Tìm hiểu Tổng hợp về văn phòng điện tử

VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ
KHÁI NIỆM
Văn phòng điện tử là khái niệm xuất hiện cùng với những thuật ngữ như văn
phòng không giấy, hoặc hệ thống phần mềm quản lý văn phòng- là một phương
thức quản lý và điều hành công việc dựa trên những ứng dụng công nghệ
thông tin. Hệ thống văn phòng điện tử được xây dựng và vận hành dựa trên
nền tảng web với đầy đủ các chức năng cần thiết phục vụ các hoạt động trao
đổi, giải quyết công việc. Thêm vào đó, phần mềm còn được tích hợp nhiều
phân cấp hệ tối ưu, nó cho phép người dùng có thể tùy chỉnh, lựa chọn các mô
hình hoạt động sao cho phù hợp nhất với thực tế của từng doanh nghiệp.
Về bản chất, văn phòng điện tử là một giải pháp hệ thống phần mềm được xử
lý trên nền tảng máy tính và đặc biệt là Internet. Sẽ không cần giấy tờ, sẽ chỉ là
những thao tác nghiệp vụ đã được lập trình để hệ thống giúp cho người dùng có thể
làm việc trong một “văn phòng điện tử” thay thế và hiện đại hóa các phương
thức quản lý thông tin truyền thống.
Văn phòng điện tử bao gồm những gì?
Tùy theo quy mô của từ “văn phòng” mà “văn phòng điện tử” sẽ gồm những gì và
đáp ứng những gì. Trên thực tế, các hoạt động của một văn phòng khá đa dạng, từ
việc tương tác các phòng ban, luân chuyển văn bản đi đến, thêm bớt nhân sự, thêm
bớt công việc, quản lý tiến trình công việc, cho tới các nghiệp vụ khác đầy đủ các
ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin,
điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo
giúp các thao tác, nghiệp vụ văn phòng. Tất cả những điều này đều được lập
trình và chuyển hóa thành các module, hay còn gọi là phân hệ chức năng, giúp văn
phòng điện tử có thể cung cấp cho người dùng những tiện ích phù hợp, hiệu quả.

XU HƯỚNG
Thời đại công nghệ phát triển , chúng ta đang chạy theo dòng chảy của cuộc cách
mạng công nghệ 4.0, do đó nếu như đơn vị, doanh nghiệp nào vẫn làm việc theo
phương thức truyền thống bằng bàn giấy ắt hẳn sẽ bị thụt lùi. Hiện nay, tại các
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp việc quản trị văn phòng là một trong những công

tác quan trọng, ảnh hưởng đến mọi hoạt động của cơ quan. Vì thế đổi mới, hiện đại


hóa văn phòng, công tác hành chính thông qua việc áp dụng văn phòng điện tử là
một xu hướng tất yếu trước áp lực cạnh tranh trong thời đại số.
Khi văn phòng điện tử chưa xuất hiện
Theo một số thống kê cho thấy khi các đơn vị vẫn áp dụng văn phòng truyền
thống, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết các công việc, văn bản
giấy tờ thì có khoảng 80% công chức bàn giấy lãng phí khoảng nửa giờ mỗi
ngày để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc nhiều hơn để làm các
công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện. Thêm nữa, các đơn vị
còn phải trả một khoản lớn chí phí về văn phòng phẩm. Điều đó đã khiến
không ít đơn vị thay đổi hoặc đan xen giữa văn phòng kiểu mới với văn phòng kiểu
cũ. Tuy nhiên, sự đan xen giữa các hình thức văn phòng vẫn còn nhiều tồn đọng và
chưa triệt để. Bên cạnh đó, trình độ tin học của công chức, nhân viên còn thấp
không xử lý được hết thông tin nên hiệu quả công việc chưa cao mà tốn kém vẫn
hoài tốn kém.

