NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG docx

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG
GVHH: TRỊNH THỊ THU
LỚP: S11T03B
CHƯƠNG 4
NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC SẮP XẾP
HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ
NGƯỜI LÃNH ĐẠO
NỘI DUNG BÀI HỌC
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH,
KẾ HOẠCH
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm
việc
1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc
2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và
chương trình làm việc
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
1. Nguyên tắc
xây dựng lịch
làm việc
a) Nguyên tắc không trùng
lặp
b) Nguyên tắc ưu tiên
c) Nguyên tắc dự phòng
d) Nguyên tắc điều chỉnh
lịch
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc
a) Nguyên tắc không trùng lặp
Cán bộ văn phòng khi xếp lịch, không được để cho

các hoạt động bị trùng lặp ở những yếu tố sau:
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
1.Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc
b) Nguyên tắc ưu tiên
-
Khi sắp xếp lịch làm việc cho cơ quan đến tầm quan
trọng cũng như tính cấp thiết của những hoạt động đó. -
- Đối với những hoạt động quan trọng, không thể trì
hoãn được cán bộ văn phòng cần ưu tiên xếp lịch vào
thời gian phù hợp.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
1.Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc
b) Nguyên tắc ưu tiên
Đối với các hoạt động có sự tham dự của nhiều
thành phần, số lượng đông thì cần có sự bố trí ưu
tiên về mặt địa điểm cho phù hợp.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
1.Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc
b) Nguyên tắc ưu tiên
Trường hợp các đơn vị trong cơ quan tổ chức một số
hoạt động cần đến sự có mặt của lãnh đạo cơ quan để
động viên cán bộ và có ý kiến chỉ đạo thì cán bộ văn
phòng nên cân nhắc và hỏi ý kiến người lãnh đạo xem
đến dự ở đâu, nếu như những hoạt động này có sự trùng
lặp về mặt thời gian. Những đơn vị còn lại có thể cử cấp
phó đi thay.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
c) Nguyên tắc dự phòng
- Nguyên tắc này yêu cầu cán bộ văn
phòng khi xếp lịch, cần phải có

các phương án dự phòng, bởi lẽ
trong thực tế mọi việc không phải
bao giờ cũng diễn ra như đã định.
- Nguyên tắc dự phòng được hiểu là
khi xếp lịch, nhất là xếp lịch cho
các hoạt động của người lãnh
đạo, cán bộ văn phòng cần bố trí
thời gian để họ có thể nghỉ ngơi
hoặc kịp di chuyển từ địa điểm
này đến địa điểm khác.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
d) Nguyên tắc điều chỉnh lịch
Lịch đã xếp thì hạn chế tối đa việc điều
chỉnh, nhưng không có nghĩa là mọi
chương trình, kế hoạch đều bất biến.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
d) Nguyên tắc điều chỉnh lịch
Khi có tình huống đột xuất xảy ra, hoặc vì
một điều kiện, một lí do nào đó, các cán
bộ văn phòng cần nhanh chóng xem xét
và có thể quyết định điều chỉnh lại các
hoạt động đã định (thời gian, địa điểm,
nhân sự).
2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng
lịch và chương trình làm việc
Cán bộ văn phòng cần thực hiện một số nghiệp vụ sau
đây:
- Đề ra quy định cho các bộ phận, các đơn vị dự kiến
kế hoạch cho từng tuần, từng tháng và gửi lên văn
phòng.

I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
2. Những việc cần tiến hành khi xây
dựng lịch và chương trình làm việc
- Văn phòng cần cử các cán bộ văn phòng
có kinh nghiệm và nắm vững chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan tập
hợp kế hoạch của các bộ phận, đơn vị kết
hợp với dự kiến công việc của người lãnh
đạo để xây dựng lịch tổng thể cho toàn cơ
quan và lịch làm việc cho lãnh đạo.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng
lịch và chương trình làm việc
- Khi xây dựng lịch và chương trình làm việc cần
ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm và thành
phần tham dự. Trách nhiệm của từng thành phần
lãnh đạo vào các hoạt động cụ thể.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng
lịch và chương trình làm việc
-
Khi xếp lịch cán bộ văn phòng có trách nhiệm cần
trao đổi với người lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo và
trao đổi với các bộ phận có liên quan để sắp xếp các
hoạt động sao cho phù hợp và có hiệu quả.
-
Lịch làm việc cần được in ấn rõ ràng và phải kiểm
tra lại trước khi gửi đi các nơi. Lịch phải được gửi
đến cho người lãnh đạo và tất cả các bộ phận trong

cơ quan vào ngày làm việc cuối tuần.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng
lịch và chương trình làm việc
-
Trong tuần hoặc trong tháng, văn phòng cần giao
nhiệm vụ cho cán bộ văn phòng theo dõi việc thực
hiện lịch trong thực tế. Những hoạt động chưa tiến
hành được, hoặc bị hoãn, thay đổi, cần được cán bộ
văn phòng ghi chép lại để bố trí tiếp vào tuần, tháng
tới.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch
và chương trình làm việc
- Nếu là thư ký riêng, thì cần chú ý xếp lịch của cá
nhân người thư ký sao cho phù hợp với lịch làm việc
của người thủ trưởng để hỗ trợ cho thủ trưởng hoàn
thành công việc. Thư ký riêng cần thường xuyên theo
dõi, nhắc nhở thủ trưởng nhớ các công việc trong tuần,
trong tháng và chủ động chuẩn bị tài liệu, văn bản hoặc
các phương tiện cần thiết cho người lãnh đạo để giúp
họ thực hiện chương trình làm việc.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng
lịch và chương trình làm việc
Tóm lại, việc xây dựng lịch và chương trình làm
việc là một nghiệp vụ khá phức tạp, đòi hỏi người
cán bộ văn phòng phải nắm vững nhiều vấn đề, phải
có tư duy và trình độ tổ chức, điều hành, phải nhanh
nhạy và linh hoạt. Do vậy, các cơ quan thường giao

việc xếp lịch cho chánh, phó văn phòng hoặc các
chuyên viên (thư ký) ở phòng tổng hợp.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ
1. Khái niệm hội nghị, hội họp
Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc
họp) là hình thức hoạt động của cơ
quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục
tiêu của 1 tập thể nhằm quyết định một
vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo
luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ
2. Ý nghiã của hội họp
- Tạo ra sự phối hợp hành động trong công
việc , nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra
năng suất lao động cao
- Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công
việc của cơ quan đơn vị.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ
2. Ý nghiã của hội họp
- Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi
người đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân
để XD tổ chức vững mạnh
- Phổ biến những quan điểm tư tưởng mới , bàn
bạc tháo gỡ những khó khăn, sửa chửa những
lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ
3. Phân loại hội họp

a

b
c
Căn cứ vào tính chất và mục đích
của cuộc họp
Căn cứ vào hình thức hội họp
Căn cứ vào quy trình lãnh đạo,
quản lý
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ
3. Phân loại hội họp
a. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý
•
Hội họp bàn bạc, ra quyết định
•
Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích
quán triệt những tư tưởng quan điểm, chủ
trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch,
chương trình hành động để triển khai những
quyết định đã thông qua,