Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LICOGI 18

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Lời nói đầu
Nn kinh t VIT NAM hin nay l nền kinh tế thị tr ờng cạnh tranh gay
gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thỡ đòi hỏi mỗi doanh nghiệp
phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò cc kỡ quan trng và ảnh hởng rt
lớn tới sự tồn tại v phỏt tri n của mỗi doanh nghiệp, Trong thi gian thc tp
ti cụng ty U T PHT TRIN LICOGI 18,em nhn thy c cu t chc
qun lý ti cụng ty mt s hn ch nht nh,nờn em chn đề tài: "Hoàn thiện
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty U T PHT TRIN LICOGI
18 " làm đề tài cho chuyên đề thực tập của mình. Với mong muốn tìm hiểu và
đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công
ty.
õy là một đề tài khó, cn sự hiểu biết sâu rộng về lý thuyết v kinh nghiệm
thực tế. Vì vậy, chắc chắn chuyên đề của em còn rt nhiều thiếu sót, rất mong
đợc ý kiến đóng góp của cô để chuyên đề của em đợc hoàn thiện hn .
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Chơng 1: lý luận chung về C CU T CHC bộ máy
quản lý.
I. tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý.
1.1. Các khái niệm:
- Tổ chức:
Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các
yếu tố sản xuất.
Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân,
quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra.
Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các

hoạt động khác nhau của tổ chức.
- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng,
nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lợng, bố trí về cơ
cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp
hoạt động nh một chỉnh thể có hiệu lực nhất.
- Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ
phận nhỏ theo những tiêu thức chất lợng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện
những chức năng riêng biệt nhng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện
mục tiêu chung của tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác
nhau, nhng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau đợc bố trí theo từng khâu, từng cấp
quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản
lý xác định.
1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý:
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm
bảo thực hiện những yêu cầu sau:
- Tính tối u: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều đợc thiết
lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ
cho mục đích đề ra của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng
thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nh
ngoài hệ thống.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính
xác của thông tin đợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo đợc sự phối hợp

nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong
doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đợc tổ chức sao cho
chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhng phải đạt
hiệu quả cao nhất.
- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đợc
hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò rỉ ra ngoài dới bất kỳ hình thức nào.
Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là
các nội dung chủ yếu:
- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hớng
tới va đạt đợc. Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc
vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định
và việc phân công hợp tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội
dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ
của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống
nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản
lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mu và các kiểu
phối hợp giữa chúng.
- Xây dựng lực lợng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô
sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của
lực lợng lao động và phơng thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô
hình tổ chức đợc áp dụng, vào loại công nghệ quản lý đợc áp dụng, vào tổ chức

và thông tin ra quyết định quản lý.
2. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý.
2.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
a. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến.
Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dới.
Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trởng, ngời
lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của ngời dới
quyền.
Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là ngời lãnh đạo thực hiện tất cả các
chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
Người lãnh đạo
Người LĐ tuyến 1 Người LĐ tuyến 2
Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
ngời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một ngời phụ trách và chỉ thi hành lệnh
của ngời đó mà thôi.
- Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện
chế độ một thủ trởng.
- Nhợc điểm: Cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn
diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia
có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức
có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.
b. Mô hình cơ cấu theo chức năng.
Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho các bộ phận
riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng
nhất định.
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng.

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hoá,
chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành
viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trởng. Nh vậy
khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: ngời lãnh đạo chia bớt công việc cho
ngời cấp dới.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
Người lãnh đạo
Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC
Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản ly2
Đối tượng quản lý3
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Ưu điểm: Thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt
cán bộ hơn,phát huy tác dụng của ngời chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho
ngời lãnh đạo.
Nhợc điểm: Đối tợng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trởng
khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trởng. Mô hình này phù hợp
với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng.
c. Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng.
Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp
dới và lãnh đạo là một đờng thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm
vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của
các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh đạo tổ chức phải thờng
xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng.
Ưu điểm: Lợi dụng đợc u điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức
năng. Nó phát huy đợc năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng
thời đảm bảo đợc quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
Lãnh đạo cấp1