Văn phòng ngổn ngang giấy tờ khi chưa dùng phần mềm quản lý công việc
Đòi hỏi một giải pháp mới…
Quản trị văn phòng, quản lý công việc là những công tác quan trọng, ảnh hưởng
đến toàn bộ hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp… Do đó, hiện đại hóa quản
trị văn phòng thông qua việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử là một
xu hướng tất yếu. Và để khắc phục những vấn đề nêu trên, đại đa số các đơn


vị, doanh nghiệp đã thực hiện theo nghị định số 64/2007/NĐ-CP về việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và nhanh
chóng tiến tới áp dụng văn phòng điện tử toàn diện. Xu hướng hiện đại hóa văn
phòng điện tử đã trở nên tổng thể hơn, toàn diện hơn từ tư duy, con người, đến

trang thiết bị máy móc.
Theo kết quả khảo sát mới đây, việc triển khai phần mềm văn phòng điện tử giúp
các doanh nghiệp tăng 70% hiệu suất công việc và tiết kiệm hơn 80% chi phí
văn phòng phẩm, đồng thời tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Qua đó
có thể thấy rằng, văn phòng điện tử đã hỗ trợ các đơn vị, doanh nghiệp trong việc
trao đổi và chia sẻ thông tin, chuẩn hóa quy trình phối hợp xử lý công việc từ đó
góp phần nâng cao năng suất.
Khi áp dụng văn phòng điện tử, công tác quản lý cũng không đơn thuần là
quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu nữa mà còn phục vụ việc điều hành của lãnh
đạo. Đặc biệt là quản lý công việc của từng phòng ban, nhân viên tốt hơn nhờ hệ
thống ghi nhận nhật ký làm việc của từng thành viên. Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý
có thể làm việc và “ký” các hồ sơ từ xa mà không cần phải có mặt tại văn phòng
làm việc.
CỤ THỂ ( phần này không lấy vào powerpoint)
Trước đây để thông báo một cuộc họp nhân viên phụ trách phải đến từng phòng
ban thông báo hay viết giấy mời và những người được thông báo nhanh chóng tập
trung tại địa điểm họp với nhiều giấy tờ, sổ sách. Giờ đây, chỉ cần một vài dòng
thông báo được soạn sẵn, nhân viên phụ trách đã có thể gửi tới toàn bộ mọi người
trong công ty lời mời họp thông qua hệ thống email hay trên những phần mềm
quản lý công việc.Và hiện nay, chúng ta đều thấy những cuộc họp “sạch sẽ, tươm
tất” hơn rất nhiều khi mọi thứ tài liệu, nội dung cuộc họp được ghi sẵn trong một
file và được trình chiếu trên màn ảnh rộng để thông báo đến toàn thể các nhân
viên. Song song với đó, nhân viên đi họp sẽ không cầm nhiều sổ sách giấy bút như
trước đây mà thay vào đó là những thiết bị hiện đại như smartphone, máy tính,
ipad…Khảo sát một vòng quanh các doanh nghiệp hiện nay đâu đâu cũng là hệ
thống phòng ốc khang trang, hiện đại với hệ thống máy móc, trang thiết bị hiện đại
như máy in, máy tính bàn, mạng internet để phục vụ cho công việc. Những cuộc
họp bàn tròn thưa dần mà thay vào đó là những cuộc họp online, trao đổi, bình luận
đánh giá… trên phần mềm làm việc hiện đại.
Bên cạnh đó, việc tìm kiếm và quản lý tài liệu của các phòng ban trong doanh

nghiệp nhanh chóng, thuận tiện hơn hẳn so với trước đây. Thay vì phải liên hệ với


