Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ

LỜI CAM ĐOAN
Nhóm chúng tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học của
nhóm dưới sự hướng dẫn của TS. Bùi Thị Ánh Vân.
Các số liệu, tài liệu nêu ra trong bài là trung thực, đảm bảo tính khách
quan, khoa học.
Các tài liệu tham khảo có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng.
Hà Nội, ngày 10 tháng 05 năm 2017
TM.NHÓM 5
Nhóm trưởng
Nguyễn Thị Hồng Thủy


LỜI CẢM ƠN
Qua đây nhóm chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đến
GV.TS. Bùi Thị Ánh Vân đã dìu dắt, dạy dỗ các thành viên trong nhóm trong
quá trình nghiên cứu để hoàn thiện đề tài nghiên cứu này.
Nhóm xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của UBND huyện Phúc Thọ
Thành phố Hà Nội đã cung cấp cho nhóm chúng tôi những thông tin để có thể
hoàn thành tốt nội dung của đề tài.
Do chưa có kinh nghiệm và kiến thức còn hạn chế nên đề tài của nhóm
vẫn còn nhiều thiếu sót. Nhóm mong được cô đóng góp ý kiến để đề tài hoàn
thiện hơn.
Nhóm 5 xin chân thành cảm ơn !


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO

VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN PHÚC THỌ......4
1.1.Lý luận chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản............................................................4
1.1.1.Một số khái niệm.......................................................................................................................4
1.1.2.Nội dung của công tác soạn thảo và quản lý văn bản...............................................................4
1.1.3.Vai trò của công tác soạn thảo và quản lý văn bản...................................................................6
1.2.Tổng quan về UBND huyện Phúc Thọ...........................................................................................7
1.2.1.Lịch sử hình thành......................................................................................................................7
1.2.2.Cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Phúc Thọ......................................................10
*Tiểu kết:...........................................................................................................................................14

Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN
BẢN TẠI UBND HUYỆN PHÚC THỌ...........................................................15
2.1.Sự chỉ đạo của UBND huyện Phúc Thọ đối với công tác soạn thảo và quản lý văn bản...........15
2.2.Công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ............................................................16
2.2.1.Các loại văn bản được soạn thảo............................................................................................16
2.2.2.Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ........................................................18
2.3.Tình hình quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ...............................................................24
2.3.1.Đối với quản lý văn bản đến....................................................................................................24
2.3.2.Đối với quản lý văn bản đi.......................................................................................................27

*Tiểu kết:............................................................................................................31
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN
PHÚC THỌ........................................................................................................32
3.1.Một số nhận xét về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ..........32
3.1.1.Ưu điểm....................................................................................................................................32
3.1.2.Nhược điểm.............................................................................................................................32
3.2.Đề xuất những giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục hạn chế........................................33

* Tiểu kết............................................................................................................33

KẾT LUẬN........................................................................................................34


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.........................................................................35
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................35
PHỤ LỤC 01......................................................................................................37


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài.
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước cũng như
tư nhân thì công tác soạn thảo và quản lý văn bản được coi là vấn đề hết sức
quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn
pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và
điều hành của tổ chức.
Nhưng trên thực tế công tác soạn thảo văn bản và quản lý văn bản trong
hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay vẫn còn bộc lộ một số
khuyết điểm như: Văn bản ban hành không có tính khả thi; văn bản ban hành sai
thể thức, thủ tục hành chính... những sai lầm đó đã gây ảnh hưởng không nhỏ
đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của
cơ quan hành chính nhà nước.
Bản thân nhóm là sinh viên của khoa Quản trị văn phòng với những kiến
thức chuyên ngành mà tôi đã được học tại trường nhóm muốn vận dụng những
lý thuyết đó vào thực tế để làm sáng tỏ hơn những lý thuyết trên giảng đường.
Trên thực tế tại UBND huyện Phúc Thọ chưa có ai nghiên cứu khoa học
về vấn đề này, nên nhóm mong muốn tìm hiểu để làm sáng tỏ lý thuyết đã được
học và muốn đóng góp ý kiến để công tác soạn thảo và quản lý văn bản trên địa
bàn huyện được tốt hơn.
Với tất cả những lý do trên nhóm tôi chọn đề tài: "Công tác soạn thảo và
quản lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ" làm đề tài nghiên cứu của mình.

