các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản tại văn phòng ubnd thành phố pleiku

BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
PHẦN I:
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP
1. Mục đích của đợt thực tập:
Thực tập cuối khóa là một trong những nội dung quan trọng trong khóa học đào
tạo cử nhân hành chính của Học viện Hành chính. Thông qua đợt thực tập này
nhằm giúp sinh viên tìm hiểu tổ chức, hoạt động của Bộ máy Nhà nước và thể chế
hành chính Nhà nước; nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cẩu tổ chức
của cơ quan; nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức trong cơ quan nơi thực
tập. Trên cơ sở đó có thể tìm hiểu, hiểu biết hơn nữa về nền hành chính nói chung
hiện nay và công tác hành chính của cơ quan thực tập nói riêng. Đồng thời đây
cũng là dịp để sinh viên vận dụng kiến thức đã học vào thực tế để rèn luyện các kỹ
năng, nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung và nâng cao kiến thức đã được tiếp
thu trong quá trình học tập ở Học viện. Có thể nói đợt thực tập này sẽ trang bị cho
sinh viên những bài học thực tiễn cộng với những kiến thức đã học nhằm nâng cao
hơn nữa kinh nghiệm tránh bị động khi tiếp xúc với công việc thực tế sau này.
2. Nội dung thực tập:
Theo Quy chế thực tập đối với sinh viện Đại học Hành chính hệ chính quy (ban
hành kèm theo Quyết định số 1918/QĐ-HCQG ngày 30/12/2005 của Giám đốc
Học Viện Hành Chính Quốc Gia), sinh viên các lớp Đại học Hành chính KS6 niên
khóa 2005-2009 đã tiến hành đợt thực tập cuối khóa tại các cơ quan Hành chính
Nhà nước từ ngày 16/3/2009 đến 15/5/2009 với nội dung thực tập cụ thể sau đây:
- Thực tập cần nắm được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các mối
quan hệ của cơ quan thực tập;
- Nắm vững quy trình công vụ trong cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước;
- Nắm được thủ tục hành chính, thể chế hành chính liên quan đến cơ quan;
- Thực hành các kỹ năng hành chính đúng với vai trò của một công chức trong
cơ quan hành chính Nhà nước với yêu cầu cụ thể mà cơ quan thực tập giao cho.
3. Báo cáo tình hình thực tập:
Em xin báo cáo tình hình thực tập thời gian qua như sau:
- Nơi thực tập: Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Pleiku – tỉnh Gia Lai;

SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 1
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
- Thời gian thực tập: từ 16/3/2009 đến 15/5/2009;
- Quá trình thực tập cụ thể:
Tuần 1 (từ 16/3 đến 20/3):
+ Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo văn phòng UBND thành phố Pleiku;
+ Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập về vấn đề “soạn thảo và quản lý văn bản tại
Văn phòng”.
Tuần 2 (từ 23/3 đến 27/3):
+ Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập gửi cho thầy theo thời gian quy định;
+ Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối quan hệ
làm việc của UBND Pleiku, của Văn phòng UBND thành phố Pleiku.
Tuần 3,4 (từ 30/3 đến 10/4):
+ Tìm hiểu quy trình công vụ và các thủ tục hành chính của cơ quan;
+ Được giao phân loại giấy tờ, công văn chuyển đến các cơ quan; công dân
khiếu nại, tố cáo tại bộ phận Tổng hợp để gửi cho văn thư.
+ Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập.
Tuần 5,6 (từ 13/4 đến 24/4):
+ Tiếp tục thực hành các kỹ năng hành chính tại bộ phận Tổng hợp của Văn
phòng;
+ Tiếp cận với công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng và quá trình quản lý
văn bản tại bộ phận Văn thư, bộ phận Tổng hợp.
+ Viết bản thảo báo cáo thực tập.
Tuần 7 (từ 27/4 đến 1/5):
+ Tiếp tục thực hành các kỹ năng hành chính tại bộ phận Tổng hợp của Văn
phòng;
+ Chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện hơn nữa báo cáo thực tập;
Tuần 8,9 ( từ 4/5đến 15/5):
+ Trình báo cáo thực tập lên lãnh đạo Văn phòng xét duyệt và ký xác nhận;
+ Hoàn thành báo cáo thực tập.

SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 2
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
PHẦN II:
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU
I. Giới thiệu chung về thành phố Pleiku
1. Đặc điểm tình hình chung:
Thành phố Pleiku thuộc tỉnh Gia Lai được Chính phủ ban hành Nghị định số
29/1999 /NĐ-CP ngày 24/4/1999 về thành lập thành phố Pleiku. Thành phố Pleiku
là đô thị phía Bắc Tây Nguyên, nằm trên trục giao thông giữa quốc lộ 14, quốc lộ
19 nối thông suốt cả nước, gần ngã ba Đông Dương, nằm trên cung đường Hồ Chí
Minh, và trong vùng tam giác tăng trưởng các tỉnh lân cận, cũng như các quốc gia
láng giềng như Campuchia, Lào. Tổng diện tích tự nhiên là 26.166,36 ha, là trung
tâm kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội của tỉnh Gia Lai.
Dân số 236.982 người(Tháng 5-2008), bao gồm 28 dân tộc đang sinh sống;
người Kinh chiếm đa số (87,5%), còn lại là các dân tộc khác, chủ yếu là các dân
tộc Gia Rai và Ba Na (12,5%). Số người trong độ tuổi lao động khoảng 76.262
người chiếm 38% dân số. Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên giảm nhanh, đến năm 2004
đạt 1,14%. Kết quả trên đã góp phần tích cực cho công tác xoá đói giảm nghèo,
giải quyết việc làm, nâng cao chất lượng cuộc sống cho nhân dân.
Thành phố có 14 phường (trong đó phường Thắng Lợi, mới được thành lập vào
cuối năm 2006, được tách ra từ một phần địa giới hành chính của xã Chư Á;
phường Phù Đổng, phường Chi Lăng, phường Đống Đa, được thành lập vào đầu
năm 2008, được tách ra từ một phần địa giới hành chính của phường Hội Phú,
phường Thống Nhất, xã Ia Kênh, xã Chư H'đrong), và 9 xã. Diện tích đất nội thành
là 5.368,61 ha với dân số khoảng 175.820 người (10 phường). Hệ thống giao
thông, lưới điện quốc gia, thông tin liên lạc đã thông suốt từ thành phố đến 19 xã,
phường.
2. Tình hình phát triển kinh tế - xã hội của thành phố Pleiku:
Trong giai đoạn 1999 – 2006, qua hơn 8 năm xây dựng và phát triển đô thị,

thành phố Pleiku đã và đang gặt hái được nhiều thành công trên bước đường đổi
mới, bộ mặt thành phố đang từng ngày thay đổi, khang trang và hiện đại hơn. Tổng
mức đầu tư toàn xã hội trong 8 năm đạt hơn 2.302 tỷ đồng, trong đó vốn ngân sách
Thành phố đầu tư hơn 213 tỷ đồng để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng đô thị. Tốc độ
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 3
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
tăng trưởng kinh tế bình quân năm 2006 đạt là 16,5 %, cơ cấu kinh tế tiếp tục
chuyển dịch theo đúng định hướng, tỷ trọng ngành công nghiệp - xây dựng ngày
càng tăng trong cơ cấu chung của GDP. Thu nhập bình quân đầu người đạt 14,5
triệu đồng người/năm, tỷ lệ hộ nghèo giảm còn 1.395 hộ, chiếm 3,1% (theo tiêu chí
mới), trong đó có 546 hộ đồng bào dân tộc thiểu số (39,1%). Hiện có trên 86% số
hộ dân được sử dụng nước sạch sinh hoạt, 99,99% số hộ được sử dụng điện lưới
Quốc gia. Vệ sinh môi trường được chú trọng đầu tư đồng bộ với sự phát triển hạ
tầng đô thị. Hệ thống thông tin liên lạc được mở rộng đầu tư nâng cấp, đến nay đã
phủ sóng thông tin toàn bộ 20/20 xã, phường. Các cơ sở giáo dục, y tế, văn hoá,
thể dục thể thao được tập trung đầu tư, các vấn đề xã hội có điều kiện phát triển tốt
hơn. Cơ sở hạ tầng đã được đầu tư nâng cấp khang trang, hiện đại; đến nay có hơn
80% nhà kiên cố và bán kiên cố. Trung tâm thương mại của thành phố và hệ thống
các chợ khu vực đã được đầu tư làm mới, ngày càng đi vào hoạt động ổn định.
Đặc biệt vừa qua ngày 25/2/2009, Thủ tướng Chính phủ đã quyết định công
nhận TP Pleiku là đô thị loại II, đây cũng sẽ là một bước tiến mới thay đổi vị thế
của TP Pleiku trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của thành phố nói riêng,
tỉnh Gia Lai phát triển bền vững nói chung. Hiện nay nền kinh tế thế giới ngày
càng quốc tế hoá, toàn cầu hoá, vừa hợp tác, vừa cạnh tranh đan xen phức tạp gắn
với quá trình tự do hoá về thương mại, đầu tư và lao động. Trật tự kinh tế thế giới
hình thành theo hướng đa trung tâm, hợp tác gắn liền với cạnh tranh, hội nhập kinh
tế đi đôi với bảo vệ lợi ích quốc gia. Việt Nam gia nhập WTO là một sự kiện chính
trị, kinh tế quan trọng của đất nước, mở ra cánh cửa lớn với nền kinh tế toàn cầu,
xu thế hội nhập sẽ là yếu tố tác động mạnh mẽ đến định hướng phát triển kinh tế -
xã hội cả nước nói chung, tỉnh Gia Lai và thành phố Pleiku nói riêng. Điều đó

