Tiểu luận quản trị văn phòng: Cơ cấu tổ chức tại công ty cổ phần cơ khí 19 8

LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian học tập và tìm hiểu, đề tài “Cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ
phần Cơ khí 19 – 8” đã hoàn thành. Ngoài sự nỗ lực của bản thân, em đã nhận
được sự khích lệ, giúp đỡ từ phía Nhà trường, Quý thầy cô, Quý Công ty, gia đình
và bạn bè.
Trước hết, em xin chân thành cám ơn các Thầy, Cô giáo Quản trị văn phòng
của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình chỉ bảo, góp ý và tạo mọi điều kiện
thuận lợi để em hoàn thành đề tài nghiên cứu một cách tốt nhất.
Em xin phép cảm ơn Thầy Vi Tiến Cường – Giảng viên Khoa Quản trị văn
phòng đã cung cấp kiến thức, chỉ bảo và chỉnh sửa giúp bài nghiên cứu của em
hoàn thiện hơn.
Đồng thời qua đây em cũng xin cám ơn sự tận tình giúp đỡ của Chú Trần
Tuấn Anh – Giám đốc Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8, Cô Nguyễn Thị Thanh –
Trưởng phòng Tổ chức - Lao động Công ty, cùng các anh chị cán bộ trong Công ty
đã nhiệt tình giúp đỡ cho em hoàn thành tốt bài nghiên cứu này.
Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng bài nghiên cứu không tránh khỏi những thiếu
sót. Vì vậy em rất mong nhận được những phản hồi và đóng góp của các thầy cô
cùng các bạn để hoàn thiện bài nghiên cứu này hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
BẢNG CHÚ THÍCH CHỮ VIẾT TẮT


BẢNG CHÚ THÍCH CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

4
5
6

CHỮ VIẾT TẮT
HĐQT
KT
BP
CN
QĐ
PGĐ

NỘI DUNG VIẾT TẮT
Hội đồng quản trị
Kỹ thuật
Bộ phận
Chức năng
Quyết định
Phó Giám đốc


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường có sự quản lí của nhà nước, các doanh
nghiệp đặc biệt quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
mình, phải tự quyết định từ khâu sản xuất cho đến khâu tiêu thụ sản phẩm. Bên
cạnh đó, trình độ khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển do đó nó ngày càng tạo ra
nhiều loại máy móc, thiết bị hiện đại, các loại dây chuyền sản xuất với công nghệ
tiên tiến... đòi hỏi các nhà quản trị phải nắm bắt kịp thời và cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp phải được xây dựng phù hợp với một nền kinh tế thị trường đầy biến

động.
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến sự hình
thành và phát triển của tổ chức. Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp được tạo lập
để thực hiện các kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp đó nên nó luôn luôn phải
được xây dựng để phù hợp với nhiệm vụ, phù hợp với yêu cầu mới. Một cơ cấu tổ
chức hợp lí là tiền đề mang lại hiệu quả trong quá trình hoạt động, góp phần không
nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp, tạo ra ưu thế trong cạnh
tranh cũng như lợi thế trong hợp tác, là nhân tố tác động trực tiếp tới sự thành bại
của tổ chức.
Việc xây dựng và hoàn thiện được một cơ cấu tổ chức phù hợp là không hề
đơn giản. Nó đòi hỏi nhà quản trị phải có một trình độ kiến thức, có một vốn hiểu
biết nhất định. Mặt khác còn có sự nghiên cứu một cách kĩ lưỡng đối với doanh
nghiệp, với môi trường kinh tế...
Qua tìm hiểu thực tế cùng với những lí do trên, em quyết định chọn đề tài:
“Cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8” làm đề tài nghiên cứu của
mình cho bài tiểu luận.
2. Mục đích nghiên cứu
- Thực hiện đề tài này giúp em củng cố và nâng cao những kiến thức của
môn Quản trị học nói chung, kiến thức về các mô hình cơ cấu tổ chức nói riêng. Từ
đó có thêm hiểu biết về mô hình cơ cấu tổ chức, nêu ra thực trạng để đưa ra các
giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8.
- Việc lựa chọn đề tài ″Cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8″
giúp làm sáng tỏ mô hình cơ cấu tại Công ty, qua đó thấy được ưu nhược điểm để
4


có thể phát huy ưu điểm và tìm ra giải pháp khắc phục những nhược điểm còn tồn
tại.
Kết quả đạt được của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho Công ty và bạn
đọc.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8
- Phạm vi nghiên cứu: Để tìm hiểu cũng như nghiên cứu về một vấn đề cần
nhiều cách tiếp cận khác nhau. Trong bài nghiên cứu của mình, em tập trung nghiên
cứu về:
+ Nội dung: Cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8.
+ Không gian: Tại Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8.
+ Thời gian: Từ năm 2013 đến năm 2015.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Đề tài được hoàn thiện bằng việc sử dụng các phương pháp nghiên cứu :
+ Phương pháp thu thập thông tin, tra cứu tài liệu.
+ Phương pháp thống kê.
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp.
+ Phương pháp đánh giá.
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài
được kết cấu bao gồm 3 chương:
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG
DOANH NGHIỆP
Chương 2. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CƠ KHÍ 19 – 8
Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ 19 – 8

