Báo cáo thực tập: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI HĐND UNBD HUYỆN NHO QUAN, TỈNH NINH BÌNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Dung

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13B
KHÓA HỌC (2013 - 2017)
CHUYÊN ĐỀ: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI HĐND - UNBD HUYỆN NHO
QUAN, TỈNH NINH BÌNH
Tên cơ quan: HĐND - UNBD HUYỆN NHO QUAN
Địa chỉ: Phố Phong Lạc, Thị trấn Nho Quan, Huyện Nho Quan,
Tỉnh Ninh Bình
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Phương Liên
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Đăng Việt

HÀ NỘI - 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến chị Lê
Phương Liên – Viên chức phụ trách Văn thư và các anh, chị trong Văn Phòng
UBND đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết Báo cáo thực tập.
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản trị Văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức trong quá trình
học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền
tảng cho quá trình đi thực tập mà còn là hành trang giúp em khi ra trường có một
công việc tốt hơn.
Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo HĐND - UBND Huyện Nho Quan

và chị Chánh Văn Phòng Bùi Bích Thu đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để
em thực tập tại HĐND - UBND huyện Nho Quan - Tỉnh Ninh Bình.
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công
trong sự nghiệp giảng dạy và học tập. Đồng thời, em xin kính chúc các Cô, Chú,
Anh, Chị trong HĐND - UBND huyện Nho Quan - Tỉnh Ninh Bình luôn dồi dào
sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài báo cáo thực tập với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá
công tác tổ chức, quản lý Văn thư - Lưu trữ tại HĐND - UNBD Huyện Nho
Quan, Tỉnh Ninh Bình”.
Tôi xin cam đoan đây chính là báo cáo thực tập của tôi trong thời gian
qua, thông qua tìm hiểu và thu thập thông tin từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong báo cáo thực tập này.
Nho Quan, ngày 20 tháng 02 năm 2017


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
HĐND
UBND
TC – KH
NN & PTNT

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
ỦY BAN NHÂN DÂN
TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH
NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................1
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................2
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................3
6. Cấu trúc của đề tài....................................................................................3
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................1
CHƯƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
VĂN THƯ – LƯU TRỮ......................................................................................1
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư – lưu trữ.................................1
1.1.1. Công tác văn thư...................................................................................1
1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư...............................................................1
1.1.1.2. Ý nghĩa, vai trò công tác văn thư.......................................................1
1.1.1.3. Nội dung công tác văn thư.................................................................1
1.1.2. Công tác lữu trữ....................................................................................4
1.1.2.1. Khái niệm...........................................................................................4
1.1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ................................................................5
1.1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ............................................................6
1.2. Quan điểm của đảng và nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ...........6
1.2.1. Quan điểm của Đảng về công tác văn thư – lưu trữ..............................6
1.2.2. Quan điểm của Nhà nước và các văn bản pháp luật về công tác văn
thư – lưu trữ.....................................................................................................8

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
VĂN THƯ – LƯU TRỮ....................................................................................10
2.1. Giới thiệu sơ lược về HĐND – UBND huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình...10
2.1.1. Giới thiệu chung..................................................................................10


2.1.2. Vị trí địa lý..........................................................................................10
2.1.3. Kinh tế................................................................................................11
2.1.4. Du lịch.................................................................................................11
2.1.5. Văn hóa – Giáo dục.............................................................................12
2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn
phòng UBND................................................................................................12
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.....................................................12
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của cơ quan..............................................................13
2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng. .18
2.3.1. Chức năng.........................................................................................18
2.3.2. Nhiệm vụ và Quyền hạn...................................................................18
2.3.3. Cơ cấu tổ chức..................................................................................21
2.4. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp.......................................25
2.5. Soạn thảo và ban hành văn bản............................................................26
2.5.1. Các loại văn bản cơ quan, tổ chức ban hành (văn bản đi)................26
2.5.2. Thẩm quyền ban hành văn bản.........................................................26
2.5.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản............................................26
2.5.4. Quy trình soạn thảo văn bản.............................................................27
2.6. Quản lý văn bản đi...............................................................................28
2.6.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm ban
hành văn bản.................................................................................................28
2.6.2. Đăng ký văn bản...............................................................................28
2.6.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.........................29
2.6.4. Làm thủ thục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi29