phòng hành chính, văn thư lưu trữ để tìm tài liệu, hồ sơ, giấy tờ thì nay những công
việc ấy đều được thực hiện trên mang internet. Với việc sử dụng phần mềm quản lý
văn bản, phần mềm quản lý văn thư lưu trữ… mọi thông tin liên quan đến công
văn đi – đến, mọi tài liệu đều được lưu trữ trên hệ thống. Người dùng mỗi khi
muốn tìm kiếm tài liệu chỉ cần có tài khoản của phần mềm là có được tài liệu cần
mong muốn.Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ, văn bản, công văn đi – đến không
chỉ giúp cho việc sắp xếp, tìm kiếm tài liệu dễ hơn mà còn đẩy nhanh quá trình làm
việc của doanh nghiệp với các đối tác. Không những vậy, nó còn giúp doanh
nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho việc xây dựng cơ sở để lưu trữ, bảo
quản tài liệu, sổ sách, tiết kiệm chi phí cho việc thuê thêm nhân viên quản lý, mặt
khác còn tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân viên.
Việc điều hành, quản lý công việc của cả lãnh đạo và nhân viên thời công nghệ
cũng khác nhiều so với trước đây. Nhờ có những thiết bị hiện đại, các nhà công
nghệ đã phát triển ra những phần mềm làm việc hiệu quả phục vụ cho nhu cầu của
thời đại. Thậm chí khi lãnh đạo, quản lý không có mặt ở văn phòng cũng có thể
theo dõi và điều phối được doanh nghiệp của mình. Thông qua phần mềm quản lý
công việc được tích hợp trong phần mềm văn phòng điện tử, lãnh đạo ở xa có thể
chỉ đạo và giao việc cho nhân viên ở nhà. Mọi hoạt động, kết quả của công việc
đều được ghi lại trên phần mềm từ đó lãnh đạo có thể biết được nhân viên của
mình làm việc như thế nào.Thêm nữa, nhờ có phần mềm quản lý văn bản và phần
mềm quản lý công việc, mọi hồ sơ, giấy tờ công văn đi – đến trong lúc lãnh đạo đi
vắng cũng có thể được giải quyết kịp thời. Từ thiết bị di động có kết nối internet,
lãnh đạo ở xa có thể phê duyệt văn bản để không làm cho công việc bị gián đoạn.
Chính điều này đã phần nào nâng cao hiệu quả công việc lên một tầm cao
hơn.Không chỉ có lãnh đạo, nhân viên trong công ty cũng có thể quản lý công việc
của mình khoa học và dễ dàng hơn. Nếu như có sự điều phối chỉ đạo của lãnh đạo
đột xuất thì nhân viên có thể ngay lập tức nhận được và nhanh chóng hoàn thành

công việc của mình. Bên cạnh đó, trong các phòng ban với nhau đều có thể trao đổi
thông tin, bình luận, biểu quyết ngay trên phần mềm và không phải tổ chức một
buổi họp nào cả.
PHÂN LOẠI
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các loại phần mềm văn phòng điện tử đa dạng
với đầy đủ các chức năng, tiện ích cần thiết. Trên thế giới, có những phần mềm văn
phòng điện tử khá nổi tiếng và miễn phí (có cả bản có phí với nhiều tính năng cao
cấp hơn) như Trello. Ở Việt Nam, Các phần mềm thường tích hợp nhiều các chức
năng, tiện ích khác nhau chứ không phân loại rõ ràng ra một phần mềm chỉ làm 1


chức năng. Một số phần mềm văn phòng điện tử phổ biến như là: CloudOffice,
SurePortal, UMI,…
CHỨC NĂNG
QUẢN LÝ, PHÂN PHỐI VĂN BẢN
- Công văn đến đơn vị được văn thư số hóa trình lãnh đạo xem xét và cho ý
kiến xử lý qua phần mềm.
- Công văn chuyển đến các phòng ban chức năng ký nhận và xử lý theo bút
phê của lãnh đạo.
- Tìm kiếm và tra cứu các văn bản đã được phân phối đến bộ phận trên hệ
thống một cách nhanh chóng.
- Ghi chú, lưu trữ, đánh dấu văn bản với các nhãn hồ sơ thông minh phục vụ
công việc.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ
- Quản lý tài liệu ISO, biểu mẫu.
- Tải các tài liệu, chia sẻ trên hệ thống.
- Quản lý, chia sẻ thư viện hình ảnh
- Quản lý phân quyền truy cập tài liệu.
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, DỰ ÁN
- Quản lý các đầu mục công việc theo nhóm, dự án.

