hoach dinh nguon nhan luc

Tìm hiểu về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
và khả năng áp dụng trong Tập đoàn Công nghiệp Than-Khoáng sản Việt Nam
The enterprise resource planning is a system with the
general target of ensuring the proper resource for an
enterprise such as available manpower, materials,
equipment and finance. The system with the planning
tools will be used for increasing the operational efficiency
and the total management within an the enterprise

KS. VŨ TUẤN SỬ
KS. BÙI THỊ LÊ NA
KS. NGUYỄN THỊ KHÁNH LY

Viện Khoa học Công nghệ Mỏ - Vinacomin

I- Mở đầu
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp có cách tổ chức nhân sự theo phòng ban, mỗi phòng
ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình và gần như độc
lập đối với các phòng ban khác. Việc chuyển thông tin trong nội bộ doanh nghiệp được thực
hiện một cách thủ công, năng suất thấp và không có tính kiểm soát.
ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là “Hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp”, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự
động, giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chủ chốt, như kế toán, phân tích tài chính,
quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, … và các
nghiệp vụ khác của doanh nghiệp. Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn
lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số
lượng đủ khi cần, sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động và quản lý toàn diện của doanh nghiệp.
Khi ứng dụng ERP, năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần
cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn,
chính xác hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ,

chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đồng thời có khả năng tối ưu hóa trong việc sử dụng các nguồn
lực của doanh nghiệp.
II- Một số nội dung chính của hệ thống ERP
Thông thường, trong một doanh nghiệp sử dụng các phần mềm, như phần mềm kế toán,
quản lý nhân sự, vật tư, thiết bị, ... Hệ thống ERP là một phần mềm duy nhất tích hợp nhiều
môđun có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thực hiện các chức năng tương tự hoặc cao hơn
các phần mềm quản lý rời rạc. Tính tích hợp là điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng
ẺP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý đơn lẻ và được gọi là tính “tổng thể hữu cơ”.
Về bản chất, triển khai hệ thống ERP là hệ thống hóa và tự động hóa quy trình làm việc. Do
đó, việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm trước khi triển khai ERP là phải xem xét tái cơ cấu tổ
chức, hướng tới mô hình quản lý doanh nghiệp theo quy trình. Quá trình này không thể xây
dựng xong trong một, hai ngày mà có thể mất từ 35 năm hay nhiều hơn nữa, vì thế, đòi hỏi
các nhà quản lý doanh nghiệp phải có tầm nhìn chiến lược, quyết tâm đổi mới doanh nghiệp và
đầu tư dài hạn vào cơ sở hạ tầng, đào tạo nâng cao trình độ tin học và đội ngũ cán bộ công
nghệ thông tin.
Thông thường việc triển khai thực hiện và phát triển công nghệ thông tin trong các doanh
nghiệp theo 5 giai đoạn sau:
- Giai đoạn Đầu tư cơ sở hạ tầng: Doanh nghiệp trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ
LAN, mạng diện rộng WAN, kết nối Internet.
- Giai đoạn Sơ khai: Doanh nghiệp triển khai các ứng dụng đơn giản như soạn thảo văn
bản, bảng tính, hệ thống Email, lịch công tác.
- Giai đoạn Tác nghiệp riêng lẻ: Doanh nghiệp tiến đến triển khai sử dụng các chương trình
tài chính kế toán, quản lý nhân sự, tiền lương...


- Giai đoạn Triển khai chiến lược: Áp dụng các giải pháp theo mô hình quản trị ERP, SCM
(Quản trị chuỗi cung ứng), CRM (Quản trị quan hệ khách hàng) được triển khai để giúp doanh
nghiệp thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng
lực cạnh tranh của mình. Đặc điểm nổi bật của giai đoạn này là hệ thống công nghệ thông tin
tác động đến toàn thể doanh nghiệp. Việc điều hành doanh nghiệp được thực hiện trên hệ