2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác soạn thảo văn bản và quản lý văn bản được coi là vấn đề hết sức
quan trọng, cần được quan tâm một cách đúng mức và đây cũng là một đề tài
được khá nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu.
Trước hết phải kể đến cuốn giáo trình “kỹ thuật soạn thảo văn bản” của
GS.TS. Nguyễn Đăng Dung, PGS.TS. Nguyễn Hoàng Anh (đồng chủ biên).
Công trình này đã tập trung nghiên cứu những vấn đề như: Khái niệm, nội dung,
vai trò của soạn thảo văn bản đối với quản lý hành chính Nhà nước. Tuy nhiên
đây là cuốn giáo trình chỉ nói về lý thuyết chứ không nghiên cứu thực tiễn về
công tác soạn thảo tại một đơn vị cụ thể.
Bên cạnh đó, để thực hiện được đề tài nhóm tôi cần phải có thông tin thực
1


tế tại UBND huyện Phúc Thọ. Chính vì vậy, nhóm đã tìm được “Báo cáo thực
tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND huyện Phúc Thọ” của SV Đỗ Thị
Phương, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp tôi hoàn thành tốt chương 2.
Những công trình nghiên cứu nói trên là nguồn tài liệu tham khảo quan
trọng trong quá trình nghiên cứu để tài, giúp tôi có kinh nghiệm và triển khai bài
tiểu luận.
3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
-Mục đích nghiên cứu: Làm rõ thực trạng và đánh giá kết quả công tác
soạn thảo và quản lý văn bản trên địa bàn UBND huyện Phúc Thọ, Thành phố
Hà Nội.
-Nhiệm vụ nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực
trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản trên địa bàn UBND huyện Phúc Thọ
tính đến thời điểm hiện tại, những kết quả đạt được cũng như những khó khăn,
những tồn tại,hạn chế của huyện.
-Từ đó đề ra những giải pháp, hướng đi nhằm tăng cường công tác soạn
thảo và quản lý văn bản được tốt hơn.

4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại
UBND huyện Phúc Thọ
* Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi về không gian: Trên địa bàn UBND huyện Phúc Thọ
- Phạm vi về thời gian: Từ năm 2012 đến năm 2016
5.Phương pháp nghiên cứu
-Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh.
-Phương pháp thu thập thông tin và sử lý thông tin.
6.Đóng góp
Đề tài đã đưa ra một số giải pháp khắc phục nhằm khắc phục đi nhưng
điểm yếu, hạn chế mà UBND huyện Phúc Thọ mắc phải.
7.Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục đề tài được kết cấu làm 3
chương:
-Chương 1. Một số vấn đề lý luận về công tác soạn thảo văn bản và quản
lý văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ
-Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND
huyện Phúc Thọ.
-Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hiệu quả công tác soạn
2


thảo và quản lý văn bản.

3


Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO
VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN PHÚC THỌ

1.1.Lý luận chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản
1.1.1. Một số khái niệm
Khái niệm về "văn bản"
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Phương tiện giao tiếp này được sử dụng ngay từ buổi đầu của xã hội loài người.
Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thực hiện được giao tiếp ở những
khoảng không gian cách biệt nhau vô tận qua các thế hệ. Hoạt động giao tiếp
bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn
bản. Là sản phẩm ngôn ngữ của giao tiếp, ngôn bản tồn tại ở dạng âm thanh ( là
các lời nói ) hoặc được ghi lại dưới dạng chữ viết. Ngôn bản được ghi lại dưới
dạng chữ viết chính là văn bản. Như vậy: "văn bản là phương tiện ghi lại và
truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ ( hay kí hiệu ) nhất định" Với cách hiểu
rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang thông tin được ghi bằng kí
hiệu ngôn ngữ. [1; tr 5 ]
Khái niệm về "soạn thảo văn bản"
Dựa vào công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo văn bản của Giảng
viên Trần Thị Yến Nhi nếu rõ khái niệm.: “ Soạn thảo văn bản là những công
việc liên quan đến văn bản: soạn thông báo, đơn từ, làm báo cáo, viết bài,....”
Khái niệm về "quản lý văn bản "
Đã có rất nhiều khái niệm về quản lý văn bản nhưng dưới đây là khái niệm
khái quát nhất về quản lý văn bản : “ Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp
nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn
văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức”[1; tr 30]
1.1.2. Nội dung của công tác soạn thảo và quản lý văn bản.
-Thể thức soạn thảo văn bản:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bảo gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định
theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
4

