Bảng mô tả trách nhiệm và quyền hạn của Văn phòng công ty

BẢNG MÔ TẢ
TRÁCH NHIỆM - QUYỀN HẠN
VĂN PHÒNG CÔNG TY
Chương I: Vị trí - vai trò
1. Vị trí
- Văn phòng Công ty (VP) là đơn vị trực thuộc Công ty và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng
Giám Đốc Nội chính (PTGĐ/NC)
- VP được quản lý điều hành bởi Chánh Văn phòng (CVP), do Tổng Giám Đốc (TGĐ) bổ nhiệm.
2. Vai trò
- Giúp việc TGĐ trong công tác quản lý điều hành Công ty.
- Thực hiện công tác hành chánh - pháp lý - thông tin tuyên truyền của Công ty
- Thực hiện công tác lễ tân đón tiếp khách, công tác khánh tiết của Công ty
- Quản lý hệ thống văn bản hành chính của Công ty
Chương II: Chức năng
VP có chức năng nhằm thỏa mãn nhu cầu của các khách hàng như sau:
Khách hàng Nhu cầu
TGĐ - Truyền đạt các chỉ thị của TGĐ đến các cá nhân, đơn vị liên quan
trong Công ty; theo dõi đôn đốc và báo cáo TGĐ về tình hình thực
hiện các chỉ thị này;
- Cung cấp thông tin về sự thay đổi các qui định của nhà nước có liên
quan đến hoạt động của Công ty;
- Tư vấn về mặt pháp luật đối với các vấn đề phát sinh trong hoạt động
điều hành, quản lý công ty;
- Xử lý tốt các mối quan hệ với cơ quan chính quyền địa phương, báo
chí theo yêu cầu của TGĐ
- Tổ chức các nghi thức, đón tiếp khách trong các Hội nghị, Lễ, Họp
mặt của Công ty;
- Thực hiện các công tác sự vụ trong lĩnh vực phụ trách.
Các đơn vị trực thuộc Công ty - Thông tin về các chỉ đạo của TGĐ;
- Thông tin về các qui định, qui chế mới của Công ty;
- Hướng dẫn, hỗ trợ các thủ tục hành chính, pháp lý liên quan để giải

quyết công việc của đơn vị
- Được cung cấp các dịch vụ hỗ trợ về văn thư hành chính, (như đóng
dấu văn bản, …)
Khách hàng bên ngoài - Được tiếp đón niềm nở, hướng dẫn chu đáo, tận tình, có hiệu quả;
- Được trả lời, hướng dẫn, thông tin qua điện thoại nhanh chóng, chính
xác, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng
Các cơ quan nhà nước - Thông tin về sự thay đổi, bổ sung liên quan hoạt động của Công ty
theo qui định pháp luật.
Chương III: Nhiệm vụ
1. Công tác hành chánh
- Soạn thảo các thông báo, chỉ thị, quyết định của TGĐ liên quan đến công tác hành chính như:
thông báo ủy quyền, lịch công tác hàng tuần của CQ.TGĐ, các qui định liên quan đến chế độ thông
tin trong Công ty, hướng dẫn các đơn vị thực hiện một số công việc hành chính theo quy định
chung, ….
- Tổng hợp báo cáo các vấn đề theo chỉ đạo của TGĐ.
- Kiểm tra tính hợp lệ của các văn bản, tài liệu trình TGĐ ký duyệt
- Lấy số công văn, đóng dấu trên các văn bản, tài liệu sau khi có chữ ký của cá nhân có thẩm quyền;
- Quản lý cập nhật hệ thống văn bản hành chính Công ty.
- Tiếp nhận, phân phối và lưu trữ các văn bản hành chánh của Công ty (gồm trên mail và văn bản),
của các đơn vị bên ngoài Công ty; các văn bản pháp luật, chế độ chính sách của nhà nước có liên
quan đến hoạt động Công ty.
- Đảm bảo các chỉ đạo của TGĐ được thông tin đúng, kịp thời, đúng địa chỉ người nhận có trách
nhiệm triển khai thực hiện: bổ sung địa chỉ mail nếu TGĐ gởi sót, xin ý kiến chỉ đạo của TGĐ
trong trường hợp chưa hiểu rõ yêu cầu…
- Theo dõi, nhắc nhở các đơn vị thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của TGĐ.
- Thông tin các trường hợp thực hiện trễ hạn chỉ đạo của TGĐ và chuyển Phòng NS xử lý trách
nhiệm
- Kiểm tra hình thức, địa chỉ gửi của các mail trình TGĐ theo đúng quy định.
- Tổng hợp nhu cầu và cung cấp báo cho toàn Công ty.
2. Công tác Pháp lý

