Tài liệu hướng dẫn khai Hải quan điện tử (phiên bản 4) miễn phí VNACCS VCIS HuongDanSuDung

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ECUS-EX4

Hà Nội 11 - 2012

1


NỘI DUNG
1.Giới thiệu:......................................................................................................................3
2. Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử:............................................4
3. Đăng ký sử dụng chương trình.....................................................................................4
4. Đăng nhập hệ thống......................................................................................................6
5. Quy trình đăng ký danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu.............................................7
5.1 Nhập danh mục nguyên phụ liệu vào chương trình:....................................................7
5.2 Khai báo danh mục nguyên phụ liệu:...........................................................................9
5.3 Sửa huỷ nguyên phụ liệu đã khai báo:........................................................................13

6. Quy trình đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu......................................................16
6.1 Nhập danh mục sản phẩm xuất khẩu:........................................................................16
6.2 Khai báo danh mục sản phẩm:....................................................................................18
6.3 Sửa huỷ sản phẩm đã khai báo:...................................................................................22

7. Quy trình đăng ký định mức sản phẩm xuất khẩu.......................................................25
7.1 Nhập định mức:............................................................................................................25
7.2 Khai báo định mức tới Hải quan:................................................................................29
7.3 Sửa huỷ định mức sản phẩm đã khai báo:..................................................................33

8. Quy trình nhập tờ khai................................................................................................36
8.1 Đăng ký tờ khai nhập khẩu..........................................................................................36
8.2 Hủy tờ khai khi đã khai báo.........................................................................................77

8.3 Sửa tờ khai khi đã khai báo.........................................................................................78
8.4 Bổ sung chứng từ cho tờ khai đã khai báo..................................................................80
8.5 Tờ khai chuyển cửa khẩu:...........................................................................................95
8.6 Đăng ký tờ khai xuất khẩu:........................................................................................100

9. Quản lý tờ khai..........................................................................................................125
9.1 Tìm kiếm tờ khai:.......................................................................................................126
9.2 Copy tờ khai:...............................................................................................................128

10. Quản lý hệ thống:....................................................................................................128
10.1 Chọn đơn vị Hải quan :............................................................................................129
10.2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu:......................................................................130
10.3 Thiết lập tham số ngầm định:..................................................................................130
10.4Truy cập với tên khác:...............................................................................................131
10.5 Đổi mật khẩu truy cập:.............................................................................................132
10.7 Thiết lập thông số khai báo:.....................................................................................132
10.8 Thông tin doanh nghiệp:..........................................................................................133
10.9 Sao lưu dữ liệu........................................................................................................... 133
10.10 Cập nhật phiên bản CSDL.....................................................................................135
10.11 INSTALL FONT.....................................................................................................136

11. Danh mục................................................................................................................137
12. Biểu thuế:................................................................................................................139

2


1.Giới thiệu:
Phần mềm khai Hải quan điện tử ECUS là công cụ dùng để giúp doanh nghiệp
thực hiện quy trình thủ tục hải quan điện tử. Thay vì doanh nghiệp phải đăng ký tờ khai

trên giấy và gửi đến Hải quan như trước đây thì giờ đây với phần mềm ECUS doanh
nghiệp chỉ cần cài đặt lên máy tính sau đó khai các thông tin theo quy định của hải quan
như tờ khai, tờ khai trị giá, chứng nhận xuất xứ, vận tải đơn, giấy phép... Phần mềm
ECUS gửi toàn bộ thông tin tờ khai điện tử và các chứng từ hải quan điện tử khác đến
Chi cục Hải quan điện tử, hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan tự động tiếp nhận và
gửi thông báo hướng dẫn thủ tục hải quan cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng
phần mềm ECUS để tiếp nhận các thông tin trả lời từ cơ quan hải quan như: tờ khai có
được chấp nhận hay không, số tờ khai, hình thức thông quan, thông báo thuế,.. Sau khi
nhận được các thông tin này doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình
thủ tục hải quan.

3


2. Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo Hải quan điện tử:
- Ngoài các thủ tục được tham gia khai báo Hải quan điện tử tại cục Hải quan điện tử
thì doanh nghiệp cần có:
- Máy tính kết nối internet: quay số 1269, hoặc 1280; ADSL, LEASED LINE,…
- Cấu hình tối thiểu của máy tính:
o CPU : 500 MHz
o RAM : 128 MB
o HDD : 200 MB Free
- Hệ điều hành máy tính: WINDOWS 2000 trở lên.
3. Đăng ký sử dụng chương trình
Lần đầu tiên khi bạn chạy chương trình, chương trình sẽ hỏi thông tin của doanh
nghiệp của bạn, bạn hãy nhập đầy đủ các thông tin sau đó chọn nút “Đồng ý”.

