BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ NAM QUANG, HUYỆN BẢO LÂM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên: Hoàng Thị Điêm

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K15
KHÓA HỌC (2015 - 2017)

Tên cơ quan: UBND Xã Nam Quang
Địa chỉ: Xã Nam Quang huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Ma Thị Phượng

HÀ NỘI - 2017


DANH MỤC VIẾT TẮT
HĐND
UBND
MTTQ
LĐTBXH
VP
VB

Hội đồng nhân dân
Uỷ ban nhân dân
Mật trật tổ quốc
Lao động thương binh xã hội
Văn phòng
Văn bản

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.........................................................................................................1
TỔNG QUÁT VỀ XÃ NAM QUANG...................................................................3
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG XÃ NAM
QUANG....................................................................................................................6
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
UBND XÃ NAM QUANG...............................................................................6
1. Chức năng của UBND xã Nam Quang..........................................................6
2. Nhiệm vụ - quyền hạn của UBND xã Nam Quang.......................................6
2.1. Trong lĩnh vực kimh tế:..............................................................................6
2.2. Trong lĩnh vực nông lâm, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai:........................7
2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiêu thủ công nghiệp:....................................8
2.4. Trong lĩnh vực giao thông vận tải:.............................................................8
2.5. Trong lĩnh vực xây dựng, quản lý và phát triển đô thị:..............................8
2.6. Trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao:..................9
2.7. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:.........................................9
2.8. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:.............10
2.9. Trong lĩnh vực quốc phòng - an ninh và trật tự, an toàn xã hội:..............11
3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nam Quang.................................................11
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG
TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NAM QUANG........12
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND xã Nam Quang. .12
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng......................................................12
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Nam
Quang; Nhận xét những ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc
bố trí phòng làm việc của UBND xã Nam Quang...........................................14
1.2.1. Ưu điểm:................................................................................................15
1.2.2. Nhược điểm:..........................................................................................15
1.2.3. Đề xuất phương án tối ưu:.....................................................................15

1.3. Các quy trình xây dựng, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Nam
Quang..............................................................................................................16
1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị
(hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Nam Quang:...................................16
1.5. Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho
lãnh đạo của UBND xã Nam Quang...............................................................20
1.6. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Nam
Quang..............................................................................................................20
2. Khảo sát về công tác văn thư.......................................................................22
2.1. Nhận xét mô hình công tác văn thư của cơ quan....................................22
2.1.1. Ưu điểm:................................................................................................23
2.1.2. Nhược điểm:..........................................................................................23
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản................................................................23
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của UBND xã Nam Quang quy định về soạn
thảo và ban hành văn bản................................................................................23
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Nam Quang. 24
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành
văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản;
kỹ thuật soạn thảo văn bản:.............................................................................25
2.2.3.1. Thẩm quyền ban hành VB..................................................................25
2.2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..............................................26
2.2.3.3. Quy trình về soạn thảo và kỹ thuật soạn thảo ban hành VB...............29
2.2.3.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành
văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản;
kỹ thuật soạn thảo văn bản:.............................................................................30
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Nam Quang:........31
2.3.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi......31
2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến...32

2.3.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:.............34
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan....................................36


2.5. Nhận xét ưu điểm, khuyết điểm trang thiết bị làm việc tại văn phòng của
UBND xã Nam Quang....................................................................................37
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu,
nhược điểm:.....................................................................................................37
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lữu trữ...............................................37
3.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ............................................................................37
3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................................38
3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ...............................................................38
Phần II. THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG.................40
1. Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của UBND
xã Nam Quang:................................................................................................40
2. Thực hành trực điện thoại, tiếp khách, cung cấp thông của văn phòng phục
vụ lãnh đạo cơ quan, đơn vị............................................................................40
3. Các văn bản hành chính của cơ quan..........................................................41
4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản:.......................................................41
4.1. Quản lý văn bản đi....................................................................................41
4.2. Quản lý văn bản đến.................................................................................42
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT..................................................................43
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính văn phòng của UBND xã Nam Quang..................................................43
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm.................................................................................................................44
KẾT LUẬN............................................................................................................46
PHỤ LỤC...............................................................................................................48

LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước ta đang tiến mạnh, tiến mạnh trên con đường Công nghiệp hóa Hiện đại hóa, Công tác Hành chính Văn phòng chiếm một vị trí vô cùng quan trọng
và đòi hỏi phải đặt ngang tầm với các ngành khoa học khác.
Như chúng ta đã biết, sinh thời Bác Hồ đã dạy: " Học phải đi đôi với hành ".
Ở bất kỳ một môi trường nào, có lý luận thì phải có thực tiễn, thực tiễn giúp con
người có thể vận dụng lý luận một cách khoa học và tốt nhất.
Công tác Hành chính Văn phòng là một công tác có vị trí quan trọng trong
hoạt động tham mưu, tổ chức Nhà nước từ Trung ương tới địa phương làm tốt công
tác Hành chính văn phòng góp phần giải quyết tốt công việc của cơ quan, đơn vị
một cách nhanh chóng và chinh xác, cũng như góp phần vào cải cách nền hành
chính nhà nước theo tinh thần Nghị quyết Trung ương Đảng đề ra. Trong giai đoạn
mới - giai đoạn thực hiện công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước công tác Hành
chính văn phòng được Đảng và nhà nước quan tâm và trở thành một ngành khoa
học phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu, là hoạt động diễn ra hàng ngày trong
các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp từ Trung ương đến địa phương.
Để nâng cao chất lượng đào tạo học viện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao
của xã hội. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chủ trương gắn liền giữa lý thuyết và
thực tiễn với phương châm đó Trường đã tổ chức cho học viên cuối khóa đi thực
tập thực tiễn tại cơ quan, đơn vị trong đó có lớp Hành chính văn phòng thuộc
Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề bắt đầu từ ngày 17/07/2017
đến ngày 15/09/2017. Được sự nhất trí của cơ quan em về thực tập tại Văn phòng
UBND xã Nam Quang huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng.
Thực hiện kế hoạch thực tập tốt nghiệp của hệ Trung cấp Hành chính văn
phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, lớp Hành chính văn phòng K15A khóa học
2015 - 2017 thực tập tại Văn phòng UBND xã Nam Quang thời gian: Từ ngày
17/7/2017 đến ngày 15/09/2017.
Thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian cần thiết đối với mỗi học viên khi
sắp sửa bước vào môi trường mới, môi trường công sở. Được thâm nhập vào thực
tế công việc của cơ quan, đồng thời khép lại quy trình đào tạo khóa học rèn luyện
1

