Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bưu phẩm

LỜI NÓI ĐẦU
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhu cầu ứng dụng tin
học trong công tác quản lý cũng ngày càng tăng, việc xây dựng các phần
mềm quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu trên là rất cần thiết.
Trong thực tế, phân tích hệ thống thông tin được ứng dụng rất rộng
rãi ở tất các các lĩnh vực nhằm giúp các lập trình viên dễ dàng lập trình
phần mềm quản lý hệ thống thông tin.
Trong bài này được thực hiện nhằm áp dụng những kiến thức của các
môn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin.


CHƯƠNG I. Khảo sát hệ thống
I.

Mô tả hệ thống

Địa điểm: Khảo sát bưu cục giao dịch chuyển phát Viettel Post chi
nhánh ở quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng.
Bưu cục là nơi phục vụ nhu cầu gửi, nhận bưu phẩm. Đối tượng
phục vụ của Bưu cục (đang xét) là những khách hàng có nhu cầu gửi
bưu phẩm, hàng hóa đi trong nước hay ra nước ngoài. Vì vậy cần một
chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong công việc
của mình.
Các hoạt động chính của Bưu cục gồm: Nhận bưu phẩm của
khách hàng, khai báo hải quan, lưu trữ bưu phẩm vào trong kho, giao
gửi bưu phẩm theo yêu cầu của khách hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo
bưu phẩm tồn không chuyển phát được…
Có các loại hình dịch vụ chuyển phát như sau:
- Chuyển phát trong nước:
 DV chuyển phát nhanh (VCN)
 DV chuyển phát 36 Giờ (V36)

 DV chuyển phát 60 Giờ (V60)
 DV Bưu kiện (VBK)
 DV Vận tải (VTT)
 Dịch vụ Bảo đảm (VBD)
 DV Gia tăng
 DV Phát hàng thu tiền (COD)
- Chuyển phát quốc tế:
 DV chuyển phát tiết kiệm (VQE)
 DV chuyển phát chỉ định hàng (VQC)


 DV chuyển phát chuyên tuyến (VQT)
Do giới hạn về mặt kiến thức cũng như thực tiễn nên trong phần
nghiên cứu này nhóm em sẽ triển khai hệ thống về mảng chuyển phát
trong nước.
Quá trình xử lý
Khi khách hàng có nhu cầu gửi bưu phẩm, khách hàng sẽ đến bưu
điện yêu cầu được gửi bưu phẩm và chọn gói dịch vụ chuyển phát. Nhân
viên sẽ tiếp nhận yêu cầu, nếu đáp ứng được dịch vụ của khách hàng thì
sẽ nhận bưu phẩm và giao cho khách hàng biểu mẫu phiếu gửi. Khách
hàng sẽ kê khai đầy đủ và rõ ràng tất cả các thông tin vào phiếu gửi (bao
gồm: Tên người gửi, người nhận, số điện thoại, địa chỉ, DV chuyển
phát, nội dung bưu gửi, phát hàng thu tiền (nếu có phải ghi rõ số tiền
cần thu), chọn yêu cầu chuyển hoàn hay hủy đơn khi trường hợp bưu
phẩm không phát được, và ký tên). Sau đó nhân viên nhận lại phiếu gửi
và tiếp tục kê khai vào nơi dành cho nhân viên. Đối với trường hợp bưu
gửi có giá trị cao như vàng bạc, đá quý,… khách hàng sẽ yêu cầu nhân
viên cung cấp phiếu khai giá và khai giá tầm bao nhiêu tiền tương ứng
với giá trị của bưu gửi. Khi hoàn thành xong các thủ tục kê khai nhân
viên sẽ cập nhật tất cả thông tin trên vào cơ sở dữ liệu khách hàng. KH

phải thanh tóan đầy đủ mọi khoản cước và nhận hóa đơn. Bên cạnh đó
khách hàng phải giữ một liên màu vàng(bản sao)của phiếu gửi để đối
chiếu.
Nhân viên sẽ tổng hợp lại bưu gửi làm phiếu thông tin dán trên bưu
gửi và một lần nữa kiểm tra thông có khớp với phiếu gửi hay không rồi
chuyển bưu phẩm cho trung tâm khai thác. Một phiếu gửi sẽ được giữ lại
và giao cho nhân viên kế toán. Nhân viên kế toán sẽ đối chiếu phiếu gửi
với bảng giá lập bảng kê chi tiết công nợ. Thông tin được lưu trong bảng
kê chi tiết công nợ.
- Quy trình phát bưu gửi:


Nhân viên chia bưu phẩm theo các tuyến tới từng phòng giao dịch
tương ứng gần nhất với địa chỉ người nhận trên bưu. Sử dụng bảng kê
thông tin phiếu gửi phân loại theo từng tuyến đã được nhập trong máy
tính -> bàn giao bưu phẩm cho Bộ phận Bưu tá.
Bộ phận giao nhận (nhân viên bưu tá): phân chia cho từng nhân viên
theo từng tuyến -> nhân viên sắp xếp trình tự các bưu phẩm, ký nhận
bàn giao và đi phát, nếu phát tới khách nhận thành công sẽ ký vào phiếu
gửi mục người nhận, sau đó cập nhật thông tin người nhận (có phát
thành công hay không?) vào bảng kê danh sách phát thành công của hệ
thống.
- Khi khách hàng có khiếu nại, khách hàng sẽ gọi điện hoặc đến gặp
trực tiếp nhân viên. Nhân viên điều hành sẽ đối chiếu mã số với phiếu
gửi rồi gửi thông báo cho khách hàng tình trạng của bưu phẩm. Thông
tin được lưu trong sổ khiếu nại.
Sau mỗi tháng, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ lập báo cáo tình
trạng khiếu nại của khách hàng, nhân viên kế toán sẽ lập báo cáo doanh
thu và gửi về cho giám đốc.
Phân tích yêu cầu chức năng và phi chức năng của hệ thống








II.

Yêu cầu chức năng
Quản lý bưu phẩm
 Quản lý CSDL khách hàng
 Quản lý khiếu nại
 Quản lý doanh thu
Yêu cầu phi chức năng
Giao diện đơn giản, dễ nhìn
Hệ thống có chức năng phân quyền và bảo mật
Tốc độ truy cập dữ liệu nhanh
Sơ đồ phân rã chức năng , sơ đồ ngữ cảnh và sơ dồ luồng dữ

liệu
1.

Sơ đồ phân rã chức năng BFD.



2. Sơ đồ ngữ cảnh

3.Sơ đồ DFD

Mức 1: Nhận bưu phẩm


Mức 1: Phát bưu phẩm


Mức 1: Khiếu nại


Mức 1: Báo cáo


III. Phân tích dữ liệu
1. Mô hình chuẩn hóa dữ liệu (RDM)
1.1.Thực thể KHÁCH HÀNG
Thuộc tính chưa Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hóa dạng 2 Chuẩn hóa dạng 3
chuẩn hóa
(1NF)
(2NF)
(3NF)
Mã khách hàng

Mã khách hàng

Mã khách hàng

Mã khách hàng

Tên khách hàng

Tên khách hàng

Tên khách hàng

Tên khách hàng

Địa chỉ

Địa chỉ

Địa chỉ

Địa chỉ

Điện thoại

Điện thoại

Điện thoại

Điện thoại

Số tài khoản

Số tài khoản

Số tài khoản

Số tài khoản

1.2.Thực thể NHÂN VIÊN
Thuộc tính chưa Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hóa dạng 2 Chuẩn hóa dạng 3
chuẩn hóa
(1NF)
(2NF)
(3NF)
Mã nhân viên

Mã nhân viên

Mã nhân viên

Mã nhân viên

Tên nhân viên

Tên nhân viên

Tên nhân viên

Tên nhân viên

Mã phòng ban

Mã phòng ban

Mã phòng ban

Mã phòng ban

Địa chỉ

Địa chỉ

Địa chỉ

Địa chỉ

Email

Email

Email

Email

Chức vụ

Chức vụ

Chức vụ

Chức vụ

Điện thoại

Điện thoại

Điện thoại

Điện thoại

1.3.Thực thể GIÁM ĐỐC
Thuộc tính chưa Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hóa dạng 2 Chuẩn hóa dạng 3
chuẩn hóa
(1NF)
(2NF)
(3NF)
ID giám đốc

ID giám đốc

ID giám đốc

ID giám đốc


Tên giám đốc

Tên giám đốc

Tên giám đốc

Tên giám đốc

Địa chỉ

Địa chỉ

Địa chỉ

Địa chỉ

Email

Email

Email

Email

Điện thoại

Điện thoại

Điện thoại

Điện thoại

1.4.Thực thể PHIẾU GỬI
Thuộc tính chưa Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hóa dạng 2 Chuẩn hóa dạng 3
chuẩn hóa
(1NF)
(2NF)
(3NF)
Mã phiếu gửi

Mã phiếu gửi

Mã phiếu gửi

Mã phiếu gửi

Mã khách hàng

Mã khách hàng

Mã khách hàng

Ngày gửi

Họ tên khách hàng

Họ tên khách hàng

Họ tên khách hàng

Mã khách hàng

Điện thoại

Điện thoại

Điện thoại

Họ tên khách hàng

Địa chỉ

Địa chỉ

Địa chỉ

Điện thoại

Ngày gửi

Ngày gửi

Ngày gửi

Địa chỉ

Khối lượng

Khối lượng

Mã phiếu gửi

Dịch vụ

Mã bưu phẩm

Mã phiếu gửi

Mã bưu phẩm

Mã bưu phẩm

Tên bưu phẩm

Mã bưu phẩm

Dịch vụ

Tên bưu phẩm

Dịch vụ

Tên bưu phẩm

Mã bưu phẩm

Khối lượng

Đơn giá

Dịch vụ

Tên bưu phẩm

Đơn giá

Đơn giá

Khối lượng
Đơn giá

1.5.Thực thể BÁO CÁO
Thuộc tính chưa Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hóa dạng 2 Chuẩn hóa dạng 3
chuẩn hóa
(1NF)
(2NF)
(3NF)
Mã hợp đồng