thống với số liệu trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.
- Giai đoạn Thương mại điện tử: Doanh nghiệp ứng dụng công nghệ Internet để hình thành
quan hệ thương mại điện tử, kết nối doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và
các cơ quan quản lý Nhà nước… với tiêu chí không đơn thuần là thiết lập Website, giới thiệu
sản phẩm, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng... qua mạng mà là kế thừa, phát huy sức
mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành từ đầu.
Đa phần các doanh nghiệp Việt Nam hiện đang ở giai đoạn Tác nghiệp riêng lẻ, điểm yếu
của hệ thống là cơ sở dữ liệu phân tán, không đồng bộ dẫn đến một loạt các vấn đề về bảo
mật, sao lưu và phục hồi. Nhưng rõ nhất là khi các cơ sở dữ liệu không kết nối được với nhau
sẽ xảy ra tình trạng dữ liệu bị trùng lặp hoặc không chính xác. Mặt khác, dữ liệu không mang
tính trực tuyến nên khi nhà quản lý cần báo cáo thì phải đợi nhân viên hoàn tất việc nhập dữ
liệu. Nếu báo cáo liên quan đến nhiều phòng ban thì vấn đề trở nên phức tạp hơn nhiều.
III- Tình hình áp dụng hệ thống ERP ở Việt Nam và khả năng áp dụng trong ngành
Than - Khoáng sản
1- Tình hình áp dụng hệ thống ERP ở Việt Nam
Từ sau khi Việt Nam gia nhập WTO, trào lưu triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp
trong các doanh nghiệp bắt đầu trở nên rầm rộ. Một số doanh nghiệp đã triển khai và áp dụng
ERP thành công như: Công ty Thép Việt – Pomina, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại SMC
(thuộc ngành thép); Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex); Tập đoàn Đại Cường
Fortex (Thái Bình - đơn vị tiên phong ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP - ERP
trong hoạt động điều hành, quản lý hoạt động của ngành sản xuất sợi sơ tại Việt Nam); Công ty
Cổ phần Dược phẩm Imexpharm; Công ty Giấy Sài Gòn (GSG); Công ty Xăng dầu Bắc Thái;
Nhà máy Sữa đậu nành Việt Nam – VINASOY và gần đây nhất, ngày 8/8/2012, Tập đoàn
Hoàng Anh Gia Lai đã thành công trong việc áp dụng ERP.
Việc triển khai thành công giải pháp ERP đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho các
doanh nghiệp. Nổi bật là cải thiện hiệu suất kinh doanh nhờ hệ thống tích hợp các bộ phận
phòng ban, dữ liệu chung và truy xuất tức thời; kiểm soát tồn kho chính xác tại một thời điểm
bất kỳ. Các nghiệp vụ, quy trình quản lý đặc thù ngành được chuẩn hóa và áp dụng trên hệ
thống SAP. Thông tin được cập nhật kịp thời và chính xác giúp các cấp lãnh đạo kiểm soát
được chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sách tức thời.

Dự án quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (SAP-ERP) tập trung vào những mảng lớn
như: tái cấu trúc và xây dựng hoạt động theo mô hình tập đoàn tối ưu nguồn lực tài chính và
nguồn lực thương mại; chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo xu hướng tiến bộ và tối ưu nhất
trên thế giới; nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên; ứng dụng công nghệ thông
tin vào trong quá trình thực hiện các bước quy trình; tăng cường khả năng kiểm soát; tối ưu
hóa quản lý chi phí; nâng cao khả năng phục vụ khách hàng; nâng cao hình ảnh và uy tín của
doanh nghiệp, tập đoàn.
2- Khả năng áp dụng hệ thống ERP vào ngành Than - Khoáng sản Việt Nam.
Như trên đã phân tích, Tập đoàn Công nghiệp Than- Khoáng sản Việt Nam (Vinacomin) và
các doanh nghiệp thành viên hiện đang ở giai đoạn Tác nghiệp riêng lẻ, trong điều kiện các
đơn vị đóng ở nhiều địa bàn, phân tán rộng trong cả nước nên việc quản lý và báo cáo số liệu
có độ trễ và thiếu chính xác, tiêu hao rất nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp, hiệu
quả điều hành và quản lý chưa cao. Vì vậy, việc áp dụng hệ thống ERP cho các doanh nghiệp
thành viên và trong toàn ngành là thực sự cần thiết, tất yếu.
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp ngành Than đã và đang triển khai áp dụng một vài phần
mềm quản lý, như: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán… chưa có tính kết nối. Tuy