cho mỗi học viên có phong cách làm việc và khả năng độc lập giải quyết công việc
của người cán bộ hành chính văn phòng. Nhận thức được tầm quan trọng của việc
thực tập tốt nghiệp, đáp ứng nhu cầu học tập và nhìn lại những gì đã đạt được sau
quá trình học tập và rèn luyện thực tế ở tại cơ quan. Đồng thời rút những kinh
nghiệm phục vụ công tác sau này của bản thân. Đặc biệt trong kỳ thi tốt nghiệp sắp
tới em tiến hành viết bản " Báo cáo thực tập tốt nghiệp " bản báo cáo này là kết quả
trong thời gian thực tập và rèn luyện thực tế của em tại Văn phòng UBND xã Nam
Quang. Trong quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện tại Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và thời gian viết báo cáo thực tập tốt nghiệp em luôn nhận được sự quan
tâm, tạo điều kiện giúp đỡ về mọi mặt của các quý thầy, cô giáo để em hoàn thành
chuyên đề tốt nghiệp của mình và hoàn thành chương trình học của em tại Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.
Qua đây em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo Trung tâm đào tạo
nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề và các thầy, cô giáo trong trường lãnh đạo Văn
phòng UBND cùng toàn thể cán bộ Văn phòng UBND xã Nam Quang đã tạo điều
kiện để em hoàn thành bài báo cáo này.
Đây là lần đầu tiên em được tiếp xúc với công việc thực tế nên em còn nhiều
bỡ ngỡ và không tránh khỏi những thiếu sót, trong thực tế cụ thể cũng như phản
ánh hết những yêu cầu mà Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề và
nhà trường đề ra. Em kính mong quý thầy, cô đánh giá, góp ý kiến để bản báo cáo
của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Nam Quang, ngày 15 tháng 09 năm 2017
SINH VIÊN

Hoàng Thị Điêm

2

TỔNG QUÁT VỀ XÃ NAM QUANG
Xã Nam Quang nằm ở phía Tây của huyện Bảo Lâm, cách trung tâm huyện
12km. Các vị trí địa lý tiếp giáp như sau:
- Phía Đông giáp: Thị trấn Pá Miầu, huyện Bảo Lâm
- Phía Tây giáp: Xã Nam Cao, Thạch Lâm, huyện Bảo Lâm
- Phía Nam giáp: Xã Quảng Lâm, huyện Bảo Lâm
- Phía Bắc giáp: Xã lý Bôn, Tân Việt, huyện Bảo Lâm.
Theo thông kê 6 tháng đầu năm và phương hướng nhiệm vụ 6 tháng cuối
năm 2017 như sau:
Có tổng diện tích tự nhiên là 4.780,68 ha, được phân chia thành 10 thôn
xóm: Thắm Siềm, Đon Sài, Nà Dịm, Tổng phườn, Nà Rình, Pác Ròm, Nà Héng,
Nà Viềng, Phiêng Phăng, Nặm Ròm. Trong đó: có 612 hộ = 3.299 nhân khẩu, có 5
dân tộc: Tày, Nùng, H’Mông Dao, Sán Chỉ. Trong đó có Tày và Mông là chiếm
dân số đông nhất toàn xã gồm: dân tộc Tày 301 hộ = 1.528 nhân khẩu, dân tộc
Nùng 15 hộ = 107 nhân khẩu, dân tộc H’Mông 207 hộ = 1.209 nhân khẩu, dân tộc
Dao 59 hộ = 276, Sán chỉ 30 hộ = 179 nhân khẩu. Đời sống kinh tế của đồng bào
các dân tộc trong xã chủ yếu làm nghề nông nghiệp (trồng trọt và chăn nuôi), cơ sở
hạ tầng còn chậm phát triển, đời sống nhân dân còn gặp nhiều khó khăn.
Ngày 27 tháng 10 năm 2006, xã Nam Cao được thành lập trên cơ sở điều
chỉnh 7.507 ha diện tích tự nhiên và 2.587 người của xã Nam Quang. Xã Nam
Quang lúc này còn lại 4.978 ha diện tích tự nhiên và 2.985 người.
Xã Nam Quang là một xã đặc biệt khó khăn thuộc vùng sâu của huyện Bảo
Lâm, được Chính phủ công nhận là xã vùng III (135/CP) của Chính phủ, được đầu
tư xây dưng thuộc các chương trình 134, 135, 167, 30a cho phát triển cơ sở hạ tầng
và phát triển kinh tế xã hội của xã.
Trong những năm qua, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước các cấp, cán
bộ và nhân dân các dân tộc xã Nam Quang đã phát huy truyền thống của Đơn vị
Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, chủ động vượt qua khó khăn thách thực