Người lđ cnăngCNgười lđ cnăng BNgười lđ cnăng A
Người lđ cnăngBNgười lđ cnăngA
Lãnh đạo cấp2
Người lđ cnăngC
Đối tượng qlý 1
Đối tượng qlý 3Đối tượng qlý 2
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh
đạo tổ chức phải thờng xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực
tuyến với bộ phận chức năng.
d. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mu.
Ngời lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với ngời thừa
hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp ngời lãnh đạo phải tham
khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mu giúp việc. Kiểu cơ cấu này cho phép
ngời lãnh đạo tận dụng đợc những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia,
giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhng nó đòi hỏi ngời lãnh đạo phải tìm
kiếm đợc các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực.
Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mu.
2.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:
- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phơng hớng, mục đích
hệ thống phơng hớng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu
một hệ thống có quy mô và mục tiêu phơng hớng cỡ lớn ( khu vực, cả nớc) thì
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
Người lãnh đạo
Tham mưu1 Tham mưu2 Tham mưu3
Người lãnh đạo tuyến2Người lãnh đạo tuyến1
Tham mưu2Tham mưu1 Tham mưu2Tham mưu1
Các đối tượng qlý Các đối tượng qlý
7

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phơng hớng tơng đơng. Còn nếu
có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tơng đ-
ơng. Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý
sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh.
- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công,
phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn
ngành với đội ngũ nhân lực đợc đào tạo tơng ứng và có đủ quyền hạn để thực
hiện đợc nguyên tắc này.
- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trờng.
Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho
mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tơng ứng để các cấp quản
lý thấp hơn phát triển đợc tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp
trên khi cần thiết.
- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả
cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về
tác động điều khiển của các lãnh đạo.
3. Các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý:
Phân tích các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đa ra
một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức
quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh
tranh trên thị trờng.
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ
cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không
thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt đợc mục

SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay
đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song
các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần đợc thay đổi kèm
theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của
doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó các nhà quản lý cần phải đa ra một mô
hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý đợc toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và
phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy
quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
- Địa bàn hoạt động:
Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có
sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do
đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt
động của doanh nghiệp cũng ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh
nghiệp.
- Công nghệ:
Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hởng tới tổ chức bộ
máy quản lý. Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thờng có định
mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải đợc tổ chức sao cho tăng cờng khả năng
của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh
chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và
phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công
nghệ của doanh nghiệp.

- Môi trờng kinh doanh.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành
công trên thơng trờng. Do vậy mức độ phức tạp của môi trờng kinh doanh có
ảnh hởng đến tổ chức bộ máy quản lý. Nếu môi trờng luôn biến động và biến
động nhanh chóng thì có đợc thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức
bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ. Việc đề ra các quyết định có tính chất
phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt
chẽ với nhau.
- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý.
Nhân tố này có ảnh hởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở kỹ
thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có
thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lợng cán bộ quản lý trong
bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhng vẫn đảm bảo đợc tính
hiệu quả trong quản lý.
- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Đối với những ngời đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức
làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lợng công việc
lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy
quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngợc lại, với những lao động không có ý thức
làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lợng lao động quản lý gia tăng, làm cho
lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn.
4. Các phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trớc hết bắt nguồn từ việc
xác định mục tiêu và phơng hớng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến
hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa
các yếu tố đó. Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả
chi tiết hoạt động của các đối tợng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ

thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý ngời ta thờng dựa vào hai phơng pháp
chủ yếu sau:
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
10
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
a. Phơng pháp kinh nghiệm.
Theo phơng pháp này cơ cấu tổ chức đợc hình thành dựa vào việc kế thừa
những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ
chức có sẵn. Những cơ cấu tổ chức có trớc này có những yếu tố tơng tự với cơ
cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa
vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị
mới nh so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tợng quản lý, cơ sở vật chất kỹ
thuật .... để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp. Do vậy đôi khi phơng pháp này
còn đợc gọi là phơng pháp tơng tự.
Ưu điểm của phơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi
tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá
khứ.
Nhợc điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều
kiện cụ thể.
b. Phơng pháp phân tích.
Theo phơng pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại đợc
bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh
giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức
năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý
của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay
thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ
phận cũng nh đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành
chủ chốt.
Ưu điểm: Phơng pháp này phân tích đợc những điều kiện thực tế của cơ