- Người quản lý khởi tạo, giao việc cho cá nhân, nhóm thực hiện theo mức ưu
tiên, tiến độ thực hiện.
- Cá nhân, nhóm thực hiện xác nhận và báo cáo tiến độ công việc của đã thực
hiện.
- Đính kèm văn bản, tài liệu, trao đổi thảo luận các vấn đề liên quan đến công
việc.
TRAO ĐỔI THÔNG TIN
- Tạo ra các bản tin điện tử, truyền đạt chỉ thị của lãnh đạo trong doanh
nghiệp.
- Phân quyền trao đổi thông tin theo từng nhóm tin, bộ phận.
- Phản hồi, trao đổi, đính kèm tài liệu và hình ảnh liên quan.
- Lưu vết xác nhận những thành viên đã đọc thông tin.
QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
- Quản lý hồ sơ nhân sự và các thông tin liên quan.


- Quản lý, cảnh báo và theo dõi thời điểm hết hạn HĐLĐ, thời điểm nâng bậc
lương.
- Quản lý theo dõi phép năm, điều chuyển nội bộ, nhận xét đánh giá nhân sự.
- Tự động gửi chúc mừng sinh nhật cho nhân sự.
CỤ THỂ ( phần này không lấy vào powerpoint)
 Quản lý văn phòng hiện đại
Tính năng quản lý văn phòng hiện đại được thể hiện ở khả năng phân cấp
công việc cũng như khả năng điều hành, đôn đốc công việc từ xa. Tính năng
phân cấp, phân công công việc của văn phòng điện tử được thể hiện ở việc
giao – nhận – trao đổi thông tin, tài liệu, công việc một cách nhanh chóng,
hiện đại theo từng cấp bậc quản lý. Thông qua phần mềm này, các công việc
trong một văn phòng, một dự án sẽ được xây dựng một cách khoa học, rõ
ràng. Đồng thời, việc quản lý, giám sát tiến độ cũng được thực hiện sát sao,
kịp thời hơn rất nhiều so với hình thức văn phòng truyền thống. Bên cạnh

đó, các cấp lãnh đạo hoàn toàn có thể thông qua văn phòng điện tử để kiểm
tra, bàn giao các công việc mới mà không phải tập hợp, hội họp trực tiếp.
Đồng thời, cũng thông qua văn phòng điện tử, đội ngũ trực tiếp làm việc
cũng có thể dễ dàng gửi báo cáo, nhận công văn mà không phải tốn thời gian
qua nhiều bước chờ đợi.
 Quản lý văn bản toàn diện
Tính năng quản lý văn bản toàn diện cũng là một trong những ưu điểm nổi
bật của hệ thống văn phòng điện tử. Nhờ tính năng này, các nghiệp vụ liên
quan tới văn bản sẽ được đồng bộ hóa và đưa vào một quy trình quản lý
chuyên nghiệp. Tất cả các vấn đề liên quan tới công văn đi, công văn đến,
phân loại công văn, phê duyệt công văn, tra cứ công văn sẽ được điện tử hóa
theo hệ thống rõ ràng. Do đó, bộ phận chuyên môn (văn thư) hoặc người
lãnh đạo có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu nhanh chóng, thuận tiện các thông
tin cần thiết.
Ngoài ra ở tính năng quản lý văn bản, hệ thống văn phòng điện tử còn được
tích hợp chức năng bình luận, trao đổi công khai xuyên suốt một dự án, một
chiến dịch. Bên cạnh đó, tính năng đánh dấu thông tin cũng được đưa vào
hoạt động giúp người dùng có thể ghi nhớ, lưu trữ hệ thống thông tin cần
thiết. Nhờ vậy, các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc sẽ được giải
quyết nhanh chóng, đơn giản.
 Quản lý tài liệu chuyên nghiệp


Bên cạnh khả năng quản lý văn bản toàn diện, phần mềm văn phòng điện tử
còn thuyết phục người dùng bởi tính năng quản lý tài liệu chuyên nghiệp.
Điều này được thể hiện ở chỗ phần mềm văn phòng điện tử sẽ cho phép
quản lý, lưu trữ hệ thống hồ sơ, tài liệu, dữ liệu không thuộc nhóm thông tin
văn bản. Những loại hồ sơ này có thể bao gồm hệ thống phần mềm khác, các
loại chứng từ, hợp đồng, âm thanh, video, hình ảnh… Đặc biệt với tính năng
này, văn phòng điện tử còn cho phép người dùng lưu trữ các loại tài liệu theo

