QUY TRÌNH SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHỐNG SAO CHÉP VÀ HỖ TRỢ ĐÀO TẠO TURNITIN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
ISO 9001:2008

Mã hiệu
Lần ban hành
Ngày ban hành
Số trang

QT.KTDBCL.03
01
15/09/2015
01/13

QUY TRÌNH
SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHỐNG SAO CHÉP
VÀ HỖ TRỢ ĐÀO TẠO TURNITIN
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2008

Người lập

Mai Mạnh Lân
Chuyên viên

Ngày lập

02/09/2015

Người kiểm tra

Nguyễn Thanh Sơn
Trưởng phòng

Ngày kiểm tra

10/09/2015

Người phê duyệt

Lương Công Nhớ
Hiệu trưởng

Ngày phê duyệt

15/09/2015

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI
STT
1
2
3
4
5
6

LẦN
SỬA

TRANG
SỬA

NỘI DUNG SỬA ĐỔI

NGÀY SỬA


Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

1. Mục đích
Phân công công việc, quy định trách nhiệm và quyền hạn giữa các đơn vị của Nhà trường và
Ban Quản lý phần mềm trong công tác chống sao chép các đề tài, bài báo khoa học; các Luận văn, Đồ
án/ Khóa luận tốt nghiệp, Bài tập lớn của Nghiên cứu sinh (NCS), Học viên cao học (HVCH), Sinh
viên (SV) hệ Đại học, Cao đẳng của Trường Đại học Hàng hải Việt Nam theo các tiêu chuẩn do Bộ
Giáo dục và Đào tạo ban hành.
2. Phạm vi
Áp dụng quy trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin cho Cán bộ
khoa học, NCS, HVCH, SV trong phạm vi toàn Trường.
3. Tài liệu viện dẫn
- Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15/08/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo
về việc ban hành quy chế đào tạo Đại học, Cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống tín chỉ.
- Thông tư số 57/2012/TT-BGDĐT ngày 27/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về
việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế đào tạo đại học và cao đẳng hệ chính quy theo hệ thống
tín chỉ ban hành kèm theo Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15 tháng 8 năm 2007 của Bộ
trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Quyết định số 1919/QĐ-ĐHHH-ĐT ngày 22 tháng 08 năm 2013 của Hiệu trưởng trường Đại
học Hàng hải VN ban hành Quy chế đào tạo Đại học, Cao đẳng hệ chính quy theo học chế tín chỉ.
- Văn bản 06/VBHN-BGDĐT của Bộ GDĐT ngày 4/3/2014 Quy định về tiêu chuẩn đánh giá
chất lượng giáo dục trường đại học;

- Căn cứ Luật Giáo dục đại học, năm 2012;
4. Định nghĩa:
Các từ viết tắt:
NCS : Nghiên cứu sinh

KQKT : Kết quả kiểm tra

HVCH : Học viên cao học

KL : Kết luận

SV: Sinh viên

BQLPM: Ban quản lý phần mềm

GV: Giảng viên

Lần ban hành: 01

trang số 2/14


Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

5. Nội dung
5.1. Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin:
5.1.1. Lưu đồ:
STT

Tiến trình

Trách nhiệm

Hồ sơ công việc

Ban quản lý PM

Kế hoạch Bảo vệ Luận văn/
Đồ án/ Khóa luận TN/ Bài
tập lớn MH
Lịch thi, Lịch bảo vệ Bài
tập lớn MH, thông báo
nghiệm thu Đề tài, bài báo
khoa học.

Nhận kế hoạch, lịch thi và lên kế
hoạch sử dụng, khai thác phần mềm
1.

2.

Thông báo, phân công nhiệm vụ cho
các thành viên, đơn vị liên quan

Nhận Luận văn/ Đồ án/Khóa luận TN/ Bài
3. tập lớn/TKMH/Đề tài, bài báo NCKH và
thu lệ phí

Ban quản lý PM

Thư viện

4.

Tiến hành quét trên phần mềm
Turnitin

Các đơn vị được
BQLPM phân công

5.

Xử lý, tổng hợp & công bố kết quả

Ban Quản lý PM

BM.01-QT.KTDBCL.03
BM.02-QT.KTDBCL.03

BM.03.QT.KTDBCL.03
BM.04.QT.KTDBCL.03

6.

7.

8.

Quản lý kết quả quét

Kết thúc công việc

Bộ phận kỹ thuật
Ban quản lý PM

BM.05.QT.KTDBCL.03

Ban Quản lý PM

BM.07.QT.KTDBCL.03

BM.06.QT.KTDBCL.03

Ban Quản lý PM

5.1.2. Quy trình sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin:
- Giảng viên và NCS/ Học viên cao học/ Sinh viên trong toàn trường đều có thể tự sử dụng phần
mềm Turnitin và không hạn chế số lần quét để tự hoàn thiện các Luận văn/ Đồ án/ Khóa luận tốt
nghiệp/ Bài tập lớn / Thiết kế môn học/ Đề tài, bài báo KH trước khi nộp cho Ban Quản lý phần mềm
Turnitin. Cách sử dụng phần mềm được hướng dẫn chi tiết trong Phụ lục 01 của quy trình này.
- Ban Quản lý phần mềm Turnitin thực hiện công tác quét một lần để xác định tỉ lệ trùng
lặp, phân công Thư viện chịu trách nhiệm nhận Luận văn/ Đồ án/ Khóa luận tốt nghiệp/ Bài tập lớn /
Thiết kế môn học/ Các đề tài, bài báo KH và thu lệ phí của NCS/ Học viên/ Sinh viên, cán bộ KH.