4

Bước tiếp theo bạn kiểm tra lại thông tin và chọn tiếp nút “Đồng ý”.

5


4. Đăng nhập hệ thống.
Khi bắt đầu chạy chương trình bạn phải thực hiện chức năng truy nhập.

Bạn hãy nhập đầy đủ các thông số:
+Tên truy nhập: Root
+Mã truy nhập: mật khẩu của bạn để truy nhập chương trình (mặc định là bỏ trống).
Chọn dòng (Thiết lập thông số kết nối CSDL) để kiểm tra:

+Tên truy nhập: sa
+Mã truy nhập: mật khẩu của bạn để truy cập chương trình (mặc định là bỏ trống).
+Tên CSDL: ECUS_EX4
+Tên máy chủ: Tên của máy chủ chứa cơ sở dữ liệu MS SQL Server thông thường là
tên máy tính chạy chương trình.
Khi đã nhập đầy đủ các thông tin bạn chọn nút “Truy nhập”. Nếu không đăng nhập
6


5.1 Nhập danh mục nguyên phụ liệu vào chương trình:
được bạn hãy kiểm tra lại tất cả thông số đã nhập và đăng nhập lại.
Nếu lần đầu tiên bạn chạy chương trình, chương trình sẽ hỏi bạn chọn đơn vị Hải quan
điện tử. Nếu tờ khai của bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện tử Hải phòng bạn nhập
“Mã đơn vị Hải quan” là E03E, nếu tờ khai của bạn khai báo đến chi cục Hải quan điện
tử TPHCM bạn nhập “Mã đơn vị Hải quan” là E02E.
5. Quy trình đăng ký danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu.
Để đăng ký nguyên phụ liệu nhập khẩu với Hải quan bạn tiến hành theo các bước sau:

 Bước 1: Nhập danh mục nguyên phụ liệu.
 Bước 2: Khai báo danh mục nguyên phụ liệu lên Hải quan và lấy phản hồi cho
đến khi được Hải quan chấp nhận.

Vào menu của chương trình chọn chức năng “Khai báo/danh mục Nguyên Phụ
Liệu” như hình dưới đây

Khi đó màn hình nhập hiện ra như sau:

7


Bạn nhập đầy đủ thông tin vào các cột mã NPL , tên NPL, đơn vị tính, mã HS và
chọn nút “GhiNPL” để lưu lại.
Trong trường hợp bạn đã có sẵn danh mục nguyên phụ liệu có từ file excel thì
bạn chọn nút “Nhập từ Excel” khi đó màn hình hiện ra như sau:

8


5.2 Khai báo danh mục nguyên phụ liệu:

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin: tên sheet, hàng đầu, cột mã NPL, cột HS (mã
hàng hoá), cột đơn vị tính còn các ô màu xám có thể có hoặc không, bạn bấm nút
“Chọn file EXCEL” để trỏ đến đường dẫn chứa file excel cần import vào. Nếu
trường hợp file excel của Bạn đánh theo unicode thì bạn chọn nút tích “Unicode”
còn không phải unicode mà là TCVN3 thì không chọn nút tích unicode. Tiếp đó
bạn bấm nút “Ghi” lập tức số liệu từ file excel sẽ được đưa vào chương trình và
kết thúc bằng việc chọn nút “Ghi NPL” để lưu danh mục vừa nhập.
Chú ý: Trường hợp bạn có file excel để nhập danh mục vào chương trình thì lưu

ý font đánh chuẩn thống nhất trên toàn sheet, unicode thì tất cả unicode, TCVN3
thì TCVN3, tên đơn vị tính theo chuẩn không dấu.