dòng sự kiện, dòng thời gian theo mục đích cá nhân. Nhờ vậy, người dùng
có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm cũng như sắp xếp cho phù hợp với từng dự
án, từng chiến dịch mà mình đang tham gia.
 Quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý Nhân Sự cung cấp một giải pháp quản lý nhân sự toàn
diện, bao gồm đầy đủ các tính năng xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty:
Tuyển dụng, Đào tạo, Quản lý hồ sơ nhân viên, chế độ chính sách, BHXH,
BHYT, BHTN, thuế thu nhập, chấm công, Tính lương...
 Quản lý tài sản
Module Quản lý tài sản có chức năng giúp quản lý số tài sản hiện có, tình
trạng của mỗi loại tài sản cũng như thông tin chi tiết của từng tài sản. Cho
phép người quản lý có thể điều động, theo dõi lịch trình, xử lý các tình
huống xảy ra trong quá trình xử lý.
LỢI ÍCH
Lợi ích chung
Quản lý tập trung
Lãnh đạo doanh nghiệp có thể điều hành công việc từ xa, mọi lúc mọi nơi, quản lý
công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm
bắt được thông tin và đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Chia sẻ thông tin
Tài liệu, công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được tiếp cận chỉ qua một lần đăng nhập
vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo
luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời.
Tiết kiệm thời gian


Người dùng có thể truy cập phần mềm mọi lúc, mọi nơi, từ bất kỳ thiết bị nào có
kết nối internet để tác nghiệp, xử lý công việc. Giảm thời gian xử lý công việc tối
đa, tiết kiệm nhân lực, tạo môi trường làm việc rõ ràng, minh bạch, văn minh
Lợi ích riêng

 Đối với doanh nghiệp
- Cung cấp công cụ thông minh làm việc theo nhóm, giúp các thành viên
trong nhóm phối hợp chặt chẽ do cập nhật thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
- Thông tin đến nội bộ, đối tác, khách hàng được lưu chuyển một cách bảo
mật và nhanh gấp 50 lần so với hiện nay.
- Thông tin được tổ chức khoa học, lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng
- Cung cấp công cụ làm việc văn minh,chuyên nghiệp, khoa học và tiên tiến,
xứng danh là một "nhân viên điện tử"
 Đối với cấp quản lý
- Nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời ra quyết định chính xác.
- Điều hành doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.
- Giảm tải thời gian gặp gỡ trực tiếp theo cách truyền thống
- Quản lý hiệu quả công việc và con người
 Đối với nhân viên
- Nắm bắt rõ ràng nội dung, thời gian hoàn thành, bộ phận phối hợp của từng
công việc.
- Tổ chức, quản lý qũy thời gian làm việc hợp lý, khoa học.
- Lưu trữ, tìm kiếm và chia sẽ thông tin dễ dàng.
- Nâng cao tính chủ động, tích cực trong quá trình xử lý do định tính được
khối lượng của công việc
CỤ THỂ ( phần này không lấy vào powerpoint)
Văn phòng điện tử mang lại một hệ thống quản lý tập trung
Khi đơn vị, doanh nghiệp áp dụng văn phòng điện tử thì tất cả mọi người sẽ dùng
trong cùng một đơn vị tham gia có thể phân cấp, phân công rõ ràng từng công việc
hay nhiệm vụ cụ thể. Điều này còn tỳ vào đặc điểm của từng công ty, doanh
nghiệp. Tuy nhiên, với việc sử dụng văn phòng điện tử lãnh đạo có thể điều hành
và quản lý công việc từ xa mọi, lúc mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ
ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra
quyết định chính xác.
Căn cứ vào đó, người quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể

dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm thống văn bản liên quan đến công việc. Hơn
nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc
được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến


cho từng nội dung. Qua đó tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ
được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.
Tạo nên môi trường làm việc thân thiện, hiện đại
Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ
thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa
bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Với hệ thống văn phòng
điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một
lần đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến,
thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà
không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn tròn căng thằng nào.
Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí
Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích và phân hệ khác nhau nên người dùng
chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thông minh là đã có thể tác
nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại hay kiểm soát. Chính vì vậy, văn
phòng điện tử sẽ giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa, đặc biệt là
các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực để có nhiều thời gian làm
việc hiệu quả hơn.
Hơn nữa, văn phòng điện tử còn giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị một cách
đồng bộ nên khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết
kiệm tối đa các chi phí văn phòng phát sinh (như văn phòng phẩm, giấy in, mực
in…). Đây là khoản chi phí không hề nhỏ mà hằng năm các đơn vị, doanh nghiệp
phải chi trả. Có rất nhiều cơ quan, đơn vị sau khi ứng dụng văn phòng điện tử đều
cho rằng văn phòng điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp tăng hiệu suất công
việc, tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, mà còn giảm
được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đồng thời gia

tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.
- Do toàn bộ thông tin lưu chuyển trong nội bộ được số hóa lưu trữ trên hệ thống
nên doanh nghiệp sẽ tiết kiệm giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy
in, mực in, photocopy, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.
- Tiết kiệm chi phí điện thoại cho từng cá nhân trong công ty.
- Tiết kiệm chi phí di chuyển khi họp nội bộ, gặp khách hàng, đối tác.
VÍ DỤ CỤ THỂ VỀ MỘT PHẦN MỀM
Ở Vietnam, cũng có một số đơn vị xây dựng các ứng dụng nghiệp vụ văn phòng
điện tử, trong đó tiêu biểu có phần mềm văn phòng điện tử của Thái Sơn, có tên
Cloudoffice (có cả phiên bản miễn phí, dùng thử, và các phiên bản tùy biến cho


doanh nghiệp từ vừa và nhỏ đến cấp tập đoàn, công ty đa quốc gia hay các UBND
và các Bộ Ban ngành)
Khái Quát : Cloud office hiện đang là các phần mềm dành cho dân văn phòng
được ưa chuộng nhất hiện nay. Đây là một hệ thống phần mềm quản lý các
văn bản cũng như các loại hồ sơ, tài liệu và việc điều hành các công việc một
cách chuyên nghiệp và toàn diện nhất. Phần mềm này sẽ hỗ trợ cho các nhà
quản lý doanh nghiệp có thể quản lý các công việc cũng như các loại giấy tờ, văn
kiện, dữ liệu công việc một cách toàn diện nhất. Cloud Office cho phép người
dùng có thể số hóa toàn bộ các dữ liệu cũng như các loại văn bản, hồ sơ một
cách chính xác hơn. Các quá trình làm việc của các doanh nghiệp cũng trở nên
khoa học hơn. Theo một nghiên cứu và thống kê gần đây cho thấy, việc sử
dụng các sản phẩm phần mềm văn phòng điện tử hỗ trợ dành cho công việc
văn phòng nói chung và các sản phẩm, phiên bản của phần mềm Cloud Office
nói riêng, các doanh nghiệp có thể có được tác phong làm việc chuyên nghiệp
hơn cũng như có thể tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn nâng cao được hiệu
quả làm việc nhiều hơn so với trước.
Khách Hàng tiêu biểu: Nhờ những ưu điểm đó mà phần mềm văn phòng điện tử
CloudOffice hiện đã và đang được áp dụng trong hệ thống quản lý của nhiều cơ

quan, Bộ, Ngành, doanh nghiệp như: Cục Thuế Tỉnh Nghệ An, Cục Thuế Tỉnh
Bà Rịa –Vũng Tàu, Cục Hải quan Hải Phòng, Cục Hải quan Bình Dương, Cục
Hải quan Đồng Nai, Cục Hải quan Vũng Tàu, Cục Hải quan Đà Nẵng, Công
ty nước sạch VINACONEX, Công ty cổ phần CONECO Miền Trung, Học
viện Thanh Thiếu Niên Việt Nam ,Bưu điện Tỉnh Điện Biên,…
Điểm nổi bật
Kiểm tra, theo dõi công việc từ xa: Do nhu cầu quản lý không còn bó buộc trong
không gian văn phòng, người lãnh đạo khi đi công tác vẫn có thể truy cập phần
mềm để kiểm tra tiến độ công việc, đồng thời có thể chỉ thị đến nhân viên một cách
nhanh chóng và chính xác.
Cài đặt dễ dàng: CloudOffice là một ứng dụng có thể cài đặt trên các thiết bị
thông mình như smartphone, máy tính bảng... với các nền tảng Android, iOS,
Windows Phone giúp người dùng dễ dàng truy cập, xử lý văn bản, điều hành công
việc từ xa thông qua Internet.
Khả năng lưu trữ lớn: CloudOffice có thể lưu trữ được tài liệu, văn bản với dung
lượng lớn. Đặc biệt phần mềm văn phòng điện tử này được thiết kế với khả năng
có thể chứa dung lượng lớn văn bản tài liệu mà không ảnh hưởng đến tốc độ truy
cập. Điều này có thể giúp giảm tải khối lượng hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, giúp hạn chế
sự nhầm lẫn cũng như thất thoát tài liệu.