Lần ban hành: 01

trang số 3/14

Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

- NCS/ Học viên cao học/ Sinh viên/ cán bộ khoa học nộp file Luận văn/ Đồ án/ Khóa luận tốt
nghiệp/ Bài tập lớn / Thiết kế môn học/ Đề tài, bài báo KH (yêu cầu file *.doc, *.docx hoặc *.pdf được
chuyển đổi từ *.doc sang và không phải là dạng ảnh quét) kèm bản cứng có phê duyệt của thầy
hướng dẫn , Thư viện có trách nhiệm tiếp nhận file, kiểm tra xem file nộp và bản cứng kèm theo có
hợp lệ không. Nếu hợp lệ thì Thư viện thu lệ phí và vào sổ theo dõi (BM.02.QT.KTDBCL.03); Sau đó
Thư viện cấp “Phiếu nhận và hẹn trả kết quả” cho NCS/Học viên cao học/ Sinh viên
(BM.01.QT.KTDBCL.03).
- Cuối ngày, Thư viện có trách nhiệm tổng hợp số lượng file và chuyển về Ban quản lý PM để
tiến hành quét (thông qua thường trực Ban). Ban quản lý phần mềm sẽ lên kế hoạch, điều hành công
việc quét và in “kết quả kiểm tra” (BM.03.QT.KTDBCL.03 + Minh chứng kèm theo).
- Thư viện nhận “kết quả kiểm tra” từ Ban quản lý phần mềm và phát trả cho NCS/ Học viên
cao học/ Sinh viên (đồng thời phát trả bản cứng Luận văn/ Đồ án/ Khóa luận tốt nghiệp/ Bài tập lớn /
Thiết kế môn học/ Các đề tài, bài báo KH) theo lịch đã hẹn.
- Khi nhận được “kết quả kiểm tra”, nếu sinh viên có thắc mắc, khiếu nại thì tiến hành làm thủ
tục phúc khảo theo quy trình phúc khảo ở dưới đây; nếu không thì Ban quản lý phần mềm sẽ tiến hành
vào sổ và lưu trữ kết quả quét (BM.07.QT.KTDBCL.03).
- Ngay sau khi hoàn tất thu lệ phí đợt triển khai sử dụng phần mềm TURNITIN kiểm tra chống
sao chép theo thông báo/ kế hoạch, thư viện có trách nhiệm khớp đối sổ sách và chuyển kinh phí về
Nhà trường thông qua Ban quản lý phần mềm.
5.2. Quy trình phúc khảo:
- Thư viện tiến hành nhận đơn xin phúc khảo (BM.04.QT.KTDBCL.03) kể từ khi công bố “kết
quả quét” cho NCS/ Học viên cao học/ Sinh viên/Cán bộ khoa học.
- Hạn cuối nhận đơn xin phúc khảo: sau 01 tuần kể từ ngày NCS/ Học viên cao học/ Sinh viên
nhận được kết quả quét.
- Bộ phận thường trực kỹ thuật thuộc Ban quản lý PM sẽ kiểm tra đánh giá lại những bài có thắc

mắc, khiếu nại và lập biên bản phúc (BM.05.QT.KTDBCL.03) khảo sau khi quét xong.
- Trong 01 tuần kể từ ngày hết hạn nhận đơn xin phúc khảo, Ban quản lý phần mềm sẽ công bố
kết quả phúc khảo (BM.06.QT.KTDBCL.03) cho NCS/ Học viên cao học/ Sinh viên.

Lần ban hành: 01

trang số 4/14


Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

6. Hồ sơ
TT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Tên hồ sơ
Lịch thi học kỳ, Lịch BV tốt
nghiệp, danh sách NCS/Học viên
cao học/ Sinh viên nhận đề tài.