Mã hợp đồng

Mã hợp đồng

Mã hợp đồng

Mã nhân viên

Mã nhân viên

Mã nhân viên

Ngày hợp đồng

Tên nhân viên

Tên nhân viên

Tên nhân viên

Khối lượng

Ngày hợp đồng

Ngày hợp đồng

Ngày hợp đồng

Đơn vị gửi

Mã bưu phẩm

Khối lượng

Khối lượng

Đơn vị nhận


Tên bưu phẩm

Đơn vị gửi

Đơn vị gửi

Mã nhân viên

Khối lượng

Đơn vị nhận

Đơn vị nhận

Tên nhân viên

Đơn vị tính

Mã hợp đồng

ID giám đốc

ID giám đốc

Đơn vị gửi

Mã bưu phẩm

Tên giám đốc

Tên giám đốc

Đơn vị nhận

Tên bưu phẩm

Mã bưu phẩm

Mã bưu phẩm

ID giám đốc

Đơn vị tính

Tên bưu phẩm

Tên bưu phẩm

Tên giám đốc

ID giám đốc

Đơn vị tính

Đơn vị tính

Tên giám đốc
1.6.Thực thể BƯU PHẨM
Thuộc tính chưa Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hóa dạng 2 Chuẩn hóa dạng 3
chuẩn hóa
(1NF)
(2NF)
(3NF)
Mã bưu phẩm

Mã bưu phẩm

Mã bưu phẩm

Mã bưu phẩm

Tên bưu phẩm

Tên bưu phẩm

Tên bưu phẩm

Tên bưu phẩm

Khối lượng

Khối lượng

Khối lượng

Khối lượng

Mã khách hàng

Mã nhân viên

Mã nhân viên

Ngày tiếp nhận

Tên khách hàng

Tên nhân viên

Tên nhân viên

Giờ tiếp nhận

Mã nhân viên

Ngày tiếp nhận

Ngày tiếp nhận

Mã nhân viên

Tên nhân viên

Giờ tiếp nhận

Giờ tiếp nhận

Tên nhân viên

Ngày tiếp nhận

Mã khách hàng

Mã khách hàng

Mã khách hàng

Giờ tiếp nhận

Tên khách hàng

Tên khách hàng

Tên khách hàng

1.7.Thực thể KHIẾU NẠI
Thuộc tính chưa Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hóa dạng 2 Chuẩn hóa dạng 3
chuẩn hóa
(1NF)
(2NF)
(3NF)
Mã khiếu nại

Mã khiếu nại

Mã khiếu nại

Mã khiếu nại

Mã nhân viên
Tên nhân viên

Thông tin khiếu Thông tin khiếu Thông tin khiếu
nại
nại
nại

Mã khách hàng

Ngày khiếu nại

Ngày khiếu nại

Ngày khiếu nại

Tên khách hàng

Mã nhân viên

Mã nhân viên

Mã hợp đồng


Mã hợp đồng

Tên nhân viên

Thông tin khiếu Mã khách hàng
nại
Tên khách hàng
Ngày khiếu nại
Mã hợp đồng

Tên nhân viên

Mã nhân viên

Mã khách hàng

Tên nhân viên

Tên khách hàng

Mã khách hàng

Mã hợp đồng

Tên khách hàng

2.Thực thể
KHACHHANG (MaKhachHang, TenKhachHang, DiaChi, DienThoai,
SoTaiKhoan).
NHANVIEN (MaNhanVien, TenNhanVien, MaPhongBan, DiaChi, Email,
DienThoai, ChucVu).
GIAMDOC (IDGiamDoc, TenGiamDoc, DiaChi, Email, DienThoai).
BUUPHAM (MaBuuPham, TenBuuPham, KhoiLuong, NgayTiepNhan,
GioTiepNhan).
KHIEUNAI (MaKhieuNai, ThongTinKhieuNai, NgayKhieuNai, MaHopDong).
BAOCAO (MaHopDong, NgayHopDong, KhoiLuong, DonViGui, DonViNhan).
PHIEUGUI (MaPhieuGui, MaBuuPham, TenBuuPham, KhoiLuong, DonGia).

3.Mô hình quan hệ


KẾT LUẬN
Trong đồ án, em đã vận dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
để xây dụng phần mềm quản lý dịch vụ chuyển phát bưu phẩm. Kết quả đạt được
bao gồm:
-

Lý thuyết:

 Mô tả được nghiệp vụ


 Biểu diễn các nghiệp vụ bằng các sơ đồ tiến trình nghiệp vụ.
 Phân tích thiết kế bài toán một cách đầy đủ, theo đúng quy trình được học.
 Thiết kế được cơ sở dữ liệu quan hệ để lưu trữ dữ liệu.
Vì thời gian có hạn và kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên việc phân tích bài toán
về cơ bản đã thực hiện tương đối đầy đủ, tuy nhiên chưa thể mô tả đầy đủ mọi khía
cạnh của vấn đề. Xây dựng được hệ thống nhưng chỉ với các chức năng chính, cần
thêm nhiều chức năng để chương trình tốt và hoàn thiện hơn.