Giao diện thân thiện: Các hệ thống trong CloudOffice được thiết kế với giao diện
thân thiện, gần gũi, dễ sử dụng có thể tùy biến. Bạn có thể có được những hướng
dẫn cụ thể cũng như không mất quá nhiều thời gian để tìm hiểu và sử dụng phần
mềm.
Sử dụng dễ dàng: Phần mềm CloudOffice được thiết kế để triển khai một cách dễ
dàng và nhanh chóng, người sử dụng có thể tự tải về và thiệt lập theo mô hình phù
hợp với cơ quan tổ chức của mình. Ngoài ra CloudOffice có thể được sử dụng theo
mô hình điện toán đám mây giúp đơn vị áp dụng có thể triển khai ngay mà không
cần đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin.

Tính bảo mật cao: Công nghệ thông tin phát triển kéo theo sự bùng nổ của một
lớp tin tặc và sự rò rỉ thông tin mạng. Chính vì thế độ bảo mật luôn rất được quan
tâm. Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, bạn có thể yên tâm với việc hệ thống
được bảo mật với ba lớp khó, giúp chống lại sự xâm nhập từ bên ngoài, hạn chế tối
đa được nỗi lo này cho người dùng.
Tính năng đa dạng: Với văn phòng điện tử, người dùng có thể tùy chọn bổ sung
tính năng theo yêu cầu CloudOffice luôn cập nhật các tính năng mới nhanh chóng
và kịp thời với chế độ auto update.
Áp dụng trong nhiều mô hình quản lý: Có thể linh hoạt áp dụng cho các mô hình
khác nhau, từ mô hình cơ quan đoàn thể lớn đến mô hình cá nhân. Với
CloudOffice, người dùng có thể thoải mái lựa chọn các mô hình khác nhau tùy vào
nhu cầu cũng như điều kiện công việc.
Chức năng- tiện ích chính
Quản lý văn bản (Văn bản đi, văn bản đến, Tờ trình...)
Quản lý công việc (Tạo việc, theo dõi xử lý công việc, đánh giá công việc...)
Quản lý tài liệu (Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, sự kiện, tài liệu chia sẻ...)
Tiện ích văn phòng (Thảo luận, chat, ghi chép, nhắc nhở...)
Cá nhân hóa (Tùy biến sử dụng, giao diện, chức năng...)
Đánh giá
Dag Vagger - Giám đốc dự án @ Norconsult : Văn phòng điện tử đáp ứng được
hầu hết các yêu cầu của chúng tôi, đặc biệt là yêu cầu quản lý các hạng mục công
việc theo dự án. Chúng tôi dễ dàng kiểm soát công việc của các kỹ sư tại văn
phòng hiện trường dự án.


Thân Hóa - Giám đốc @ Ceco545 : Ngay từ lần đầu tiên được giới thiệu chúng tôi
đã nhìn thấy được lợi ích mà Văn phòng điện tử mang lại. Với Văn phòng điện tử
chúng tôi có thể chủ động điều hành công việc mọi lúc, mọi nơi.
Trương Ngọc Thu - Kế toán trưởng @ AAC : Chúng tôi có thể tra cứu bất kỳ một
dữ liệu nào trong hệ thống. Lãnh đạo các bộ phận giao việc và kiểm soát công việc

của nhân viên cấp dưới dễ dàng. Giá như chúng tôi biết đến sản phẩm này sớm
hơn.