của điều kiện tự nhiên và xã hội, khai thác có hiệu quả tiềm năng lợi thế vốn có,
nhất là lợi thế về diện tích rừng và đất lâm nghiệp rộng lớn, vươn lên đạt được
3


nhiều thành tựu quan trọng về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội. Kinh tế tăng
cường với tốc độ khá cao, năm sau cao hơn năm trước; giá trị sản xuất tăng bình
quân hàng năm 19,02%. Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực: năm
2017 trong đó kinh tế nông, lâm nghiệp chiếm 73,35% về thủy sản chiếm 0,12%;
Công nghiệp - xây dựng chiếm 1,32%. Thu nhập bình quân trên đầu người đạt 8
triệu đồng/người/năm, đời sống của nhân dân ngày càng được cải thiện và nâng lên
rõ rệt.
Việc tiếp nhận và thực hiện quả các chương trình, dự án đầu tư của Nhà
nước thông qua chương trình 134, 135, các chương trình mục tiêu quốc gia, đặc
biệt là đề án giảm nghèo nhanh và bền vững dành cho Hộ nghèo và hộ cận nghèo
chiếm tỷ lệ cao, năm 2017 toàn xã là: 217 hộ, chiếm 45,39%; hộ cận nghèo 79 hộ
chiếm 12,06% thực hiện Quyết định số 1133/ NQ - UBND ngày 01 tháng 06 năm
2017 cuả Uỷ ban nhân dân huyện Bảo Lâm Về việc giao chỉ tiêu kế hoạch vốn sự
nghiệp Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo bền vững - NQ 30a/CP năm
2017 được triển khai thực hiện trên địa bàn xã Nam Quang từ năm 2018 đã đầu từ
xây dựng và nâng cấp hằng trăm công trình phúc lợi phục vụ đời sống dân sinh
sống, giúp cho diện mạo nông thôn miền núi có nhiều đổi mới, khởi sắc.
Các lĩnh vực văn hóa - xã hội tiếp tục có chuyển biến tiến bộ: Hệ thống
mạng lưới còn 6/10 xóm chưa có điện lưới quốc gia nên việc tiếp nhận thông tin có
phần hạn chế, quy mô và loại hình trường lớp tiếp tục được củng cố và phát
triển.Công tác chăm sóc, Bảo vệ sức khỏe cho nhân dân, Trạm y tế luôn thực hiện
việc khám bệnh cho nhân dân, có đủ cơ số thuốc thiết yếu phục vụ nhân dân các
dân tộc trên địa bàn, trực trạm thường xuyên. Thẻ bảo hiểm y tế 2017 đã giao cho
các trưởng xóm cấp phát cho nhân dân đạt 100%, trong 6 tháng đầu năm 2017
khám và kê đơn, chữa bệnh cho nhân dân được: 1.185 lượt người, nâng cấp, cơ sở

vận chất, trang thiết bị y tế được quan tâm đầu tư, chất lượng khám chữa bệnh,
chăm sóc sức khỏe cho nhân dân được nâng lên, đội ngũ cán bộ y tế được tăng
cường cả về số lượng và chất lượng, tỷ lệ phát triển dân số tự nhiên hằng năm bằng
1,2%.
Phong trào "Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa" được các cấp,
4


các ngành và nhân dân hưởng ứng tích cực, việc thực hiện nếp sống văn minh
trong việc cưới, việc tang, lễ hội đã được đưa vào quy ước, hương ước của bản,
làng, thôn, xóm và được nhân dân đồng tình hưởng ứng. Tổ chức các hoạt động
văn hóa, văn nghệ thể dục thể thao Mừng Đảng, mừng xuân đón Tết nguyên đán
hàng năm (tổ chức lễ hội lồng tồng) đảm bảo an toàn vui tươi lành mạnh, một số
Lễ hội văn hóa truyền thống mang đậm bản sắc văn hóa dân tộc như Hội Lồng
tồng tại xóm Tổng phườn. Tham gia gồm các chi đoàn Thanh Niên, Chi hội phụ
Nữ, Chi hội Nông dân các xóm tham gia đông đủ với các môn thi đấu trò chơi dân
gian như: Tung còn, đẩy gậy, kéo co, hát lượn cọi, chọi Dê...... Ngoài ra các xóm
tổ chức Lễ hội Lồng tồng theo phong tục cổ truyền vui chơi, lành mạnh tiết kiệm,
tham gia Lễ hội chọi bò tại huyện Bảo Lâm lần thứ X, tham gia giải bóng đá Nam,
chạy Việt dã, tại Đại hội thể dục thể thao huyện Bảo Lâm lần thứ V năm 2017 kết
quả đạt giải khuyến khích môn Việt dã. Tổ chức thành công ngày chạy Olypic vì
sức khỏe toàn dân ngày 27/03/2017 có hơn 300 người tham gia, ngoài ra tổ chức
lồng ghép hai môn thể thao để chào mừng 71 năm ngày thể thao Việt Nam (ngày
27/03/1946 - 27/03/2017) và kỷ niệm 86 năm ngày thành lập Đoàn thanh niên cộng
sản Hồ Chí Minh (26/03/1931 - 26/03/2017) chạy Việt dã và môn Bóng chuyền
được khôi phục và duy trì hàng năm. An ninh chính trị, TTATXH luôn ổn định và
thường xuyên được giữ vững.
Những thành tựu đó đã tạo thêm thế lực mới, sức mạnh và niềm tin để nhân
dân các dân tộc xã Nam Quang vững bước tiến lên, quyết tâm xây dựng quê hương
giàu mạnh theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, vì mục tiêu dân giàu, nước

mạnh, xã hội dân chủ, công bằng, văn minh.