5


Chương 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Một số khái niệm

1.1.1. Khái niệm tổ chức
Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ꞌꞌOrganonꞌꞌ nghĩa là ꞌꞌhài hòaꞌꞌ từ tổ chức nói lên
một quan điểm rất tổng quát ꞌꞌđó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sốngꞌꞌ.
“Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động
hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.
Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thỏa thuận một cách chính
thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung
thì một tổ chức sẽ được hình thành.”[2, tr192]
Có thể thấy tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng một cách linh hoạt:
- Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục
đích chung.
- Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai xây dựng các hình thức cơ cấu làm
khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối
với kế hoạch.
- Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị, bao gồm việc đảm
bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự cho hoạt động của tổ chức.
1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức
Theo Nguyễn Hải Sản: “Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ
hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc
tập thể. Sự phân chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ
làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi người
thấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào.” [2, tr194]
Với cách tiếp cận là chức năng của hoạt động quản lí, cơ cấu tổ chức là tổng
hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,
được chuyên môn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định để thực
hiện các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã xác định.
Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các bộ phận khác nhau, được chuyên môn
6

hóa và có trách nhiệm quyền hạn nhất định, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và
được bố trí theo các cấp quản trị nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
1.2. Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản
1.2.1. Cơ cấu tổ chức nằm ngang
Cơ cấu tổ chức nằm ngang là loại cơ cấu chỉ có một vài cấp quản trị và
hướng tới một nền quản trị phi tập trung. Mô hình cơ cấu tổ chức này có những đặc
điểm:
- Mọi nhân viên của tổ chức đều được khuyến khích tham gia vào quá trình
ra quyết định (QĐ).
- Công việc được xác định khái quát.
- Giới hạn linh hoạt giữa các công việc và các bộ phận.
- Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm.
- Di chuyển nhân lực theo chiều ngang.
- Tập trung sự chú ý vào khách hàng.
Mô hình cơ cấu tổ chức nằm ngang:
TRƯỞNG VĂN PHÒNG LUẬT SƯ

Luật sư

Luật sư

Luật sư

1.2.2. Cơ cấu tổ chức hình tháp
Cơ cấu tổ chức hình tháp là loại cơ cấu có rất nhiều cấp bậc quản trị. Cơ cấu
này thường được sử dụng phương thức quản trị “trên – dưới” hay “ra lệnh – kiểm
tra”, trong đó các nhà quản trị ra mệnh lệnh hành chính và kiểm soát gắt gao việc thực
hiện mệnh lệnh.
Mô hình cơ cấu tổ chức này hoạt động hiệu quả trong môi trường ổn định và có
thể dự báo trước được. Trong môi trường năng động cơ cấu này tỏ ra ít có hiệu quả.

Cơ cấu tổ chức hình tháp có những đặc điểm:
- Nhiều cấp quản trị, mệnh lệnh hành chính.
7


- Mô tả công việc chi tiết, chuyên môn hóa hoạt động.
- Giới hạn cứng nhắc giữa các công việc và bộ phận.
- Các cá nhân làm việc độc lập.
- Di chuyển nhân lực theo chiều dọc.
Mô hình cơ cấu tổ chức hình tháp:
CHỦ TỊCH HĐQT

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH
DOANH

Bộ
phận
kinh
doanh

BP
phát
triển
dự án

PHÒNG THI
CÔNG KT

BP sửa
chữa,
bảo
hành

Bộ
phận
thi
công

8

PHÒNG HÀNH
CHÍNH

Bộ
phận
kế
toán

Bộ
phận
nhân
sự


1.2.3. Cơ cấu tổ chức mạng lưới
Cơ cấu tổ chức mạng lưới là cơ cấu mà trong đó mối quan hệ giữa các thành
viên (cá nhân, đơn vị) được thực hiện trên cơ sở bình đẳng.
Cơ cấu tổ chức mạng lưới được áp dụng khi:

- Cần thực hiện chiến lược quản trị chất lượng đồng bộ;
- Thâm nhập thị trường quốc tế với những rào cản bởi đối thủ cạnh tranh ở
nước sở tại;
- Cần quản trị rủi ro trong quá trình phát triển công nghệ với chi phí cao.
Mô hình cơ cấu tổ chức mạng lưới có những đặc điểm:
- Quản trị theo phương thức tập thể.
- Trọng tâm là các nhóm, các thành viên.
- Liên kết với khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh...
Mô hình cơ cấu tổ chức mạng lưới:
LÃNH ĐẠO CẤP 1