mang đến cho Pleiku nhiều cơ hội phát triển nhưng cũng không ít thử thách to lớn,
chính vì vậy bên cạnh nỗ lực của chính quyền và nhân dân, thành phố Pleiku rất
cần có sự góp sức của các thành phần kinh tế, nhà đầu tư trong và ngoài tỉnh để
thành phố ngày càng phát triển hơn nữa trên vị thế mới là Đô thị loại II.
II. Quy chế làm việc của UBND và Văn phòng UBND thành phố Pleiku
1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND TP Pleiku
1.1. Chức năng của UBND TP Pleiku:
UBND thành phố Pleiku do HĐND thành phố bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND thành phố, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của HĐND thành phố, Thành ủy pleiku
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 4
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
và UBND tỉnh Gia Lai, chấp hành nghiêm túc và thực hiện kịp thời, có hiệu quả
các Nghị quyết, chủ trương, chính sách của Thành ủy, Ban thường vụ Thành ủy.
Có trách nhiệm báo cáo toàn bộ hoạt động của mình với HĐND thành phố, UBND
tỉnh Gia Lai, Thành ủy. Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tất cả các lĩnh
vực trên địa bàn thành phố.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND TP Pleiku:
Nhiệm, vụ và quyền hạn của UBND thành phố Pleiku được quy định cụ thể và
rõ ràng trong Luật của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam số
11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 về tổ chức HĐND và UBND. UBND
thành phố thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được xác định
trong các lĩnh vực cụ thể: kinh tế; nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi
và đất đai; công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; xây dựng, giao thông vận tải; thương
mại, dịch vụ và du lịch; giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể
thao;khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường; quốc phòng, an ninh và trật
tự an toàn xã hội; trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo;
trong việc thi hành pháp luật; trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới
hành chính.
Cách thức giải quyết công việc của UBND thành phố:
- Thảo luận tập thể và Quyết nghị từng vấn đề tại phiên họp UBND TP;

- Đổi một số vấn đề cấp bách hoặc không nhất thiết phải tổ chức thảo luận tập
thể, theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố, Văn phòng HĐND và UBND
(sau đây gọi là Văn phòng) gửi toàn bộ hồ sơ và Phiếu lấy ý kiến đến từng thành
viên của UBND thành phố để xin ý kiến. Hồ sơ gửi lấy ý kiến thành viên UBND
thành phố giải quyết công việc bao gồm:
+ Nội dung Tờ trình, đề án, văn bản gồm: sự cần thiết, luận cứ ban hành đề án,
văn bản; những nội dung chính của đề án, văn bản và những ý kiến còn khác nhau.
Tờ trình phải do người có thẩm quyền ký và đóng dấu đúng quy định.
+Dự thảo đề án, văn bản.
+Văn bản thẩm định của phòng Tư pháp thành phố (đối với văn bản quy phạm
pháp luật).
+ Báo cáo tổng hợp ý kiến tham gia của các cơ quan và giải trình tiếp thu của
cơ quan chủ trì soạn thảo đề án, văn bản.
+ Văn bản tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan.
+ Các tài liệu cần thiết khác (nếu có).
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 5
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
- Các quyết nghị tập thể của UBND thành phố được thông qua khi có quá nữa
số thành viên UBND thành phố đồng ý. Trường hợp xin ý kiến các thành viên
UBND thành phố bằng hình thức Phiếu lấy ý kiến thì:
+ Nếu vấn đề được quá nửa thành viên UBND thành phố đồng ý thì Văn phòng
Chủ tịch UBND thành phố quyết định và báo cáo trong phiên họp UBND thành
phố gần nhất.
+ Nếu vấn đề không được quá nửa số thành viên UBND thành phố đồng ý thì
Văn phòng báo cáo Chủ tịch UBND thành phố quyết định việc đưa ra thảo luận tại
phiên họp UBND thành phố.
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND TP Pleiku:
UBND thành phố Pleiku tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo
tập thể đi đôi với phát huy trách nhiệm cá nhân của từng thành viên UBND thành
phố, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. UBND thành phố phát huy quyền

làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN, ngăn ngừa và chống các biểu
hiện quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các
biều hiện tiêu cực khác trong cơ quan, cán bộ, viên chức Nhà nước và trong bộ
máy chính quyền địa phương, chủ động; sáng tạo thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của mình. Xây dựng và phát triển thành phố về nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích
thiết thực của nhân dân.
Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku gồm 1 Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch
và các phòng ban chuyên môn trực thuộc (14 phòng ban): Văn phòng, Phòng Tài
nguyên Môi trường, Phòng Quản lý Đô thị, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động -
Thương binh - Xã hội, Phòng Tài chính Kế hoạch, Phòng Kinh tế, Phòng Tư pháp,
Phòng Thống kê, Phòng Y tế, Ban Dân tộc Tôn giáo, Phòng Dân số và Trẻ em,
Phòng Thanh tra.
UBND thành phố Pleiku làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo
phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND; đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân
của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND thành phố. Do đó, với cơ cấu tổ
chức của mình UBND thành phố cố gắng phát huy vai trò, trách nhiệm của mỗi
phòng, ban trong UBND nhằm giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm,
đúng thẩm quyền; bảo đảm sự lãnh đạo của Thành ủy, sự giám sát của Hội đồng
nhân dân thành phố và sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên.
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 6
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Pleiku
Chú thích sơ đồ:
- Phó Chủ tịch văn xã, Phó Chủ tịch Nông nghiệp, Phó Chủ tịch Công nghiệp,
Phòng Nội vụ, Phòng Lao động - Thương binh - Xã hội, Phòng Thanh tra, Phòng
Tư pháp giúp việc cho Chủ tịch.
- Các phòng ban giúp việc cho các Phó Chủ tịch
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND thành phố Pleiku.
2.1. Chức năng của Văn phòng UBND thành phố Pleiku:

- Văn phòng HĐND - UBND thành phố Pleiku là cơ quan chuyên môn của
UBND thành phố, là bộ máy tham mưu giúp việc và phục vụ trực tiếp cho hoạt
động hàng ngày về điều kiện cơ sở vật chất cho nhiệm vụ công tác của
HĐND&UBND.
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 7
CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
VĂN XÃ
PHÓ CHỦ TỊCH
NÔNG NGHIỆP
PHÓ CHỦ TỊCH
CÔNG NGHIỆP
Phòng
Y tế
UBDS
GD&
TE
BAN
DÂN
TỘC
TÔN
GIÁO
KINH
TẾ
TN&
MT
THỐNG
KÊ
QL
ĐT

TC-
KT
VĂN
PHÒNG
PHÒNG
NỘI VỤ
PHÒNG
THANH
TRA
PHÒNG
TƯ
PHÁP
PHÒNG
LĐ-TB-
XH
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
- Văn phòng HĐND - UBND thành phố là cơ quan tham mưu, tổng hợp và
phối hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, TT.HĐND và
UBND thành phố; bố trí công chức làm việc theo chế độ chuyên viên giúp
TT.HĐND và UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh
vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc
phòng.
- Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc và con dấu
riêng.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND thành phố Pleiku:
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND&UBND, Chủ tịch
UBND thành phố đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp
luật của Nhà nước.
- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND thành phố, UBND và Chủ
tịch UBND thành phố, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn

thuộc HĐND, UBND thành phố và UBND các xã, phường thực hiện chương trình
công tác đó.
- Theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề
án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội,
Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý
kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó.
- Thẩm tra các đề án của cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và
UBND cấp xã, phường trình UBND thành phố quyết định hoặc để UBND thành
phố trình cấp có thẩm quyền quyết định. Trong trường hợp đề án chưa đảm bảo
yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức và trình tự theo quy định của pháp
luật,quy chế của UBND thành phố quy định, Văn phòng đề nghị các cơ quan chủ
đề án bổ sung, hoàn chỉnh. Nếu đề nghị không được cơ quan chủ đề án nhất trí thì
Văn phòng báo cáo Chủ tịch UBND thành phố quyết định.
- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa UBND, Chủ tịch UBND với
HĐND, các ban của HĐND thành phố, với UBMTTQ và các Đoàn thể,các cơ quan
trực thuộc UBND thành phố, các cơ quan của cấp trên đóng trên địa bàn thành phố.
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 8
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
- Phối hợp với Thanh tra thành phố giúp TT.HĐND-UBND thành phố trong
việc tổ chức tiếp nhận và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức việc công bố, truyền đạt các quy định của Pháp luật, Nghị quyết của
HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố và của cấp trên đến các ngành,
các cấp và Chủ tịch UBND thành phố theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các
cấp trong thành phố thực hiện Nghị định, Quyết định, Chỉ thị đó.
- Tổ chức phục vụ hoạt động của các kỳ họp HĐND, phiên họp UBND thành
phố, các cuộc họp và làm việc của TT.HĐND thành phố, Chủ tịch UBND thành
phố với các cơ quan, các ban của HĐND và cơ quan chuyên môn thuộc thành phố,
các Đoàn thể với Chủ tịch HĐND-UBND cấp xã, phường với đại biểu HĐND tỉnh.
- Giúp TT.HĐND dự thảo Nghị quyết kỳ họp của HĐND thành phố, quản lý,

lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu các kỳ họp HĐND, phiên họp của TT.HĐND-
UBND các ban của HĐND và Chủ tịch UBND thành phố.
- Giúp UBND thành phố tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo các điều kiện
phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo thành phố đón tiếp các đoàn trong và ngoài tỉnh đến
thăm, làm việc tại thành phố theo quy định của Nhà nước.
- Quản lý, tổ chức biên chế, cán bộ công chức Hành chính, tài sản của Văn
phòng HĐND-UBND thành phố theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện nhiệm vụ, công tác khác được UBND và Chủ tịch UBND thành
phố phân công theo sự cần thiết hoặc do UBND, Chủ tịch UBND thành phố ủy
nhiệm.
- Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND thành phố còn có trách nhiệm giúp đỡ
Văn phòng HĐND-UBND các xã, phường về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn
phòng.
2.3. Cơ cấu tổ chức, biên chế và chế độ làm việc của Văn phòng UBND
thành phố Pleiku:
Văn phòng HĐND-UBND thành phố tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ
trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa –
Xã hội và phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn phòng. Chánh Văn
phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố về việc thực hiện nhiệm
vụ của văn phòng. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng do Chủ tịch
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 9
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
UBND thành phố quyết định sau khi thống nhất với TT.HĐND thành phố. Việc bổ
nhiệm, miễn nhiệm các Phó Văn phòng do chủ tịch UBND thành phố quyết định
theo sự đề nghị của Chánh Văn phòng và sau khi đã thống nhất. Để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình Văn phòng phân công nhiệm vụ thành các bộ phận sau:
Tổng hợp, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán – Tài vụ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND-UBND thành phố
Biên chế của Văn phòng HĐND-UBND thành phố thuộc biên chế của Nhà
nước do UBND thành phố giao chỉ tiêu hàng năm trên cơ sở đề nghị của Chánh

Văn phòng HĐND-UBND thành phố. Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ mỗi giai đoạn,
dựa vào số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ và công chức do UBND thành phố
giao chỉ tiêu biên chế hàng năm, Chánh Văn phòng có thể đề nghị UBND thành
phố đổi cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng cho phù hợp.
* Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Chánh Văn phòng UBND
thành phố Pleiku:
Ngoài việc thực hiện các quy định tại trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc
của Ủy viên UBND thành phố, UBND thành phố giao cho Chánh Văn phòng
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 10
Phó Văn phòng
Kinh tế
Phó Văn phòng
Văn hóa – Xã hội
Bộ phận
Tổng hợp
Bộ phận
Kế toán
Bộ phận
Văn thư
Bộ phận
Phục vụ
Chánh Văn phòng
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
HĐND - UBND thành phố (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng) còn có nhiệm vụ
sau:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt
động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố và các
báo cáo khác của UBND thành phố theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND thành phố.
2. Giúp UBND thành phố và Chủ tịch UBND thành phố kiểm tra, đôn đốc các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, UBND các xã, phường thực hiện các