Chính phủ vê công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này.
-Quy trình soạn thảo văn bản
Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan
trọng, nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các
mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành. Văn bản được hình
thành trong nhiều lĩnh vực, hoạt động trong đời sống xã hội. Để soạn thảo được
một văn bản hoàn chỉnh và đúng quy theo quy định người soạn thảo cần phải
tiến hành theo các bước sau:
+ Chuẩn bị soạn thảo
+ Soạn thảo văn bản
+ Trình duyệt bản thảo kèm theo theo tài liệu có liên quan
+Đánh máy nhân bản
+Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
+Ký chính thức văn bản
+ Phát hành văn bản tại cơ quan
-Các loại văn bản được soạn thảo
Trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước thì văn bản được chia làm hai
loại: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật:
Nghị quyết là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác
những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp
về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị
quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các
điều khoản.
Quyết định là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà
chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế
độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn bản
hành chính cá biệt).

Quy chế là văn bản xác định các nguyên tắc trách nhiệm, quyền hạn, chế
độ và lề lối làm việc của một tổ chức.
Đối với văn bản hành chính thông thường:
Thông báo là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các
quyết định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về
5


những tin tức khác mà người có liên quan cần biết.
Báo cáo là loại văn bản thuật lại, kể lại đánh giá sự việc hoặc phản ánh
toàn bộ hoạt động và nhưng kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề,
một công việc cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết
vấn đề nêu ra.
Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê
duyệt về chủ trương, phương án công tác, đề án, một vấn đề, một dự thảo văn
bản,… để cấp trên xem xét, quyết định.
Công văn là loại văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong
hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong các cơ quan như giao
dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp, hướng dẫn thực hiện văn bản cấp trên.
Ngoài ra còn một số văn bản: văn bản hành chính cá biệt và văn bản
chuyên ngành.
-Quy trình quản lý văn bản
Quản lý văn bản bao gồm có quản lý văn bản đến và quản lý văn bản đi.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bảo gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được
chuyển qua văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị.
Tất cả văn bản đến UBND huyện Phúc Thọ được quản lý theo trình tự
sau:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
+Trình, chuyển giao văn bản đến.

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản , bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ
quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội nộ và văn
bản mật) do huyện phát hành.
Văn bản đi do UBND huyện Phúc Thọ pháp hành được quản lý theo
trình tự sau:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ năng trình bày văn bản; ghi số vào ngày, tháng,
năm của văn bản đi.
+Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật (nếu có)
+ Đăng ký văn bản đi
+ Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
+ Lưu văn bản đi.
1.1.3. Vai trò của công tác soạn thảo và quản lý văn bản
6


* Vai trò của soạn thảo văn bản
Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan
trọng, nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các
mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành. Văn bản được hình
thành trong nhiều lĩnh vực, hoạt động trong đời sống xã hội. Trong hoạt động
quản lý hành chính nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại
và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật và điều
chỉnh các mối quan hệ, thuộc phạm vi quản lý hành chính nhà nước. Vì vậy
công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong hoạt động quản lý
nhà nước. Thực tế trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản, đã góp
phần tích cực đáp ứng yêu cầu, quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống
xã hội. Đặc biệt, sau khi Bộ Nội Vụ ban hành thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 1 năm 2011, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

hành chính, công tác soạn thảo văn bản hành chính ngày càng được đi vào nề
nếp, khắc phục được nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây.
* Vai trò của công tác quản lý
Công tác quản lý văn bản không thể thiếu trong các họat động của các cơ
quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay
nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản,
tài liệu để phổ biến các chủ trương chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,
trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra
trong hoạt động hàng ngày. Chính vì thế công tác quản lý văn bản đóng vai trò
hết sức quan trọng, đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về họat động của các cơ
quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Nội dung tài liệu phản ánh hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu
giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh trung thực hoạt động của
các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ
quan tổ chức.
1.2.Tổng quan về UBND huyện Phúc Thọ
1.2.1. Lịch sử hình thành
7