Sau khi đã nhập xong danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu bạn muốn khai báo
danh mục tới cơ quan hải quan thì bạn chọn tab “ Quá trình khai báo” như hình
dưới đây:

9


Bạn chọn nút “Khai báo mới” để khởi tạo một lần khai báo danh mục nguyên
phụ liệu (hoặc chọn “Xem chi tiết ” để mở quá trình khai báo đã có). Khi chọn
“Khai báo mới” màn hình hiện ra như sau:

10


Những nguyên phụ liệu mới nhập sẽ tự động được đưa vào danh mục vừa khởi
tạo, bạn có thể lược bớt bằng cách chọn nút “Chọn NPL”

11


Chọn “>”, “>>” để đưa một hoặc tất cả nguyên phụ liệu sang bên phải và chọn
“<”, “<<” để đưa sang trái. Sau đó bấm nút “Đồng ý” để đưa những nguyên phụ
liệu vừa chọn ra ngoài danh mục khai báo. Khi chắc chắn những nguyên phụ liệu
cần khai báo bạn chọn nút “Ghi” và bấm nút “Khai báo” để tiến hành khai báo
lên Hải quan.
Sau khi dữ liệu được gửi đến Hải quan, bạn sẽ nhận được số tiếp nhận cho danh
mục nguyên phụ liệu vừa khai báo

Tiếp đó bạn tiến hành lấy thông tin phản hồi bằng cách chọn nút “Lấy phản hồi
từ HQ”cho đến khi danh mục nguyên phụ liệu được Hải quan chấp nhận

12


Như vậy là bạn đã hoàn thành việc đăng ký danh mục nguyên phụ liệu với Hải
quan.
5.3 Sửa huỷ nguyên phụ liệu đã khai báo:
a) Sửa nguyên phụ liệu đã khai báo.
Trong trường hợp danh mục nguyên phụ liệu đã được gửi tới Hải quan và được
chấp nhận, bạn vẫn có thể chỉnh sửa cho phù hợp với chức năng “Sửa,huỷ NPL
đã khai báo”. Để thực hiện chức năng này bạn làm tuần tự theo các bước sau:
- Tại quá trình khai báo cần chỉnh sửa, vào tab “Sửa, huỷ NPL đã khai báo”
như hình dưới đây

- Chọn nút “Tạo mới lần sửa” để khởi tạo và bấm nút “Chọn NPL” để chọn
những nguyên phụ liệu cần chỉnh sửa

13


- Bạn bấm nút “>”, “>>” để chọn một hoặc tất cả nguyên phụ liệu cần sửa ra
danh mục khai báo sửa, ngược lại bấm “<”, “<<” để lược bớt.

14


- Tiến hành sửa nội dung nguyên phụ liệu cho phù hợp và chọn nút ghi “Ghi

NPL” để lưu lại
- Chọn nút “Khai báo” để tiến hành khai báo danh mục sửa lên Hải quan và
bạn nhận được thông tin như hình:

- Bạn tiếp tục lấy thông tin phản hồi bằng cách chọn nút “Lấy phản hồi từ
HQ” cho đến khi nội dung sửa được Hải quan chấp nhận
15


6.1 Nhập danh mục sản phẩm xuất khẩu:

b) Hủy nguyên phụ liệu đã khai báo.
Tại quá trình khai báo chứa danh mục nguyên phụ liệu cần sửa, bạn chọn nút
“Tạo mới lần huỷ” để khởi tạo lần huỷ. Các thao tác tiếp theo tiến hành giống
như là sửa nguyên phụ liệu thông thường.
6. Quy trình đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu.
Để đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu với Hải quan bạn tiến hành theo các bước
sau:
 Bước 1: Nhập danh mục sản phẩm.
 Bước 2: Khai báo danh mục sản phẩm lên Hải quan và lấy phản hồi cho đến khi
được Hải quan chấp nhận.

Vào menu của chương trình chọn chức năng “Khai báo/Danh mục Sản Phẩm” như
hình dưới đây

16


Khi đó màn hình nhập hiện ra như sau:

Bạn nhập đầy đủ thông tin vào các cột mã SP , tên SP, đơn vị tính, mã HS và
chọn nút “Ghi SP” để lưu lại.
Trong trường hợp bạn đã có sẵn danh mục sản phẩm từ file excel thì bạn chọn nút
“Nhập từ Excel” khi đó màn hình hiện ra như sau:

17


6.2 Khai báo danh mục sản phẩm:

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin: tên sheet, hàng đầu, cột mã SP, cột HS (mã
hàng hoá), cột đơn vị tính còn các ô màu xám có thể có hoặc không, bạn bấm nút
“Chọn file EXCEL” để trỏ đến đường dẫn chứa file excel cần import vào. Nếu
trường hợp file excel của bạn đánh theo unicode thì bạn chọn nút tích “Unicode”
còn không phải unicode mà là TCVN3 thì không chọn nút tích unicode. Tiếp đó
bạn bấm nút “Ghi” lập tức số liệu từ file excel sẽ được đưa vào chương trình và
kết thúc bằng việc chọn nút “Ghi SP” để lưu danh mục vừa nhập.
Chú ý: Trường hợp bạn có file excel để nhập danh mục vào chương trình thì lưu
ý font đánh chuẩn thống nhất trên toàn sheet, unicode thì tất cả unicode, TCVN3
thì TCVN3, tên đơn vị tính theo chuẩn không dấu.