2.6.5. Lưu văn bản đi..................................................................................29
2.6.6. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp....................................30
2.7. Quản lý và giải quyết văn bản đến......................................................30
2.7.1. Tiếp nhận văn bản đến......................................................................31
2.7.2. Đăng ký văn bản đến........................................................................31
2.7.3. Trình, chuyển giao văn bản đến........................................................31
2.7.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến...................32
2.7.5. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp....................................32


2.8. Quản lý và sử dụng con dấu................................................................32
2.8.1. Các loại con dấu cơ quan..................................................................32
2.8.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu...........................................32
2.8.3. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp....................................33
2.9. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan....................33
2.9.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức.................................33
2.9.2. Phương pháp lập hồ sơ.....................................................................34
2.9.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan............................................34
2.9.4. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp....................................34
2.10.

Nhận xét ưu điểm, nhược điểm và giải pháp....................................34

2.10.1. Ưu điểm:...........................................................................................34
2.10.2. Nhược điểm:.....................................................................................35
2.10.3. Giải pháp:.........................................................................................36
CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ – LƯU TRỮ......................38
3.1. Đối với lãnh đạo.....................................................................................38
3.1.1. Tăng cường sự lãnh đạo của Đảng, nâng cao vai trò, trách nhiệm của

lãnh đạo đơn vị, trách nhiệm của cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ.....38
3.1.2. Xây dựng quy chế về công tác văn thư – lưu trữ................................38
3.1.3. Chế độ đãi ngộ và bồi dưỡng cán bộ...................................................39
3.2. Đối với Cán bộ, Nhân viên....................................................................39
3.2.1. Trình độ chuyên môn..........................................................................39
3.2.2. Điều kiện sức khỏe..............................................................................40
3.3. Quy chuẩn hóa chương trình, nghiệp vụ, đầu tư trang thiết bị..............40
PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................41
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................43
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hòa vào xu thế đó nghiệp vụ công tác văn thư có những bước phát triển phong
phú và đa dạng đáp ứng được yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Đối với một cơ quan đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ
mặt của UBND, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức. Tất cả mọi công việc của
văn phòng và văn thư sẽ giúp lãnh đạo xử lý có hiệu quả đều phải thông qua
công tác văn phòng. Trong đó, công tác văn thư – lưu trữ tài liệu là rất quan
trọng. Đây là một trong những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng. Song
trong quá trình thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan không tránh khỏi
những thiếu sót nhất định, khuyết điểm tồn tại như: Công tác soạn thảo và ban
hành văn bản còn sai sót nhất là về hình thức và kỹ thuật trình bày, làm giảm
hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn
bản, quản lý văn bản đến chưa chặt chẽ, việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ
sơ công việc chưa tốt. Tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ,
còn nhiều hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ

chức chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong...chưa được chỉnh lý, sắp xếp,
việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất,
trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ ở cơ quan còn thiếu nhiều; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư, lưu trữ còn hạn chế. Chính vì vậy, tôi chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá
công tác tổ chức, quản lý Văn thư - Lưu trữ tại HĐND - UNBD Huyện Nho
Quan, Tỉnh Ninh Bình” này làm báo cáo thực tập nhằm đưa ra ý kiến của bản
thân nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức và quản lý văn thư – lưu trữ.
2. Lịch sử nghiên cứu
Lịch sử nghiên cứu về công tác lưu trữ này bắt nguồn từ nhu cầu thiết yếu
về việc bảo quản, khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ lịch sử là
tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa,
1


giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kì lịch sử phát
triển; qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức; của các nhân vật lịch sử tiêu biểu;
do các cơ quan, tổ chức và cá nhân lưu giữ; là bản chính, bản gốc, bản thảo viết
tay hoặc có bút tích của các nhân vật tiêu biểu. Tài liệu quý là những tài liệu lịch
sử chứa thông tin về các sự kiện, biến cố và hiện tượng đặc biệt của tự nhiên,
đời sống xã hội và tư duy; có ý nghĩa nền tảng đối với quản lí nhà nước, kinh tế,
quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, trong quan hệ đối ngoại, nghiên cứu
khoa học, lịch sử và không thể bổ khuyết được nếu bị mất hoặc hư hỏng – xét về
ý nghĩa pháp lí và bút tích của chúng. Tài liệu hiếm là những tài liệu lịch sử có
giá trị đặc biệt và chỉ có duy nhất một bản, không có bản thứ hai giống nó về nội
dung thông tin, phương thức ghi tin và các đặc điểm bề ngoài. Tài liệu quý, hiếm
của tỉnh là một bộ phận hợp thành di sản văn hóa của tỉnh, không một cơ quan,
tập thể và cá nhân nào được chiếm dụng làm tài sản riêng. Đề tài nghiên cứu về
công tác lưu trữ là đề tài đã được nghiên cứu rất nhiều trong các bài nghiên cứu
khoa học. Song với tùy từng các tiếp cận khác nhau sẽ cho ra một khía cạnh