- Thực hiện truy xuất tài liệu, cung cấp các giấy tờ pháp lý phục vụ công tác của các đơn vị khi được
yêu cầu.
- Thực hiện các thủ tục kê khai, đăng ký và các thủ tục pháp lý khác có liên quan hoạt động Công ty
theo qui định pháp luật.
- Cập nhật và thông báo thường xuyên các văn bản pháp luật mới của nhà nước liên quan tới hoạt
động Công ty.
- Quản lý Thư viện Pháp luật.
- Trực tiếp tư vấn hoặc là đầu mối liên hệ các vấn đề tư vấn pháp luật với đơn vị cung cấp dịch vụ
theo yêu cầu của Công ty.
- Thực hiện thủ tục tố tụng ra cơ quan pháp luật một số sự vụ theo yêu cầu Công ty.
3. Công tác thông tin tuyên truyền
- Phụ trách hoạt động của Tổ Thông tin tuyên truyền.
- Tiếp các báo, đài, cung cấp thông tin cho các cơ quan thông tấn báo chí, các hoạt động PR theo
từng sự kiện.
4. Công tác lễ tân, khánh tiết của Công ty
- Đón tiếp, hướng dẫn khách đến Công ty liên hệ công tác.
- Thông tin, giải quyết các yêu cầu của khách hàng qua điện thoại.
- Tổ chức khu vực tiếp khách, hội họp.
- Thực hiện việc gởi bưu chính cho các đơn vị trong Công ty.
- Quản lý sử dụng hệ thống tổng đài Công ty.
- Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng điện thoại; tổng hợp và thanh toán chi phí điện thoại, internet Công
ty hàng tháng; thông tin chi phí điện thoại trực tiếp cho các đơn vị.
Chương IV: Tổ chức quản lý
1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức, cơ chế điều hành, biên chế của VP do PTGĐ/NC quyết định trên cơ sở xem xét đề
xuất của CVP gồm:
- CVP
- Bộ phận hành chánh: phụ trách các công tác hành chánh, gồm:
+ Nhân viên văn thư;
+ Nhân viên trình duyệt - theo dõi chỉ đạo;

- Bộ phận Pháp chế - Tổng hợp: phụ trách các công tác pháp lý - tổng hợp, gồm:
+ Chuyên viên pháp chế;
- Bộ phận Lễ tân – thông tin: phụ trách các công tác lễ tân - tổng đài – thông tin gồm:
+ Nhân viên Lễ tân
+ Nhân viên tổng đài- thông tin
2. Sơ đồ tổ chức
3. Trách nhiệm và quyền hạn các chức danh
Theo bảng mô tả công việc đính kèm:
- Chánh VP : mã chức danh 01 MTCV/VP/CVP
- Nhân viên văn thư : mã chức danh 02 MTCV/ VP/NVVT
- Nhân viên tổng đài- thông tin : mã chức danh 03 MTCV/ VP/NVTT
- Nhân viên trình duyệt - theo dõi chỉ đạo : mã chức danh 04 MTCV/ VP/NVTD
- Chuyên viên pháp chế : mã chức danh 05 MTCV/ VP/CVPC
- Nhân viên lễ tân : mã chức danh 06 MTCV/ VP/NVLT
4. Nguyên tắc quản lý điều hành
- CVP quản lý, điều hành mọi hoạt động của VP và chịu trách nhiệm trực tiếp trước PTGĐ/NC,
TGĐ về kết quả quản lý, điều hành công việc của mình;
- Các nhân viên VP thực hiện nhiệm vụ theo Bảng mô tả công việc hoặc theo chỉ đạo trực tiếp của
CVP;
- Trong hội họp, trao đổi, góp ý, VP áp dụng nguyên tắc dân chủ có tập trung. CVP là thủ trưởng cấp
cao nhất và có quyết định cuối cùng trong công việc nội bộ của VP.
Chương V: Các mối quan hệ làm việc
CHÁNH
VĂN
PHÒNG
NV VĂN
THƯ
NV LỄ TÂN
NV TỔNG
ĐÀI –

THÔNG TIN
CV PHÁP
CHẾ
NV TRÌNH
DUYỆT
THEO DÕI
CHỈ ĐẠO
VP có các mối quan hệ làm việc chính như bảng sau
Cá nhân, đơn vị Nội dung quan hệ Thời điểm
TGĐ Báo cáo Theo yêu cầu của TGĐ
Kiến nghị Khi có yêu cầu, vấn đề phát sinh
Thực hiện các công tác sự vụ Theo yêu cầu
Các đơn vị trong Công ty Truyền đạt chỉ đạo của TGĐ Theo yêu cầu của TGĐ
Cung cấp thông tin Khi đơn vị có nhu cầu
Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ
về hành chánh, pháp lý, thông
tin - liên lạc
Khi đơn vị có nhu cầu
Khách hàng bên ngoài
Công ty
Cung cấp thông tin Khi khách liên hệ
Truyền đạt ý kiến lên TGĐ Khi khách yêu cầu
Chương VI: Điều khoản thi hành
- CVP chịu trách nhiệm phổ biến cho tất cả NV VP triển khai thực hiện.
- Các PTGĐ, đơn vị trong Công ty căn cứ Bảng mô tả này để liên hệ công tác tại VP
- Trong quá trình thực hiện, Bảng mô tả này có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với yêu cầu
sản xuất kinh doanh của Công ty và PTGĐ/NC là cấp có thẩm quyền phê duyệt việc sửa đổi, bổ
sung.