Nơi lưu

Cách lưu

Thời gian lưu

Cách huỷ

Ban Quản lý
Phần mềm

File

2 năm

Xé bỏ

Phiếu nhận và hẹn trả kết quả

Thư viện

File

1 năm

Xé bỏ

Sổ theo dõi

Thư viện

File

Vĩnh viễn

Không
hủy

Kết quả Kiểm tra

Ban Quản lý
Phần mềm

File

2 năm

Xé bỏ

Số lưu kết quả kiểm tra

Ban Quản lý
Phần mềm

Tập

Vĩnh viễn

Không
hủy

Thư viện

File

1 năm

Xé bỏ

File

2 năm

Xé bỏ

File

2 năm

Xé bỏ

File

5 năm

Xé bỏ

Đơn xin phúc khảo
Biên bản phúc khảo
Kết quả phúc khảo

Quyết định thành lập hội đồng
thẩm định

Ban Quản lý
Phần mềm
Ban Quản lý
Phần mềm
Ban Quản lý
Phần mềm

7.Phụ lục
TT
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Tên biểu mẫu/phụ lục

Ký hiệu

Phiếu nhận và hẹn trả kết quả (NCS/HVCH/Sinh viên)

BM.01.QT.KTDBCL.03

Sổ theo dõi

BM.02.QT.KTDBCL.03

Kết quả kiểm tra

BM.03.QT.KTDBCL.03

Đơn xin phúc khảo

BM.04.QT.KTDBCL.03

Biên bản chấm/quét phúc khảo

BM.05.QT.KTDBCL.03

Kết quả phúc khảo

BM.06.QT.KTDBCL.03

Sổ lưu kết quả

BM.07.QT.KTDBCL.03

Lần ban hành: 01

trang số 5/14


Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

PHỤ LỤC 01
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM TURNITIN
Phần 1. Hướng dẫn sử dụng Turnitin để kiểm tra sao chép – (Dành cho Giảng viên)
1) Vào trang
2) Nhập tài khoản và mật khẩu như trong thư đăng ký với ban Quản lý phần mềm Turnitin.
3) Đổi mật khẩu
4) Tạo lớp học (chọn Add class)

5) Nhập thông tin cho lớp học, Ví dụ như hình bên

Lần ban hành: 01

trang số 6/14


Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

6) Lưu lại ID của lớp và mật khẩu để gửi cho sinh viên nộp bài

7) Tạo các chuyên đề

Lần ban hành: 01

trang số 7/14


Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

8) Nộp các bài báo, đồ án môn học, các đề tài nghiên cứu khoa học theo các chuyên đề mình tạo
ra như sau:
Chọn Submit hoặc (quick submit) người sử dụng vào tài khoản rồi đặt chế độ quick submit
trong phần User information/Account settings

Lần ban hành: 01

trang số 8/14


Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

9) Đưa các file lên để kiểm tra sao chép

Lần ban hành: 01

trang số 9/14


Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

10) Lựa chọn các điều kiện để kiểm tra sao chép
Nên kiểm tra theo các điều kiện sau: quét 12 từ giống nhau trở lên, bỏ qua mức độ giống nhau dưới

1%, quét bỏ qua trích dẫn, quét bỏ qua danh mục tài liệu tham khảo.

11) Xuất kết quả ra file hoặc in.

Lần ban hành: 01

trang số 10/14


Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

Chọn chế độ Text- Only Report. Sau đó chọn chế độ In hoặc lưu dạng file.

12) Căn cứ vào kết quả kiểm tra sao chép của phần mềm theo 3 điều kiện ở mục 11, giáo viên
hướng dẫn môn học, người hướng dẫn tốt nghiệp, người thẩm định và hội đồng thẩm định
chuyên môn, hội đồng khoa học đưa ra các kết luận cuối cùng.
13) Để thuận tiên, sinh viên tự tạo tài khoản để upload các báo cáo, luận văn theo ID và Pass được
giáo viên hướng dẫn cấp. Sinh viên có thể upload nhiều lần 1 báo cáo hay luận văn của mình,
kết quả kiểm tra sao chép sẽ dựa trên file sau cùng.

Lần ban hành: 01

trang số 11/14


Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

14) Các giảng viên, sinh viên đều có thể tự Reset password khi quên mật khẩu bằng cách nhập lại
địa chỉ email dùng đăng ký tài khoản và last name của mình như hình sau:

15) Trợ giúp về vấn đề kỹ thuật khi sử dụng phần mềm Mr Giang 0902096556.

Phần 2. Hướng dẫn sử dụng Turnitin để kiểm tra sao chép (Dành cho Sinh viên,
học viên cao học, NCS)
Lần ban hành: 01

trang số 12/14


Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

1) Tự tạo tài khoản
Vào trang
2) Chọn Create account sau đó nhập email và pass word để đăng ký tài khoản

3) Sinh viên nộp bài theo lớp và môn học (ID và Pass do giáo viên cấp cho sinh viên và học viên)

4) Đưa các file lên để kiểm tra sao chép

Lần ban hành: 01

trang số 13/14

Qui trình Sử dụng phần mềm chống sao chép và hỗ trợ đào tạo Turnitin

QT.KTDBCL.03

5) Lựa chọn các điều kiện để kiểm tra sao chép
Nên kiểm tra theo các điều kiện sau: quét 12 từ giống nhau trở lên, bỏ qua mức độ giống nhau dưới
1%, quét bỏ qua trích dẫn, quét bỏ qua danh mục tài liệu tham khảo.

6) Xuất kết quả ra file hoặc in.
Chọn chế độ Text- Only Report. Sau đó chọn chế độ In hoặc lưu dạng file.

Lần ban hành: 01

trang số 14/14