quan, đánh giá đợc các mặt hợp lý và cha hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu
quả hơn.
Nhợc điểm: Phơng pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế
cơ cấu tổ chức mới.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức đợc một bộ
máy quản lý tốt ngời ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phơng pháp
trên. Mà tuỳ theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theo
phơng pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phơng pháp trên để lợi dụng u
điểm của chúng.
II. Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản
lý.
1. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý.
Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con ngời không thể hành
động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hớng tới những mục tiêu
chung. Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng nh đảm bảo cuộc sống
an toàn cho xã hội ngày càng đợc thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp
ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con ngời trong
tổ chức.
Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện
những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện đợc các mục tiêu đó đòi hỏi phải có
lực lợng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất. Đó chính là lực lợng lao động
quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý. Để đảm bảo sự
thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất
phải có một thủ trởng trực tiếp chỉ đạo lực lợng quản lý để thực hiện các nhiệm
vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm
đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai
thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các

mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra nh tăng năng suất lao động, hạ giá
thành....
Nh vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý thì không có một lực lợng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và
không có quá trình sản xuất nào đợc thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
12
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ
chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ
chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực
hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Ngợc lại nếu
một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ
dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải đánh giá
mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức đợc coi là hợp lý không chỉ
đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một
tập thể mạnh với những con ngời đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức
năng nhiệm vụ đợc giao.
Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính
doanh nghiệp đó. Nó nh chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với
nhau theo sự thống nhất, có phơng hớng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động
của doanh nghiệp ổn định, thu hút đợc mọi ngời tham gia và có trách nhiệm với
công việc hơn.
Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá
trình quản lý đợc thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các
chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên
môn hoá. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những ngời có trình độ cao
trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ
và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và

có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
2. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.
2.1. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý.
Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản
lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt
động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
13
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi
nhuận. Nhng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản
lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn. Vì vậy công việc của hệ thống phải th-
ờng xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phơng
án kinh doanh tối u sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao
nhất.
Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của
hệ thống. Mà để thực hiện đợc công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ
máy quản lý ổn định và thích hợp. Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố
quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng
nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp.
2.2. Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lợc kinh
doanh của tổ chức.
Hoàn thiện bộ máy theo hớng chuyên, tinh. gọn nhẹ và có hiệu lực:
Để đáp ứng đợc những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong
cơ chế thị trờng khắc nghiệt nh hiện nay cũng nh để phát huy đợc hết vai trò,
năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ
thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất
yếu.
Hoàn thịên tổ chức bộ máy theo hớng chuyên tinh nghĩa là thờng xuyên,

chuyên sâu và có chọn lọc. Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần
không rờm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện
khả năng đi đến kết quả, đợc mọi ngời thực hiện một cách nghiêm chỉnh.
Bộ máy quản lý là lực lợng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý.
Nó chỉ phát huy đợc sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn
không thì nó lại trở thành lực lợng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Hoàn
thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện
nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi
đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, một doanh nghiệp muốn tồn tại và
phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động. Mặt khác hoàn thiện
bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực
vẫn cao.
2.3. Đối với Công ty đầu t phát triển LICOGI 18
Nh bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của Công
ty cũng là lợi nhuận. Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở Công
ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt nh hiện
nay.
Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trên
thị trờng cả về chất lợng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng. Và để đạt đợc
điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò rất quan trọng. Nó là điều
kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên thơng trờng.
Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tác
quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống. Do
vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mình thì
đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích hợp. Do vậy hoàn thiện bộ
máy quản lí ở Công ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh

doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty.
Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình thành
và hoàn thiện bộ máy quản lí là việc làm rất cần thiết và bớc đầu quyết định sự
hình thành và phát triển cả Công ty trên thơng trờng.
Chơng 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của
công TY U T PHT TRIN LICOGI 18
I.QU TRèNH HèNH THNH V PHT TRIN CA CễNG TY.
II. Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Công ty.
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến
chức năng với chế độ một thủ trởng đợc miêu tả nh sơ đồ. Theo sơ đồ này TGĐ
đợc sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh nên
công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ đã đợc thực hiện nhanh
chóng và có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó cơ cấu mô hình còn có những hạn chế
nh bộ phận Trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn bố trí nh vậy là cha hợp lí.
2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty:
2.1. Khối cơ quan Công ty.
2.1.1. Ban giám đốc.
Biểu 4: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc.
Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo chuyên môn
1 TGĐ 55
Xõy dng
Trên đại học
2 GĐ điều hành 52
Xõy dng
Trên đại học
3 Quản đốc nhà máy 45

Xõy dng
Trên đại học
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
HĐQT
TGĐ
Cố vấn
Trợ lý nhân sự
Phòng kinh doanh GĐ điều hành Phòng TC kế toán
Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuậtBộ phận vật tư
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
a. Tổng giám đốc công ty:
- Chức năng:
+ Chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh
của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty.
+ Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ đợc Hội đồng
quản trị thông qua.
+ Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lợng.
+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm,
cách chức các chức danh quản lý của công ty.
- Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh
doanh và đời sống văn hoá toàn công ty.
+ Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài
chính; Công tác đầu t, định hớng chiến lợc của công ty; công tác tuyển dụng lao
động và tổ chức thi đua khen thởng.
b. Giám đốc điều hành:
- Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật t và chỉ đạo giám
sát nhà máy.
- Nhiệm vụ chính:

+ Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật t, dự toán giá thành
+ Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật t, tiến độ và chuyển
giao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh
doanh để tiến hành nhập khẩu, mua vật t và thầu phụ.
+ Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lợng các công việc đã hoàn thành
theo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng.
+ Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện
dự án.
+ Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lợng sản phẩm và an toàn
lao động.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ
công hực hiện các công việc khác theo chỉ đạo củaTGĐ.
- Báo cáo: Giám đốc điều hành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho TGĐ và chịu sự
giám sát của TGĐ.
- Các mối quan hệ của giám đốc điều hành:
+ Quan hệ với bên ngoài CEC: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về
triẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng đợc phòng
kinh doanh bàn giao; Quan hệ với các trng tâm nghiên cứu, trờng học nhằm cập
nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán
bộ kỹ thuật và đào tạo nghề.
+ Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với
khách hàng trong triển khai hợp đồng; Cung cấp về tiến độ thực hiệncông việc
triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách
hàng; Cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế
hoạch kinh doanh.
+ Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho
Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của

phòng kỹ thuật; Giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch, tiến
hành phê duyệt thầu phụ.
+ Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy báo cáo trực tiếp cho Giám
đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối
lợng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật t để triển khai hợp
đồng; Kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lợng công việc hoàn thành của
nhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng.
c. Quản đốc Nhà máy.
- Nhiệm vụ:
+ Nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành và thực hiện chế tạo sản phẩm, lắp
đặt theo thông số kỹ thuật và khối lợng đợc giao vào số hợp đồng kiểm tra dữ
liệu thông tin đến.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Kiểm tra, giám sát về chất lợng và thực hiện tiến độ các đầu công việc
của nhà máy theo kế hoạch đợc giao.
+ Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ các đầu công việc của nhà máy
theo kế hoạch đợc giao.
+ Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sở hợp
đồng nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc điều hành về các vấn đề phát
sinh, các công việc xởng không thực hiện đợccần thuê thầu phụ.
+ Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nhà máy theo đề xuất của
kế toán, kiêm hành chính nhà máy.
+ Quản lý thiết bị trong xởng: Lập hồ sơ bảo dỡng, sửa định kỳ các máy
móc công cụ, thiết bị đo lờng và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự cố thiết bị.
+Quản lý kho vật t và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật t theo đúng yêu
cầu phòng kỹ thuật đa ra.
+ Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, dán nhãn mác, bao gói sản phẩm,
lập hồ sơ thủ tục giao hàng.