*Vị trí địa lý, truyền thống lịch sử
Phúc Thọ là một huyện nằm ở phía Tây Bắc Thủ đô Hà Nội, thuộc hữu
ngạn sông Hồng và sông Đáy, cách trung tâm Thủ đô khoảng trên 30 km, có
diện tích tự nhiên 117km2, dân số 18,4 vạn người, gồm 22 xã và 01 thị trấn, chia
làm 2 vùng sản xuất khác nhau ( vùng đồng và vùng bãi ); Phía tây Huyện giáp
với thị xã Sơn Tây, phía nam giáp huyện Thạch Thất và Quốc Oai, phía đông
giáp huyện Đan Phượng. Ở phía bắc, bên kia sông Hồng, huyện Phúc Thọ còn
một phần đất liền giáp với huyện Yên Lạc, huyện Vĩnh Tường và huyện Mê
Linh ( tỉnh Vĩnh Phúc ). Phúc Thọ là địa danh được hình thành sớm cùng lịch sử
của dân tộc, nơi hòa quyện giữa 3 con sông: sông Hồng, sông Đáy và sông Tích,

tạo nên vùng đất có truyền thống lâu đời và bề dày lịch sử - cái tên huyện Phúc
Thọ đến nay đã có niên đại 194 năm.
Trên địa bàn huyện, Quốc lộ 32 đóng vai trò là con đường giao thông
huyết mạch, ngoài ra còn có Tỉnh lộ 417,418,419 chạy qua nối liền Phúc Thọ
với các vùng kinh tế, tạo điều kiện thuận lợi cho Phúc Thọ trong quá trình giao
lưu, liên kết với trung tâm thành phố Hà Nội và các huyện, thị lân cận.
Với bề dày lịch sử lâu đời, ngay từ xa xưa, các thế hệ cư dân Phúc Thọ đã
đóng góp phần vào quá trình hình thành nên nền văn minh sông Hồng rực rỡ
cũng như mảnh đất Thăng Long - Hà Nội ngàn năm văn hiến. Phúc Thọ là
huyện có sự đa dạng, đan xen về tôn giáo song cư dân chủ yếu theo 2 tôn giáo
chính: Đạo Phật và Đạo Thiên Chúa. Ngoài ra còn có các tôn giáo khác như đạo
Tin lành, tín ngưỡng thờ cúng dân gian… Đồng bào lương - giáo ở Phúc Thọ,
nhìn chung đều sống hòa thuận, có truyền thống gắn bó, đoàn kết, luôn tích cực
sống tốt đời, đẹp đạo.
Là vùng đất cổ, Phúc Thọ là nơi lưu giữ và bảo tồn hệ thống di sản văn
hóa đậm đặc cùng nhiều lễ hội đặc sắc. Toàn huyện có 173 di tích lịch sử - văn
hoá, trong đó có 46 di tích lịch sử - văn hóa được xếp hạng cấp quốc gia, 44 di
tích được xếp hạng cấp tỉnh, thành phố; đặc biệt có đền thờ Hai Bà Trưng tại xã
Hát Môn được xếp hạng Di tích cấp quốc gia từ những năm 1960, nay gọi là
Đền Hát Môn và đã được công nhận là Di tích quốc gia đặc biệt; năm 2016, Lễ
8


hội truyền thống đền Hát Môn đã được công nhận là Di sản văn hóa phi vật thể
cấp quốc gia.
* Hệ thống chính trị
Đảng bộ huyện có 48 tổ chức cơ sở đảng, trong đó có 23 đảng bộ xã, thị
trấn, 06 đảng bộ cơ quan và 19 chi bộ trực thuộc với hơn 7.218 đảng viên. Phát
huy truyền thống lịch sử, những năm qua, Đảng bộ huyện không ngừng đổi mới
phương thức hoạt động, nâng cao năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu, trong đó,

