Môi trường kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức, tác
động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trƣờng
kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận (thành phần) còn lại của hệ thống
KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Nó
thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung
thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành ….
b. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể
đe dọa đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức, nhƣ mục tiêu bán hàng,
sản xuất, marketing, tài chính và các hoạt động khác sao cho tổ chức đạt đƣợc
mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động.
c. Hoạt động kiểm soát
13
Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho
các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện, là các hành động cần thiết thực
hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong
một đơn vị. Hoạt động kiểm soát bao gồm:
- Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho
việc thực hiện các thủ tục kiểm soát.
- Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách
kiểm soát.
d. Thông tin và truyền thông
- Thông tin: Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải
có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (trong đ
có trách nhiệm kiểm soát). Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải đƣợc
xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên một cách
kịp thời và thích hợp. Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo
cáo, trong đ chứa đựng những thông tin tài chính, hoạt động hay tuân thủ,
giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp. Một thông
tin có thể đƣợc dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau, nhƣ để lập BCTC, để
xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định hay đƣợc dùng để điều hành
hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Truyền thông: là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết
tới các bên có liên quan cả trong lẫn ngoài doanh nghiệp. Bản thân mỗi hệ
thống thông tin đều có chức năng truyền thông, bởi có nhƣ vậy thì những
thông tin đã đƣợc thu thập và xử lý mới có thể đến đƣợc với các đối tƣợng có
nhu cầu để giúp họ thực hiện đƣợc trách nhiệm của mình.
e. Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lƣợng của hệ thống KSNB theo thời
14
gian. Những khiếm khuyết của hệ thống KSNB càn đƣợc phát hiện kịp thời để
có biện pháp khắc phục. Giám sát bao gồm: Giám sát thƣờng xuyên và giám
sát định kỳ.
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN
1.2.1. Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền
a. Nội dung của chu trình bán hàng - thu tiền
Chu trình bán hàng - thu tiền gồm các quyết định và các quá trình cần
thiết cho sự chuyển nhƣợng quyền sỡ hữu hàng hoá và dịch vụ cho khách
hàng sau khi chúng đã sẵn sàng chờ bán. Chu trình bắt đầu bằng một đơn đặt
hàng của khách hàng và chấm dứt bằng sự chuyển đổi sản phẩm, hàng hóa
hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền. Vậy, chu
trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng
hóa, dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách
hàng.
Nguyên tắc để ghi nhận doanh thu trong chu trình bán hàng và thu tiền:
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 - Doanh thu của doanh nghiệp đƣợc
ghi nhận khi thõa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền
sở hữu sản phẩm, hàng h a cho ngƣời mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý nhƣ ngƣời sở hữu sản
phẩm, hàng hóa hoặc quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hóa.
- Doanh thu đƣợc xác định tƣơng đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp sẽ thu hoặc đã thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán
hàng.
- Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
b.Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền
15
Theo định nghĩa trên, thì ta có thể khái quát hai chức năng chính của chu
trình bán hàng - thu tiền đ chính là cung cấp, thực hiện công việc bán sản
phẩm cho khách hàng và chức năng theo dõi thanh toán. Trong đ
ao gồm
các chức năng cụ thể sau:
- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu.
- Triển khai, thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng.
- Chuẩn bị hàng giao.
- Giao hàng ( lập phiếu xuất kho, xuất kho, vận chuyển)
- Lập h a đơn.
- Nhận tiền ( nếu khách hàng trả tiền ngay)
- Ghi sổ doanh thu, ghi sổ tiền mặt, ghi sổ khoản phải thu (nếu khách
hàng chƣa thanh toán ngay). Và chuẩn bị lập báo cáo.
c. Mục đích của chu trình bán hàng - thu tiền
Mục đích thiết yếu của chu trình bán hàng- thu tiền là để tạo điều kiện
thuận lợi cho việc trao đổi sản phẩm hay dịch vụ đến khách để thu tiền.
Những mục tiêu điển hình trong mục đích khái quát này là:
- Ghi lại đơn đặt hàng nhanh chóng và chính xác.
- Lập danh sách các khách hàng thích hợp đƣợc hƣởng ƣu đãi tín dụng.
- Giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ đúng theo thỏa thuận.
- Bảo quản hàng h a đến khi giao hàng cho khách hàng.
- Xuất h a đơn đúng lúc và đúng cách.
- Ghi h a đơn chính xác.
- Ghi nhận doanh thu và khoản phải thu chính xác vào tài khoản, sổ sách.
- Theo dõi, quản lý các khoản phải thu chƣa thu đƣợc.