5


Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
XÃ NAM QUANG
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND XÃ NAM QUANG.
1. Chức năng của UBND xã Nam Quang.
Theo Quyết định số 29/2006/QĐ-UBND về việc ban hành quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và mỗi quan hệ công tác của Văn
phòng HĐND-UBND xã Nam Quang.
- UBND xã do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cung cấp và cơ quan
nhà nước cấp trên.
- UBND xã có mỗi liên hệ mật thiết với nhân dân, với các cấp ủy Đảng và
Nhà nước cấp trên, là cơ quan tổ chức và thực hiện các chỉ thị, nghị quyết, quyết
định của cấp trên với nhân dân. UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân
chủ tập thể làm việc cá nhân phụ trách.
2. Nhiệm vụ - quyền hạn của UBND xã Nam Quang.
2.1. Trong lĩnh vực kimh tế:
- Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, phát triển ngành,
phát triển đô thị và nông thôn trong phạm vi quản lý, xây dựng quy hoạch dài hạn
và hàng năm về phát triển kinh tế - xã hội của xã trình HĐND thông qua để chính
phủ phê duyệt.
- Tham gia với các bộ, ngành trung ương trong việc phân vùng kinh tế, xây
dựng các chương trình, dự án của huyện, của tỉnh, bộ, ngành trung ương, tổ chức
và kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc chương trình, dự án được giao.

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, lập dự toán thu chi
ngân sách địa phương, lập phương án phân bố dự toán ngân sách của cấp mình
trình HĐND cung cấp Quyết định; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương
trong trường hợp cần thiết; quyết toán ngân sách địa phương trình HĐND cung cấp
6


xem xét theo quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo, kiểm tra cơ quan thuế và cơ quan được nhà nước giao nhiệm vụ
thu ngân sách tại địa phương theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng đề án thu phí, lệ phí, các khoản đóng góp của nhân dân và mức
huy động vốn trình HĐND quyết định.
- Xây dựng đề án phân cấp quản lý đầu tư xây dựng các công trình kết cấu
hạ tầng kinh tế - xã hội của địa phương theo quy định của pháp luật để trình
HĐND quyết định, tổ chức, chỉ đạo thực hiện đề án sau khi được HĐND thông
qua.
- Lập quỹ dự trữ tài chính theo quy định của pháp luật trình HĐND cung cấp
và báo cáo cơ quan tài chính cấp trên.
- Thực hiện quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn đóng góp của nhà nước tại
doanh nghiệp và quyền đại diện chử sở đất đai tại địa phương theo quy định của
pháp luật phê chuẩn kế hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội xã Nam Quang.
2.2. Trong lĩnh vực nông lâm, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai:
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển nông,
lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, các chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyến
ngư, phát triển sản xuất và bảo vệ cây trồng, vật nuôi trên địa bàn xã.
- Chỉ đạo thực hiện và kiểm tra việc sản xuất, sử dụng giống cây trồng, vật
nuôi, thức ăn gia súc, thuốc bảo vệ thực vật, phân bón, thuốc thú y và các chế
phẩm sinh học phục vụ nông nghiệp.
- Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất để trình HĐND cung cấp thông qua
trước khi trình chính phủ xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của

UBND cấp dưới trực tiếp, quyết định việc giao đất, thu hồi đất, giải quyết các tranh
chấp đất đai; thanh tra việc quản lý, sử dụng đất và các nhiện vụ khác theo quy
định của pháp luật.
- Chỉ đạo thực hiện và kiểm tra việc trồng rừng, bảo vệ rừng đầu nguồn,
rừng đặc dụng, rừng phòng hộ theo quy hoạch, tổ chức khai thác rừng theo quy
hoạch của chính phủ; chỉ đạo thực hiện và kiểm tra việc nuôi trồng, đánh bắt, chế
biến và bảo vệ nguồn lợi thủy sản.
7


- Chỉ đạo và kiểm tra việc khai thác, bảo vệ nguồn tài nguyên nước; xây
dựng, khai thác, bảo vệ các công trình thủy lợi vừa và nhỏ, quản lý, bảo vệ hệ
thống đê điều, các công trình phòng chống lũ lụt; chỉ đạo và huy động lực lượng
chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt trên địa bàn xã.
2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiêu thủ công nghiệp:
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiêu thủ công
nghiệp của xã, tổ chức quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp công nghiệp,
tiêu thủ công nghiệp trên địa bàn xã theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện các chương trình, dự án phát triển công nghiệp, xây
dựng và phát triển khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế theo quy hoạch đã
được phê duyệt, chỉ đạo, kiểm tra việc xây dựng và phát triển các cụm công
nghiệp, thương mại, dịch vụ và các ngành, nghề, làng nghề truyền thống trên địa
bàn xã; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp
khác.
- Tổ chức thực hiện việc bảo vệ tài nguyên khoáng sản chưa khai thác ở địa
phương; tổ chức và kiểm tra việc khai thác tận thu nguồn tài nguyên khoáng sản ở
địa phương.
2.4. Trong lĩnh vực giao thông vận tải:
- Chỉ đạo, kiểm tra việc xây dựng và thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát
triển mạng lưới giao thông của xã phù hợp với tổng sơ đồ phát triển và quy hoạch

chương trình giao thông vận tải của huyện.
- Tổ chức quản lý công trình giao thông đô thị, đường bộ và đường thủy nội
địa ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện việc kiểm tra, giám định kỹ thuật an toàn các loại
phương tiện cơ giới đường bộ, đường thủy nội địa, và giấy phép lái xe theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức, chỉ đạo công tác thanh tra, bảo vệ công trình giao thông và bảo
đảm an toàn giao thông trên địa bàn xã.
2.5. Trong lĩnh vực xây dựng, quản lý và phát triển đô thị:
- Tổ chức việc lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền các quy
8


