Mẫu Thủ tục kiểm soát tài liệu của Nhà trường

Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email:
--
THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
1. Mục đích:
- Thiết lập và duy trì toàn bộ tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng của trường nhằm
đạt các yêu cầu sau:
- Đảm bảo các tài liệu được phê duyệt về tính hợp lý và hợp pháp trước khi ban hành.
- Rà soát cập nhật và phê duyệt lại khi cần.
- Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành phân phối tài liệu.
2. Thủ tục chi tiết:
TT Tiến trình thực hiện Trách nhiệm
1 Ban hành tài liệu mới/thay đổi tài liệu hiện hành
Khi có nhu cầu ban hành tài liệu mới/ thay đổi tài liệu lập
phiếu đề nghị ban hành/phiếu thay đổi tài liệu trình với hiệu
trưởng về nhu cầu ban hành/thay đổi tài liệu.
Người có nhu cầu
2 Nếu chấp thuận, phân công cán bộ thích hợp soạn thảo Hiệu trưởng
3 Tiến hành soạn thảo tài liệu, ký vào vị trí người soạn thảo và
trình Hiệu trưởng xem xét phê duyệt
Người soạn thảo tài
liệu
4 Cập nhật vào danh mục tài liệu nội bộ (khi thay đổi toàn bộ
tài liệu, ghi rõ tính chất thay đổi trên phiếu thông báo thay
đổi tài liệu.
Người soạn thảo tài
liệu/nhân viên văn
thư
5 Photo thành nhiều bản, đóng dấu “được kiểm soát” vào trang

đầu của tài liệu hoặc đóng dấu giáp lai trên toàn bộ tài liệu
Nhân viên văn thư
6 Bản tài liệu gốc không được đóng dấu để có thể phô tô khi
cần thiết hoặc có yêu cầu.
Nhân viên văn thư
7 Phân phối tài liệu đến người nhận sau khi đã có ý kiến của
ban giám hiệu. Đề nghị người nhận ký vào sổ nhận tài liệu
(khi thay đổi tài liệu, phiếu thay đổi tài liệu được phân phối
đính kèm với tài liệu được sửa đổi.
Nhân viên văn thư
8 Kiểm tra để đảm bảo nhận đúng tài liệu và thông báo đến tất
cả các nhân vật tài liệu đã nhận. Lưu trữ tài liệu theo cách dễ
dàng truy cập.
Nhân viên văn thư
9 Khi thay đổi tài liệu thực hiện theo các bước sau:
- Thu hồi tài liệu hết hiệu lực và huỷ bỏ
- Nếu giữ lại tài liệu lỗi thời để tham khảo và nghiên cứu
phải đóng dấu “hết hiệu lực”
Nhân viên văn thư
10 Đối với việc thay đổi nhỏ từ vài dòng đến 1 trang có thực
hiện các bước sau:
- Bước 1:
+ Hiệu chỉnh và in lại trang có sửa đổi, bổ sung để phân
phối.
+ Ghi rõ bản chất việc thay đổi trên phiếu thông báo thay đổi
tài liệu và trình BGH ký vào phiếu thông báo thay đổi tài
Người soạn thảo
Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04. 7855518 - Fax: 04. 7855518

- Website: www.cpoclub.net - Email:
--
liệu.
- Bước 2:
+ Lần sửa đổi sẽ được ghi nhận trên trang sửa đổi bằng cách
thêm dấu/X bên cạnh số soát xét, ghi ngày hiệu lực mới bên
trang sửa đổi và ghi nhận vào phiếu thông báo thay đổi tài
liệu. Ví dụ: số soát xét/lần sửa đổi 00/01.
Nhân viên văn thư
11 Thực hiện các bước 7,8,9 Nhân viên văn thư
12 Kiểm soát tài liệu bên ngoài
- Khi nhận tài liệu bên ngoài (các văn bản pháp luật của
Trung ương, chính quyền địa phương: Nghị định, nghị quyết,
thông tư... liên quan đến phạm vi áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng) nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ theo dõi công
văn, cập nhật vào danh mục tài liệu bên ngoài.
- Trình hiệu trưởng xem xét, có ý kiến chỉ đạo, phân phối
(trình tự xem xét theo các bước 5,6,7).
Nhân viên văn thư,
trưởng các phòng,
khoa, trung tâm
13 Khi có sự thay đổi tài liệu, xin ý kiến hiệu trưởng để có đủ
bản sửa đổi và thực hiện các bước5,6,7,8,9.
Nhân viên văn thư
trưởng các phòng,
khoa.
3. Phụ lục:
1: Danh mục tài liệu nội bộ
2: Số/ phiếu ký nhận tài liệu
3: Danh mục tài liệu bên ngoài

4: Phiếu thông báo thay đổi tài liệu
5: Phiếu đề xuất ban hành văn bản/ thay đổi tài liệu
Người duyệt Người soạn thảo
Số hiệu: TT-PHCQT-TC-KSTL/00 Ngày 1/7/2003