chương trình, kế hoạch công tác của UBND thành phố.
3. Xây dựng, trình UBND thành phố thông qua và giúp UBND thành phố kiểm
tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND.
4. Theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thu
thập và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch , Phó
Chủ tịch UBND thành phố.
5. Tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố tổ chức thực hiện Quyết định
181/2003/QD-TTg ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành
Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương; tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của
UBND thành phố.
6. Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của
HĐND, Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND
thành phố.
7. Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và
Chủ tịch UBND thành phố.
8. Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND
thành phố giao.
3. Quan hệ công tác của UBND thành phố Pleiku
- Quan hệ công tác với UBND tỉnh và các ngành chức năng của tỉnh: UBND
thành phố chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành mọi
văn bản của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh; thực hiện báo cáo định kỳ, đột
xuất theo chế độ quy định hoặc theo yêu cầu của UBND tỉnh.
- Quan hệ công tác với Thành ủy, Ban Thường vụ Thành ủy: UBND thành
phố chấp hành nghiêm túc và tổ chức thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị
quyết,chủ trương, chính sách và các quy định của Thành ủy, Ban Thường vụ
Thành ủy; báo cáo kịp thời với Ban Thường vụ Thành ủy, Thường trực Thành ủy
về kết quả tổ chức thực hiện các Nghị quyết, chủ trương, chính sách, quy định của
Đảng và thường xuyên xin ý kiến chỉ đạo của Ban Thường vụ Thành ủy, Thường
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 11

BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
trực Thành ủy đối với nhiệm vụ, công tác của UBND thành phố theo quy định của
pháp luật.
- Quan hệ công tác với Thường trực HĐND thành phố: UBND thành phố phối
hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND thành phố trong việc chuẩn bị chương trình
và nội dung làm việc của kỳ họp HĐND, các báo cáo, các đề án của UBND thành
phố trình HĐND thành phố; giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực
hiện Nghị quyết HĐND , các ban HĐND thành phố và trả lời chất vấn của đại biểu
HĐND thành phố.
- Quan hệ công tác của Ủy ban Mặt trận tổ quốc thành phố và các đoàn thể
nhân dân: UBND thành phố phối hợp chặt chẽ với Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt
Nam và các đoàn thể nhân dân thành phố cùng chăm lo, bảo vệ lợi ích chính đáng
của nhân dân; tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia xây dựng, củng
cố chính quyền vững mạnh, tự giác thực hiện các chủ trương, đường lối của Đảng ,
chính sách, pháp luật của Nhà nước. UBND thành phố có trách nhiệm tạo điều kiện
để Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân thành phố hoàn
thành tốt chức năng, nhiệm vụ xem xét, giải quyết theo thẩm quyền các kiến nghị
của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân thành phố.
- UBND thành phố trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, đơn vị đứng
trên địa bàn thành phố:
+ UBND thành phố thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với
các cơ quan , tổ chức đơn vị đứng trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp
luật;
+ UBND thành phố tạo mọi điều kiện thuận lợi để các cơ quan, tổ chức, đơn vị
có trụ sở đứng trên địa bàn thành phố thực hiện tốt nhiệm vụ được giao; Thủ
trưởng các cơ quan, tổ chức, đơn vị này có trách nhiệm phối hợp với UBND các
cấp, các cơ quan chuyên môn của địa phương thực hiện các quy định của pháp luật,
cũng như các Nghị quyết của HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố.
PHẦN III:
BÁO CÁO CHUYỀN ĐỀ

SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 12
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN
PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ PLEIKU
Chương I: PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn
thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được
quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công
cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành của tổ chức. Việc soạn
thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách
có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các
văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình.
Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một
vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh
đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản
lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành
chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp
ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh
tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung
còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch
lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành
chính; văn bản không có tính khả thi,… và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn
gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy
tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời gian thực
tập ở UBND thành phố Pleiku em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản
lý văn bản ở UBND thành phố Pleiku. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng
như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác

soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku”. Đây
cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND thành phố và có một
vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND
thành phố. Do đó em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh
thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của học viện trong quá trình thực tập
ở UBND thành phố Pleiku.
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 13
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
2. Mục đích, nhiệm vụ của đề tài
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về soạn thảo và quản lý văn bản trong cơ quan
nhà nước nói chung, trong UBND thành phố nói riêng.
- Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng
UBND thành phố Pleiku; phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại
và bất cập; nội dung cần hoàn thiện trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản.
- Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về soạn thảo và
quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku đề xuất các giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản cho Văn phòng phục vụ
công tác quản lý, điều hành trong giai đoạn hiện nay.
3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu của đề tài
- Tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng
UBND thành phố Pleiku về phương diện lý luận và thực tiễn.
- Báo cáo chuyên đề chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, khảo
sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được…
Chương II: PHẦN NỘI DUNG
I. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước
1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính
1.1. Khái niệm văn bản
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 14
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
Theo nghĩa rộng, văn bản là “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì

cần được ghi để lưu lại làm bằng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung
những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội
dung ý nghĩa trọn vẹn”
(1)
. Theo cách hiều này bia đá, hoành phi, câu đối ở đền,
chùa; chúc thư, văn khế, thư lịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học, kỹ thuật;
công văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản. Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong nghiên
cứu về văn bản, ngôn ngữ học, văn học, sử dụng từ trước đến nay ở nước ta.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài
liệu,…
(2)
được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các
tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để
quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết, Quyết
định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… đều được gọi là văn bản. Khái
niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức.
1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ
quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) hoặc cá nhân có thẩm quyền ban
hành theo một trình tự, thủ tục và hình thức do luật định, mang tính quyền lực Nhà
nước và làm phát sinh các hệ quả pháp ký cụ thể trong quá trình thực hiện chúng.
Do đó, có thể hiểu VBQLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan
nhà nước với các tổ chức và công dân
(1)
Từ điển tiếng Việt trang 1078, Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội – 1997
(2)

Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan (ban hành theo Nghị
định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính phủ).
1.3. Khái niệm văn bản hành chính
Theo nghĩa rộng từ hành chính “thuộc phạm vi chỉ đạo, quản lý việc chấp
hành luật pháp, chính sách của Nhà nước”. Với nghĩa này, văn bản hành chính là
văn bản viết hoặc in, chứa đựng những thông tin có nội dung thuộc phạm vi chỉ
đạo, quản lý việc chấp hành luật pháp, chính sách của Nhà nước. Trong thời đại
hiện nay, văn bản hành chính có thể là bản viết hoặc in trên giấy, trên phim nhựa,
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 15
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
trên băng từ hoặc trong các file điện tử; nhưng hình thức phổ thông nhất là in trên
giấy.
2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là hệ thống những văn bản hình thành trong hoạt
động quản lý xã hội của Nhà nước, là công cụ biểu thị ý chí và lợi ích của Nhà
nước, đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Theo Điều 4 của
Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn
thư, có thể phân loại văn bản quản lý Nhà nước gồm các hình thức như sau:
2.1. Văn bản quy phạm pháp luật
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung,
được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định
hướng xã hội chủ nghĩa”. (Điều 1, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
ngày 03/6/2008 thay thế Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996 và
Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
năm 2002).
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008); Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của HĐND, UBND (2004) quy định các cơ quan có thẩm
quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban
hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy

phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị.
2.2. Văn bản hành chính
2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định
quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên
cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc
của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
VBHCCB thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động phong
trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…
2.2.2. Văn bản hành chính thông thường
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 16
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin
điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết
các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc
trong các cơ quan, tổ chức.
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại
chính:
- Văn bản không có tên loại: công văn;
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương
trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
2.3. Văn bản chuyên ngành
Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành
của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ
quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy
định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của
chúng.
Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau

như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa…
3. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước
Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời
sống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức năng
cụ thể khác nhau. Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ yếu sau
đây:
3.1. Chức năng thông tin
Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhà
nước, văn bản hành chính.
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện
chuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều
hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức. Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn
bản. Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 17
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức
năng có hiệu quả.
3.2. Chức năng pháp lý
Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau:
- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật
được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;
- Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công
việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước.
Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ
pháp luật trong hoạt động quản lý.
Việc nắm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn
cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà
nước phải đúng quy định về hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình tự và thủ tục
theo luật định.
3.3. Chức năng quản lý

Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho
các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới
theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành.
Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra
các quy định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định
của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy
đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động
của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy
nhà nước nói chung.
Nói cách khác văn bản là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý.
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nước, xây dựng văn bản là để quản lý,
để điều hành công việc đúng pháp luật, có hiệu quả.
Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có một
số chức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bản nói
chung.
4. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 18
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
4.1. Yêu cầu về nội dung
Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định
đến chất lượng của văn bản. Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản
lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh. Trong quá trình soạn thảo nội dung của
văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu
Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định
rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính
cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào. Việc xác
định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn bản như thế sẽ
định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả mang lại nó.
Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành.

Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và
có tính dự báo cao.
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic.
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận
cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.
- Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề.
Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng
cao tính khả thi của văn bản.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp
nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ
hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập,
song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn
bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn
chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để
nhân dân tìm hiểu và thực hiện.
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân
dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về
quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo
sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 19
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo
luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản.
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực
hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà
nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các
chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành dựa trên
cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do
luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề

thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự
kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng,
tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực
thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi
hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành), phù
hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xã hội.
4.2. Yêu cầu về thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập
và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý
cho văn bản
Tại điều 5 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành
chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên
loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ
ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ
khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Thông tư liên tịch của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
4.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ
Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn
ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao
tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính – công
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 20
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các
đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách
quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới

đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá
trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được
ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý.
4.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo
văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải
đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn
phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ
thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử
dụng câu.
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và
sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết
câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng
câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.
II. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành
phố Pleiku
1. Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND thành
phố cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục
soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết
các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong
đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành
theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và
là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng.
Văn phòng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó
Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội và phụ trách lĩnh vực Kinh tế)
giúp việc cho Chánh Văn phòng. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng chia ra làm các bộ
phận, mỗi bộ phận phụ trách những công việc, nhiệm vụ riêng. Trong quá trình giải
quyết công việc của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan

đến phạm vi, trách nhiệm giải quyết công việc đó. Chẳng hạn như bộ phận Tổng
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 21
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
hợp của Văn phòng bao gồm có nhiều chuyên viên, mỗi chuyên viên phụ trách một
lĩnh vực nhất định và có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến lĩnh vực mình
phụ trách khi có sự lãnh đạo của Chánh Văn phòng.
Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậu
cần cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND thành phố, nên các văn bản được
soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn
phòng UBND thành phố thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định
(cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương
án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng
nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy
biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển. Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà các chuyên
viên soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của Chánh Văn
phòng mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục
vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính…
Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2008,
phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2009 của Văn phòng, trong năm 2008 Văn
phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 4061 Quyết định, 128 Thông báo,
153 Báo cáo, 12 Chỉ thị. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy
định của pháp luật hiện hành.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đã đảm bảo
được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ
về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt
động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng bao gồm
các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình
thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo

Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá
khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với
người lãnh đạo cơ quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo.
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 22
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa
chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét,
quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh máy
phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian
quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của
bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc
người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo.
Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan
quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy
định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).

Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thực
hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản
đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm
nhất là ngày làm việc tiếp theo.
- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản
lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Văn phòng UBND thành phố Pleiku soạn thảo các văn bản hành chính trong
thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn
thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn
thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản ở Văn
phòng UBND thành phố cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau:
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 23
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp
luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân (phạm vi đối
tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…).
Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền, nội
dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm
người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự
hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu

văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý
hoặc lạc đề.
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí;
nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực
thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện
thực.
Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn
phòng, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc
chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án
Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án
khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn
thảo các đề án đó. Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng đối với UBND
thành phố là vô cùng quan trọng đặc biệt các văn bản được soạn thảo đúng trình tự,
thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ là cơ sở quan
trọng cho các quyết định của thành phố được đảm bảo hơn. Thế nhưng vấn đề đặt
ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Thời
gian năm 2008 Văn phòng đã soạn thảo được 4016 Quyết định, nhưng không phải
tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn
còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của UBND đã ban hành;
chuyển mục đích sử dụng đất đối với các xã, phường trên địa bàn thành phố… Do
đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn bản là cần phải
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 24
BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: THS. Nguyễn Minh Phú
xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái
pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản; hình
thức tuân thủ theo quy định Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng
của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các công việc cụ

thể của UBND thành phố Pleiku.
2. Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku
Quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55-
CV/TCCB ngày 01/3/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 – CT của
Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình
quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của
công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được
soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương
tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”.
Theo khái niệm chung: công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng,
ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con
dấu trong các cơ quan tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương,
chính sách của Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức,
các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Do đó, ta có thể thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Công tác này giúp cho việc giải quyết công việc nhanh
chóng, chính xác đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệm công sức,
tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu, thông tin phục
vụ lãnh đạo; là tiền đề lưu trữ văn bản theo quy định của pháp luật.
Văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku được quản lý tại Bộ phận Văn
thư của cơ quan. Bộ phận văn thư có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý
toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Văn phòng nhằm đảm
bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của UBND
thành phố, Chủ tịch UBND thành phố. Việc quản lý văn bản của bộ phận văn thư
hiện nay đã và đang đảm bảo được các yêu cầu về trình tự, thủ tục đã được quy
định cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư. Trong báo cáo của Văn phòng UBND thành phố năm 2008 bộ phận
văn thư cơ quan đã nhận được 6604 Công văn đến và chuyển trên 2182 Công văn
đi, ngoài ra còn thực hiện sao y hàng trăm loại tài liệu, văn bản khác.
SVTH: Nguyễn Thị Như Quỳnh Trang 25