16
1.2.2. KSNB chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp
a. Mục tiêu kiểm soát đối với chu trình bán hàng - thu tiền
Bán hàng - thu tiền là một chu trình rất quan trọng đối với mọi doanh
nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, bởi vì nó là hoạt động thƣờng xuyên,
c liên quan đến tài sản và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Vì vậy, cần có những mục tiêu kiểm soát đặt ra đối với chu trình bán
hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Những mục tiêu kiểm soát nhƣ sau:
- Doanh thu đƣợc ghi sổ là phải có thật, dựa trên những minh chứng hợp
lý và c căn cứ (tính có thật)
- Các nghiệp vụ án hàng trƣớc khi thực hiện phải đƣợc phê chuẩn đúng
đắn (sự phê chuẩn)
- Các nghiệp vụ bán hàng phải đƣợc ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ)
- Doanh thu ghi sổ phải đƣợc tính đúng và ghi sổ chính xác (sự đánh giá)
- Các nghiệp vụ bán hàng phải đƣợc phân loại đúng đắn (sự phân loại)
- Doanh thu phải đƣợc ghi sổ, phản ánh đúng lúc (đúng kỳ)
- Các khoản phải thu khách hàng phải đƣợc tính toán và ghi sổ chính
xác, đƣợc phân loại theo từng khách hàng (sự đánh giá và sự phân loại)
- Các nghiệp vụ bán hàng phải đƣợc chuyển sổ và đƣợc tổng hợp chính
xác.
- Khoản phải thu phải đƣợc quản lý chặt chẽ sao cho có thể thu hồi đƣợc
nợ nhanh chóng và không thất thoát.
b. Những rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền
* Rủi ro về nhận đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng có thể đƣợc chấp nhận mà
có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng
không đƣợc phê duyệt. Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ doanh
nghiệp không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp. Ngƣời không có
nhiệm vụ nhận đơn đặt hàng lại nhận.
17
* Rủi ro về tín dụng: Nhân viên bán hàng có thể tự ý chấp nhận quá
nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và
do đ làm cho doanh nghiệp phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
* Rủi ro về giao hàng: Công ty có thể giao cho khách hàng số lƣợng
hàng hoặc quy cách hàng hóa không chính xác làm cho khách hàng phàn nàn,
không chấp nhận hàng hoá đã giao, vì vậy khách hàng có thể đòi trả lại hàng
hoặc đòi giảm giá hàng bán dẫn đến công ty bị thiệt hại do những chi phí đ
gây ra. Rủi ro giao hàng cũng c thể là nhân viên bán hàng cam kết một lịch
giao hàng mà nhà máy sản xuất của công ty không thể đáp ứng đƣợc dẫn đến
không thể giao hàng đúng thời hạn nhƣ đã cam kết với khách hàng.
* Rủi ro về lập hóa đơn: Rủi ro do nhân viên lập h a đơn c thể quên lập
một số h a đơn cho hàng đã giao, lập sai h a đơn hoặc lập một h a đơn thành
hai lần hoặc lập h a đơn khống trong khi thực tế không giao hàng.
* Rủi ro về thanh toán: Rủi ro này có thể xảy ra khi kế toán không ghi sổ
hoặc ghi chậm số tiền mà khách hàng đã thanh toán, hoặc ghi sai khách hàng
đã thanh toán. Rủi ro về thu tiền cũng c thể là do thủ quỹ hoặc nhân viên thu
ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trƣớc khi khoản tiền mặt
đ đƣợc ghi nhận doanh thu.
c. Tổ chức thông tin phục vụ KSNB chu trình bán hàng - thu tiền
* Tổ chức hệ thống chứng từ
Để hệ thống chứng từ trong chu trình bán hàng - thu tiền phản ánh các
thông tin nghiệp vụ kinh tế chính xác nhất thì doanh nghiệp phải tổ chức một
hệ thống chứng từ khoa học, hợp lý. Việc sắp xếp, phân loại, tiếp nhận, xử lý
và xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ là rất quan trọng đối với doanh
nghiệp và cũng chính là thủ tục kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Thông tin
số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng để ghi sổ kế toán. Tính
trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính
18
trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong chu trình bán hàng - thu tiền
phản ánh vào chứng từ kế toán c ý nghĩa quyết định đối với chất lƣợng công
tác kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình này tại doanh nghiệp. Cần phải
đảm bảo rằng các chứng từ lập ra đúng theo qui định của chế độ kế toán và
quy định của doanh nghiêp, các chứng từ phải phản ánh trung thực các thông
tin, phải c đầy đủ chữ ký của ngƣời lập chứng từ, ngƣời ký duyệt, ngƣời có
thẩm quyền hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền. Để đảm bảo việc luân chuyển chứng
từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ
phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục, những
chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.Các chứng từ đƣợc sử
dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền gồm:
- Đơn đặt hàng của khách hàng.
- Lệnh bán hàng.
- Phiếu xuất kho.
- Vận đơn, h a đơn vận chuyển.
- H a đơn án hàng, hoặc h a đơn GTGT.
- Các chứng từ liên quan đến việc phê chuẩn bán chịu, chiết khấu thƣơng
mại, giảm giá hàng bán, chấp nhận hàng bán bị trả lại.
- Hóa đơn hàng án trả lại của bên mua, h a đơn điều chỉnh các khoản
giảm trừ doanh thu, biên bản trả lại hàng.
- Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, séc thanh toán, thƣ tín dụng
(trong trƣờng hợp xuất khẩu hàng hóa).
* Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
Tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản đƣợc sử dụng trong chu trình bán
hàng-thu tiền gồm:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