Sau khi đã nhập xong danh mục sản phẩm xuất khẩu, để khai báo danh mục với
Hải quan bạn chọn tab “Quá trình khai báo” như hình dưới đây

18


Bạn chọn nút “Khai báo mới” để khởi tạo một lần khai báo danh mục sản phẩm (hoặc
chọn “Xem chi tiết ” để mở quá trình khai báo đã có). Khi chọn “Khai báo mới” màn
hình hiện ra như sau:

19


Những sản phẩm mới nhập sẽ tự động được đưa vào danh mục vừa khởi tạo, bạn
có thể lược bớt bằng cách chọn nút “Chọn SP"

20


Chọn “>”, “>>” để đưa một hoặc tất cả sản phẩm sang bên phải và chọn “<”,
“<<” để đưa sang trái. Sau đó bấm nút “Đồng ý” để đưa những sản phẩm vừa
chọn ra ngoài danh mục khai báo. Khi chắc chắn những sản phẩm cần khai báo
bạn chọn nút “Ghi” và bấm nút “Khai báo” để tiến hành khai báo lên Hải quan.
Sau khi dữ liệu được gửi đến Hải quan, bạn sẽ nhận được số tiếp nhận cho danh
mục sản phẩm vừa khai báo

Tiếp đó bạn tiến hành lấy thông tin phản hồi bằng cách chọn nút “Lấy phản hồi
từ HQ”cho đến khi danh mục sản phẩm được Hải quan chấp nhận

Như vậy là bạn đã hoàn thành việc đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu với
Hải quan.
21


6.3 Sửa huỷ sản phẩm đã khai báo:
a) Sửa sản phẩm đã khai báo.

Trong trường hợp danh mục sản phẩm đã gửi tới Hải quan và được chấp nhận,
bạn vẫn có thể chỉnh sửa lại danh mục sản phẩm đó cho phù hợp với chức năng

“Sửa, huỷ sản phẩm đã khai báo”. Để thực hiện chức năng này bạn làm tuần tự
theo các bước sau:
- Tại quá trình khai báo chứa danh mục sản phẩm cần chỉnh sửa, vào tab “Sửa,
huỷ sản phẩm đã khai báo” như hình dưới đây

- Chọn nút “Tạo mới lần sửa” để khởi tạo và bấm nút “Chọn SP” để chọn
những sản phẩm cần chỉnh sửa

22


- Bạn bấm nút “>”, “>>” để chọn một hoặc tất cả sản phẩm cần sửa ra danh
mục khai báo sửa, ngược lại bấm “<”, “<<” để lược bớt.

23


- Tiến hành sửa nội dung sản phẩm cho phù hợp và chọn nút “Ghi SP” để lưu
lại.
- Chọn nút “Khai báo” để tiến hành khai báo danh mục sửa lên Hải quan và
bạn nhận được thông tin như hình:

24


7.1 Nhập định mức:

- Bạn tiếp tục lấy thông tin phản hồi bằng cách chọn nút “Lấy phản hồi từ HQ”
cho đến khi nội dung sửa được Hải quan chấp nhận

b) Hủy sản phẩm đã khai báo.
Tại quá trình khai báo chứa danh mục sản phẩm cần sửa, bạn chọn nút “Tạo mới
lần huỷ” để khởi tạo lần huỷ. Các thao tác tiếp theo tiến hành giống như là sửa
sản phẩm thông thường.

7. Quy trình đăng ký định mức sản phẩm xuất khẩu.
Để làm định mức cho sản phẩm xuất khẩu bạn tiến hành theo các bước:
· Bước 1: Nhập định mức.
· Bước 2: Khai báo định mức và lấy phản hồi cho đến khi được Hải quan chấp
nhận.

Tại menu chương trình chọn chức năng "Khai báo/Định mức thực tế của sản
phẩm" để tiến hành làm định mức cho sản phẩm

25