Mẫu Thủ tục kiểm soát hồ sơ của nhà trường

Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email:
--
THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ
1. Mục đích:
Thủ tục này nhằm quy định tiến trình lập và duy trì các hồ sơ để cung cấp các bằng chứng
về sự không phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý
chất lượng.
2. Thủ tục chi tiết
TT Tiến trình thực hiện Trách nhiệm
1 - Xác nhận các loại hồ sơ có tại phòng, khoa, lập danh mục hồ
sơ, phương pháp lưu theo thứ tự ngày, tháng, năm, hoặc theo
thứ tự A,B,C... tên bìa đựng các hồ sơ, nơi lưu trữ.
- Thời gian lưu trữ nêu trong danh mục hồ sơ phải phù hợp với
quy định của nhà nước, trong trường hợp không có quy định
của nhà nước về lưu trữ, trưởng các phòng, khoa xác nhận thời
gian lưu trữ và ghi vào danh mục hồ sơ.
Trưởng bộ phận
2 - Hồ sơ được viết, điền rõ ràng dễ đọc, dễ nhận biết và dễ truy
cập.
- Hồ sơ phải được bảo quản và bảo vệ một cách thích hợp nhằm
tránh giảm suy giảm chất lượng (các hồ sơ được đựng trong các
bìa cứng, các tập tin, để tại nơi khô ráo tránh mối mọt...).
Nhân viên được
phân cấp
lưu giữ
3 - Khi hết thời hạn lưu trữ lập biên bản thanh lý hồ sơ, trình hiệu
trưởng xem xét và phê duyệt.
Trưởng các phòng,

khoa
4 Khi nhận được sự chấp thuận của hiệu trưởng tíên hành huỷ hồ
sơ, phương pháp huỷ bỏ: đốt, xé, sử dụng máy huỷ...
Nhân viên được
phân công
3. phụ lục
1. Danh mục hồ sơ
Người duyệt Người soạn thảo
Số hiệu: TT-PHCQT-TC-KSTL/00 Ngày 01/7/2003 Trang ½