Người lãnh đạo CN A

Người lãnh đạo CN B

Người lãnh đạo CN C

LÃNH ĐẠO CẤP 2

Người lãnh đạo CN A

Người lãnh đạo CN B

Người lãnh đạo CN C

Đối tượng quản lý 1

Đối tượng quản lý 2

Đối tượng quản lý 3

9


1.2.4. Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Cơ cấu tổ chức trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý mà trong đó một cấp
quản lý chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp. Hệ thống trực tuyến hình
thành một đường thẳng rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ lãnh đạo cấp
cao đến cấp cuối cùng. Mô hình cơ cấu tổ chức này đòi hỏi người quản lý ở mỗi
cấp phải có những hiểu biết tương đối toàn diện về các lĩnh vực.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến phù hợp với các tổ chức nhỏ vì một người quản lý
cấp trên có thể hiểu rõ được những hoạt động của cấp dưới và ra những mệnh lệnh
trực tiếp một cách đúng đắn cho cấp dưới không cần qua một cơ quan giúp việc
theo chức năng nào. Đối với những tổ chức lớn, người đứng đầu tổ chức khi ra
mệnh lệnh thường cần tham khảo ý kiến của các bộ phận chức năng.
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến có đặc điểm:
- Mỗi thành viên, mỗi bộ phận chỉ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của một lãnh
đạo cấp trên.
- Không có các phòng ban chức năng.
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến:
GIÁM ĐỐC

Quản đốc phân xưởng 1

Quản đốc phân xưởng 2

Tổ
trưởng

Tổ

trưởng

Tổ
trưởng

Tổ
trưởng

10

Quản đốc phân xưởng 3

Tổ
trưởng

Tổ
trưởng


1.2.5. Cơ cấu tổ chức chức năng
Cơ cấu tổ chức chức năng là cơ cấu được tổ chức dựa trên chuyên môn hóa
theo chức năng công việc. Những nhiệm vụ quản trị của tổ chức được phân chia
cho các đơn vị riêng biệt, từ đó mà hình thành những người lãnh đạo đảm nhận
thực hiện một chức năng nhất định. Mô hình cơ cấu này lần đầu tiên được áp dụng
với chế độ đốc công, sau đó phạm vi ứng dụng của nó được mở rộng ra phù hợp
với khối lượng công tác quản trị ngày càng lớn.
Trong cơ cấu tổ chức chức năng, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các
đơn vị trực tuyến, do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của
mình. Mặt khác, trong cơ cấu này những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới
chẳng những nhận mệnh lệnh từ người lãnh đạo tổ chức, mà cả từ người lãnh đạo

các chức năng khác nhau. Bởi vậy, vai trò của người lãnh đạo tổ chức là phải phối
hợp cho được sự ăn khớp giữa những người lãnh đạo chức năng, đảm bảo sự thống
nhất trong chỉ đạo, tránh tình trạng mâu thuẫn, trái ngược nhau.
Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng có đặc điểm:
- Các chức năng được chuyên môn hóa hình thành nên các bộ phận chức
năng.
- Các bộ phận chức năng có quyền ra QĐ hành chính đối với các bộ phận
trực tuyến.
Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng:
GIÁM ĐỐC

Quản trị chức năng A

Quản trị chức năng B

Quản trị chức năng C

Quản đốc phân xưởng
1

Quản đốc phân xưởng
2

Quản đốc phân xưởng
3

11


1.2.6. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng

Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng là mô hình cơ cấu phối hợp giữa hai
loại cơ cấu tổ chức là cơ cấu tổ chức trực tuyến và cơ cấu tổ chức chức năng.
Trong cơ cấu này, người lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban chức
năng tham mưu để ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định.
Những người lãnh đạo các tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được
toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách. Những người lãnh đạo chức
năng không có quyền ra quyết định trực tiếp cho những người ở các tuyến mà chỉ
quản lí trực tiếp bộ phận chức năng chuyên môn của mình.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng có đặc điểm:
- Các chức năng được chuyên môn hóa hình thành nên các bộ phận chức
năng.
- Các bộ phận chức năng không có quyền ra QĐ hành chính đối với các bộ
phận trực tuyến.
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng:

GIÁM ĐỐC

Quản trị
chức năng A

Quản đốc phân
xưởng 1

Quản trị
chức năng C

Quản trị
chức năng B

Quản đốc phân

xưởng 2

12

Quản trị
chức năng D

Quản đốc phân
xưởng 3


1.2.7. Cơ cấu tổ chức theo khách hàng
Cơ cấu tổ chức theo khách hàng là kiểu tổ chức lực lượng hoạt động dựa
trên những đặc điểm của khách hàng như: quy mô khách hàng, nhu cầu sử dụng
của khách hàng...
Cơ cấu tổ chức theo khách hàng có đặc điểm: Phân chia bộ phận dựa trên cơ
sở khách hàng và những nhu cầu mang đặc trưng riêng của từng khách hàng.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo khách hàng:
GIÁM ĐỐC
KINH DOANH