+ Kiểm tra định kỳ an toàn lao động và lập kế hoạch dự trù bảo hộ lao
động.
+ Lập báo cáo về an toàn lao động và chất lợng sản phẩm theo yêu cầu
của Giám đốc điều hành.
+ Tổng hợp khối lợng công việc hoàn thành của nhà máy, hoàn thành hồ
sơ về khối lợng công trình để chuyển giao cho Giám đốc điều hành về những
vấn đề phát sinh nhân sự nhà máy.
- Chức năng:
+ Quyết định các công việc triển khai sản xuất của nhà máy nhằm đảm
bảo thực hiện tốt các công việc đợc Giám đốc điều hành giao.
+ Quyết định những hợp đồng thầu phụ và vận chuyển với những công
việc hiện tại thờng có giá trị thấp (dới 1 triệu đồng)
+ Quản lý nhân sự trong nhà máy: Tổ chức phân công công việc, theo dõi
đánh giá nhân sự nhà máy.
+ Chịu sự giám sát và thẩm quyền báo cáo của Giám đốc điều hành.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Mối quan hệ của quản đốc Nhà máy.
+ Với phòng kinh doanh: Nhận hàng do phòng kinh doanh nhận về; báo
cáo Giám đốc điều hành về các vấn đề sai lệch về tiêu chuẩn, số lợng, chất lợng
hàng nhập kho.
+ Với giám đốc điều hành: Báo cáo tiến độ, báo cáo giờ công, báo cáo về
các sự cố phát sinh, phối hợp với cán bộ phụ trách dự án của phòng kỹ thuật để
trỉên khai hợp đồng; lập hồ sơ khối lợng công việc hoàn thành trình Giám đốc
điều hành phê duyệt để tiến hành thanh lý hợp đồng.
2.1.2. Phòng kinh doanh:
- Nhiệm vụ:
+ Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trờng; nghiên
cứu xu hớng phát triển thị trờng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hớng

phát triển công nghệ.
+ Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt:
Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của CEC trình TGĐ
phê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị
phần, lợi nhuận, mức độ tăng trởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác;
Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh
với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tờng ngời nhằm làm căn cứ
cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng ngời.
+ Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện
kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng nh việc triển khai các
hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu
cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo
cho các cơ quan có liên quan nh: chủ quản, chính quyền.....
+ Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá bán,
tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán
ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của TGĐ.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách
hàng.
+ Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng
cho phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi
công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng.
+ Trợ lý TGĐ về các vấn đề chiến lợc, tổ chức, quản lý và điều hành
công ty. Hỗ trợ TGĐ trong các quan hệ đối ngoại, quan hệ với chính quyền sở
tại cũng nh các hoạt động cộng đồng.
+ Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinh
doanh, xây dựng bầu không khí làm việc lành mạnh và phát huy đợc năng lực
và chuyên môn của từng ngời.

- Chức năng:
+ Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong
phòng.
+ Định giá bán và giá đấu thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng bán
hàng và nhập khẩu theo sự uỷ quyền của TGĐ.
+ Quyết định các khoản chi theo định mức đợc phê duyệt.
+ Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thơng mại theo kế hoạch
kinh doanh đã đợc phê duyệt.
+ Báo cáo TGĐ về các vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lợng triển
khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng đợc triển khai
đúng kế hoạch.
+ Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phí phát
sinh, lãi lỗ của các hợp đồng.
- Mối quan hệ trong nội bộ Công ty:
+ Phối hợp với phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh
dự thầu, thực hiện hợp đồng và đặt cọc; Hỗ trợ với bộ phận kế toán làm thanh
toán, thanh lý hợp đồng; Hỗ trợ với phòng kế toán tiến hành nhập khẩu trang
thiết bị.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Với bộ phận kỹ thuật: Chuyển giao yêu cầu của khách hàng cho bộ
phận kỹ thuật để triển khai dự án, tính khối lợng công việc và giá thành. Sau khi
ký kết hợp đồng chuyển cho bộ phận sản xuất nhằm triển khai. Kết hợp với bộ
phận kỹ thuật và Nhà máy để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng; Phối hợp
cùng Giám đốc sản xuất xác định nhu cầu và các thông số kỹ thuật để lập kế
hoạch nhập khẩu và tiến hành nhập khẩu.
+ Với Nhà máy: Chuyển giao hàng nhập khẩu cho giám đốc Nhà máy;
Tiếp nhận thông tin về năng lực sản xuất để lập kế hoạch kinh doanh.
Biểu 5: Cơ cấu phòng kinh doanh:

Chức năng nhiệm vụ Slợng Trình độ Chuyên môn tiếng anh
1. Trởng phòng 1 Đại học
Ksxõy dng
C
2. Bộ phận Marketing 2 Đại học KSxây dựng C
3. Bộ phận xuất nhập khẩu 1 Đại học Kế toán TC B
Kết cấu phòng nh vậy là tơng đối gọn nhẹ, nhng trởng phòng phải kiêm
quá nhiều việc. Tất cả các nhân viên trong phòng đều ở trình độ đại học, có
chuyên môn về cơ khí và xây dựng khoa máy, ngoài ra còn đợc trang bị thêm
các kiến thức về quản trị kinh doanh, kiến thức về Marketing. Kỹ năng giao tiếp
và trình diễn tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh, sử dụng thành thạo phần mềm
thiết kế AutoCAD, lập kế hoạch MS Profect, tin học văn phòng, các phần mềm
hệ thống và internet. Về độ tuổi, cả bốn ngời trong phòng đều có độ tuổi dới 30
tuổi, chiếm 100%. Với cơ cấu trên, Phòng có thể hoàn thành tốt công việc với
cơ cấu độ tuổi và trình độ đồng đều hợp lý, kết hợp đợc sự năng động, nhiệt tình
của tuổi trẻ, cũng nh kinh nghiệm trong công tác lâu năm. Tuy nhiên các chức
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
năng nhiệm vụ của của từng nhân viên trong phòng cha đợc phân công rõ ràng,
còn thiếu nhân viên chịu trách nhiệm về đấu thầu và đầu t.
2.1.3. Phòng tài chính kế toán.
* Nhiệm vụ:
- Về tài chính kế toán:
+ Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm của công ty trình TGĐ phê
duyệt.
+ Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lu giữ chứng từ và hạch toán
chi phí cho hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế toán của công ty và đảm
bảo tuân thủ các quy định của Nhà nớc.
+ Tổ chức các hoạt động tiền gửi ngân hàng và thanh toán với ngân hàng

và đơn vị bạn.
+ Xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
+ Tiến hành phân tích đánh giá tình hình tài chính của công ty và kiến
nghị cho TGĐ để có các quyết định kinh doanh hợp lý.
+ Tổ chức các hoạt động tiền mặt để đảm bảo chi phí cho các hoạt động
cần thiết.
+ Giám sát tính hợp pháp của các hợp đồng kinh tế, các chứng từ thanh
toán và tính toán giá thành sản phẩm.
+ Nghiên cứu các phơng hớng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống,
phơng pháp quản lý trong lĩnh vực kế toán, các lĩnh vực khác có liên quan.
+ Tham khảo chiến lợc và các chính sách tài chính, kế toán trong công ty
nh: dự án tài chính đầu t mới, dự án tài chính mở rộng sản xuất, quy chế và sử
dụng nguồn vốn.
+ Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn, lu trữ
các văn bản chứng từ về tài chính kế toán.
+ Tham gia kiểm tra nghiệp vụ và đề xuất những biện pháp uốn nắn
những sai lệch trong quá trình thực hiện những công việc trong lĩnh vực kế toán
của đơn vị, của công ty.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Tham gia bồi dỡng chuyên môn nghiệp vụ, phổ biến kinh nghiệm trong
công tác quản lý hoặc biên soạn các tài liệu bội dỡng kiến thức chuyên môn
nghiệp vụ thuộc lĩnh vực kế toán cho viên chức chuyên môn nghiệp vụ ngạch
thấp hơn.
+ Đa ra các giải pháp tài chính nhằm quản lý có hiệu quả nguồn vốn.
+ Xây dựng các định mức tài chính.
- Về hành chính văn phòng:
+Tổ chức thực hiện các hoạt động thờng xuyên nh hội họp, tiếp khách,
trực điện thoại, điều xe, soạn thảo và gửi nhận các loại công văn giấy tờ giữa