hoạch xây dựng vùng, xây dựng đô thị trên địa bàn huyện, quản lý kiến trúc, xây
dựng, đất xây dựng theo quy hoạch đã được duyệt; phê duyệt kế hoạch, dự án, đất
tư các công trình xây dựng trên địa bàn xã.
- Quản lý đầu tư, khai thác, sử dụng các công trình kỹ thuật hạ tầng đồ thị,
khu đô thị, điểm dân cư nông thôn; quản lý việc thực hiện các chính sách về nhà ở,
đất ở; quản lý quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước do chính phủ giao.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển vật liệu xây dựng; quản lý việc
khai thác và sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng trên địa bàn xã theo thẩm
quyền.
2.6. Trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao:
- Quản lý nhà nước đối với các hoạt động văn hóa, thông tin, quảng cáo, báo
chí, xuất bản, thể dục thể thao theo quy định của pháp luật; tổ chức và quản lý các
đơn vị sự nghiệp về văn hóa, thông tin, thể dục thể thao, phát thanh, truyền hình
của xã.
- Quản lý nhà nước đối với các loại hình trường, lớp được giao trên địa bàn
xã; trực tiếp quản lý các trường cao đẳng sư phạm, trường trung học chuyên
nghiệp, trường trung học phổ thông, trường bổ túc văn hóa; đào tạo, bồi dưỡng đội

ngũ giáo viên trong xã từ trình độ cao đẳng sư phạm trở xuống; cho phép thành lập
các trường ngoài công lập theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và kiểm tra việc thực hiện về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cư
và việc cấp văn bằng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện thanh tra, kiểm tra công tác giáo dục, đào tạo trên địa bàn xã
theo quy định của pháp luật.
- Kiểm tra, ngăn chặn việc kinh doanh, lưu hành sách báo, văn hóa phẩm
phản động đồi truy.
2.7. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
- Tổ chức hoặc được ủy quyền tổ chức các cuộc triển lãnh, hội chợ, sinh hoạt
văn hóa, thể dục thể thao quốc gia, quốc tế trên địa bàn xã.
- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, trùng tu, bảo tồn các di tích
lịch sử - văn hóa và danh lam thắng cảnh, công trình văn hóa, nghệ thuật theo thẩm
9


quyền.
- Quản lý hoạt động của các đơn vị y tế thuộc huyện và cấp giấy phép hành
nghề y, dược tư nhân.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc tổ chức thực hiện biện pháp bảo vệ sức khỏe nhân
dân; bảo vệ, chăm sóc người già, người tàn tận, trẻ mồ côi không nơi nương tựa;
bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia
đình.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách ưu đai,chăm sóc và giúp đỡ
thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước.
- Thực hiện kế hoạch, biện pháp về sử dụng lao động và giải quyết các quan
hệ lao động; giải quyết việc làm, điều động dân cư trong phạm vi xã.
Xóa đói, giảm nghèo, cải thiện đời sống nhân dân; hướng dẫn thực hiện
công tác từ thiện, nhân đạo; phòng, chống các tệ nạn xã hội và dịch bệnh ở địa
phương.

2.8. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch cụ thể phát triển
khoa học, công nghệ và bảo vệ môi trường; thực hiện các biện pháp khuyến khích
việc nghiên cứu, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, ứng dụng các tiến bộ khoa
học và công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các biện pháp quản lý và sử dụng đất
đai, rừng núi, sông hồ, nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùng
biển tại địa phương theo quy định của pháp luật.
- Quản lý các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp xã hoặc được
cấp trên gia; quản lý hoạt động chuyển giao công nghệ, tham gia giám định nhà
nước về công nghệ đối với các dự án đầu tư quan trọng ở địa phương.
- Chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc bảo vệ, cải thiện môi trường;
phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, suy thoái môi trường,ô nhiễm
môi trường và xác định trách nhiệm phải xử lý về môi trường đối với tổ chức, cá
nhân theo quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về
10


tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; an toàn và kiểm soát bức xạ; sở hữu
công nghiệp; việc chấp hành chính sách, pháp luật về khoa học, công nghệ và bảo
vệ môi trường ở địa phươn; ngăn chặn việc sản xuất, lưu hành hàng giả và bảo vệ
lợi ích cuả người tiêu dùng.
2.9. Trong lĩnh vực quốc phòng - an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công
an nhân dân; chỉ đạo công tác đấu tranh phòng ngừa và chống tội phạm, chống
tham nhũng, chống buôn lậu và gian lận thương mại; bảo vệ bí mật nhà nước, xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội; quản lý và
kiểm tra việc vận chuyển, sử dụng vũ khí, chất nổ, chất dễ cháy, chất độc, chất
phóng xạ; quản lý các nghề kinh doanh đặc biệt theo quy định của pháp luật.

- Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ
khẩu; quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn
dân; chỉ đạo công tác giáo dục quốc phòng toàn dân trong nhân dân và trường học
địa phương; tổ chức, chỉ đạo thực hiện kế hoạch xây dựng xã thành khu vực phòng
thủ vững chắc; chỉ đạo việc xây dựng và hoạt động tác chiến của bộ đội địa
phương, dân quân tự vệ; chỉ đạo và kiểm tra việc tổ chức thực hiện Luật nghĩa vụ
quân sự; xây dựng lực lượng dự bị động viên và huy động lực lượng khi cần thiết,
đáp ứng yêu cầu của địa phương và cả nước trong mọi tình huống.
- Chỉ đạo, tổ chức thực hiện nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, chính sách hậu
phương đội và chính sách đối với lực lượng vũ trang nhân dân ở địa phương; thực
hiện việc kết hợp quốc phong - an ninh với kinh tế, kinh tế với quốc phòng an
ninh; tổ chức quản lý, bảo vệ công trình quốc phòng và khu quân sự trên địa bàn
xã.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Nam Quang.
Cơ cấu tổ chức của UBND do luật tổ chức HĐND và UBND năm 1994.
Theo đó UBND do HĐND cùng bầu tại kỳ họp thứ nhất của khoá gồm có chủ tịch,
phó chủ tịch và các thành viên khác.
Chủ tịch UBND là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, chịu
11


trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình và cùng tập
thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trước UBND cấp trên và HĐND cùng
cấp.
Các phó chủ tịch xã là người giúp chủ tịch, được phân công phụ trách thực
hiện những công việc cụ thể. Thay mặt chủ tịch giải quyết những vấn đề được phân
công chịu trách nhiệm trước chủ tịch về những phần việc được giao. Trong quá
trình hoạt động, phó chủ tịch giải quyết công việc với danh nghĩa và quyền hạn chủ
tịch. Các thành viên của UBND được chủ tịch phân công phụ trách quản lý những

ngành, lĩnh vực chuyên môn nhất định. Lĩnh vực quan trọng thì trực tiếp bố trí vào
cương vị lãnh đạo của cơ quan chuyên môn, thuộc ngành, lĩnh vực đó. Mỗi thành
viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về ngành, lĩnh vực được phân công trước
chủ tịch UBND và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND
trước các cơ quan nhà nước hữu quan.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Nam Quang
(xem Phục lục 1)
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NAM QUANG
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND xã Nam
Quang
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
* Chức năng
Văn phòng là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của HĐND- UBND
xã, Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, tuân thủ theo nguyên tắc cấp dưới
phục tùng cấp trên, cá nhân phục tùng tổ chức, tập thể bàn bạc dân chủ, chánh văn
phòng quyết định. Thực hiện phân công rõ trách nhiệm cho từng cán bộ, nhân viên,
đánh giá cán bộ căn cứ vào hiệu quả công tác.
* Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
- Xây dựng trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu tháng, cả năm
và toàn khóa của thường trực HĐND, UBND xã. Đôn đốc, kiểm tra các ngành, xã,
xóm thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành và các nghị quyết
12


của HĐND, quyết định của UBND và chủ tịch UBND các xã, xóm theo quy định
của pháp luật.
- Tổ chức phục vụ đại biểu HĐND xã tiếp xúc cử tri; tổng hợp ý kiến, kiến
nghị của cử tri báo cáo thường trực HĐND xã theo quy định, đồng thời gửi các
ngành, các địa phương có trách nhiệm xem xét giải quyết kiến nghị đó theo quy

định. Giúp thường trực HĐND xã điều hòa sự phối hợp hoạt động của các ban của
HĐND xã trong việc giảm sát theo chương trình, kế hoạch và thẩm tra các báo cáo,
đề án do thường trực HĐND xã phân công.
- Tham mưu chuẩn bị nội dụng và tổ chức các kỳ họp HĐND, UBND xã,
các buổi làm việc của thường trực HĐND, chủ tịch, các phó chủ tịch UBND xã với
các ngành, xã và các đoàn khách đến làm việc theo quy chế quy định. Chuẩn bị báo
cáo định kỳ về hoạt động của HĐND; phối hợp với các cơ quan chức năng chuẩn
bị báo cáo kết quả giải quyết ý kiến kiến nghị của cử tri tại các phương tiện thông
tin đại chúng.
- Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của UBND xã và chủ tịch UBND xã. Thực hiện công tác thông tin báo
cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định.
- Giúp UBND xã xây dựng, ban hành các chương trình, kế hoạch, đề án phát
triển kinh tế - xã hội thực hiện nghị quyết Đại hội đảng bộ xã và Nghị quyết của
HĐND xã; soạn thảo, chuẩn bị dự thảo các văn bản theo sự phân công của chủ tịch
UBND xã. Theo dõi, đôn đốc và thẩm định nội dung các chương trình, kế hoạch,
báo cáo dự thảo văn bản của các ngành, xã, chuẩn bị trước khi trình phiên họp
UBND xã. Tổ chức rà soát lần cuối về thể thức, thẩm quyền, nội dung văn bản
trình thường trực HĐND, Chủ tịch và các phó chủ tịch UBND xã ký ban hành.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của UBND
xã, chủ tịch UBND; các văn bản quy phạm pháp luật cảu cơ quan nhà nước cấp
trên có liên quan.
- Là đầu mối quản lý thống nhất việc soạn thảo, ban hành văn bản của
thường trực HĐND, UBND xã; quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp HĐND, UBND
xã theo quy định.
13