khác nhau của đề tài mang lại sự mới mẻ. Đề tài này giúp chúng ta hiểu về toàn
cảnh của các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ kết hợp với thực tiễn khảo
sát để có thể rút ra các bài học kinh nghiệp cho bản thân cũng như khái quát
được tính chất của công tác lưu trữ.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu là tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại UBND huyện Nho
Quan, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp cho UBND
huyện Nho Quan. Qua bài báo cáo thực tập này nhằm nâng cao kiến thức cho
sinh viên có các nền tảng kiến thức vững chắc về lĩnh vực công tác lưu trữ của
cơ quan hành chính Nhà nước. Từ đó cung cấp một số thông tin về thực trạng
hiện nay của các quy trình và cách thức thực hiện công việc trong lưu trữ ở một
số cơ quan hành chính cụ thể giúp cho sinh viên nắm bắt được tình hình cụ thể
để tránh bỡ ngỡ sau khi ra trường.
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, quản lý
2


Văn thư – Lưu trữ tại HĐND - UBND Huyện Nho Quan, Tỉnh Ninh Bình”.
- Phạm vi nghiên cứu: Tại HĐND - UBND Huyện Nho Quan, Tỉnh
Ninh Bình.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương phương thu thập
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp tổng hợp
- Phương pháp sắp xếp
6. Cấu trúc của đề tài
Chương 1. Lý luận chung về công tác tổ chức, quản lý văn thư – lưu trữ.
Chương 2. Thực trạng về công tác tổ chức, quản lý Văn thư – lưu trữ.
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức,

quản lý Văn thư – Lưu trữ.

3


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
VĂN THƯ – LƯU TRỮ
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư – lưu trữ
1.1.1. Công tác văn thư
1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành
công việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã
hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân.
1.1.1.2. Ý nghĩa, vai trò công tác văn thư
- Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ
nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan tổ
chức nói chung trong quá trình quản lý.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan,
tổ chức được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách,
đúng chế độ, giữ gìn được bí mật quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ.
- Công tác văn thư bảo đảm đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Nội dung của những tài liệu được hình thành và được nhận trong
quá trình giải quyết các công việc phản ánh chính xác, chân thực các hoạt động
của cơ quan, tổ chức.
- Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo
điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu từ
giai đoạn văn thư.

- Góp phần bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm
dụng văn bản của Nhà nước, con dấu của cơ quan vào mục đích phạm pháp.
1.1.1.3. Nội dung công tác văn thư
Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định
110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 05 khâu nội
1


dung:
- Soạn thảo và ban hành văn bản.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Quản lý và giải quyết văn bản đi.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
- Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
1.1.1.3.1. Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản:
Gồm các nội dung chính sau:
a. Soạn thảo văn bản
b. Duyệt bản thảo
c. Hội thảo góp ý
d. Đánh máy, nhân bản
e. Ký văn bản và ban hành văn bản
1.1.1.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản
a. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến và
văn bản đi
+ Mọi văn bản đến đều phải được tập chung đăng ký tại văn thư cơ quan.
Đối với những văn bản đến ghi ngoài phong bì là đích danh thủ trưởng cơ quan,
sau khi bóc ra, nếu nội dung văn bản là việc công thì phải đăng ký tại văn thư cơ
quan. Việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến tại văn thư cơ quan theo nguyên
tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
+ Những văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải làm thủ tục phân phối

ngay sau khi đăng ký. Những văn bản mật phải được người có trách nhiệm xử lý
mới được bóc và xử lý.
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong
phạm vi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Việc tổ chức
quản lý văn bản đi phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Chính xác, kịp thời, đúng quy trình quy định của pháp luật.
+ Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ
tục gửi đi ở tại văn thư cơ quan. Quy định này nhằm đảm bảo tổ chức quản lý
2