trọng tâm là nâng cao chất lượng sinh hoạt chi bộ, đổi mới công tác cán bộ và
giáo dục chính trị, tư tưởng, thực hiện nghiêm túc Nghị quyết TW 4 (khóa XI),
Chỉ thị 05 của Bộ chính trị về đẩy mạnh việc học tập và làm theo tư tưởng, đạo
đức, phong cách Hồ Chí Minh.
Với cách làm chặt chẽ, nghiêm túc, đến nay trên địa bàn Huyện, nhiều
tồn tại, hạn chế hoặc một số khuyết điểm trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực
hiện nhiệm vụ của các cấp, các ngành cơ bản được khắc phục. Các mặt kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng đạt kết quả tốt, hầu hết các chỉ tiêu Thành phố giao
đều đạt hoặc vượt.
Các tổ chức chính trị - xã hội từ MTTQ, Hội Cựu chiến binh, Hội Nông
dân, Hội Liên hiệp Phụ nữ, Liên đoàn Lao động và Đoàn Thanh niên Cộng sản
Hồ Chí Minh ngày càng phát huy vai trò, hoạt động hiệu quả ở cấp cơ sở. Trên
địa bàn có 77 trường học (Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học Phổ thông,
Trung tâm Giáo dục thường xuyên) và có 223 cơ quan, doanh nghiệp.
Toàn huyện có 88 làng, trong đó 61 làng có nghề, 5 làng được công nhận
là làng nghề truyền thống với những sản phẩm nổi tiếng khắp trong và ngoài khu
vực như: đậu phụ Linh Chiểu, rau muống tiến vua Sen Chiểu, tương đỗ Thượng
Cốc, bánh bún Hát Môn, thú nhồi bông Tam Hiệp.
* Tình hình kinh tế - xã hội của huyện
Trong những năm gần đây, kinh tế của huyện có những bước phát triển
khá, tăng trưởng bình quân đạt mức cao và ổn định. Năm 2015, tăng trưởng kinh
tế đạt kế hoạch đề ra là 10%; thu nhập bình quân gần 30 triệu đồng/người/năm.
Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực: Nông nghiệp 27%, Công
9


nghiệp - Xây dựng 39%, Dịch vụ 34%. 6 tháng đầu năm 2016, tăng trưởng kinh
tế ước đạt 9,1%. Chương trình xây dựng nông thôn mới gắn với dồn điền đổi
thửa có bước bứt phá. Hết năm 2014, huyện đã hoàn thành công tác dồn điền đổi
thửa, là 1 trong 6 huyện dẫn đầu Thành phố về tiến độ xây dựng nông thôn mới.
Năm 2015, Huyện có thêm 07 xã đạt xã nông thôn mới, vượt chỉ tiêu Thành phố

giao, nâng tổng số lên 17/22 xã đạt chuẩn nông thôn mới. Năm 2016, Huyện
phấn đấu có thêm 3 xã đạt chuẩn nông thôn mới, năm 2017 có 22/22 xã được
thành phố công nhận xã chuẩn nông thôn mới và hoàn thành huyện nông thôn
mới. Sau dồn điền đổi thửa, Huyện tập trung vào cơ giới hóa, áp dụng mạnh mẽ
tiến bộ khoa học, công nghệ, tổ chức lại sản xuất, nâng cao giá trị gia tăng trên
diện tích canh tác của nông dân.
Hiện nay, huyện Phúc Thọ được thành phố Hà Nội quy hoạch là vùng
sinh thái, phát triển du lịch và nông nghiệp sạch, chất lượng cao. Hy vọng trong
thời gian tới, huyện sẽ có bước phát triển mới và là điểm đến của các nhà đầu tư
và khách du lịch. Dưới đây là hình ảnh trụ sở UBND huyện Phúc Thọ.
Ảnh trụ sở UBND huyện Phúc Thọ [Xem phụ lục 01trang 37]
1.2.2. Cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Phúc Thọ
*Cơ cấu:
Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ hoạt động trên Luật Tổ chức HĐND
và UBND ngày 26/11/2003 của Quốc Hội. Hiện tại, UBND huyện Phúc Thọ có
01 Chủ tịch, 02 Phó chủ tịch.
Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc
các nhiệm vụ và quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND và UBND đã quy định, Chủ
tịch UBND huyện Phụ trách các lĩnh vực như: Đầu tiên là chiến lược, kế hoạch
phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn. Tiếp đến là công tác đảm bảo an
ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng, quân sự địa phương, chỉ đạo
chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân. Công tác cải
cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quy chế, lề lối làm việc,
chương trình công tác của UBND huyện; những vấn đề chung về thi đua khen
thưởng. Cũng như công tác đối nội, đối ngoại của huyện. Chủ tịch UBND huyện
10