- Tham mưu giúp UBND xã xây dựng các quy định về cải cách hành chính
trong việc xử lý công việc thuộc phạm vi của văn phòng; quản lý công tác văn thư,

lưu trữ hiện hành, thông tin hóa quản lý hành chính nhà nước đối với các ngành.
Quản trị mạng công nghệ thông tin nội bộ; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động công tác của thông tin HĐND- UBND và của cơ quan Văn phòng.
- Tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận, theo dõi, đôn đốc giải quyết khiếu nại
tố cáo và kiến nghị của công dân; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng,
lãng phí trong phạm vi quản lý của cơ quan văn phòng xã theo quy định của pháp
luật.
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và đảm bảo điều kiện
phục vụ các hoạt động của thường trực HĐND, UBND xã và văn phòng theo quy
định.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
thuộc văn phòng đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ. Bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ
chuyên môn cho văn phòng.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và kinh
phí, tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp
luật và phân cấp quản lý của UBND xã.
- Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác do thường trực HĐND, UBND và chủ
tịch UBND xã.
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Nam
Quang; Nhận xét những ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc
bố trí phòng làm việc của UBND xã Nam Quang.
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị. Trong
quá trình hoạt động của mình thì Văn phòng là một bộ nhớ của cơ quan cũng như
của một lãnh đạo. Vì không phải lúc người lãnh đạo cũng nhớ hết công việc của
mình định làm và cần một người thường xuyên nhắc nhở hết công việc hàng ngày
cho lãnh đạo và là nơi tiếp nhận mọi phía để cung cấp cho lãnh đạo trong việc của
cơ quan. Do đó mà hoạt động Văn phòng rất quan trọng, hoạt động của Văn phòng
gồm nhiều nghiệp khác nhau.
14

1.2.1. Ưu điểm:
Có 3 ban ngành làm việc tại văn phòng UBND xã để giải quyết công việc
liên quan đến giấy tờ Hộ tịch - Tư pháp, tiếp nhận đơn thư công dân được giải
quyết kịp thời, đảm bảo thời gian đúng quy định của pháp luật.
Nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng UBND xã đã được sự quan
tâm đầu tư kinh phí để mua sắm trang thiết bị văn phòng như máy vi tính, máy in,
tủ đựng hồ sơ,… phục vụ cho quá trình làm việc của các cán bộ uỷ ban và đáp ứng
nhu cầu đến giải quyết công việc của nhân dân trong xã, đồng thời đã tổ chức cán
bộ văn phòng tham gia các khoá bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn nhằm
hướng dẫn tới một chế độ làm việc khoa học và hiện đại hơn.
1.2.2. Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm trên trong quá trình hoạt động của mình văn phòng
UBND xã Nam Quang còn gặp một số nhược điểm vướng mắc:
Phòng làm việc với diện tích còn trật hẹp, chưa có phòng tiếp dân riêng,
chưa có trang thiết bị để phù hợp với thủ tục cải cách Hành chính theo đề án 30 của
tỉnh; chưa có trang thiết bị và phòng để lưu trữ hồ sơ; văn phòng đánh máy được
bố trí ở vị trí khác chưa phù hợp với tình hình thực tế. Cán bộ văn phòng phải kiêm
nhiệm rất nhiều công việc ngoài những công việc chuyên môn của mình. Hiện nay
còn thiếu phòng làm việc giải quyết của một số bộ phận như: Địa chính, Tài chính,
Công an, theo cơ chế một cửa.
Ngoài ra các trang thiết bị văn phòng tuy đã có sự quan tâm đầu tư của cấp
trên nhưng do nguồn ngân sách của xã còn hạn hẹp nên các trang thiết bị văn
phòng chưa thể đầy đủ còn thiếu như máy Fax, máy ghi âm, máy huỷ tài liệu…
Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công việc của UBND xã.
1.2.3. Đề xuất phương án tối ưu:
- Phòng làm việc của Văn phòng UBND xã nhìn chung đảm bảo khoa học,
thuận tiện cho các cán bộ thực hiện công việc, tuy nhiên Văn phòng cần được mở
rộng diện tích sắp xếp lại một số trang thiết bị khác. Đầu tư, mua sắm thay thế các
trang thiết bị đã cũ, để tạo điều kiện cho làm việc được hiệu quả hơn.

15


1.3. Các quy trình xây dựng, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã
Nam Quang.
- Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan quy mô
thời gian có thể là một tuần, tháng, năm..... Kế hoạch tuần được lập vào ngày cuối
cùng của tuần trước; kế hoạch tháng được lập vào ngày cuối cùng của tháng trước;
kế hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; kế hoạch năm được lập
vào quý cuối cùng của năm trước.
Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu
quả thì Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần,
tháng, quý, năm cho cơ quan. Quy trình xây dựng các kế hoạch này tuân theo các
bước cụ thể như sau:
- Văn phòng tổng hợp và xây dựng bản thảo;
- Văn phòng trình bản thảo lên lãnh đạo để xin ý kiến phê duyệt;
- Văn phòng hoàn tất các thủ tục pháp lý khác và ban hành chương trình, kế
hoạch.
1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội
nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Nam Quang:
* Mục đích, nguyên tắc trong tổ chức hội nghị:
- Hội nghị là biện pháp quan trọng, để tổ chức thực hiện chương trình hoạt
động công tác của cơ quan. Vì vậy tại cơ quan công tác hội nghị được chú trọng và
chuẩn bị chu đáo. Các cuộc họp của cơ quan nhằm:
+ Thông tin các quyết định mới từ quản lý cấp trên;
+ Giải quyết các vướng mắc, khó khăn và các vấn đề liên quan đến các bộ
phận.
* Các cuộc họp thường được tổ chức dựa trên nguyên tắc:
+ Chỉ tiến hành khi thật sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều

hành của cấp quản lý trong việc thực hiện nhiệm vụ quan trọng;
+ Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung thành phần tham dự, đề cao và
thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công
việc, đảm bảo tăng cường hiệu lực, hiệu qủa công tác chỉ đạo, điều hành tập trung
16