Quản lý
tín dụng nông nghiệp

Quản lý
tín dụng công thương

Quản lý tín dụng
cơ quan chính phủ

1.2.8. Cơ cấu tổ chức theo khu vực
Cơ cấu tổ chức theo khu vực thường được sử dụng ở các doanh nhiệp hoạt
động ở nhiều khu vực thị trường khác nhau. Tại mội khu vực địa lý, nhà quản trị
cấp cao giao quyền cho nhà quản trị cấp dưới mình đứng đầu bộ phận đảm nhiệm
tất cả các chức năng thay vì phân chia các chức năng hay tập hợp mọi công việc về
văn phòng trung tâm.
Cơ cấu tổ chức theo khu vực có đặc điểm:
- Tổ chức hoạt động trên quy mô rộng.
- Sử dụng mô hình phân chia theo khu vực khi tiến hành các công việc giống
nhau ở các khu vực địa lý khác nhau.

13


Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực:
GIÁM ĐỐC KINH DOANH

Quản lý khu vưc
Miền Bắc
- BP Hành chính
- BP Bán hàng
- BP Sản xuất

Quản lý khu vưc
Miền Trung
- BP Hành chính
- BP Bán hàng
- BP Sản xuất

Quản lý khu vưc

Miền Nam
- BP Hành chính
- BP Bán hàng
- BP Sản xuất

1.3. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức
1.3.1. Tính mục tiêu
Mọi tổ chức đều có mục tiêu nhất định, rõ ràng. Mục tiêu của tổ chức là cái
mà mọi người trong tổ chức đều cố gắng để đạt tới .Tuy nhiên tuỳ từng tổ chức
khác nhau mà có mục tiêu khác nhau (một tổ chức tham gia sản xuất thì mục tiêu
là đạt lợi nhuận tối đa, còn các tổ chức phúc lợi xã hội thì mục tiêu là phục vụ được
nhiều các công tác xã hội), nhưng trong mọi tổ chức thì mục tiêu hoạt động luôn
được xác định một cách rõ ràng.
Cơ cấu tổ chức của một tổ chức được tạo lập để thực hiện mục tiêu của tổ
chức thông qua các kế hoạch, chiến lược của tổ chức. Bởi vậy, một cấu tổ chức
được coi là có kết quả nếu thực sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các
mục tiêu của tổ chức.
1.3.2. Tính tối ưu
Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người để thực
hiện các hoạt động cần thiết.
Số lượng các cấp, các khâu được xác định vừa đủ, phù hợp với các chức
năng quản trị và các công đoạn trong quá trình hoạt động. Nhiều cấp quá sẽ gây sự
cách biệt, kém nhanh nhạy trong điều hành và cồng kềnh, lãng phí. Quá ít cấp sẽ
khiến cho việc điều hành kém cụ thể, sâu sát, dễ sơ hở sai sót. Nhiều khâu (bộ
phận, chức năng) quá sẽ dễ chồng chéo chức năng, gây vướng mắc trong quan hệ
và trách nhiệm thiếu rõ ràng; tạo ra nhiều đầu mối chỉ đạo và tăng biên chế gián
14


tiếp làm cho chi phí quản lý lớn. Ngược lại, quá ít khâu sẽ không quán xuyến được

hết các chức năng cần thiết; hoặc thiếu chuyên sâu từng chức năng.
Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo quán xuyến hết khối lượng công việc và có
thể quản lý, kiểm tra được. Bên cạnh đó, tính tối ưu của cơ cấu tổ chức còn thể
hiện sự cân đối, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn của tổ chức.
1.3.3. Tính tin cậy
Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh nghiệp đòi
hỏi thông tin phải được cung cấp chính xác và kịp thời. Cơ cấu tổ chức phải bảo
đảm được tính tin cậy cao của các thông tin đó. Tính tin cậy còn thể hiện ở chỗ mọi
bộ phận đều hiểu rõ và làm đúng chức năng, nhiệm vụ của mình (không thiếu sót,
không trùng nhau), sử dụng đúng quyền hạn và có khả năng chịu trách nhiệm.
Cơ cấu tổ chức phải xác định rõ vị trí từng bộ phận cất thành trong cả hệ
thống với các mối quan hệ dọc – ngang để không gây vướng mắc, chồng chéo, cản
trở lẫn nhau; tạo được mối liên hệ gắn bó của tổ chức.
1.3.4. Tính linh hoạt
Trong quá trình hoạt động không phải bao giờ cũng diễn ra bình thường
đúng như dự kiến. Nó phụ thuộc các diễn biến của thị trường luôn thay đổi cùng
với các yếu tố chính trị, xã hội phức tạp đòi hỏi tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống
nào xảy trong tổ chức cũng như ngoài môi trường để kịp thời ứng phó.
1.3.5. Tính hiệu quả
Tính hiệu quả cơ cấu tổ chức thể hiện ở sự tinh gọn (vừa đủ, không thiếu,
không thừa) và hiệu suất làm việc của nó; tức là tinh gọn nhưng phải đảm bảo thực
hiện được những mục tiêu của tổ chức. Song song với đó là chi phí bỏ ra so với kết
quả nhận về.
Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện được những mục tiêu của tổ chức
với chi phí thấp nhất.
1.4. Vai trò của cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò hết sức quan trọng, nó ảnh hưởng đến sự hình
thành và phát triển của tổ chức.
15