Phúc Thọ còn phụ trách trên cả những lĩnh vực như :Nông nghiệp - PTNT,
Lâm nghiệp, thủy lợi, thủy sản, công nghiệp, khoa học công nghệ, thương mại,

dịch vụ. cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác GPMB;
Một Phó chủ tịch UBND huyện thực hiện phụ trách lĩnh vực: Giáo dục đào tạo, Y tế, dân số, gia đình và trẻ em, Lao động việc làm, đào tạo nghề, chính
sách xã hội, BHXH, xóa đói giảm nghèo.
Một Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Văn hóa, thông tin,
thể thao, du lịch, phát thanh, truyền hình.
Về bộ máy: UBND huyện Phúc Thọ có 12 phòng chuyên môn và 7 đơn
vị sự nghiệp:
* 12 Phòng chuyên môn gồm:
-Văn phòng HĐND và UBND huyện Phúc Thọ
- Phòng Nội vụ
-Phòng Văn hóa - Thông tin
-Phòng Y tế
-Phòng Lao động -Thương binh và Xã hội
-Phòng Kinh tế
-Phòng Tư pháp
-Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
-Phòng Thanh tra huyện
-Phòng Tài nguyên môi trường
-Phòng Giáo dục và đào tạo
-Phòng Tài chính - Kế hoạch
* 7 đơn vị sự nghiệp gồm:
-Trung tâm dân số huyện
-Đài phát thanh
-Ban bồi thường GPMB
-Trung tâm văn hóa
-Trung tâm dạy nghề
-Hội chữ thập đỏ
-Thanh tra xây dựng
Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có 01 đến 02 Phó thủ trưởng và
các viên chức giúp việc khác.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Phúc Thọ [xem phụ lục
02 trang...]
*Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Phúc Thọ
11


- Chức năng
UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, là cơ quan hành
chính nhà nước tại địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND các cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên. UBND phải chịu trách nhiệm chất hành Hiến pháp,
Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước và Nghị quyết HĐND cùng cấp nhằm
đảm bảo thực hiện chính sách khác trên địa bàn. Ngoài ra UBND huyện Phúc
Thọ còn thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở cấp địa phương, góp phần đảm
bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
-Nhiệm vụ và quyền hạn
Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND huyện:
Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,
hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng,
ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt;
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn,
UBND các xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị cho báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, điều
hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật. Thực
hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của
pháp luật.
Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các
chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của văn phòng UBND huyện.
Giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợp

công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực hội đồng nhân dân,
Ủy ban MTTQ huyện; các đoàn thể nhân dân cấp huyện và các cơ quan, tổ chức
của Trung ương, của Thành phố đóng trên địa bàn huyện.
Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; các
văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan. Giúp
UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
12


thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND các xã, thị trấn.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa
hành chính nhà nước của UBND huyện.
Quản lý toàn diện bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả ở UBND
huyện. Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện.
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác dân tộc, thưc hiện các chính sách cho đồng bào dân tộc thiểu số trên địa
bàn. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND, Chủ tịch UBND huyện giao cho.

13


*Tiểu kết:
Trong chương 1 nhóm đã trình bày một số vấn đê lý luận về công tác
soạn thảo văn bản và quản lý văn bản. Đồng thời bên cạnh đó tôi đã trình bày
khái quát về UBND huyện Phúc Thọ. Để mọi người nắm được cơ cấu tổ chức
cũng như chức năng và nhiệm vụ của UBND huyện Phúc Thọ. Những nội dung
trong Chương 1 đã giúp nhóm có được cơ sở thực tiễn để triển khai nội dung của
chương 2 tốt hơn.