thống nhất văn bản đi trong một cơ quan, tổ chức.
b. Quản lý và giải quyết văn bản đến. Thủ tục gồm 6 bước:
Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ các nơi gửi đến cơ quan, tổ
chức gọi là văn bản đến.
Bước 1. Tiếp nhận, kiểm tra văn bản.
Bước 2. Sơ bộ phân loại văn bản
Bước 3: Bóc bì thư văn bản
Bước 4: Vào sổ đăng ký văn bản
Bước 5. Trình và chuyển giao văn bản
Bước 6: Theo dõi và giải quyết văn bản
c. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành để thực hiện,
quản lý, điều hành các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
Nội dung quản lý văn bản đi. Gồm 4 bước:
Bước 1. Kiểm tra lại văn bản.
Bước 2. Vào sổ đăng ký văn bản đi.
- Vào sổ văn bản nhằm quản lý toàn bộ văn bản đã gửi đi trên cơ sở sổ
đăng ký văn bản đi để cung cấp những thông tin cần thiết về văn bản đi của cơ

quan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành cơ quan.
Bước 3. Chuyển văn bản đi.
Bước 4. Sắp xếp bảng lưu văn bản.
- Mỗi văn bản sau khi ban hành phải lưu lại ít nhất 02 bản; 01 để theo dõi
công việc ở đơn vị thi hành, 01 bản ở bộ phận văn thư để tra tìm khi cần thiết.
1.1.1.3.3. Quản lý và sử dụng con dấu trong cơ quan
Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản.
Thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước.
Trong Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính
phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử dụng
trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và
3


một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính
trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải được quản
lý thống nhất”.
* Nguyên tắc đóng dấu
Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có
thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ hoặc giấy tờ
văn bản chưa hoàn chỉnh nội dung.
Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về
phía bên trái. Trường hợp đóng dấu ngược, mờ thì phải hủy bỏ văn bản và làm
lại văn bản khác.
1.1.1.3.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị
bảo quản.
* Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật

văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
Kết thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản.
1.1.2. Công tác lữu trữ
1.1.2.1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới quá trình hoạt động quản lý và
hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (bản sao có giá trị pháp lý như bản
chính) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được
bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích
của xã hội.

4


1.1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
1.1.2.2.1. Ý nghĩa thực tiễn
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn rất to lớn. Nó phục vụ đắc lực cho
việc thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Tài liệu lưu trữ
được sử dụng để quản lý nhà nước, quản lý các mặt đời sống xã hội, bảo vệ chủ
quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong
và ngoài nước. Tài liệu lưu trữ làm cơ sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát
triển kinh tế, văn hóa, xã hội cho từng vùng và toàn quốc. Tài liệu lưu trữ dùng
để lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm cho từng địa phương của cả
nước. Trong các cơ quan, tổ chức, hàng ngày cán bộ công chức sử dụng tài liệu
lưu trữ cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc.
1.1.2.2.2. Ý nghĩa khoa học
Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo khoa học

của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao. Tài liệu lưu trữ được sử
dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá rút ra các quy luật vận động và phát triển
của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên xã hội và tư duy. Trong lĩnh vực khoa học,
nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để kế thừa những thành tựu đã có từ trước, là
cơ sở tìm tòi cái mới trong hoa học.
1.1.2.2.3. Ý nghĩa lịch sử
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực
quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan, tổ chức và các sự kiện lịch
sử diễn ra trong quá khứ, trong suốt tiến trình lịch sử của một quốc gia, một dân
tộc, một ngành hoạt động xã hội, một cơ quan, tổ chức. Vì thế, tài liệu lưu trữ là
nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử. Nói cách
khác tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất.
1.1.2.2.4. Ý nghĩa văn hóa
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại di
sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như di chỉ
khảo cổ, các hiện vật trong bảo tàng… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài
người các loại văn tự rất có giá trị.
5


1.1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ
1.1.2.3.1. Hoạt động quản lý
+ Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và chuyên môn
nghiệp vụ lưu trữ.
+ Lập kế hoạch phương hướng công tác lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức xây
dựng công tác lưu trữ ngắn hạn (hàng năm) dài hạn (một số năm), theo hướng
dẫn chỉ đạo của cơ quan cấp trên.
+ Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các quy định của Nhà nước về công tác
lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc.
+ Dự trù kinh phí cho hoạt động của cơ quan lưu trữ.

+ Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.
+ Tổ chức nghiên cứu, khoa học nghiệp vụ và hợp tác quốc tế trong lĩnh
vực lưu trữ.
+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ.
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ.
1.1.2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ
Đối với cán bộ chuyên ngành lưu trữ, một chức danh trong ngạch lưu trữ
thì phải nghiên cứu bộ môn lưu trữ, bao gồm các khâu kỹ năng, kỹ thuật lưu trữ.
+ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
+ Phân loại tài liệu lưu trữ
+ Xác định giá trị tài liệu
+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ
+ Thống kê tài liệu lưu trữ
+ Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.2. Quan điểm của đảng và nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ
1.2.1. Quan điểm của Đảng về công tác văn thư – lưu trữ
Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, đặc
6


biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành
được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt
Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946
về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị
đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài
sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh

nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách
về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc
lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Xác định ý nghĩa
to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây
dựng, bảo vệ Tổ quốc.
Theo Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung
ương Đảng hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của
kho lưu trữ. Quan điểm của Đảng về vấn đề này cụ thể như sau: Tập trung quản
lý và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của các kho lưu
trữ Cấp ủy.
Ngoài ra, còn có Quyết định số 403-QĐ/VPTW ngày 22/10/1984 của Văn
phòng Trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư - lưu trữ ở Văn
phòng Tỉnh ủy, Thành ủy, cụ thể như sau: “Thống nhất việc tiếp nhận, phát hành
và lưu trữ của cấp ủy Đảng và tài liệu các ngành, các cấp gửi đến cấp ủy Đảng;
hợp lý hóa quá trình chuyển tài liệu đi và đến, theo dõi chặt chẽ việc giải quyết
công văn tài liệu, không để sót việc, chậm việc; quản lý chặt chẽ, bảo vệ bí mật
tài liệu; thu hồi đầy đủ và đúng hạn các tài liệu có quy định thu hồi; lập hồ sơ
đầy đủ phục vụ kịp thời các yêu cầu của cấp ủy và các ban ngành về khai thác
tài liệu và nộp vào kho lưu trữ đúng thời hạn quy định”.
Như vậy, Đảng đã xác định trong bất kỳ các ban ngành, lĩnh vực, đơn vị,
tổ chức cá nhân từ Trung ương đến địa phương đều phải thực hiện theo phương
châm “Tập trung quản lý và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan
trọng của các kho lưu trữ”.
7


1.2.2. Quan điểm của Nhà nước và các văn bản pháp luật về công tác văn
thư – lưu trữ
Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động

trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được
trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác
quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác văn thư - lưu trữ cần được xem xét từ
những yêu cầu đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài
liệu lưu trữ là loại thông tin có dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực
tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp
lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
Công tác văn thư - lưu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của
cơ quan. Chính vì vậy Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản về công tác văn thư
- lưu trữ để làm cơ sở pháp lý cho công tác này tạo sự thống nhất chung về
nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Cụ thể:
- Nghị định số 142/NĐ-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ
trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ.
- Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương
Đảng hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho
lưu trữ.
- Pháp lệnh của Ủy Ban Thường Vụ Quốc Hội số 30/2000/PL- UBTVQH
10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật Nhà nước.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Nghị định 24/2009/NĐ-CP ngày 05/03/2009 của Chính phủ quy định chi
tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và
sử dụng con dấu.
8

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ quy định
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ
nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
- Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 có
hiệu lực từ ngày 01/7/2013.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ
quan.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Một số văn bản pháp lý của UBND tỉnh Ninh Bình quy định về nhiệm vụ
của văn phòng lưu trữ như:
- Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 20/9/2011 của UBND tỉnh Ninh Bình về
tăng cường công tác văn thư – lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.
- Quyết định số 1129/QĐ-UBND ngày 03 tháng 6 năm 2013 của UBND
tỉnh Ninh Bình về việc phê duyệt Kế hoạch thực hiện Đề án “Chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tồn đọng tỉnh Ninh Bình” năm 2015
- Quyết định 54/QĐ-UBND ngày 15/12/2011 về việc ban hành quy chế
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại chi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Ninh Bình
- Tóm lại, Công tác văn thư – lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng không
thể thiếu được đối với một cơ quan, tổ chức Đảng. Vì vậy các cơ qan tổ chức
đảng cần quan tâm làm tốt công tác văn thư – lưu trữ để góp phần đẩy mạnh

hoạt động của cơ quan tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước.