nhiên, đây cũng là giai đoạn then chốt, là nền tảng để tiến lên giai đoạn "Triển khai chiến lược".
Do vậy, các doanh nghiệp cần tập trung vào công tác nghiên cứu xây dựng quy trình hoạt động
theo các chuẩn mực kinh doanh tốt nhất (theo ISO chẳng hạn). Mặt khác, cần tiến hành chuẩn
hóa các cơ sở dữ liệu hiện hữu, chuẩn bị sẵn sàng để kết nối hoặc chuyển cơ sở dữ liệu sang
hệ thống mới. Song song với đó, cần nghiên cứu các giải pháp ERP phù hợp nhất.
Khi thực hiện giải pháp “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP” sẽ nâng cao năng lực
công tác quản trị, đồng thời nâng cao uy tín và chỉ số tín nhiệm của Vinacomin do đáp ứng các
tiêu chuẩn của thế giới, nhờ:
• Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy: ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các
thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định kịp thời dựa trên cơ sở có đầy
đủ các thông tin có độ chính xác cao.
• Giảm lượng hàng tồn kho: Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các

công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà
giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.
• Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các
nghiệp vụ quản lý nhân viên, giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương,
giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống
tính lương.
• Công tác kế toán chính xác hơn: Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm
ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót, có khả năng thực hiện các báo cáo hợp nhất
cho nhiều loại hình sản xuất kinh doanh khác nhau, phức tạp và quy mô lớn. Đồng thời giúp
nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài
khoản.
• Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng: Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty theo
dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở
các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
• Chuẩn hóa và tăng hiệu suất sản xuất: Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất (định mức,
chi phí, số lượng, chất lượng sản phẩm, tài nguyên trữ lượng, công nghệ và thiết bị...) của
phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui
trình sản xuất.
• Qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn: Các phân hệ ERP thường yêu cầu công
ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công thực hiện một cách rõ ràng và
giảm bớt những bất hợp lý và các vấn đề tồn tại liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng
ngày của công ty.
IV. Kết luận và kiến nghị
Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để nâng cao năng lực cạnh tranh,
đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Doanh
nghiệp nếu ứng dụng ngay từ đầu, khi quy mô còn nhỏ sẽ có nhiều thuận lợi trong việc triển
khai và sớm đi vào nề nếp.
Để có thể ứng dụng thành công ERP vào các doanh nghiệp của Vinacomin cần nhiều điều
kiện như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo Tập đoàn và các doanh nghiệp; xác
định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp....

Một số đề xuất để triển khai áp dụng ERP:
- Chuẩn bị đầy đủ các cơ sở hạ tầng thông tin (các mạng băng thông rộng, mạng LAN tin
cậy và tính tương hợp của các mạng, mạng LAN phải có nơi đặt server tập trung ngay cả trong
điều kiện địa bàn phân tán), đào tạo đội ngũ nhân viên, quyết tâm của lãnh đạo các doanh
nghiệp và sự cam kết về thời gian và tài chính.


- Nghiên cứu lựa chọn giải pháp phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Tổ chức thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp theo tiêu chuẩn hiện hành và của
quốc tế.
- Áp dụng thí điểm ERP trong một vài doanh nghiệp trong Tập đoàn, làm cơ sở để triển khai
cho các doanh nghiệp trong toàn ngành.
Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại lợi
ích lâu dài cho các doanh nghiệp và Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam. Đây
là một trong những vấn đề cần được quan tâm, phát triển của Vinacomin trong thời gian tới./.