14


Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN PHÚC THỌ
2.1.Sự chỉ đạo của UBND huyện Phúc Thọ đối với công tác soạn thảo
và quản lý văn bản.
*Đối với công tác soạn thảo văn bản
Trong thời gian vừa qua công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện
Phúc Thọ cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự
thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong
giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa
đựng trong đó thông tin, quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền,
được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của
đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn
phòng.
Cơ cấu tổ chức của văn phòng được chia ra làm các bộ phận, mỗi bộ
phận phụ trách những công việc, nhiêm vụ riêng. Trong quá trình giải quyết
công việc của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan
đến phạm vi, trách nhiệm giải quyết công việc đó.
Ví dụ:
Bộ phận Tổng hợp của Văn phòng bao gồm có nhiều chuyên viên, mỗi
chuyên viên phụ trách một lĩnh vực nhất định và có nhiệm vụ soạn thảo văn bản
liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách khi có sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng.
Nhiệm vụ của bộ phận cơ quan chuyên môn là tham mưu, giúp việc và
hậu cầu cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND, nên các văn bản được
soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà
UBND thường soạn thảo là các loại văn bản sau: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), thông báo, thông cáo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo,

biên bản, tờ trình, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy
mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường; giấy biên nhân hồ sơ, phiếu
gửi, phiếu chuyển. Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà chuyên viên soạn thảo văn bản
dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của Chánh Văn phòng mà chịu trách nhiệm trong
15


quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề
liên quan, ra các quyết định hành chính…
*Đối với công tác quản lý văn bản
Quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số
55 - CV/TCCB ngày 01/3/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 CT của Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: "Công tác văn thư là toàn bộ quá
trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích
chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn
kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn
thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu
quả"
Văn bản của UBND huyện Phúc Thọ được quản lý tại Bộ phận Văn thư
của cơ quan. Bộ phận Văn thư có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý
toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Văn phòng đảm bảo
phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của UBND
huyện, Chủ tịch UBND huyện. Việc quản lý văn bản của bộ phận văn thư hiện
nay đã và đang đảm bảo được các yêu cầu về trình tự, thủ tục đã được quy định
cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ là cơ quan giúp HĐND-UBND huyện
quản lý về hành chính, giải quyết các việc tranh chấp trên địa bàn huyện nên văn
bản hằng ngày đến cơ quan rất nhiều như: văn bản của cấp trên gửi (văn bản của
Chính phủ), của các cơ quan cấp dưới và văn bản của cơ quan có liên quan gửi
đến và các thư từ của người dân. Tại văn phòng UBND huyện Phúc Thọ thì

công tác tổ chức quản lý văn bản đi, đến tương đối chặt chẽ. Việc quản lý văn
bản trong đơn vị được thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, bảo mật.
2.2.Công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ
2.2.1. Các loại văn bản được soạn thảo.
Văn bản quản lý nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong
hoạt động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của
16


Nhà nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:
*Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật hay còn gọi là văn bản pháp quy là một
hình thức pháp luật thành văn ( văn bản pháp) được thể hiện qua các văn bản
chứa được các quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban
hành để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Theo quy định của Luật Ban hành văn
bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối
hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong
đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm
thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội.
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn
bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các cơ quan có
thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm
quyền ban hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành
văn bản quy phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị.
Ví dụ: Quyết định số:62a/QĐ-UBND về việc Công bố công khai số liệu
dự toán ngân sách Huyện Phúc Thọ năm 2017
[Xem phụ lục 03 trang 39]
*Văn bản hành chính

- Văn bản hành chính cá biệt.
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do
các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở
những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của
cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
Văn bản hành chính cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết
định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật cán bộ, công chức, chỉ thị về
việc pháp động phong trào thi đua, biểu dương người tối việc tốt...
Ví dụ : Quyết định số 151/QĐ-UBND về việc Công bố Danh mục văn
17


bản quy phạm pháp luật do HĐND huyện Phúc Thọ ban hành đã hết hiệu lực
toàn bộ
[ Xem phụ lục số 04 trang 40]
-Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin
điều hành nhằm thực thi các văn bản thi hành pháp luật hoặc dùng để giải quyết
các công việc cụ thể, phản ánh tình hinh, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc
trong các cơ quan, tổ chức.
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại
chính:
+ Văn bản không có tên loại: Công văn;
+ Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án,
chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu,
giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm...), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu
trình...).
*Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban
hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật.

Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì
phải theo quy định của các cơ quan đó, không tùy tiện thay đổi nội dung và hình
thức của chúng. Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên
môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa...
2.2.2. Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND huyện Phúc Thọ
Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước tiến hành trong quá trình
soạn thảo văn bản của các cơ quan tổ chức. Tại UBND huyện Phúc Thọ quy
trình soạn thảo văn bản ở được tiến hành thông qua các bước:
*Chuẩn bị soạn thảo
Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải
xác định tên loại văn bản, hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản
cần soạn thảo.
18


Tiếp đến cần phải thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung
văn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin
pháp luật).
Cuối cùng thực hiện phân công soạn thảo cho đơn vị hoặc cá nhân soạn
thảo và xác định mục đích ban hành văn bản, cũng như đối tượng và phạm vi áp
dụng của văn bản.
*Soạn thảo văn bản
Đối với việc soạn thảo văn bản việc đầu tiên ta cần đó chính là lập đề
cương văn bản. Trong đề cương trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở
nội dung văn bản, trên cơ sở những vấn đề được xác định trong mục đích và giới
hạn của văn bản. Khi bước lập đề cương hoàn thành cá nhân hoặc tổ chức được
giao soạn thảo văn bản tiến hành viết bản thảo. Khi viết bản thảo cần phải bám
sát đề cương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn để văn bản
trở thành một thể thống nhất, trọn vẹn về nội dung và hình thức. Trong quá trình
soạn thảo cần phải kiểm tra, rà soát bản thảo xem bố cục nội dung đã lôgic chưa,

đầy đủ các ý cần trình chưa, các ý trình bày đã phù hợp với mục đích ban hành
văn bản hay chưa, ý trọng tâm của văn bản đã nổi bật hay chưa.
Ngoài ra cần phải đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản
của Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình văn bản hành chính. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo
có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý
kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu đề
hoàn chỉnh bản thảo.
*Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Sau khi hoàn tất việc soạn thảo văn bản cơ quan, đơn vị soạn thảo văn
bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên ( tập thể hoăc cá nhân)
để xem xét thông qua. Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau:
-Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản
-Bản dự thảo
-Văn bản thẩm định (nếu có)
-Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có)
19


-Các văn bản giấy tờ liên quan (nếu có)
Trường hợp không có hồ sơ trình duyệt thì phải trực tiếp tường trình với
thủ trưởng về văn bản.Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản)
duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải
trình người duyệt xem xét, quyết định.
*Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục "Nơi nhận" văn bản. Người đánh
máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng
thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện
có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn

bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
*Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mình soạn
thảo.Chánh Văn phòng người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ
quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức,
thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản . Trước khi trình lãnh
đạo ký chính thức, lãnh đạo đơn vị chức năng phải “ ký nháy” vào ngay sau dấu
chấm hết “./.”
Ví dụ:

[ xem phụ lục 03 trang 39 ]

Điều này nhằm mục đích xác định trách nhiệm của người đứng đầu cơ
20


quan, tổ chức về nội dung văn bản. Ký “nháy” còn thể hiện lãnh đạo đã kiểm tra
hình thức, nội dung văn bản đúng thể thức theo quy định.
*Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình văn bản hành chính. Việc ký văn bản được quy định như sau:
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức,
Ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
[xem phụ lục 03 trang 39]

Trong trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi
chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu,
Ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH

KT. BỘ TRƯỞNG

PHÓ CHỦ TỊCH

THỨ TRƯỞNG

[Xem phụ lục 05 trang 41]
Như trường hợp trên cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp
phó ký thay cấp trưởng;.
*Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi kí chính thức chuyển cho cán bộ văn thư, cán bộ văn thư
thực hiện các công việc sau: Đầu tiên là kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày văn bản, ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản. Tiếp đến là
đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). Sau đó tiến hành đăng ký
vào sổ công văn đi, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi, văn bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản
đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Và cuối cùng thực hiện lưu
21