9


CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
VĂN THƯ – LƯU TRỮ
2.1. Giới thiệu sơ lược về HĐND – UBND huyện Nho Quan, tỉnh Ninh
Bình
2.1.1. Giới thiệu chung
Thị trấn Nho Quan là huyện lỵ của huyện Nho Quan, tỉnh Ninh Bình. Thị
trấn này cùng với thị trấn Phát Diệm là 2 thị trấn của Ninh Bình được quy hoạch
để trở thành thị xã trong giai đoạn 2015 - 2020. Thị trấn Nho Quan nằm trên
giao điểm quốc lộ 12B và tỉnh lộ 479, cách thành phố Ninh Bình 31 km.
Thị trấn Nho Quan được thành lập từ năm 1953 trên cơ sở tách ra từ
xã Lạng Phong. Hiện tại, Thị trấn này rộng 2,8126 km2 và có 8623 nhân khẩu
(tháng 11/2008).
Thị trấn Nho Quan dưới thời Pháp thuộc là phủ lỵ của phủ Nho Quan.
Trước cách mạng tháng 8/1945, phố Nho Quan thuộc xã Lạng Phong, tổng Lạng
Phong (sau này là huyện Nho Quan). Đến năm 1953, phố Nho Quan được chia
tách từ xã Lạng Phong để thành lập thị trấn Nho Quan thuộc huyện Nho Quan.
Tuy trải qua nhiều thay đổi về địa giới hành chính và tên gọi nhưng thị trấn Nho
Quan luôn là thị trấn, huyện lỵ, trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội của
huyện, có ảnh hưởng lớn đến việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế- xã hội của toàn
huyện.
HĐND – UBND huyện Nho Quan nằm ở Phố Phong Lạc – Thị trấn Nho
Quan – Huyện Nho Quan – Tỉnh Ninh Bình (Số điện thoại: 3.866.555. Số Fax:
3.866.555).
2.1.2. Vị trí địa lý

Nho Quan có diện tích tự nhiên gần 460 km² và dân số 148.514 người,
trong đó đồng bào dân tộc thiểu số chiếm 17%, chủ yếu là người dân tộc Mường
với 17%. Nho Quan gồm có thị trấn Nho Quan và 26 xã.
Nho Quan có dòng sông Bôi nối với sông Hoàng Long ra sông Đáy.
Ngoài ra còn có sông Lạng và sông Bến Đang. Huyện có quốc lộ 12B, 45, tỉnh
10


lộ 438, 477, 492 chạy qua.
Địa hình huyện Nho Quan hầu hết là đồi núi, bao gồm các xã phía Tây
Bắc và Tây Nam và phía Bắc huyện, bên cạnh đó còn có một số xã thuộc bán
sơn địa và đồng chiêm trũng. Địa hình thấp dần từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang
Đông, độ cao so với mặt nước biển từ +3 đến +5 độ. Rừng Nho Quan chiếm
20% diện tích tự nhiên, có nhiều cây cối và cầm thú có giá trị. Rừng đồi chạy
dài tới 40 km từ Xích Thổ, Thạch Bình đến Sơn Hà, Quảng Lạc.
2.1.3. Kinh tế
Nho Quan có các đô thị sau: Thị trấn Nho, Thị trấn Rịa, Thị trấn Ngã ba
Anh Trỗi, Thị trấn Gia Lâm. Nho Quan có các chợ sau là được xếp hạng chợ
loại 2, 3 ở Ninh Bình: Chợ Đế - Xã Gia Tường, Chợ Đồng Phong - Xã Đồng
Phong, Chợ Lạc - Xã Xích Thổ, Chợ Lam - Xã Sơn Thành, Chợ Na - Xã Gia
Lâm, Chợ Ngã Ba Anh Trỗi - Xã Quỳnh Lưu, Chợ Nho Quan - Thị Trấn Nho
Quan, Chợ Rịa - Xã Phú Lộc, Chợ Vĩnh Khương - Xã Quảng Lạc.
Kinh tế- xã hội của huyện trong những năm gần đây đã có nhiều khởi sắc,
tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân 5 năm trở lại đây đạt 10,7%. Năm 2008, giá
trị sản xuất công nghiệp đạt gần 30%, nông nghiệp đạt gần 42%, thương mại
dịch vụ đạt trên 28%, thu ngân sách trên địa bàn đạt 57,66 tỷ đồng.
2.1.4. Du lịch
Huyện Nho Quan Nổi tiếng với Vườn Quốc gia Cúc Phương là một khu
bảo tồn thiên nhiên, khu rừng đặc dụng nằm trên địa phận ranh giới 3 khu vực
Tây Bắc, châu thổ sông Hồng và Bắc Trung Bộ thuộc ba tỉnh: Ninh Bình, Hòa