các bộ phận trong công ty với các cơ quan bên ngoài.
+ Tổ chức mua sắm văn phòng phẩm, quản lý và cấp phát cho các đơn vị.
+ Tổ chức mua sắm các máy móc thiết, dụng cụ văn phòng, bảo dỡng và
sửa chữa nếu cần thiết.
+ Tổ chức hệ thống văn th lu trữ hồ sơ
+ Tổ chức các hoạt động phúc lợi tập thể trong công ty nh các giải thể
thao, hội diễn văn nghệ, thăm quan và nghỉ mát.
+ Khuyến nghị cho TGĐ về xây dựng và sắp xếp bộ máy nhân sự cho bộ
phận hành chính.
+ Quan hệ với chính quyền địa phơng để giải quyết các vấn đề về an ninh
trật tự, vệ sinh môi trờng nếu phát sinh.
+ Nghiên cứu cải tiến việc tổ chức các hoạt động hành chính văn phòng
theo hớng nâng cao hiệu quả và đơn giản, gọn nhẹ.
+ Tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phòng của công ty; Lập sổ sách
theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ.
+ Trợ giúp TGĐ trong công tác đối ngoại nh mua quà tặng khách, cùng
tiếp khách.
* Chức năng phòng tài chính kế toán.
Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mu giúp TGĐ trong công tác
huy động và phân phối vật t, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của
công ty. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ công ty đến nhà máy, đồng thời tổ
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
chức và chỉ đạo thực hện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và
hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán nhằm giải quyết tốt tài sản của Công ty,
ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác quá trình hình thành, vận động và chu
chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lợng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế
toán thống kê và những quy định cụ thể của công ty về công tác quản lý kinh tế,
tài chính.

Biều 6: Cơ cấu phòng tài chính kế toán.
STT Chức năng nhiệm vụ Số lợng Trình độ Chuyên môn
1 Kế toán trởng 1 Đại học Tài chính kế toán
2 Kế toán viên 2 _ _
3 Thủ quỹ 1 _ _
4 Văn th 1 _ Ngoại ngữ
Qua bảng trên ta thấy phòng tài chính kế toán có 5 ngời. Trong đó số lao
động có độ tuổi số lao động có độ tuổi từ 30 đến 40 là 2 ngời chiếm 40%, dới
30 tuổi có 3 ngời chiếm 60%. Về trình độ đào tạo thì cả phòng đạt 100% có
trình độ đại học, và chuyên ngành đào tạo đúng công việc, đặc biệt Văn th đợc
đào tạo từ trờng đại học ngoại ngữ nên rất thuận lợi trong công việc nhất là một
Liên doanh nh Công ty. Phòng cha có những nhân viên chịu trách nhiệm về tài
chính và tín dụng ngân hàng, do vậy công việc của kế toán trởng còn nặng nề
cha đạt hiệu quả cao trong công tác tài chính kế toán của Công ty.
4. Phòng kỹ thuật:
- Nhiệm vụ chính:
Lập dự toán, triển khai các hợp đồng, lập dự trù vật t, cung cấp toàn bộ
thông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xởng; Lập kế hoạch thuê thầu phụ; Cung
cấp thông số kỹ thuật các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành
nhập khẩu; Lập các quy trình chế tạo và kiểm tra chất lợng sản phẩm;Thiết kế
sản phẩm, dự tính định mức vật t, dự toán giá thành, lập quy trình chế tạo và
kiểm tra chất lợng sản phẩm.
SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN
25