Thứ nhất, cơ cấu tổ chức phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho
từng công việc cụ thể. Mỗi một công việc đều đòi hỏi những nguồn lực khác nhau,
do vậy cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp được xây dựng nhằm đảm bảo cho
các nguồn lực được phân công cho đúng các công việc của nó. Từ đó, giúp cho
công việc được hoàn thành một cách có hiệu quả nhất.
Thứ hai, cơ cấu tổ chức xác định trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò
của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc sơ đồ tổ chức và hệ
thống phân cấp quyền hạn trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức xác định rõ mỗi một
thành viên đều phải định rõ công việc và trách nhiệm của mình trước công việc
được giao, để từ đó chịu trách nhiệm trước những hậu quả mà mình gây ra, đảm
bảo cho công việc hoàn thành mang tính tối ưu nhất.
Thứ ba, cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên trong tổ chức vị trí, quy trình
hoạt động và mối quan hệ của họ với những nhân viên khác trong tổ chức. Đồng
thời, giúp họ hiểu được những kỳ vọng của cấp trên cũng như của tổ chức đối với
họ thông qua các quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích của
mỗi công việc. Điều đó giúp cho mỗi nhân viên sẽ càng tích cực hơn trong công
việc của mình vì họ cảm thấy được cấp trên cũng như tổ chức trân trọng họ. Từ đó
đem lại hiệu quả tốt nhất trong công việc cho tổ chức.
Thứ tư, cơ cấu tổ chức xác định quy chế về thu thập, xử lý thông tin nội bộ.
Từ đó để ra quyết định và giải quyết các vấn đề của tổ chức. Cơ cấu tổ chức giúp
cho việc thu thập thông tin nội bộ một cách nhanh chóng nhất, chính xác nhất để từ
đó các nhà quản trị có thể đưa ra cách thức giải quyết các vấn đề một cách nhanh
chóng, hiệu quả, chính xác.

Tiểu kết
Trong Chương này em trình bày cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bao gồm: các
khái niệm về tổ chức, cơ cấu tổ chức, trình bày các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản,
yêu cầu và vai trò của cơ cấu tổ chức. Những điều trình bày ở Chương này là cơ sở để

có cái nhìn khách quan, khoa học về cơ cấu tổ chức, qua đó giúp chúng ta hiểu rõ hơn
về thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần cơ khí 19 -8 được trình bày ở
chương tiếp theo.
16


Chương 2.
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ
19 – 8
2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần cơ khí 19 - 8
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
2.1.1.1. Tên và địa chỉ Công ty
Tên giao dịch: Công ty cổ phần cơ khí 19 – 8.
Tên giao dịch quốc tế: 19 – 8 Mechanical Joint Stock Company.
- Giám đốc: Ông Trần Tuấn Anh.
- Địa chỉ: Minh Trí – Sóc Sơn – Hà Nội.
- Điện thoại: 04 5995 5340, 04 5995 5455
- Email:
- Mã số thuế: 2500161619.
- Tổng vốn điều lệ: 6,7 tỷ đồng.
2.1.1.2. Thời điểm thành lập và quá trình phát triển của Công ty
Công ty cổ phần cơ khí 19 – 8 được thành lập ngày 06/06/1979 theo Quyết
định số 137Cl/TC của Bộ Cơ khí luyện kim với tên gọi ban đầu là Nhà máy đại tu
ô tô Kim Anh. Nhiệm vụ chính của Nhà máy là sửa chữa và sản xuất phụ tùng ô tô.
Sự ra đời của Nhà máy là sự hợp tác giữa hai chính phủ Việt Nam và Liên Xô cũ
trước đây.
Năm 1983, Nhà máy đổi tên là Nhà máy ô tô số 7 và chuyển sang Cục Vận
tải ô tô thuộc Bộ Giao thông vận tải.
Năm 1993, theo Quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước, Nhà máy đổi
tên là Nhà máy Cơ khí Giao thông vận tải 19 – 8 thuộc liên hiệp cơ khí giao thông