Bình, Thanh Hóa. Vườn quốc gia này có hệ động thực vật phong phú đa dạng
mang đặc trưng rừng mưa nhiệt đới. Nhiều loài động thực vật có nguy cơ tuyệt
chủng cao được phát hiện và bảo tồn tại đây. Đây cũng là vườn quốc gia đầu tiên
tại Việt Nam. Vườn quốc gia Cúc Phương được thành lập theo Quyết định số
72/TTg ngày 07/7/1962 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 139/CT
ngày 09/5/1998 của Chính phủ. Vườn thuộc địa giới hành chính của ba
tỉnh: Ninh Bình (hầu hết xã Cúc Phương, một phần xã Kỳ Phú, Văn Phương,
Yên Quang của huyện Nho Quan), Thanh Hóa (phần lớn núi đá vôi, núi đất,
11


thung lũng các xã Thạch Lâm, Thạch Yên, Thành Mỹ, Thành Yên của
huyệnThạch Thành), Hoà Bình (toàn bộ rừng núi đá vôi các xã Lạc Thịnh, Yên
Lạc, Phú Lai, Yên Trị, Ngọc Lương của huyện Yên Thủy, xã Yên Nghiệp, Ân
Nghĩa thuộc huyện Lạc Sơn).
Từ nay đến năm 2015, Nho Quan dự kiến tập trung thực hiện các dự án
nâng cấp, hoàn chỉnh các tuyến đường giao thông phục vụ cho các tua du lịch;
dự án tuyến hồ Yên Quang - đình Mống Lá (với sản phẩm du lịch là vui chơi
bằng xe ngựa, du thuyền, câu cá); dự án du lịch đường sông Nho Quan - động
Vân Trình bằng tàu thuỷ, kết hợp xây dựng khu công viên vui chơi thể thao, giải
trí thị trấn Nho Quan; đầu tư nâng cấp các điểm di tích lịch sử khu căn cứ cách
mạng Quỳnh Lưu, nâng cấp đền Phủ Đồi, quy hoạch phục vụ khách du lịch tâm
linh; các dự án khách sạn 3 sao ở thị trấn Nho Quan
2.1.5. Văn hóa – Giáo dục
Chất lượng giáo viên 53,25% giáo viên mầm non Cơ sở vật chất: 43,35%
phòng học mầm non được xây dựng kiên cố; 55,42% phòng học tiểu học
94,85% phòng học trung học cơ sở, 100% phòng học trung học phổ thông được
xây dựng kiên cố cao tầng; 90,8% giáo viên tiểu học; 94,14% giáo viên trung
học cơ sở và 100% giáo viên trung học phổ thông đạt chuẩn. Chất lượng giáo
dục mọi mặt ngày càng được nâng cao tỷ lệ học sinh cuối cấp tốt nghiệp đạt từ

98 - 100%, toàn huyện đã phổ cập song trung học cơ sở.
2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và
Văn phòng UBND
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Ủy ban nhân dân là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hành
chính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là cơ quan thực thi pháp luật
tại các cấp: tỉnh, huyện, xã. Các chức danh của Ủy ban nhân dân được Hội đồng
nhân dân cấp tương ứng bầu ra và có nhiệm kỳ trùng với nhiệm kỳ của Hội đồng
nhân dân. Người đứng đầu Ủy ban nhân dân là Chủ tịch Ủy ban nhân dân,
thường là phó bí thư Đảng ủy Đảng Cộng sản Việt Nam cấp tương ứng. Quyền
hạn của Ủy ban nhân dân được quy định tại Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội
12


chủ nghĩa Việt Nam và Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
Ủy ban nhân dân các cấp có các cơ quan giúp việc như: Sở (cấp tỉnh), Phòng
(cấp huyện), Ban (cấp xã).
a. Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân tổ chức và hoạt động theo nguyên
tắc tập trung dân chủ.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
Quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng,
chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu,

tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ
quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn Huyện.
Quyết định quy hoạch phát triển hệ thống tổ chức khuyến công, khuyến
nông, khuyến lâm, khuyến ngư, mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch, mạng
lưới giao thông trên địa bàn Huyện theo quy định của pháp luật;
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của cơ quan
Đây là chính quyền của các địa phương cấp huyện, quận, thành phố trực
thuộc tỉnh, thị xã. Ủy ban nhân dân cấp huyện có từ 7 đến 9 thành viên, gồm:
Chủ tịch, 3 Phó Chủ tịch và các ủy viên. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện
gồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch. Người đứng đầu Ủy ban nhân dân cấp huyện
là Chủ tịch Ủy ban nhân dân, trên danh nghĩa là do Hội đồng nhân dân huyện sở
tại lựa chọn, cử ra giúp việc cho HĐND. Thông thường, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện sẽ đồng thời là một Phó Bí thư Huyện ủy.
13


Các cơ quan giúp việc của chính quyền địa phương cấp huyện thông
thường gồm các phòng, ban trực thuộc, bao gồm:
- Văn phòng Ủy ban Nhân dân: Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các tổ chức,
cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về đầu tư xây dựng
công trình theo phân cấp và phân công của Ủy ban nhân dân Huyện. Thẩm định
thiết kế cơ sở các dự án đầu tư xây dựng công trình theo phân cấp của Ủy ban
nhân dân huyện. Thực hiện kiểm tra, hướng dẫn công tác đấu thầu trong xây
dựng (tư vấn, xây lắp, giám sát) đối với các công trình xây dựng thuộc thẩm
quyền quản lý của huyện theo quy định của pháp luật. Tham gia soạn thảo các
quy định phân cấp quản lý chất lượng công trình xây dựng thuộc thẩm quyền
quản lý của huyện để quyết định phê duyệt theo thẩm quyền.
- Phòng Tài chính - Kế hoạch: Nghiên cứu và đề xuất lãnh đạo tỉnh trong
việc lập kế hoạch khảo sát, quy hoạch và thẩm tra đồ án quy hoạch, phân công,

phân cấp quản lý kiến trúc quy hoạch xây dựng đô thị, quy hoạch xây dựng điểm
dân cư nông thôn, quy hoạch xây dựng khác thuộc thẩm quyền quản lý của
ngành trình Ủy ban nhân dân huyện phê duyệt.
- Phòng Nội vụ: Phòng Nội vụ huyện có chức năng tham mưu, giúp Ủy
ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ
chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước, cải cách hành
chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên
chức Nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn, hội. Tổ chức phi chính phủ, văn
thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng, công tác thanh niên.
- Phòng Tài nguyên - môi trường: Phòng Tài nguyên và Môi trường là cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban chuyên nhân dân huyện Nho Quan, tham mưu
và giúp UBND huyện thực hiện chức năng nhà nước về tài nguyên môi trường,
bao gồm: Tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, môi trường,
đo đạc và bản đồ (gọi chung là tài nguyên và môi trường) trên địa bàn huyện
Nho Quan theo quy định của pháp luật.
- Phòng Công thương: Phòng Công Thương là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực
14


hiện quản lý nhà nước về công thương ở địa phương (đối với những lĩnh vực
khác thuộc Phòng Công Thương hoặc Phòng Kinh tế Hạ tầng do Bộ quản lý
ngành tương ứng hướng dẫn). Phòng Công Thương có tư cách pháp nhân, có
con dấu và tài khoản riêng; chịu sự quản lý trực tiếp của Uỷ ban nhân dân
huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp
vụ của Sở Công Thương.
- Phòng Nông nghiệp – PTNT: Phòng Nông nghiệp và PTNT là cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện, tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về: nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ sản, phát
triển nông thôn, phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp

tác xã nông - lâm - ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề, ở nông thôn và
công tác dân tộc. Phòng Nông nghiệp và PTNT có tư cách pháp nhân, có con
dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác
của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên
môn nghiệp vụ của Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Ban Dân tộc tỉnh
Ninh Bình.
- Phòng Tư pháp: Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân cấp huyện, tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm
pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp
luật; thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hoà giải ở cơ sở
và công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật. Phòng Tư pháp có tư cách
pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo,
hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp.
- Phòng Giáo dục - Đào tạo: Phụ trách công tác quản lý học sinh các
trường từ Tiểu học đến Trung học phổ thông trong địa bàn huyện Nho Quan, liên
kết các huyện trong địa bàn tỉnh Ninh Bình.
- Phòng Y tế: Phòng Y tế huyện Nho Quan có chức năng tham mưu, giúp
Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Y tế trên địa
15