thống nhất, thông suất của quản lý các bộ phận;
+ Phải có chương trình, kế hoạch thực hiện cải tiến, đơn giản hóa quy định
thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý, đảm bảo chất lượng hiệu quả, thiết thực, tiết
kiệm không hình thức phô trương;
+ Thực hiện lồng ghép các nội dụng vấn đề cần xử lý, kết hợp các cuộc họp
với nhau;
+ Đảm bảo đúng thời gian cuộc họp, trường hợp đến trễ phải thông báo cho
chủ tọa cuộc họp;
+ Tất cả các phòng ban phải có sổ họp nội bộ. Mỗi lần tổ chức tham gia cuộc
họp cần phải ghi rõ nội dụng, ngày, giờ, thành phần tham gia, nội dung ý kiến của
tham gia, ký tên.
* Trình tự cuộc họp:
Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp
+ Căn cứ chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan và yêu
cầu giải quyết các công việc, quản lý các bộ phận xây dựng và giải quyết định tổ
chức các cuộc họp lớn, phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm
các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức cuộc họp đó.
+ Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông
báo trước cho các đối tượng triệu tập và mời tham dự.
+ Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc
đột xuất, khẩn cấp.
* Chuẩn bị nội dung các cuộc họp:
+ Nội dung các cuộc họp phải được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ chu đáo,

đúng yêu cầu và thời gian.
+ Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêu
cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp, phải được chuẩn bị trước thành
văn.
+ Đối với những tài liệu dài có nhiều nội dung, ngoài bản chính phải có bản
tóm tắt nội dung.
+ Người chủ trì cuộc họp phải lập theo đúng mẫu của cơ quan.
17


+ Người tổ chức chuẩn bị cuộc họp phải chuẩn bị thêm các nội dung sau: đặt
trước địa điểm họp, tổ chức vệ sinh phòng họp, Kiểm tra đèn, bàn ghế, ổ cắm điện.
Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị nước uống, khăn phủ bàn, máy chiếu,
máy tính. Soạn thư mời và trình duyệt, gửi thư mời tham gia cuộc họp trước 60
phút.
* Giấy mời họp:
Giấy mời họp được ghi theo mẫu cơ quan gồm các nội dung:
+ Người triệu tập và chù trì;
+ Người được triệu tập hoặc được mời tham dự;
+ Nội dung cuộc họp;
+ Thời gian, địa điểm cuộc họp;
+ Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được tham dự;
+ Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất 03 ngày làm việc, kèm
theo là tài liệu văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung
cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
* Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp:
+ Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu
tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự
cuộc họp cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
+ Quản lý đơn vị được mời họp phải cử người đến tham dự cuộc họp đúng

thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu
cuộc họp.
+ Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là lãnh đạo các bộ phận
khồng thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp
ứng nội dung và yêu cầu cuat cuộc họp đi thay.
* Thời gian tiết hành họp:
+ Thời gian tiến hành cuộc họp thuộc các loại dưới đây được quy định như
sau: Họp tham mưu, tư vấn thông qua một buổi làm việc; Họp chuyên môn tư vấn
một buổi làm việc đến một ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức
tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá 02 ngày; Họp tổng kết
18


công tác năm không quá 01 ngày; Họp sơ đồ kết, tổng kết chuyên để từ 01 đến 02
ngày tùy theo tính chất và nội dung chuyên để; Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ
công từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề; các loại họp khác
tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không
quá 02 ngày.
* Nhưng yêu cầu về tiến hành cuộc họp:
+ Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều
hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và
điều kiện hoàn thành cụ thể để tiết kiệm thời gian, đảm bảo chất lượng và hiệu quả
giải quyết công việc.
+ Người chủ trì hoặc người được phân công chỉ đạo trình bày tóm tắt ngắn
gọn, nội dung cốt lõi của để án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ tiêu
những vấn đề có ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc
họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý cuộc họp.
+ Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào
những vấn đề đang có ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý.
+ Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện

được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu cuộc họp.
* Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp.
+ Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch
trình của cuộc họp.
+ Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham gia cuộc họp được trình bày
ý kiến của mình một cách hợp lý.
+ Điểu kiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
+ Có ý kiến kết luận cuộc họp trước khi kết thúc cuộc họp.
+ Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị cá nhân có liên quan.
* Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp.
+ Nghiên cứu tài liêu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự
cuộc họp.
+ Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
19


+ Phải đi họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian
của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp hợp vì những lý đột xuất và được sự đồng ý
của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước lúc kết thúc.
+ Trong khi họp, không được làm việc riêng, hoặc xử lý công việc không có
liên quan đến nội dung cuộc họp.
1.5. Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng
cho lãnh đạo của UBND xã Nam Quang.
Ví dụ:
Cung cấp các tài liệu của năm trước cho lãnh đạo.
Các VB, tài liệu từ các năm trước có liên quan đến việc giải quyết các công
việc của năm tiếp theo, khi Lãnh đạo xây dựng kế hoạch cho năm tới thì Văn
phòng sẽ cung cấp các VB tài liệu đó cho lãnh đạo để làm cơ sở cho kế hoạch đó.
1.6. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Nam
Quang.

* Sự cần thiết của việc xây dựng văn phòng theo hướng hiện đại hoá.
Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chung của
mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hoá công tác văn phòng. Đặc biệt ở
các tổ chức kinh doanh, để đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh, các
doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các trang thiết bị hiện đại, đồng thời đổi mới
phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có năng lực trình độ nghiệp
vụ cao, đảm bảo cho văn phòng hoạt động có hiệu quả.
Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian công sức,
giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng
ngày. Đồng thời nó cũng giúp cho các nhà quản lý thoảt khỏi những công việc
hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp họ
có thời gian tập trung vào việc lập kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều
hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất.
* Nội dung hiện đại hoá công tác văn phòng
Một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ khá mới mẻ, đó
là:
20