vận tải với nhiệm vụ mới là sản xuất phụ tùng ô tô và phụ kiện đường sắt.
Năm 1996, theo Quyết định 1465 QĐ/TCCB – LĐ ngày 15/6/1996 của Bộ
Giao thông vận tải và Nhà máy đổi tên là Công ty Cơ khí 19 – 8 thuộc Tổng Công
ty Cơ khí Giao thông vận tải – Bộ Giao thông vận tải.
Từ tháng 7 năm 2005, theo quyết định số 3808/QĐ – BGTVT ngày 09/12/2004
chuyển đổi Công ty Cơ khí 19 – 8 thành Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8.
17


Trải qua quá trình phát triển và trưởng thành, Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8
với gần 40 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp linh kiện cơ khí
các loại, cùng với đội ngũ công nhân lành nghề, cán bộ giàu kinh nghiệm đã trụ
vững, lớn mạnh trong cơ chế trị trường.
Hiện nay, Công ty là nhà cung cấp linh kiện phụ tùng ô tô chính hãng cho
hãng HUYNDAI MOTORS VIETNAM và xuất khẩu đi các thị trường: Pháp, Đức,
Lào, Myanmar, Thái Lan, Nam Phi... Công ty được cấp giấy chứng nhận hệ thống
quản lý chất lượng ISO 9001-2008, chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn DIN
2094:2006-09 (CHLB Đức), chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn Việt Nam
TCVN 2156-77.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty
2.1.2.1. Chức năng
Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 là doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng công
ty Công nghiệp Ô tô Việt Nam – Bộ Giao thông vận tải. Công ty sản xuất các sản
phẩm chính là:
+ Nhíp các loại xe ô tô có trọng tải từ 0,5 – 30 tấn.
+ Quang, bạc, ắcnhớp, bulung, ê cu các loại.
+ Nhíp tầu hoả, xe điện các loại.
+ Các loại lò xo kéo, nén, vòng đệm vênh.
+ Phụ kiện đường sắt: Tấm kẹp đàn hồi, căn u, guốc hãm.
+ Các sản phẩm cơ khí: Dao cắt, kim loại, tre, giấy…

+ Sản phẩm kết cấu thép.
+ Một số sản phẩm khác.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
+ Tuân thủ pháp luật của nhà nước về quản lý tài chính, quản lý xuất nhập khẩu,
nghiêm chỉnh thực hiện cam kết trong hợp đồng có liên quan đến sản xuất kinh doanh.
+ Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, đầu tư mở rộng, đổi mới trang thiết
bị bảo đảm sản xuất kinh doanh có lãi và làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước.
+ Nghiên cứu thực hiện có hiệu quả các biện pháp nâng cao chất lượng sản
phẩm nhằm tăng sức cạnh tranh và mở rộng thị trường tiêu thụ.
18


+ Nghiên cứu áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới nhằm
nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh, bảo vệ môi trường.
+ Quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên tại đơn vị nhằm xây
dựng và củng cố, nâng cao chất lượng đội ngũ công nhân kỹ thuật.
+ Ngoài ra Công ty còn thực hiện đầy đủ chế độ chính sách tiền lương, bảo
hiểm xã hội, an toàn bảo hiểm lao động đối với công nhân viên của Công ty.
2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của Công ty
2.2.1. Mục tiêu, chiến lược phát triển của Công ty
- Mục tiêu:
Xây dựng Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 ngày càng lớn mạnh hơn trên cơ
sở xây dựng đội ngũ lãnh đạo có bản lĩnh chuyên nghiệp; xây dựng đội ngũ quản
lý, kinh doanh giỏi, lực lượng lao động chuyên nghiệp; nâng cao năng lực quản trị
doanh nghiệp, liên kết cao hơn về tài chính đồng thời sử dụng hài hòa hợp lý các
nguồn lực tạo hiệu quả hoạt động cao nhất.
- Chiến lược phát triển:
+ Đầu tư vào việc nâng cao năng suất, chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm để
đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu của khách hàng.
+ Đặc biệt quan tâm đến công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực, nâng

cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên và nâng cao năng lực, trình độ quản lý cho
ban lãnh đạo công ty.
+ Không ngừng đổi mới và cải thiện môi trường làm việc cho người lao
động, văn hóa tổ chức của công ty.
+ Tăng cường công tác kiểm tra, quản lý nguồn nguyên, nhiên liệu đầu vào,
sản phẩm đầu ra đảm bảo chất lượng sản xuất.
+ Thường xuyên theo dõi, giám sát quá trình hoạt động, đảm bảo bố trí hợp
lý lực lượng lao động vào các bộ phận trong công ty.
+ Hoạt động sản xuất kinh doanh được chú trọng hàng đầu, không ngừng cải
tiến, mở rộng quy mô sản xuất và chiếm lĩnh thị trường , nâng cao địa vị và danh
tiếng của công ty.
+ Thực hiện tiết kiệm triệt để trong sản xuất kinh doanh và đầu tư phát triển,
19


tránh lãng phí nguồn lực không cần thiết ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của công
ty.
+ Đặt khách hàng là trung tâm cho mọi hoạt động của công ty, thường
xuyên theo dõi, cập nhật diến biến thị trường để xây dựng và triển khai các
chính sách kinh doanh linh hoạt nhằm khai thác triệt để cũng như nắm bắt kịp
thời các thời cơ kinh doanh.
Từ mục tiêu và chiến lược phát triển mà Công ty tiến hành xây dựng cơ cấu
tổ chức phù hợp để thực hiện được mục tiêu đã đề ra. Cơ cấu tổ chức cần phải phù
hợp với chiến lược kinh doanh mà công ty theo đuổi thì công ty mới có thể tồn tại
và phát triển.
2.2.2. Loại hình và quy mô Công ty
Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 được tổ chức hoạt động và điều hành theo
loại hình công ty cổ phần, bởi vậy cơ cấu tổ chức của công ty khi được xây dựng
phải đảm bảo phù hợp với loại hình công ty cổ phần.
Bên cạnh đó, khi lựa chọn cơ cấu tổ chức ban lãnh đạo công ty cũng chú tâm

đến quy mô tổ chức. Tổ chức có quy mô lớn thường có xu hướng chuyên môn hóa,
có nhiều cấp quản lý, nhiều luật lệ và quy định; độ phận hóa cao hơn các tổ chức
có quy mô nhỏ.
Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 có quy mô thuộc vào loại vừa và nhỏ, do vậy
cơ cấu tổ chức của công ty cũng khá đơn giản, ít cấp quản lý và độ phân hóa không
cao.
2.2.3. Môi trường
Môi trường là một trong những nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của
Công ty. Môi trường ở đây bao gồm môi trường bên trong công ty và môi trường
bên ngoài công ty.
Môi trường bên trong ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức là các yếu tố về con
người, yếu tố về cơ sở vật chất. Đó là trình độ chuyên môn của lực lượng lao động
trong công ty và hệ thống máy móc công nghệ, khoa học kỹ thuật áp dụng trong
quá trình hoạt động của công ty.
Lực lượng lao động trong Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 chủ yếu là lao
20


động có trình độ chuyên môn, tay nghề, trực tiếp tham gia vào hoạt động trong
công ty. Bên cạnh đó, công ty chủ yếu sản xuất sản phẩm cơ khí, do vậy mà có
khối lượng máy móc tương đối nhiều, áp dụng khoa học công nghệ vào quá trình
sản xuất. Nhờ vậy mà cơ cấu tổ chức có thể thiết kế đơn giản, ít cần các bộ phận hỗ
trợ gây cồng kềnh cho bộ máy tổ chức.
Môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến cơ cấu Công ty đó là các yếu tố về văn
hóa, chính trị, kinh tế, pháp luật, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hàng
hay nhà phân phối...
Những yếu tố này ảnh hưởng khá lớn tới cơ cấu tổ chức. Khi có các quy
định, luật pháp do Chính phủ đưa ra thay đổi sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh
doanh của công ty. Hay sự thay đổi trong công việc thu mua nguyên vật liệu và sự
thay đổi về thị hiếu khách hàng... Những điều này đều có thể làm cho cơ cấu tổ

chức của công ty bị thay đổi.
2.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8
2.3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức
Mỗi công ty có một cách tổ chức bộ máy riêng phù hợp với mục tiêu, phù
hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, tính chất ngành nghề, quy mô và
loại hình công ty.
Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 được tổ chức hoạt động và điều hành theo mô
hình công ty cổ phần tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành.
Bên cạnh đó, Công ty có địa bàn sản xuất kinh doanh tập trung, có quy mô sản
xuất thuộc vào loại vừa và nhỏ, xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất nên tổ chức
quản lý của công ty còn mang những đặc điểm riêng.

21


SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ 19 – 8

22


hỉnh

23

yện

i

ộng

* Chức năng, nhiệm vụ các phòng, ban, phân xưởng (xem Phụ lục)


Qua sơ đồ trên ta có thể thấy Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 tổ chức bộ máy
quản lý và điều hành theo mô hình cơ cấu tổ chức chức năng. Đây là mô hình cơ
cấu tổ chức đang được áp dụng khá phổ biến ở các doanh nghiệp.
Các cấp quản trị trong cơ cấu tổ chức này rõ ràng, các nhiệm vụ quản trị
được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo chức năng quản trị. Từ đó hình thành
lên những người đứng đầu các đơn vị được chuyên môn hóa, đảm nhận thực hiện
một chức năng nhất định.
2.3.2. Mối quan hệ công tác giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức
Đại hội cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị - cơ quan quản trị cao nhất của
công ty, Hội đồng quản trị bầu ra Ban Giám đốc thay mặt giải quyết toàn bộ công
việc của công ty. Do vây, mối quan hệ công tác trong cơ quan chủ yếu được thực
hiện thông qua Ban giám đốc. Ban Giám đốc của Công ty gồm 01 Giám đốc và 02
Phó Giám đốc (Phó Giám đốc Điều hành và Phó Giám đốc Kỹ thuật).
Trong quá trình giải quyết công việc, các đơn vị chủ động cùng nhau bàn
bạc giải quyết. Trường hợp có sự không thống nhất ý kiến thì báo cáo Giám đốc
hoặc Phó Giám đốc phụ trách để xin ý kiến chỉ đạo.
2.3.2.1. Giữa các phòng, ban, phân xưởng với Giám đốc
Quan hệ giữa các phòng, ban, phân xưởng với Giám đốc trong công ty là
quan hệ giữa cơ quan chức năng với nhà lãnh đạo, quan hệ giữa cơ quan tham
mưu, tổ chức thực hiện với thủ trưởng cơ quan.
Giám đốc làm việc theo chế độ Thủ trưởng điều hành các hoạt động của các
phòng, ban, phân xưởng chủ yếu thông qua Trưởng phòng, ban, phân xưởng.
Các đơn vị trong Công ty có trách nhiệm báo cáo đầy đủ, chính xác, trung
thực và đúng thời hạn tình hình hoạt động của đơn vị; cung cấp hồ sơ, tài liệu, báo
cáo Giám đốc định kỳ. Riêng công tác quản lý tài chính báo cáo định kỳ hàng quý
vào ngày 15 tháng đầu tiên của quý kế tiếp. Công tác quản lý quỹ và báo cáo vào
ngày thứ 6 hàng tuần. Hàng tuần, các cuộc họp giao ban sẽ do Giám đốc chủ trì để

nghe các đơn vị báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, thành phần tham
dự là Ban giám đốc, trưởng, phó các đơn vị trực thuộc.
Các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các công việc
24


mà Giám đốc giao hoặc ủy quyền; có quyền trao đổi ý kiến với Giám đốc nhằm
thực hiện tốt nhất công việc được phân công.
Trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo chỉ đạo của Giám đốc, nếu
các đơn vị phát hiện có vấn đề bất lợi cho Công ty hoặc không đúng theo quy định
của pháp luật phải báo cáo Giám đốc xem xét. Trường hợp Giám đốc không điều
chỉnh, các đơn vị vẫn có trách nhiệm thực hiện nhưng có quyền bảo lưu ý kiến của
mình.
2.3.2.2. Giữa các phòng, ban, phân xưởng với các Phó Giám đốc
Trong Công ty Cổ phần Cơ khí 19 – 8 có 02 phó giám đốc, là Phó Giám đốc
Điều hành và Phó Giám đốc Sản xuất kinh doanh.
Các Phó Giám đốc phụ trách các lĩnh vực công tác theo sự phân công của
Giám đốc; thay mặt Giám đốc giải quyết cụ thể công việc được phân công. Phó
Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, vì vậy mối quan hệ của các phòng,
ban, phân xưởng với Phó giám đốc (trong lĩnh vực công việc mà Phó Giám đốc
được Giám đốc phân công phụ trách thực hiện) tương tự như mối quan hệ với
Giám đốc.
2.3.2.3. Giữa các phòng, ban, phân xưởng với nhau
Quan hệ giữa các phòng, ban, phân xưởng trong Công ty là mối quan hệ
đồng cấp, giữa các bộ phận chức năng với nhau. Đó là sự phối hợp hài hòa qua lại
chặt chẽ giữa các phòng, ban, phân xưởng để thực hiện có hiệu quả những công
việc chung của toàn Công ty.
Các đơn vị chịu trách nhiệm xử lý công việc và tự chủ trong phạm vi nhiệm
vụ được phân công; có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị trong và ngoài Công ty
để hoàn thành tốt công việc được giao; tạo điều kiện, giúp đỡ các đơn vị khác trong

khả năng cho phép; tuyệt đối không được đùn đẩy trách nhiệm, gây khó khăn, cản
trở các đơn vị khác thực hiện nhiệm vụ.
Các đơn vị trong Công ty khi nhận được yêu cầu phối hợp giải quyết công
việc của đơn vị khác phải nhanh chóng thực hiện và hoàn toàn chịu trách nhiệm về
nội dung, chất lượng, tiến độ công việc được yêu cầu.
Trong quá trình giải quyết công việc, các đơn vị phải chủ động cùng nhau
25